Hồ sơ pháp lý chuyển trụ sở công ty tại Đà Nẵng mới nhất 2025

Hồ sơ pháp lý chuyển trụ sở công ty tại Đà Nẵng mới nhất là vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm từ các doanh nghiệp đang hoạt động tại thành phố này, đặc biệt trong năm 2025 khi nhiều khu vực trung tâm được quy hoạch lại, kéo theo nhu cầu di dời trụ sở chính. Không chỉ đơn thuần là việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, quá trình chuyển trụ sở còn liên quan đến thủ tục với cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, thậm chí phải thay đổi con dấu và cập nhật thông tin ngân hàng. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng, hợp lệ. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện chuyển trụ sở công ty tại Đà Nẵng theo quy định mới nhất.

Tổng quan về chuyển trụ sở công ty tại Đà Nẵng 

Khi nào doanh nghiệp cần chuyển trụ sở?

Việc chuyển trụ sở công ty tại Đà Nẵng thường xảy ra khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, muốn tối ưu chi phí thuê mặt bằng, hoặc cần di chuyển về địa điểm thuận tiện hơn cho khách hàng, nhân sự và đối tác.

Một số trường hợp khác bao gồm: thay đổi chiến lược kinh doanh, sát nhập, hoặc do địa chỉ cũ không còn đủ điều kiện làm trụ sở theo quy định pháp luật (ví dụ: nằm trong khu vực quy hoạch, nhà ở riêng lẻ không đáp ứng giấy phép…).

Phân biệt thay đổi trụ sở cùng quận, khác quận hoặc chuyển tỉnh

Cùng quận/huyện tại Đà Nẵng: thủ tục đơn giản hơn, chỉ cần nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT TP. Đà Nẵng.

Khác quận trong cùng thành phố: cần cập nhật lại thông tin đăng ký thuế, hóa đơn, ngân hàng…

Chuyển sang tỉnh/thành phố khác: phải làm thủ tục chốt thuế tại Chi cục thuế cũ, đăng ký mới tại nơi đến – phức tạp và mất thời gian hơn.

Việc phân biệt đúng phạm vi giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và dự trù thời gian phù hợp.

Cơ quan thụ lý và thời gian xử lý hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi địa chỉ là Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Đà Nẵng.

Thời gian xử lý hồ sơ chuyển trụ sở thường từ 3 – 5 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ), chưa bao gồm thời gian cập nhật tại cơ quan thuế, ngân hàng hoặc cơ quan khác (nếu cần).

Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục chuyển trụ sở 

Luật Doanh nghiệp 2020

Luật Doanh nghiệp 2020 (hiện hành) quy định rõ tại Điều 28 và Điều 47 về trách nhiệm của doanh nghiệp khi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, nếu không sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT

Thông tư này quy định chi tiết về biểu mẫu, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Các mẫu hồ sơ liên quan khi thay đổi trụ sở gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – Mẫu II-1;

Biên bản họp, quyết định của chủ sở hữu/HĐTV/ĐHĐCĐ;

Giấy tờ hợp pháp về trụ sở mới (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…).

Công văn hướng dẫn từ Cục Thuế TP. Đà Nẵng

Trong thực tế, Cục Thuế TP. Đà Nẵng có ban hành các công văn hướng dẫn riêng với những doanh nghiệp chuyển trụ sở khác quận hoặc sang tỉnh thành khác.

Một số điểm lưu ý:

Cần chốt thuế tại chi cục cũ nếu chuyển sang địa bàn khác quản lý;

Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ nghĩa vụ thuế, không nợ thuế mới được chuyển;

Cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, bảo hiểm xã hội,…

Hồ sơ pháp lý chuyển trụ sở công ty tại Đà Nẵng mới nhất 

Việc chuyển trụ sở công ty tại Đà Nẵng phải tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị bao gồm:

Biên bản họp và quyết định của công ty (nếu là công ty TNHH, cổ phần)

Công ty TNHH có từ 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần phải tổ chức họp HĐTV/HĐQT.

Biên bản và quyết định cần nêu rõ lý do, địa chỉ mới, thời điểm chuyển trụ sở.

Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu tại Phòng ĐKKD)

Sử dụng Mẫu II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Người đại diện pháp luật ký và ghi rõ nội dung thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở

Phải ghi rõ: địa chỉ cũ, địa chỉ mới, lý do thay đổi, thông tin người đại diện theo pháp luật.

Đính kèm theo biên bản họp và quyết định nêu trên.

Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ mới

Gồm: Hợp đồng thuê văn phòng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu trụ sở thuộc quyền sở hữu).

Trụ sở phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, không thuộc khu vực cấm hoặc nhà ở tập thể không thương mại.

Văn bản ủy quyền nếu thông qua dịch vụ

Nếu nộp hồ sơ qua dịch vụ tư vấn hoặc người được ủy quyền, cần có:

Giấy ủy quyền

CMND/CCCD người nộp hồ sơ

Xem thêm: Thủ tục pháp lý thay đổi địa giới hành chính theo quy định mới nhất

Quy trình chuyển trụ sở công ty tại Đà Nẵng 

Dưới đây là các bước thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại Đà Nẵng theo đúng trình tự pháp luật:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Chuẩn bị toàn bộ các tài liệu pháp lý nêu trên.

Kiểm tra kỹ thông tin địa chỉ mới: số nhà, phường, quận, mã phường/xã theo mã địa giới hành chính quốc gia.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh Sở KH&ĐT Đà Nẵng

Có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Hệ thống sẽ cấp biên nhận điện tử sau khi hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Nhận kết quả và cập nhật giấy phép mới

Trong vòng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ trụ sở đã cập nhật.

Doanh nghiệp phải cập nhật con dấu, hóa đơn, hồ sơ nội bộ nếu có thay đổi.

Bước 4: Thực hiện nghĩa vụ với cơ quan thuế

Nếu thay đổi địa chỉ khác quận/huyện hoặc tỉnh: cần thực hiện thủ tục chốt thuế tại Chi cục Thuế cũ.

Sau khi nhận kết quả từ Sở KH&ĐT, doanh nghiệp phải:

Thông báo thay đổi thông tin thuế

Cập nhật hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, chữ ký số phù hợp với địa chỉ mới

Những lưu ý khi chuyển trụ sở khác quận tại Đà Nẵng 

Chuyển trụ sở công ty sang quận khác trong cùng TP. Đà Nẵng là một thủ tục hành chính phức tạp hơn so với chuyển trong nội quận. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các bước quan trọng sau:

Phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại chi cục cũ

Khi chuyển sang quận khác, doanh nghiệp phải chốt nghĩa vụ thuế tại Chi cục Thuế quận cũ.

Nộp Tờ khai quyết toán thuế, biên bản kiểm tra thuế (nếu có), và xác nhận không nợ thuế.

Chỉ sau khi có văn bản đồng ý chuyển đi của Chi cục Thuế, doanh nghiệp mới được đăng ký địa chỉ mới.

Thời gian chuyển dữ liệu sang chi cục thuế mới

Sau khi có công văn xác nhận chốt thuế, dữ liệu sẽ được chuyển về Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở mới.

Thời gian chuyển dữ liệu từ 5 – 10 ngày làm việc, tùy vào khối lượng hồ sơ và tình trạng nợ thuế.

Trong thời gian này, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn điện tử mới trên hệ thống cũ.

Thay đổi thông tin hóa đơn, ngân hàng, chữ ký số

Cần thay đổi thông tin địa chỉ trụ sở trên hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng và chữ ký số.

Một số ngân hàng yêu cầu ký phụ lục thay đổi thông tin doanh nghiệp sau khi có giấy đăng ký kinh doanh mới.

Tránh sai sót hoặc trùng lặp thông tin giữa địa chỉ cũ và mới để không bị sai lệch hồ sơ thuế.

Chuyển trụ sở công ty cùng quận có cần thông báo thuế? 

Chuyển trụ sở trong cùng quận tại TP. Đà Nẵng sẽ đơn giản hơn, nhưng doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo đúng quy trình cập nhật.

Quy định miễn chốt thuế nội quận

Theo hướng dẫn tại Thông tư 105/2020/TT-BTC, chuyển trụ sở trong nội quận không cần chốt thuế.

Doanh nghiệp chỉ cần thông báo thay đổi địa chỉ với Phòng Đăng ký kinh doanh và cập nhật trên hệ thống thuế.

Các bước cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống quản lý thuế

Sau khi nhận giấy đăng ký kinh doanh mới (ghi địa chỉ mới), nộp Mẫu 08-MST đến Chi cục Thuế để cập nhật.

Cập nhật hệ thống hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và các thông tin liên quan đến thuế.

Không cần nộp tờ khai quyết toán thuế tại chi cục hiện hành.

Tình huống cần lưu ý với doanh nghiệp nhiều chi nhánh

Nếu công ty có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện trong quận, phải kiểm tra xem:

Có chi nhánh nào phụ thuộc trụ sở chính hay không?

Có ảnh hưởng đến quy trình kê khai thuế GTGT hoặc thuế TNCN tập trung không?

Trường hợp phức tạp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ.

Cập nhật thông tin sau khi chuyển trụ sở 

Sau khi hoàn tất thủ tục chuyển trụ sở công ty, doanh nghiệp cần thực hiện hàng loạt cập nhật để đảm bảo thông tin được đồng bộ trên mọi nền tảng pháp lý và hoạt động nội bộ.

Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng

Việc chuyển trụ sở làm thay đổi thông tin trong hồ sơ pháp lý đã đăng ký tại ngân hàng. Doanh nghiệp cần:

Gửi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho ngân hàng;

Cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hệ thống tài khoản ngân hàng;

Một số ngân hàng yêu cầu ký lại hồ sơ, nộp quyết định nội bộ hoặc biên bản họp.

👉 Việc không cập nhật kịp thời có thể dẫn đến từ chối giao dịch, không thể xác minh tài khoản khi có vấn đề phát sinh.

Thông báo thay đổi địa chỉ với đối tác, cơ quan BHXH

Các đơn vị cần gửi thông báo chính thức đến:

Cơ quan Bảo hiểm xã hội để điều chỉnh thông tin đơn vị sử dụng lao động;

Các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng để cập nhật địa chỉ trong hợp đồng, hóa đơn, thanh toán.

👉 Việc công khai và chủ động sẽ giúp tránh sai sót khi kê khai, chuyển phát hồ sơ, hoặc ký kết hợp đồng mới.

Điều chỉnh thông tin trong hồ sơ lao động, nội bộ công ty

Địa chỉ công ty thường được ghi trong:

Hợp đồng lao động;

Thông báo thuế TNCN;

Hồ sơ đăng ký thang lương, bảng lương,…

Do đó, bộ phận hành chính – nhân sự cần rà soát, ban hành quyết định điều chỉnh để đồng bộ với địa chỉ mới trên toàn bộ hồ sơ nội bộ và báo cáo pháp lý.

Mức phạt khi không thay đổi địa chỉ công ty đúng hạn 

Việc không cập nhật địa chỉ trụ sở công ty đúng thời hạn theo quy định có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt và gặp nhiều rủi ro pháp lý.

Phạt hành chính từ 5 – 10 triệu đồng

Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi thực tế có thể bị:

Phạt tiền từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng;

Yêu cầu khắc phục hậu quả bằng việc đăng ký lại thông tin.

👉 Đây là mức phạt phổ biến khi doanh nghiệp tự chuyển văn phòng mà không làm thủ tục với Sở KH&ĐT.

Không được xuất hóa đơn tại địa chỉ chưa cập nhật

Nếu chưa cập nhật địa chỉ trụ sở mới, việc xuất hóa đơn có thể:

Không được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán thuế;

Bị đánh giá là khai báo sai địa điểm kinh doanh.

👉 Một số cơ quan thuế có thể đình chỉ mã số thuế tạm thời nếu phát hiện doanh nghiệp hoạt động tại địa điểm không đúng đăng ký.

Hệ quả khi thanh tra thuế kiểm tra đột xuất

Trong đợt thanh tra, nếu phát hiện công ty đang hoạt động tại địa chỉ không đăng ký, doanh nghiệp có thể bị:

Lập biên bản xử phạt và buộc giải trình;

Ảnh hưởng đến điểm tín nhiệm thuế, gây khó khăn khi hoàn thuế, vay vốn, làm thủ tục hành chính khác.

✅ Do vậy, việc thay đổi địa chỉ công ty đúng hạn và cập nhật trên mọi hệ thống là điều kiện bắt buộc để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Kết luận

Hồ sơ pháp lý chuyển trụ sở công ty tại Đà Nẵng theo quy định mới nhất năm 2025 không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì tính pháp lý và hoạt động kinh doanh ổn định tại địa điểm mới. Việc chuyển trụ sở nếu không thực hiện đúng quy trình có thể dẫn đến các vi phạm hành chính, vướng mắc về thuế, hóa đơn, ngân hàng và giao dịch dân sự.

Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như: mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, quyết định/biên bản của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên/cổ đông, hợp đồng thuê trụ sở mới, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ, và thực hiện đúng thủ tục theo trình tự của Sở KH&ĐT Đà Nẵng.

Hiểu rõ đặc thù quy định địa phương sẽ là lợi thế giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng, đúng luật và tiết kiệm chi phí. Trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế, việc sử dụng dịch vụ pháp lý trọn gói tại Đà Nẵng cũng là lựa chọn tối ưu để đảm bảo thủ tục được thực hiện hợp pháp và kịp tiến độ hoạt động kinh doanh.