Cách xin giấy phép lao động không cần hợp đồng lao động

Cách xin giấy phép lao động không cần hợp đồng lao động là một trong những vấn đề thực tế đang được nhiều doanh nghiệp và người nước ngoài đặc biệt quan tâm. Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam ngày càng mở rộng và hội nhập quốc tế, nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài ngày càng tăng, đặc biệt ở các vị trí chuyên gia, kỹ thuật viên hoặc nhà đầu tư. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng có thể ký ngay hợp đồng lao động trước khi xin giấy phép.

Việc không có hợp đồng lao động thường khiến doanh nghiệp lúng túng, lo ngại không đủ điều kiện pháp lý để nộp hồ sơ xin giấy phép. Điều này đặt ra yêu cầu cần một hướng dẫn cụ thể, chi tiết, đúng quy định pháp luật để không bị từ chối hồ sơ. Bài viết này không chỉ làm rõ những tình huống có thể xin work permit mà không cần hợp đồng, mà còn phân tích các điều kiện thay thế và giải pháp xử lý hồ sơ. Qua đó, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo đúng pháp luật khi tuyển dụng nhân lực quốc tế.

Những trường hợp xin giấy phép lao động không cần hợp đồng lao động

Trong quy trình xin giấy phép lao động tại Việt Nam, hợp đồng lao động là một trong những tài liệu cơ bản thể hiện mối quan hệ giữa người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần có hợp đồng để hoàn tất thủ tục cấp work permit. Thực tế, pháp luật hiện hành cho phép một số đối tượng được miễn cung cấp hợp đồng lao động mà vẫn được cấp giấy phép. Việc này chủ yếu áp dụng với các vị trí đặc biệt như nhà quản lý cấp cao, chuyên gia làm việc theo thư mời, hoặc nhà đầu tư, đại diện góp vốn tại doanh nghiệp Việt Nam.

Những trường hợp này thường được xét theo năng lực, vị trí công việc hoặc hình thức góp vốn thay vì ràng buộc pháp lý bởi hợp đồng. Điều quan trọng là hồ sơ cần chứng minh rõ mối quan hệ lao động hoặc chức vụ thông qua các giấy tờ khác như thư mời, quyết định bổ nhiệm, giấy chứng nhận góp vốn, hoặc tài liệu doanh nghiệp chứng minh chức danh.

Việc hiểu rõ cách xin giấy phép lao động không cần hợp đồng lao động sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh việc chuẩn bị hồ sơ không phù hợp và tăng khả năng hồ sơ được chấp thuận ngay lần đầu. Dưới đây là hai nhóm đối tượng phổ biến được miễn yêu cầu hợp đồng khi xin work permit tại Việt Nam:

Chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật làm việc theo thư mời

Trong nhiều trường hợp, chuyên gia nước ngoài, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật không trực tiếp ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam mà làm việc theo hình thức điều động nội bộ hoặc theo thư mời công tác từ doanh nghiệp. Đây là trường hợp phổ biến đối với các tập đoàn đa quốc gia, công ty có liên kết giữa trụ sở nước ngoài và chi nhánh tại Việt Nam.

Thay cho hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thể sử dụng thư mời làm việc, kèm theo quyết định điều động nội bộ, thư bổ nhiệm hoặc các tài liệu chứng minh mối quan hệ lao động mang tính chất nội bộ hoặc mang tính hỗ trợ kỹ thuật. Ngoài ra, trong hồ sơ cần có thêm xác nhận kinh nghiệm, bằng cấp và tài liệu chứng minh năng lực chuyên môn phù hợp với vị trí công việc tại Việt Nam.

Trường hợp này thường áp dụng cho:

Kỹ sư hoặc chuyên gia kỹ thuật sang hỗ trợ lắp đặt, đào tạo, chuyển giao công nghệ.

Quản lý cấp cao được điều động từ công ty mẹ sang quản lý chi nhánh.

Lao động được mời làm việc ngắn hạn theo dự án hoặc chương trình cụ thể.

Đây là nhóm điển hình được chấp thuận work permit không hợp đồng theo quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Nhà đầu tư, thành viên góp vốn hoặc đại diện công ty

Một trong những trường hợp được miễn hợp đồng lao động rõ ràng nhất là khi người nước ngoài là nhà đầu tư, thành viên góp vốn hoặc giữ vị trí đại diện pháp luật của doanh nghiệp tại Việt Nam. Những đối tượng này không đóng vai trò là người lao động thuê mướn mà là người trực tiếp sở hữu hoặc quản lý công ty nên không cần ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp của chính mình.

Hồ sơ xin giấy phép lao động (hoặc giấy miễn giấy phép lao động) trong trường hợp này không cần nộp hợp đồng mà chỉ cần các tài liệu chứng minh tư cách đầu tư hoặc chức vụ, cụ thể:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi rõ vai trò đại diện pháp luật.

Giấy chứng nhận góp vốn hoặc hồ sơ đăng ký đầu tư.

Quyết định bổ nhiệm (nếu không trực tiếp là nhà đầu tư nhưng được ủy quyền quản lý).

Các cơ quan cấp phép thường xem xét kỹ tính pháp lý và mức vốn góp để xác định có cần giấy phép lao động hay không. Theo quy định, nhà đầu tư có vốn góp trên một mức nhất định (thường từ 3 tỷ đồng trở lên) còn có thể được miễn hoàn toàn giấy phép lao động chứ không chỉ miễn hợp đồng.

Hồ sơ xin giấy phép lao động không có hợp đồng lao động cần gì?

Không phải tất cả các trường hợp xin giấy phép lao động tại Việt Nam đều yêu cầu phải có hợp đồng lao động. Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, có những nhóm đối tượng như nhà đầu tư, chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật, người làm việc theo thư mời hoặc quyết định bổ nhiệm… có thể được cấp giấy phép lao động mà không cần nộp hợp đồng lao động. Tuy nhiên, trong trường hợp này, hồ sơ xin giấy phép lao động không hợp đồng cần bổ sung những giấy tờ thay thế để chứng minh quan hệ lao động hợp lệ.

Một bộ thủ tục work permit trong trường hợp không có hợp đồng lao động vẫn phải đảm bảo các tài liệu cơ bản như: văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, hộ chiếu… nhưng thay vì hợp đồng lao động, doanh nghiệp hoặc tổ chức mời người nước ngoài cần nộp các giấy tờ thay thế hợp đồng lao động như thư mời, quyết định bổ nhiệm hoặc các văn bản chứng minh quan hệ làm việc không chính thức.

Dưới đây là hai nhóm giấy tờ quan trọng nhất trong trường hợp này:

Thư mời làm việc hoặc quyết định bổ nhiệm

Trong nhiều trường hợp, thay vì ký kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp sẽ sử dụng thư mời làm việc hoặc quyết định bổ nhiệm để mời người nước ngoài sang Việt Nam làm việc. Đây là phương án thường gặp đối với các chuyên gia, nhà quản lý cấp cao hoặc những người làm việc dưới danh nghĩa nhà đầu tư.

Thư mời làm việc cần thể hiện rõ thông tin về chức danh, mô tả công việc, thời gian làm việc, địa điểm làm việc và đơn vị mời. Đối với quyết định bổ nhiệm, tài liệu cần ghi rõ chức danh được bổ nhiệm, căn cứ pháp lý, thời hạn bổ nhiệm và người ký quyết định. Những văn bản này sẽ thay thế cho hợp đồng lao động để chứng minh sự ràng buộc giữa người nước ngoài và đơn vị sử dụng lao động.

Quan trọng là thư mời hoặc quyết định bổ nhiệm phải được ký, đóng dấu hợp pháp, tốt nhất là song ngữ hoặc có bản dịch công chứng nếu sử dụng tiếng nước ngoài. Những giấy tờ này sẽ là căn cứ chính để cơ quan chức năng xem xét cấp giấy phép lao động mà không yêu cầu hợp đồng chính thức.

Tài liệu chứng minh mối quan hệ lao động không qua hợp đồng

Trong một số trường hợp đặc biệt, như người nước ngoài là thành viên góp vốn, chủ doanh nghiệp, hoặc người làm việc thông qua thỏa thuận giữa các công ty mẹ – con, các tài liệu chứng minh mối quan hệ lao động không qua hợp đồng sẽ được yêu cầu.

Ví dụ bao gồm: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận tư cách thành viên góp vốn, văn bản bổ nhiệm từ công ty mẹ, biên bản hợp tác giữa hai doanh nghiệp có thỏa thuận về việc cử người sang làm việc, hoặc hợp đồng dịch vụ thể hiện nội dung công việc cụ thể của người nước ngoài tại Việt Nam.

Tài liệu này phải thể hiện rõ mục đích, thời gian, vị trí công việc và đơn vị chịu trách nhiệm pháp lý. Nếu bằng tiếng nước ngoài, bắt buộc phải được dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Những tài liệu nêu trên giúp cơ quan cấp phép hiểu rõ bản chất của mối quan hệ lao động trong trường hợp không có hợp đồng, đồng thời đánh giá được tính hợp pháp và minh bạch của việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Quy trình xin giấy phép lao động không cần hợp đồng tại Việt Nam

Việc xin giấy phép lao động (work permit) tại Việt Nam vốn đã là một quy trình yêu cầu tuân thủ chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, với một số đối tượng lao động nước ngoài, việc không cần hợp đồng lao động vẫn có thể được chấp thuận nếu thuộc các trường hợp đặc biệt được quy định tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Những trường hợp này bao gồm nhà đầu tư, thành viên góp vốn, chuyên gia làm việc theo thư mời hoặc quyết định bổ nhiệm,… Thay vì hợp đồng, họ cần cung cấp các giấy tờ thay thế chứng minh quan hệ lao động hợp lệ.

Dưới đây là quy trình xin giấy phép lao động không cần hợp đồng, áp dụng cho các trường hợp đặc biệt được miễn hợp đồng nhưng vẫn phải đảm bảo các yêu cầu về hồ sơ và thủ tục pháp lý đầy đủ.

Bước 1 – Xác nhận trường hợp miễn hợp đồng

Trước khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép, người sử dụng lao động cần xác định rõ đối tượng lao động nước ngoài có thuộc diện không cần ký hợp đồng lao động hay không. Căn cứ theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các sửa đổi tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP, các nhóm đối tượng có thể không cần hợp đồng gồm:

Nhà đầu tư góp vốn thành lập công ty;

Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;

Chuyên gia hoặc quản lý cấp cao được bổ nhiệm bằng văn bản;

Giảng viên, nhà nghiên cứu, chuyên gia kỹ thuật đến Việt Nam làm việc trong thời gian ngắn theo thư mời của tổ chức.

Sau khi xác định đúng nhóm miễn hợp đồng, doanh nghiệp cần chuẩn bị văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, trong đó làm rõ lý do miễn hợp đồng và tài liệu chứng minh tương ứng (giấy chứng nhận góp vốn, thư mời, quyết định bổ nhiệm…).

Doanh nghiệp sẽ nộp văn bản này tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để được phê duyệt chủ trương. Đây là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo trong thủ tục cấp work permit đặc biệt.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

Sau khi được chấp thuận về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, bước tiếp theo là nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh. Bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động;

Bản sao hộ chiếu;

Giấy khám sức khỏe hợp lệ trong 12 tháng;

Lý lịch tư pháp hợp pháp hóa lãnh sự;

Thư mời làm việc, quyết định bổ nhiệm hoặc giấy tờ thay thế hợp đồng;

Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm,…);

Ảnh 4×6 nền trắng.

Trong quá trình nộp, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến nếu địa phương hỗ trợ. Sau 5–7 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Lao động sẽ cấp giấy phép lao động có thời hạn phù hợp với giấy tờ bổ nhiệm hoặc thư mời đi kèm.

Việc tuân thủ đúng quy trình xin giấy phép lao động không cần hợp đồng giúp tránh bị từ chối hồ sơ hoặc bị xử phạt hành chính nếu sử dụng lao động nước ngoài không hợp lệ.

Những rủi ro khi xin giấy phép lao động không hợp đồng và cách xử lý

Việc xin giấy phép lao động (work permit) mà không có hợp đồng lao động kèm theo có thể áp dụng cho một số trường hợp đặc thù như nhà đầu tư, chuyên gia làm việc theo thư mời, hoặc đại diện công ty mẹ. Tuy nhiên, quy trình này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và kỹ thuật nếu người nộp hồ sơ không chuẩn bị đúng loại giấy tờ thay thế, dẫn đến việc bị từ chối cấp phép hoặc bị yêu cầu bổ sung.

Các rủi ro khi xin giấy phép lao động không hợp đồng thường xuất phát từ sự thiếu thống nhất giữa chức danh trong thư mời và thực tế công việc, hoặc từ việc cán bộ tiếp nhận không xác định được rõ mối quan hệ lao động theo quy định. Ngoài ra, người nộp hồ sơ cũng có thể gặp rủi ro nếu đơn vị sử dụng lao động không chứng minh được nhu cầu tuyển dụng người nước ngoài một cách hợp pháp.

Để hạn chế rủi ro, người nộp cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, đặc biệt là phần mô tả công việc và chức danh, đồng thời sử dụng các giấy tờ thay thế hợp đồng lao động như thư mời, quyết định bổ nhiệm, tài liệu chứng minh mối quan hệ công việc. Dưới đây là các tình huống rủi ro điển hình và hướng xử lý phù hợp.

Bị từ chối hồ sơ do không rõ ràng chức danh, vị trí

Một trong những rủi ro phổ biến nhất là bị từ chối work permit vì chức danh trong thư mời hoặc quyết định bổ nhiệm không đủ rõ ràng hoặc không phù hợp với ngành nghề xin cấp phép. Ví dụ, nếu chức danh chỉ ghi chung chung là “cố vấn” mà không có mô tả cụ thể công việc liên quan đến vị trí chuyên gia hay kỹ thuật, cơ quan tiếp nhận sẽ khó xác định đây có phải là vị trí thuộc diện được miễn hợp đồng hay không.

Ngoài ra, việc chức danh trong thư mời khác với chức danh trong các giấy tờ khác (ví dụ như quyết định thành lập chi nhánh, giấy đăng ký kinh doanh…) cũng dễ khiến hồ sơ bị đánh giá là không nhất quán, từ đó dẫn đến việc bị từ chối hoặc yêu cầu giải trình.

Cách xử lý:

Luôn ghi rõ chức danh, vị trí và nội dung công việc trong thư mời hoặc quyết định bổ nhiệm.

Nếu có thể, đính kèm sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hoặc bảng phân công nhiệm vụ để chứng minh vị trí đó có thực và hợp lý.

Đảm bảo các chức danh trong hồ sơ trùng khớp với nhau, thể hiện mối quan hệ rõ ràng giữa người lao động và tổ chức mời.

Hướng xử lý khi bị yêu cầu bổ sung hợp đồng lao động

Khi cơ quan chức năng không chấp nhận hồ sơ không có hợp đồng, họ thường ra công văn yêu cầu bổ sung thêm hợp đồng lao động. Trường hợp này rất hay gặp với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm xin work permit cho người nước ngoài không thuộc dạng ký hợp đồng chính thức.

Cách xử lý:

Trước tiên, rà soát lại xem trường hợp của mình có nằm trong danh sách được miễn hợp đồng lao động theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP không. Nếu đúng, lập văn bản giải trình rõ lý do miễn hợp đồng, đính kèm thư mời, quyết định bổ nhiệm, và tài liệu chứng minh mối quan hệ làm việc.

Nếu không thuộc diện miễn, bắt buộc phải lập hợp đồng lao động đúng quy định. Trong hợp đồng cần thể hiện rõ chức danh, nhiệm vụ, thời hạn và mức lương để đảm bảo phù hợp với giấy tờ đã nộp.

Nếu phía người nước ngoài không muốn ký hợp đồng, cần làm biên bản ghi nhận hoặc thỏa thuận thay thế có giá trị tương đương, nhưng điều này cần có tư vấn pháp lý cụ thể để tránh bị bác hồ sơ lần hai.

Dịch vụ hỗ trợ xin work permit không cần hợp đồng lao động uy tín

Trong những năm gần đây, xu hướng tuyển dụng chuyên gia nước ngoài theo hình thức không ký hợp đồng lao động ngày càng phổ biến tại Việt Nam. Tuy nhiên, điều này cũng kéo theo nhiều vướng mắc pháp lý trong quá trình xin giấy phép lao động (work permit) do thiếu một trong những giấy tờ quan trọng – hợp đồng lao động. Đó là lý do vì sao dịch vụ xin work permit không hợp đồng trở thành lựa chọn đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp và người lao động nước ngoài.

Các công ty làm giấy phép lao động nhanh không chỉ giúp khách hàng xử lý hồ sơ chính xác theo đúng quy định mà còn hỗ trợ giải trình, chứng minh mối quan hệ lao động bằng những tài liệu thay thế hợp pháp như thư mời làm việc, quyết định bổ nhiệm hoặc giấy tờ về năng lực chuyên môn. Những đơn vị uy tín còn giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro bị từ chối hồ sơ, nhất là với những trường hợp đặc biệt như chuyên gia không có bằng đại học, hoặc nhà đầu tư nước ngoài.

Dịch vụ hỗ trợ còn bao gồm theo dõi tiến độ hồ sơ trên cổng dịch vụ công, nộp hồ sơ trực tiếp thay mặt khách hàng và xử lý các vấn đề phát sinh khi bị yêu cầu bổ sung giấy tờ. Vì thế, nếu không có hợp đồng lao động, việc lựa chọn đúng đơn vị tư vấn có kinh nghiệm là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình xin work permit diễn ra suôn sẻ, đúng thời hạn.

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ xin work permit không hợp đồng từ các công ty chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, đặc biệt trong những tình huống pháp lý nhạy cảm hoặc thiếu giấy tờ tiêu chuẩn. Ưu điểm đầu tiên chính là khả năng xác định đúng căn cứ pháp lý để lập hồ sơ phù hợp với từng loại đối tượng: chuyên gia, kỹ thuật viên, nhà đầu tư…

Thứ hai, dịch vụ chuyên nghiệp giúp khách hàng rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ nhờ có sẵn các mẫu văn bản đúng quy định như thư mời làm việc, bảng mô tả công việc, xác nhận kinh nghiệm. Ngoài ra, đội ngũ tư vấn hiểu rõ trình tự nộp hồ sơ tại từng Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương, đặc biệt là tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP.HCM.

Thứ ba, các công ty này thường có quan hệ làm việc ổn định với cơ quan nhà nước, giúp quá trình xử lý nhanh chóng hơn và phản hồi chính xác khi hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Thay vì loay hoay tự làm, khách hàng được đảm bảo kết quả cuối cùng là giấy phép lao động được cấp đúng hạn và hợp lệ.

Gợi ý liên hệ với đơn vị uy tín [Giấy Phép Gia Minh]

Nếu bạn đang tìm kiếm công ty làm giấy phép lao động nhanh và uy tín, đặc biệt trong các trường hợp không có hợp đồng lao động, thì Giấy Phép Gia Minh là một gợi ý đáng tin cậy. Với nhiều năm kinh nghiệm xử lý các hồ sơ khó, đội ngũ chuyên viên pháp lý tại đây luôn hỗ trợ tận tình từ bước đầu tư vấn đến khi khách hàng nhận được work permit.

Một trong những thế mạnh của Giấy Phép Gia Minh là am hiểu sâu các quy định pháp luật liên quan đến người lao động nước ngoài. Đơn vị này có thể giúp khách hàng chứng minh mối quan hệ lao động hợp pháp thông qua các giấy tờ thay thế như thư mời, hợp đồng dịch vụ, quyết định bổ nhiệm, hoặc giấy chứng nhận đầu tư nếu là nhà đầu tư.

Ngoài ra, Giấy Phép Gia Minh có dịch vụ hỗ trợ nộp hồ sơ, giúp tiết kiệm tối đa thời gian đi lại và tránh được lỗi kỹ thuật thường gặp khi nộp online. Nhờ đó, khách hàng có thể an tâm tuyệt đối khi sử dụng dịch vụ, kể cả với những hồ sơ khó hoặc gấp.

Những câu hỏi thường gặp khi xin giấy phép lao động không cần hợp đồng lao động

Cách xin giấy phép lao động không cần hợp đồng lao động là giải pháp cần thiết trong nhiều tình huống đặc biệt như khi tuyển dụng chuyên gia, nhà đầu tư hoặc người có vị trí lãnh đạo trong công ty. Việc hiểu rõ các trường hợp được miễn hợp đồng, biết cách chuẩn bị đúng tài liệu thay thế và tuân thủ quy trình pháp lý là chìa khóa giúp doanh nghiệp không gặp rắc rối với cơ quan quản lý.

Đặc biệt, trong thời điểm quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, mọi sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối, gây tốn kém thời gian và chi phí. Việc chủ động tìm hiểu và áp dụng hướng dẫn chính xác sẽ là lợi thế lớn cho bất kỳ ai đang có nhu cầu xin giấy phép lao động tại Việt Nam mà chưa ký hợp đồng lao động.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về điều kiện, hồ sơ hay quy trình, hãy cân nhắc sử dụng các dịch vụ xin giấy phép lao động không hợp đồng để được hỗ trợ toàn diện. Điều này giúp bạn yên tâm tập trung vào kế hoạch kinh doanh mà không phải lo ngại về mặt thủ tục pháp lý.