Chi phí đăng ký mã vạch sản phẩm mới nhất 2025 – Cập nhật đầy đủ & chính xác
Chi phí đăng ký mã vạch sản phẩm là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm khi bắt đầu sản xuất hoặc phân phối hàng hóa ra thị trường. Bên cạnh thủ tục pháp lý, thì các khoản lệ phí nhà nước và chi phí dịch vụ đăng ký mã vạch sản phẩm cũng ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách vận hành. Việc hiểu rõ từng loại phí, mức giá cụ thể, thời điểm phải nộp và chi phí duy trì hằng năm là điều rất quan trọng để tránh phát sinh không cần thiết.
Trong bối cảnh ngày càng nhiều sản phẩm cạnh tranh và yêu cầu truy xuất nguồn gốc ngày càng khắt khe, việc sở hữu mã số mã vạch chính thống, hợp lệ từ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là điều kiện bắt buộc nếu muốn đưa sản phẩm vào siêu thị, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu. Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết từng hạng mục chi phí, những mẹo tiết kiệm, và giới thiệu dịch vụ hỗ trợ nếu bạn muốn nhanh gọn, đúng luật.
Tổng quan về đăng ký mã vạch sản phẩm
Mã vạch là gì? Tại sao cần mã vạch cho sản phẩm?
Mã vạch là một chuỗi ký hiệu dạng số hoặc hình ảnh dùng để nhận diện và lưu trữ thông tin sản phẩm. Mỗi mã vạch đại diện cho một sản phẩm cụ thể, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, bán hàng nhanh chóng, kiểm kê tồn kho và hỗ trợ truy xuất nguồn gốc dễ dàng.
Việc đăng ký mã vạch còn giúp tăng uy tín sản phẩm, tạo thuận lợi khi đưa hàng vào siêu thị, kênh phân phối lớn hoặc xuất khẩu. Đây cũng là yêu cầu bắt buộc trong nhiều hệ thống quản lý hiện đại.
Mã vạch có bắt buộc không?
Tại Việt Nam, việc đăng ký mã vạch không bắt buộc theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng mã có định dạng của tổ chức quốc tế GS1 (đặc biệt là mã bắt đầu bằng 893 của Việt Nam) mà không đăng ký thì có thể bị xử phạt hành chính. Ngoài ra, mã vạch gần như là tiêu chuẩn cần có nếu sản phẩm muốn phân phối vào siêu thị, cửa hàng tiện lợi, hoặc bán qua các sàn thương mại điện tử.
Các loại mã vạch phổ biến doanh nghiệp cần biết
Mã vạch EAN-13
Đây là loại mã vạch phổ biến nhất hiện nay, gồm 13 chữ số. Trong đó, 3 chữ số đầu là mã quốc gia (893 cho Việt Nam), các số tiếp theo đại diện cho doanh nghiệp và sản phẩm. EAN-13 được dùng rộng rãi tại châu Âu và châu Á, rất phù hợp với hàng hóa tiêu dùng.
Mã vạch UPC
UPC (Universal Product Code) gồm 12 chữ số, thường sử dụng tại Bắc Mỹ. Cấu trúc tương tự EAN-13 nhưng ngắn hơn 1 số. UPC được dùng nhiều trong xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Mỹ, Canada.
Mã QR Code và mã 2D
Mã QR và các loại mã 2D khác có thể lưu trữ lượng thông tin lớn như URL, dữ liệu sản phẩm, thông tin nhà sản xuất… QR Code có thể quét dễ dàng bằng điện thoại thông minh và được dùng phổ biến trong marketing, thanh toán điện tử, truy xuất nguồn gốc.
Chi phí đăng ký mã vạch sản phẩm tại Việt Nam hiện nay
Phí đăng ký ban đầu
Chi phí đăng ký mã vạch tại Việt Nam do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quy định. Cụ thể:
Mã doanh nghiệp (GS1 Việt Nam): 1.000.000 đồng/lần đăng ký.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Mã địa điểm (GLN): 300.000 đồng/mã.
Mã sản phẩm đơn lẻ (EAN-8): 300.000 đồng/mã.
Nếu sử dụng mã vạch do nước ngoài cấp, mức phí xác nhận sẽ tùy thuộc số lượng mã, thường dao động từ 500.000 đồng đến 10.000 đồng/mã.
Phí duy trì hàng năm
Tùy theo số lượng mã mà doanh nghiệp đăng ký, phí duy trì hàng năm được quy định như sau:
- Gói 10 số (100 mã): 500.000 đồng/năm
- Gói 9 số (1.000 mã): 800.000 đồng/năm
- Gói 8 số (10.000 mã): 1.500.000 đồng/năm
- Gói 7 số (100.000 mã): 2.000.000 đồng/năm
- Mã GLN và EAN-8: 200.000 đồng/năm
Doanh nghiệp nộp sau ngày 30/6 sẽ được giảm 50% phí duy trì của năm đầu tiên.
Phí dịch vụ nếu ủy quyền cho đơn vị thứ ba
Nếu doanh nghiệp không tự làm hồ sơ, có thể sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch từ các đơn vị trung gian. Mức phí dịch vụ dao động:
Khoảng 2.800.000 – 3.500.000 đồng cho gói 100 mã.
Khoảng 3.500.000 – 4.500.000 đồng cho gói 1.000 mã.
Dịch vụ thường bao gồm tư vấn, soạn thảo hồ sơ, nộp đăng ký và theo dõi kết quả.
Thời gian nhận giấy chứng nhận mã vạch thông thường từ 5–15 ngày làm việc tùy từng đơn vị cung cấp dịch vụ.
Quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm chuẩn GS1
Nộp hồ sơ online hoặc trực tiếp
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký mã vạch theo hai hình thức:
Trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (hoặc Chi cục tại địa phương).
Online qua Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ tại địa chỉ dichvucong.most.gov.vn.
Hồ sơ bao gồm:
Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bản kê khai danh mục sản phẩm gắn mã.
Biên lai nộp phí và lệ phí.
Phê duyệt hồ sơ và cấp mã
Sau khi tiếp nhận, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Nếu hợp lệ, mã số doanh nghiệp GS1 sẽ được cấp kèm theo chứng nhận quyền sử dụng mã vạch.
Thời gian xử lý hồ sơ thông thường từ 3–7 ngày làm việc nếu nộp đầy đủ, đúng quy định. Nếu thiếu giấy tờ hoặc sai sót, hồ sơ sẽ bị trả về để bổ sung.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm mã vạch
Sau khi được cấp mã số doanh nghiệp, bạn cần sử dụng phần mềm để sinh mã sản phẩm cụ thể. Có thể chọn:
Phần mềm mã vạch miễn phí từ GS1 Việt Nam.
Phần mềm tạo mã từ các nhà cung cấp dịch vụ thứ ba.
Doanh nghiệp nên lưu ý đặt tên, số lượng sản phẩm hợp lý để tránh phải đăng ký lại khi mở rộng danh mục sau này. Các mã được in đúng định dạng quy chuẩn (EAN-13, UPC, QR…) để đảm bảo đọc chính xác bằng máy quét.
Các lỗi thường gặp khiến chi phí bị đội lên
Nộp thiếu giấy tờ, sai thông tin
Đây là lỗi phổ biến nhất. Việc thiếu giấy phép đăng ký kinh doanh, kê khai không đầy đủ thông tin doanh nghiệp, hoặc ghi sai loại mã cần đăng ký khiến hồ sơ bị trả lại nhiều lần. Mỗi lần như vậy sẽ phát sinh thêm chi phí chỉnh sửa, công đi lại và thời gian chờ đợi.
Không nắm rõ số lượng mã cần đăng ký
Nhiều doanh nghiệp đăng ký số lượng mã không phù hợp – hoặc quá ít dẫn đến phải mở rộng sớm (tốn thêm phí đăng ký và duy trì), hoặc quá nhiều gây lãng phí. Việc xác định đúng số lượng mã ngay từ đầu giúp tiết kiệm chi phí.
Chọn sai loại mã vạch cần dùng
Một số đơn vị chọn sai loại mã không phù hợp với thị trường mục tiêu (ví dụ dùng mã EAN-13 thay vì UPC cho thị trường Mỹ), khiến phải làm lại toàn bộ hồ sơ. Ngoài ra, nhầm giữa mã sản phẩm và mã địa điểm (GLN) cũng là lỗi phổ biến.
Việc nắm rõ quy định và được tư vấn đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí trong quá trình đăng ký mã vạch.
So sánh chi phí đăng ký trực tiếp và sử dụng dịch vụ trọn gói
Ưu – nhược điểm của từng hình thức
Đăng ký trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc qua cổng dịch vụ công có mức phí thấp, chỉ bao gồm:
Phí cấp mã ban đầu: 1.000.000 đồng/lần.
Phí duy trì hằng năm: từ 500.000 đồng tùy gói mã.
Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, minh bạch, dễ kiểm soát quy trình.
Nhược điểm: Yêu cầu người nộp hồ sơ có am hiểu pháp lý, dễ sai sót, mất nhiều thời gian chuẩn bị và theo dõi hồ sơ.
Sử dụng dịch vụ trọn gói: Đơn vị tư vấn sẽ hỗ trợ trọn bộ từ tư vấn loại mã, soạn thảo hồ sơ, nộp online/giấy, theo dõi xử lý và nhận chứng nhận mã số.
Chi phí dao động: 2.800.000 – 4.500.000 đồng tùy loại mã và số lượng sản phẩm.
Ưu điểm: Nhanh chóng, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian.
Nhược điểm: Phí cao hơn so với tự làm.
Gợi ý cách tiết kiệm thời gian và chi phí
Nếu doanh nghiệp có nhân sự pháp lý nội bộ, có thể tự đăng ký để tiết kiệm chi phí.
Nếu cần gấp, hoặc chưa rõ quy định, nên chọn dịch vụ trọn gói để đảm bảo đúng hạn, đúng mã chuẩn.
Đăng ký đúng số lượng mã cần dùng, tránh lãng phí hoặc phải mở rộng mã về sau.
Câu hỏi thường gặp về chi phí đăng ký mã vạch
Chi phí có thay đổi theo năm không?
Có. Mức phí duy trì mã vạch hàng năm có thể được điều chỉnh theo Thông tư của Bộ Tài chính và Bộ Khoa học & Công nghệ. Tuy nhiên, mức thay đổi thường không lớn. Doanh nghiệp nên theo dõi thông báo từ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để kịp thời nộp phí đúng hạn và mức mới.
Có cần gia hạn mã vạch không?
Có. Mã số mã vạch cần gia hạn hàng năm bằng cách nộp phí duy trì sử dụng. Nếu không gia hạn, mã có thể bị thu hồi và không được phép sử dụng trên sản phẩm. Thời hạn gia hạn được quy định cụ thể trong Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã và thường vào cuối quý II hằng năm (trước 30/6).
Chi phí đã bao gồm VAT chưa?
Chi phí đăng ký và duy trì mã vạch do nhà nước quy định đã bao gồm VAT. Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ trọn gói của bên tư vấn hoặc trung gian, doanh nghiệp nên hỏi rõ mức phí đã có VAT chưa, nhất là khi cần xuất hóa đơn tài chính. Nhiều đơn vị niêm yết giá chưa bao gồm VAT, nên cần đối chiếu kỹ để tránh phát sinh ngoài dự kiến.
Dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã vạch sản phẩm uy tín – nhanh chóng
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ
Đăng ký mã vạch sản phẩm là thủ tục quan trọng để sản phẩm được lưu thông hợp pháp và dễ dàng kiểm soát trên thị trường. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, lựa chọn loại mã phù hợp hoặc xử lý các vướng mắc về thủ tục hành chính.
Khi sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch sản phẩm chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ được:
Tư vấn chi tiết về loại mã phù hợp (EAN-13, UPC, mã QR…).
Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu theo chuẩn GS1.
Tránh rủi ro sai sót khiến hồ sơ bị trả về.
Rút ngắn thời gian xử lý và sớm nhận được mã sử dụng.
Cam kết – thời gian – chi phí minh bạch
Các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín luôn có cam kết rõ ràng về thời gian và chi phí:
Thời gian hoàn tất hồ sơ: chỉ từ 1–3 ngày làm việc.
Thời gian cấp mã từ cơ quan quản lý: 3–7 ngày sau khi nộp hồ sơ hợp lệ.
Chi phí trọn gói: từ 2.800.000 – 4.500.000 đồng (đã bao gồm lệ phí nhà nước + phí dịch vụ), không phát sinh phụ thu.
Mọi chi phí đều có hóa đơn rõ ràng, hợp pháp, hỗ trợ kê khai thuế nếu cần.
Hỗ trợ sau khi được cấp mã
Không chỉ dừng lại ở việc đăng ký, đơn vị dịch vụ còn hỗ trợ:
Hướng dẫn sử dụng phần mềm tạo mã vạch.
Tư vấn cách quản lý, phân loại sản phẩm theo mã.
Hỗ trợ điều chỉnh, gia hạn, hoặc bổ sung mã khi doanh nghiệp mở rộng sản phẩm.
Việc chọn dịch vụ uy tín sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm, tập trung vào sản xuất – kinh doanh mà không lo lắng về thủ tục hành chính phức tạp.
Chi phí đăng ký mã vạch sản phẩm tuy không quá lớn, nhưng nếu không nắm rõ các quy định và biểu phí mới nhất, bạn có thể gặp phải những phát sinh không mong muốn như bị trả hồ sơ, phải đăng ký lại hoặc bị treo mã do quên đóng phí duy trì. Việc tìm hiểu trước các khoản phí như lệ phí cấp mã, phí duy trì, chi phí dịch vụ đăng ký mã vạch sản phẩm trọn gói, sẽ giúp bạn chủ động về thời gian và ngân sách.
Nếu bạn không rành thủ tục hoặc cần cấp mã nhanh chóng để kịp tiến độ sản xuất, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ đăng ký mã số mã vạch chuyên nghiệp để được tư vấn A-Z, đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu. Đừng để sự chậm trễ trong khâu pháp lý ảnh hưởng đến việc ra mắt sản phẩm của bạn trên thị trường.
