Mẫu báo cáo vệ sinh nhà máy sản xuất thực phẩm chức năng chuẩn GMP
Mẫu báo cáo vệ sinh nhà máy sản xuất thực phẩm chức năng chuẩn GMP là một trong những tài liệu quan trọng không thể thiếu để đảm bảo nhà máy hoạt động đúng quy chuẩn. Với sự gia tăng yêu cầu từ cơ quan quản lý và các tổ chức chứng nhận như ISO, HACCP, việc có mẫu báo cáo vệ sinh đạt chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn tránh các lỗi bị xử phạt hành chính. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu cấu trúc, nội dung cần có, cách trình bày mẫu báo cáo sao cho thuyết phục, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu khi thanh – kiểm tra GMP định kỳ hoặc đột xuất.
Tổng quan về mẫu báo cáo vệ sinh nhà máy chuẩn GMP
Vai trò và tính pháp lý của mẫu báo cáo
Mẫu báo cáo vệ sinh nhà máy là một trong những tài liệu bắt buộc trong hệ thống quản lý chất lượng của các cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng. Đây là căn cứ pháp lý thể hiện việc nhà máy duy trì vệ sinh định kỳ, đảm bảo an toàn thực phẩm và tuân thủ các quy định hiện hành.
Tài liệu này còn giúp:
Theo dõi lịch sử vệ sinh theo từng khu vực
Ghi nhận lỗi bất thường và khắc phục
Là bằng chứng phục vụ thanh tra của cơ quan chức năng hoặc đoàn đánh giá GMP, HACCP, ISO
Việc thiếu báo cáo vệ sinh hoặc lập không đầy đủ có thể khiến doanh nghiệp không đạt chứng nhận GMP, bị xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.
Quy định pháp luật liên quan: GMP, ISO, HACCP
Mẫu báo cáo vệ sinh nhà máy cần tuân thủ theo:
Thông tư 18/2019/TT-BYT: hướng dẫn áp dụng GMP trong sản xuất thực phẩm bảo vệ sức khỏe
Tiêu chuẩn HACCP – ISO 22000: yêu cầu ghi nhận kiểm soát vệ sinh môi trường sản xuất
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
GMP ASEAN: đề cập cụ thể đến quy trình vệ sinh nhà xưởng, thiết bị, công cụ dụng cụ
Mỗi tiêu chuẩn có thể có định dạng khác nhau, nhưng đều yêu cầu ghi chép rõ ràng – có chữ ký xác nhận – lưu trữ tối thiểu 2 năm.
Đối tượng cần lập báo cáo định kỳ
Những đơn vị sau bắt buộc phải lập báo cáo vệ sinh:
Nhà máy sản xuất thực phẩm chức năng (dạng viên, bột, lỏng…)
Cơ sở chế biến, đóng gói, bảo quản thực phẩm bảo vệ sức khỏe
Xưởng phụ trợ (nhà kho, bao bì, phòng QC…)
Đơn vị chuẩn bị thẩm định GMP, ISO hoặc đang hoạt động sản xuất thường xuyên
Tùy mức độ rủi ro, nhà máy sẽ áp dụng tần suất báo cáo hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, phù hợp từng khu vực.
Cấu trúc mẫu báo cáo vệ sinh nhà máy thực phẩm chức năng
Thông tin chung: tên nhà máy – ngày kiểm tra – người thực hiện
Phần đầu báo cáo cần ghi rõ:
Tên cơ sở sản xuất (theo giấy phép ĐKKD)
Địa chỉ nhà máy, số giấy GMP nếu có
Ngày kiểm tra vệ sinh
Tên người thực hiện, chức vụ và bộ phận phụ trách
Ký xác nhận của người giám sát hoặc QC
Việc ghi rõ thông tin giúp xác định trách nhiệm, tạo sự minh bạch và chuyên nghiệp trong hồ sơ nội bộ.
Khu vực kiểm tra: sản xuất, đóng gói, bảo quản, khu phụ trợ
Tùy vào bố cục nhà máy, báo cáo nên phân theo khu vực rõ ràng:
Khu vực sản xuất chính: trộn, nén viên, tạo hạt, sấy
Khu vực đóng gói: chiết rót, đóng lọ, dán nhãn
Kho bảo quản: kho nguyên liệu, kho thành phẩm
Khu vực phụ trợ: nhà vệ sinh, phòng thay đồ, hành lang, phòng nghỉ nhân viên
Khu vực QC – kiểm nghiệm
Ở mỗi khu vực, cần liệt kê:
Loại thiết bị được vệ sinh
Bề mặt – sàn – trần có lau chùi không
Rác thải có được thu gom – phân loại đúng cách
Vết bẩn tồn dư – sự cố bất thường nếu có
✅ Có thể đính kèm hình ảnh trước – sau khi vệ sinh, giúp minh họa trực quan và dễ đối chiếu.
Phân loại khu vực sạch – khu vực kiểm soát đặc biệt
Một số khu vực trong nhà máy được xếp vào khu vực có kiểm soát nghiêm ngặt (độ sạch cao) như:
Phòng tạo hạt – ép viên – phối trộn
Khu vực vô trùng – phòng class 100, class 1000 (nếu có)
Khu QC – kiểm nghiệm mẫu
Các khu vực này cần:
Vệ sinh ít nhất 1 – 2 lần/ngày
Dùng dung dịch diệt khuẩn chuyên dụng (được phép dùng trong nhà máy thực phẩm)
Có sổ theo dõi riêng với chữ ký xác nhận mỗi lần thực hiện
Phân loại rõ giúp ưu tiên nguồn lực – hóa chất – nhân sự phù hợp theo rủi ro từng khu.
Lịch trình và tần suất vệ sinh từng khu vực
Một mẫu báo cáo chuẩn GMP cần đính kèm bảng lịch trình vệ sinh, ví dụ như:
Khu vực Tần suất vệ sinh Người phụ trách Ghi chú
Khu phối trộn 2 lần/ngày NV Lan – bộ phận SX Sử dụng cồn 70%
Kho nguyên liệu 1 lần/ngày NV Quân – kho Quét – lau sàn
Nhà vệ sinh 3 lần/ngày NV Vệ sinh Ghi logbook
Hành lang nhà máy 1 lần/ngày NV bảo trì Dùng máy hút bụi
Ngoài ra, cần có:
Biểu mẫu vệ sinh thiết bị, vệ sinh bề mặt, có chữ ký người thực hiện + QC
Checklist vệ sinh cuối ngày/kết thúc ca
Đánh giá vệ sinh bất thường nếu có lỗi (nấm mốc, vết đọng nước, vật lạ…)
✅ Toàn bộ dữ liệu nên lưu trữ điện tử kèm bản scan, sẵn sàng đối chiếu khi kiểm tra hoặc audit GMP.
Nội dung chi tiết trong mẫu báo cáo vệ sinh GMP
Báo cáo vệ sinh theo tiêu chuẩn GMP (Good Manufacturing Practices) là tài liệu bắt buộc trong các nhà máy sản xuất thực phẩm chức năng, dược phẩm, mỹ phẩm. Đây là cơ sở để cơ quan kiểm tra và đánh giá mức độ tuân thủ quy trình làm sạch, khử khuẩn tại khu vực sản xuất, kho, phòng QC/QA,… Một báo cáo vệ sinh GMP đúng chuẩn cần bao gồm các nội dung sau:
Thiết bị và hóa chất sử dụng vệ sinh
Phần đầu báo cáo cần liệt kê đầy đủ các thiết bị và hóa chất được sử dụng trong hoạt động vệ sinh:
Máy phun sương, máy hút bụi công nghiệp, khăn lau chuyên dụng
Nước rửa sàn, dung dịch khử khuẩn (ethanol 70%, isopropanol, chlorhexidine,…)
Hóa chất tẩy rửa bồn chứa, băng tải, sàn, bàn thao tác
Cần kèm theo:
Tên thương mại + thành phần hoạt chất + nồng độ
Phiếu kỹ thuật (TDS) và Giấy chứng nhận an toàn (MSDS) của từng hóa chất
Hóa đơn mua hàng (nếu cần đối chiếu truy xuất nguồn gốc)
Phương pháp làm sạch – khử khuẩn – ghi chép
Mỗi khu vực sản xuất sẽ có quy trình vệ sinh riêng (được xây dựng trong SOP vệ sinh). Báo cáo cần trình bày rõ:
Tần suất làm sạch: theo ngày, theo ca, theo tuần
Trình tự vệ sinh: quét thô → lau sàn → khử khuẩn khô/nước
Thời điểm thực hiện: trước sản xuất, sau sản xuất, định kỳ
Người thực hiện – người kiểm tra – thời gian hoàn tất
Cần có mục ghi chú những khó khăn phát sinh trong quá trình làm sạch, ví dụ: phát hiện cặn bẩn, mốc, rỉ sét,…
Mẫu biểu kiểm tra và kết quả thực tế
Các biểu mẫu kèm theo báo cáo gồm:
Check list vệ sinh khu vực sản xuất
Bảng kết quả kiểm tra ATP (nếu có thiết bị kiểm tra ATP)
Bảng đo độ sạch vi sinh bề mặt: mẫu lau khu vực bàn, máy, sàn, tay nắm cửa,…
Biên bản kiểm tra nội bộ do QC/QA lập
Mỗi bảng cần có:
Ngày kiểm tra – người kiểm tra – chữ ký xác nhận
Kết quả: đạt / không đạt
Nếu không đạt: ghi chú rõ nguyên nhân
Báo cáo cần đính kèm hình ảnh khu vực đã vệ sinh trước – sau, và mẫu biên bản nghiệm thu khu vực sạch.
Ghi nhận tồn tại – phương án xử lý
Trong quá trình vệ sinh, nếu phát hiện:
Khu vực ẩm ướt kéo dài, có dấu hiệu sinh nấm mốc
Dụng cụ hỏng, sàn nứt gãy, tường bong tróc
Vết dầu loang, mùi hóa chất nồng hoặc tồn lưu chưa xử lý
Cần ghi rõ vào mục “Tồn tại phát sinh” trong báo cáo. Sau đó trình bày:
Phương án xử lý: vệ sinh lại, thay thiết bị, sửa tường/sàn
Người chịu trách nhiệm xử lý – thời gian hoàn tất
Hình ảnh xác nhận đã xử lý dứt điểm
Phần này thường được các đoàn kiểm tra chú ý vì thể hiện tính kịp thời và khả năng quản lý chất lượng nội bộ của doanh nghiệp.
Hướng dẫn lập báo cáo vệ sinh đạt chuẩn GMP
Lập báo cáo vệ sinh đạt chuẩn GMP không chỉ là việc điền đầy đủ thông tin mà còn phải đáp ứng tiêu chí kiểm tra nhanh, minh chứng rõ ràng và lưu trữ đúng hạn. Dưới đây là hướng dẫn thực hiện đúng chuẩn.
Các nguyên tắc trình bày: dễ đọc – dễ kiểm tra
Báo cáo phải:
In rõ ràng, không tẩy xóa, sử dụng font chữ chuẩn (Times New Roman hoặc Arial, cỡ chữ 12)
Trình bày dạng bảng biểu, dễ dò tìm theo ngày/tuần/khu vực
Tách từng khu vực vệ sinh theo trang riêng (phòng sản xuất, hành lang, kho,…)
Tuyệt đối không gộp nhiều khu vực trong 1 bảng để tránh gây nhầm lẫn.
Đặt mục lục đầu báo cáo nếu dài trên 5 trang.
Minh chứng đi kèm: ảnh, biên bản, hóa đơn
Báo cáo cần đính kèm:
Ảnh thực tế trước – sau vệ sinh (chụp cùng ngày, cùng góc)
Biên bản bàn giao vệ sinh nội bộ hoặc với đơn vị thuê ngoài
Hóa đơn mua hóa chất, vật tư vệ sinh
Kết quả test vi sinh/ATP (nếu có)
Minh chứng càng đầy đủ, doanh nghiệp càng dễ đối ứng thanh kiểm tra và chứng minh tuân thủ hệ thống GMP.
Lưu trữ hồ sơ – thời gian lưu trữ hợp lệ
Theo quy định GMP:
Hồ sơ vệ sinh phải lưu trữ tối thiểu 2 năm kể từ ngày phát sinh
Phải lưu cả bản cứng và bản scan (nếu dùng hệ thống điện tử)
Hồ sơ lưu theo từng khu vực, phân loại theo tháng/năm, có người phụ trách quản lý
Lưu ý: Trong trường hợp sự cố ô nhiễm, hồ sơ vệ sinh sẽ là tài liệu chứng minh trách nhiệm và năng lực khắc phục nên phải đảm bảo tính đầy đủ và không chỉnh sửa sai lệch.
Xem thêm: Xử lý chất thải rắn từ sản xuất thực phẩm chức năng hiệu quả
Lỗi thường gặp khi lập báo cáo vệ sinh nhà máy
Không ghi đầy đủ thời gian – nhân sự
Một lỗi phổ biến trong quá trình lập báo cáo vệ sinh nhà máy là thiếu thông tin cơ bản như thời gian thực hiện và người phụ trách. Việc ghi thiếu hoặc mơ hồ như “thực hiện trong tuần 1” hay “nhân viên vệ sinh thực hiện” sẽ:
Gây khó khăn trong việc truy xuất nguồn gốc khi có sự cố vệ sinh
Không đáp ứng yêu cầu của đoàn kiểm GMP/HACCP
Thiếu trách nhiệm cụ thể, không ai chịu trách nhiệm khi phát sinh vấn đề
✅ Mỗi biểu mẫu nên ghi rõ ngày, giờ, người thực hiện, người kiểm tra, có ký tên xác nhận.
Thiếu đối chiếu với tiêu chuẩn GMP
Một số cơ sở chỉ dừng lại ở việc ghi chú “đã vệ sinh” mà không có nội dung so sánh với tiêu chuẩn như:
Mức độ sạch yêu cầu theo khu vực
Dung dịch tẩy rửa sử dụng có đúng quy định GMP không
Vị trí đã vệ sinh có đạt yêu cầu kiểm tra vi sinh không
Khi không có tiêu chí đối chiếu, báo cáo mất tính minh bạch và dễ bị đánh giá là “hình thức”.
✅ Giải pháp: sử dụng checklist có tiêu chuẩn cụ thể, ví dụ: “Không có bụi – Không có tồn dư – Sàn khô ráo – Không mùi”.
Không đính kèm bằng chứng kiểm tra thực tế
Một điểm trừ lớn trong báo cáo là không kèm hình ảnh minh chứng hoặc biểu mẫu kiểm tra trực tiếp. Đây là căn cứ xác nhận thông tin trong báo cáo là đúng sự thật.
Bằng chứng có thể gồm:
Hình ảnh trước – sau vệ sinh
Hình chụp nhật ký, phiếu kiểm tra vi sinh
Biên bản bất thường (nếu phát hiện dị vật, vết bẩn lớn…)
✅ Đính kèm bằng chứng sẽ giúp tăng giá trị pháp lý cho hồ sơ và hỗ trợ thẩm định GMP hiệu quả.
Mẫu báo cáo thực tế – doanh nghiệp đạt kiểm GMP
Ví dụ minh họa: nhà máy sản xuất thực phẩm chức năng
Dưới đây là một mẫu báo cáo vệ sinh được trích từ hồ sơ kiểm GMP thực tế của doanh nghiệp tại TP.HCM:
📄 BÁO CÁO VỆ SINH NHÀ XƯỞNG NGÀY 15/07/2025
Tên nhà máy: Công ty TNHH Dược phẩm Chất Lượng Sống
Người thực hiện: Nguyễn Văn A – Tổ trưởng vệ sinh
Người giám sát: Trần Thị B – QC
Khu vực: Phòng phối trộn – đóng gói – hành lang – nhà vệ sinh
Tình trạng: Đạt yêu cầu theo SOP. Không phát hiện tồn dư.
✅ Kèm ảnh: Phòng phối trộn trước và sau khi lau sàn
✅ Kèm phiếu: Kiểm tra độ sạch vi sinh – đạt yêu cầu <10 CFU
Các bảng biểu thường sử dụng trong báo cáo
Một báo cáo vệ sinh GMP đạt chuẩn thường sử dụng các biểu mẫu sau:
STT Khu vực Tần suất Người vệ sinh Người giám sát Ghi chú
1 Khu đóng gói 2 lần/ngày NV Lê Thị C QC Hoàng Thị T Đạt chuẩn – không bụi
2 Nhà vệ sinh 3 lần/ngày NV Mai Văn Q NV Bảo trì Đầy đủ vật tư
Check sheet vệ sinh thiết bị
Phiếu kiểm tra vi sinh định kỳ
Biên bản bất thường (nếu có)
✅ Các biểu mẫu nên được ký tay – lưu bản scan – lưu trữ ít nhất 2 năm.
Kết luận – khuyến nghị sau báo cáo
Phần kết luận giúp tổng hợp kết quả kiểm tra:
Tất cả khu vực đạt yêu cầu
Đề xuất thay thế khăn lau định kỳ
Cần kiểm tra kỹ hơn khu vực gầm thiết bị
Ngoài ra, nên có dòng “Báo cáo này được lưu tại phòng QC và phục vụ cho mục đích kiểm GMP, HACCP”.
Kết luận – Mẫu báo cáo vệ sinh nhà máy sản xuất thực phẩm chức năng chuẩn GMP giúp doanh nghiệp tự tin khi bị kiểm tra
Mẫu báo cáo vệ sinh nhà máy sản xuất thực phẩm chức năng chuẩn GMP không chỉ là tài liệu nội bộ phục vụ kiểm tra thường kỳ, mà còn là bằng chứng quan trọng khẳng định sự tuân thủ quy trình vận hành an toàn – sạch sẽ – đạt chuẩn. Việc xây dựng và áp dụng đúng mẫu báo cáo vệ sinh giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với các đợt thanh tra đột xuất từ Bộ Y tế, Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm, hoặc các tổ chức đánh giá ISO, HACCP.
Mỗi báo cáo cần thể hiện rõ: lịch vệ sinh, phương pháp làm sạch – khử khuẩn, kết quả kiểm tra, các điểm tồn tại và hướng xử lý, kèm theo biên bản, hình ảnh, và hóa đơn mua hóa chất – thiết bị. Đặc biệt, doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận vận hành – QA – QC – vệ sinh công nghiệp để đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong toàn bộ hồ sơ.
Việc sử dụng mẫu biểu không cập nhật, thiếu thông tin hoặc trình bày thiếu chuyên nghiệp có thể khiến doanh nghiệp bị đánh giá “không đạt” trong các kỳ thẩm định GMP.
Gia Minh chuyên hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo – kiểm tra – xây dựng toàn bộ hệ thống hồ sơ GMP, bao gồm:
Mẫu báo cáo vệ sinh theo từng khu vực
Biểu mẫu QC, QA, kiểm tra nội bộ
Hướng dẫn lưu trữ và truy xuất hồ sơ đạt chuẩn
Liên hệ Gia Minh ngay hôm nay để đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng – minh bạch – và vững vàng vượt qua mọi cuộc kiểm tra trong ngành thực phẩm chức năng.
Mẫu báo cáo vệ sinh nhà máy sản xuất thực phẩm chức năng chuẩn GMP giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt điều kiện sản xuất và sẵn sàng khi có đoàn kiểm tra hoặc đánh giá cấp chứng nhận. Nếu bạn đang cần tài liệu mẫu hoặc muốn xây dựng hệ thống GMP bài bản, hãy liên hệ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói – từ quy trình vệ sinh đến lập hồ sơ quản lý chất lượng đúng chuẩn.
