Điều Chỉnh Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp – Hướng Dẫn Mới Nhất 2025
Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – Tổng quan 2025
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Enterprise Registration Certificate – ERC) là văn bản do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp cho doanh nghiệp khi thành lập, ghi nhận các thông tin pháp lý cơ bản như tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin người đại diện theo pháp luật và các nội dung liên quan. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh hợp pháp, mở tài khoản ngân hàng, phát hành hóa đơn, ký kết hợp đồng và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là thủ tục hành chính nhằm cập nhật, thay đổi các thông tin trên ERC khi có sự thay đổi trong hoạt động của doanh nghiệp. Các trường hợp phổ biến bao gồm: thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, thông tin thành viên hoặc cổ đông sáng lập.
Doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh ERC trong các trường hợp:
- Thông tin trên ERC không còn đúng với thực tế hoạt động.
- Thay đổi các yếu tố pháp lý bắt buộc phải thông báo theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
- Thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính khác yêu cầu thông tin mới trên ERC.
Nếu không thực hiện điều chỉnh ERC đúng hạn, doanh nghiệp có thể gặp những hậu quả pháp lý như:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức phạt có thể lên tới hàng chục triệu đồng tùy hành vi vi phạm.
- Gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục với cơ quan thuế, ngân hàng hoặc đối tác do thông tin không khớp.
- Không thể điều chỉnh các giấy phép con hoặc giấy tờ pháp lý liên quan khác.
Vì vậy, việc điều chỉnh ERC kịp thời và đúng quy định là yếu tố then chốt để doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, tuân thủ pháp luật và đảm bảo uy tín trên thị trường.
Căn cứ pháp lý mới nhất
Thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành sau:
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, nguyên tắc đăng ký và điều chỉnh thông tin doanh nghiệp; nghĩa vụ thông báo và đăng ký khi có thay đổi các nội dung trên ERC.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục đăng ký và điều chỉnh nội dung đăng ký doanh nghiệp; quy định hồ sơ, cách thức nộp và thời gian xử lý.
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: Ban hành các mẫu giấy tờ, biểu mẫu sử dụng trong quá trình đăng ký và điều chỉnh thông tin doanh nghiệp trên ERC; quy định về phương thức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua mạng điện tử.
Ngoài các văn bản trên, tùy từng nội dung thay đổi, doanh nghiệp có thể cần tham khảo thêm các quy định chuyên ngành hoặc văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để bảo đảm hồ sơ đầy đủ, đúng quy định.
Các trường hợp phải điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh những thay đổi liên quan đến thông tin pháp lý đã được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC). Khi đó, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh để cập nhật thông tin và đảm bảo tính hợp pháp. Dưới đây là các trường hợp phổ biến phải điều chỉnh ERC.
1. Thay đổi tên công ty
Khi doanh nghiệp thay đổi tên, dù là tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài hay tên viết tắt, đều phải điều chỉnh ERC để ghi nhận tên mới. Việc này giúp đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch, hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ pháp lý khác.
2. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Doanh nghiệp thay đổi trụ sở chính trong cùng quận/huyện hoặc sang quận/huyện, tỉnh/thành phố khác đều phải cập nhật thông tin trên ERC. Trường hợp chuyển sang địa phương khác, ngoài việc điều chỉnh ERC, doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục liên quan với cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại Cần Thơ
3. Thay đổi người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ pháp lý. Khi thay đổi người này (bổ sung, thay thế hoặc thay đổi chức danh), doanh nghiệp cần điều chỉnh ERC để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro trong giao dịch.
4. Thay đổi vốn điều lệ
Việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ đều phải được ghi nhận trên ERC. Thay đổi vốn điều lệ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của thành viên, cổ đông cũng như năng lực tài chính và uy tín của doanh nghiệp trước đối tác và cơ quan nhà nước.
5. Thay đổi ngành nghề kinh doanh
Khi bổ sung, bãi bỏ hoặc điều chỉnh ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo và cập nhật lại ERC. Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện còn yêu cầu nộp bổ sung giấy phép con hoặc đáp ứng thêm các tiêu chí pháp luật quy định.
6. Thay đổi thành viên/cổ đông sáng lập
Doanh nghiệp thay đổi danh sách thành viên công ty TNHH hoặc cổ đông sáng lập công ty cổ phần (do chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế…) cần thực hiện thủ tục điều chỉnh ERC để cập nhật thông tin chủ sở hữu hợp pháp.
Việc kịp thời điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch pháp lý, thuận lợi trong giao dịch và tránh các chế tài xử phạt từ cơ quan quản lý nhà nước.
Hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Khi thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng. Tùy từng nội dung điều chỉnh mà hồ sơ có thể bổ sung thêm một số tài liệu liên quan, nhưng về cơ bản sẽ bao gồm các thành phần sau:
Giấy đề nghị điều chỉnh nội dung đăng ký doanh nghiệp
Đây là tài liệu bắt buộc, thể hiện ý chí của doanh nghiệp về việc thay đổi thông tin đã đăng ký. Giấy đề nghị cần:
- Lập theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Ghi rõ thông tin hiện tại và nội dung đề nghị điều chỉnh.
- Nêu lý do điều chỉnh.
- Có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu (nếu có).
Mỗi loại thay đổi (tên công ty, địa chỉ, người đại diện, vốn, ngành nghề…) sẽ yêu cầu biểu mẫu cụ thể phù hợp với quy định pháp luật.
Quyết định và biên bản họp của doanh nghiệp
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp liên doanh, mọi thay đổi quan trọng phải được thông qua bằng quyết định và biên bản họp của:
- Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2TV trở lên).
- Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).
- Các bên góp vốn (đối với công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp liên doanh).
Biên bản họp cần nêu rõ nội dung được thông qua, tỷ lệ biểu quyết tán thành, thời gian và địa điểm họp, thông tin người chủ trì và thư ký.
Đối với công ty TNHH một thành viên, cần có quyết định của chủ sở hữu công ty về nội dung điều chỉnh.
Giấy tờ chứng minh nội dung điều chỉnh
Đây là các tài liệu đi kèm để chứng minh tính hợp pháp và hợp lệ của nội dung thay đổi. Tùy vào từng trường hợp, có thể bao gồm:
- Thay đổi địa chỉ trụ sở: Hợp đồng thuê địa điểm, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp.
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật: Bản sao CCCD/hộ chiếu của người mới, giấy tờ bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.
- Thay đổi vốn điều lệ: Xác nhận góp vốn, chứng từ chuyển tiền vào tài khoản vốn, biên bản định giá tài sản góp vốn.
- Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Giấy phép con hoặc văn bản chấp thuận của cơ quan chuyên ngành (nếu ngành nghề có điều kiện).
- Thay đổi thành viên/cổ đông sáng lập: Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế cổ phần/phần vốn góp.
Bản sao hợp lệ ERC hiện tại
Doanh nghiệp phải nộp kèm bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại để cơ quan đăng ký đối chiếu thông tin và lưu hồ sơ. Bản sao này cần rõ ràng, đầy đủ các trang, không bị tẩy xóa hoặc sửa chữa.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định là yếu tố quyết định giúp thủ tục điều chỉnh ERC diễn ra nhanh chóng, tránh việc bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý hoặc bị từ chối tiếp nhận.
Quy trình thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Để điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các bước từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất cập nhật thông tin trên các giấy tờ pháp lý liên quan. Thực hiện đúng trình tự sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng, tránh phát sinh yêu cầu bổ sung hoặc bị trả lại.
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần xác định rõ nội dung điều chỉnh để chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Thành phần hồ sơ cơ bản bao gồm:
- Giấy đề nghị điều chỉnh nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định và biên bản họp của công ty (hoặc quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH MTV).
- Giấy tờ chứng minh nội dung điều chỉnh (hợp đồng thuê địa điểm, giấy tờ bổ nhiệm người đại diện, chứng từ góp vốn, giấy phép con…).
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại.
Tất cả giấy tờ phải được lập và ký đúng thẩm quyền, đóng dấu (nếu có) và chuẩn bị bản mềm để nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu thực hiện thủ tục trực tuyến.
Bước 2 – Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Nộp trực tiếp: Gửi hồ sơ giấy tại Bộ phận một cửa của Sở KH&ĐT.
- Nộp trực tuyến: Thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
Sau khi tiếp nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:
- Nếu hợp lệ: Cấp giấy biên nhận và hẹn trả kết quả.
- Nếu chưa hợp lệ: Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong vòng 03 ngày làm việc.
Bước 3 – Nhận kết quả điều chỉnh ERC
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận nội dung đã điều chỉnh.
- Thông báo từ chối (nếu không chấp thuận), nêu rõ lý do và căn cứ pháp lý.
Khi nhận kết quả, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên ERC mới để đảm bảo không có sai sót. Nếu phát hiện lỗi, phải yêu cầu chỉnh sửa ngay.
Bước 4 – Cập nhật thông tin trên giấy phép con và hồ sơ liên quan
Sau khi được cấp ERC mới, doanh nghiệp cần đồng bộ thông tin trên tất cả các hồ sơ, giấy tờ và hệ thống quản lý để đảm bảo tính hợp lệ, bao gồm:
- Giấy phép con (nếu có), như: giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện, giấy phép PCCC, VSATTP…
- Thông tin tại cơ quan thuế (hóa đơn điện tử, đăng ký thuế, tài khoản ngân hàng).
- Thông tin tại cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Hợp đồng, biển hiệu công ty, website, và các nền tảng giao dịch với khách hàng, đối tác.
Việc cập nhật đồng bộ sẽ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra liên tục, thuận lợi.
Thời gian và chi phí điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Khi thực hiện điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), doanh nghiệp cần nắm rõ thời gian và chi phí để chủ động kế hoạch thực hiện, đặc biệt trong những trường hợp thay đổi thông tin quan trọng liên quan đến giao dịch, hợp đồng hoặc pháp lý.
Thời gian xử lý trung bình
- Thời gian tiếp nhận và xử lý hồ sơ hợp lệ: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo sửa đổi, bổ sung trong vòng 03 ngày làm việc, thời gian xử lý sẽ kéo dài thêm tùy vào tốc độ hoàn thiện của doanh nghiệp.
- Thời gian thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận, hoặc do yêu cầu bổ sung, giải trình.
Lệ phí nhà nước
- Lệ phí cấp ERC mới: 50.000 – 100.000 đồng/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
- Nếu nộp hồ sơ trực tuyến và nhận kết quả qua bưu điện, có thể phát sinh thêm chi phí chuyển phát.
Chi phí dịch vụ nếu thuê đơn vị tư vấn
- Chi phí dịch vụ điều chỉnh ERC thường dao động từ 500.000 – 2.000.000 đồng tùy nội dung thay đổi và mức độ phức tạp.
- Với các thay đổi liên quan đến nhiều loại giấy phép con hoặc cần xử lý gấp, mức phí có thể cao hơn.
- Ưu điểm khi thuê đơn vị tư vấn: Tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu, hạn chế rủi ro bị trả hồ sơ.
Lưu ý quan trọng để tránh bị trả hồ sơ
Để hồ sơ điều chỉnh ERC được duyệt nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:
Hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin
- Không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định hoặc sử dụng sai biểu mẫu.
- Thông tin trên hồ sơ không trùng khớp với thông tin hiện tại của doanh nghiệp.
- Thiếu chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền.
Không thống nhất giữa hồ sơ và dữ liệu trên Cổng quốc gia
- Thông tin kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải trùng khớp với bản giấy nộp trực tiếp.
- Tránh lỗi chính tả, sai số liệu hoặc định dạng khi nhập dữ liệu trực tuyến.
Không cập nhật giấy phép con
- Sau khi điều chỉnh ERC, doanh nghiệp cần đồng bộ thông tin trên các giấy phép con liên quan (PCCC, VSATTP, giấy phép ngành nghề đặc thù…).
- Việc không cập nhật có thể dẫn đến vi phạm pháp luật hoặc bị từ chối khi làm việc với cơ quan quản lý chuyên ngành.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đảm bảo thống nhất thông tin và cập nhật đồng bộ trên tất cả giấy tờ liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh rủi ro không đáng có.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Điều chỉnh ERC có cần thông báo với cơ quan thuế không?
Có. Sau khi điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thông báo và cập nhật thông tin với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc này đặc biệt quan trọng khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, vì có thể phát sinh thủ tục chốt thuế và chuyển mã số thuế sang cơ quan quản lý mới.
Có thể điều chỉnh nhiều nội dung cùng lúc không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện điều chỉnh nhiều nội dung trên ERC trong cùng một hồ sơ, ví dụ: thay đổi tên công ty, vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh cho từng nội dung điều chỉnh để tránh bị trả hồ sơ.
ERC mới có thời hạn hay không?
ERC không có thời hạn hiệu lực cụ thể, trừ khi doanh nghiệp bị giải thể hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận. Tuy nhiên, khi có bất kỳ thay đổi thông tin nào liên quan đến ERC, doanh nghiệp bắt buộc phải điều chỉnh để thông tin luôn đúng và hợp pháp.
Dịch vụ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Gia Minh
Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh cung cấp dịch vụ điều chỉnh ERC trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng và chính xác, đảm bảo đúng quy định pháp luật.
- Cam kết thời gian, chi phí: Hoàn thành hồ sơ và trả kết quả đúng hạn, báo giá minh bạch ngay từ đầu.
- Hỗ trợ trọn gói từ A–Z: Tư vấn nội dung điều chỉnh, soạn hồ sơ, nộp và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Hỗ trợ tận nơi toàn quốc: Dịch vụ linh hoạt, nhận hồ sơ tận nơi và gửi kết quả về địa chỉ doanh nghiệp.
Kết luận
Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đúng hạn giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp, tránh rủi ro xử phạt và thuận lợi trong hoạt động kinh doanh. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Gia Minh sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục nhanh gọn, chính xác và tiết kiệm chi phí.
Liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ:
📞 0939 456 569 – 0932 785 561
📧 Email: dvgiaminh@gmail.com
