Hạch toán doanh thu – chi phí tiệm vàng theo đúng quy định mới nhất 2025
Hạch toán doanh thu – chi phí tiệm vàng theo đúng quy định không đơn thuần chỉ là nghiệp vụ kế toán thông thường mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kinh doanh vàng tránh rủi ro thuế và tối ưu lợi nhuận. Với đặc thù giá trị sản phẩm cao, biến động giá theo thị trường, việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải tuân theo nguyên tắc thận trọng, chính xác và đúng chuẩn pháp lý. Vậy đâu là cách hạch toán chuẩn cho tiệm vàng theo quy định kế toán năm 2025?
Tổng quan về hạch toán doanh thu – chi phí trong ngành vàng
Cơ sở pháp lý và đặc điểm kế toán ngành vàng
Ngành kinh doanh vàng bạc đá quý tại Việt Nam chịu sự quản lý chặt chẽ của nhiều văn bản pháp luật, bao gồm:
Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử
Các quy định về thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)…
Kế toán ngành vàng có nhiều đặc thù:
Giá trị hàng hóa cao – biến động liên tục theo tỷ giá và thị trường thế giới
Đơn vị tính đặc biệt: gram, lượng, chỉ vàng
Cần theo dõi chính xác tuổi vàng, loại hình kinh doanh: bán lẻ, gia công, ký gửi, thu đổi,…
Việc ghi nhận doanh thu – chi phí không chỉ đúng quy định mà còn phải kịp thời, chi tiết, đúng trọng lượng và giá trị từng giao dịch.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
⚠️ Sai sót nhỏ trong khâu ghi nhận có thể dẫn đến truy thu thuế, mất cân đối báo cáo tài chính hoặc vi phạm chế độ sổ sách kế toán.
Xem thêm:
Quy trình nội bộ kế toán ngành vàng cần xây dựng
Giải pháp kế toán quản trị cho công ty vàng bạc đá quý
Vai trò của việc hạch toán đúng quy định trong kinh doanh vàng
Việc hạch toán đúng doanh thu – chi phí có vai trò vô cùng quan trọng trong quản trị doanh nghiệp vàng:
Xác định chính xác lãi – lỗ: Do vàng có biên độ lợi nhuận thấp, nếu ghi sai chi phí hoặc giá vốn → số liệu tài chính sẽ lệch rất lớn
Tránh rủi ro pháp lý: Ghi nhận sai có thể bị cơ quan thuế xử phạt, truy thu thuế GTGT hoặc TNDN
Tối ưu thuế hợp pháp: Việc phân bổ chi phí hợp lý (khấu hao, hao hụt vàng, chi phí marketing…) giúp giảm thuế phải nộp đúng luật
Ngoài ra, khi doanh nghiệp có nhu cầu:
Gọi vốn – vay ngân hàng – mở rộng chi nhánh
Chuyển nhượng – sáp nhập – bán doanh nghiệp
… thì báo cáo tài chính đúng và minh bạch là điều kiện bắt buộc. Do đó, việc hạch toán đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ – mà còn là đòn bẩy tài chính và phát triển bền vững.
Phân loại và ghi nhận doanh thu trong tiệm vàng
Doanh thu từ bán vàng miếng, vàng trang sức – cách ghi nhận
Khi ghi nhận doanh thu từ bán vàng miếng – vàng trang sức, cần tách biệt các loại sản phẩm và áp dụng cách ghi nhận như sau:
Vàng miếng: Là tài sản tài chính, thường không chịu thuế GTGT. Ghi nhận theo số lượng, trọng lượng, giá thực tế bán ra
Vàng trang sức: Có thể chịu thuế GTGT 10%, cần tách giá chưa thuế và thuế đầu ra trên hóa đơn
Vàng pha hợp kim: Tùy vào quy định hiện hành, có thể có mức thuế khác biệt
📌 Các yếu tố cần ghi đầy đủ:
Mã sản phẩm – tuổi vàng – trọng lượng – đơn giá
Hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ
Ngày lập hóa đơn, đối chiếu với biên bản giao hàng
🎯 Lưu ý: Không nên ghi doanh thu gộp, cần chia rõ theo dòng sản phẩm để phân tích lợi nhuận theo từng loại vàng.
Ghi nhận doanh thu từ dịch vụ gia công, chế tác vàng
Ngoài doanh thu bán hàng hóa, tiệm vàng thường có thêm doanh thu từ gia công, chế tác:
Dịch vụ gia công vàng của khách: chỉ thu tiền công, không ghi nhận giá trị vàng
Dịch vụ chế tác theo mẫu riêng: có thể cộng thêm phí thiết kế, phí đặc biệt
Trả lại sản phẩm: cần có biên bản xác nhận, không ghi nhận doanh thu nếu không giao hàng
📌 Đặc điểm kế toán:
Ghi nhận theo phiếu thu, hợp đồng gia công
Tách biệt rõ doanh thu từ dịch vụ và doanh thu bán sản phẩm chế tác sẵn
Doanh thu dịch vụ thường chịu thuế GTGT 5% hoặc 10% → cần kiểm tra ngành nghề đăng ký để kê khai thuế đúng.
Hóa đơn và quy trình kê khai doanh thu đúng chuẩn
Mỗi giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong ngành vàng cần lập:
Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT (nếu thuộc diện kê khai thuế GTGT)
Hóa đơn phải ghi rõ: trọng lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế GTGT (nếu có)
🔎 Ngoài ra:
Cần lưu trữ biên bản giao nhận hàng hóa – hóa đơn điện tử
Hóa đơn được kê khai trong bảng kê thuế đầu ra hàng tháng hoặc quý
Với hóa đơn giá trị lớn (trên 20 triệu): cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
🎯 Doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm kế toán kết nối với phần mềm hóa đơn để tránh sai sót, thiếu sót khi lập và kê khai hóa đơn.
Hạch toán chi phí – Những khoản được và không được tính
Các chi phí được trừ hợp lý theo quy định thuế
Theo Luật thuế TNDN và Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được tính chi phí hợp lý nếu thỏa các điều kiện sau:
Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh
Có đủ hóa đơn – chứng từ hợp pháp
Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn > 20 triệu
Được kê khai đúng thời điểm và trong kỳ tính thuế
Một số chi phí phổ biến được trừ hợp lý:
Chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa
Tiền lương, tiền công, BHXH cho người lao động
Chi phí thuê mặt bằng, khấu hao tài sản cố định
Chi phí tiếp khách, công tác phí trong mức quy định
Dịch vụ kế toán – kiểm toán – tư vấn pháp luật có hóa đơn
📌 Lưu ý: Đối với ngành vàng, cần đảm bảo chứng từ đầu vào có mã số thuế rõ ràng và hợp lệ, tránh mua bán hóa đơn.
Chi phí không được trừ – dễ bị loại khi quyết toán
Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế thường loại trừ những khoản chi không hợp lệ sau:
Chi phí không có hóa đơn hợp pháp
Chi phí mua hàng hóa/dịch vụ thanh toán tiền mặt > 20 triệu
Tiền lương không có hợp đồng lao động hoặc bảng chấm công
Chi tiếp khách vượt định mức, không có đầy đủ chứng từ
Khấu hao tài sản không đăng ký hoặc sai thời gian khấu hao
Chi phí không phục vụ cho hoạt động kinh doanh (du lịch, quà tặng cá nhân…)
💡 Ví dụ điển hình ngành vàng: nếu tiệm vàng dùng hàng hóa để trả thưởng, khuyến mãi nhưng không lập chứng từ điều chỉnh, chi phí đó sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
Mối liên hệ giữa chi phí – giá vốn – thuế TNDN
Chi phí sản xuất – kinh doanh được trừ ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán (TK 632) và cuối cùng là thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Giá vốn tăng → Lợi nhuận giảm → Thuế TNDN giảm
Chi phí không được trừ → Tăng lợi nhuận chịu thuế → Tăng thuế TNDN
📌 Vì vậy, kế toán cần phân loại chi phí chính xác, tránh ghi nhầm giữa chi phí hợp lý và không hợp lý. Nếu kê khai sai, doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế, phạt chậm nộp và truy thu.
Sử dụng tài khoản kế toán nào để hạch toán đúng chuẩn
Tài khoản doanh thu: TK 511 – khi nào áp dụng?
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tài khoản kế toán bắt buộc khi doanh nghiệp ghi nhận:
Doanh thu từ bán vàng, bạc, đá quý
Doanh thu từ dịch vụ gia công, chế tác
Doanh thu bán các loại trang sức, phụ kiện đi kèm
📌 Lưu ý khi sử dụng TK 511:
Chỉ ghi nhận khi đã giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ
Nếu có chương trình khuyến mãi – giảm giá, phải ghi nhận riêng tại TK 521
Phải xuất hóa đơn đúng thời điểm – tránh ghi nhận doanh thu sớm hoặc muộn
💡 Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh nên tách doanh thu theo từng mã cửa hàng (sub-code TK 511).
Tài khoản chi phí: TK 632, TK 641, TK 642 – cách phân biệt
Tài khoản Mục đích sử dụng Áp dụng trong ngành vàng
TK 632 Giá vốn hàng bán Ghi nhận chi phí mua vàng, gia công, chế tác, hao hụt cho phép
TK 641 Chi phí bán hàng Lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, khuyến mãi, marketing
TK 642 Chi phí quản lý DN Lương kế toán, chi phí văn phòng, khấu hao tài sản quản lý, phí ngân hàng
🔹 Chi tiết hơn:
TK 632: Áp dụng phương pháp FIFO hoặc bình quân gia quyền để tính giá vốn. Đối với vàng thay đổi giá liên tục, cần cập nhật giá thực tế nhập kho thường xuyên.
TK 641: Nhiều tiệm vàng ghi thiếu chi phí bán hàng, dẫn đến lợi nhuận bị “ảo”, tăng rủi ro bị truy thu thuế.
TK 642: Cần tách bạch giữa chi phí dùng chung và chi phí riêng cho từng hoạt động, nhất là trong tiệm vàng có kết hợp mua bán và gia công.
📌 Mẹo: Nên dùng mã tiểu khoản phụ cho từng nhóm chi phí để dễ kiểm tra, tổng hợp khi làm báo cáo tài chính.
Cách xử lý doanh thu – chi phí trong phần mềm kế toán ngành vàng
Sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt giúp doanh nghiệp vàng kiểm soát chính xác doanh thu – chi phí, đảm bảo khớp với báo cáo thuế và tránh sai sót khi kiểm tra. Tuy nhiên, để phát huy hiệu quả, người dùng cần thiết lập hệ thống đúng từ đầu.
Thiết lập mã hàng, nhóm hàng, hóa đơn điện tử
Trong ngành vàng, hàng hóa rất đa dạng: vàng 9999, vàng 18k, vàng trang sức, đá quý, dịch vụ chế tác… Vì vậy, khi sử dụng phần mềm kế toán, cần:
Thiết lập mã hàng rõ ràng theo tiêu chí: loại vàng, tuổi vàng, hình thức (nhẫn, dây chuyền…), phân biệt hàng bán – hàng gia công – hàng tồn.
Phân nhóm hàng hóa để tách doanh thu từng dòng sản phẩm, giúp theo dõi hiệu quả kinh doanh theo từng mặt hàng.
Kết nối phần mềm với hệ thống hóa đơn điện tử, đảm bảo số lượng – đơn giá – thuế suất khớp với dữ liệu kế toán.
Việc phân loại chi tiết giúp bạn xuất báo cáo doanh thu theo yêu cầu của cơ quan thuế và dễ dàng kiểm tra nội bộ khi cần.
Lập báo cáo tài chính khớp số liệu với báo cáo thuế
Một trong những yêu cầu quan trọng là báo cáo tài chính phải khớp tuyệt đối với tờ khai thuế, bao gồm:
Doanh thu bán hàng = doanh thu ghi nhận trong tờ khai thuế GTGT
Chi phí giá vốn = tổng chi phí hợp lệ đã hạch toán và có hóa đơn
Lợi nhuận sau thuế = kết quả sau điều chỉnh đúng quy định
Xem chi tiết: Kế toán vàng thủ công hay dùng phần mềm
Phần mềm kế toán tốt sẽ hỗ trợ:
Lập báo cáo tài chính tự động, khớp dữ liệu sổ kế toán – kho – hóa đơn
Theo dõi chỉ tiêu tài sản cố định, hàng tồn kho, công nợ
Tự động cảnh báo khi có chênh lệch giữa sổ sách và tờ khai
📌 Lưu ý: Nếu phần mềm kế toán không chuyên ngành vàng, cần điều chỉnh cấu trúc dữ liệu, tránh nhập sai mã, nhầm doanh thu hoặc bỏ sót chi phí quan trọng.
Các sai sót thường gặp khi hạch toán doanh thu – chi phí
Ngành vàng đặc biệt nhạy cảm với giá trị giao dịch lớn và biến động nhanh. Nếu doanh nghiệp hạch toán sai doanh thu hoặc chi phí, hậu quả có thể là truy thu thuế, phạt vi phạm, thậm chí bị loại chi phí khi quyết toán. Dưới đây là 2 lỗi phổ biến cần tránh:
Ghi nhận doanh thu sai thời điểm – sai mức thuế
Nhiều tiệm vàng hoặc doanh nghiệp nữ trang gặp lỗi khi:
Ghi nhận doanh thu sau thời điểm xuất hóa đơn, làm lệch kỳ báo cáo
Nhập nhầm thuế suất từ 10% → 0% hoặc ngược lại trong phần mềm
Không phân biệt doanh thu hàng hóa và doanh thu dịch vụ gia công
📌 Hậu quả:
Sai kỳ khai thuế → bị phạt chậm nộp
Cơ quan thuế loại doanh thu vì không có hóa đơn hợp lệ
Lệch chỉ tiêu giữa tờ khai và báo cáo tài chính → rủi ro thanh tra
👉 Mẹo: Luôn cài đặt phần mềm sao cho doanh thu chỉ được ghi nhận khi đã xuất hóa đơn – tránh tình trạng “hàng bán rồi nhưng chưa khai”.
Không kiểm tra hóa đơn – sai chi phí đầu vào
Một lỗi khác thường gặp là khai sai hoặc thiếu chi phí, cụ thể:
Không kiểm tra kỹ hóa đơn đầu vào → hóa đơn sai tên, thiếu thông tin → không được khấu trừ
Hạch toán nhầm chi phí cá nhân vào chi phí doanh nghiệp
Không lưu trữ bản cứng hoặc không scan đúng định dạng hóa đơn điện tử
📌 Hậu quả:
Bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN
Mất quyền khấu trừ thuế GTGT
Ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận thực tế – bị đánh giá không minh bạch
✅ Giải pháp: Lập bảng kiểm tra hóa đơn đầu vào định kỳ, và sử dụng phần mềm có tính năng đối chiếu tự động để phát hiện sai sót sớm.
Cập nhật mới nhất về hạch toán doanh thu – chi phí năm 2025
Thay đổi mẫu hóa đơn, chỉ tiêu kê khai mới
Từ đầu năm 2025, ngành vàng bạc đã có nhiều thay đổi quan trọng liên quan đến mẫu hóa đơn điện tử và chỉ tiêu kê khai thuế:
Mẫu hóa đơn điện tử 01GTKT4. Sử dụng bảng kê chi tiết hơn, bổ sung trường “tuổi vàng” bắt buộc, giúp cơ quan thuế dễ phân biệt giữa vàng miếng (không chịu thuế) và trang sức vàng (có thuế GTGT 10%).
Mẫu hóa đơn 01GTKT7. Áp dụng cho vàng ký gửi, cần liệt kê rõ bên ký gửi, trọng lượng ký gửi, giá trị quy đổi theo giá thị trường ngày xuất.
Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT), tờ khai TNDN (03/TNDN) cập nhật thêm mục “doanh thu vàng miếng” và “doanh thu vàng trang sức” để tách bạch rõ từng loại giao dịch.
Hệ thống phần mềm đã cập nhật chỉ tiêu mới trên HTKK và iTaxViewer. Việc không sử dụng mẫu hóa đơn chuẩn hoặc bỏ qua chỉ tiêu phân biệt dễ gây lỗi khi nộp tờ khai.
Tham khảo:
Dịch vụ khai thuế ngành vàng uy tín tại Hà Nội
Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp ngành vàng
Cơ quan thuế siết chặt kiểm tra dữ liệu bán vàng
Bước sang năm 2025, Tổng cục Thuế và Cục Thuế địa phương đã triển khai nhiều biện pháp để siết chặt quản lý bán vàng:
Giám sát hóa đơn đầu ra theo thời gian thực. Khi hóa đơn được xuất, thông tin được chuyển ngay sang hệ thống của cơ quan thuế, nếu phát hiện bất thường (ví dụ: giá thấp hơn quy định), hệ thống sẽ cảnh báo tự động.
Kiểm tra chéo dữ liệu hóa đơn và tồn kho. Hệ thống so sánh giữa mã hàng, số lượng xuất – nhập, giá trị giao dịch và tồn kho thực tế nếu có báo cáo kiểm kê hoặc dữ liệu POS kết nối.
Thanh tra định kỳ và phạt nguội. Với ngành nghề kinh doanh có dấu hiệu dễ khai sai như vàng bạc, cơ quan thuế phối hợp với cơ quan thuế quản lý thị trường và công an kinh tế để thực hiện thanh tra đột xuất.
Các đơn vị có phần mềm kế toán chưa tối ưu hóa cập nhật mẫu hóa đơn mới hoặc chậm phản hồi dữ liệu sẽ dễ bị nhắc nhở, xử phạt.
Dịch vụ kế toán hỗ trợ hạch toán doanh thu – chi phí tiệm vàng
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán chuyên ngành vàng
Việc thuê ngoài dịch vụ kế toán ngành vàng giúp chủ tiệm tự tin hơn trong vấn đề hạch toán doanh thu và chi phí:
Đảm bảo kê khai chính xác, đúng mẫu hóa đơn 2025, tránh lỗi kiểm tra tự động mà hệ thống thuế hiện đại xuyên suốt.
Tách rõ doanh thu vàng miếng – vàng trang sức, kê khai GTGT hợp pháp, tránh bị truy thu.
Quản lý chi phí và giá vốn đúng thực tế, bao gồm chi phí chế tác, hao hụt cho mỗi loại tuổi vàng.
Cập nhật và khai báo thuế đúng và đủ kỳ hạn, từ GTGT, TNDN đến TNCN, giúp giảm rủi ro phạt chậm nộp.
Truy xuất chứng từ ngay khi cần kiểm tra thuế hay vay ngân hàng, nhờ hệ thống sổ sách điện tử dễ tra cứu.
Tiêu chí chọn đơn vị kế toán đúng quy chuẩn
Khi lựa chọn đối tác kế toán ngành vàng, bạn cần cân nhắc các yếu tố sau:
Có kinh nghiệm chuyên ngành vàng bạc: hiểu rõ tuổi vàng, định mức hao hụt, phân biệt mã hàng.
Sử dụng phần mềm phù hợp, cập nhật mẫu hóa đơn 2025, kết nối trực tiếp với hệ thống thuế điện tử.
Quy trình làm việc rõ ràng: bao gồm nhập liệu, lập báo cáo định kỳ, kiểm tra số liệu tồn kho – kê khai, lưu chứng từ đầy đủ.
Cam kết bảo mật dữ liệu: có hợp đồng NDA, lưu trữ dữ liệu trên máy chủ an toàn, sao lưu đám mây.
Hỗ trợ tư vấn pháp lý – thuế – hóa đơn, kịp thời khi có thay đổi chính sách hoặc kiểm soát thuế.
Hạch toán doanh thu – chi phí tiệm vàng theo đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác tình hình kinh doanh, tránh sai phạm về thuế, và đảm bảo hiệu quả vận hành tài chính. Trong bối cảnh ngành vàng đang bị siết quản lý dữ liệu và hóa đơn, việc cập nhật đúng nghiệp vụ kế toán là điều bắt buộc. Do đó, nếu bạn chưa tự tin hoặc chưa có kế toán chuyên sâu, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên ngành để đảm bảo tính minh bạch và tối ưu chi phí.
