Cách đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược chi tiết và nhanh chóng nhất
Cách đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược là bước quan trọng để đưa sản phẩm ra thị trường và phân phối tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà thuốc. Trong thời đại người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến nguồn gốc và chất lượng sản phẩm, việc đăng ký mã vạch không chỉ giúp xác thực nguồn gốc mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của thương hiệu. Ngoài ra, thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát kho, theo dõi số lượng và quản lý hàng hóa hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước đăng ký, những lưu ý cần biết và cách lựa chọn mã số phù hợp với sản phẩm nước uống thảo dược thiên nhiên, đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn GS1 do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng ban hành.
Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược
Việc đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa sản phẩm, nâng cao độ tin cậy với người tiêu dùng và thuận lợi trong quá trình phân phối. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện từ chuẩn bị hồ sơ, nộp đăng ký đến lựa chọn loại mã phù hợp với từng dòng sản phẩm.
Tại sao nước uống thảo dược cần có mã số mã vạch?
- Minh bạch thông tin sản phẩm:
Mã số mã vạch (MSMV) giúp khách hàng dễ dàng truy xuất thông tin về sản phẩm nước uống thảo dược như nguồn gốc, thành phần, hạn sử dụng. Đây là yếu tố quan trọng để xây dựng niềm tin của người tiêu dùng trong bối cảnh thị trường ngày càng quan tâm đến sức khỏe và chất lượng sản phẩm.
- Quản lý sản phẩm hiệu quả:
Doanh nghiệp sử dụng mã vạch để kiểm soát tồn kho, theo dõi doanh thu, hỗ trợ vận hành bán hàng nhanh chóng, đặc biệt khi quy mô sản xuất mở rộng. MSMV cũng giúp doanh nghiệp phân biệt giữa các dòng sản phẩm, lô hàng, hạn chế sai sót trong quản lý.
- Bắt buộc khi phân phối vào hệ thống siêu thị, nhà thuốc:
Hầu hết các hệ thống phân phối chuyên nghiệp như siêu thị, nhà thuốc, trung tâm thương mại đều yêu cầu sản phẩm phải có mã số mã vạch rõ ràng. Đây không chỉ là tiêu chuẩn kỹ thuật mà còn là điều kiện bắt buộc để được đưa sản phẩm lên kệ.
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược
Để đăng ký MSMV tại GS1 Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Phải có ngành nghề liên quan đến sản xuất hoặc phân phối thực phẩm, đồ uống, đặc biệt là nhóm sản phẩm thảo dược.
Bản mô tả sản phẩm nước uống thảo dược: Nêu rõ thành phần chính, công dụng, quy cách đóng gói, quy trình sản xuất cơ bản để cơ quan chức năng kiểm tra tính hợp pháp và xác định loại mã phù hợp.
Phiếu đăng ký mã số mã vạch theo mẫu quy định: Doanh nghiệp điền thông tin đầy đủ, chính xác về tên sản phẩm, tên đơn vị, loại hình sử dụng mã để được cấp mã phù hợp.
Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xử lý
- Nộp trực tuyến trên hệ thống GS1 Việt Nam:
Doanh nghiệp truy cập vào https://gs1.org.vn, đăng ký tài khoản, sau đó tải hồ sơ lên hệ thống theo hướng dẫn. Nên sử dụng bản scan rõ nét và đặt tên file theo đúng mẫu.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
- Thời gian cấp mã từ 1–3 ngày làm việc:
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Trung tâm mã số mã vạch Việt Nam sẽ kiểm tra tính hợp lệ. Nếu không có sai sót, doanh nghiệp sẽ được cấp mã chỉ sau 1–3 ngày, rất thuận lợi cho việc sản xuất và đưa hàng ra thị trường.
- Nhận giấy chứng nhận điện tử hoặc bản in:
Sau khi cấp mã, doanh nghiệp có thể tải về giấy chứng nhận mã số mã vạch điện tử. Trong trường hợp cần bản giấy, có thể yêu cầu gửi theo đường bưu điện hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận.
Các loại mã số mã vạch phù hợp cho sản phẩm nước uống thảo dược
Tùy theo quy cách đóng gói và mục tiêu phân phối, doanh nghiệp nên lựa chọn loại mã số mã vạch phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, đồng thời đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của đối tác.
Mã GTIN-8, GTIN-13, GTIN-14 – chọn loại nào?
GTIN-13 (EAN-13): Loại phổ biến nhất, được dùng cho các chai nước dung tích lớn như 330ml, 500ml, 1 lít. Đây là định dạng tiêu chuẩn quốc tế được các siêu thị, nhà thuốc, kênh phân phối hiện đại chấp nhận.
GTIN-8: Phù hợp với các sản phẩm có diện tích bao bì nhỏ, như các gói nước uống thảo dược dạng túi, gói thử hoặc các sản phẩm mini. Doanh nghiệp cần xin cấp riêng từng mã GTIN-8, do không thể tạo hàng loạt như GTIN-13.
GTIN-14: Áp dụng cho các đơn vị đóng gói lớn như thùng carton, pallet chứa nhiều sản phẩm nhỏ. Đây là mã giúp doanh nghiệp quản lý kho vận tốt hơn khi phân phối với số lượng lớn hoặc xuất khẩu.
Mã SSCC và QR Code tích hợp trong truy xuất nguồn gốc
Tích hợp mã QR vào bao bì sản phẩm:
Đây là xu hướng hiện đại giúp người tiêu dùng truy xuất nguồn gốc chỉ bằng một lần quét. Mã QR có thể chứa đầy đủ thông tin như: nguồn nguyên liệu, công dụng, hướng dẫn sử dụng, nơi sản xuất… Điều này tăng giá trị thương hiệu và tạo niềm tin với khách hàng.
Mã SSCC (Serial Shipping Container Code):
Dành riêng cho quản lý container, kiện hàng hoặc pallet trong logistics. Mã SSCC không áp dụng trực tiếp cho sản phẩm đơn lẻ mà phục vụ việc vận chuyển, lưu kho. Đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hoặc làm việc với các đối tác logistics quốc tế.
Những lưu ý pháp lý khi đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược
Việc đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược không chỉ là bước kỹ thuật để đưa sản phẩm ra thị trường, mà còn cần tuân thủ nhiều quy định pháp lý nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ:
Đăng ký đúng tên doanh nghiệp và nhóm sản phẩm
Một trong những nguyên tắc bắt buộc khi đăng ký mã số mã vạch là thông tin doanh nghiệp và nhóm sản phẩm phải trùng khớp tuyệt đối với giấy phép kinh doanh. Nhiều đơn vị nhỏ lẻ hoặc cá nhân sản xuất nước uống thảo dược gặp khó khăn vì sử dụng tên thương hiệu cá nhân hoặc tên chưa đăng ký hợp pháp.
Lưu ý:
Không sử dụng tên thương hiệu cá nhân nếu chưa đăng ký kinh doanh hoặc chưa có giấy chứng nhận sở hữu trí tuệ.
Tên đăng ký mã số mã vạch bắt buộc phải là tên pháp nhân ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Sở KH&ĐT cấp.
Cần ghi rõ phân nhóm sản phẩm theo tiêu chuẩn GS1 và danh mục sản phẩm thuộc nhóm thực phẩm chức năng hoặc thực phẩm thường.
Đối với sản phẩm nước uống thảo dược, nếu chứa thành phần có tác dụng hỗ trợ sức khỏe hoặc có tính năng phòng ngừa bệnh, doanh nghiệp nên xác định rõ nhóm thực phẩm bảo vệ sức khỏe, từ đó áp dụng mã ngành và mã sản phẩm chính xác, tránh nhầm lẫn trong quá trình hậu kiểm hoặc bị xử lý hành chính.
Tránh vi phạm bản quyền mã số mã vạch
Một sai lầm nghiêm trọng mà không ít doanh nghiệp mắc phải là sử dụng lại mã số mã vạch đã huỷ hoặc mượn mã của doanh nghiệp khác. Đây là hành vi vi phạm bản quyền theo quy định của GS1 Việt Nam, có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về pháp lý và kinh doanh.
Doanh nghiệp cần tuyệt đối tránh các hành vi sau:
Không tái sử dụng mã vạch đã bị huỷ từ trước, kể cả khi sản phẩm tương tự.
Không được dùng mã vạch của doanh nghiệp khác dưới mọi hình thức, dù là công ty cùng hệ thống, công ty đối tác hay nhượng quyền.
Tất cả mã vạch đều gắn liền với mã doanh nghiệp (Global Company Prefix – GCP), việc sử dụng sai mã có thể khiến sản phẩm bị từ chối nhập kho tại siêu thị, không được quét tại hệ thống bán hàng POS, hoặc bị xử phạt hành chính do vi phạm quy định về ghi nhãn hàng hóa.
Để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch, tốt nhất doanh nghiệp nên chủ động đăng ký mã số mã vạch riêng, cập nhật thông tin chính xác và thực hiện khai báo đầy đủ trên hệ thống GS1.
Chi phí đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược
Chi phí đăng ký mã số mã vạch là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khi bắt đầu kinh doanh sản phẩm nước uống thảo dược. Chi phí này bao gồm phí đăng ký ban đầu, phí duy trì hằng năm và có thể phát sinh thêm nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ.
Phí đăng ký ban đầu
Đây là khoản phí bắt buộc khi doanh nghiệp nộp hồ sơ lần đầu để được cấp mã số mã vạch.
Phí đăng ký ban đầu hiện dao động từ 1.000.000 VNĐ đến 1.500.000 VNĐ, tùy theo số lượng sản phẩm và loại mã đăng ký.
Doanh nghiệp có thể nộp phí qua ngân hàng, trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL) hoặc thực hiện nộp trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công quốc gia.
Lưu ý, sau khi hoàn tất thủ tục và thanh toán, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, cùng mã GTIN chính thức để sử dụng trên bao bì sản phẩm.
Phí duy trì mã số mã vạch hàng năm
Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp phải nộp phí duy trì hàng năm để bảo lưu hiệu lực sử dụng mã vạch.
Mức phí duy trì phụ thuộc vào số lượng mã đăng ký và quy mô doanh nghiệp. Trung bình dao động từ 300.000 VNĐ – 1.000.000 VNĐ/năm.
Nếu doanh nghiệp không nộp đúng hạn, mã số mã vạch sẽ bị vô hiệu hóa, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
Vì vậy, cần đánh dấu lịch nhắc nhở hoặc ủy quyền cho bộ phận kế toán/đơn vị dịch vụ để thực hiện nộp phí duy trì đúng hạn hàng năm.
Dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch
Đối với doanh nghiệp mới hoặc chưa có kinh nghiệm trong việc khai hồ sơ, có thể thuê dịch vụ đăng ký mã số mã vạch trọn gói.
Chi phí dịch vụ dao động khoảng 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ, tuỳ thuộc vào số lượng sản phẩm và thời gian xử lý.
Dịch vụ sẽ hỗ trợ từ tư vấn hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi xử lý đến bàn giao mã hoàn chỉnh trong thời gian từ 1 – 3 ngày làm việc.
Việc sử dụng dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo mã vạch được đăng ký đúng pháp luật.
Cách kiểm tra mã số mã vạch sau khi đăng ký
Sau khi đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm nước uống thảo dược, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ và hiển thị thông tin đúng chuẩn trên các hệ thống kiểm tra để đảm bảo uy tín và hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là hai cách phổ biến và dễ dàng để kiểm tra:
Sử dụng website chính thức của GS1
Một trong những phương pháp chính thống và tin cậy nhất để kiểm tra mã số mã vạch là thông qua trang web chính thức của GS1 Việt Nam – đơn vị cấp mã vạch duy nhất được ủy quyền tại Việt Nam.
Truy cập website: https://gs1.org.vn
Tại mục “Tra cứu mã số mã vạch”, nhập mã sản phẩm đã được cấp để kiểm tra thông tin.
Hệ thống sẽ hiển thị thông tin về doanh nghiệp sở hữu, tên sản phẩm, và tình trạng mã vạch đã được kích hoạt hay chưa.
Việc sử dụng trang web này giúp doanh nghiệp xác thực tính pháp lý và minh bạch sản phẩm của mình trước khi đưa ra thị trường.
Dùng ứng dụng quét mã vạch trên điện thoại
Ngoài cách kiểm tra trên website chính thức, bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng quét mã vạch phổ biến hiện nay như:
iCheck
Barcode Việt
QR Scanner
Chỉ cần mở ứng dụng, hướng camera về phía mã vạch trên bao bì sản phẩm, ứng dụng sẽ hiển thị thông tin như tên sản phẩm, hạn sử dụng, nơi sản xuất, và nhà phân phối (nếu có sẵn dữ liệu).
Phương pháp này giúp người tiêu dùng dễ dàng xác minh thông tin sản phẩm, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện sớm các lỗi sai hoặc nhầm lẫn về hiển thị mã vạch trên thị trường. Đây là bước quan trọng trong việc bảo vệ thương hiệu và nâng cao sự tin tưởng từ khách hàng.
Các bài viết liên quan:
Kết luận: Cách đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược đúng chuẩn và hiệu quả
Cách đăng ký mã số mã vạch cho nước uống thảo dược không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lựa chọn đúng loại mã phù hợp với sản phẩm. Việc đăng ký mã số mã vạch giúp sản phẩm dễ dàng được thị trường chấp nhận, tạo sự tin tưởng với người tiêu dùng và nâng cao khả năng cạnh tranh. Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian, đảm bảo thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật hiện hành.
Những lưu ý cần thiết khi đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm thảo dược
Khi đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp cần lưu ý:
Phân loại sản phẩm đúng nhóm ngành để lựa chọn mã chuẩn (EAN, GTIN…)
Kê khai thông tin sản phẩm chính xác, đồng nhất với hồ sơ công bố sản phẩm đã nộp trước đó
Duy trì lệ phí thường niên và cập nhật thông tin theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
Không sử dụng mã vạch quốc tế sai phạm hoặc tự tạo mã chưa đăng ký, có thể bị xử phạt hành chính
Việc nắm vững những điểm này sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót và đảm bảo mã số mã vạch được chấp nhận trên toàn hệ thống phân phối, bán lẻ, siêu thị và sàn thương mại điện tử.
