Cách làm sổ sách kế toán cho quán cà phê nhỏ chi tiết nhất 2025

Cách làm sổ sách kế toán cho quán cà phê nhỏ là một trong những vấn đề được nhiều chủ quán quan tâm hiện nay. Việc ghi chép và quản lý sổ sách kế toán chính xác sẽ giúp bạn kiểm soát tốt thu chi, đánh giá hiệu quả kinh doanh và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về kế toán thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm sổ sách kế toán cho quán cà phê nhỏ, giúp bạn thực hiện dễ dàng ngay cả khi không có nhiều kinh nghiệm kế toán.

Vì sao quán cà phê nhỏ vẫn cần làm sổ sách kế toán?

Không ít người nghĩ rằng quán cà phê nhỏ chỉ cần buôn bán đơn giản, không cần đến kế toán hay sổ sách. Tuy nhiên, việc làm sổ sách kế toán cho quán cà phê nhỏ là yếu tố quan trọng để vận hành kinh doanh hiệu quả, minh bạch và đúng luật.

Kiểm soát chi phí, doanh thu, lãi lỗ

Khi có sổ sách rõ ràng, chủ quán dễ dàng theo dõi:

Số tiền nhập nguyên vật liệu mỗi ngày

Doanh thu bán cà phê, đồ ăn sáng

Lợi nhuận ròng sau khi trừ chi phí

Điều này giúp phát hiện các khoản chi không cần thiết, điều chỉnh giá bán phù hợp và tránh thất thoát do quản lý lỏng lẻo.

Phục vụ kê khai thuế và tránh sai sót pháp lý

Dù là hộ kinh doanh nhỏ, quán cà phê vẫn phải nộp thuế khoán, thuế môn bài, và cần có căn cứ để kê khai đúng. Sổ sách kế toán là bằng chứng quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra, tránh trường hợp bị ấn định doanh thu sai lệch dẫn đến truy thu thuế và xử phạt.

Tạo nền tảng phát triển nếu mở rộng mô hình

Nhiều chuỗi quán cà phê thành công bắt đầu từ những quán nhỏ nhưng có kỷ luật tài chính tốt. Khi muốn mở rộng, tìm kiếm nhà đầu tư hoặc vay vốn ngân hàng, báo cáo tài chính và sổ sách minh bạch chính là “vũ khí” giúp bạn chứng minh hiệu quả hoạt động và khả năng sinh lời.

Các loại sổ sách kế toán cần có cho quán cà phê nhỏ

Dưới đây là danh sách các sổ sách kế toán thiết yếu mà quán cà phê nhỏ nên chuẩn bị để vừa dễ quản lý, vừa tuân thủ quy định pháp luật.

Sổ quỹ tiền mặt – kiểm soát dòng tiền

Dùng để ghi lại mọi giao dịch thu – chi bằng tiền mặt. Mỗi ngày nên cập nhật:

Doanh thu từ bán cà phê, nước uống

Chi phí mua hàng, chi phí phát sinh

Số dư quỹ còn lại

Việc này giúp kiểm soát dòng tiền vào – ra và hạn chế gian lận.

Sổ theo dõi doanh thu bán hàng mỗi ngày

Ghi rõ:

• Tên món bán ra
• Số lượng
• Giá đơn vị
• Tổng tiền

Sổ này giúp đánh giá món nào bán chạy, khung giờ đông khách, từ đó tối ưu hoạt động kinh doanh và điều chỉnh thực đơn.

Sổ chi phí mua nguyên vật liệu, vận hành

Ghi chép các khoản như:

• Cà phê hạt, sữa, đường, đá viên
• Điện nước, gas, phí vận chuyển
• Mua vật dụng nhỏ: ống hút, ly nhựa, khăn giấy
• Tách riêng chi phí từng nhóm giúp bạn biết chi tiết tỉ trọng từng khoản.

Sổ theo dõi công nợ và bảng lương nhân viên

Nếu có nhân viên, hãy lập bảng lương hằng tháng, bao gồm:

• Lương cố định
• Thưởng – phạt – phụ cấp
• Ngày công làm việc

Ngoài ra, nếu mua hàng trả sau hoặc cho khách quen ghi nợ, cần có sổ công nợ để dễ thu hồi và tránh thất thoát.

Kết luận: Việc lập sổ sách kế toán cho quán cà phê nhỏ không chỉ là quy định pháp lý mà còn là công cụ giúp bạn quản lý chi phí hiệu quả, kiểm soát lợi nhuận và từng bước chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh. Hãy bắt đầu với sổ đơn giản trên Excel, hoặc sử dụng phần mềm nếu bạn muốn tối ưu hơn.

Cách ghi sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh cà phê

Việc ghi sổ sách kế toán là một trong những nhiệm vụ bắt buộc đối với hộ kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống như quán cà phê. Việc ghi chép rõ ràng không chỉ giúp bạn kiểm soát dòng tiền hiệu quả mà còn là cơ sở quan trọng để kê khai và quyết toán thuế. Dưới đây là hướng dẫn ghi sổ chi tiết và dễ áp dụng.

Lập sổ tay hoặc dùng phần mềm kế toán đơn giản

Hộ kinh doanh quán cà phê có thể chọn hình thức ghi sổ thủ công hoặc điện tử.

Sổ tay ghi chép: phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, ít giao dịch. Có thể dùng sổ thu – chi, sổ nhập – xuất nguyên liệu, sổ theo dõi tiền mặt.

Phần mềm kế toán đơn giản: như Excel, MISA Start, KiotViet,… giúp tổng hợp và in báo cáo nhanh chóng.

Tùy quy mô và nhu cầu, bạn có thể chọn giải pháp phù hợp để đảm bảo hiệu quả.

Nguyên tắc ghi sổ: đầy đủ, đúng ngày, có chứng từ

Việc ghi sổ phải đảm bảo nguyên tắc kế toán cơ bản:

Ghi rõ ngày tháng, nội dung giao dịch, số tiền, đối tượng giao dịch.

Mọi khoản thu – chi phải có chứng từ đính kèm, ví dụ: hóa đơn mua nguyên liệu, phiếu thu – chi tiền mặt.

Ghi sổ hàng ngày, tránh ghi dồn hoặc bỏ sót. Việc thiếu minh bạch dễ dẫn đến khó khăn khi quyết toán thuế.

Lưu trữ sổ sách hợp lệ để xuất trình khi cần

Sổ sách và chứng từ cần được lưu trữ tối thiểu 5 năm, theo quy định của pháp luật.

Hình thức lưu trữ có thể là bản giấy hoặc bản điện tử.

Khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý đến kiểm tra, việc có sổ sách rõ ràng giúp bạn dễ dàng chứng minh doanh thu, chi phí và tránh các sai phạm hành chính.

Việc đầu tư vào ghi chép bài bản ngay từ đầu sẽ giúp bạn vận hành quán hiệu quả, tránh rủi ro và tăng uy tín với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.

Kê khai thuế theo sổ sách kế toán hộ kinh doanh

Sổ sách kế toán không chỉ để quản lý nội bộ mà còn là cơ sở quan trọng để kê khai thuế hộ kinh doanh cà phê. Dưới đây là các điểm cần lưu ý khi kê khai đúng luật.

Tự tính và nộp thuế khoán theo doanh thu

Đa số hộ kinh doanh cà phê thuộc diện nộp thuế khoán. Cơ quan thuế sẽ căn cứ doanh thu khai báo, mặt bằng, vị trí kinh doanh để xác định mức thuế hàng tháng gồm:

Thuế GTGT (nếu áp dụng)

Thuế TNCN

Lệ phí môn bài

Trường hợp kê khai theo sổ sách đầy đủ, minh bạch, bạn có thể đề nghị cơ quan thuế xem xét giảm mức khoán không hợp lý.

Trường hợp được miễn thuế khi ngưng kinh doanh tạm thời

Nếu quán tạm ngừng hoạt động có thông báo chính thức gửi UBND và Chi cục thuế thì:

Được miễn thuế khoán và lệ phí môn bài trong thời gian tạm ngừng.

Phải gửi thông báo bằng văn bản ít nhất 15 ngày trước khi ngưng để được chấp nhận.

Đây là quyền lợi hợp pháp giúp bạn tiết kiệm chi phí trong giai đoạn khó khăn.

Thời gian và nơi nộp hồ sơ thuế định kỳ

Thuế khoán thường được chia thành 2 đợt đóng trong năm. Một số nơi yêu cầu đóng theo quý.

Nơi nộp hồ sơ: Chi cục thuế địa phương nơi đăng ký hộ kinh doanh.

Nếu dùng phần mềm hoặc khai online, có thể nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng eTax Mobile.

Kết luận: Ghi sổ sách đầy đủ và kê khai thuế đúng quy định giúp bạn duy trì hoạt động ổn định, tránh phạt chậm nộp hoặc bị kiểm tra bất ngờ. Nếu chưa rõ cách thực hiện, bạn có thể tìm đến đơn vị kế toán chuyên nghiệp để được hỗ trợ.

Tham khảo thêm: Hộ kinh doanh quán cà phê phải nộp những loại thuế gì?

Mẫu sổ sách kế toán đơn giản cho quán cà phê nhỏ

Đối với các quán cà phê nhỏ, đặc biệt là mô hình hộ kinh doanh cá thể, bạn không bắt buộc phải sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Tuy nhiên, vẫn nên có mẫu sổ sách cơ bản để kiểm soát tài chính, bao gồm các loại sau:

1. Sổ ghi chép doanh thu hằng ngày

• Ghi rõ ngày, ca làm, số lượng sản phẩm bán ra và tổng doanh thu theo ngày.
• Có thể phân chia theo loại sản phẩm: cà phê, nước ép, bánh ngọt,…

2. Sổ theo dõi chi phí

• Ghi lại chi tiết tất cả các khoản chi: nguyên liệu, điện nước, nhân viên, marketing,…
• Phân loại chi phí cố định và chi phí biến đổi để dễ kiểm soát.

3. Sổ quỹ tiền mặt

• Ghi nhận số tiền đầu kỳ, thu vào, chi ra và tồn quỹ cuối kỳ mỗi ngày.

4. Sổ theo dõi công nợ

• Áp dụng nếu có bán hàng ghi nợ hoặc đặt nguyên liệu chưa thanh toán.

5. Báo cáo lãi/lỗ hàng tháng

• Tổng hợp doanh thu – chi phí để tính kết quả kinh doanh mỗi tháng.
• Giúp đánh giá hiệu quả vận hành và có chiến lược điều chỉnh phù hợp.

Bạn có thể tự tạo mẫu sổ bằng Excel, Google Sheets hoặc tải mẫu có sẵn từ các website hỗ trợ kế toán hộ kinh doanh.

Phần mềm kế toán nào phù hợp cho quán cà phê nhỏ?

Với quán cà phê nhỏ, việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp đơn giản hóa quá trình quản lý doanh thu – chi phí, theo dõi hàng hóa và kiểm soát công nợ hiệu quả. Dưới đây là một số phần mềm được đánh giá cao cho mô hình nhỏ:

1. Sổ thu chi MISA StartBooks

• Thiết kế riêng cho hộ kinh doanh cá thể và mô hình nhỏ.
• Giao diện đơn giản, dễ dùng, có thể xuất báo cáo thuế và theo dõi dòng tiền.

2. KiotViet

• Phần mềm POS có tích hợp chức năng báo cáo doanh thu – chi phí.
• Quản lý bán hàng, hàng tồn kho và khách hàng rất tiện lợi.

3. Sapo POS

• Phù hợp với quán cà phê có nhiều chi nhánh.
• Kết nối đa kênh, thống kê tài chính tự động, quản lý đơn hàng online/offline.

4. Google Sheets hoặc Excel + mẫu tự làm

• Giải pháp tiết kiệm chi phí cho quán quy mô nhỏ.
• Cần xây dựng file mẫu chuẩn: doanh thu, chi phí, quỹ tiền mặt, công nợ,…

Tùy vào quy mô và nhu cầu, bạn có thể bắt đầu từ file Excel đơn giản, sau đó nâng cấp lên phần mềm chuyên nghiệp khi mô hình quán mở rộng hơn.

Lưu ý khi ghi chép doanh thu và chi phí quán cà phê

Việc ghi chép doanh thu và chi phí một cách chính xác là yếu tố then chốt giúp bạn kiểm soát dòng tiền, tránh thất thoát và có định hướng kinh doanh đúng đắn cho quán cà phê của mình. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý:

Ghi chép doanh thu hằng ngày

• Ghi lại đầy đủ từng khoản thu trong ngày: bán cà phê, nước ép, đồ ăn kèm, v.v.
• Lập bảng thu chi theo ca (sáng – chiều – tối nếu có).
• Sử dụng phần mềm bán hàng để tự động tổng hợp doanh thu giúp tiết kiệm thời gian.

Phân loại chi phí rõ ràng

• Chi phí cố định: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, chi phí điện nước, phần mềm, bảo trì.
• Chi phí biến đổi: nguyên vật liệu, quảng cáo, chiết khấu, hao hụt nguyên liệu.
• Dự phòng chi phí phát sinh như sửa chữa máy móc, thay thế dụng cụ pha chế.

Sổ sách phải có định kỳ

• Lập báo cáo tổng hợp theo tuần/tháng để theo dõi xu hướng kinh doanh.
• Đối chiếu sổ sách với tiền mặt thực tế để tránh sai lệch.
• Luôn lưu trữ hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu để làm căn cứ đối chiếu khi cần.

Kiểm soát tiền mặt và chuyển khoản

• Phân biệt rõ nguồn thu qua tiền mặt và qua ví điện tử/chuyển khoản.
• Lập sổ quỹ tiền mặt và ngân hàng để tránh nhầm lẫn khi tổng hợp doanh thu.

Tuân thủ quy định về thuế và kế toán

• Nếu quán cà phê đăng ký hộ kinh doanh cá thể, cần ghi sổ kế toán theo hình thức sổ sách đơn giản theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.
• Lưu ý thời điểm nộp tờ khai thuế khoán, hóa đơn nếu có xuất hóa đơn cho khách hàng/doanh nghiệp.

Ghi chép đầy đủ, minh bạch và thường xuyên không chỉ giúp bạn chủ động trong quản lý tài chính mà còn giúp hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh, tránh rủi ro pháp lý về sau.

Có nên thuê dịch vụ kế toán trọn gói cho quán cà phê nhỏ?

Khi vận hành một quán cà phê nhỏ, nhiều chủ quán thường bỏ qua việc thuê kế toán chuyên nghiệp vì cho rằng quy mô kinh doanh không lớn. Tuy nhiên, việc thuê kế toán quán cà phê theo hình thức trọn gói lại mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt trong năm 2025 khi hộ kinh doanh đang bị quản lý chặt hơn về thuế.

Tiết kiệm thời gian, đảm bảo đúng luật

Với dịch vụ kế toán hộ kinh doanh trọn gói, bạn sẽ được hỗ trợ từ A–Z: lập sổ sách, kê khai thuế, tư vấn các thủ tục pháp lý định kỳ. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, tập trung kinh doanh mà không lo vi phạm pháp luật thuế, tránh bị phạt vì chậm kê khai hoặc kê khai sai.

Chi phí hợp lý và linh hoạt theo quy mô quán

Dịch vụ kế toán hiện nay thường được thiết kế linh hoạt theo doanh thu và quy mô kinh doanh. Với quán cà phê nhỏ, bạn hoàn toàn có thể chọn gói cơ bản chỉ từ 300.000 – 500.000 đồng/tháng. Nếu có doanh thu cao hơn, có thể dùng gói nâng cao có thêm các dịch vụ như lập báo cáo tài chính, tư vấn mở rộng chi nhánh…

Tránh sai sót khi bị kiểm tra thuế bất ngờ

Việc bị kiểm tra thuế đột xuất không còn hiếm, nhất là các cơ sở ăn uống. Khi không có hệ thống kế toán rõ ràng, bạn dễ bị quy lỗi trốn thuế, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Một kế toán giỏi sẽ giúp bạn chủ động ghi sổ, lưu chứng từ đầy đủ, tránh rủi ro pháp lý.

Dịch vụ làm sổ sách kế toán cho quán cà phê nhỏ tại Gia Minh

Nếu bạn là chủ quán cà phê nhỏ chưa có kinh nghiệm kế toán hoặc không có thời gian tự ghi chép, Công ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Gia Minh là đơn vị uy tín có thể hỗ trợ bạn trọn gói.

✅ Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ kế toán tại Gia Minh

• Làm sổ sách kế toán đơn giản, dễ hiểu – phù hợp với mô hình quán nhỏ, hộ kinh doanh cá thể.
• Định kỳ lập báo cáo doanh thu – chi phí – lãi/lỗ rõ ràng.
• Hỗ trợ kê khai thuế khoán, lập báo cáo thuế nếu cần.
• Tư vấn miễn phí về chi phí hợp lý và cách tối ưu lợi nhuận.

📞 Thông tin liên hệ

• Công ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Gia Minh
• Hotline: 0932 890 675 – 0939 45 65 69
• Email: dvgiaminh@gmail.com
• Website: giayphepgm.com

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán cho hộ kinh doanh, Gia Minh cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp – tiết kiệm – đúng quy định pháp luật.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Kết luận – Cách làm sổ sách kế toán cho quán cà phê nhỏ hiệu quả và tiết kiệm

Cách làm sổ sách kế toán cho quán cà phê nhỏ không hề phức tạp nếu bạn nắm đúng nguyên tắc và duy trì thói quen ghi chép thường xuyên. Việc lập sổ sách đầy đủ sẽ giúp bạn kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận rõ ràng.

Dù là mô hình hộ kinh doanh nhỏ, bạn vẫn cần có sổ thu – chi hàng ngày, sổ theo dõi nguyên vật liệu, và sổ tổng hợp doanh thu. Các loại hóa đơn đầu vào – đầu ra cũng nên được lưu giữ theo thứ tự để dễ kiểm tra khi cần. Bạn có thể dùng sổ tay, Excel, hoặc phần mềm miễn phí để thực hiện công việc này.

Nếu bạn không rành kế toán hoặc sợ sai sót, thuê dịch vụ kế toán hộ kinh doanh là giải pháp tiết kiệm và an toàn. Họ sẽ giúp bạn chuẩn hóa quy trình ghi sổ, kê khai thuế đúng hạn, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và tiết kiệm công sức vận hành quán.

Như vậy, cách làm sổ sách kế toán cho quán cà phê nhỏ không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ các nguyên tắc cơ bản và thực hiện đều đặn, chính xác. Quản lý sổ sách tốt sẽ giúp bạn kiểm soát tài chính minh bạch, hạn chế rủi ro và phát triển quán cà phê bền vững hơn. Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc làm sổ sách, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả tối ưu nhất cho quán cà phê nhỏ của mình.