Cách tính giá thành theo đơn hàng ngành may hiệu quả và chính xác

Cách tính giá thành theo đơn hàng ngành may là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu trong hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp may mặc. Khi mỗi đơn hàng có mẫu mã, chất liệu, quy trình gia công khác nhau, việc xác định chính xác giá thành sản phẩm là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp giữ vững lợi nhuận và duy trì tính cạnh tranh trên thị trường. Nếu tính sai giá thành, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với thua lỗ, hoặc ngược lại, báo giá quá cao dẫn đến mất đơn hàng. Vậy đâu là quy trình chuẩn để tính giá thành theo từng đơn hàng may mặc? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tính cụ thể, dễ áp dụng và phù hợp với thực tế sản xuất hiện nay.

Tổng quan về cách tính giá thành theo đơn hàng ngành may

Trong ngành may mặc, việc sản xuất theo đơn hàng là hình thức phổ biến, đặc biệt trong các xưởng gia công FOB, CMT hoặc các doanh nghiệp cung ứng hàng thời trang theo mùa vụ. Mỗi đơn hàng thường có mẫu mã, size, định mức nguyên vật liệu, yêu cầu kỹ thuật và thời gian giao hàng khác nhau. Do đó, việc tính giá thành theo đơn hàng là yếu tố cốt lõi để đánh giá hiệu quả sản xuất và xác định lợi nhuận thực tế.

Tính giá thành theo đơn hàng không chỉ giúp doanh nghiệp biết chính xác mình lời hay lỗ, mà còn hỗ trợ so sánh giữa giá kế hoạch – giá thực tế, từ đó rút kinh nghiệm và tối ưu hóa sản xuất trong các đơn hàng tiếp theo.

Quy trình này cần dựa vào dữ liệu thu thập từ kế toán vật tư, kế toán tiền lương, định mức kỹ thuật và phân bổ chi phí sản xuất chung. Dưới đây là những điểm cần lưu ý trong việc tính giá thành sản phẩm theo từng đơn hàng.

Đặc điểm sản xuất theo đơn hàng trong ngành may

Sản xuất theo đơn hàng trong ngành may có một số đặc điểm quan trọng:

– Tính cá biệt cao: mỗi đơn hàng có yêu cầu riêng về mẫu mã, size, chất liệu vải và quy trình kỹ thuật.

– Chu kỳ ngắn: thường sản xuất theo mùa vụ hoặc theo lô hàng đặt trước, thời gian thực hiện ngắn, yêu cầu tiến độ cao.

– Tập trung theo lô: sản xuất đồng loạt từ vài trăm đến vài chục nghìn sản phẩm cùng mẫu, thuận tiện cho việc tổng hợp chi phí.

– Định mức riêng biệt: mỗi đơn hàng có bảng định mức nguyên phụ liệu và thời gian lao động riêng do khách hoặc bộ phận kỹ thuật thiết kế.

Những yếu tố này yêu cầu kế toán phải bóc tách, tập hợp và phân bổ chi phí sát thực tế, tránh nhầm lẫn giữa các đơn hàng khác nhau.

Vai trò của tính giá thành trong kiểm soát chi phí

Tính giá thành theo đơn hàng giúp doanh nghiệp:

– Biết được chi phí thực tế để sản xuất một sản phẩm (đơn giá thành phẩm)

– So sánh với giá bán để xác định lãi – lỗ từng đơn hàng

– Kiểm tra mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhân công, phát hiện điểm lãng phí

– Là cơ sở lập kế hoạch báo giá cho đơn hàng tương lai

Đặc biệt, với các doanh nghiệp gia công CMT hoặc FOB, việc tính đúng giá thành là yếu tố sống còn để tránh ký những hợp đồng không hiệu quả. Bên cạnh đó, dữ liệu giá thành còn phục vụ cho việc hạch toán kế toán, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính định kỳ.

Một hệ thống tính giá thành chặt chẽ giúp nhà quản lý nắm rõ tỷ trọng chi phí, ra quyết định điều chỉnh định mức, thay đổi vật tư, nhân công hoặc tối ưu hóa dây chuyền sản xuất để đạt hiệu quả cao nhất.

Các yếu tố cấu thành giá thành đơn hàng may mặc

Giá thành đơn hàng trong ngành may được cấu thành từ nhiều yếu tố khác nhau, tuy nhiên có 3 nhóm chính gồm: nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Việc hiểu rõ từng yếu tố và cách ghi nhận sẽ giúp doanh nghiệp lập bảng tính giá thành chi tiết, minh bạch và hiệu quả.

Nguyên vật liệu trực tiếp và định mức tiêu hao

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm 50–70% giá thành sản phẩm may mặc. Đây là khoản chi phí lớn và cần kiểm soát chặt chẽ, bao gồm:

– Vải chính, vải lót, chỉ may, khuy, khóa kéo, nhãn mác, bao bì đóng gói,…

– Các vật tư phục vụ hoàn thiện: chỉ thùa khuy, nhãn size, giấy lót,…

– Hao hụt kỹ thuật: thường cộng thêm 3–7% tùy sản phẩm và xưởng

Do mỗi đơn hàng có bảng định mức riêng, kế toán cần lập bảng tính tiêu hao vật tư dựa trên số lượng sản phẩm thực tế và định mức ban đầu.

Hạch toán kế toán thường dùng:

Nợ TK 621 – Nguyên vật liệu trực tiếp

Có TK 152 – Kho nguyên vật liệu

Do đặc thù ngành may mặc có nhiều phụ liệu nhỏ, kế toán cần theo dõi chi tiết từng loại vật tư theo mã đơn hàng để tổng hợp chính xác chi phí.

Nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm… cho công nhân trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm của đơn hàng. Thường được tính theo sản phẩm, theo giờ làm việc hoặc theo định mức thời gian.

Hạch toán:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Việc theo dõi chi phí nhân công cần kèm bảng chấm công, phiếu lương theo tổ – chuyền – đơn hàng cụ thể.

Chi phí sản xuất chung là các khoản chi không trực tiếp nhưng bắt buộc để duy trì sản xuất, gồm:

– Khấu hao máy móc

– Điện, nước

– Chi phí sửa chữa, vật tư phụ

– Tiền lương tổ trưởng, kỹ thuật, quản lý phân xưởng

Hạch toán:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Cuối kỳ, toàn bộ chi phí trên được kết chuyển vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm may mặc theo đơn hàng. Phân bổ chi phí sản xuất chung có thể theo sản lượng, giờ công hoặc giờ máy tùy doanh nghiệp.

Quy trình chuẩn để tính giá thành theo đơn hàng ngành may

Tính giá thành theo đơn hàng trong ngành may mặc là quy trình kế toán quan trọng giúp xác định đúng chi phí sản xuất, từ đó đánh giá hiệu quả từng đơn hàng. Để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ đối chiếu, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình hai bước chuẩn gồm: xác định định mức đầu vào và tổng hợp phân bổ chi phí. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Bước 1 – Thu thập thông tin và xác định định mức

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là thu thập thông tin đầu vào cho đơn hàng bao gồm:

– Bảng thông số kỹ thuật và mẫu rập của sản phẩm

– Bảng định mức nguyên vật liệu (vải, chỉ, nút, nhãn mác, bao bì…)

– Định mức lao động: số giờ công thực hiện từng công đoạn may

– Sản lượng theo đơn hàng: số lượng sản phẩm theo size, màu

Kế toán và bộ phận kỹ thuật cần phối hợp để lập bảng định mức chi tiết cho từng sản phẩm. Định mức này sẽ là cơ sở để tính tổng lượng vật tư cần sử dụng, cũng như dự kiến tổng chi phí nhân công.

Nếu định mức không được xác định chính xác ngay từ đầu, toàn bộ phần tính giá thành sẽ sai lệch theo. Do đó, các dữ liệu đầu vào phải được duyệt, lưu trữ đầy đủ và kiểm soát bởi bộ phận sản xuất, kỹ thuật và kế toán.

Bước 2 – Tổng hợp chi phí và phân bổ theo sản phẩm

Sau khi có định mức, bước tiếp theo là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh thực tế trong quá trình sản xuất đơn hàng:

– Nguyên vật liệu: căn cứ phiếu xuất kho, số lượng thực dùng

– Nhân công: căn cứ bảng chấm công, phiếu lương theo tổ chuyền

– Chi phí sản xuất chung: điện, nước, khấu hao, vật tư tiêu hao, quản lý phân xưởng,…

Các chi phí này được ghi nhận vào TK 621, 622, 627 theo đúng nghiệp vụ kế toán.

Tiếp theo, kế toán sẽ phân bổ chi phí vào đơn hàng theo phương pháp phù hợp:

– Phân bổ theo số lượng sản phẩm (nếu đơn giản)

– Phân bổ theo định mức nguyên liệu, giờ công (nếu phức tạp)

– Phân bổ theo trọng số nếu có nhiều sản phẩm/mã hàng cùng lúc

Tổng chi phí được chuyển vào TK 154 – Chi phí sản xuất dở dang. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí từ TK 154 sang TK 632 – Giá vốn hàng bán, đối chiếu với sản lượng thực tế hoàn thành để xác định giá thành sản phẩm may mặc theo đơn hàng.

Cách áp dụng phương pháp tính giá thành phù hợp

Mỗi doanh nghiệp ngành may có đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp tính giá thành phù hợp sẽ giúp kế toán dễ triển khai, dễ theo dõi và phù hợp với quy mô sản xuất thực tế.

Phương pháp trực tiếp

Phương pháp trực tiếp là cách tính giá thành phổ biến nhất tại các xưởng may nhỏ, nơi mỗi đơn hàng chỉ có một loại sản phẩm, quy trình sản xuất đơn giản và chi phí không quá phức tạp.

Cách thực hiện:

– Tổng hợp toàn bộ chi phí thực tế phát sinh cho đơn hàng (vật tư, nhân công, chi phí chung)

– Chia đều chi phí cho số lượng sản phẩm hoàn thành → ra giá thành 1 sản phẩm

Công thức:

Giá thành sản phẩm = Tổng chi phí / Số lượng sản phẩm

Ưu điểm:

– Dễ thực hiện, không yêu cầu phần mềm chuyên dụng

– Phù hợp với xưởng có một hoặc vài đơn hàng/ngày

– Dễ rà soát sai lệch nếu có

Nhược điểm:

– Không chính xác nếu sản phẩm có size khác nhau, quy cách khác nhau

– Không phù hợp khi sản xuất đồng thời nhiều sản phẩm hoặc đơn hàng

Phương pháp hệ số hoặc tỷ lệ

Khi xưởng may sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau trong cùng kỳ, hoặc sản phẩm có sự khác biệt về chi tiết, định mức, kích cỡ,… thì phương pháp hệ số hoặc tỷ lệ là lựa chọn hợp lý.

– Với phương pháp hệ số, mỗi sản phẩm được gán một hệ số tiêu hao chi phí dựa trên mức độ phức tạp, thời gian sản xuất, định mức nguyên vật liệu.

– Với phương pháp tỷ lệ, chi phí được phân bổ theo tỷ lệ phần trăm trên tổng chi phí toàn kỳ (ví dụ: sản phẩm A chiếm 60%, B chiếm 40%)

Cách thực hiện:

– Tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh

– Tính tổng hệ số/tổng trọng số sản phẩm

– Phân bổ chi phí theo hệ số của từng mã hàng

Ưu điểm:

– Phù hợp với đơn vị sản xuất hàng loạt, nhiều mã hàng

– Chính xác hơn khi sản phẩm có độ phức tạp khác nhau

Nhược điểm:

– Cần có dữ liệu định mức chính xác

– Phức tạp hơn, cần phần mềm hỗ trợ hoặc kế toán chuyên sâu

Lưu ý khi tính giá thành theo đơn hàng ngành may

Việc tính giá thành nếu làm sai sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính, lỗ thực tế không được phản ánh đúng và gây ra các quyết định sai lầm về sản xuất, giá bán hoặc quản trị chi phí. Dưới đây là hai lưu ý quan trọng nhất bạn không nên bỏ qua.

Tránh sai sót khi xác định định mức và chi phí gián tiếp

Sai định mức là lỗi phổ biến nhất khiến giá thành bị lệch xa so với thực tế. Nếu định mức nguyên liệu thấp hơn tiêu hao thực tế, doanh nghiệp sẽ thường xuyên thiếu vật tư và báo giá thấp. Ngược lại, nếu định mức quá cao, dễ bị đội giá thành, làm mất lợi thế cạnh tranh.

Ngoài ra, chi phí sản xuất chung nếu không được phân bổ đúng (vượt định mức điện, sửa máy, lương quản lý…) cũng khiến chi phí dồn sai về đơn hàng.

Giải pháp:

– Luôn lập định mức kỹ thuật theo từng sản phẩm cụ thể

– Kiểm tra định kỳ tiêu hao thực tế so với định mức

– Xây dựng phương pháp phân bổ chi phí hợp lý theo giờ công, sản lượng hoặc máy chạy

Cập nhật thường xuyên giá nguyên phụ liệu và năng suất lao động

Giá thành đơn hàng chịu ảnh hưởng lớn từ giá nhập vật tư và năng suất lao động thực tế. Nếu doanh nghiệp không cập nhật thường xuyên giá vật tư (vải, chỉ, phụ kiện), có thể tính sai chi phí, dẫn đến lỗ thực tế.

Tương tự, năng suất may thấp hơn kế hoạch (vì công nhân nghỉ, hàng lỗi nhiều) sẽ khiến chi phí nhân công tăng, làm sai lệch giá thành.

Giải pháp:

– Cập nhật giá nguyên vật liệu liên tục từ bộ phận mua hàng

– Tính toán mức hao hụt trung bình dựa trên dữ liệu nhiều đơn hàng

– So sánh năng suất thực tế và kế hoạch để điều chỉnh định mức giờ công

– Áp dụng phần mềm ERP hoặc kế toán sản xuất để tự động cập nhật dữ liệu

Việc kiểm soát sát giá vật tư và năng suất sẽ giúp doanh nghiệp tính giá thành chính xác, đảm bảo báo giá cạnh tranh và duy trì lợi nhuận bền vững.

Câu hỏi thường gặp khi tính giá thành ngành may

Trong quá trình hạch toán và tính giá thành đơn hàng ngành may, kế toán và nhà quản lý thường có nhiều thắc mắc liên quan đến công cụ hỗ trợ, phương pháp phân bổ và cách xử lý dữ liệu thực tế. Dưới đây là hai câu hỏi phổ biến và hướng giải quyết.

Có thể sử dụng phần mềm gì để hỗ trợ tính giá thành?

Một số phần mềm phổ biến hỗ trợ tính giá thành ngành may gồm:

– MISA SME – AMIS Kế toán: cho doanh nghiệp vừa, có tích hợp phân hệ sản xuất

– Fast Accounting/Fast Pro: mạnh về xử lý định mức, tính giá thành theo hệ số

– Bravo, ERP May Sào Nam, Cloudify: dành cho doanh nghiệp sản xuất lớn, nhiều đơn hàng phức tạp

– Excel nâng cao: xưởng nhỏ có thể dùng mẫu Excel có định mức và bảng phân bổ chi phí

Các phần mềm này cho phép:

– Nhập định mức, nguyên phụ liệu

– Quản lý chi phí vật tư, nhân công, chi phí chung

– Tự động tính giá thành theo đơn hàng

Lựa chọn phần mềm phù hợp giúp tăng độ chính xác, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót thủ công.

Làm sao để phân bổ chi phí chung một cách hợp lý?

Chi phí sản xuất chung bao gồm: điện nước, khấu hao máy, lương quản lý chuyền, vật tư tiêu hao,… Để phân bổ hợp lý, cần dựa trên:

– Sản lượng sản phẩm: nếu sản phẩm tương đồng, có thể chia theo số lượng

– Giờ công hoặc giờ máy chạy: nếu sản phẩm có độ phức tạp khác nhau

– Trọng số hệ số sản phẩm: phù hợp với xưởng may nhiều mã hàng

Lưu ý:

– Phải có bảng tổng hợp chi phí phát sinh thực tế rõ ràng

– Không dồn hết chi phí vào sản phẩm cuối kỳ (gây sai giá thành)

– Nếu có dở dang, phải phân bổ chi phí theo tỷ lệ hoàn thành

Việc phân bổ đúng giúp giá thành phản ánh sát thực tế, từ đó hỗ trợ phân tích lãi/lỗ và điều chỉnh quy trình sản xuất hiệu quả hơn.

Qua bài viết, có thể thấy rằng cách tính giá thành theo đơn hàng ngành may không chỉ là nghiệp vụ kế toán đơn thuần mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí, tối ưu quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh. Khi nắm được cách xác định định mức, phân bổ chi phí, và tổng hợp giá thành chính xác, doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc báo giá, thương lượng với khách hàng và đảm bảo biên độ lợi nhuận bền vững. Nếu bạn đang quản lý xưởng may hoặc làm kế toán sản xuất, hãy bắt đầu áp dụng ngay những nội dung trong bài viết để cải thiện hiệu quả tài chính. Cách tính giá thành theo đơn hàng ngành may chính là chìa khóa để phát triển vững chắc trong lĩnh vực may mặc.