Hướng dẫn đăng ký mã số mã vạch cho miếng dán nhiệt từ A đến Z

Hướng dẫn đăng ký mã số mã vạch cho miếng dán nhiệt là một nội dung vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm nhiệt học. Việc gắn mã số mã vạch không chỉ giúp truy xuất nguồn gốc, quản lý hàng hóa, mà còn là điều kiện bắt buộc nếu muốn sản phẩm lưu thông hợp pháp trên thị trường hoặc xuất khẩu. Trong bối cảnh miếng dán nhiệt ngày càng phổ biến trong chăm sóc sức khỏe, việc hiểu đúng, làm đúng quy trình đăng ký mã số mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết nhất, đầy đủ và chuẩn SEO để doanh nghiệp dễ dàng áp dụng, tránh được những sai sót phổ biến trong quá trình đăng ký mã vạch.

Tổng quan về hướng dẫn đăng ký mã số mã vạch cho miếng dán nhiệt

Trong hoạt động sản xuất và phân phối sản phẩm, mã số mã vạch (MSMV) là yếu tố không thể thiếu để quản lý hàng hóa, truy xuất nguồn gốc và đảm bảo tiêu chuẩn thương mại. Đối với doanh nghiệp sản xuất miếng dán nhiệt, việc đăng ký MSMV không chỉ phục vụ công tác bán hàng mà còn là yêu cầu bắt buộc nếu sản phẩm phân phối qua siêu thị, nhà thuốc hoặc xuất khẩu.

Mã số mã vạch là gì? 

Mã số mã vạch (MSMV) là một chuỗi số được cơ quan có thẩm quyền (tại Việt Nam là GS1 Việt Nam – thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) cấp cho doanh nghiệp để gắn cho từng sản phẩm cụ thể. Dưới dạng ký hiệu vạch (barcode), mã số này giúp hệ thống máy quét nhận diện sản phẩm tự động khi thanh toán, lưu kho hoặc truy xuất thông tin.

Một mã vạch gồm 2 phần:

Mã doanh nghiệp (mã tiền tố): phản ánh tên công ty sở hữu mã số.

Mã sản phẩm: do doanh nghiệp tự đặt để phân biệt từng dòng sản phẩm khác nhau.

Các loại mã phổ biến cho sản phẩm tiêu dùng như miếng dán nhiệt là:

EAN-13: Mã tiêu chuẩn toàn cầu, thường dùng cho sản phẩm đóng gói bán lẻ.

EAN-8 hoặc QR code: Dùng cho bao bì nhỏ hoặc chiến dịch tiếp thị.

Tại sao miếng dán nhiệt cần có mã vạch? 

Miếng dán nhiệt là sản phẩm tiêu dùng có thể thuộc nhóm thiết bị y tế hoặc sản phẩm chăm sóc sức khỏe, do đó việc gắn mã số mã vạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Yêu cầu bắt buộc của nhà phân phối: Hầu hết các chuỗi siêu thị, hiệu thuốc, sàn TMĐT đều yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch rõ ràng để tích hợp vào hệ thống bán hàng.

Dễ dàng quản lý kho – kiểm soát hàng hóa: Mỗi sản phẩm được mã hóa giúp quản lý số lượng xuất – nhập – tồn một cách tự động.

Tạo niềm tin với người tiêu dùng: Mã số mã vạch được xem là dấu hiệu nhận diện sản phẩm chính hãng, minh bạch thông tin, đặc biệt nếu có tích hợp chức năng truy xuất nguồn gốc, kiểm tra hàng thật – giả.

Hỗ trợ xuất khẩu: Với các doanh nghiệp có kế hoạch xuất hàng ra nước ngoài, việc có mã vạch EAN-13 hoặc mã quốc gia (893 – Việt Nam) là điều kiện cần thiết để sản phẩm được lưu hành thương mại toàn cầu.

Quy định pháp lý về đăng ký mã vạch tại Việt Nam 

Mã vạch sản phẩm không chỉ là công cụ nhận diện hàng hóa, mà còn là yêu cầu bắt buộc trong nhiều thủ tục như: đăng ký lưu hành sản phẩm, phân phối siêu thị, xuất khẩu, quảng cáo hoặc bán hàng online. Tại Việt Nam, việc đăng ký mã số mã vạch được quản lý chặt chẽ bởi Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.

Việc đăng ký đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp, mà còn giúp doanh nghiệp tránh bị từ chối hàng hóa tại hệ thống phân phối và cơ quan chức năng.

Căn cứ pháp luật liên quan đến mã số mã vạch 

Việc sử dụng và đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp lý quan trọng, bao gồm:

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật 2006 (sửa đổi, bổ sung năm 2018).

Nghị định số 742018NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật này, trong đó quy định rõ về mã số mã vạch.

Thông tư 102020TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ – hướng dẫn cụ thể trình tự, thủ tục cấp mã số mã vạch và quản lý mã sản phẩm.

Hệ thống tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7322:2003 và các tiêu chuẩn GS1 quốc tế do Việt Nam áp dụng.

📌 Theo quy định, tổ chứcdoanh nghiệp muốn sử dụng mã vạch phải thực hiện thủ tục đăng ký cấp mã tổ chức GS1, được cấp mã doanh nghiệp và được quản lý trong hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia.

Cơ quan cấp phép và hệ thống quản lý GS1 Việt Nam 

Tại Việt Nam, đơn vị duy nhất có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký mã số mã vạch là:

Trung tâm Mã số, mã vạch Quốc gia (GS1 Việt Nam)

Trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Bộ Khoa học và Công nghệ.

GS1 Việt Nam là thành viên chính thức của Tổ chức GS1 Quốc tế, chịu trách nhiệm:

Cấp mã doanh nghiệp (mã tiền tố GS1) cho các tổ chức tại Việt Nam.

Quản lý cơ sở dữ liệu sản phẩm, mã số mã vạch trên hệ thống quốc gia.

Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc, minh bạch hóa thông tin hàng hóa trong chuỗi cung ứng.

📌 Hồ sơ đăng ký mã vạch có thể thực hiện trực tuyến qua hệ thống IDD tại địa chỉ: www.gs1.org.vn.

📌 Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp có thể tiến hành gán mã GTIN cho từng sản phẩm cụ thể và thiết kế mã vạch tương ứng để in lên bao bì.

Điều kiện để được cấp mã số mã vạch cho miếng dán nhiệt 

Mã số mã vạch (MSMV) là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm tiêu dùng, đặc biệt với các mặt hàng như miếng dán nhiệt, vốn cần phân phối rộng rãi qua siêu thị, hiệu thuốc, sàn thương mại điện tử… Để được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp mã số mã vạch cho sản phẩm, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện pháp lý và kỹ thuật quan trọng sau đây:

Doanh nghiệp phải có tư cách pháp nhân 

Đây là điều kiện bắt buộc và cơ bản nhất. Doanh nghiệp muốn đăng ký mã số mã vạch phải:

Đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép đầu tư hợp lệ tại Việt Nam.

Có mã số thuế được ghi nhận trong hệ thống quản lý thuế quốc gia.

Đăng ký dưới hình thức công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, hoặc tổ chức có tư cách pháp nhân hợp pháp khác.

📌 Hộ kinh doanh cá thể không được cấp mã số mã vạch dưới tên hộ mà phải thông qua công ty hoặc tổ chức.

Việc chứng minh tư cách pháp nhân được thể hiện qua bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nộp kèm hồ sơ.

Sản phẩm đã công bố hoặc có hồ sơ công bố sản phẩm 

Một trong những điều kiện quan trọng khác là sản phẩm phải hợp pháp hóa về chất lượng:

Đối với miếng dán nhiệt dùng ngoài da, doanh nghiệp cần có phiếu công bố sản phẩm đã được nộp tại Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền – Bộ Y tế.

Nếu sản phẩm chưa công bố, phải có hồ sơ công bố đang được tiến hành hoặc chứng minh sản phẩm thuộc nhóm không bắt buộc công bố (tùy theo thành phần, công dụng).

Việc công bố sản phẩm không chỉ phục vụ cấp mã vạch, mà còn chứng minh doanh nghiệp chịu trách nhiệm về chất lượng khi phân phối sản phẩm ra thị trường.

Đáp ứng quy chuẩn ghi nhãn bao bì 

Ngoài hai điều kiện trên, doanh nghiệp cần đảm bảo nhãn sản phẩm miếng dán nhiệt tuân thủ đúng quy định tại:

Nghị định 1112021NĐ-CP về ghi nhãn hàng hóa

Luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng

Nhãn hàng hóa cần thể hiện rõ:

Tên sản phẩm, tên doanh nghiệp

Thành phần, hướng dẫn sử dụng, bảo quản

Ngày sản xuất, hạn dùng, nguồn gốc xuất xứ

Lưu ý an toàn (nếu có)

Chỉ khi bao bì nhãn sản phẩm rõ ràng, hợp pháp, doanh nghiệp mới được gán mã số mã vạch cho sản phẩm đó và tiến hành in mã lên bao bì.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho miếng dán nhiệt 

Việc đăng ký mã số mã vạch (MSMV) là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm, xuất hàng ra thị trường, đặc biệt là khi phân phối vào siêu thị, nhà thuốc hoặc xuất khẩu. Với sản phẩm miếng dán nhiệt, do có thể được phân loại là hàng tiêu dùng, thiết bị y tế hoặc sản phẩm hỗ trợ sức khỏe, hồ sơ đăng ký mã vạch cần thực hiện đúng theo chuẩn GS1 và quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Các loại giấy tờ cần chuẩn bị 

Trước khi nộp hồ sơ đăng ký MSMV cho sản phẩm miếng dán nhiệt, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản scan hoặc bản sao công chứng).

Bản sao Giấy công bố sản phẩm hoặc giấy xác nhận công bố tiêu chuẩn áp dụng (nếu miếng dán có yếu tố liên quan đến y tế hoặc chăm sóc sức khỏe).

Tờ khai thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, quy cách đóng gói, đơn vị tính, nhóm hàng.

Thông tin liên hệ của doanh nghiệp: Địa chỉ trụ sở, mã số thuế, số điện thoại, email.

Biên lai nộp lệ phí đăng ký MSMV: Theo mức quy định (hiện tại khoảng 1.000.000 – 1.500.000 đồngnăm, tùy số lượng mã đăng ký).

Danh sách sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch: Bao gồm tên sản phẩm, dòng sản phẩm, kích cỡ hoặc dung tích nếu có.

Các loại giấy tờ cần đầy đủ, thống nhất về tên doanh nghiệp và mã số thuế giữa các văn bản.

Biểu mẫu, đơn đăng ký theo chuẩn GS1 

Doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu đăng ký mã số mã vạch theo hệ thống GS1 do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng ban hành.

Cụ thể:

Phiếu đăng ký sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (theo mẫu 12-TĐC).

Bản cam kết sử dụng đúng mã số mã vạch và chịu trách nhiệm về sản phẩm gắn mã.

Các biểu mẫu có thể điền trực tiếp hoặc tải từ website của Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia www.gs1.vn.

Lưu ý: Sau khi được cấp mã doanh nghiệp (ví dụ: 893xxxxxxx), doanh nghiệp có thể tự tạo mã sản phẩm và in trên bao bì.

Mẫu nhãn sản phẩm kèm theo 

Bên cạnh hồ sơ hành chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu nhãn sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch, bao gồm:

Tên sản phẩm, công dụng, hướng dẫn sử dụng.

Tên công ty sản xuất, địa chỉ, mã số thuế.

Mã vạch GS1 dự kiến đặt (nếu đã có).

Nhãn phải tuân thủ quy định về ghi nhãn hàng hóa tại Nghị định 432017NĐ-CP.

Việc nộp kèm mẫu nhãn giúp cơ quan chức năng đánh giá tính minh bạch và đầy đủ thông tin trước khi cấp mã chính thức.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch chi tiết 

Mã số mã vạch (MSMV) là yếu tố bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm vào hệ thống phân phối hiện đại như siêu thị, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu. Tại Việt Nam, tổ chức cấp MSMV chính thức là GS1 Việt Nam – thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Dưới đây là quy trình đăng ký mã số mã vạch chi tiết giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện:

Bước 1: Tạo tài khoản tại hệ thống GS1 Việt Nam 

Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của GS1 Việt Nam tại địa chỉ:

🌐 https:gs1.org.vn

Thực hiện tạo tài khoản quản trị gồm các bước:

Chọn Đăng ký người dùng mới, nhập thông tin email, số điện thoại, tên doanh nghiệp và mật khẩu truy cập.

Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ gửi liên kết kích hoạt tài khoản về email đã đăng ký.

Sau khi xác thực tài khoản, doanh nghiệp có thể đăng nhập và bắt đầu khai báo hồ sơ đăng ký cấp mã.

Việc tạo tài khoản là bước bắt buộc để quản lý mã số, mã vạch về sau (in lại, sửa thông tin, khai báo sản phẩm mới…).

Bước 2: Điền thông tin doanh nghiệp và sản phẩm 

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin theo các mục bắt buộc:

Thông tin pháp lý doanh nghiệp: Tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật.

Thông tin sản phẩm: Tên hàng hóa, nhóm ngành sản phẩm, bao bì, đơn vị đóng gói.

Phạm vi sử dụng: Trong nước, xuất khẩu hay thương mại điện tử.

Lưu ý: Mỗi mã sản phẩm (GTIN) ứng với một biến thể riêng biệt của hàng hóa (kích cỡ, khối lượng, màu sắc khác nhau sẽ cần mã khác nhau).

Hệ thống sẽ tự động cấp tiền tố doanh nghiệp (company prefix) và hướng dẫn cách gán mã cho từng sản phẩm.

Bước 3: Nộp hồ sơ, lệ phí và chờ cấp mã 

Sau khi hoàn tất khai báo, doanh nghiệp nộp hồ sơ điện tử gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (scan bản PDF)

Phiếu đề nghị cấp MSMV (theo mẫu của GS1)

Bảng kê sản phẩm cần cấp mã

Lệ phí đăng ký MSMV tại GS1 Việt Nam:

Mức phí ban đầu: Khoảng 1.000.000 – 2.000.000 đồng, tùy theo số lượng mã và thời gian sử dụng.

Phí duy trì hằng năm: Từ 300.000 – 1.000.000 đồngnăm, tùy quy mô doanh nghiệp và số lượng mã đăng ký.

⏱ Thời gian cấp mã: Trong vòng 3 – 5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Mã được cấp dưới dạng số và có thể tải file hình ảnh mã vạch (EAN-13, QR…) để in trên bao bì.

Sau khi được cấp, doanh nghiệp có thể quản lý mã, khai báo sản phẩm mới hoặc in mã qua hệ thống trực tuyến mà không cần hồ sơ giấy bổ sung.

Chi phí đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm 

Đăng ký mã số mã vạch là bước không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm ra thị trường hiện đại như siêu thị, nhà thuốc, chuỗi bán lẻ hoặc xuất khẩu. Việc đăng ký mã vạch giúp sản phẩm dễ dàng được nhận diện và quản lý trong hệ thống phân phối. Dưới đây là chi tiết chi phí đăng ký mã vạch, bao gồm lệ phí nhà nước và chi phí dịch vụ nếu thuê ngoài.

Phí đăng ký ban đầu và phí duy trì hằng năm 

Theo Thông tư 2322016TT-BTC, lệ phí đăng ký mã số mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng gồm:

🔹 Phí cấp mã doanh nghiệp (phí 1 lần):

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã vạch sẽ được cấp mã doanh nghiệp GTIN gồm 8, 9 hoặc 10 chữ số.

Mức phí tùy thuộc vào loại mã đăng ký, dao động từ 500.000 – 1.000.000 đồng.

🔹 Phí duy trì hằng năm (bắt buộc):

Tính theo doanh thu năm gần nhất của doanh nghiệp, cụ thể:

Doanh thu < 1 tỷ đồng: 300.000 đồngnăm

1 – <5 tỷ đồng: 500.000 đồngnăm

5 – <10 tỷ đồng: 800.000 đồngnăm

≥ 10 tỷ đồng: 1.000.000 đồngnăm

📌 Mức phí này được nộp trực tiếp hoặc chuyển khoản cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, kèm theo hồ sơ đăng ký mã vạch lần đầu hoặc gia hạn.

Các chi phí phát sinh khác nếu thuê dịch vụ 

Nếu doanh nghiệp không có bộ phận pháp lý nội bộ hoặc muốn tiết kiệm thời gian, có thể thuê dịch vụ đăng ký mã vạch. Phí dịch vụ phổ biến trên thị trường hiện nay:

Gói đăng ký mã vạch trọn gói: dao động từ 1.200.000 – 2.000.000 đồnglần (đã bao gồm phí nhà nước).

Dịch vụ sẽ bao gồm:

Tư vấn loại mã phù hợp (mã doanh nghiệp, mã sản phẩm)

Soạn hồ sơ, nộp online qua hệ thống GS1

Theo dõi và hỗ trợ trong suốt quá trình xử lý

Hướng dẫn quản lý danh mục mã sản phẩm về sau

✅ Lưu ý: Một số bên cung cấp gói nâng cao bao gồm thiết kế mã QR, tích hợp hệ thống bán hàng hoặc hỗ trợ về bao bì – nhãn sản phẩm.

Cách sử dụng mã vạch đúng chuẩn cho bao bì miếng dán nhiệt 

Việc sử dụng mã vạch đúng chuẩn trên bao bì sản phẩm miếng dán nhiệt không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa hiệu quả mà còn là điều kiện bắt buộc khi đưa sản phẩm vào hệ thống phân phối, siêu thị hoặc xuất khẩu. Để đảm bảo tính hợp lệ và dễ quét của mã vạch, doanh nghiệp cần chú ý đến kích thước, vị trí, màu sắc và định dạng theo đúng quy định.

Kích thước, vị trí dán mã vạch trên bao bì 

Kích thước tiêu chuẩn của mã vạch EAN-13 (loại phổ biến cho hàng tiêu dùng như miếng dán nhiệt) cần tuân theo quy định của Tổ chức GS1:

Chiều rộng tối thiểu (bao gồm cả vùng trống hai bên): khoảng 37,29mm, có thể thu nhỏ đến 80% hoặc phóng to đến 200%.

Chiều cao thanh mã: tối thiểu 22,85mm (ở mức phóng đại 100%).

Vị trí in mã vạch trên bao bì cần đảm bảo:

Dán hoặc in ở mặt sau hoặc góc dưới mặt trước, nơi dễ nhìn, dễ quét khi đóng gói.

Không in lên các đường gấp, viền mép hoặc nơi bị che khuất bởi bao bì phụ.

Tránh in đè lên các nền họa tiết phức tạp hoặc hình ảnh màu đậm.

📌 Lưu ý: Trên bao bì nhỏ (miếng dán đóng gói lẻ), nên ưu tiên sử dụng loại EAN-8 hoặc giữ tỷ lệ chuẩn của EAN-13 để không bị lỗi khi kiểm tra.

Màu sắc, độ tương phản, định dạng mã barcode 

Mã vạch chỉ được quét chính xác khi đảm bảo yếu tố tương phản màu sắc giữa thanh mã và nền bao bì:

Màu lý tưởng: Mã vạch màu đen hoặc xanh đậm trên nền trắng hoặc vàng nhạt.

Không dùng: Màu đỏ hoặc nền đỏ, vì máy quét laser đỏ sẽ không nhận dạng được.

Định dạng mã phổ biến:

EAN-13: Dành cho sản phẩm bán lẻ, yêu cầu đăng ký mã doanh nghiệp tại GS1 Việt Nam.

Code 128: Dành cho quản lý nội bộ kho, logistic hoặc đơn vị sản xuất lớn.

QR code (nếu có): Có thể in kèm để dẫn về thông tin sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, hoặc truy xuất nguồn gốc.

🛑 Tránh làm biến dạng mã khi thiết kế: không nghiêng, xoắn, kéo giãn hoặc làm mờ – vì sẽ khiến hệ thống bán hàng hoặc kho không quét được.

Những lỗi thường gặp khi đăng ký mã số mã vạch 

Đăng ký mã số mã vạch (MSMV) là bước bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm lên hệ thống siêu thị, sàn thương mại điện tử, hoặc xuất khẩu. Tuy nhiên, trong quá trình đăng ký, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập – thường mắc phải một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối, hoặc ảnh hưởng đến hiệu lực sử dụng mã số sau này.

Sai thông tin doanh nghiệp, sản phẩm 

Một trong những lỗi phổ biến nhất là khai báo sai hoặc thiếu thông tin khi đăng ký:

Tên doanh nghiệp không khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Địa chỉ trụ sở sai, không đầy đủ, thiếu phườngxã hoặc số nhà.

Mô tả sản phẩm không rõ ràng, thiếu phân loại nhóm hàng, dẫn đến mã số được cấp không đúng bản chất sản phẩm.

Việc khai sai thông tin doanh nghiệp hoặc sản phẩm không chỉ khiến hồ sơ bị trả về, mà còn gây khó khăn khi:

Cập nhật sản phẩm mới.

Xin cấp mã vạch nước ngoài (EANUPC).

Kiểm tra đối chiếu trên hệ thống GS1 quốc tế.

👉 Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ đăng ký mã vạch.

Không cập nhật sản phẩm mới lên hệ thống GS1 

Sau khi được cấp mã số doanh nghiệp (GS1), doanh nghiệp phải đăng nhập hệ thống để:

Khai báo danh sách sản phẩm kèm theo mô tả, đơn vị tính, quy cách đóng gói.

Cập nhật định kỳ các sản phẩm mới, điều chỉnh thông tin nếu có thay đổi về bao bì, kích thước, thành phần…

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ dùng mã vạch đã cấp mà không cập nhật thông tin sản phẩm lên hệ thống, dẫn đến các vấn đề sau:

Không hiển thị sản phẩm khi quét mã tại siêu thị, kho vận.

Không tra được thông tin trên hệ thống kiểm tra của GS1.

Bị cảnh báo khi kiểm tra mã sản phẩm trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Amazon…

⚠️ GS1 Việt Nam có thể thu hồi mã số nếu doanh nghiệp không cập nhật dữ liệu trong thời gian dài, hoặc vi phạm quy định sử dụng mã vạch.

Tham khảo: Đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ – Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z cho doanh nghiệp

Hướng dẫn tra cứu và kiểm tra mã số mã vạch đã đăng ký 

Sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục đăng ký mã số mã vạch (MSMV), việc kiểm tra và tra cứu thông tin là cần thiết để đảm bảo sản phẩm đã được cập nhật chính xác trên hệ thống. Điều này giúp tăng độ tin cậy với đối tác, siêu thị và cơ quan quản lý. Dưới đây là hai cách đơn giản và phổ biến để kiểm tra mã số mã vạch đã đăng ký:

Tra cứu trên hệ thống GS1 Việt Nam 

GS1 là tổ chức cấp và quản lý mã số mã vạch toàn cầu, trong đó GS1 Việt Nam thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ là đơn vị quản lý tại Việt Nam. Để tra cứu mã đã đăng ký:

Truy cập trang tra cứu chính thức: https:gs1.org.vn

Vào mục Tra cứu MSMV, nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã vạch sản phẩm.

Kết quả sẽ hiển thị thông tin doanh nghiệp sở hữu mã, tên sản phẩm và tình trạng còn hiệu lực hay không.

Việc tra cứu giúp doanh nghiệp phát hiện sớm nếu mã bị sai, trùng hoặc chưa cập nhật.

Sử dụng phần mềm quét mã để kiểm tra thông tin 

Ngoài tra cứu thủ công, doanh nghiệp và người tiêu dùng có thể sử dụng ứng dụng quét mã vạch để kiểm tra:

Cài đặt các app phổ biến như iCheck, Barcode Việt, Gcheck, Vietcheck…

Mở app và quét mã vạch in trên bao bì sản phẩm.

Kết quả sẽ hiển thị tên sản phẩm, đơn vị đăng ký mã, hình ảnh (nếu đã cập nhật trên hệ thống dữ liệu).

Việc quét thử trên nhiều thiết bị là cách hiệu quả để kiểm tra mã có hoạt động ổn định không, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý nếu có lỗi in ấn, sai dữ liệu.

Có cần kiểm nghiệm hay công bố trước khi đăng ký mã vạch? 

Khi doanh nghiệp sản xuất sản phẩm như miếng dán nhiệt, miếng dán cảm, vật tư chăm sóc sức khỏe chuẩn bị đưa sản phẩm ra thị trường, một trong những bước thường được tiến hành là đăng ký mã số mã vạch (MSMV) để thuận tiện trong khâu quản lý kho, bán hàng và phân phối. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu có bắt buộc kiểm nghiệm hay công bố chất lượng trước khi đăng ký mã vạch không?

Mối liên hệ giữa công bố chất lượng và mã vạch 

Về nguyên tắc, việc đăng ký mã số mã vạch không bắt buộc phải có giấy kiểm nghiệm hoặc công bố tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, trên thực tế:

Một số nhóm sản phẩm đặc thù như miếng dán y tế, miếng dán có tác dụng nhiệt hoặc làm mát… nếu thuộc nhóm trang thiết bị y tế, hoặc có công dụng cụ thể liên quan đến sức khỏe, phải có hồ sơ công bố hoặc phân loại thiết bị y tế để được phép lưu hành.

Khi đăng ký mã vạch, tổ chức tiếp nhận có thể yêu cầu bản sao tài liệu liên quan đến nguồn gốc, chất lượng hoặc hồ sơ công bố sản phẩm, để chứng minh sản phẩm hợp pháp.

Đặc biệt khi in bao bì có mã vạch kết hợp với nội dung quảng cáo, đơn vị in hoặc sàn TMĐT có thể yêu cầu nộp kèm số tiếp nhận công bố, số phiếu kiểm nghiệm…

Vì vậy, dù không bắt buộc theo luật, nhưng công bố chất lượng là yếu tố hỗ trợ quan trọng trong quy trình cấp mã vạch.

Trường hợp bị từ chối mã vạch vì thiếu hồ sơ 

Một số doanh nghiệp đã bị từ chối cấp mã vạch hoặc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ do:

Không chứng minh được sản phẩm đã được phép lưu hành hợp pháp.

Thiếu bản mô tả sản phẩm hoặc công bố chất lượng khi sản phẩm có công dụng đặc biệt (giữ nhiệt, giảm đau, dán ngoài da…).

Bao bì ghi sai thông tin hoặc không khớp với tên doanh nghiệp đăng ký.

Do đó, để tránh bị chậm tiến độ sản xuất – phân phối, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các tài liệu công bố hoặc kiểm nghiệm, nhất là khi sản phẩm liên quan đến sức khỏe người tiêu dùng.

Dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã vạch trọn gói cho miếng dán nhiệt 

Việc đăng ký mã số mã vạch (MSMV) là bước không thể thiếu để sản phẩm miếng dán nhiệt có thể lưu thông trên thị trường hiện đại, đặc biệt khi đưa vào hệ thống siêu thị, nhà thuốc, sàn thương mại điện tử. Tuy nhiên, thủ tục đăng ký mã vạch theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có nhiều yêu cầu về hồ sơ, định dạng sản phẩm, kê khai danh mục. Vì vậy, dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói chính là giải pháp tối ưu giúp các đơn vị sản xuất miếng dán nhiệt tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy định.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp 

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã vạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Tư vấn miễn phí loại mã phù hợp: Mỗi loại sản phẩm có thể dùng mã GTIN-8, GTIN-13 hay mã doanh nghiệp tùy quy mô. Đơn vị dịch vụ sẽ giúp lựa chọn loại mã phù hợp và tiết kiệm nhất.

Chuẩn hóa danh mục sản phẩm: Hướng dẫn cách điền thông tin danh mục sản phẩm, mã hàng, cấu trúc mô tả đúng định dạng hệ thống.

Thay mặt làm việc với cơ quan cấp mã: Không cần đi lại, không phải tìm hiểu quy trình phức tạp – tất cả thủ tục được thực hiện nhanh chóng.

Hỗ trợ tạo mã vạch in trên bao bì: Gửi file định dạng barcode đúng chuẩn, có thể in trực tiếp trên bao bì miếng dán nhiệt.

Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, tránh bị trả hồ sơ và nhanh chóng có mã vạch để sẵn sàng kinh doanh, phân phối.

Cam kết đúng tiến độ, hỗ trợ duy trì mã hàng năm 

Các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký mã vạch uy tín thường cam kết thời gian xử lý chỉ từ 3 – 5 ngày làm việc, có mã vạch nhanh để kịp tiến độ sản xuất – kinh doanh. Ngoài ra:

Hỗ trợ đóng lệ phí duy trì mã hàng năm đúng thời hạn theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Thông báo nhắc gia hạn, tránh bị khóa mã do quên đóng phí hay sai sót thủ tục duy trì.

Cập nhật, thay đổi danh mục mã sản phẩm miễn phí nếu có thay đổi sản phẩm hoặc thiết kế mới.

Khi thuê dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp miếng dán nhiệt có thể hoàn toàn yên tâm tập trung vào hoạt động sản xuất – bán hàng, không phải lo lắng về phần pháp lý và kỹ thuật mã hóa sản phẩm.

Hướng dẫn đăng ký mã số mã vạch cho miếng dán nhiệt là một phần thiết yếu giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa sản phẩm, mở rộng thị trường và tạo dựng niềm tin người tiêu dùng. Không chỉ đơn thuần là thủ tục hành chính, mã số mã vạch còn giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho, bán hàng đa kênh và xuất khẩu dễ dàng. Tuy nhiên, để đảm bảo việc đăng ký diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm chắc quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Nếu bạn gặp khó khăn, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy định pháp luật.