Chuyển nhượng cổ phần: Điều kiện – hồ sơ – quy trình thực hiện theo Luật Doanh nghiệp 2026

Chuyển nhượng cổ phần là một trong những hoạt động quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt khi có sự thay đổi về chủ sở hữu hoặc chiến lược kinh doanh. Việc chuyển nhượng giúp doanh nghiệp thu hút nhà đầu tư mới, tái cơ cấu vốn hoặc thay đổi định hướng phát triển. Tuy nhiên, giao dịch này chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Chủ thể tham gia chuyển nhượng cần nắm rõ điều kiện, hạn chế, hồ sơ và nghĩa vụ thuế để tránh rủi ro pháp lý. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp bị từ chối cập nhật thay đổi cổ đông do hồ sơ không đúng quy định. Khi hiểu đúng quy trình, việc chuyển nhượng sẽ diễn ra nhanh chóng, minh bạch và an toàn. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện giúp bạn thực hiện chuyển nhượng cổ phần chuẩn luật. Đây là bước quan trọng để đảm bảo ổn định cơ cấu sở hữu doanh nghiệp.

Tổng quan về chuyển nhượng cổ phần

Trong mô hình công ty cổ phần, chuyển nhượng cổ phần là “dòng chảy” liên tục, giúp cơ cấu sở hữu linh hoạt, thu hút nhà đầu tư mới và tạo điều kiện cho cổ đông rút vốn khi cần. Khác với công ty TNHH – nơi phần vốn góp thường bị ràng buộc chặt, cổ phần trong công ty cổ phần về nguyên tắc được tự do chuyển nhượng, trừ một số trường hợp bị hạn chế theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Đây là lý do loại hình công ty cổ phần được ưa chuộng trong các dự án cần huy động vốn lớn, từ các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM đến những địa phương đang phát triển mạnh khu công nghiệp, khu đô thị, dịch vụ du lịch.

Khi nói đến chuyển nhượng cổ phần, cần hiểu đó không chỉ là “mua bán cổ phần” đơn thuần, mà còn kéo theo thay đổi về: tỷ lệ sở hữu, quyền biểu quyết, quyền chi phối HĐQT, cũng như trách nhiệm của cổ đông trong các tranh chấp, nghĩa vụ tài chính của công ty. Một giao dịch chuyển nhượng làm thay đổi cổ đông lớn có thể ảnh hưởng trực tiếp tới định hướng chiến lược, nhân sự cấp cao, chính sách tài chính và cả mối quan hệ với đối tác – ngân hàng tại địa phương.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp khi mới thành lập không để ý thiết kế Điều lệ chi tiết về việc hạn chế chuyển nhượng trong một thời gian nhất định cho cổ đông sáng lập, hoặc không quy định rõ quy trình, hồ sơ, cách xác định giá chuyển nhượng, ưu tiên mua của cổ đông hiện hữu… Đến khi phát sinh nhu cầu chuyển nhượng mới bắt đầu tranh cãi, thậm chí mâu thuẫn gay gắt giữa các nhóm cổ đông.

Bên cạnh đó, chuyển nhượng cổ phần còn liên quan đến nghĩa vụ thuế (thuế TNCN hoặc thuế TNDN đối với phần chênh lệch khi chuyển nhượng), yêu cầu cập nhật thông tin cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông, và trong một số trường hợp phải làm thủ tục với Phòng Đăng ký kinh doanh (ví dụ khi thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, hoặc khi cổ đông sáng lập chuyển nhượng trong thời hạn bị hạn chế). Do vậy, nắm rõ khái niệm, phạm vi được phép, các trường hợp bị hạn chế và quy trình pháp lý là bước quan trọng để doanh nghiệp chủ động thiết kế Điều lệ và xử lý giao dịch chuyển nhượng cổ phần một cách an toàn, minh bạch.

Khái niệm chuyển nhượng cổ phần theo Luật Doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, chuyển nhượng cổ phần là việc cổ đông chuyển quyền sở hữu cổ phần của mình cho tổ chức, cá nhân khác thông qua giao dịch mua bán, tặng cho, thừa kế, hoặc các hình thức chuyển giao hợp pháp khác. Sau khi hoàn tất chuyển nhượng, người nhận chuyển nhượng trở thành cổ đông mới của công ty kể từ thời điểm được ghi vào sổ đăng ký cổ đông.

Về bản chất, cổ phần là một loại tài sản đặc biệt, gắn với quyền và nghĩa vụ cổ đông trong công ty cổ phần. Khi chuyển nhượng cổ phần, cổ đông cũ chấm dứt quyền hưởng cổ tức, quyền biểu quyết, quyền tham gia quản trị tương ứng với số cổ phần đã chuyển, đồng thời người nhận chuyển nhượng “kế thừa” toàn bộ các quyền đó. Việc chuyển nhượng phải tuân theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và các thỏa thuận giữa các cổ đông (nếu có), ví dụ: thỏa thuận cổ đông, cam kết không chuyển nhượng trong một thời gian nhất định, hoặc yêu cầu phải được HĐQT chấp thuận.

Trong thực tiễn ở các địa phương, nhiều giao dịch chuyển nhượng chỉ dừng ở mức “ký giấy tay” mà không cập nhật sổ cổ đông, không kê khai thuế, dẫn đến rủi ro: pháp luật vẫn công nhận cổ đông cũ, trong khi nội bộ lại coi người mua là “chủ thực sự”, tạo ra khoảng trống pháp lý rất nguy hiểm khi có tranh chấp.

Các trường hợp được phép và bị hạn chế chuyển nhượng

Về nguyên tắc, cổ đông trong công ty cổ phần được tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ các trường hợp hạn chế theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ. Các trường hợp được phép chuyển nhượng thường gặp gồm: giao dịch mua bán bình thường giữa cổ đông với tổ chức/cá nhân khác; cổ đông chuyển nhượng nội bộ giữa các cổ đông hiện hữu; chuyển nhượng cho nhà đầu tư chiến lược; chuyển nhượng trong hoạt động M&A (sáp nhập, hợp nhất, mua lại)… miễn là đáp ứng điều kiện và thủ tục theo quy định.

Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số hạn chế quan trọng:

•       Cổ đông sáng lập thường bị hạn chế chuyển nhượng cổ phần phổ thông của mình trong một thời hạn nhất định kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ khi được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận hoặc chuyển cho cổ đông sáng lập khác (chi tiết theo từng phiên bản Luật Doanh nghiệp và Điều lệ cụ thể).
  
•       Điều lệ công ty có thể quy định cổ phần ưu đãi, cổ phần của thành viên HĐQT, Ban Điều hành bị hạn chế chuyển nhượng trong thời gian giữ chức vụ để đảm bảo ổn định quản trị.
  
•       Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện về tỷ lệ sở hữu (ví dụ có nhà đầu tư nước ngoài, lĩnh vực đặc thù…) có thể phát sinh hạn chế chuyển nhượng cho đối tượng không đáp ứng điều kiện.
  

Ngoài ra, trên thực tế nhiều công ty còn đưa vào Điều lệ cơ chế quyền ưu tiên mua của cổ đông hiện hữu, hoặc yêu cầu phải được HĐQT/ĐHĐCĐ chấp thuận trước khi chuyển nhượng cho “người ngoài”. Vì thế, trước khi ký bất kỳ hợp đồng chuyển nhượng nào, cả bên bán và bên mua đều nên rà soát kỹ Điều lệ, thỏa thuận cổ đông và quy định pháp luật để tránh giao dịch vô hiệu hoặc khó đăng ký, cập nhật sau này.

Điều kiện thực hiện chuyển nhượng cổ phần

Trong công ty cổ phần, chuyển nhượng cổ phần là “cửa thoát” và cũng là “cửa vào” của cổ đông. Nhờ cơ chế chuyển nhượng tương đối linh hoạt, công ty cổ phần dễ dàng gọi vốn, thay đổi cơ cấu sở hữu, thu hút nhà đầu tư chiến lược. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải lúc nào cổ đông cũng có thể “muốn bán là bán, muốn chuyển là chuyển”. Việc chuyển nhượng cổ phần còn phụ thuộc vào loại cổ phần, điều lệ công ty, thỏa thuận giữa các cổ đông và các quy định bắt buộc về hồ sơ – thuế – thủ tục thông báo.

Khi thành lập công ty cổ phần tại các địa phương như Cần Thơ, Hà Nội, TP.HCM…, nhiều doanh nghiệp thường chỉ chú ý đến vốn điều lệ, tỷ lệ sở hữu mà ít để ý đến cơ chế chuyển nhượng cổ phần trong tương lai. Đến lúc muốn bán bớt cổ phần, mời thêm nhà đầu tư mới thì vướng: điều lệ hạn chế, thỏa thuận cổ đông yêu cầu ưu tiên mua, hay loại cổ phần không được tự do chuyển nhượng. Chính vì vậy, hiểu rõ điều kiện chuyển nhượng cổ phần ngay từ đầu sẽ giúp cổ đông chủ động hơn khi đàm phán, gọi vốn, thoái vốn.

Về nguyên tắc, pháp luật doanh nghiệp cho phép cổ đông tự do chuyển nhượng cổ phần, trừ một số trường hợp bị hạn chế (ví dụ: cổ đông sáng lập trong 3 năm đầu, cổ phần ưu đãi biểu quyết không được chuyển nhượng…). Bên cạnh đó, điều lệ công ty và thỏa thuận giữa các cổ đông hoặc nhà đầu tư có thể bổ sung các điều kiện chặt chẽ hơn nhưng không được trái luật. Đồng thời, việc chuyển nhượng cổ phần hợp pháp còn phải hoàn chỉnh hồ sơ nội bộ, kê khai thuế thu nhập (nếu có), cập nhật danh sách cổ đông và thông báo cho cơ quan nhà nước trong những trường hợp bắt buộc.

Điều kiện theo loại cổ phần: phổ thông – ưu đãi

Trước hết, cần phân biệt rõ cổ phần phổ thông và các loại cổ phần ưu đãi (ưu đãi cổ tức, ưu đãi hoàn lại, ưu đãi biểu quyết…). Mỗi loại sẽ có mức độ tự do chuyển nhượng khác nhau:

•       Cổ phần phổ thông: thường được tự do chuyển nhượng, trừ các trường hợp:
  

○        Cổ đông sáng lập trong 3 năm đầu kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ được chuyển nhượng cho cổ đông sáng lập khác; nếu chuyển cho người ngoài thì phải được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận (theo quy định hiện hành).

○        Trường hợp điều lệ công ty quy định thêm hạn chế (nhưng không được cấm tuyệt đối).

•       Cổ phần ưu đãi biểu quyết: thường không được chuyển nhượng, trừ khi chuyển cho cổ đông ưu đãi khác hoặc theo quy định cụ thể của pháp luật và điều lệ. Đây là loại cổ phần gắn với quyền biểu quyết cao, nên Nhà nước và điều lệ thường kiểm soát chặt.
  
•       Cổ phần ưu đãi cổ tức, ưu đãi hoàn lại: có thể được chuyển nhượng nhưng căn cứ theo điều lệ công ty và hợp đồng/thỏa thuận khi phát hành, có thể bị ràng buộc về thời hạn nắm giữ, đối tượng được chuyển nhượng.
  

Khi dự định góp vốn bằng cổ phần ưu đãi hoặc mua lại cổ phần từ cổ đông khác, nhà đầu tư tại Cần Thơ hay các tỉnh thành khác cần đọc kỹ quy chế phát hành, điều lệ và các phụ lục hợp đồng để xem loại cổ phần mình sở hữu có bị hạn chế chuyển nhượng hay không, tránh trường hợp sau này muốn thoái vốn mà bị “kẹt” vì rào chắn pháp lý.

Điều kiện theo điều lệ công ty và thỏa thuận cổ đông

Ngoài quy định chung của pháp luật, điều lệ công ty là “bộ luật riêng” của doanh nghiệp, có thể đặt ra các điều kiện chi tiết về thứ tự ưu tiên mua, cơ chế chào bán cổ phần, thời gian hạn chế chuyển nhượng… miễn là không trái luật. Ví dụ:

•       Khi cổ đông muốn bán cổ phần, phải ưu tiên chào bán cho cổ đông hiện hữu với cùng mức giá và điều kiện trước khi bán cho người ngoài.
  
•       Quy định cấm chuyển nhượng cổ phần cho đối thủ cạnh tranh, đối tác trong danh sách bị hạn chế.
  
•       Yêu cầu cổ đông sáng lập hoặc cổ đông giữ vị trí quản lý chủ chốt chỉ được chuyển nhượng tối đa X% cổ phần trong khoảng thời gian Y năm.
  

Song song với điều lệ, trong thực tế tại Cần Thơ, Hà Nội…, nhiều công ty còn ký thỏa thuận cổ đông, thỏa thuận nhà đầu tư (shareholders’ agreement) với các điều khoản chi tiết về: quyền mua trước, quyền kéo theo (tag along), quyền bán kèm (drag along), quyền phủ quyết khi chuyển nhượng cho bên thứ ba… Các thỏa thuận này ràng buộc về mặt dân sự giữa các bên, nên dù pháp luật cho phép chuyển nhượng, cổ đông vẫn phải thực hiện đúng nghĩa vụ đã cam kết, nếu không có thể phát sinh tranh chấp.

Các quy định bắt buộc về hồ sơ – thuế – thông báo

Một thương vụ chuyển nhượng cổ phần được coi là hoàn chỉnh không chỉ dừng ở việc “bên A đồng ý bán, bên B đồng ý mua”, mà còn phải đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ, thuế và thủ tục thông báo:

•       Hồ sơ nội bộ: hợp đồng chuyển nhượng, biên bản thanh toán, nghị quyết/biên bản họp nếu cần, cập nhật sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi danh sách cổ đông.
  
•       Thuế: cá nhân chuyển nhượng cổ phần thường phải kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ trên giá chuyển nhượng; tổ chức có thể phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp.
  
•       Thông báo: trong một số trường hợp thay đổi cổ đông sáng lập, thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, công ty phải thông báo Sở Kế hoạch và Đầu tư đúng thời hạn.
  

Làm đúng quy trình giúp giao dịch chuyển nhượng cổ phần an toàn pháp lý, tránh rủi ro bị cơ quan thuế/đăng ký kinh doanh “soi” về sau.

Hồ sơ chuyển nhượng cổ phần

Khi thực hiện chuyển nhượng cổ phần trong công ty cổ phần, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá cả, phương thức thanh toán mà ít quan tâm đến hồ sơ pháp lý. Thực tế, nếu hồ sơ chuyển nhượng cổ phần không được chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng, việc cập nhật cổ đông mới, thay đổi tỷ lệ sở hữu và ghi nhận trên sổ sách dễ bị ách tắc, thậm chí có thể bị cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc chính các cổ đông khác tranh chấp, phủ nhận giao dịch.

Về cơ bản, một bộ hồ sơ chuyển nhượng cổ phần hoàn chỉnh thường bao gồm: Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần giữa bên chuyển và bên nhận chuyển; Biên bản họp và Quyết định của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị (tùy trường hợp theo Điều lệ); giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách của các bên; chứng từ thanh toán; và các biểu mẫu nội bộ như Sổ đăng ký cổ đông cập nhật, Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần mới, biên bản hủy giấy chứng nhận cũ…

Đối với công ty cổ phần hoạt động tại các địa phương năng động như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Bình Dương…, giao dịch cổ phần thường diễn ra khá thường xuyên: chuyển nhượng giữa cổ đông sáng lập, gọi thêm nhà đầu tư, sáp nhập – mua bán công ty. Vì vậy, doanh nghiệp càng cần chuẩn hóa bộ hồ sơ chuyển nhượng cổ phần ngay từ đầu: có mẫu hợp đồng chung, mẫu biên bản họp, quy trình phê duyệt, người phụ trách lưu trữ để khi cần là áp dụng ngay, tránh phải làm lại nhiều lần.

Ngoài yếu tố pháp lý, hồ sơ chuyển nhượng cổ phần còn liên quan đến kế toán – thuế: giá chuyển nhượng, chi phí liên quan, nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân/doanh nghiệp của bên chuyển nhượng, căn cứ chứng minh giao dịch là có thật… Do đó, doanh nghiệp nên kết hợp giữa bộ phận pháp lý và kế toán để vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa đảm bảo số liệu, chứng từ kế toán khớp nhau.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chuyển nhượng cổ phần không chỉ là cách bảo vệ quyền lợi của các bên trong hiện tại mà còn là “lá chắn” pháp lý nếu sau này có tranh chấp nội bộ, thay đổi quản lý, kiểm toán, định giá doanh nghiệp hay gọi vốn với nhà đầu tư mới.

Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần

Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần là tài liệu trung tâm của bộ hồ sơ, ghi nhận toàn bộ thỏa thuận giữa bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển. Một hợp đồng chặt chẽ thường bao gồm các nội dung chính:

•       Thông tin các bên: họ tên, CMND/CCCD, địa chỉ (đối với cá nhân); tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện (đối với tổ chức).
  
•       Thông tin cổ phần chuyển nhượng: số lượng cổ phần, loại cổ phần (phổ thông, ưu đãi), mệnh giá, tỷ lệ trên vốn điều lệ.
  
•       Giá chuyển nhượng và phương thức thanh toán: đơn giá/cổ phần, tổng giá trị hợp đồng, hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt), thời điểm thanh toán, điều kiện thanh toán từng đợt (nếu có).
  
•       Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu cổ phần: thường gắn với thời điểm thanh toán đủ hoặc thời điểm được ghi vào Sổ đăng ký cổ đông.
  
•       Quyền và nghĩa vụ các bên: cam kết về tình trạng pháp lý của cổ phần, việc không cầm cố, thế chấp, không tranh chấp; nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập từ chuyển nhượng; nghĩa vụ cung cấp hồ sơ bổ sung khi công ty hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu.
  
•       Giải quyết tranh chấp: cơ chế thương lượng, hòa giải, lựa chọn tòa án hoặc trọng tài.
  

Hợp đồng nên được ký tối thiểu 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên lưu 01 bản, công ty lưu thêm 01 bản để làm căn cứ cập nhật hồ sơ cổ đông. Với các giao dịch giá trị lớn, có thể xem xét công chứng hoặc chứng thực chữ ký theo nhu cầu.

Biên bản họp và quyết định của công ty

Không phải mọi giao dịch chuyển nhượng cổ phần đều cần họp và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông, nhưng trong nhiều trường hợp, Điều lệ công ty hoặc pháp luật yêu cầu phải có sự chấp thuận của cơ quan quản lý nội bộ (HĐQT, ĐHĐCĐ). Khi đó, hồ sơ không thể thiếu: Biên bản họp và Quyết định tương ứng.

Biên bản họp cần thể hiện rõ: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự; tỷ lệ vốn có quyền biểu quyết tham dự; nội dung cuộc họp (thông qua việc chuyển nhượng cổ phần A của cổ đông X cho cổ đông Y hoặc nhà đầu tư Z); kết quả biểu quyết (số phiếu tán thành, không tán thành, không ý kiến); ý kiến khác (nếu có). Biên bản phải có chữ ký của chủ tọa, thư ký và/hoặc các thành viên theo điều lệ quy định.

Quyết định của HĐQT hoặc ĐHĐCĐ sẽ ghi nhận việc chấp thuận chuyển nhượng, cập nhật cơ cấu cổ đông mới, giao trách nhiệm cho bộ phận hành chính – pháp lý/kế toán thực hiện đổi, cấp lại Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần, cập nhật Sổ đăng ký cổ đông, chuẩn bị hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (nếu việc chuyển nhượng dẫn đến thay đổi cổ đông sáng lập trong thời hạn hạn chế hoặc thay đổi thông tin đăng ký theo luật). Đây là “xương sống” nội bộ để chứng minh giao dịch chuyển nhượng được tập thể công ty công nhận.

Giấy tờ pháp lý của các bên liên quan

Bên cạnh hợp đồng và quyết định nội bộ, giấy tờ pháp lý của các bên là thành phần không thể thiếu trong hồ sơ chuyển nhượng cổ phần.

Đối với cá nhân, thường yêu cầu: bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực; thông tin liên lạc; trong một số trường hợp có yếu tố nước ngoài, có thể cần thêm giấy tờ chứng minh địa chỉ cư trú, tình trạng hôn nhân (nếu pháp luật nước sở tại quy định tài sản chung).

Đối với tổ chức, hồ sơ thường gồm: bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Quyết định thành lập; Điều lệ (nếu cần); Quyết định cử người đại diện giao dịch; giấy tờ cá nhân của người đại diện.

Công ty nhận hồ sơ nên đối chiếu bản gốc, lưu bản sao có ký xác nhận hoặc đóng dấu “sao y” để đảm bảo tính pháp lý, đồng thời giúp dễ dàng tra soát khi thực hiện các thủ tục tiếp theo với cơ quan đăng ký kinh doanh, ngân hàng, cơ quan thuế hoặc đối tác.

Quy trình thực hiện chuyển nhượng cổ phần

Chuyển nhượng cổ phần là giao dịch khá phổ biến trong công ty cổ phần: cổ đông muốn thoái vốn, mời nhà đầu tư mới, tái cấu trúc sở hữu… Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc “ký giấy tay, chuyển tiền” mà quên mất quy trình pháp lý đầy đủ theo Luật Doanh nghiệp và thực tiễn tại Sở KH&ĐT địa phương. Kết quả là trên giấy tờ pháp lý, cổ đông cũ vẫn “đứng tên”, cổ đông mới chưa được ghi nhận, dẫn đến tranh chấp nội bộ hoặc vướng mắc khi làm việc với ngân hàng, cơ quan nhà nước.

Về nguyên tắc, một thương vụ chuyển nhượng cổ phần hợp pháp, an toàn cần đảm bảo đủ 3 bước: (1) Lập hợp đồng chuyển nhượng và được các bên xác nhận rõ ràng; (2) Thanh toán và bàn giao thực tế quyền sở hữu cổ phần; (3) Thực hiện thủ tục cập nhật thay đổi tại Sở KH&ĐT/Phòng Đăng ký kinh doanh – đặc biệt với cổ phần của cổ đông sáng lập hoặc khi có thay đổi vốn điều lệ, cơ cấu cổ đông lớn.

Mỗi địa phương (Hà Nội, TP.HCM, Bình Thuận, Huế…) có thể có hướng dẫn chi tiết, bộ hồ sơ mẫu hơi khác nhau, nhưng về bản chất, quy trình vẫn xoay quanh: hợp đồng – chứng từ thanh toán – cập nhật sổ đăng ký cổ đông – nộp hồ sơ thay đổi. Doanh nghiệp càng chuẩn bị kỹ ở bước hợp đồng và chứng từ, thì khâu làm việc với Sở KH&ĐT càng thuận lợi, hạn chế bị yêu cầu giải trình hoặc bổ sung nhiều lần.

Bước 1 – Lập hợp đồng và xác nhận giữa các bên

Đây là bước nền tảng quyết định giao dịch chuyển nhượng cổ phần có chặt chẽ hay không. Trước hết, các bên cần rà soát Điều lệ công ty, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị để xem: cổ phần chuyển nhượng có bị hạn chế hay không, có cần ưu tiên chào bán cho cổ đông hiện hữu trước khi bán cho người ngoài hay không. Nếu là cổ đông sáng lập trong 3 năm đầu, thường sẽ có thêm điều kiện, doanh nghiệp cần tuân thủ để tránh giao dịch bị vô hiệu.

Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần nên được lập bằng văn bản, nêu rõ: thông tin bên chuyển nhượng – bên nhận chuyển nhượng; số lượng cổ phần; loại cổ phần (phổ thông, ưu đãi…); giá chuyển nhượng; thời điểm, phương thức thanh toán; quyền và nghĩa vụ các bên; cam kết về nguồn tiền, lao động, trách nhiệm thuế… Đối với doanh nghiệp tại các tỉnh/thành đang thu hút đầu tư, hợp đồng càng chi tiết càng dễ chứng minh tính minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế và Sở KH&ĐT.

Tùy giá trị giao dịch và thỏa thuận, các bên có thể công chứng/chứng thực chữ ký để tăng giá trị chứng cứ khi có tranh chấp. Sau khi ký, công ty nên ban hành biên bản họp và nghị quyết của Hội đồng quản trị/Đại hội đồng cổ đông ghi nhận việc chuyển nhượng, làm căn cứ cho bước thanh toán và cập nhật sổ cổ đông sau này.

Bước 2 – Thanh toán và bàn giao quyền sở hữu

Sau khi hợp đồng đã được ký kết, bước tiếp theo là thanh toán tiền và bàn giao quyền sở hữu cổ phần. Về phía thanh toán, tốt nhất doanh nghiệp và cổ đông nên sử dụng chuyển khoản qua ngân hàng, ghi rõ nội dung chuyển tiền (chuyển nhượng cổ phần, số hợp đồng, tên công ty…) để làm chứng từ hợp lệ khi cần giải trình với cơ quan thuế hoặc chứng minh nguồn vốn. Việc thanh toán tiền mặt, không có chứng từ rất dễ gây tranh chấp và khó chứng minh sau này.

Về quyền sở hữu, công ty sẽ cập nhật Sổ đăng ký cổ đông: ghi giảm số cổ phần của bên chuyển nhượng và ghi tăng số cổ phần của bên nhận. Nếu công ty đã phát hành cổ phiếu (giấy chứng nhận sở hữu cổ phần), cần thu hồi cổ phiếu cũ, cấp mới hoặc ghi chú chuyển nhượng theo đúng thực tế. Từ thời điểm được ghi nhận trong sổ đăng ký cổ đông, bên nhận chuyển nhượng chính thức trở thành cổ đông, có quyền dự họp, biểu quyết, nhận cổ tức… theo tỷ lệ sở hữu.

Ở nhiều địa phương, đặc biệt tại các trung tâm kinh tế, cơ quan thuế và ngân hàng thường yêu cầu hồ sơ rõ ràng về góp vốn, chuyển nhượng cổ phần khi xem xét tín dụng hoặc thanh tra thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu trữ trọn bộ hồ sơ: hợp đồng, biên bản họp, nghị quyết, sao kê thanh toán, sổ cổ đông… để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

Bước 3 – Nộp hồ sơ thay đổi tại Sở KH&ĐT

Không phải mọi giao dịch chuyển nhượng cổ phần đều phải thông báo Sở KH&ĐT, nhưng trong nhiều trường hợp, công ty bắt buộc phải nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp, ví dụ: thay đổi thông tin cổ đông sáng lập, thay đổi vốn điều lệ, thay đổi tỷ lệ sở hữu cổ đông nước ngoài, thay đổi người đại diện theo pháp luật gắn với cơ cấu sở hữu…

Tại Sở KH&ĐT địa phương, hồ sơ thường bao gồm: thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; danh sách cổ đông sáng lập/cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài sau thay đổi; nghị quyết/biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị; hợp đồng chuyển nhượng, giấy tờ chứng minh hoàn tất việc thanh toán; điều lệ sửa đổi (nếu có). Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa hoặc nộp online trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia tùy quy định từng nơi.

Khi hồ sơ được chấp thuận, Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi và cập nhật thông tin trên hệ thống. Từ thời điểm này, sự thay đổi cổ đông, vốn điều lệ mới thực sự được Nhà nước ghi nhận, giúp doanh nghiệp yên tâm triển khai các bước tiếp theo như mở rộng đầu tư, làm việc với ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế tại địa phương.

Lỗi thường gặp khi thực hiện chuyển nhượng cổ phần

Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp – nhất là công ty cổ phần vừa và nhỏ tại các địa phương như Hà Nội, TP.HCM, Bình Thuận, Cần Thơ… – khi thực hiện chuyển nhượng cổ phần thường chỉ tập trung vào “giá và người mua”, mà xem nhẹ phần thủ tục pháp lý. Hậu quả là sau khi hai bên đã thanh toán đủ tiền, ký kết xong xuôi, thì hồ sơ nộp Sở KH&ĐT bị trả lại, cơ quan thuế yêu cầu kê khai – nộp thuế bổ sung, hoặc nội bộ công ty phát sinh tranh chấp do ghi nhận tỷ lệ sở hữu không thống nhất.

Ba nhóm lỗi phổ biến nhất thường gặp là: (1) Hợp đồng chuyển nhượng không hợp lệ – thiếu nội dung bắt buộc, không đúng chủ thể ký, không đúng hình thức theo Điều lệ công ty hoặc Luật Doanh nghiệp; (2) Hồ sơ nộp Sở KH&ĐT thiếu hoặc sai mẫu – nhiều doanh nghiệp dùng mẫu cũ, không kèm biên bản họp, nghị quyết đầy đủ, hoặc không cập nhật danh sách cổ đông theo đúng quy định; (3) Không kê khai thuế đúng thời hạn – đặc biệt với cá nhân chuyển nhượng cổ phần phải nộp thuế TNCN, dẫn đến bị tính tiền phạt, tiền chậm nộp.

Ở một số tỉnh, Sở KH&ĐT, Phòng ĐKKD yêu cầu khá chặt về chứng từ chứng minh việc chuyển nhượng (hợp đồng, biên bản thanh toán, quyết định của Đại hội đồng cổ đông/HĐQT…). Nếu doanh nghiệp không nắm quy trình từng địa phương, rất dễ rơi vào vòng lặp: nộp hồ sơ – bị yêu cầu sửa – bổ sung – nộp lại, vừa tốn thời gian, vừa gây mất niềm tin với nhà đầu tư. Vì vậy, trước khi ký chuyển nhượng, nên rà soát chặt chẽ hợp đồng, chuẩn hoá hồ sơ nội bộ và kế hoạch kê khai thuế, hoặc nhờ đơn vị tư vấn tại địa phương hỗ trợ trọn gói.

Hợp đồng chuyển nhượng không hợp lệ

Một trong những lỗi “chết người” là hợp đồng chuyển nhượng cổ phần lập sơ sài, không đúng yêu cầu pháp luật và Điều lệ công ty. Nhiều trường hợp chỉ lập một tờ giấy viết tay, nội dung mơ hồ, không ghi rõ số lượng cổ phần, loại cổ phần, giá chuyển nhượng, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên. Cá biệt, người ký chuyển nhượng không phải chính chủ cổ đông (ủy quyền miệng, không có giấy ủy quyền hợp lệ), khiến giao dịch có nguy cơ vô hiệu nếu xảy ra tranh chấp.

Ngoài ra, một số Điều lệ công ty quy định hạn chế chuyển nhượng cổ phần trong thời hạn nhất định, hoặc yêu cầu phải ưu tiên chào bán cho cổ đông hiện hữu, nhưng khi làm lại bỏ qua bước này. Khi tranh chấp phát sinh, cổ đông khác có thể yêu cầu tòa án tuyên giao dịch chuyển nhượng vô hiệu. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên dùng mẫu hợp đồng chuẩn, có điều khoản chi tiết, ký đúng chủ thể, đúng quy trình nội bộ (biên bản họp, nghị quyết thông qua) và lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán.

Hồ sơ nộp Sở KH&ĐT thiếu hoặc sai mẫu

Ngay cả khi hợp đồng chuyển nhượng đã ký chặt chẽ, hồ sơ đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập hoặc thông tin cổ đông nộp Sở KH&ĐT vẫn thường bị trả về do thiếu giấy tờ hoặc dùng sai biểu mẫu. Nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp cũ, không đúng phiên bản mới; quên kèm theo biên bản họp, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc HĐQT, không gửi kèm danh sách cổ đông cập nhật; hoặc chữ ký, đóng dấu chưa thống nhất.

Ở một số địa phương, Phòng ĐKKD yêu cầu tải hồ sơ lên Cổng thông tin quốc gia và ký số đúng tài khoản đã đăng ký; nếu nộp bằng tài khoản cá nhân hoặc chữ ký số hết hạn, hồ sơ cũng bị từ chối. Việc không chuẩn hóa mẫu biểu theo hướng dẫn từng tỉnh dẫn tới mất 1–2 vòng xử lý, kéo dài thời gian hoàn tất thay đổi, ảnh hưởng tiến độ dự án, hợp đồng với đối tác. Tốt nhất, nên tham khảo trước website Sở KH&ĐT tại địa phương hoặc nhờ đơn vị dịch vụ đã quen với quy trình nộp hồ sơ thực hiện.

Không kê khai thuế đúng thời hạn

Một lỗi rất hay bị “quên” là kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với chuyển nhượng cổ phần (đối với bên là cá nhân). Nhiều trường hợp hai bên chỉ quan tâm đến việc nhận đủ tiền và cập nhật danh sách cổ đông, mà không nộp tờ khai thuế đúng thời hạn tại cơ quan thuế quản lý. Khi bị kiểm tra chéo dữ liệu từ Sở KH&ĐT, cơ quan thuế có thể truy thu thuế, tính tiền phạt chậm nộp và phạt vi phạm hành chính, khiến chi phí giao dịch đội lên đáng kể. Để tránh rủi ro, ngay sau khi ký hợp đồng và thanh toán, bên chuyển nhượng nên thực hiện kê khai thuế, lưu chứng từ nộp thuế kèm hồ sơ chuyển nhượng.

Giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển nhượng cổ phần an toàn

Chuẩn hóa hồ sơ pháp lý trước khi chuyển nhượng

 Để quá trình chuyển nhượng cổ phần diễn ra an toàn, minh bạch và hạn chế tối đa tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp cần rà soát và chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ pháp lý liên quan trước khi ký kết bất kỳ thỏa thuận nào. Điều này bao gồm: danh sách cổ đông hiện hữu, sổ đăng ký cổ đông, biên bản góp vốn thực tế, chứng từ chuyển tiền, điều lệ công ty bản mới nhất, các nghị quyết thay đổi vốn đã được thông qua, và mọi tài liệu xác nhận quyền sở hữu cổ phần của từng người. Việc chuẩn hóa hồ sơ không chỉ giúp xác định đúng tỷ lệ cổ phần hợp pháp mà cổ đông đang nắm giữ, mà còn là cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận hồ sơ thay đổi nếu doanh nghiệp thực hiện cập nhật thông tin. Trong nhiều trường hợp tại các địa phương, việc thiếu chứng từ góp vốn hoặc sổ cổ đông không được cập nhật đúng hạn khiến quá trình chuyển nhượng bị từ chối hoặc yêu cầu giải trình bổ sung nhiều lần.

Kiểm tra điều lệ công ty và hạn chế của cổ đông

 Điều lệ công ty thường quy định rất rõ về quyền và hạn chế của cổ đông khi chuyển nhượng cổ phần—chẳng hạn: quyền ưu tiên mua của cổ đông hiện hữu, điều kiện chuyển nhượng cho nhà đầu tư bên ngoài, yêu cầu phải được Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông chấp thuận. Do đó trước khi ký hợp đồng chuyển nhượng, các bên cần kiểm tra kỹ điều lệ đang có hiệu lực để biết mình có quyền chuyển nhượng tự do hay phải tuân theo các thủ tục nội bộ nhất định. Điều này giúp tránh tình trạng giao dịch hợp lệ về mặt dân sự nhưng bị công ty từ chối cập nhật.

Sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để giảm rủi ro

 Việc chuyển nhượng cổ phần tưởng đơn giản nhưng thực tế tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không am hiểu quy định hoặc không chuẩn bị đầy đủ chứng từ. Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ pháp lý hoặc dịch vụ kế toán – doanh nghiệp chuyên nghiệp tại địa phương để hỗ trợ soạn thảo hợp đồng chuyển nhượng, lập biên bản họp, hoàn thiện hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, cũng như rà soát tính hợp pháp của hồ sơ góp vốn. Các đơn vị chuyên nghiệp còn giúp kiểm tra nghĩa vụ thuế phát sinh từ chuyển nhượng và đảm bảo toàn bộ giao dịch được thực hiện đúng quy định, an toàn cho cả bên chuyển và bên nhận.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về chuyển nhượng cổ phần

 Khi thực hiện chuyển nhượng cổ phần trong công ty cổ phần, bên cạnh việc thống nhất giá, phương thức thanh toán và thời điểm chuyển giao, nhiều cổ đông còn băn khoăn về thủ tục pháp lý: có cần công chứng không, có được chuyển cho người nước ngoài không, có phải thay đổi giấy đăng ký doanh nghiệp hay chỉ cần cập nhật nội bộ? Đặc biệt ở các địa phương như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Bình Thuận…, nơi hoạt động M&A, góp vốn, rút vốn diễn ra ngày càng nhiều, việc hiểu đúng quy định sẽ giúp giao dịch diễn ra nhanh gọn, hạn chế rủi ro tranh chấp.

Về nguyên tắc, chuyển nhượng cổ phần phải tuân theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và các thỏa thuận cổ đông (nếu có). Pháp luật cho phép công ty tự chủ khá lớn trong việc thiết kế quy trình nội bộ: mẫu hợp đồng, điều kiện chấp thuận, quyền ưu tiên mua của cổ đông hiện hữu… nhưng đồng thời vẫn đặt ra một số “khung cứng” liên quan đến cổ đông sáng lập, nhà đầu tư nước ngoài, ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý – kế toán tại địa phương để được soát lại hồ sơ trước khi ký hợp đồng chuyển nhượng.

Một điểm quan trọng khác là phân biệt nghĩa vụ nội bộ và nghĩa vụ đăng ký với Nhà nước. Có những trường hợp chỉ cần cập nhật sổ đăng ký cổ đông, biên bản họp, nghị quyết là đủ; nhưng cũng có trường hợp phải thông báo, đăng ký lại với Phòng Đăng ký kinh doanh (nhất là khi có yếu tố nhà đầu tư nước ngoài, thay đổi thông tin cổ đông sáng lập, thay đổi tỷ lệ sở hữu dẫn đến chuyển loại hình doanh nghiệp…). Việc nắm rõ những câu hỏi thường gặp dưới đây sẽ giúp cổ đông và doanh nghiệp định hình bước đi phù hợp và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu.

Chuyển nhượng cổ phần có cần phải công chứng không?

 Về mặt pháp lý, Luật Doanh nghiệp không bắt buộc mọi hợp đồng chuyển nhượng cổ phần phải công chứng, trừ khi Điều lệ công ty hoặc thỏa thuận giữa các bên có quy định khác. Thông thường, doanh nghiệp chỉ cần lập hợp đồng chuyển nhượng, biên bản thanh toán, quyết định/biên bản họp chấp thuận (nếu Điều lệ yêu cầu), sau đó cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông là đã có giá trị ràng buộc.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều bên vẫn lựa chọn công chứng hoặc chứng thực chữ ký để tăng tính an toàn, đặc biệt với giao dịch giá trị lớn, cổ đông ở nhiều tỉnh/thành khác nhau, hoặc trường hợp có rủi ro tranh chấp. Việc công chứng không bắt buộc nhưng là “lớp bảo vệ” thêm, giúp hồ sơ dễ được cơ quan nhà nước, tòa án, ngân hàng… chấp nhận khi cần đối chiếu.

Có thể chuyển nhượng cổ phần cho người nước ngoài không?

 Về nguyên tắc, cổ phần có thể được chuyển nhượng cho nhà đầu tư nước ngoài, trừ khi doanh nghiệp hoạt động trong ngành, nghề kinh doanh bị hạn chế sở hữu nước ngoài hoặc Điều lệ có quy định khác. Khi chuyển nhượng cho người nước ngoài, cần lưu ý hai nhóm vấn đề: (1) điều kiện về tỷ lệ sở hữu theo pháp luật chuyên ngành và cam kết quốc tế; (2) thủ tục đầu tư – đăng ký góp vốn, mua cổ phần với cơ quan đăng ký đầu tư nếu thuộc diện phải thực hiện.

Ở các địa phương có nhiều dự án FDI, cơ quan đăng ký đầu tư thường kiểm tra khá chặt về nguồn vốn và mục đích đầu tư. Do đó, doanh nghiệp nên rà soát kỹ ngành nghề, điều kiện sở hữu nước ngoài và chuẩn bị hồ sơ giải trình rõ ràng. Trong nhiều trường hợp, việc tư vấn trước với đơn vị pháp lý, đặc biệt tại tỉnh/thành nơi đặt trụ sở, sẽ giúp giao dịch diễn ra trơn tru hơn.

Sau khi chuyển nhượng có cần cập nhật đăng ký doanh nghiệp không?

 Không phải mọi giao dịch chuyển nhượng cổ phần đều phải làm thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp. Thông thường, công ty chỉ cần cập nhật sổ đăng ký cổ đông, lưu hồ sơ nội bộ (hợp đồng, biên bản họp, nghị quyết…). Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo hoặc đăng ký thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh, ví dụ: thay đổi thông tin cổ đông sáng lập trong thời hạn bị hạn chế chuyển nhượng; có nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần dẫn đến phải ghi nhận tỷ lệ sở hữu; chuyển nhượng làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác theo quy định.

Do đó, sau mỗi giao dịch, doanh nghiệp nên đối chiếu lại Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và tham khảo hướng dẫn của Phòng Đăng ký kinh doanh địa phương để quyết định có cần cập nhật hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hay không.

Chuyển nhượng cổ phần là bước quan trọng nhằm đảm bảo sự linh hoạt trong cấu trúc vốn và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Khi nắm rõ các quy định và điều kiện, doanh nghiệp có thể thực hiện giao dịch một cách an toàn và đúng luật. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện theo quy trình chuẩn giúp tránh được rủi ro bị từ chối hoặc chậm trễ khi cập nhật thông tin cổ đông. Ngoài ra, việc kê khai thuế đúng thời hạn giúp cổ đông hạn chế bị xử phạt và đảm bảo tính minh bạch của giao dịch. Đối với những trường hợp phức tạp, việc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý là giải pháp tối ưu. Giao dịch chuyển nhượng thành công sẽ góp phần ổn định hoạt động kinh doanh và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. Hy vọng nội dung bài viết giúp bạn nắm rõ toàn bộ thủ tục và quy định cần thiết. Đây là tài liệu hữu ích cho mọi doanh nghiệp trong quá trình tái cấu trúc vốn.