Hướng dẫn viết bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất thực phẩm chức năng

Hướng dẫn viết bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất thực phẩm chức năng là nội dung không thể thiếu trong quá trình xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Đây là tài liệu bắt buộc, giúp Bộ Y tế đánh giá tính phù hợp của cơ sở trước khi cấp phép sản xuất thực phẩm chức năng.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi lập bản thuyết minh này: không biết bắt đầu từ đâu, cấu trúc ra sao, cần thể hiện những gì và trình bày như thế nào để dễ được duyệt. Một số khác còn mắc lỗi nghiêm trọng như sử dụng địa chỉ không phù hợp, mô tả sơ sài, thiếu hình ảnh minh chứng hoặc dùng ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn từng bước tiếp cận việc viết bản thuyết minh một cách bài bản, khoa học và đúng yêu cầu của Bộ Y tế – từ bố cục đến nội dung, cách viết từng phần và lưu ý thực tế. Đây là hướng dẫn thực tế, dễ hiểu, áp dụng được cho mọi loại hình doanh nghiệp sản xuất thực phẩm chức năng.

Hướng dẫn viết bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất thực phẩm chức năng 

Tại sao bản thuyết minh lại cần thiết khi xin giấy phép?

Bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất thực phẩm chức năng là một phần bắt buộc trong hồ sơ xin  giấy phép sản xuất thực phẩm chức năng do Bộ Y tế cấp. Tài liệu này giúp cơ quan nhà nước đánh giá mức độ phù hợp của cơ sở sản xuất đối với các yêu cầu về an toàn vệ sinh, bố trí khu vực, trang thiết bị, và quy trình sản xuất.

Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm của doanh nghiệp với sức khỏe người tiêu dùng. Việc chuẩn bị bản thuyết minh đầy đủ, logic giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và tránh việc phải bổ sung nhiều lần.

Yêu cầu theo Thông tư 18/2019/TT-BYT

Theo Thông tư 18/2019/TT-BYT, bản thuyết minh phải thể hiện các yếu tố:

Thông tin pháp lý doanh nghiệp: tên, địa chỉ, ngành nghề

Mặt bằng nhà xưởng: bố trí theo nguyên tắc một chiều

Các khu vực sản xuất: tiếp nhận – chế biến – đóng gói – kho

Trang thiết bị và quy trình vệ sinh

Phòng kiểm nghiệm và kiểm soát chất lượng nội bộ

Mọi nội dung trong bản thuyết minh cần trung thực, minh bạch, kèm theo hình ảnh minh chứng, sơ đồ layout rõ ràng.

Các doanh nghiệp bắt buộc phải lập bản thuyết minh

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, gia công, đóng gói thực phẩm chức năng đều bắt buộc phải lập bản thuyết minh nếu muốn xin:

Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất thực phẩm

Giấy chứng nhận VSATTP

Giấy phép lưu hành thực phẩm chức năng

Ngoài ra, cơ sở mới xây dựng, hoặc chuyển đổi mục đích sử dụng nhà xưởng cũng cần cập nhật lại bản thuyết minh để phù hợp với hồ sơ pháp lý hiện tại.

Cấu trúc chi tiết bản thuyết minh cơ sở vật chất 

Phần mở đầu: Thông tin pháp lý – tên doanh nghiệp, địa chỉ

Phần đầu tiên phải ghi đầy đủ:

Tên doanh nghiệp (ghi theo Giấy đăng ký kinh doanh)

Địa chỉ nhà xưởng sản xuất

Ngành nghề đăng ký có liên quan đến sản xuất thực phẩm chức năng

Hình thức pháp lý (Công ty TNHH, cổ phần…)

Thông tin này phải khớp hoàn toàn với hồ sơ đăng ký kinh doanh và các tài liệu pháp lý liên quan để tránh bị cơ quan kiểm duyệt loại hồ sơ.

Phần mô tả mặt bằng – sơ đồ không gian

Phần này cần trình bày:

Tổng diện tích nhà xưởng (m²)

Sơ đồ bố trí mặt bằng nhà xưởng theo quy trình một chiều

Tách biệt rõ các khu vực: chế biến, kho, vệ sinh, văn phòng

Kèm theo đó là bản vẽ sơ đồ layout, ảnh chụp thực tế và mô tả lối đi, cửa ra vào, hệ thống thông gió, thoát nước.

Mô tả từng khu vực

Khu nguyên liệu

Mô tả khu tiếp nhận nguyên liệu: phải sạch, có hệ thống kiểm tra chất lượng, kệ đựng, không để trực tiếp dưới nền. Cần phân biệt rõ nguyên liệu chưa xử lý và nguyên liệu đã qua kiểm soát.

Khu gia công – pha chế

Trình bày các thiết bị chính: máy trộn, máy sấy, bồn pha… Có quy trình vệ sinh máy móc, đảm bảo không nhiễm chéo giữa các lô sản phẩm. Cần nêu rõ tiêu chuẩn vận hành theo HACCP/GMP nếu có.

Khu đóng gói – lưu kho

Bao gồm máy đóng gói, máy hàn miệng, hệ thống hút chân không. Kho thành phẩm cần cách ly kho nguyên liệu, có giá đỡ, thông gió tốt, phân loại theo lô sản xuất – ngày nhập xuất.

Khu kiểm nghiệm

Nêu rõ quy mô phòng kiểm nghiệm nội bộ: thiết bị cân, máy đo độ ẩm, tủ sấy, tủ lạnh bảo quản mẫu. Nếu không có phòng kiểm riêng, phải ghi rõ hợp tác với trung tâm kiểm nghiệm nào và đính kèm hợp đồng.

Trang thiết bị cần nêu trong bản thuyết minh 

Máy móc sản xuất chính

Phần trọng tâm của bản thuyết minh là mô tả chi tiết dây chuyền máy móc phục vụ sản xuất thực phẩm chức năng. Cần nêu rõ:

Tên máy móc – chức năng chính

Ví dụ: máy trộn ướt, máy sấy tầng sôi, máy đóng nang, máy đóng gói, máy dập viên…

Số lượng, công suất, hãng sản xuất

Ví dụ: Máy trộn công suất 100kg/mẻ, xuất xứ Hàn Quốc; máy dập viên tự động 40.000 viên/h.

Sơ đồ bố trí máy móc theo đúng luồng công nghệ

Từ nguyên liệu → trộn → tạo dạng → đóng gói → thành phẩm.

📌 Thiết bị phải tương thích với dạng bào chế sản phẩm: bột hòa tan, viên nang, siro, cốm…

Hệ thống lọc nước, khí sạch, thông gió

Đảm bảo môi trường sản xuất đạt chuẩn vệ sinh và vi sinh, doanh nghiệp cần đầu tư các hệ thống kỹ thuật sau:

Hệ thống lọc nước RO hoặc EDI: xử lý nước cấp để dùng trong trộn, rửa thiết bị, sản xuất siro… Có đầy đủ các cột lọc thô – lọc tinh – UV tiệt trùng.

Hệ thống khí sạch – hút bụi cục bộ: đặc biệt tại khu vực đóng gói, dập viên, tạo hạt. Hệ thống phải có màng lọc HEPA hoặc tương đương.

Thông gió – kiểm soát nhiệt độ – độ ẩm: sử dụng máy lạnh, quạt thông gió gắn tường, máy hút ẩm nhằm giữ nhiệt độ <30°C, độ ẩm <70%.

✅ Hình ảnh và bản vẽ vị trí hệ thống này nên được đính kèm vào bản thuyết minh.

Danh mục trang thiết bị phụ trợ

Ngoài thiết bị chính, cơ sở cần nêu rõ các thiết bị hỗ trợ đảm bảo an toàn vệ sinh và chất lượng:

Tủ dụng cụ bảo hộ, tủ để nguyên liệu, kệ inox

Tủ sấy tiệt trùng dụng cụ, tủ lưu mẫu

Máy đo nhiệt độ, độ ẩm, cân kỹ thuật

Tủ lạnh lưu mẫu, thiết bị dán nhãn, in date

📎 Lưu ý: Từng thiết bị cần ghi rõ mục đích sử dụng, đảm bảo truy xuất – kiểm soát chất lượng trong toàn bộ quy trình sản xuất.

Yêu cầu về điều kiện vệ sinh – ATTP cần thể hiện 

Sàn, tường, trần – vật liệu chống thấm, dễ vệ sinh

Cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng bắt buộc đảm bảo:

Sàn nhà: phủ epoxy hoặc lát gạch chống trượt, có độ dốc về rãnh thoát nước.

Tường: cao ≥2m, sơn chống thấm, không bám bụi.

Trần: phẳng, không bong tróc, không cho bụi rơi xuống sản phẩm.

🧼 Tất cả vật liệu cần có tính chống thấm – kháng khuẩn – dễ lau chùi, tránh phát sinh nấm mốc.

Thiết bị rửa tay, hệ thống đèn chiếu sáng, chống côn trùng

Đây là các tiêu chí thường bị cơ quan kiểm tra kỹ:

Bồn rửa tay inox, vòi không chạm tay, bố trí ở đầu vào khu sản xuất và khu vệ sinh.

Dung dịch sát khuẩn, máy sấy tay, giấy lau 1 lần luôn sẵn sàng.

Chiếu sáng ≥300 lux, đèn chống vỡ (bọc nhựa) tại khu vực chế biến.

Hệ thống chắn côn trùng, cửa lùa 2 lớp, đèn diệt côn trùng tại cửa ra vào.

⚠️ Nên ghi rõ từng vị trí lắp đặt thiết bị để tăng tính tin cậy hồ sơ.

Quy trình phân luồng nguyên liệu và thành phẩm

Một yêu cầu bắt buộc trong bản thuyết minh là mô tả rõ luồng di chuyển của nguyên liệu và thành phẩm:

Nguyên liệu nhập vào một cửa – kiểm tra – đưa vào kho

Từ kho → khu sơ chế → sản xuất → đóng gói → thành phẩm

Thành phẩm ra theo cửa riêng, không trùng với nguyên liệu đầu vào

🚫 Không được có hiện tượng “vòng lặp”, “giao nhau” giữa nguyên liệu và thành phẩm → dễ gây nhiễm chéo, mất vệ sinh.

📌 Kèm theo sơ đồ phân luồng bằng hình ảnh hoặc flowchart sẽ giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng hơn.

Cách viết rõ ràng – trình bày khoa học 

Ngôn ngữ trình bày nên dùng: ngắn gọn, đúng kỹ thuật

Khi viết bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất thực phẩm chức năng, việc lựa chọn ngôn ngữ trình bày rất quan trọng. Văn phong cần ngắn gọn, mạch lạc, đi thẳng vào vấn đề, tránh lối hành văn lan man, cảm tính.

Nên sử dụng thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm chức năng như: GMP, quy trình một chiều, kiểm soát chất lượng nội bộ, lọc HEPA, tiêu chuẩn ISO, hệ thống xử lý khí, xử lý nước RO…

Tuyệt đối không nên dùng đại từ nhân xưng (“chúng tôi”, “doanh nghiệp của chúng tôi”), thay vào đó là câu văn mang tính khách quan, trung tính:

📌 Ví dụ: “Cơ sở có tổng diện tích 1.000m², bao gồm 5 khu vực tách biệt rõ ràng: tiếp nhận nguyên liệu, pha chế, đóng gói, kiểm nghiệm, kho bảo quản thành phẩm.”

Cách chèn hình ảnh, sơ đồ đúng vị trí

Hình ảnh minh họa giúp bản thuyết minh tăng tính thuyết phục, nhưng cần chèn đúng chỗ để tránh rối mắt. Gợi ý vị trí chèn:

Sau mô tả mặt bằng → Sơ đồ layout tổng thể

Sau mô tả khu vực sản xuất → Ảnh khu vực đóng gói, kho, kiểm nghiệm

Sau phần mô tả thiết bị → Hình ảnh máy móc tiêu biểu

Hình ảnh nên có độ phân giải cao, chèn tiêu đề rõ ràng, đánh số thứ tự, kèm chú thích phía dưới ảnh.

Lỗi thường gặp khiến bản thuyết minh bị trả về

✅ Viết chung chung, không cụ thể (ví dụ: “cơ sở có đủ thiết bị” thay vì liệt kê tên máy móc cụ thể)

✅ Không có hình ảnh hoặc sơ đồ minh chứng (nhất là với cơ sở mới xây dựng)

✅ Sai thông tin pháp lý so với hồ sơ đăng ký (tên công ty, địa chỉ, ngành nghề…)

✅ Không có chữ ký người đại diện pháp luật, không đóng dấu giáp lai nếu in giấy

Mẫu bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất TPCN 

Mẫu chi tiết đúng định dạng Bộ Y tế yêu cầu

Dưới đây là cấu trúc mẫu bản thuyết minh đúng chuẩn:

CÔNG TY TNHH ABC NUTRITION

Địa chỉ: Số 123 Đường ABC, Quận 7, TP.HCM

Mã số doanh nghiệp: 031xxxxxxx

BẢN THUYẾT MINH CƠ SỞ VẬT CHẤT SẢN XUẤT THỰC PHẨM CHỨC NĂNG

1. THÔNG TIN CHUNG

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH ABC Nutrition

Ngành nghề: Sản xuất thực phẩm chức năng (Mã ngành 1080)

Địa điểm sản xuất: Số 123 Đường ABC, Quận 7, TP.HCM

Diện tích nhà xưởng: 1.000m²

1. BỐ TRÍ MẶT BẰNG NHÀ XƯỞNG

Sơ đồ layout nhà xưởng: Đính kèm hình A.1

Các khu vực:

Khu tiếp nhận nguyên liệu

Khu pha chế – gia công

Khu đóng gói – dán nhãn

Kho nguyên liệu – thành phẩm

Khu kiểm nghiệm – vệ sinh

III. TRANG THIẾT BỊ CHÍNH

Máy trộn công suất 100kg/lần

Máy đóng gói tự động – model XYZ

Tủ sấy – kiểm soát độ ẩm

Thiết bị kiểm nghiệm nội bộ: máy đo độ pH, máy phân tích độ ẩm…

1. HỆ THỐNG MÔI TRƯỜNG – AN TOÀN

Hệ thống xử lý nước RO 2 cấp

Hệ thống xử lý khí – lọc HEPA

Thiết bị chiếu sáng: đèn LED chống bụi

Sàn chống trơn, chống thấm, dễ vệ sinh

1. KẾT LUẬN

Cơ sở đủ điều kiện bố trí, trang thiết bị phù hợp với quy trình sản xuất thực phẩm chức năng theo quy định của Bộ Y tế, đáp ứng tiêu chí về vệ sinh an toàn thực phẩm.

Xem thêm: Cách làm bản thuyết minh cơ sở vật chất thực phẩm chức năng chuẩn Bộ Y tế

Hướng dẫn nộp hồ sơ có bản thuyết minh 

Hồ sơ kèm theo: đơn đề nghị, giấy tờ pháp lý

Khi nộp hồ sơ công bố thực phẩm chức năng có kèm bản thuyết minh cơ sở vật chất, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

Đơn đề nghị xác nhận bản công bố phù hợp quy định ATTP (theo mẫu ban hành)

Bản công bố sản phẩm (đối với thực phẩm chức năng sản xuất trong nước)

Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP (nếu thuộc đối tượng bắt buộc)

Giấy phép kinh doanh có ngành nghề phù hợp

Bản thuyết minh cơ sở vật chất kèm sơ đồ, hình ảnh thực tế

📌 Lưu ý: Hồ sơ có thể đính kèm thêm phiếu kết quả kiểm nghiệm, nhãn sản phẩm và hồ sơ kỹ thuật, tùy theo từng loại thực phẩm chức năng.

Nộp tại Cục ATTP hoặc Sở Y tế địa phương

Tùy theo quy mô sản xuất và nơi đặt trụ sở, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tại:

Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế: dành cho doanh nghiệp sản xuất lớn, có sản phẩm phân phối toàn quốc hoặc xuất khẩu.

Sở Y tế hoặc Chi cục ATTP tỉnh/thành phố: nếu là cơ sở nhỏ, hoạt động phạm vi địa phương.

📎 Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc nộp online tại hệ thống một cửa điện tử của Bộ Y tế.

Thời gian xử lý – khi nào cần điều chỉnh

Thông thường:

Thời gian xử lý hồ sơ: từ 15 – 30 ngày làm việc

Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan cấp Xác nhận bản công bố sản phẩm

Nếu chưa đạt, cơ quan sẽ ra văn bản yêu cầu bổ sung – điều chỉnh

⚠️ Những lỗi thường bị yêu cầu sửa gồm: bản thuyết minh không khớp thực tế, thiếu minh chứng (hình ảnh, sơ đồ), hoặc mô tả chưa đúng chuẩn quy định ATTP.

Dịch vụ Gia Minh – hỗ trợ viết bản thuyết minh đúng chuẩn 

Khảo sát trực tiếp nhà xưởng – chụp ảnh, dựng sơ đồ

Khác với các đơn vị soạn thảo “mẫu chung”, Gia Minh cam kết khảo sát trực tiếp:

Cử chuyên viên đến tận nhà xưởng, ghi nhận thực trạng

Chụp ảnh thực tế từng khu vực: khu sản xuất, đóng gói, lưu mẫu, kho bảo quản

Dựng sơ đồ mặt bằng, sơ đồ quy trình sản xuất – xử lý nước, đảm bảo khoa học và đúng luồng công nghệ

📷 Những tài liệu này sẽ được chèn trực tiếp vào bản thuyết minh, tăng tính thuyết phục khi nộp hồ sơ.

Biên soạn bản thuyết minh đúng yêu cầu kỹ thuật

Gia Minh đảm bảo:

Bản thuyết minh có đầy đủ mục: trang thiết bị, quy trình kiểm soát chất lượng, phân luồng sản xuất, điều kiện vệ sinh, sơ đồ mặt bằng

Mô tả chi tiết – logic – đúng theo yêu cầu của Cục ATTP

Có thể linh hoạt soạn cho sản phẩm dạng viên, bột hòa tan, siro, thực phẩm bổ sung, thực phẩm nhập khẩu…

📌 Hồ sơ được soạn bởi chuyên viên pháp lý chuyên trách ATTP – không thuê ngoài.

Cam kết được duyệt – không phát sinh – hỗ trợ đến khi có giấy phép

Khi sử dụng dịch vụ Gia Minh:

Không phát sinh chi phí ẩn

Cam kết hồ sơ được xét duyệt ngay vòng đầu nếu doanh nghiệp cung cấp đúng thực tế

Hỗ trợ chỉnh sửa miễn phí, giải trình với cơ quan chức năng nếu bị góp ý

Hướng dẫn nộp hồ sơ online hoặc nộp thay trọn gói theo yêu cầu

📞 Liên hệ 0932.785.561 – 0868.458.111 để được tư vấn bản thuyết minh cơ sở vật chất miễn phí, khảo sát tận nơi trong ngày!

Kết luận – Hướng dẫn viết bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất thực phẩm chức năng 

Hướng dẫn viết bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất thực phẩm chức năng là bước nền quan trọng cho mọi doanh nghiệp trước khi xin giấy phép.

Hướng dẫn viết bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất thực phẩm chức năng không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là yếu tố nền tảng để chứng minh năng lực sản xuất, điều kiện kỹ thuật và hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp. Bản thuyết minh chuẩn, chi tiết sẽ giúp hồ sơ xin giấy phép sản xuất thực phẩm chức năng được xét duyệt nhanh hơn, đúng quy định của Bộ Y tế, giảm nguy cơ bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Nếu bạn cần tư vấn cụ thể hoặc hỗ trợ soạn hồ sơ trọn gói, hãy liên hệ Gia Minh để được hỗ trợ tận nơi, đúng chuẩn pháp lý!

Gia Minh với đội ngũ chuyên viên pháp lý, kỹ sư thực phẩm và chuyên gia GMP sẽ hỗ trợ bạn từ khâu khảo sát, viết bản thuyết minh cho đến nộp hồ sơ, kiểm tra thực tế. Dù bạn ở Hà Nội, TP.HCM hay các tỉnh – Gia Minh cam kết hỗ trợ tận nơi – trọn gói – đúng pháp luật.

📞 Liên hệ ngay để được báo giá và tư vấn chi tiết!

Viết bản thuyết minh cơ sở vật chất sản xuất thực phẩm chức năng đúng chuẩn không chỉ giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh mà còn chứng minh năng lực sản xuất, đảm bảo điều kiện an toàn vệ sinh thực phẩm theo quy định. Để tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý, doanh nghiệp nên tham khảo mẫu chuẩn của Bộ Y tế hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ soạn thảo chính xác, đầy đủ và hợp pháp ngay từ đầu.