Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty theo quy định mới nhất

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty theo quy định mới nhất là yếu tố bắt buộc khi doanh nghiệp muốn cập nhật lại địa chỉ kinh doanh trên giấy phép đăng ký doanh nghiệp. Đây là bước đầu tiên trong quy trình chuyển địa chỉ công ty và có ảnh hưởng đến các thủ tục pháp lý tiếp theo như: cập nhật cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử. Theo quy định hiện hành, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cần được lập đúng biểu mẫu, kèm theo đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở mới. Tùy theo phạm vi thay đổi (trong quận, khác quận, khác tỉnh), hồ sơ sẽ có một số điều chỉnh tương ứng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ các thành phần hồ sơ cần thiết, cập nhật mới nhất đến năm 2025 để doanh nghiệp có thể chủ động, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.

Tổng quan về thay đổi trụ sở công ty

Thay đổi trụ sở công ty là một trong những thay đổi phổ biến trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc điều chỉnh địa chỉ công ty không chỉ đơn thuần là cập nhật thông tin hành chính, mà còn ảnh hưởng đến hệ thống pháp lý, thuế, bảo hiểm và các quan hệ giao dịch khác.

Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi trụ sở?

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính khi xảy ra một trong các trường hợp sau:

Chuyển sang địa điểm kinh doanh mới để mở rộng quy mô, tiếp cận khách hàng tốt hơn.

Chuyển trụ sở sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, bắt buộc phải thông báo và cập nhật với cơ quan nhà nước.

Chuyển địa chỉ do hợp đồng thuê cũ hết hạn, không thể tiếp tục duy trì địa điểm cũ.

Sáp nhập, chia tách hoặc thay đổi mô hình quản trị khiến địa chỉ công ty cần điều chỉnh theo cơ cấu mới.

Việc chậm thực hiện thay đổi địa chỉ có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính hoặc gặp vướng mắc trong các giao dịch pháp lý, thuế và ngân hàng.

Các hình thức thay đổi địa chỉ hợp lệ

Tùy theo phạm vi thay đổi, doanh nghiệp có thể tiến hành một trong các hình thức:

Thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện, tỉnh/thành phố: đơn giản nhất, không phải thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Chuyển sang quận/huyện khác cùng tỉnh/thành phố: yêu cầu cập nhật lại thông tin tại chi cục thuế mới.

Chuyển sang tỉnh/thành phố khác: phải làm thủ tục chốt thuế tại nơi cũ, mở mã số thuế tại nơi mới và điều chỉnh giấy phép đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Việc thay đổi trụ sở công ty phải tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là những căn cứ pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

Luật Doanh nghiệp 2020

Luật Doanh nghiệp 2020 là văn bản nền tảng quy định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả việc điều chỉnh trụ sở chính. Cụ thể:

Điều 30 và Điều 31 quy định rõ nghĩa vụ của doanh nghiệp khi có thay đổi địa chỉ phải thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày làm việc.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng thời hạn, có thể bị xử phạt hành chính từ 5 – 10 triệu đồng theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn chi tiết biểu mẫu

Thông tư này do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành, hướng dẫn chi tiết các biểu mẫu, quy trình và cách kê khai khi thay đổi địa chỉ công ty. Trong đó:

Phụ lục II-1: Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách điền thông tin đúng địa chỉ, số điện thoại, mã địa bàn hành chính, và quy định rõ việc ký tên, đóng dấu trong hồ sơ.

Ngoài ra, Thông tư còn yêu cầu đính kèm quyết định, biên bản họp, hợp đồng thuê nhà đối với công ty có từ hai thành viên trở lên.

Hướng dẫn nội bộ của Sở KH&ĐT, cơ quan thuế các tỉnh

Tùy từng địa phương, Sở Kế hoạch & Đầu tư và Chi cục Thuế có thể ban hành thêm các văn bản hướng dẫn cụ thể. Ví dụ:

Quy định rõ thời gian xử lý hồ sơ (3–5 ngày làm việc);

Yêu cầu bổ sung CMND/CCCD của chủ nhà, hợp đồng thuê có công chứng;

Trường hợp chuyển sang tỉnh khác phải chốt mã số thuế và xác nhận nghĩa vụ thuế trước khi nộp hồ sơ ở nơi mới.

Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn riêng của địa phương nơi chuyển đến và nơi chuyển đi để hồ sơ không bị trả về hoặc chậm xử lý.

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty theo quy định mới nhất

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, hồ sơ gồm các thành phần sau:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – Mẫu II-1

Đây là mẫu biểu bắt buộc, dùng để thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần điền thông tin:

Mã số doanh nghiệp

Tên công ty

Địa chỉ trụ sở cũ và địa chỉ trụ sở mới

Người ký đại diện theo pháp luật

Mẫu II-1 được ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT và có thể nộp bản điện tử qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Quyết định và Biên bản họp (Công ty TNHH, Cổ phần)

Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ cần có:

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp Hội đồng thành viên và Quyết định của Hội đồng thành viên

Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu công ty

Công ty cổ phần: Biên bản họp và Quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (tùy theo Điều lệ)

Nội dung quyết định cần ghi rõ địa chỉ cũ, địa chỉ mới, thời điểm có hiệu lực, lý do thay đổi.

Hợp đồng thuê trụ sở mới hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng

Để chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới, doanh nghiệp cần nộp:

Hợp đồng thuê nhà/mặt bằng (có chữ ký 2 bên và thông tin rõ ràng)

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu là cá nhân)

CMND/CCCD của bên cho thuê (trường hợp cá nhân sở hữu)

Nếu địa chỉ mới thuộc sở hữu công ty, cần cung cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu đứng tên doanh nghiệp.

Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu (nếu có người đại diện nộp)

Trong trường hợp người đi nộp không phải là đại diện pháp luật, cần bổ sung:

Giấy ủy quyền có xác nhận của người đại diện theo pháp luật

Giấy giới thiệu nếu là nhân viên công ty đi nộp hồ sơ

Kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

Xem ngay: Thủ tục pháp lý thay đổi địa chỉ công ty năm 2025

Phân loại hồ sơ theo phạm vi thay đổi địa chỉ

Tùy theo mức độ thay đổi địa giới hành chính (nội quận, liên quận hay sang tỉnh), hồ sơ có sự khác biệt nhất định. Doanh nghiệp cần lưu ý để chuẩn bị đúng và đủ.

Hồ sơ thay đổi trong cùng quận/huyện

Đây là trường hợp đơn giản nhất. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị:

Thông báo thay đổi – Mẫu II-1

Quyết định và biên bản họp

Hợp đồng thuê địa điểm mới

Giấy ủy quyền (nếu cần)

Không cần thay đổi cơ quan quản lý thuế nên thủ tục xử lý nhanh, chỉ trong 3 ngày làm việc.

Hồ sơ thay đổi khác quận, cùng tỉnh

Trường hợp thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác nhưng vẫn trong cùng một tỉnh/thành phố, doanh nghiệp cần:

Đăng ký thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT

Thực hiện thủ tục cập nhật thông tin tại cơ quan thuế cũ và mới (nếu cơ quan thuế quản lý thay đổi)

Cập nhật lại thông tin tại ngân hàng, hóa đơn, bảo hiểm xã hội

Nên chuẩn bị thêm công văn gửi cơ quan thuế về việc chuyển địa bàn quản lý.

Hồ sơ thay đổi sang tỉnh/thành phố khác

Trường hợp chuyển trụ sở sang tỉnh khác là thay đổi cả cơ quan quản lý đăng ký doanh nghiệp và cơ quan thuế, hồ sơ và quy trình phức tạp hơn:

Chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại cơ quan thuế cũ

Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở mới

Chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ như:

Mẫu II-1

Quyết định, biên bản họp

Hợp đồng thuê nhà trụ sở mới

Giấy chứng nhận chấm dứt mã số thuế cũ (nếu có)

Thực hiện các bước đăng ký tài khoản ngân hàng, hóa đơn, bảo hiểm, chữ ký số tại địa chỉ mới.

Cách điền biểu mẫu chuẩn xác theo mẫu mới 2025

Từ năm 2025, các mẫu biểu dùng trong hồ sơ thay đổi trụ sở công ty được chuẩn hóa theo biểu mẫu điện tử ban hành bởi Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Một trong những mẫu quan trọng nhất là Mẫu II-1 (Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp). Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

Hướng dẫn điền mẫu II-1 đúng nội dung và dấu pháp nhân

Phần thông tin doanh nghiệp: Ghi chính xác tên công ty, mã số thuế, loại hình doanh nghiệp.

Mục “Nội dung thay đổi”: Chọn “Thay đổi địa chỉ trụ sở chính”. Sau đó, điền địa chỉ mới đầy đủ theo định dạng hành chính 4 cấp: Số nhà – Phường/Xã – Quận/Huyện – Tỉnh/Thành phố.

Dấu pháp nhân: Trường hợp nộp hồ sơ giấy, công ty phải đóng dấu đỏ tròn hoặc chữ ký số đúng pháp nhân.

Lưu ý: Địa chỉ ghi trong mẫu phải trùng khớp hoàn toàn với địa chỉ trên hợp đồng thuê/mua trụ sở và chứng từ liên quan.

Lưu ý về mã địa bàn hành chính trong hồ sơ

Mỗi địa chỉ hành chính đi kèm một mã địa bàn hành chính (mã QH, PX, Tỉnh). Khi nhập dữ liệu lên hệ thống Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia, phần mềm sẽ tự động truy xuất mã nếu chọn đúng danh mục.

Tuy nhiên, cần kiểm tra lại để tránh:

Gõ sai tên địa phương (dẫn đến chọn sai mã).

Nhập địa chỉ ngoài phạm vi được cấp phép theo quy hoạch (ví dụ địa chỉ ở chung cư không cho phép làm trụ sở doanh nghiệp).

Việc chọn sai mã sẽ khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần.

Hồ sơ đính kèm cần công chứng hay bản gốc?

Tùy vào phương thức nộp hồ sơ:

Nộp online (qua cổng đăng ký doanh nghiệp): Đính kèm file scan bản gốc có chữ ký số hợp lệ.

Nộp trực tiếp: Hồ sơ giấy phải kèm bản sao công chứng hợp đồng thuê/mua trụ sở và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê (sổ hồng, giấy phép xây dựng…).

Nên sử dụng bản công chứng trong vòng 3 tháng gần nhất để đảm bảo hiệu lực.

Những lỗi thường gặp khi lập hồ sơ thay đổi trụ sở công ty

Khi lập hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp thường mắc phải các lỗi cơ bản khiến hồ sơ bị trả về nhiều lần. Dưới đây là các lỗi điển hình và cách khắc phục:

Điền sai mã địa chỉ hoặc thiếu thông tin trụ sở mới

Một lỗi rất phổ biến là:

Ghi thiếu số nhà, không ghi phường/xã.

Nhập nhầm địa chỉ phường cũ sau sáp nhập.

Chọn sai mã phường/xã trong biểu mẫu online.

Cần đối chiếu chính xác thông tin trên hợp đồng thuê trụ sở, bản đồ địa giới hành chính và kiểm tra trên Cổng thông tin địa phương để chắc chắn tính hợp lệ.

Thiếu hợp đồng thuê hợp lệ, không đúng tên pháp nhân

Hợp đồng thuê trụ sở là tài liệu bắt buộc. Một số lỗi thường gặp:

Hợp đồng ký với cá nhân không phải chủ sở hữu căn hộ.

Thiếu giấy tờ chứng minh quyền sử dụng của bên cho thuê.

Tên công ty ghi sai hoặc không khớp với giấy đăng ký doanh nghiệp.

Giải pháp: Luôn đính kèm sổ hồng/sổ đỏ và giấy ủy quyền (nếu thuê qua trung gian).

Chưa cập nhật đúng với cơ quan thuế mới

Nếu thay đổi địa chỉ sang quận hoặc tỉnh khác, bắt buộc phải:

Chốt thuế tại cơ quan cũ trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ.

Thông báo với cơ quan thuế mới sau khi được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sai sót thường xảy ra khi doanh nghiệp chỉ nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD mà quên thủ tục thuế, dẫn đến việc không xuất hóa đơn được, hoặc bị phạt hành chính.

Thời gian xử lý hồ sơ và cách tra cứu kết quả

Khi thay đổi địa chỉ công ty, điều doanh nghiệp quan tâm nhất là thời gian xử lý và cách theo dõi tiến độ hồ sơ. Dưới đây là những thông tin quan trọng cần lưu ý.

Thời gian trả kết quả của Sở KH&ĐT

Thông thường, sau khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính qua Cổng Dịch vụ công hoặc trực tiếp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư, thời gian xử lý là từ 3 – 5 ngày làm việc (không tính thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ). Trong trường hợp chuyển địa chỉ sang tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp cần làm thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ trước, nên tổng thời gian có thể lên đến 7 – 10 ngày.

Tra cứu tình trạng hồ sơ online

Doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ qua:

https://dangkykinhdoanh.gov.vn – chuyên mục “Tra cứu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp”.

Hoặc cổng DVC của tỉnh/thành phố đã nộp hồ sơ (ví dụ: dichvucong.hanoi.gov.vn).

Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã hồ sơ là có thể biết tình trạng đang xử lý, trả kết quả hay bị yêu cầu bổ sung.

Cách xử lý khi bị từ chối hồ sơ

Nếu hồ sơ bị trả lại, lý do thường nằm ở: sai mẫu đơn, thiếu hợp đồng thuê địa điểm, bản sao CMND/CCCD không hợp lệ hoặc thông tin không khớp. Khi đó:

Kiểm tra kỹ nội dung thông báo từ Sở KH&ĐT;

Cập nhật lại hồ sơ và nộp bổ sung trực tuyến hoặc nộp mới tùy yêu cầu;

Nếu cần xử lý nhanh, nên liên hệ đơn vị dịch vụ pháp lý để được hỗ trợ chuyên sâu.

Lưu ý sau khi hoàn tất thay đổi địa chỉ

Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới, doanh nghiệp cần triển khai hàng loạt thủ tục tiếp theo để tránh gián đoạn hoạt động và rủi ro pháp lý.

Cập nhật thông tin với cơ quan thuế

Đây là bước quan trọng, đặc biệt nếu doanh nghiệp chuyển địa chỉ sang tỉnh/thành khác. Cần:

Thông báo thay đổi với chi cục thuế mới, nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin thuế;

Cập nhật địa chỉ trụ sở mới trên hóa đơn điện tử thông qua phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ ký số;

Trong một số trường hợp, phải thực hiện chốt nghĩa vụ thuế tại cơ quan cũ, sau đó mở mã số thuế tại nơi mới.

Thông báo cho ngân hàng, khách hàng, đối tác

Doanh nghiệp cần gửi công văn thông báo thay đổi địa chỉ đến:

Ngân hàng giao dịch chính để điều chỉnh thông tin tài khoản, tránh bị từ chối thanh toán;

Khách hàng và nhà cung cấp, để đảm bảo hóa đơn, hợp đồng, thư từ, giao nhận đều chính xác và thông suốt;

Sàn thương mại điện tử, đối tác logistics (nếu có) để cập nhật địa chỉ kho hàng, giao dịch.

Cập nhật hóa đơn điện tử và bảo hiểm xã hội

Đối với hóa đơn điện tử: cần truy cập vào hệ thống (MISA, Viettel, VNPT…) và cập nhật địa chỉ mới. Một số đơn vị yêu cầu nộp thông báo điều chỉnh mẫu hóa đơn.

Với bảo hiểm xã hội: nếu thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan BHXH quản lý, cần lập mẫu TK3-TS để cập nhật lại dữ liệu của doanh nghiệp và lao động.

Việc đồng bộ thông tin ở cả thuế – ngân hàng – bảo hiểm – khách hàng là bước bắt buộc để doanh nghiệp hoạt động ổn định sau thay đổi.

Dịch vụ hỗ trợ lập hồ sơ thay đổi địa chỉ trọn gói

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không đơn thuần là cập nhật địa điểm mới mà còn liên quan đến hàng loạt thủ tục pháp lý cần thực hiện chính xác theo quy định hiện hành. Để tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý, dịch vụ trọn gói thay đổi địa chỉ công ty trở thành lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp.

Khi nào nên thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp?

Việc thuê đơn vị pháp lý chuyên nghiệp là cần thiết khi:

Doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế hoặc kế toán chuyên trách về thủ tục đăng ký kinh doanh.

Có sự thay đổi phức tạp: chuyển tỉnh, chuyển địa bàn hành chính, kèm thay đổi chi nhánh hoặc ngành nghề kinh doanh.

Doanh nghiệp cần đảm bảo thủ tục hoàn tất nhanh chóng, đúng luật và không phát sinh lỗi làm kéo dài thời gian.

Ngoài ra, nếu bạn không quen thao tác trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, việc nhờ đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ là giải pháp tiết kiệm công sức rõ rệt.

Quy trình ủy quyền hợp pháp để thay mặt nộp hồ sơ

Để đơn vị dịch vụ có thể thực hiện thay mặt doanh nghiệp, bạn cần cung cấp:

Giấy ủy quyền có chữ ký, đóng dấu pháp nhân.

Giấy phép đăng ký kinh doanh bản sao, và hợp đồng thuê địa điểm mới hoặc giấy tờ tương đương.

Một số trường hợp cần thêm điều lệ hoặc biên bản họp HĐTV/HĐQT nếu thay đổi địa chỉ ở quy mô lớn.

Sau đó, đơn vị tư vấn sẽ đảm nhiệm toàn bộ quá trình: soạn hồ sơ, ký số, nộp trực tuyến hoặc nộp trực tiếp, theo dõi kết quả và bàn giao giấy phép đã cập nhật.

Chi phí trọn gói và lợi ích dịch vụ pháp lý

Chi phí trọn gói thường dao động từ 1 – 3 triệu đồng, tùy theo phạm vi thay đổi và địa phương. Dịch vụ trọn gói đem lại:

Tư vấn chuyên sâu từng bước theo đúng ngành nghề, địa phương cụ thể.

Cam kết thời gian hoàn tất nhanh, giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch vận hành.

Hồ sơ chính xác ngay từ đầu, giảm nguy cơ bị từ chối hoặc phải sửa đổi nhiều lần.

Kết luận

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty là một phần quan trọng trong quá trình cập nhật thông tin pháp lý tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Theo quy định mới nhất năm 2025, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng mẫu biểu, đầy đủ giấy tờ kèm theo như hợp đồng thuê, bản sao Giấy phép kinh doanh và văn bản nội bộ (nếu có). Bất kỳ sai sót nào cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối, làm gián đoạn kế hoạch hoạt động hoặc bị phạt hành chính.

Với những doanh nghiệp không chuyên về pháp lý, việc sử dụng dịch vụ trọn gói thay đổi địa chỉ công ty là giải pháp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo quy trình được thực hiện đúng pháp luật. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ từng bước cần thực hiện cũng như biết cách lựa chọn phương án tối ưu cho thủ tục thay đổi trụ sở doanh nghiệp một cách hiệu quả, nhanh gọn và an toàn pháp lý.