Các bước cần thực hiện khi làm lại sổ sách kế toán

Các bước cần thực hiện khi làm lại sổ sách kế toán là nội dung mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ khi phát hiện hệ thống kế toán của mình có sai sót, thất lạc chứng từ hoặc không tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán hiện hành. Sổ sách kế toán không chỉ phản ánh trung thực tình hình tài chính doanh nghiệp mà còn là căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế và thực hiện các giao dịch pháp lý.

Trong quá trình hoạt động, do nhiều nguyên nhân khác nhau như kế toán thiếu kinh nghiệm, thay đổi nhân sự, lưu trữ chứng từ chưa khoa học hoặc vận hành hệ thống kế toán không chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể gặp phải các lỗi nghiêm trọng cần phải lập lại toàn bộ sổ sách.

Nếu việc làm lại sổ sách kế toán không được tiến hành kịp thời và đúng quy trình, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro lớn như bị phạt vi phạm hành chính, bị truy thu thuế, thậm chí ảnh hưởng xấu đến uy tín doanh nghiệp trong các kỳ kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cần thực hiện khi làm lại sổ sách kế toán: từ việc kiểm tra chứng từ, xác định phạm vi sai sót, lập kế hoạch chỉnh sửa, đến thiết lập lại hệ thống sổ sách hợp lệ và hoàn thiện hồ sơ lưu trữ đúng quy định. Nếu bạn đang loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây để nắm chắc quy trình làm lại sổ sách hiệu quả nhất!

Các bước cần thực hiện khi làm lại sổ sách kế toán – Tổng quan cần biết

Làm lại sổ sách kế toán là một công việc không thể xem nhẹ đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt khi hệ thống kế toán cũ bị sai lệch, thiếu sót hoặc không đầy đủ. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các bước cần thực hiện khi làm lại sổ sách kế toán. Dưới đây là tổng quan quy trình bạn nên nắm rõ:

Bước 1: Xác định phạm vi cần làm lại

Trước tiên, cần xác định rõ khoảng thời gian, nghiệp vụ và loại sổ sách kế toán nào bị sai lệch hoặc chưa đầy đủ. Có thể là toàn bộ kỳ kế toán năm, hoặc chỉ riêng một số sổ cái, sổ chi tiết. Giai đoạn xác định phạm vi giúp doanh nghiệp có kế hoạch cụ thể và tránh lãng phí thời gian, nguồn lực.

Bước 2: Thu thập toàn bộ chứng từ kế toán gốc

Tập hợp hóa đơn, phiếu thu chi, hợp đồng, bảng kê, sao kê ngân hàng,… là điều kiện bắt buộc để tái lập sổ sách. Nếu mất chứng từ, cần có biên bản giải trình và hướng xử lý phù hợp theo quy định.

Bước 3: Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ

Đây là bước chuẩn bị quan trọng, tránh trường hợp ghi lại các nghiệp vụ sai quy định. Chứng từ phải có chữ ký đầy đủ, thông tin khớp với các nghiệp vụ phát sinh thực tế.

Bước 4: Lập kế hoạch và phân công công việc

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn: kiểm tra chứng từ, lập sổ sách, kiểm tra số dư, đối chiếu báo cáo tài chính. Phân công nhiệm vụ cho kế toán nội bộ hoặc thuê đơn vị ngoài là cách giúp tiến độ được đảm bảo.

Bước 5: Tiến hành làm lại sổ sách theo chuẩn mực kế toán

Áp dụng đúng quy trình làm lại sổ sách kế toán, ghi chép lại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nguyên tắc: đầy đủ, liên tục, trung thực, hợp lý. Lưu ý cập nhật hệ thống phần mềm kế toán nếu có thay đổi.

Bước 6: Đối chiếu, kiểm tra và lập báo cáo tài chính điều chỉnh (nếu cần)

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần đối chiếu số dư đầu kỳ – cuối kỳ, sổ chi tiết – tổng hợp, báo cáo thuế đã nộp – báo cáo điều chỉnh,… Từ đó, lập báo cáo tài chính mới nếu có sự thay đổi đáng kể.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ chỉnh sửa và lập biên bản giải trình

Mọi tài liệu, báo cáo sau khi điều chỉnh phải được lưu trữ đầy đủ theo quy định và chuẩn bị biên bản giải trình để trình cơ quan thuế khi cần thiết.

Việc tuân thủ đầy đủ các bước cần thực hiện khi làm lại sổ sách kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính mà còn tránh được các rủi ro bị xử phạt do sai phạm về kế toán.

Kiểm tra và rà soát toàn bộ chứng từ kế toán

Trước khi bắt đầu ghi lại sổ sách, doanh nghiệp cần thực hiện bước quan trọng là kiểm tra chứng từ kế toán. Đây là quá trình nhằm đảm bảo rằng mọi số liệu sẽ được ghi nhận đúng với thực tế, đầy đủ và không vi phạm quy định pháp luật. Rà soát hồ sơ kế toán kỹ lưỡng giúp xác định rõ đâu là điểm thiếu sót, sai lệch để có phương án xử lý phù hợp.

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ

Việc kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ là nền tảng để sổ sách kế toán phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch. Doanh nghiệp cần xem xét từng chứng từ về:

Hình thức: Có đúng mẫu quy định không? Có đầy đủ chữ ký, dấu, ngày tháng hay không?

Nội dung: Thể hiện rõ nghiệp vụ kinh tế phát sinh? Có mâu thuẫn về số tiền, hàng hóa, bên liên quan không?

Pháp lý: Có thuộc danh mục được khấu trừ thuế không? Có trùng lặp hoặc xuất sai thời điểm không?

Tất cả các lỗi như hóa đơn khống, hóa đơn sai nội dung hoặc chứng từ giả sẽ dẫn đến việc ghi nhận sai sổ sách và có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế.

Xác định chứng từ thiếu, sai sót cần bổ sung

Một phần không thể thiếu trong quá trình rà soát hồ sơ kế toán là kiểm tra xem có những chứng từ nào bị thất lạc, thiếu sót hoặc không đầy đủ. Các tình huống phổ biến như:

1. Thiếu hóa đơn đầu vào cho một nghiệp vụ mua hàng
2. Không có phiếu thu – chi cho các giao dịch tiền mặt
3. Thiếu hợp đồng kinh tế hoặc phụ lục đi kèm khi ghi nhận doanh thu, chi phí
4. Khi phát hiện thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể khắc phục bằng cách:
5. Liên hệ nhà cung cấp để xin bản sao hoặc hóa đơn điều chỉnh
6. Lập biên bản xác nhận giao dịch nếu không thể bổ sung được chứng từ
7. Giải trình bằng văn bản để nộp kèm theo hồ sơ làm lại sổ sách

Quá trình này giúp đảm bảo rằng toàn bộ thông tin tài chính được phản ánh minh bạch, có căn cứ rõ ràng. Đây là điều kiện tiên quyết để lập lại sổ sách hợp lệ và không bị cơ quan thuế bác bỏ.

Xác định phạm vi và mức độ cần chỉnh sửa sổ sách

Trước khi tiến hành làm lại sổ sách kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện bước đánh giá tổng quan để xác định phạm vi làm lại sổ sách và đánh giá mức độ sai sót kế toán. Đây là khâu quan trọng nhằm đảm bảo việc chỉnh sửa được thực hiện đúng trọng tâm, tránh tình trạng làm lại toàn bộ sổ sách không cần thiết gây lãng phí thời gian, chi phí.

Việc xác định phạm vi sai sót được thực hiện thông qua kiểm tra hệ thống chứng từ, đối chiếu với các báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, sổ cái và các loại sổ chi tiết. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phối hợp với kế toán nội bộ, kế toán thuế hoặc đơn vị dịch vụ kế toán để rà soát lại quy trình hạch toán, phát hiện những điểm bất hợp lý hoặc sai sót có thể gây ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.

Có ba cấp độ sai sót phổ biến mà kế toán cần phân loại rõ:

– Sai sót nhỏ, không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh tổng thể (ví dụ sai lệch vài trăm nghìn đồng do định khoản sai tài khoản nhưng cùng một loại chi phí).

– Sai sót trung bình, ảnh hưởng đến một phần báo cáo (như sai thuế GTGT đầu vào, sai số dư tài khoản công nợ).

– Sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính, hoặc vi phạm quy định thuế (khai sai doanh thu, bỏ sót chi phí lớn hoặc tài sản cố định).

Dựa trên mức độ sai sót, kế toán trưởng hoặc lãnh đạo doanh nghiệp sẽ quyết định nên chỉnh sửa cục bộ, theo từng phần hay thực hiện làm lại toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán. Cách làm khoa học là tiến hành từng bước từ tổng thể đến chi tiết, không chỉnh sửa theo cảm tính, tránh phát sinh lỗi mới hoặc gây rối loạn hệ thống sổ sách đang vận hành.

Phạm vi lỗi trong ghi nhận doanh thu, chi phí

Một trong những nhóm lỗi thường gặp cần được xem xét đầu tiên là phạm vi lỗi trong ghi nhận doanh thu, chi phí. Đây là các chỉ tiêu ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp, nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính. Việc hạch toán sai doanh thu có thể đến từ nguyên nhân như: ghi nhận không đúng kỳ, chưa xuất hóa đơn đầy đủ, nhầm lẫn giữa doanh thu chịu thuế và doanh thu không chịu thuế. Ngược lại, chi phí có thể bị ghi thiếu do bỏ sót chứng từ, ghi sai tài khoản hoặc không đúng bản chất chi phí theo quy định của Luật thuế TNDN.

Kế toán cần kiểm tra từng khoản mục doanh thu, chi phí và đối chiếu với hóa đơn đầu ra – đầu vào, hợp đồng, bảng lương, chi phí thuê ngoài… để đánh giá mức độ sai lệch. Trong trường hợp sai lệch lớn, có khả năng ảnh hưởng đến việc tính thuế, cần lập danh sách chi tiết các chứng từ liên quan để xác minh, phân loại, chuẩn bị phương án điều chỉnh chính xác.

Phạm vi lỗi trong tài sản, công nợ

Phạm vi lỗi trong tài sản, công nợ cũng là phần trọng yếu cần được phân tích kỹ khi tiến hành chỉnh sửa sổ sách kế toán. Sai sót ở nhóm này có thể bao gồm ghi nhận thiếu, thừa tài sản cố định; định giá sai nguyên giá; tính khấu hao không đúng quy định; bỏ sót khoản công nợ phải thu hoặc phải trả; hoặc nhầm lẫn trong phân loại tài sản ngắn hạn – dài hạn, nợ vay ngắn hạn – dài hạn…

Để xác định được lỗi, kế toán cần đối chiếu dữ liệu trên sổ sách với báo cáo tồn kho thực tế, biên bản kiểm kê tài sản, hợp đồng vay vốn, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và khách hàng. Đồng thời, rà soát các chứng từ đi kèm như phiếu xuất – nhập kho, biên bản nghiệm thu, hợp đồng thanh lý tài sản… nhằm phát hiện và khoanh vùng chính xác sai phạm.

Nếu lỗi liên quan đến tài sản lớn như đất đai, máy móc hoặc khoản vay ngân hàng, doanh nghiệp nên thận trọng trong điều chỉnh để tránh phát sinh rủi ro pháp lý, thuế hoặc ảnh hưởng đến báo cáo kiểm toán. Từ đó, xây dựng lộ trình điều chỉnh phù hợp theo từng nhóm tài sản hoặc công nợ cụ thể.

Tham khảo dịch vụ của chúng tôi: Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán giá rẻ – Uy tín, nhanh gọn, đúng chuẩn luật

Lập kế hoạch và thực hiện làm lại sổ sách kế toán

Việc lập kế hoạch làm lại sổ sách kế toán không chỉ đơn thuần là sửa lỗi trong hệ thống kế toán mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng lại nền tảng tài chính minh bạch, chuẩn hóa và phù hợp với các chuẩn mực kế toán hiện hành. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi sai sót, thứ tự các bước thực hiện và phân công trách nhiệm rõ ràng để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh đang diễn ra.

Một kế hoạch làm lại sổ sách kế toán hiệu quả cần đảm bảo tính khả thi, đầy đủ và phù hợp với các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Các yếu tố cần thiết trong kế hoạch bao gồm: đánh giá tổng thể mức độ sai lệch, chuẩn bị nguồn lực (nhân sự, phần mềm, tài liệu), xác định thời gian hoàn thành và phương pháp kiểm soát chất lượng sau điều chỉnh. Việc thiếu kế hoạch hoặc thực hiện một cách cảm tính rất dễ dẫn đến việc bỏ sót số liệu quan trọng, gây hậu quả nghiêm trọng về thuế và báo cáo tài chính.

Sau khi lập kế hoạch, bước tiếp theo là thực hiện chỉnh sửa sổ sách kế toán. Doanh nghiệp nên triển khai theo trình tự: rà soát chứng từ – thiết lập lại hệ thống sổ sách – đối chiếu số dư – cập nhật số liệu – lập báo cáo tài chính điều chỉnh. Quá trình này cần có sự tham gia của cả kế toán, kiểm toán nội bộ (nếu có), lãnh đạo tài chính và tư vấn pháp lý (nếu cần).

Điểm mấu chốt để thành công trong việc làm lại sổ sách là tính đồng nhất và sự kiểm soát chặt chẽ. Mọi điều chỉnh phải được ghi nhận có căn cứ, có biên bản ghi rõ nguyên nhân điều chỉnh và phải được lưu trữ hợp lệ. Sau cùng, doanh nghiệp cần gửi các báo cáo điều chỉnh cho cơ quan thuế (nếu có yêu cầu) để tránh bị xử phạt hành chính trong tương lai.

Thiết lập lại hệ thống sổ sách phù hợp chuẩn mực kế toán

Việc thiết lập lại hệ thống sổ sách phù hợp chuẩn mực kế toán là bước then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính sau khi chỉnh sửa. Trước tiên, kế toán trưởng cần rà soát lại toàn bộ danh mục tài khoản đã sử dụng, đảm bảo đúng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200 hoặc 133 tùy quy mô doanh nghiệp. Những tài khoản sử dụng sai bản chất hoặc không đúng nguyên tắc cần được điều chỉnh, thay thế hoặc hợp nhất theo đúng quy định.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần xem xét phần mềm kế toán đang sử dụng có hỗ trợ cấu trúc mới không. Nếu không, cần nâng cấp hoặc điều chỉnh phần mềm cho phù hợp với hệ thống mới. Việc chuẩn hóa lại quy trình ghi sổ, phân loại chứng từ và thiết lập báo cáo kế toán mẫu cũng là những việc quan trọng không thể bỏ qua.

Cuối cùng, nên tổ chức tập huấn nội bộ cho bộ phận kế toán để tất cả các thành viên đều hiểu và thực hiện đúng quy trình mới. Điều này giúp hạn chế tái phát lỗi sai trong tương lai và tạo nền tảng kiểm soát nội bộ vững chắc.

Điều chỉnh số dư đầu kỳ, đối chiếu số liệu mới

Sau khi hoàn thiện hệ thống sổ sách mới, bước tiếp theo là điều chỉnh số dư đầu kỳ và đối chiếu số liệu mới nhằm đảm bảo tính nhất quán và liên tục trong báo cáo tài chính. Trước hết, kế toán cần chốt số dư cuối kỳ của năm tài chính trước và so sánh với số dư đầu kỳ của năm hiện tại. Nếu có chênh lệch do sai sót trong ghi nhận hoặc phân loại tài khoản, cần lập biên bản điều chỉnh chi tiết, nêu rõ nguyên nhân và căn cứ pháp lý đi kèm.

Kế tiếp, đối chiếu số dư giữa các tài khoản có liên quan như tiền mặt – sổ quỹ – sao kê ngân hàng; công nợ phải thu – phải trả – hợp đồng; tài sản cố định – khấu hao – sổ theo dõi chi tiết. Sự đồng bộ và logic giữa các khoản mục này chính là căn cứ để kiểm tra tính hợp lệ của việc làm lại sổ sách.

Nếu phát hiện số liệu sai lệch không thể giải trình, có thể phải thực hiện kiểm toán nội bộ hoặc nhờ đơn vị kiểm toán độc lập hỗ trợ. Sau khi hoàn thành toàn bộ quá trình điều chỉnh và đối chiếu, doanh nghiệp có thể lập lại báo cáo tài chính theo số liệu mới để nộp bổ sung cho cơ quan chức năng nếu cần thiết.

Lưu trữ hồ sơ làm lại sổ sách kế toán đúng quy định

Lưu trữ hồ sơ kế toán là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quá trình làm lại sổ sách kế toán. Việc lưu trữ không chỉ đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp có căn cứ đối chiếu, phục hồi và giải trình khi cần thiết, đặc biệt trong các kỳ kiểm toán hay thanh tra thuế.

Theo quy định tại Luật Kế toán và Thông tư 200/2014/TT-BTC, tất cả hồ sơ liên quan đến việc lập lại sổ sách – bao gồm chứng từ cũ, chứng từ bổ sung, bảng kê chỉnh sửa, biên bản điều chỉnh, quyết định nội bộ và báo cáo tài chính sau khi làm lại – đều phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm tại trụ sở doanh nghiệp. Hồ sơ cần phân loại rõ theo từng kỳ kế toán, từng loại tài liệu, đảm bảo dễ truy xuất khi cần.

Doanh nghiệp nên lập sổ theo dõi riêng cho các tài liệu chỉnh sửa, ghi chú rõ lý do làm lại, thời gian thực hiện, người phụ trách, phương pháp điều chỉnh và kết quả sau chỉnh sửa. Ngoài ra, cần có biên bản bàn giao, biên bản kiểm tra nội bộ để minh bạch hóa quá trình sửa đổi sổ sách.

Lưu trữ có thể thực hiện dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử (nếu đáp ứng quy định về chữ ký số và bảo mật dữ liệu). Tuy nhiên, bản giấy vẫn là dạng phổ biến trong các kỳ thanh tra trực tiếp.

Doanh nghiệp không nên coi nhẹ khâu này vì một hồ sơ chỉnh sửa thiếu sót, không đầy đủ hoặc lưu trữ không đúng quy cách có thể khiến cả quá trình điều chỉnh bị bác bỏ, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và trách nhiệm pháp lý.

Những lưu ý khi làm lại sổ sách kế toán

Khi thực hiện làm lại sổ sách kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo việc chỉnh sửa diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật và tránh rủi ro về sau.

Thứ nhất, cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến việc phải làm lại sổ sách, từ đó chọn phương pháp xử lý phù hợp: điều chỉnh sổ kế toán hiện tại, lập lại toàn bộ hệ thống sổ hay chỉ sửa ở một số phần cụ thể. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tránh lặp lại sai sót.

Thứ hai, các chứng từ làm căn cứ điều chỉnh phải có tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ. Không được tạo lập chứng từ giả hoặc cố tình điều chỉnh nhằm thay đổi kết quả kinh doanh, lách thuế. Việc làm lại sổ sách phải trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực trạng tài chính – kế toán.

Thứ ba, nếu điều chỉnh ảnh hưởng đến các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế thì cần lập lại báo cáo mới kèm theo văn bản giải trình. Đồng thời, doanh nghiệp cần xem xét có cần thông báo cơ quan thuế hay không (tùy mức độ điều chỉnh), đặc biệt nếu điều chỉnh ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Thứ tư, cần lưu ý thời điểm thực hiện chỉnh sửa. Nếu điều chỉnh rơi vào thời điểm kiểm toán, quyết toán thuế hoặc giai đoạn doanh nghiệp đang thực hiện giao dịch tài chính lớn (gọi vốn, vay vốn, chuyển nhượng…), cần thực hiện thận trọng, có sự tư vấn của kế toán trưởng hoặc chuyên gia tài chính.

Cuối cùng, sau khi làm lại sổ sách, phải rà soát tính đồng bộ của toàn bộ hệ thống: nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối phát sinh, báo cáo tài chính… đảm bảo dữ liệu được cập nhật thống nhất.

Câu hỏi thường gặp khi làm lại sổ sách kế toán

Các bước cần thực hiện khi làm lại sổ sách kế toán không chỉ đơn thuần là việc chỉnh sửa số liệu mà còn là quá trình tái cấu trúc toàn bộ hệ thống kế toán để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Thực hiện đúng quy trình làm lại sổ sách sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đặc biệt là phòng tránh những rủi ro liên quan đến thuế, kiểm toán, xử phạt hành chính.

Bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và chi tiết về các bước thực hiện khi lập lại sổ sách kế toán: từ kiểm tra chứng từ, xác định phạm vi sai sót, tiến hành điều chỉnh, lập lại hệ thống sổ sách, cho đến lưu trữ tài liệu sau chỉnh sửa.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong quá trình rà soát lại hệ thống kế toán hoặc cần hỗ trợ về việc làm lại sổ sách đúng quy định, hãy chủ động tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo quá trình chỉnh sửa diễn ra nhanh chóng, hợp pháp và an toàn nhất.

Chúc doanh nghiệp của bạn luôn vận hành hiệu quả và sở hữu hệ thống kế toán minh bạch, vững mạnh!