Cách lập định mức nguyên vật liệu cho xưởng may

Cách lập định mức nguyên vật liệu cho xưởng may là một trong những yếu tố then chốt quyết định hiệu quả sản xuất, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp ngành may mặc. Việc lập định mức không chỉ dừng lại ở việc tính toán số lượng vải, phụ liệu cần thiết, mà còn là sự tổng hợp giữa kỹ thuật cắt may, kinh nghiệm thực tiễn và khả năng dự báo các hao hụt có thể xảy ra. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao, việc quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ chính là lợi thế để tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định lượng nguyên phụ liệu cần dùng cho mỗi đơn hàng, bài viết dưới đây sẽ cung cấp quy trình lập định mức từ A-Z cùng những lưu ý thực tiễn giúp xưởng may của bạn hoạt động hiệu quả hơn mỗi ngày.

Định mức nguyên vật liệu là gì? Tại sao cần lập định mức?

Trong ngành may mặc, việc quản lý nguyên vật liệu là một trong những yếu tố sống còn để đảm bảo năng suất, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất. Một trong những công cụ quan trọng nhất giúp kiểm soát tốt chi phí nguyên phụ liệu chính là định mức nguyên vật liệu.

Việc xây dựng định mức không chỉ giúp tính toán đúng lượng vải, chỉ, nút, khóa,… cần thiết cho từng sản phẩm mà còn là cơ sở để lập kế hoạch mua hàng, kiểm soát tồn kho và tính giá thành sản phẩm chính xác. Dưới đây là các khái niệm và vai trò cốt lõi của định mức nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất may mặc.

Khái niệm định mức nguyên vật liệu trong ngành may

Định mức nguyên vật liệu là lượng nguyên phụ liệu cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm, tính theo tiêu chuẩn kỹ thuật, kiểu dáng, quy trình sản xuất và mẫu rập đã được duyệt. Định mức này bao gồm cả phần tiêu hao lý thuyết (lượng vải cần dùng thực tế) và phần hao hụt dự phòng (do cắt lỗi, rút vải, may sai,…).

Ví dụ: để may một chiếc áo sơ mi nam tay dài size M, có thể cần 1,5m vải chính, 0,3m vải lót, 5 nút, 0,5m dây viền, 2m chỉ may. Những thông số này đều được xác định trước khi bắt đầu sản xuất dựa trên mẫu rập, thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn thiết kế.

Việc xây dựng định mức giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận như thiết kế, sản xuất, kế hoạch vật tư và kế toán – đồng thời làm căn cứ để kiểm soát nguyên liệu xuất kho, tránh thất thoát.

Vai trò trong quản lý sản xuất và giảm chi phí

Lập định mức nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp:

– Dự trù vật tư chính xác, tránh tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên liệu

– Tính giá thành chính xác cho từng đơn hàng, hỗ trợ báo giá và phân tích lãi/lỗ

– Kiểm soát hiệu quả sử dụng nguyên phụ liệu, phát hiện sai lệch hoặc lãng phí trong quá trình sản xuất

– Lập kế hoạch mua hàng khoa học, tránh mua sai quy cách hoặc sai số lượng

Ngoài ra, khi có định mức chuẩn, doanh nghiệp có thể so sánh giữa tiêu hao thực tế và tiêu chuẩn, từ đó đánh giá hiệu suất chuyền may, điều chỉnh định mức kỹ thuật, cải thiện quy trình cắt và tăng tỷ lệ thu hồi vật tư hiệu quả hơn.

Quy trình cách lập định mức nguyên vật liệu cho xưởng may

Để đảm bảo độ chính xác và áp dụng thực tế hiệu quả, việc lập định mức nguyên vật liệu phải trải qua một quy trình rõ ràng, có sự phối hợp giữa các bộ phận kỹ thuật, thiết kế, sản xuất và kế toán. Dưới đây là 3 bước chính trong quy trình xây dựng định mức chuẩn cho một sản phẩm may mặc.

Thu thập mẫu rập và thông số kỹ thuật

Bước đầu tiên khi lập định mức là thu thập mẫu rập (pattern) và bảng thông số kỹ thuật của từng sản phẩm. Đây là tài liệu đầu vào quan trọng quyết định đến số lượng vải và phụ liệu cần dùng.

Mẫu rập bao gồm các chi tiết thiết kế như: thân trước, thân sau, tay áo, cổ áo, nẹp, viền… và được tạo ra từ phần mềm thiết kế hoặc vẽ tay. Kèm theo đó là bảng thông số kỹ thuật ghi rõ chiều dài, ngang vai, rộng ngực, tay áo… cho từng size (S, M, L,…).

Việc xác định đúng mẫu rập và thông số kỹ thuật sẽ giúp bộ phận kỹ thuật cắt chính xác, tránh lãng phí, đồng thời làm cơ sở để dự trù nguyên phụ liệu chi tiết cho từng sản phẩm. Nếu thiếu bước này, việc tính định mức sẽ sai lệch rất lớn giữa lý thuyết và thực tế.

Phân tích thiết kế và lựa chọn nguyên phụ liệu phù hợp

Sau khi có mẫu rập, kỹ thuật viên cùng bộ phận thiết kế và vật tư sẽ tiến hành phân tích từng chi tiết cấu thành sản phẩm để xác định các loại nguyên phụ liệu cần sử dụng.

Ví dụ: một chiếc áo thun sẽ cần vải chính (cotton), vải bo cổ (rib), chỉ may 40/2, nhãn dệt, tem size, tem hướng dẫn giặt,… Việc lựa chọn nguyên liệu phải phù hợp với thiết kế và đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng (co giãn, màu sắc, độ bền,…) do khách hàng yêu cầu.

Bên cạnh đó, cần xác định quy cách đóng gói (túi nilon, thùng carton, nhãn mác đi kèm) vì những vật tư này cũng ảnh hưởng đến tổng định mức.

Việc xác định đúng và đầy đủ tất cả nguyên phụ liệu ngay từ đầu giúp tránh phát sinh thiếu hàng, giao hàng trễ hoặc làm sai yêu cầu khách – từ đó hạn chế thiệt hại tài chính và uy tín cho xưởng may.

Tính toán lượng tiêu hao và dự phòng hao hụt

Bước cuối cùng là tính toán lượng tiêu hao nguyên vật liệu thực tế cho từng sản phẩm và cộng thêm tỷ lệ hao hụt theo quy chuẩn. Ví dụ:

– Vải chính: 1,5m sử dụng + 5% hao hụt → định mức: 1,575m

– Chỉ may: 2,5m/sản phẩm + 3% hao hụt → định mức: 2,575m

– Nút: 5 cái sử dụng + 2% hao hụt → định mức: 5,1 cái (làm tròn 6 cái)

Tỷ lệ hao hụt này thường dựa vào kinh nghiệm sản xuất thực tế, được điều chỉnh theo từng xưởng, từng loại máy cắt, năng lực công nhân và chất liệu vải.

Kết quả cuối cùng là bảng định mức nguyên vật liệu chi tiết, được lưu vào hệ thống để dùng cho lập phiếu xuất kho, tính giá thành và so sánh với lượng tiêu hao thực tế sau sản xuất. Việc kiểm soát sát định mức giúp giảm thiểu lãng phí, tăng khả năng cạnh tranh về giá và cải thiện hiệu quả sản xuất dài hạn.

Những yếu tố ảnh hưởng đến định mức nguyên vật liệu

Khi xây dựng định mức nguyên vật liệu trong ngành may mặc, doanh nghiệp cần hiểu rõ rằng không có một con số cố định cho mọi trường hợp. Định mức nguyên phụ liệu chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, từ chất liệu, kiểu dáng cho đến năng lực sản xuất. Việc nắm rõ những yếu tố này sẽ giúp kỹ thuật viên và kế toán vật tư đưa ra con số hợp lý, sát thực tế và tối ưu nhất.

Chất liệu vải và kỹ thuật may

Chất liệu vải là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng lớn đến định mức. Mỗi loại vải có độ co giãn, độ co rút sau giặt, độ dày và bề mặt hoàn toàn khác nhau. Ví dụ: vải thun 4 chiều co giãn nhiều sẽ cần định mức khác với vải kate hoặc kaki.

Ngoài ra, cách trải vải và số lớp cắt cũng ảnh hưởng đến hao hụt trong khâu cắt vải. Những chất liệu trơn, mỏng hoặc vải có hoa văn, sọc caro thường tốn vải hơn do cần ghép nối hoặc căn mép.

Kỹ thuật may cũng tác động đến việc tiêu hao chỉ, nút, khóa,… Ví dụ: đường may đôi, may tăng cường, may khóa dấu sẽ tiêu tốn nhiều chỉ và phụ liệu hơn kiểu may thông thường. Do đó, khi lập định mức cần bám sát thiết kế kỹ thuật cụ thể.

Mẫu mã sản phẩm và quy mô đơn hàng

Mẫu mã sản phẩm càng phức tạp, định mức càng cần tính kỹ. Một sản phẩm có nhiều chi tiết như tay phồng, ly gấp, viền bèo… sẽ tiêu tốn vải hơn so với sản phẩm đơn giản như áo thun trơn. Ngoài ra, những mẫu có nhiều size (S → XXL) cũng khiến việc xác định định mức gặp khó khăn nếu không phân tách rõ từng kích cỡ.

Quy mô đơn hàng cũng ảnh hưởng đến độ chính xác của định mức. Với đơn hàng nhỏ, tỉ lệ hao hụt thường cao hơn do khấu hao trải vải, thời gian điều chỉnh máy. Ngược lại, đơn hàng lớn cho phép cắt theo sơ đồ tối ưu, tiết kiệm đáng kể nguyên phụ liệu.

Do đó, định mức nên được xây dựng theo từng mã hàng cụ thể, không nên dùng định mức chung cho mọi kiểu sản phẩm. Việc áp dụng định mức cứng nhắc sẽ dễ dẫn đến tồn kho hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu.

Mẹo giảm sai sót khi lập định mức trong xưởng may

Việc xây dựng định mức chuẩn đòi hỏi sự phối hợp giữa kỹ thuật, sản xuất và kế toán. Tuy nhiên, trong thực tế nhiều xưởng may vẫn gặp sai sót trong quá trình lập định mức do chủ quan, thiếu dữ liệu hoặc không cập nhật kịp thời. Dưới đây là hai mẹo quan trọng giúp giảm tối đa sai lệch định mức trong sản xuất.

Kiểm tra định kỳ và cập nhật dữ liệu thường xuyên

Một trong những nguyên nhân khiến định mức không sát thực tế là do không kiểm tra định kỳ sau mỗi lô hàng. Thực tế tiêu hao nguyên vật liệu có thể thay đổi tùy theo chuyền may, trình độ công nhân, tình trạng thiết bị hoặc lỗi phát sinh trong sản xuất.

Do đó, sau mỗi đơn hàng hoặc định kỳ hàng tháng, doanh nghiệp cần:

– So sánh giữa lượng vật tư xuất kho và số liệu định mức

– Phân tích phần vượt/lỗ so với kế hoạch

– Ghi nhận sai lệch do kỹ thuật, lỗi thiết bị hoặc thiết kế thay đổi

Việc cập nhật thường xuyên giúp cải tiến định mức, tránh lặp lại sai sót cho đơn hàng sau. Đây cũng là căn cứ để đánh giá năng lực sản xuất và tối ưu quy trình kỹ thuật.

Sử dụng phần mềm chuyên dụng để tối ưu quản lý

Thay vì quản lý định mức bằng Excel thủ công dễ sai sót, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang dùng phần mềm chuyên dụng tích hợp với quản lý vật tư – sản xuất – kế toán.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm định mức:

– Nhập dữ liệu rập, thông số, định mức 1 lần – dùng lại nhiều lần

– Tự động tính toán hao hụt theo quy chuẩn

– Phân biệt định mức theo từng size, từng mã hàng

– Đồng bộ với phiếu xuất kho, bảng tính giá thành

Ngoài ra, phần mềm còn giúp theo dõi lịch sử điều chỉnh định mức, hỗ trợ truy vết sai sót và so sánh chi phí thực tế – chi phí kế hoạch nhanh chóng. Với xưởng sản xuất có nhiều đơn hàng mỗi tháng, phần mềm là công cụ bắt buộc để kiểm soát chặt chẽ và tiết kiệm thời gian xử lý số liệu.

Cách kiểm tra và điều chỉnh định mức theo thực tế sản xuất

Việc kiểm tra định mức nguyên vật liệu không chỉ là nhiệm vụ của kế toán, mà cần sự phối hợp của bộ phận kỹ thuật và quản lý sản xuất. Nếu không kiểm tra định mức thường xuyên, xưởng may dễ gặp tình trạng: tồn kho vật tư không kiểm soát, thiếu hụt hàng giao trễ hoặc lãng phí nguyên liệu nghiêm trọng.

So sánh giữa lý thuyết và thực tế tiêu hao

Bước đầu tiên trong quá trình kiểm tra là so sánh giữa định mức lý thuyết và lượng vật tư thực tế đã sử dụng trong sản xuất. Việc này có thể thực hiện định kỳ theo tuần/tháng hoặc sau từng đơn hàng lớn.

Các bước thực hiện:

– Trích xuất số liệu vật tư xuất kho theo đơn hàng

– So sánh với định mức đã phê duyệt ban đầu

– Xác định phần sai lệch: cao hơn (lãng phí), thấp hơn (tiết kiệm hoặc khai báo sai)

Đối với những trường hợp sai lệch lớn, cần lập biên bản xác minh nguyên nhân: do rập sai, máy móc lỗi, thao tác công nhân kém hay điều chỉnh mẫu không thông báo. Việc này giúp doanh nghiệp chủ động cải thiện quy trình và ngăn ngừa thất thoát vật tư.

Điều chỉnh kịp thời để tránh tồn kho hoặc thiếu hụt

Sau khi xác định sai lệch, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại định mức cho phù hợp thực tế, tránh tình trạng “định mức một đằng – sản xuất một nẻo”.

Nếu định mức thấp hơn thực tế, đơn hàng sau sẽ thiếu vật tư, gây chậm tiến độ. Ngược lại, nếu định mức cao hơn, sẽ tồn kho lớn sau sản xuất, tốn chi phí lưu trữ, dễ lẫn lộn khi nhập kho.

Điều chỉnh định mức nên thực hiện qua quy trình:

– Phòng kỹ thuật đề xuất

– Ban quản lý sản xuất phê duyệt

– Kế toán vật tư cập nhật hệ thống

Cần lưu vết mọi thay đổi để có căn cứ pháp lý và đảm bảo minh bạch. Đây là yếu tố quan trọng để tính đúng giá thành, hạn chế lãng phí và giữ ổn định dòng tiền cho hoạt động sản xuất của xưởng may.

Câu hỏi thường gặp về định mức nguyên phụ liệu trong ngành may

Việc lập và quản lý định mức nguyên vật liệu là công việc bắt buộc trong sản xuất may mặc. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là xưởng nhỏ – vẫn còn thắc mắc về cách xây dựng và áp dụng định mức sao cho hiệu quả, hợp lý và đúng luật. Dưới đây là hai câu hỏi phổ biến nhất thường gặp.

Có cần lập định mức cho từng đơn hàng không?

Câu trả lời là có – đặc biệt với những đơn hàng may gia công xuất khẩu hoặc hàng thiết kế theo yêu cầu. Vì mỗi đơn hàng có thể thay đổi mẫu mã, size, vật tư,… nên định mức cũng phải được điều chỉnh tương ứng để đảm bảo chính xác trong xuất kho và tính giá thành.

Tuy nhiên, với hàng sản xuất hàng loạt theo mẫu cố định, doanh nghiệp có thể sử dụng định mức chuẩn cho từng mã hàng và áp dụng cho nhiều đơn hàng lặp lại. Khi đó, chỉ cần kiểm tra tính phù hợp và cập nhật nếu có điều chỉnh thiết kế hoặc kỹ thuật.

Dù là hàng lặp lại hay hàng mới, nếu không có định mức, kế toán không thể lập phiếu xuất kho chính xác, gây rối loạn số liệu tồn kho và khiến doanh nghiệp khó xác định lãi – lỗ theo từng sản phẩm.

Định mức có thay đổi theo mùa vụ và thời trang không?

Có. Ngành may mặc là lĩnh vực chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang, thời tiết và thị hiếu người tiêu dùng. Vì vậy, mỗi mùa hoặc bộ sưu tập mới thường đi kèm sự thay đổi về:

– Thiết kế (tay dài, tay lửng, cổ cao, cổ lọ…)

– Kích cỡ (khách hàng mùa đông mặc nhiều lớp, cần size lớn hơn)

– Loại vải (mùa hè dùng vải nhẹ, mùa đông dùng vải dày)

Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến lượng vải, loại phụ liệu, cách may và khối lượng vật tư tiêu hao → kéo theo định mức cần được cập nhật.

Ngoài ra, mỗi mùa có đơn hàng khác nhau về số lượng, thời gian giao hàng và yêu cầu kỹ thuật. Việc lấy định mức cũ áp dụng cho mẫu mới sẽ gây lệch định mức và dẫn tới thiếu hụt hoặc dư thừa vật tư trầm trọng.

Giải pháp: nên xây dựng định mức theo từng mùa hoặc bộ sưu tập, cập nhật từ bộ phận thiết kế – kỹ thuật, sau đó lưu trữ có phân loại trong hệ thống phần mềm kế toán – sản xuất để dùng lại khi cần.

Cách lập định mức nguyên vật liệu cho xưởng may không chỉ đơn thuần là công thức tính toán, mà còn là giải pháp quản lý tài nguyên hiệu quả, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp ngành may. Một định mức chính xác giúp tiết kiệm chi phí, hạn chế tồn kho và đảm bảo tiến độ sản xuất. Qua bài viết, hy vọng bạn đã nắm rõ quy trình cũng như những yếu tố cần lưu ý để triển khai hiệu quả công việc này tại xưởng. Nếu bạn cần hỗ trợ thiết lập hệ thống định mức nguyên vật liệu bài bản, hãy liên hệ đội ngũ chuyên gia để được tư vấn cụ thể hơn. Đừng để việc thiếu sót trong lập định mức ảnh hưởng đến năng suất và chi phí sản xuất – hãy hành động ngay hôm nay để tối ưu vận hành cho xưởng may của bạn.