Hướng dẫn viết quy trình SOP cho công ty mới thành lập theo chuẩn ISO, dễ triển khai

Hướng dẫn viết quy trình SOP cho công ty mới thành lập là nhu cầu cấp thiết khi doanh nghiệp bắt đầu vận hành. SOP (Standard Operating Procedure – Quy trình thao tác chuẩn) giúp công ty mới tổ chức công việc mạch lạc, phân công rõ ràng và giảm thiểu lỗi vận hành ngay từ giai đoạn khởi sự. Với sự cạnh tranh ngày càng cao, việc sở hữu hệ thống SOP rõ ràng sẽ hỗ trợ startup tiết kiệm thời gian, tối ưu nhân sự và đáp ứng được yêu cầu kiểm toán, khách hàng, nhà đầu tư. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn từ cách xây dựng cấu trúc, mẫu biểu SOP cho đến cách triển khai thực tế cho công ty mới thành lập. Đây là hướng đi đúng để xây dựng nền móng quản trị chuyên nghiệp và bền vững.

Tổng quan về SOP và vai trò với doanh nghiệp mới 

SOP là gì? Vì sao startup cần SOP ngay từ đầu

SOP (Standard Operating Procedure) – quy trình thao tác chuẩn – là một tài liệu hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện một công việc cụ thể trong doanh nghiệp, từ bán hàng, tuyển dụng đến sản xuất, giao nhận, chăm sóc khách hàng…

Nhiều startup thường bỏ qua SOP ở giai đoạn đầu vì nghĩ rằng “công ty nhỏ chưa cần chuẩn hóa”. Tuy nhiên, việc thiếu SOP sẽ khiến công việc phụ thuộc vào con người, khó quản lý khi mở rộng và gây hỗn loạn khi đội ngũ tăng lên.

Startup cần SOP ngay từ đầu để:

Tạo nền móng quản trị vững chắc

Đảm bảo quy trình vận hành xuyên suốt

Tránh sai lệch và lãng phí tài nguyên

Những lợi ích thiết thực của SOP với công ty mới

SOP mang đến nhiều lợi ích thực tế, đặc biệt với startup có nguồn lực giới hạn:

Tăng hiệu suất làm việc: Nhân sự không mất thời gian hỏi lại quy trình.

Dễ dàng đào tạo người mới: SOP như “bản đồ công việc” cho nhân viên.

Hạn chế phụ thuộc vào cá nhân: SOP giúp hệ thống hóa quy trình.

Tiết kiệm chi phí sai sót: Nhờ hướng dẫn chi tiết từng bước.

Tạo nền tảng mở rộng: SOP giúp scale-up dễ dàng, nhất quán.

Sự khác biệt giữa công ty có SOP và không có SOP

Tiêu chí Có SOP Không có SOP

Vận hành         Rõ ràng, nhất quán      Phụ thuộc kinh nghiệm từng người

Đào tạo nhân viên       Có tài liệu, đào tạo nhanh        Truyền miệng, dễ sai lệch

Mở rộng quy mô          Dễ mở rộng, nhân bản quy trình Rối loạn khi thêm người, bộ phận

Kiểm soát rủi ro Dễ kiểm soát, giảm lỗi Nhiều sai sót, khó truy vết

Hướng dẫn viết quy trình SOP cho công ty mới thành lập 

Bước 1: Xác định các hoạt động cần SOP

Không cần viết SOP cho mọi thứ ngay từ đầu. Hãy ưu tiên các hoạt động lập đi lập lại, ảnh hưởng đến khách hàng hoặc gây tổn thất nếu làm sai, ví dụ:

Quản lý đơn hàng

Thanh toán và kế toán

Tuyển dụng nhân sự

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu khách hàng

Vệ sinh và bảo trì thiết bị (nếu có sản xuất)

Hãy lập danh sách các quy trình cốt lõi của công ty bạn để làm rõ đâu là nơi cần SOP trước tiên.

Bước 2: Lựa chọn cấu trúc SOP đơn giản, dễ dùng

Với startup, đừng dùng các mẫu SOP phức tạp của tập đoàn lớn. Thay vào đó, hãy chọn mẫu SOP ngắn gọn – dễ hiểu – phù hợp với nhân sự phổ thông.

Cấu trúc SOP gợi ý:

Tiêu đề SOP: Rõ ràng, dễ nhận biết (VD: SOP xử lý đơn hàng Shopee)

Phạm vi áp dụng: Ai thực hiện, khi nào áp dụng

Mục tiêu quy trình: Kết quả mong muốn sau khi làm đúng SOP

Các bước thực hiện: Liệt kê theo trình tự logic, kèm ví dụ/hình ảnh nếu cần

Mẫu biểu đính kèm (nếu có)

Lưu ý an toàn / lỗi thường gặp

Có thể trình bày SOP bằng Google Docs, Notion, hoặc in ra bảng treo tường để dễ tra cứu.

Bước 3: Giao nhiệm vụ viết – kiểm tra – hiệu chỉnh

Không nên để 1 người viết tất cả SOP. Hãy giao cho người đang trực tiếp thực hiện công việc đó viết bản đầu tiên, vì họ hiểu rõ quy trình nhất.

Sau đó, SOP cần được:

Kiểm tra chéo bởi trưởng bộ phận hoặc founder

Hiệu chỉnh để tránh chồng chéo, sai lệch

Đảm bảo SOP phù hợp văn hóa công ty và năng lực nhân sự

Ngôn ngữ SOP nên thân thiện, trực quan, tránh thuật ngữ quá chuyên môn.

Bước 4: Thử nghiệm SOP – huấn luyện nhân viên

Đừng ban hành SOP ngay. Hãy thử nghiệm SOP trong một tuần xem:

Nhân viên có thao tác đúng theo hướng dẫn không?

Có bước nào thiếu logic, khó hiểu?

Kết quả thực hiện có đạt yêu cầu không?

Sau khi chỉnh sửa, hãy đào tạo toàn bộ nhân viên liên quan, có thể kèm hướng dẫn video, sơ đồ quy trình hoặc mẫu thực hành thực tế.

Bước 5: Ban hành, lưu trữ và cập nhật định kỳ

Khi SOP đã hoàn thiện, bạn cần:

Đánh mã số, ban hành chính thức và công khai

Lưu trữ bản cứng hoặc trên hệ thống drive/nội bộ

Rà soát định kỳ (3–6 tháng/lần) để cập nhật khi có thay đổi về công nghệ, nhân sự, công cụ làm việc…

Việc duy trì và cải tiến SOP sẽ giúp công ty bạn vận hành chuyên nghiệp ngay từ giai đoạn khởi đầu, sẵn sàng scale-up khi thời điểm đến.

Mẫu SOP dành cho doanh nghiệp mới 

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc xây dựng SOP (Standard Operating Procedure – Quy trình thao tác chuẩn) từ đầu sẽ giúp hệ thống hóa quy trình làm việc, phân định rõ vai trò và trách nhiệm, đồng thời hạn chế sai sót vận hành. Dưới đây là một số mẫu SOP cơ bản cần thiết cho doanh nghiệp mới ở các phòng ban chính.

Mẫu SOP tiếp nhận khách hàng – phòng kinh doanh

Mục tiêu: Chuẩn hóa quy trình chăm sóc và xử lý yêu cầu từ khách hàng tiềm năng.

Nội dung SOP gồm:

Tiếp nhận yêu cầu qua các kênh: hotline, email, mạng xã hội.

Xác minh nhu cầu – điền vào form thông tin khách hàng.

Phân loại khách hàng theo sản phẩm/dịch vụ quan tâm.

Phân công nhân viên phụ trách – gửi báo giá/brochure.

Theo dõi phản hồi, cập nhật CRM.

Lưu ý: SOP cần đính kèm mẫu biểu: biểu mẫu tiếp nhận khách hàng, kịch bản tư vấn, tiêu chí phân loại khách hàng.

Mẫu SOP xử lý đơn hàng – phòng vận hành

Mục tiêu: Đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót kho – giao – chứng từ.

Nội dung SOP gồm:

Tiếp nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh/khách hàng.

Kiểm tra tồn kho, chuẩn bị hàng.

Xuất hàng – đối chiếu chứng từ.

Giao hàng – ký nhận – lưu hồ sơ.

Phản hồi trạng thái giao hàng về bộ phận liên quan.

Lưu ý: Cần ghi rõ trách nhiệm từng bộ phận: kho, vận chuyển, kế toán bán hàng.

Mẫu SOP chấm công – tính lương – phòng nhân sự

Mục tiêu: Chuẩn hóa quy trình theo dõi thời gian làm việc, phạt – thưởng, tính công – lương chính xác.

Nội dung SOP gồm:

Ghi nhận thời gian làm việc qua máy chấm công/hệ thống điện tử.

Xử lý đơn xin nghỉ phép, đi trễ, làm thêm giờ.

Tổng hợp công hàng tháng.

Chuyển dữ liệu cho kế toán tính lương.

Giải quyết khiếu nại liên quan đến công – lương.

Lưu ý: SOP nên có checklist kiểm soát và file mẫu tổng hợp công.

Mẫu SOP thanh toán hóa đơn – phòng kế toán

Mục tiêu: Đảm bảo thanh toán đúng hạn, đúng người – đúng hóa đơn, hợp lệ về chứng từ.

Nội dung SOP gồm:

Nhận yêu cầu thanh toán từ các phòng ban.

Kiểm tra chứng từ hợp lệ: HĐ GTGT, biên bản nghiệm thu, phiếu đề nghị.

Kiểm tra ngân sách – duyệt chi.

Thanh toán qua chuyển khoản hoặc tiền mặt.

Lưu chứng từ – cập nhật công nợ.

Lưu ý: SOP cần phân biệt rõ thanh toán nhà cung cấp vs thanh toán nội bộ.

Các lỗi thường gặp khi viết SOP cho công ty mới 

Việc triển khai SOP ở giai đoạn đầu thường gặp nhiều khó khăn do thiếu kinh nghiệm, nguồn lực và sự hiểu rõ về quy trình thực tế. Dưới đây là một số lỗi phổ biến khi doanh nghiệp mới bắt đầu xây dựng SOP:

Viết SOP quá lý thuyết – không sát thực tế

Nhiều SOP được sao chép từ tài liệu trên mạng hoặc mô hình lý tưởng, không phản ánh đúng quy trình đang áp dụng trong nội bộ. Điều này khiến nhân viên khó tuân thủ, SOP trở nên hình thức, không áp dụng được vào thực tế.

✅ Giải pháp: Phải khảo sát thực tế, phỏng vấn nhân sự từng bộ phận, rồi mới xây dựng SOP sát với vận hành thật.

Thiếu bước huấn luyện và đánh giá SOP

Sau khi ban hành SOP, nếu không đào tạo đầy đủ cho nhân viên, tài liệu sẽ bị lãng quên hoặc hiểu sai. Đồng thời, không có cơ chế kiểm tra việc tuân thủ khiến SOP không phát huy tác dụng.

✅ Giải pháp: Tổ chức đào tạo định kỳ, kết hợp đánh giá hiệu quả thực thi SOP để cải tiến liên tục.

Không cập nhật SOP khi thay đổi nhân sự hoặc mô hình

Doanh nghiệp phát triển rất nhanh, mô hình tổ chức – phần mềm – thiết bị – nhân sự liên tục thay đổi. Tuy nhiên, nếu SOP không được cập nhật kịp thời, nó sẽ trở nên lỗi thời, gây hiểu nhầm và mất hiệu lực.

✅ Giải pháp: Thiết lập lịch rà soát và cập nhật SOP định kỳ 3–6 tháng/lần, có người phụ trách kiểm soát tài liệu.

 Tham khảo: Các bước xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP cho nhà máy

Cách triển khai SOP đồng bộ cho công ty mới thành lập 

Phân công quản lý quy trình theo phòng ban

Ngay cả khi công ty mới chỉ có vài người, việc phân công quản lý SOP theo phòng ban là cần thiết. Mỗi phòng ban (dù chỉ có 1–2 người) nên có một người chịu trách nhiệm chính về SOP của bộ phận mình:

Phòng kinh doanh: SOP về tư vấn khách hàng, báo giá, ký hợp đồng

Phòng kế toán: SOP về xuất hóa đơn, thanh toán, báo cáo thuế

Phòng vận hành: SOP sản xuất, đóng gói, giao nhận

Bộ phận chăm sóc khách hàng: SOP tiếp nhận – xử lý phản hồi

Việc phân công cụ thể giúp dễ kiểm soát, cập nhật và đào tạo SOP cho từng vị trí, không gây chồng chéo.

Đào tạo nhân sự hiểu đúng và áp dụng SOP

Viết SOP xong chưa đủ, đào tạo nhân viên hiểu và thực hiện đúng SOP mới là điều quan trọng. Hãy tổ chức các buổi hướng dẫn ngắn:

Giới thiệu mục đích và vai trò của SOP

Diễn giải từng bước SOP bằng ngôn ngữ dễ hiểu

Cho nhân viên thực hành SOP thực tế

Trả lời các tình huống phát sinh trong thực tiễn

Có thể kết hợp video SOP mô phỏng quy trình hoặc bảng sơ đồ SOP treo tường để dễ theo dõi. Startup có thể tận dụng thời gian đầu để xây nền văn hóa “làm đúng ngay từ đầu” bằng SOP.

Dùng phần mềm SOP – lưu trữ – phân quyền

Thay vì in ra giấy, startup nên dùng các công cụ lưu trữ SOP online có phân quyền như:

Google Drive: chia thư mục theo phòng ban, phân quyền xem/sửa

Notion: trình bày SOP trực quan kèm checklist, comment

Trello, ClickUp: gắn quy trình SOP với task thực tế

SOP software chuyên biệt (Trainual, Process Street…)

Việc dùng phần mềm giúp SOP cập nhật dễ, dễ tìm kiếm, kiểm tra ai đã đọc, đã áp dụng SOP nào, tiết kiệm thời gian và quản trị hiệu quả hơn.

Tư vấn xây dựng SOP cho startup theo ngành nghề 

Startup ngành dịch vụ – đơn giản hóa quy trình

Các startup dịch vụ như spa, tiệm tóc, tư vấn tài chính, marketing… nên tập trung SOP vào trải nghiệm khách hàng và quy trình làm việc đồng đều giữa các nhân sự. Một số SOP cần có:

SOP tiếp đón khách hàng – tư vấn – chốt dịch vụ

SOP xử lý khiếu nại – đổi trả – bảo hành dịch vụ

SOP lưu thông tin khách hàng và remarketing

Vì ngành dịch vụ mang tính cá nhân cao, SOP phải ngắn gọn, linh hoạt, cho phép nhân viên tùy chỉnh theo từng tình huống nhưng vẫn giữ chất lượng ổn định.

Startup sản xuất – kiểm soát đầu vào và chất lượng

Startup sản xuất (thực phẩm, mỹ phẩm, đồ gia dụng…) cần SOP bài bản hơn để đáp ứng:

An toàn thực phẩm / an toàn sản phẩm

Chất lượng ổn định qua từng lô hàng

Tuân thủ pháp lý (GMP, ISO, VSATTP)

Một số SOP cần thiết:

SOP kiểm tra nguyên liệu đầu vào

SOP quy trình sản xuất – đóng gói – dán nhãn

SOP kiểm tra chất lượng thành phẩm (QC)

SOP vệ sinh nhà xưởng, máy móc

Việc xây dựng SOP tốt ngay từ đầu giúp giảm thiểu lỗi sản phẩm và tạo uy tín khi chào hàng cho các kênh phân phối.

Startup thương mại – SOP về đơn hàng, kho, chăm sóc khách hàng

Các startup thương mại (bán lẻ, TMĐT, dropshipping…) thường phát triển nhanh, dễ rơi vào tình trạng rối quy trình xử lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng nếu không có SOP.

Các SOP cần thiết:

SOP xử lý đơn hàng online (từ khi nhận đơn → xuất kho → giao hàng)

SOP quản lý kho – nhập – xuất – kiểm kê

SOP xử lý yêu cầu khách hàng: trả hàng, đổi size, hoàn tiền

SOP liên hệ vận chuyển – theo dõi đơn giao – hỗ trợ khách hàng

Lưu ý: nên thiết kế SOP dạng checklist + video hướng dẫn, dễ áp dụng với nhân viên part-time, cộng tác viên online.

Kết luận – Hướng dẫn viết quy trình SOP cho công ty mới thành lập là chìa khóa tăng trưởng 

Hướng dẫn viết quy trình SOP cho công ty mới thành lập là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp khởi đầu bài bản, đồng bộ và có định hướng phát triển lâu dài. Trong giai đoạn đầu vận hành, nếu không có SOP rõ ràng, nhân sự sẽ làm việc theo kinh nghiệm cá nhân, dễ dẫn đến sai sót, chồng chéo trách nhiệm và khó kiểm soát chất lượng.

Một bộ SOP hoàn chỉnh không chỉ giúp chuẩn hóa hoạt động giữa các phòng ban, mà còn là nền tảng xây dựng văn hóa nội bộ chuyên nghiệp, minh bạch và có trách nhiệm. SOP còn là cơ sở để doanh nghiệp huấn luyện nhân sự mới nhanh chóng, triển khai hệ thống phần mềm quản lý (ERP, CRM), hoặc tham gia thẩm định, đánh giá từ đối tác, cơ quan chức năng.

Đặc biệt với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, sản xuất công nghiệp… SOP còn là yêu cầu bắt buộc khi kiểm tra điều kiện sản xuất, xin giấy phép, hoặc đạt chứng nhận GMP, ISO, HACCP.

Nếu bạn đang xây dựng hệ thống quản trị đầu tiên cho công ty mình, đừng để SOP trở thành “phần thiếu sót” của chiến lược phát triển. Hãy để Gia Minh đồng hành cùng bạn trong việc thiết lập SOP từ A–Z, với nội dung sát thực tế, logic, dễ triển khai và tùy chỉnh theo ngành nghề, quy mô và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Liên hệ Gia Minh để nhận mẫu SOP miễn phí và được tư vấn lộ trình xây dựng SOP bài bản – tiết kiệm thời gian, tăng tốc hiệu suất, vững vàng tăng trưởng.

Viết quy trình SOP theo chuẩn ISO cho công ty mới thành lập là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đáp ứng yêu cầu pháp lý, kiểm soát nội bộ. Nếu bạn chưa rõ bắt đầu từ đâu hoặc cần hỗ trợ xây dựng bộ SOP bài bản theo ngành nghề, hãy tìm đến đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được đồng hành từ khâu thiết kế, đào tạo đến triển khai SOP thực tiễn và hiệu quả.