Điều kiện đặt trụ sở công ty trong Khu công nghiệp/Khu chế xuất – Quy định mới nhất

Việc đặt trụ sở công ty trong Khu công nghiệp hoặc Khu chế xuất mang lại nhiều lợi ích như hạ tầng đồng bộ, ưu đãi thuế, và vị trí chiến lược. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đặt trụ sở ở đây mà phải đáp ứng các điều kiện pháp lý nhất định. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư và các nghị định, thông tư liên quan, doanh nghiệp cần nắm rõ yêu cầu về loại hình hoạt động, giấy phép, hợp đồng thuê, và các tiêu chuẩn kỹ thuật. Trong bài viết này, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng để đặt trụ sở hợp pháp trong Khu công nghiệp/Khu chế xuất.

1. Khái niệm Khu công nghiệp và Khu chế xuất

1.1. Khu công nghiệp là gì?

Khu công nghiệp (KCN) là khu vực tập trung các doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng hóa và cung ứng dịch vụ phục vụ sản xuất, có ranh giới địa lý xác định, được thành lập theo quyết định của Chính phủ hoặc Thủ tướng Chính phủ. Hạ tầng trong KCN được đầu tư đồng bộ gồm đường giao thông, điện, nước, xử lý nước thải, hệ thống viễn thông… nhằm đáp ứng nhu cầu của các nhà máy, xí nghiệp.

Theo quy định tại Nghị định 35/2022/NĐ-CP, KCN không có dân cư sinh sống thường xuyên, chỉ phục vụ mục đích sản xuất và các dịch vụ hỗ trợ sản xuất. Các ngành nghề trong KCN thường liên quan đến công nghiệp chế biến, chế tạo, lắp ráp, công nghệ cao hoặc ngành phụ trợ.

1.2. Khu chế xuất là gì?

Khu chế xuất (KCX) là loại hình đặc thù của KCN, chuyên sản xuất hàng hóa phục vụ xuất khẩu và cung ứng dịch vụ cho sản xuất hàng xuất khẩu. KCX cũng có ranh giới xác định, được hưởng một số cơ chế quản lý và ưu đãi thuế quan đặc biệt.

Doanh nghiệp trong KCX thường phải tuân thủ quy định về kiểm soát hải quan, đảm bảo tỷ lệ sản phẩm xuất khẩu theo cam kết. Một số KCX còn được quy hoạch thành khu logistics chuyên biệt, phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu và gia công hàng hóa.

1.3. Sự khác nhau giữa Khu công nghiệp và Khu chế xuất

2. Căn cứ pháp lý về việc đặt trụ sở trong KCN/KCX

Việc đặt trụ sở công ty trong KCN hoặc KCX được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định quyền lựa chọn địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, điều kiện hợp pháp của địa chỉ và nghĩa vụ đăng ký thay đổi khi có sự chuyển địa điểm.
• Luật Đầu tư 2020: Quy định về ngành nghề được phép đầu tư trong KCN/KCX, thủ tục xin chấp thuận chủ trương và cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu thuộc diện bắt buộc).
• Nghị định 35/2022/NĐ-CP: Văn bản chuyên ngành quy định chi tiết về quản lý, xây dựng, hoạt động của KCN và KCX, bao gồm quy hoạch, điều kiện ngành nghề và cơ chế ưu đãi.
• Các thông tư, văn bản hướng dẫn của Ban Quản lý KCN/KCX: Quy định chi tiết về hồ sơ, thủ tục xin đặt trụ sở, yêu cầu về hợp đồng thuê, an toàn lao động, môi trường và phòng cháy chữa cháy.

Việc nắm vững căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp lựa chọn địa điểm trụ sở phù hợp, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hạn chế rủi ro khi bị kiểm tra hoặc từ chối cấp phép.

Xem ngay: Thủ tục điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư

3. Điều kiện đặt trụ sở công ty trong Khu công nghiệp

3.1. Loại hình doanh nghiệp được phép

Theo Nghị định 35/2022/NĐ-CP, hầu hết các loại hình doanh nghiệp đều có thể đặt trụ sở trong KCN, bao gồm: công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và văn phòng đại diện/chi nhánh của doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, ưu tiên vẫn là doanh nghiệp sản xuất, chế biến, chế tạo hoặc doanh nghiệp phụ trợ cho hoạt động sản xuất trong KCN.

Đối với doanh nghiệp dịch vụ (như logistics, kho bãi, sửa chữa máy móc), chỉ được chấp thuận khi dịch vụ đó phục vụ trực tiếp cho các doanh nghiệp trong KCN.

3.2. Ngành nghề kinh doanh phù hợp quy hoạch KCN

Ngành nghề đăng ký kinh doanh phải nằm trong danh mục được phép hoạt động tại KCN theo quy hoạch được phê duyệt. Ban Quản lý KCN sẽ đối chiếu ngành nghề của doanh nghiệp với ngành nghề ưu tiên hoặc cho phép trong từng KCN cụ thể.

• Ngành công nghiệp chế biến, chế tạo, lắp ráp
• Ngành công nghiệp phụ trợ
• Ngành công nghiệp công nghệ cao (nếu KCN thuộc loại chuyên sâu)

Ngành nghề gây ô nhiễm môi trường hoặc không phù hợp với định hướng phát triển KCN sẽ bị từ chối cấp phép.

3.3. Hợp đồng thuê đất/nhà xưởng hợp pháp

Doanh nghiệp phải ký hợp đồng thuê với chủ đầu tư hạ tầng KCN hoặc với tổ chức/cá nhân được phép cho thuê lại theo quy định pháp luật. Hợp đồng cần:

• Ghi rõ diện tích, vị trí, thời hạn thuê
• Được Ban Quản lý KCN xác nhận hoặc chấp thuận
• Kèm theo giấy tờ chứng minh quyền cho thuê của bên cho thuê

Hợp đồng thuê là một trong những giấy tờ bắt buộc khi doanh nghiệp xin chấp thuận đặt trụ sở và đăng ký kinh doanh tại KCN.

3.4. Đáp ứng tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy, môi trường

Các cơ sở đặt trụ sở trong KCN phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và bảo vệ môi trường:

• Đối với ngành nghề có nguy cơ cháy nổ cao: phải được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện PCCC
• Đối với ngành nghề có phát sinh chất thải: cần lập báo cáo đánh giá tác động môi trường hoặc kế hoạch bảo vệ môi trường theo quy định
• Tham gia hệ thống xử lý nước thải tập trung của KCN (nếu có)

4. Điều kiện đặt trụ sở công ty trong Khu chế xuất

4.1. Doanh nghiệp xuất khẩu 100% hoặc theo tỷ lệ quy định

KCX được xây dựng với mục tiêu phục vụ sản xuất hàng xuất khẩu, do đó doanh nghiệp đặt trụ sở tại đây phải cam kết xuất khẩu 100% hoặc theo tỷ lệ tối thiểu được Ban Quản lý KCX chấp thuận. Doanh nghiệp có sản phẩm tiêu thụ nội địa sẽ phải thực hiện thủ tục nhập khẩu ngược và nộp thuế theo quy định.

4.2. Đáp ứng yêu cầu về kho bãi, kiểm soát hải quan

KCX là khu vực hải quan riêng biệt nên trụ sở doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu về:

• Khu vực lưu trữ nguyên liệu, hàng hóa tách biệt
• Trang bị thiết bị niêm phong, kiểm soát an ninh
• Hệ thống quản lý hàng tồn kho đáp ứng yêu cầu hải quan

4.3. Hợp đồng thuê được Ban Quản lý KCX phê duyệt

Tương tự KCN, hợp đồng thuê đất/nhà xưởng trong KCX phải được Ban Quản lý phê duyệt và đảm bảo hợp pháp. Thông thường, thời hạn thuê tối đa là thời gian còn lại của dự án đầu tư hạ tầng KCX, trừ khi pháp luật có quy định khác.

4.4. Tuân thủ quy định về lao động, an ninh trong KCX

Doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy định về tuyển dụng, sử dụng lao động, đăng ký lao động nước ngoài (nếu có) và các quy định an ninh trong KCX. Một số KCX còn yêu cầu đăng ký danh sách nhân sự ra vào khu vực để đảm bảo an toàn.

Đối với trường hợp doanh nghiệp FDI muốn đặt trụ sở trong KCN/KCX hoặc chuyển trụ sở vào KCN/KCX thì xem thêm bài viết này: Thủ Tục Thay Đổi Trụ Sở Công Ty Có Vốn Đầu Tư Nước Ngoài.

5. Hồ sơ cần chuẩn bị để đặt trụ sở

Khi thực hiện thủ tục đặt trụ sở công ty trong Khu công nghiệp hoặc Khu chế xuất, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Đầu tư 2020 và các văn bản chuyên ngành. Cụ thể gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

  Áp dụng khi thành lập mới công ty hoặc đăng ký thay đổi trụ sở. Nội dung ghi rõ địa chỉ trụ sở trong KCN/KCX, thông tin ngành nghề kinh doanh, người đại diện theo pháp luật. Mẫu giấy này theo Phụ lục I của Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

• Dự thảo điều lệ công ty

  Quy định cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cách thức quản lý và điều hành. Điều lệ cần cập nhật địa chỉ trụ sở mới trong KCN/KCX và có chữ ký đầy đủ của các thành viên sáng lập hoặc cổ đông sáng lập.

• Hợp đồng thuê đất/nhà xưởng

  Ký với chủ đầu tư hạ tầng KCN/KCX hoặc tổ chức/cá nhân được phép cho thuê lại. Hợp đồng phải thể hiện rõ: diện tích thuê, thời hạn thuê, giá thuê, mục đích sử dụng và được Ban Quản lý KCN/KCX chấp thuận (nếu pháp luật yêu cầu).

• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của bên cho thuê

  Bao gồm Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình, kèm văn bản chấp thuận cho thuê lại (nếu bên cho thuê không phải là chủ đầu tư hạ tầng trực tiếp).

• Các giấy phép con (nếu ngành nghề yêu cầu)

  Ví dụ: Giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy, giấy phép môi trường, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, giấy phép sản xuất… tùy thuộc vào ngành nghề đăng ký hoạt động tại trụ sở trong KCN/KCX.

Lưu ý: Một số Ban Quản lý KCN/KCX yêu cầu doanh nghiệp bổ sung bản vẽ mặt bằng sử dụng, danh sách nhân sự, hoặc phương án bảo vệ môi trường. Do đó, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp Ban Quản lý để được hướng dẫn cụ thể nhằm tránh mất thời gian bổ sung.

Xem ngay: Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)

6. Quy trình thực hiện

Thủ tục đặt trụ sở công ty trong Khu công nghiệp/Khu chế xuất được thực hiện theo trình tự sau. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

6.1. Bước 1: Xin chấp thuận của Ban Quản lý KCN/KCX

Trước khi đăng ký thành lập hoặc thay đổi trụ sở, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin chấp thuận đặt trụ sở tại Ban Quản lý KCN/KCX. Hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị chấp thuận đặt trụ sở
• Hợp đồng thuê đất/nhà xưởng dự kiến
• Bản sao giấy tờ pháp lý của bên cho thuê
• Bản mô tả ngành nghề và quy trình sản xuất (nếu có)

Thời gian xử lý: 3 – 5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Ban Quản lý sẽ cấp văn bản chấp thuận hoặc từ chối kèm lý do.

6.2. Bước 2: Ký hợp đồng thuê

Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp và bên cho thuê tiến hành ký hợp đồng thuê đất/nhà xưởng. Hợp đồng cần:

• Ghi rõ diện tích, vị trí, mục đích sử dụng
• Thời hạn thuê phù hợp thời hạn hoạt động của dự án
• Điều khoản về thanh toán, bàn giao mặt bằng, bảo trì hạ tầng

Đối với hợp đồng thuê trong KCX, cần đảm bảo tuân thủ các điều kiện về kiểm soát hải quan và tỷ lệ xuất khẩu.

6.3. Bước 3: Đăng ký thay đổi hoặc thành lập mới tại Sở KH&ĐT

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi KCN/KCX tọa lạc. Trường hợp:

• Thành lập mới: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp kèm hợp đồng thuê và văn bản chấp thuận của Ban Quản lý.
• Chuyển trụ sở: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh. Nếu chuyển tỉnh, cần làm thêm thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ.

Thời gian xử lý: 3 – 5 ngày làm việc theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

6.4. Bước 4: Hoàn tất thủ tục thuế và các nghĩa vụ liên quan

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần:

• Đăng ký thông tin thuế tại cơ quan thuế quản lý
• Kê khai và nộp lệ phí môn bài
• Cập nhật thông tin với ngân hàng, bảo hiểm xã hội
• Kích hoạt hoặc đăng ký hóa đơn điện tử tại địa chỉ mới
• Thực hiện thủ tục xin các giấy phép con cần thiết (PCCC, môi trường…)

Việc hoàn tất đầy đủ các nghĩa vụ sau khi đặt trụ sở sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hoặc gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.

7. Những ngành nghề hạn chế hoặc cấm đặt trong KCN/KCX

Khi xem xét đặt trụ sở công ty trong Khu công nghiệp (KCN) hoặc Khu chế xuất (KCX), doanh nghiệp cần lưu ý không phải mọi ngành nghề đều được phép hoạt động tại đây. Một số ngành nghề bị hạn chế hoặc cấm hoàn toàn nhằm bảo vệ môi trường, an ninh và đảm bảo phù hợp quy hoạch:

• Ngành nghề gây ô nhiễm nghiêm trọng: Bao gồm các hoạt động sản xuất phát thải chất thải nguy hại, khí thải vượt chuẩn, hoặc không thể xử lý qua hệ thống xử lý tập trung của KCN/KCX.
• Ngành nghề không thuộc quy hoạch của KCN/KCX: Nếu ngành nghề không nằm trong danh mục ngành nghề được phê duyệt trong quy hoạch chi tiết của KCN/KCX, hồ sơ xin đặt trụ sở sẽ bị từ chối.
• Ngành nghề ảnh hưởng đến an ninh, quốc phòng: Các ngành liên quan đến sản xuất vũ khí, chất nổ, hoặc có yếu tố nhạy cảm về an ninh quốc gia sẽ không được phép hoạt động trong KCN/KCX.

Lưu ý: Trước khi ký hợp đồng thuê, doanh nghiệp nên liên hệ Ban Quản lý KCN/KCX để xác minh ngành nghề của mình có được phép hoạt động tại khu vực đó hay không.

8. Lợi ích khi đặt trụ sở trong KCN/KCX

Đặt trụ sở trong KCN hoặc KCX không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất – kinh doanh mà còn mang lại nhiều lợi ích dài hạn:

8.1. Hạ tầng sẵn có và tiện ích đồng bộ

Các KCN/KCX được quy hoạch và xây dựng với hệ thống hạ tầng hoàn chỉnh: đường giao thông, điện, nước, viễn thông, xử lý nước thải, bãi đỗ xe… giúp doanh nghiệp giảm thời gian và chi phí đầu tư ban đầu.

8.2. Ưu đãi về thuế và chính sách đầu tư

Doanh nghiệp trong KCN/KCX thường được hưởng ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế nhập khẩu nguyên liệu (đối với KCX), và một số chính sách hỗ trợ đầu tư theo từng địa phương. Điều này giúp giảm chi phí vận hành và tăng lợi nhuận.

8.3. Thuận lợi trong hoạt động xuất nhập khẩu

Với vị trí gần cảng biển, sân bay hoặc cửa khẩu, cùng với các dịch vụ logistics ngay trong khu, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa. Riêng KCX còn được hưởng cơ chế hải quan riêng, rút ngắn thời gian thông quan.

8.4. Tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng

KCN/KCX thường nằm gần các khu dân cư, trường đại học, cao đẳng, tạo điều kiện cho doanh nghiệp tuyển dụng lao động lành nghề và đội ngũ kỹ thuật chất lượng cao. Đồng thời, môi trường làm việc tập trung cũng giúp giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo.

9. Lưu ý quan trọng để tránh vi phạm

Khi đặt trụ sở công ty trong Khu công nghiệp (KCN) hoặc Khu chế xuất (KCX), doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật để tránh bị xử phạt hoặc thu hồi giấy phép. Một số lưu ý quan trọng gồm:

• Kiểm tra quy hoạch ngành nghề của KCN/KCX: Trước khi ký hợp đồng thuê hoặc nộp hồ sơ, cần xác nhận ngành nghề đăng ký của doanh nghiệp có nằm trong danh mục được phép hoạt động tại KCN/KCX đó. Nếu không phù hợp, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay từ khâu xét duyệt.
• Hợp đồng thuê cần rõ ràng về quyền và nghĩa vụ: Hợp đồng phải nêu cụ thể diện tích, vị trí, thời hạn, giá thuê, quyền sử dụng, nghĩa vụ bảo trì và điều kiện chấm dứt hợp đồng. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nếu xảy ra tranh chấp sau này.
• Tuân thủ nghiêm các quy định về an toàn, môi trường: Doanh nghiệp phải đảm bảo đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy (PCCC) và môi trường theo tiêu chuẩn của Ban Quản lý KCN/KCX, đồng thời tham gia hệ thống xử lý nước thải tập trung (nếu có).

Mẹo: Nên làm việc với đơn vị tư vấn pháp lý uy tín để rà soát toàn bộ hồ sơ và quy trình nhằm giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục.

10. Dịch vụ tư vấn đặt trụ sở trong KCN/KCX của Gia Minh

Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh cung cấp giải pháp trọn gói cho doanh nghiệp muốn đặt trụ sở trong KCN/KCX, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện pháp lý và ngành nghề phù hợp: Đánh giá ngành nghề hiện tại, tư vấn điều chỉnh để phù hợp với quy hoạch của KCN/KCX.
• Soạn thảo và rà soát hợp đồng thuê: Đảm bảo hợp đồng đầy đủ điều khoản cần thiết, tránh rủi ro về pháp lý và thương mại.
• Thực hiện thủ tục xin chấp thuận của Ban Quản lý: Đại diện nộp hồ sơ, theo dõi và bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu, giúp quá trình xét duyệt nhanh chóng.
• Đăng ký thành lập hoặc thay đổi tại Sở KH&ĐT: Hoàn tất thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ mới, bao gồm cập nhật thông tin thuế, hóa đơn điện tử và các giấy phép con liên quan.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Gia Minh đã hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp đặt trụ sở thành công trong các KCN/KCX trên toàn quốc, đảm bảo nhanh – đúng luật – chi phí hợp lý.

Xem thêm:

• Thủ tục chuyển địa điểm công ty sang tỉnh khác
• Thủ tục chốt thuế khi chuyển trụ sở sang tỉnh khác
• Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại Cần Thơ

11. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

12. Kết luận

Đặt trụ sở công ty trong Khu công nghiệp/Khu chế xuất giúp doanh nghiệp hưởng lợi về hạ tầng, thủ tục xuất nhập khẩu và chính sách ưu đãi, nhưng cũng kéo theo yêu cầu tuân thủ khắt khe về quy hoạch ngành nghề, hợp đồng thuê, PCCC – môi trường và (đối với KCX) cơ chế hải quan riêng. Để triển khai suôn sẻ, bạn nên rà soát điều kiện pháp lý ngay từ khâu tiền khả thi: xác nhận ngành nghề phù hợp quy hoạch, dự trù hồ sơ đầu tư – xây dựng – môi trường, thống nhất thời hạn thuê và tiến độ bàn giao mặt bằng. Khi hoàn thiện đăng ký doanh nghiệp, đừng quên đồng bộ hậu kiểm: thuế – lệ phí môn bài, hóa đơn điện tử, bảo hiểm, và các giấy phép con theo ngành nghề.

Nếu cần một lộ trình rõ ràng từ A–Z, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh sẵn sàng đồng hành: tư vấn điều kiện – xin chấp thuận Ban Quản lý – rà soát, đàm phán hợp đồng thuê – đăng ký doanh nghiệp/đầu tư – hoàn tất thủ tục thuế, PCCC, môi trường. Liên hệ nhanh 0939 456 569 – 0932 785 561 hoặc dvgiaminh@gmail.com để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá trọn gói, minh bạch.