Đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai cần làm gì theo pháp luật 2025

Đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai cần làm gì theo pháp luật 2025 là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi có nhu cầu chuyển trụ sở chính. Việc thay đổi địa chỉ không chỉ ảnh hưởng đến giấy phép kinh doanh mà còn liên quan đến các thủ tục pháp lý khác như thuế, hóa đơn, con dấu và các giấy phép con. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thiết để đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai theo pháp luật 2025.

Cơ sở pháp lý về việc đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai 

Việc thay đổi địa chỉ công ty là hoạt động pháp lý cần thiết khi doanh nghiệp mở rộng, di dời hoặc chuyển đổi địa bàn hoạt động. Tại Đồng Nai, thủ tục này cần được thực hiện đúng theo các quy định hiện hành để đảm bảo tính pháp lý, tránh bị xử phạt và gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn

Luật Doanh nghiệp 2020 là căn cứ pháp lý cốt lõi, quy định rõ tại Điều 28 và Điều 30 rằng doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định.

Luật cũng yêu cầu địa chỉ mới phải:

Thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp;

Phù hợp với quy hoạch xây dựng, quy định về ngành nghề kinh doanh có điều kiện;

Đáp ứng đầy đủ yêu cầu lưu trữ hồ sơ, tiếp nhận thư tín và kiểm tra từ cơ quan chức năng.

Các văn bản hướng dẫn đi kèm như Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT cung cấp hệ thống biểu mẫu cần sử dụng trong quá trình nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ, bao gồm:

Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu II-1);

Quyết định, biên bản họp của chủ sở hữu/các thành viên;

Giấy ủy quyền nộp hồ sơ nếu thông qua bên thứ ba.

Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định chi tiết về thủ tục thay đổi địa chỉ trong cùng tỉnh và sang tỉnh khác:

Cùng tỉnh: Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT tỉnh Đồng Nai, không cần chốt thuế.

Khác tỉnh: Doanh nghiệp phải chốt thuế tại chi cục thuế cũ, đóng mã số thuế và đăng ký mới tại địa phương chuyển đến.

Nghị định cũng quy định rõ thời gian xử lý hồ sơ là 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ.

Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính

Đây là văn bản cập nhật mới nhất liên quan đến việc điều chỉnh mã số thuế, địa chỉ trụ sở và trạng thái doanh nghiệp trên hệ thống quản lý thuế.

Một số nội dung nổi bật:

Nếu công ty có nợ thuế hoặc đang bị cưỡng chế, không được thay đổi địa chỉ cho đến khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

Khi chuyển sang tỉnh khác, bắt buộc phải hoàn tất thủ tục hoàn tất nghĩa vụ thuế, kê khai chốt sổ tại chi cục cũ.

Doanh nghiệp cần cập nhật hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, đăng ký BHXH theo địa chỉ mới để tránh bị sai lệch dữ liệu.

Trường hợp cần đổi địa chỉ công ty 

Doanh nghiệp đang hoạt động tại Đồng Nai có thể phải thay đổi địa chỉ vì nhiều lý do khác nhau. Việc xác định chính xác tình huống sẽ giúp thực hiện đúng quy trình pháp lý tương ứng.

Chuyển trụ sở trong cùng tỉnh Đồng Nai

Trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp:

Di dời từ TP Biên Hòa sang huyện Long Thành, Nhơn Trạch hoặc các địa phương khác trong tỉnh;

Chuyển văn phòng từ khu công nghiệp A sang khu công nghiệp B trong cùng huyện.

Đây là thủ tục đơn giản, không cần chốt thuế, doanh nghiệp chỉ cần:

Cập nhật hồ sơ tại Sở KH&ĐT tỉnh Đồng Nai;

Cập nhật thông tin trụ sở mới với cơ quan thuế quản lý, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử…

Lưu ý: Hợp đồng thuê địa điểm mới cần ghi rõ thời hạn, chủ thể ký kết và có công chứng hoặc xác nhận pháp lý phù hợp.

Chuyển trụ sở sang tỉnh khác

Ví dụ: từ Đồng Nai chuyển trụ sở đến TP.HCM hoặc Bình Dương. Trường hợp này được coi là thay đổi liên tỉnh, yêu cầu thêm các bước:

Chốt nghĩa vụ thuế, mã số thuế tại địa phương cũ (Đồng Nai);

Nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố mới;

Cập nhật lại toàn bộ thông tin pháp lý, hóa đơn, BHXH, ngân hàng…

Việc chậm thực hiện sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của giấy phép, phát sinh lỗi khi xuất hóa đơn và xử lý thuế.

Thay đổi địa chỉ do sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính

Một số xã, huyện tại Đồng Nai có thể thay đổi tên, ranh giới hành chính do quyết định của Quốc hội hoặc UBND tỉnh. Trong trường hợp:

Tên xã, phường, thị trấn cũ không còn tồn tại, hoặc

Doanh nghiệp bị buộc phải di dời do quy hoạch, giải tỏa…

Thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ mới trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, kể cả khi thực tế không chuyển địa điểm vật lý.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi đổi địa chỉ công ty 

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty là một thủ tục pháp lý quan trọng theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn bởi Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Tùy theo loại hình doanh nghiệp và phạm vi thay đổi (trong cùng quận/huyện hay khác tỉnh/thành), hồ sơ sẽ bao gồm các tài liệu sau:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần điền Mẫu II-1 theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT. Nội dung thông báo bao gồm:

Thông tin doanh nghiệp: tên, mã số thuế

Nội dung thay đổi: địa chỉ mới chi tiết, mã phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành

Ngày dự kiến áp dụng địa chỉ mới

Cam kết chịu trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Thông báo cần được ký bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Quyết định và biên bản họp của công ty

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên và Công ty Cổ phần bắt buộc có Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị

Nội dung: thông qua việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính và giao người đại diện thực hiện thủ tục

Biên bản phải ghi rõ: ngày họp, tỷ lệ biểu quyết, họ tên người ký

Riêng Công ty TNHH 1 thành viên có thể dùng Quyết định của chủ sở hữu thay thế.

Hợp đồng thuê địa điểm mới (nếu có)

Trường hợp địa chỉ mới là bất động sản thuê, doanh nghiệp cần cung cấp:

Bản sao Hợp đồng thuê trụ sở

Thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên

Có chữ ký xác nhận của cả hai bên và đính kèm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê

Lưu ý: địa chỉ mới phải không thuộc chung cư, nhà tập thể không được phép kinh doanh, và cần phù hợp với quy hoạch của địa phương.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới

Nếu công ty sử dụng địa điểm thuộc sở hữu cá nhân (người đại diện, thành viên góp vốn, cổ đông), cần có:

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ)

Văn bản đồng ý cho doanh nghiệp đặt trụ sở

Chứng minh quan hệ hợp pháp giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp (nếu khác tên)

Một số địa phương như TP Biên Hòa, Long Khánh (thuộc tỉnh Đồng Nai) còn yêu cầu xác nhận của địa phương về địa điểm kinh doanh hợp pháp.

Quy trình thực hiện thủ tục đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai 

Khi đã chuẩn bị đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ theo quy trình dưới đây. Thời gian giải quyết thường từ 03 – 05 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Trước khi nộp, doanh nghiệp nên kiểm tra các yếu tố sau:

Thông tin địa chỉ mới chính xác, thống nhất trên tất cả giấy tờ

Trụ sở mới không nằm trong khu vực cấm đặt văn phòng

Biên bản, quyết định có chữ ký đầy đủ và ghi ngày họp đúng quy định

Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện đi nộp)

Có thể chuẩn bị hồ sơ bản giấy hoặc hồ sơ điện tử để nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Tại Đồng Nai, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đồng Nai theo 2 hình thức:

Trực tiếp tại Bộ phận một cửa

Trực tuyến tại: dangkykinhdoanh.gov.vn

Sau khi tiếp nhận, phòng đăng ký kiểm tra và thông báo tình trạng xử lý hồ sơ. Nếu hồ sơ không hợp lệ, sẽ có yêu cầu sửa đổi/bổ sung trong vòng 03 ngày làm việc.

Bước 3 – Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) mới với địa chỉ đã điều chỉnh. GPKD này có giá trị pháp lý thay thế cho bản cũ.

Lưu ý: mã số thuế không thay đổi, chỉ cập nhật lại thông tin địa chỉ mới trong hệ thống của Tổng cục Thuế.

Bước 4 – Cập nhật thông tin trên các giấy tờ liên quan

Sau khi đổi địa chỉ thành công, doanh nghiệp cần:

Thông báo tới Chi cục thuế: để đồng bộ địa chỉ với hồ sơ thuế

Cập nhật thông tin tại ngân hàng: nơi mở tài khoản công ty

Điều chỉnh hóa đơn điện tử: địa chỉ mới phải trùng khớp trên hóa đơn

Thông báo thay đổi tới đối tác, khách hàng: để tránh sai sót trong giao dịch

Ngoài ra, cần thay đổi con dấu (nếu có khắc địa chỉ cũ) và cập nhật thông tin trên website, hồ sơ năng lực, hợp đồng đang ký kết.

Xem thêm: Thủ tục pháp lý thay đổi địa chỉ công ty năm 2025 đầy đủ và đúng quy định

Lưu ý khi đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai 

Việc thay đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần, mà còn ảnh hưởng đến các vấn đề thuế, hóa đơn, đối tác và ngân hàng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần nắm rõ:

Thời hạn thực hiện thủ tục

Theo Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp tại Đồng Nai phải:

Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định chính thức được ban hành.

Nếu đổi địa chỉ khác huyện/quận hoặc khác tỉnh, doanh nghiệp cần:

Chốt thuế tại cơ quan quản lý cũ.

Chuyển mã số thuế sang địa bàn mới.

Cập nhật thông tin với Sở KH&ĐT tỉnh Đồng Nai nếu trụ sở mới vẫn thuộc tỉnh này.

Nếu nộp trễ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 3–5 triệu đồng, kèm yêu cầu khắc phục hậu quả.

Cập nhật thông tin trên hóa đơn, con dấu, tài khoản ngân hàng

Sau khi đổi địa chỉ, công ty cần cập nhật lại toàn bộ thông tin liên quan:

Hóa đơn điện tử: cập nhật địa chỉ mới trên phần mềm khai thuế và phát hành hóa đơn. Nếu sử dụng hóa đơn giấy, cần thông báo hủy nếu có sai sót.

Con dấu doanh nghiệp: nếu có địa chỉ trên dấu, phải khắc lại dấu mới và cập nhật với ngân hàng, đối tác.

Tài khoản ngân hàng: nộp thông báo thay đổi mẫu dấu, địa chỉ tại chi nhánh ngân hàng để cập nhật thông tin chính xác.

Thông báo cho khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ

Bên cạnh thủ tục pháp lý, doanh nghiệp cần:

Gửi thông báo chính thức qua email, văn bản, hợp đồng phụ lục đến các đối tác, khách hàng đang giao dịch.

Cập nhật địa chỉ trên:

Website công ty, hóa đơn điện tử, thư mời, báo giá.

Tờ khai thuế, bảo hiểm, đăng ký lao động, hợp đồng đang hiệu lực.

Việc cập nhật đồng bộ giúp tránh thất lạc công văn, hóa đơn và rủi ro giao dịch pháp lý không thống nhất.

Mẫu hồ sơ và biểu mẫu liên quan 

Để hoàn tất việc thay đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo mẫu mới năm 2025, như sau:

Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Mẫu thông báo theo Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, gồm các thông tin:

Mã số doanh nghiệp.

Địa chỉ trụ sở mới và cũ.

Cơ quan đăng ký thay đổi (Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT Đồng Nai).

Ngày có hiệu lực thay đổi.

Doanh nghiệp cần điền chính xác theo mẫu, có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu công ty.

Mẫu quyết định và biên bản họp của công ty

Tùy vào loại hình doanh nghiệp, hồ sơ sẽ bao gồm:

Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần:

Biên bản họp HĐTV hoặc HĐQT thông qua việc đổi địa chỉ.

Quyết định của HĐTV hoặc HĐQT ghi rõ địa chỉ cũ – mới, ngày có hiệu lực.

Đối với công ty TNHH 1 thành viên:

Quyết định của chủ sở hữu có nội dung tương tự.

Tất cả văn bản này phải có chữ ký và ghi rõ chức danh người ký.

Mẫu hợp đồng thuê địa điểm mới

Địa chỉ mới phải có giấy tờ pháp lý rõ ràng:

Hợp đồng thuê trụ sở giữa công ty và chủ cho thuê.

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu nhà (nếu là tài sản cho thuê).

Trường hợp văn phòng ảo, cần hợp đồng cung cấp dịch vụ hợp lệ, có hóa đơn VAT, mã số thuế bên cung cấp.

Ngoài ra, nếu là tòa nhà cho thuê văn phòng, cần giấy chứng nhận địa điểm được phép làm trụ sở doanh nghiệp (do chủ tòa nhà cung cấp).

Câu hỏi thường gặp khi đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai 

Việc thay đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai cần tuân thủ đúng quy trình pháp lý để tránh phát sinh rủi ro như bị khóa mã số thuế, không cập nhật kịp hóa đơn hay bị phạt hành chính. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến doanh nghiệp thường đặt ra khi thực hiện thủ tục này.

Có cần thay đổi con dấu khi đổi địa chỉ không?

Tùy trường hợp.

Nếu con dấu của công ty có khắc địa chỉ cũ thì nên thay dấu mới để phù hợp với địa chỉ sau khi thay đổi.

Nếu con dấu không ghi địa chỉ, thì không bắt buộc phải thay đổi.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lựa chọn khắc dấu mới để đồng bộ thông tin và tránh hiểu nhầm khi ký kết hợp đồng hoặc giao dịch với đối tác.

Thời gian xử lý hồ sơ là bao lâu?

Tại Đồng Nai, thời gian xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty thường từ 3–5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh Đồng Nai.

Nếu công ty chuyển địa chỉ trong cùng tỉnh, quy trình khá đơn giản.

Nếu chuyển sang tỉnh thành khác, cần thực hiện chuyển hồ sơ thuế và có thể mất thêm 5–7 ngày làm việc.

Có cần thông báo cho cơ quan thuế không?

Có. Việc đổi địa chỉ công ty có ảnh hưởng đến cơ quan quản lý thuế, vì vậy cần:

Nộp hồ sơ cập nhật thông tin tại Chi cục Thuế cũ và mới (nếu đổi quận/huyện);

Đồng thời cập nhật trên hệ thống hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, cổng kê khai thuế điện tử để tránh lỗi kê khai hoặc bị khóa hóa đơn.

👉 Nếu không thông báo kịp thời, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 2 đến 5 triệu đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đổi địa chỉ công ty tại Đồng Nai cần làm gì theo pháp luật 2025 là thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có sự thay đổi về trụ sở chính. Việc thực hiện đúng quy trình và đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tránh được các rủi ro pháp lý và hành chính. Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn thực hiện thủ tục, cập nhật thông tin trên các giấy tờ liên quan và thông báo cho khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ. Nếu cần hỗ trợ, doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp lý hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đồng Nai để được hướng dẫn chi tiết.