Công bố chất lượng sản phẩm | Thủ tục tự công bố – công bố hợp quy theo quy định

Công bố chất lượng sản phẩm là bước quan trọng để doanh nghiệp đưa hàng hóa ra thị trường một cách hợp pháp và minh bạch. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng đầy đủ quy định về an toàn, chất lượng và quy chuẩn kỹ thuật. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc công bố chất lượng không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin với khách hàng. Nhiều doanh nghiệp mới thành lập còn lúng túng trong việc phân biệt tự công bố và công bố hợp quy. Bên cạnh đó, hồ sơ kiểm nghiệm, mã ngành và quy trình nộp tại cơ quan chức năng cũng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về công bố sản phẩm theo quy định mới. Gia Minh Consulting sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi bước thực hiện thủ tục này.

Tổng quan về công bố chất lượng sản phẩm 

Công bố chất lượng là gì? 

Công bố chất lượng sản phẩm là việc tổ chức, cá nhân sản xuất – kinh doanh thông báo với cơ quan nhà nước và người tiêu dùng về các chỉ tiêu chất lượng, an toàn của sản phẩm mà mình đưa ra thị trường. Nội dung công bố thường dựa trên tiêu chuẩn cơ sở, tiêu chuẩn công bố áp dụng, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng và kết quả kiểm nghiệm do đơn vị có chức năng thực hiện. Nói cách khác, đây là cam kết pháp lý của doanh nghiệp rằng sản phẩm đáp ứng các quy định về an toàn, chất lượng trước khi lưu hành.

Hoạt động công bố chất lượng không chỉ mang tính “thủ tục” mà còn là một phần trong hệ thống quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm soát sản phẩm từ khâu nguyên liệu, quy trình sản xuất đến thành phẩm. Khi hồ sơ công bố được lập chặt chẽ và đúng quy định, doanh nghiệp dễ dàng chứng minh nguồn gốc, chất lượng sản phẩm khi cơ quan quản lý kiểm tra, khi làm việc với đối tác phân phối hoặc giải quyết khiếu nại của khách hàng. Đồng thời, thông tin công bố minh bạch cũng góp phần nâng cao uy tín thương hiệu, tạo niềm tin cho người tiêu dùng.

Khi nào cần công bố chất lượng sản phẩm? 

Doanh nghiệp cần thực hiện công bố chất lượng sản phẩm trong các trường hợp: lần đầu đưa sản phẩm thuộc diện phải công bố ra thị trường; thay đổi công thức, quy trình sản xuất, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu hoặc thay đổi quy cách bao bì, nhãn mác làm ảnh hưởng đến nội dung đã công bố; nhập khẩu sản phẩm mới cần lưu hành tại Việt Nam. Đối với ngành thực phẩm, mỹ phẩm, một số sản phẩm vật liệu tiếp xúc với thực phẩm… yêu cầu công bố trước khi lưu hành là điều kiện bắt buộc.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp muốn mở rộng kênh phân phối vào siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi, sàn thương mại điện tử lớn, hồ sơ công bố chất lượng (kèm kết quả kiểm nghiệm) gần như luôn được yêu cầu để đối tác đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật. Trường hợp không thực hiện công bố hoặc công bố không đúng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, bị buộc thu hồi, tiêu hủy sản phẩm vi phạm, gây thiệt hại lớn về chi phí, thời gian và uy tín. Vì vậy, việc xác định đúng thời điểm phải công bố và chuẩn bị hồ sơ sớm là rất quan trọng.

Các nhóm sản phẩm phải công bố theo quy định 

Tùy theo từng lĩnh vực quản lý mà danh mục sản phẩm phải công bố chất lượng có sự khác nhau, nhưng có thể kể đến một số nhóm phổ biến như: thực phẩm đóng gói sẵn, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến; thực phẩm bảo vệ sức khỏe, sản phẩm dinh dưỡng y học; bao bì, dụng cụ, vật liệu tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm; mỹ phẩm; một số nhóm hàng tiêu dùng có yêu cầu về quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (ví dụ: nước uống, nước đá dùng liền…).

Trong đó, có nhóm sản phẩm chỉ cần tự công bố, có nhóm phải đăng ký bản công bố hoặc công bố hợp quy theo quy chuẩn tương ứng. Doanh nghiệp cần căn cứ vào luật chuyên ngành, nghị định và quy chuẩn kỹ thuật để xác định sản phẩm của mình thuộc nhóm nào, từ đó lựa chọn hình thức công bố cho phù hợp, tránh thiếu sót dẫn đến rủi ro pháp lý về sau.

Phân loại hình thức công bố sản phẩm 

Tự công bố theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP 

Tự công bố sản phẩm là hình thức mà tổ chức, cá nhân tự lập hồ sơ, tự chịu trách nhiệm về an toàn, chất lượng sản phẩm, đồng thời gửi bản tự công bố và tài liệu kèm theo đến cơ quan nhà nước theo đúng trình tự quy định. Sau khi hoàn tất việc công bố và đăng tải trên phương tiện thông tin theo yêu cầu, doanh nghiệp được quyền sản xuất, kinh doanh sản phẩm mà không phải chờ cơ quan nhà nước “chấp thuận” như trước đây.

Theo tinh thần của Nghị định 15/2018/NĐ-CP trong lĩnh vực an toàn thực phẩm, tự công bố giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, trao nhiều quyền chủ động hơn cho doanh nghiệp. Hồ sơ thường gồm: bản tự công bố, phiếu kết quả kiểm nghiệm, nhãn hoặc dự thảo nhãn, tài liệu chứng minh nguồn gốc nguyên liệu (nếu có)… Doanh nghiệp phải bảo đảm thông tin trong bản tự công bố trung thực, chính xác; nếu có sai lệch, gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng, doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật.

Công bố hợp quy – sản phẩm thuộc quy chuẩn kỹ thuật 

Công bố hợp quy là hình thức công bố dành cho các sản phẩm thuộc đối tượng phải đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Trong trường hợp này, sản phẩm phải được đánh giá phù hợp quy chuẩn thông qua hoạt động chứng nhận của tổ chức chứng nhận được chỉ định hoặc thông qua kết quả thử nghiệm từ phòng thử nghiệm được công nhận. Căn cứ vào kết quả đánh giá, doanh nghiệp lập bản công bố hợp quy và nộp cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Khác với tự công bố mang tính “doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm là chính”, công bố hợp quy nhấn mạnh vai trò của bên thứ ba độc lập trong việc đánh giá sự phù hợp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm có nguy cơ cao, cần kiểm soát chặt chẽ về các chỉ tiêu an toàn như kim loại nặng, vi sinh vật, hàm lượng chất phụ gia… Việc có chứng nhận hợp quy không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bằng chứng thuyết phục để doanh nghiệp khẳng định chất lượng với đối tác và người tiêu dùng.

Sự khác nhau giữa tự công bố và công bố hợp quy 

Điểm khác biệt rõ nhất giữa tự công bố và công bố hợp quy nằm ở đối tượng sản phẩm, cách thức đánh giá và mức độ tham gia của bên thứ ba. Tự công bố áp dụng cho nhóm sản phẩm được pháp luật cho phép doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm, chỉ cần có kết quả kiểm nghiệm và hồ sơ nội bộ đầy đủ; cơ quan nhà nước chủ yếu tiếp nhận, lưu trữ và hậu kiểm. Trong khi đó, công bố hợp quy áp dụng cho sản phẩm thuộc quy chuẩn kỹ thuật, bắt buộc phải có chứng nhận hoặc kết quả đánh giá từ tổ chức, phòng thử nghiệm được chỉ định.

Về thủ tục, tự công bố thường đơn giản và nhanh hơn, giúp rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường. Ngược lại, công bố hợp quy mất nhiều bước hơn nhưng đổi lại mang tính “bảo chứng” cao. Doanh nghiệp cần phân loại sản phẩm đúng ngay từ đầu để chọn hình thức công bố phù hợp, tránh làm sai dẫn đến phải chỉnh sửa hồ sơ, chậm tiến độ kinh doanh hoặc bị xử phạt.

Hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm 

Hồ sơ tự công bố sản phẩm 

Hồ sơ tự công bố sản phẩm áp dụng cho các nhóm hàng hóa thuộc diện tự công bố theo quy định về an toàn thực phẩm, thường bao gồm thực phẩm bao gói sẵn, phụ gia thực phẩm, dụng cụ bao gói tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm… Bộ hồ sơ này là căn cứ để doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng, an toàn sản phẩm lưu hành trên thị trường, đồng thời giúp cơ quan quản lý thuận tiện trong việc kiểm tra, hậu kiểm.

Một bộ hồ sơ tự công bố sản phẩm cơ bản thường gồm: bản tự công bố sản phẩm theo mẫu, ghi rõ tên sản phẩm, quy cách, thành phần, chỉ tiêu chất lượng chủ yếu, thông tin nhà sản xuất/nhập khẩu; bản kết quả kiểm nghiệm sản phẩm còn hiệu lực, đáp ứng các chỉ tiêu an toàn theo quy định; giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có ngành nghề phù hợp; giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP (nếu thuộc diện phải có); nhãn sản phẩm dự kiến lưu hành; tài liệu mô tả quy trình sản xuất, bảo quản, hạn sử dụng.

Doanh nghiệp phải bảo đảm các thông tin trong bản tự công bố trùng khớp với nhãn hàng hóa, hồ sơ kiểm nghiệm và thực tế sản xuất. Sau khi ký, đóng dấu, hồ sơ được lưu tại doanh nghiệp và gửi tới cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo hình thức quy định (trực tiếp, bưu điện, trực tuyến) đồng thời công khai trên website, bảng thông tin hoặc phương tiện phù hợp để khách hàng, đối tác và cơ quan chức năng tra cứu khi cần.

Hồ sơ công bố hợp quy 

Hồ sơ công bố hợp quy áp dụng đối với các sản phẩm, hàng hóa thuộc danh mục phải chứng nhận hợp quy theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, ví dụ một số nhóm thực phẩm chức năng, phụ gia, bao bì, sản phẩm liên quan đến sức khỏe… Khác với tự công bố, doanh nghiệp phải có chứng chỉ hoặc kết quả đánh giá hợp quy do tổ chức chứng nhận được chỉ định, thừa nhận cấp trước khi thực hiện công bố.

Một bộ hồ sơ công bố hợp quy thường gồm: bản công bố hợp quy theo mẫu; bản sao hợp lệ giấy chứng nhận hợp quy hoặc kết quả chứng nhận, chứng chỉ phù hợp quy chuẩn kỹ thuật; kết quả thử nghiệm sản phẩm tại phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận; quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng; giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; giấy chứng nhận ATTP (nếu thuộc diện bắt buộc); tài liệu về nhãn, quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng.

Nội dung công bố hợp quy phải thể hiện rõ tên sản phẩm, mã số, quy cách, số quy chuẩn kỹ thuật áp dụng, phương thức đánh giá, tên tổ chức chứng nhận, thời hạn hiệu lực… Từ đó, cơ quan quản lý có thể theo dõi, giám sát việc duy trì hợp quy trong quá trình sản xuất, kinh doanh và xử lý nếu phát hiện vi phạm.

Kiểm nghiệm sản phẩm – yêu cầu và thời hạn 

Kiểm nghiệm sản phẩm là yêu cầu bắt buộc trước khi tự công bố hoặc công bố hợp quy, nhằm chứng minh sản phẩm đáp ứng các chỉ tiêu an toàn, chất lượng theo quy định. Phiếu kết quả kiểm nghiệm phải do phòng thử nghiệm được công nhận hoặc chỉ định thực hiện, nêu rõ tên mẫu, ngày lấy mẫu, chỉ tiêu thử nghiệm, phương pháp, kết quả đo và kết luận so với quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng.

Thông thường, thời hạn sử dụng của phiếu kiểm nghiệm để phục vụ hồ sơ công bố chỉ được chấp nhận trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, tùy theo quy định cụ thể). Doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp với nhóm sản phẩm, tránh thiếu chỉ tiêu quan trọng khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Đồng thời, nên lưu trữ đầy đủ phiếu kiểm nghiệm, quy trình lấy mẫu, niêm phong để phục vụ công tác hậu kiểm, truy xuất nguồn gốc nếu có khiếu nại hoặc sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm.

Quy trình công bố chất lượng sản phẩm 

Bước 1 – Xác định nhóm sản phẩm và phương thức công bố 

Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp cần rà soát danh mục sản phẩm, đối chiếu với quy định pháp luật để xác định sản phẩm thuộc diện tự công bố hay công bố hợp quy. Mỗi nhóm sẽ có yêu cầu hồ sơ, trình tự khác nhau, nếu xác định sai rất dễ dẫn đến việc hồ sơ nộp sai thẩm quyền, bị trả lại hoặc phải làm lại từ đầu. Việc phân loại thường dựa trên bản chất sản phẩm (thực phẩm, phụ gia, bao bì…), mục đích sử dụng, đối tượng sử dụng, hình thức sản xuất (nhập khẩu, gia công, OEM…), và các quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành đang áp dụng.

Sau khi xác định đúng nhóm, doanh nghiệp lựa chọn phương thức công bố phù hợp: tự công bố (gửi hồ sơ và công khai thông tin), hay công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức đánh giá. Đồng thời, cần xác định rõ phạm vi sản phẩm (từng mã, từng hương vị, quy cách bao gói) để tránh thiếu sót. Ở bước này, nếu doanh nghiệp chưa quen quy định, có thể tham vấn cơ quan quản lý hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp nhằm hạn chế rủi ro, nhất là với các dòng sản phẩm nhạy cảm như thực phẩm chức năng, sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ nhỏ, phụ gia đặc thù…

Bước 2 – Kiểm nghiệm, chuẩn bị hồ sơ và tài liệu kỹ thuật 

Khi đã xác định đúng phương thức công bố, doanh nghiệp tiến hành lấy mẫu sản phẩm để kiểm nghiệm tại phòng thử nghiệm đủ điều kiện. Việc lấy mẫu cần thực hiện theo lô sản xuất thực tế, bảo đảm đại diện cho sản phẩm dự kiến đưa ra thị trường. Phiếu kết quả kiểm nghiệm phải có đầy đủ các chỉ tiêu an toàn (vi sinh, kim loại nặng, độc tố, phụ gia…) và các chỉ tiêu chất lượng công bố trên nhãn.

Song song với kiểm nghiệm, doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ: bản tự công bố hoặc bản công bố hợp quy; giấy đăng ký kinh doanh; giấy ATTP (nếu có); tài liệu về nhãn, quy trình sản xuất, quy cách bao gói; tài liệu về nguồn gốc nguyên liệu, nhà cung cấp; hợp đồng ủy quyền (nếu là đơn vị phân phối, nhãn riêng). Đối với công bố hợp quy, cần bổ sung giấy chứng nhận hợp quy, kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận. Hồ sơ nên được sắp xếp khoa học, phân thành từng mục, đánh số trang rõ ràng để cơ quan tiếp nhận dễ kiểm tra, qua đó rút ngắn thời gian xử lý.

Bước 3 – Nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng và công khai sản phẩm 

Bước cuối cùng là nộp hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ công khai thông tin sản phẩm. Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo địa bàn hoặc theo phân cấp quản lý (tùy nhóm sản phẩm và quy định từng thời kỳ), có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa, qua bưu điện hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và hướng dẫn bổ sung nếu còn thiếu.

Sau khi hoàn tất thủ tục nộp (đối với tự công bố, doanh nghiệp có trách nhiệm tự chịu trách nhiệm và cơ quan nhà nước thực hiện hậu kiểm), doanh nghiệp phải công khai bản công bố trên website, phương tiện thông tin hoặc niêm yết tại trụ sở theo yêu cầu. Mọi thay đổi sau này về tên sản phẩm, thành phần, công nghệ, nhà sản xuất… đều phải được cập nhật kịp thời trong hồ sơ công bố và công khai lại, tránh trường hợp thông tin trên giấy khác với thực tế lưu hành, dễ bị xử phạt khi kiểm tra.

Thời gian xử lý, chi phí và hiệu lực công bố 

Thời gian giải quyết hồ sơ 

Thời gian giải quyết hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào loại hình công bố, mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ và quy trình xử lý của từng cơ quan. Với trường hợp tự công bố, doanh nghiệp thường chỉ cần hoàn thiện hồ sơ, gửi đến cơ quan chức năng và thực hiện công khai theo quy định; cơ quan nhà nước thực hiện hậu kiểm sau đó, nên thời gian chờ “phản hồi” chính thức không quá dài, chủ yếu phụ thuộc vào việc doanh nghiệp chuẩn bị nhanh hay chậm.

Đối với hồ sơ công bố hợp quy gắn với chứng nhận của tổ chức đánh giá, thời gian có thể kéo dài hơn do doanh nghiệp phải trải qua các bước: kiểm nghiệm, đánh giá chứng nhận, khắc phục điểm không phù hợp, nhận giấy chứng nhận hợp quy, sau đó mới tiến hành công bố. Nếu hồ sơ nộp cho cơ quan quản lý thiếu, sai đối tượng sản phẩm, thiếu chỉ tiêu kiểm nghiệm hoặc giấy tờ pháp lý chưa hợp lệ, sẽ bị yêu cầu bổ sung, kéo dài tổng thời gian xử lý. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu, chủ động kiểm tra trước khi nộp là yếu tố then chốt giúp rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.

Chi phí kiểm nghiệm – chi phí công bố 

Chi phí trong quá trình công bố chất lượng sản phẩm bao gồm hai phần chính: chi phí kiểm nghiệm và các chi phí liên quan đến thủ tục công bố. Chi phí kiểm nghiệm phụ thuộc vào số lượng chỉ tiêu, tính chất sản phẩm (thực phẩm tươi, thực phẩm chức năng, phụ gia, dụng cụ bao gói…), phòng thử nghiệm được lựa chọn và thời gian trả kết quả. Các sản phẩm yêu cầu nhiều chỉ tiêu vi sinh, kim loại nặng, độc tố vi nấm, phụ gia giới hạn… sẽ có chi phí kiểm nghiệm cao hơn so với sản phẩm đơn giản.

Bên cạnh đó là các chi phí hành chính, lệ phí nộp hồ sơ (nếu có), chi phí dịch thuật, công chứng giấy tờ đối với sản phẩm nhập khẩu, chi phí thiết kế lại nhãn, bao bì cho phù hợp bản công bố. Đối với doanh nghiệp mới, nếu thuê đơn vị tư vấn trọn gói, sẽ phát sinh thêm phí dịch vụ nhưng đổi lại được hỗ trợ về quy định pháp luật, cấu trúc hồ sơ, tiết kiệm thời gian thử – sai. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch ngân sách ngay từ đầu, tránh tình trạng đến khi cần kiểm nghiệm, công bố gấp mới “xoay sở” chi phí, dễ dẫn đến lựa chọn vội vàng, thiếu tối ưu.

Hiệu lực và yêu cầu cập nhật hồ sơ công bố 

Hiệu lực hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm thường gắn với vòng đời sản phẩm và sự ổn định của quy định pháp luật tại thời điểm công bố. Nếu thành phần, quy trình sản xuất, nhà sản xuất, quy chuẩn áp dụng không thay đổi, doanh nghiệp có thể tiếp tục lưu hành sản phẩm trên cơ sở hồ sơ công bố đã nộp. Tuy nhiên, khi có bất kỳ thay đổi trọng yếu nào như thay đổi thành phần, bao bì, nhà sản xuất, xuất xứ, quy cách đóng gói, quy chuẩn mới được ban hành… doanh nghiệp phải rà soát và cập nhật lại hồ sơ, có thể phải kiểm nghiệm lại và thực hiện công bố lại theo quy định.

Việc không cập nhật hồ sơ khiến thông tin trên giấy tờ không còn phù hợp thực tế, rất dễ bị xử phạt khi cơ quan chức năng hậu kiểm hoặc khi xảy ra khiếu nại, sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ theo dõi hiệu lực hồ sơ công bố, quy định rõ trách nhiệm cập nhật khi có thay đổi, bảo đảm luôn ở trạng thái “đúng và đủ” với pháp luật.

Lưu ý pháp lý quan trọng khi công bố sản phẩm 

Khi thực hiện thủ tục công bố sản phẩm (tự công bố hoặc đăng ký bản công bố), doanh nghiệp không chỉ “nộp cho xong hồ sơ” mà còn đang cam kết trước cơ quan quản lý về chất lượng, an toàn và tính trung thực của thông tin hàng hóa. Vì vậy, mọi sai sót từ khâu chọn tiêu chuẩn áp dụng, kiểm nghiệm, đến soạn thảo hồ sơ và ghi nhãn đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả về, bị xử phạt hành chính, thậm chí buộc thu hồi sản phẩm. Trước khi công bố, doanh nghiệp cần rà soát kỹ: sản phẩm thuộc nhóm nào, thẩm quyền tiếp nhận của cơ quan nào, hình thức công bố là tự công bố hay đăng ký bản công bố, hồ sơ kiểm nghiệm đã đúng chỉ tiêu pháp lý bắt buộc hay chưa, nhãn và tài liệu mô tả đã thống nhất chưa…

Một trong những điểm mấu chốt là phải phân loại đúng sản phẩm: thực phẩm thường, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, phụ gia thực phẩm, bao bì tiếp xúc thực phẩm, mỹ phẩm, sản phẩm nhập khẩu… Mỗi nhóm sẽ có cơ sở pháp lý, yêu cầu hồ sơ và quy trình công bố khác nhau. Nếu phân loại sai, doanh nghiệp dễ nộp hồ sơ không đúng nơi, không đúng mẫu, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý hoặc bị yêu cầu làm lại từ đầu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc lựa chọn phòng kiểm nghiệm đủ điều kiện, có chỉ định hoặc được công nhận; phiếu kết quả phải còn hiệu lực, thể hiện đúng tên sản phẩm, dạng bao gói, xuất xứ và các chỉ tiêu phù hợp với quy định.

Về phía nhãn hàng hóa và tài liệu kèm theo, doanh nghiệp tuyệt đối không nên “quảng cáo quá đà” so với bản công bố. Thông tin về tên sản phẩm, thành phần, công dụng công bố trên hồ sơ phải thống nhất với nhãn chính thức đưa ra thị trường. Nếu nội dung quảng cáo, nhãn mác nêu tác dụng điều trị bệnh, tác dụng đặc biệt vượt quá phạm vi được phép, doanh nghiệp có thể bị xử phạt, buộc cải chính hoặc thu hồi. Cuối cùng, một lưu ý quan trọng là sau khi công bố, doanh nghiệp không được tự ý thay đổi thành phần, quy cách, nhà sản xuất… mà không rà soát lại nghĩa vụ phải điều chỉnh hoặc công bố lại theo quy định. Làm việc với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Gia Minh Consulting sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro pháp lý trong suốt quá trình công bố và lưu hành sản phẩm.

Lỗi doanh nghiệp thường gặp khi công bố 

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ hoặc bị xử phạt chỉ vì những lỗi tưởng chừng rất “nhỏ”. Phổ biến nhất là lỗi hồ sơ không đầy đủ theo yêu cầu: thiếu phiếu kiểm nghiệm, thiếu bản dịch công chứng đối với tài liệu nước ngoài, thiếu giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của tổ chức/cá nhân công bố hoặc thiếu giấy ủy quyền đối với sản phẩm nhập khẩu. Không ít trường hợp sử dụng phiếu kiểm nghiệm hết hạn, hoặc kiểm nghiệm không đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy chuẩn tương ứng của sản phẩm.

Một lỗi khác là khai báo sai hoặc không thống nhất thông tin giữa hồ sơ và nhãn: tên sản phẩm trên bản công bố khác với tên ghi trên nhãn; thành phần công bố không khớp; công dụng thể hiện trên hồ sơ một kiểu nhưng nội dung quảng cáo lại nêu quá mức cho phép. Doanh nghiệp cũng thường chủ quan khi sao chép nội dung từ sản phẩm khác, dùng mẫu hồ sơ cũ, không cập nhật quy định mới, dẫn đến sử dụng biểu mẫu lỗi thời. Những lỗi này không chỉ làm chậm tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường mà còn có thể để lại “dấu vết” không tốt trong hồ sơ quản lý tại cơ quan chức năng.

Lưu ý về tiêu chuẩn, quy chuẩn và chỉ tiêu kiểm nghiệm 

Khi công bố sản phẩm, việc lựa chọn đúng tiêu chuẩn cơ sở áp dụng và đối chiếu với quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp cần xác định sản phẩm của mình chịu điều chỉnh bởi quy chuẩn nào, các chỉ tiêu an toàn nào là bắt buộc phải đáp ứng (vi sinh, kim loại nặng, độc tố, hàm lượng hoạt chất, phụ gia… tùy loại sản phẩm). Phiếu kiểm nghiệm phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu trọng yếu đó, nếu thiếu, hồ sơ rất dễ bị yêu cầu bổ sung hoặc bị đánh giá là chưa đủ căn cứ.

Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) cần được xây dựng bài bản, thể hiện rõ các chỉ tiêu chất lượng, cảm quan, chỉ tiêu an toàn và phương pháp thử tương ứng. Nội dung TCCS cũng phải phù hợp với khả năng sản xuất thực tế, tránh đặt chỉ tiêu quá cao nhưng không duy trì được, dẫn đến rủi ro vi phạm về chất lượng khi cơ quan chức năng hậu kiểm.

Hồ sơ phải đúng với thông tin nhãn hàng hóa 

Một nguyên tắc quan trọng là mọi thông tin chủ yếu thể hiện trên nhãn hàng hóa phải khớp với nội dung trong hồ sơ công bố. Tên sản phẩm, dạng sản phẩm, thành phần, trọng lượng, nhà sản xuất, xuất xứ, hạn sử dụng… nếu có sự khác biệt giữa nhãn thực tế và hồ sơ đã công bố sẽ là căn cứ để cơ quan chức năng xử phạt hoặc yêu cầu điều chỉnh. Nhiều doanh nghiệp sau khi được cấp số tiếp nhận/bản công bố lại thay đổi thiết kế, tên thương mại, bổ sung hoặc bớt thành phần mà quên xem xét lại nghĩa vụ phải sửa đổi hồ sơ.

Ngoài tính thống nhất, nhãn hàng hóa cũng phải tuân thủ đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định về ghi nhãn: ngôn ngữ, kích cỡ chữ, cảnh báo an toàn, hướng dẫn sử dụng, bảo quản… Khi làm việc với đơn vị tư vấn như Gia Minh Consulting, nhãn và hồ sơ sẽ được rà soát song song để bảo đảm cả hai đều đúng mẫu, đúng quy định và đồng bộ với nhau.

Tham khảo thêm : Công bố sản phẩm là gì? Quy trình, chi phí và thủ tục mới nhất 2025

Dịch vụ công bố chất lượng sản phẩm của Gia Minh

Thủ tục công bố chất lượng sản phẩm thường khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian vì phải tự tìm hiểu quy định, soạn thảo hồ sơ, làm việc với phòng kiểm nghiệm và cơ quan chức năng. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả về nhiều lần, kéo dài tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường. Hiểu được khó khăn đó, Gia Minh Consulting cung cấp dịch vụ công bố chất lượng sản phẩm trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu đầu tiên là tư vấn phân loại sản phẩm, xác định hình thức công bố, đến khâu cuối cùng là nhận kết quả và tư vấn nghĩa vụ sau công bố.

Với kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho nhiều nhóm sản phẩm khác nhau như thực phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, phụ gia thực phẩm, bao bì tiếp xúc thực phẩm, mỹ phẩm… Gia Minh Consulting nắm rõ yêu cầu cụ thể với từng loại sản phẩm và từng cơ quan tiếp nhận. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tránh “đi đường vòng”, nộp đúng nơi, đúng hồ sơ, đúng mẫu biểu, hạn chế tối đa việc bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa kéo dài. Bên cạnh đó, Gia Minh còn tư vấn doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở phù hợp, lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm tối ưu vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa kiểm soát được chi phí thực hiện.

Dịch vụ của Gia Minh Consulting không chỉ dừng ở việc “làm hồ sơ xong là kết thúc”, mà còn bao gồm tư vấn các vấn đề phát sinh trong quá trình lưu hành sau công bố: thay đổi thành phần, thay đổi nhãn, bổ sung quy cách mới, chuyển đổi nhà sản xuất, cập nhật quy định mới… Nhờ đội ngũ tư vấn am hiểu pháp lý và thực tế triển khai, doanh nghiệp có thể yên tâm tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, trong khi các thủ tục pháp lý phức tạp đã có Gia Minh đồng hành và xử lý.

Tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ kiểm nghiệm 

Ở giai đoạn đầu, Gia Minh Consulting sẽ tiếp nhận thông tin chi tiết về sản phẩm: thành phần, dạng sản phẩm, quy cách đóng gói, thị trường dự kiến, nhà sản xuất, nguồn gốc nguyên liệu… Từ đó, chúng tôi tư vấn phân loại đúng nhóm sản phẩm, xác định hình thức công bố (tự công bố hay đăng ký bản công bố) và xác định cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận. Tiếp theo, Gia Minh kiểm tra toàn bộ giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp, hồ sơ sản phẩm hiện có (nếu là sản phẩm nhập khẩu thì bao gồm hồ sơ từ nước ngoài) và lập danh sách tài liệu cần bổ sung.

Về kiểm nghiệm, Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn phòng kiểm nghiệm đủ điều kiện, tư vấn bộ chỉ tiêu cần kiểm phù hợp quy định, tránh tình trạng kiểm nghiệm thiếu hoặc thừa chỉ tiêu gây tốn kém. Chúng tôi hỗ trợ soạn phiếu yêu cầu, gửi mẫu, theo dõi quá trình phân tích và tiếp nhận kết quả. Sau khi có phiếu kiểm nghiệm, đội ngũ tư vấn sẽ rà soát kỹ các nội dung: tên sản phẩm, dạng, chỉ tiêu, kết quả… để bảo đảm tính phù hợp trước khi đưa vào hồ sơ công bố. Nhờ vậy, doanh nghiệp hạn chế tối đa nguy cơ phải kiểm nghiệm lại hoặc bị cơ quan chức năng nghi ngờ về độ tin cậy của kết quả.

Hoàn thiện hồ sơ và nộp tại cơ quan chức năng 

Sau khi đã có đầy đủ tài liệu và phiếu kiểm nghiệm đạt yêu cầu, Gia Minh Consulting tiến hành soạn thảo, hoàn thiện trọn bộ hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm theo đúng mẫu quy định. Hồ sơ sẽ bao gồm: đơn/bản công bố theo mẫu; tiêu chuẩn cơ sở; phiếu kiểm nghiệm; tài liệu pháp lý của doanh nghiệp; tài liệu về sản phẩm (hợp đồng, CO, giấy ủy quyền… nếu là hàng nhập khẩu); bản thiết kế nhãn; cùng các giấy tờ liên quan khác tùy từng nhóm sản phẩm. Toàn bộ hồ sơ được rà soát nhiều vòng về nội dung lẫn hình thức để hạn chế tối đa lỗi nhỏ gây chậm trễ.

Gia Minh sẽ đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng (hoặc nộp trực tuyến nếu quy định cho phép), theo dõi tiến trình xử lý, kịp thời phản hồi khi có yêu cầu bổ sung hoặc giải trình. Khi có kết quả, chúng tôi bàn giao đầy đủ cho khách hàng, đồng thời tư vấn các bước tiếp theo về sử dụng bản công bố, lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị cho công tác hậu kiểm và những lưu ý khi thay đổi sản phẩm sau này. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường.

Công bố chất lượng sản phẩm là yêu cầu quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật và bảo vệ người tiêu dùng. Khi thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể lưu hành sản phẩm hợp pháp và tránh rủi ro bị xử phạt. Ngoài ra, công bố chất lượng còn giúp nâng cao uy tín thương hiệu và tạo niềm tin cho khách hàng khi lựa chọn sản phẩm. Ngược lại, nếu hồ sơ chuẩn bị không đúng, doanh nghiệp dễ bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xét duyệt. Bài viết đã cung cấp hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện theo quy định hiện hành. Gia Minh Consulting luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình công bố chất lượng. Với kinh nghiệm và chuyên môn, chúng tôi đảm bảo thực hiện nhanh – chuẩn – đúng pháp luật.