Kế toán tài sản cố định cho công ty vàng bạc như thế nào?

Kế toán tài sản cố định cho công ty vàng bạc như thế nào? Đây không còn là câu hỏi mang tính lý thuyết mà là thực tiễn bắt buộc phải xử lý chính xác trong vận hành doanh nghiệp ngành vàng. Với đặc thù tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí khấu hao hàng năm, việc ghi nhận – hạch toán tài sản cố định cần bám sát đúng quy định kế toán hiện hành, đặc biệt là Thông tư 200 và Luật thuế TNDN.

Công ty vàng bạc thường đầu tư máy móc gia công, hệ thống kiểm định vàng, két sắt – tủ trưng bày, phần mềm chuyên dụng và thậm chí là thiết kế showroom – tất cả đều có thể là tài sản cố định. Vậy xác định giá trị như thế nào? Cách tính khấu hao ra sao? Có cần lập biên bản nghiệm thu tài sản không? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để doanh nghiệp bạn không bị sai sót trong hồ sơ kế toán – thuế.

Tổng quan về tài sản cố định trong ngành vàng bạc

Khái niệm tài sản cố định trong doanh nghiệp vàng bạc

Tài sản cố định (TSCĐ) trong ngành vàng bạc là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và tham gia vào quá trình sản xuất – kinh doanh nhiều chu kỳ nhưng vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu. Trong lĩnh vực vàng bạc, tài sản cố định không chỉ bao gồm máy móc sản xuất nữ trang mà còn có hệ thống tủ trưng bày, thiết bị đo lường vàng, hệ thống camera giám sát, két sắt và phần mềm quản lý chuyên dụng. Đặc điểm ngành vàng yêu cầu doanh nghiệp phải đầu tư vào những thiết bị có tính bảo mật, độ chính xác cao, đồng thời đáp ứng yêu cầu thẩm mỹ trong trưng bày sản phẩm giá trị cao.

Do đó, việc xác định đúng các khoản chi đầu tư có phải là tài sản cố định hay không rất quan trọng. Nếu ghi nhận sai sẽ ảnh hưởng đến chi phí khấu hao, chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN, từ đó dẫn đến rủi ro về thuế hoặc ảnh hưởng đến báo cáo tài chính doanh nghiệp vàng bạc.

Các loại tài sản cố định thường gặp tại công ty vàng bạc

Trong hoạt động của các công ty vàng bạc đá quý, tài sản cố định được chia làm nhiều nhóm với đặc điểm riêng biệt:

TSCĐ hữu hình: Đây là nhóm phổ biến gồm máy cán vàng, máy đúc khuôn nữ trang, hệ thống tủ kính, thiết bị giám định kim loại, hệ thống điều hòa – chiếu sáng trong showroom, camera an ninh, két sắt chống cháy, xe vận chuyển hàng hóa có giá trị cao.

TSCĐ vô hình: Gồm phần mềm kế toán vàng bạc chuyên dụng, phần mềm bán hàng tích hợp với mã vạch sản phẩm, bản quyền phần mềm an ninh hệ thống và quyền sử dụng mặt bằng kinh doanh dài hạn.

TSCĐ thuê tài chính: Một số doanh nghiệp lựa chọn thuê dài hạn thiết bị phân tích kim loại hoặc hệ thống bảo mật chuyên sâu, với điều kiện hợp đồng đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ theo quy định kế toán.

TSCĐ đặc thù: Trong ngành vàng bạc, có những thiết bị đắt tiền nhưng không phổ biến ở các lĩnh vực khác như cân điện tử siêu chính xác, thiết bị thử tuổi vàng, máy in hóa đơn có tích hợp mã QR chống giả…

Việc phân loại đúng các loại tài sản cố định sẽ giúp doanh nghiệp hạch toán và khấu hao đúng quy định, tránh các rủi ro về kiểm tra thuế và sai sót kế toán.

Xem thêm: Hạch toán kế toán ngành vàng

Quy định pháp lý về kế toán tài sản cố định tại Việt Nam

Căn cứ pháp lý: Thông tư 200, Thông tư 45, Luật thuế TNDN

Việc ghi nhận và quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp, bao gồm doanh nghiệp vàng bạc, được thực hiện theo các văn bản pháp lý sau:

Thông tư 200/2014/TT-BTC: Quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp, hướng dẫn chi tiết cách ghi nhận, phân loại, khấu hao tài sản cố định. Trong ngành vàng bạc, Thông tư này là căn cứ quan trọng để xác định tài khoản sử dụng, phương pháp khấu hao và trình bày tài sản cố định trên báo cáo tài chính.

Thông tư 45/2013/TT-BTC (và sửa đổi bổ sung theo Thông tư 147/2016/TT-BTC): Quy định chi tiết về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Theo đó, tài sản cố định cần có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên và nguyên giá từ 30 triệu đồng mới đủ điều kiện ghi nhận.

Luật thuế TNDN và Thông tư 78/2014/TT-BTC: Xác định các khoản chi phí khấu hao tài sản cố định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Nếu doanh nghiệp vàng bạc không tuân thủ đúng quy định này, chi phí khấu hao có thể bị loại khi quyết toán thuế.

Do đặc thù ngành vàng bạc có nhiều loại máy móc, thiết bị cao cấp, giá trị lớn, việc áp dụng đúng văn bản pháp lý là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu thuế và đảm bảo tuân thủ.

Tiêu chí xác định tài sản cố định hợp lệ

Theo quy định hiện hành, một tài sản được xem là tài sản cố định khi đồng thời đáp ứng các tiêu chí sau:

Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai: Tài sản phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh, góp phần tạo ra doanh thu.

Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên: Ví dụ như máy đúc vàng, hệ thống camera an ninh, két sắt cao cấp đều sử dụng lâu dài.

Nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên (đối với tài sản hữu hình và vô hình): Nếu nhỏ hơn mức này, tài sản sẽ được ghi nhận là công cụ dụng cụ.

Có đủ hồ sơ pháp lý chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp lệ: Hóa đơn mua hàng, hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Được quản lý riêng biệt và có thể định lượng được nguyên giá: Phải xác định rõ giá mua, chi phí vận chuyển, lắp đặt, thử nghiệm.

Việc tuân thủ đúng các tiêu chí trên không chỉ giúp doanh nghiệp vàng bạc ghi nhận chính xác TSCĐ mà còn là căn cứ bảo vệ chi phí hợp lệ khi kiểm tra thuế, kiểm toán hoặc giải trình tài chính với cổ đông.

Cách ghi nhận tài sản cố định cho doanh nghiệp vàng bạc

Ghi nhận ban đầu theo giá gốc và các khoản chi liên quan

Khi doanh nghiệp vàng bạc mua sắm máy móc chế tác, tủ trưng bày, thiết bị đo tuổi vàng, cần ghi nhận TSCĐ theo nguyên tắc giá gốc bao gồm:

Giá mua (theo hóa đơn VAT)

Chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử

Thuế không được khấu trừ (nếu có)

Các khoản chi khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng

👉 Tất cả phải được chứng minh bằng chứng từ hợp lệ và thanh toán hợp pháp.

💡 Lưu ý: Không được đưa chi phí vận hành sau nghiệm thu hoặc chi phí đào tạo nhân viên sử dụng tài sản vào nguyên giá TSCĐ.

Lập biên bản bàn giao, nghiệm thu, ghi tăng TSCĐ

Sau khi tài sản được mua về và lắp đặt xong, doanh nghiệp cần lập các chứng từ sau:

Biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng

Biên bản bàn giao tài sản cố định

Phiếu ghi tăng tài sản cố định

✅ Những chứng từ này phải được lưu trữ, có chữ ký của bên giao – bên nhận và người có thẩm quyền phê duyệt.

Ví dụ: Máy đo tuổi vàng trị giá 120 triệu đồng sau khi được lắp đặt hoàn tất cần được ghi tăng tài sản, phân bổ khấu hao ngay từ tháng tiếp theo.

Hạch toán tài sản cố định vào phần mềm kế toán

Sau khi xác định nguyên giá, kế toán sẽ:

Hạch toán ghi tăng tài sản cố định:

bash

Sao chép

Chỉnh sửa

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình 

Có TK 111/112/331 – Tiền mặt/chuyển khoản/phải trả

Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán chuyên ngành (nên sử dụng phần mềm có phân hệ TSCĐ) để:

Theo dõi khấu hao tự động theo từng tháng

Lập bảng khấu hao theo tài sản – bộ phận sử dụng

Phân bổ vào chi phí theo từng cửa hàng hoặc xưởng chế tác

💡 Mẹo: Nên cập nhật định kỳ tình trạng tài sản để xử lý điều chỉnh kịp thời khi thanh lý hoặc tạm ngừng sử dụng.

Khấu hao tài sản cố định ngành vàng – Phương pháp và lưu ý

Phương pháp khấu hao thường dùng: đường thẳng – theo số lượng

Tài sản cố định ngành vàng bạc chủ yếu là:

Máy móc sản xuất (máy cắt, máy nung, cân điện tử)

Thiết bị trưng bày, an ninh (tủ kính, camera, két sắt)

📌 Có 2 phương pháp khấu hao phổ biến:

Đường thẳng – chia đều theo số năm sử dụng

Theo số lượng – khối lượng sản phẩm (áp dụng cho máy chế tác có số lượng sản phẩm tiêu chuẩn)

Ví dụ:

Máy nung vàng trị giá 200 triệu, thời gian sử dụng 5 năm → khấu hao 40 triệu/năm

Máy chế tác có công suất 10.000 sản phẩm, mỗi sản phẩm khấu hao 20.000 đồng

✅ Lựa chọn phương pháp khấu hao cần đăng ký với cơ quan thuế và ghi nhận trong sổ kế toán.

Cách tính chi phí khấu hao hàng tháng vào báo cáo tài chính

Kế toán cần phân bổ chi phí khấu hao theo từng tháng:

Ghi nhận chi phí theo tháng, theo phòng ban (xưởng, cửa hàng…)

Dùng bảng phân bổ khấu hao do phần mềm tự động tạo

Đưa vào chi phí hợp lý khi lập báo cáo tài chính

📋 Hạch toán:

mathematica

Sao chép

Chỉnh sửa

Nợ TK 642/627 – Chi phí quản lý/xưởng sản xuất 

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

💡 Mẹo: Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, nên phân bổ khấu hao theo doanh thu từng đơn vị để phản ánh hiệu quả sử dụng TSCĐ chính xác.

Những lưu ý khi điều chỉnh khấu hao – tài sản tạm ngừng sử dụng

Một số tình huống phát sinh:

Tài sản không còn sử dụng: phải làm biên bản ngừng khấu hao, thông báo cơ quan thuế

Điều chỉnh thời gian sử dụng: nếu có cải tiến kỹ thuật làm tăng tuổi thọ tài sản → cần làm quyết định điều chỉnh khấu hao

⚠️ Nếu không ngừng khấu hao đúng lúc, chi phí sẽ không được tính hợp lý, bị loại khi quyết toán thuế.

✅ Nên:

Theo dõi tình trạng sử dụng tài sản qua phần mềm

Cập nhật đầy đủ quyết định sửa chữa, cải tiến tài sản

Lập biên bản thanh lý khi tài sản hư hỏng không thể khắc phục

Các lỗi phổ biến trong kế toán tài sản cố định ngành vàng

Ghi sai giá trị tài sản – không đủ hóa đơn đầu vào

Một trong những lỗi kế toán tài sản cố định (TSCĐ) nghiêm trọng mà các doanh nghiệp kinh doanh vàng thường gặp là ghi sai giá trị tài sản do:

Không tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan (vận chuyển, lắp đặt, thuế, chi phí cải tạo…)

Thiếu hóa đơn tài chính hợp pháp, dẫn đến không đủ điều kiện ghi nhận TSCĐ theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Đặc biệt, trong ngành vàng bạc – đá quý, nhiều tài sản cố định là máy đo tuổi vàng, máy cắt, máy phân kim, có thể được mua từ nguồn nhập khẩu hoặc thị trường trong nước nhưng thiếu hồ sơ đầy đủ. Kế toán thường nhầm lẫn ghi nhận theo giá thanh toán thực tế mà không kèm theo hóa đơn, khiến cơ quan thuế loại bỏ chi phí khấu hao khi kiểm tra.

Giải pháp: Kế toán cần lưu đầy đủ hóa đơn GTGT, chứng từ hợp lệ, và ghi nhận tài sản đúng thời điểm đưa vào sử dụng. Nếu thiếu hóa đơn, có thể đưa vào chi phí trả trước chứ không ghi là TSCĐ.

Không ghi giảm tài sản khi thanh lý, hư hỏng

Nhiều doanh nghiệp trong ngành vàng không thực hiện hoặc thực hiện sai quy trình ghi giảm tài sản khi:

Thanh lý máy móc, tủ trưng bày, két sắt… do thay mới hoặc hết khấu hao

Tài sản hư hỏng, không còn sử dụng nhưng vẫn ghi sổ kế toán khiến tài sản bị “ảo”

Việc không ghi giảm dẫn đến chi phí khấu hao không đúng, gây sai lệch báo cáo tài chính và có thể bị loại trừ khi quyết toán thuế.

Ngoài ra, nhiều kế toán cũng không lập đầy đủ biên bản thanh lý, hoặc không có sự phê duyệt của lãnh đạo công ty dẫn đến sai phạm nội bộ.

Giải pháp: Khi tài sản ngừng sử dụng hoặc thanh lý, cần có hồ sơ rõ ràng gồm:

Biên bản kiểm kê, biên bản thanh lý hoặc hủy tài sản

Quyết định thanh lý

Cập nhật ghi giảm tài sản trên phần mềm kế toán kèm nhật ký sửa đổi

Hồ sơ – chứng từ bắt buộc khi ghi nhận tài sản cố định

Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, hợp đồng mua sắm

Để được ghi nhận là tài sản cố định hợp pháp và khấu hao đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hồ sơ chứng từ ban đầu. Bao gồm:

Hợp đồng mua sắm: ghi rõ chủng loại, số lượng, giá trị, thời gian giao nhận tài sản

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp lệ, có mã số thuế của bên bán, ký tên đầy đủ

Phiếu nhập kho hoặc biên bản bàn giao: xác nhận tài sản đã được nhận về kho hoặc đưa vào sử dụng

Với máy móc chuyên ngành vàng bạc như máy đo tuổi vàng, máy cắt đá quý, phần mềm thiết kế trang sức… cần bổ sung các tài liệu kỹ thuật, giấy tờ đi kèm để xác định thời gian sử dụng hữu ích và giá trị hợp lý.

Việc lưu trữ không đầy đủ có thể dẫn đến tài sản không đủ điều kiện khấu hao, ảnh hưởng đến chi phí hợp lệ và lợi nhuận sau thuế.

Biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao tài sản

Sau khi tài sản được đưa vào sử dụng, kế toán cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật hoặc mua sắm để lập:

Biên bản nghiệm thu: xác nhận tài sản đã hoạt động đúng chức năng, đạt yêu cầu sử dụng

Biên bản bàn giao tài sản: chuyển quyền quản lý tài sản từ phòng mua sắm sang bộ phận sử dụng (kho, cửa hàng, phân xưởng…)

Hai văn bản này là căn cứ pháp lý để ghi nhận thời điểm bắt đầu khấu hao và người chịu trách nhiệm bảo quản tài sản.

Trong ngành vàng, một số tài sản có thể phải lắp đặt hoặc hiệu chuẩn chuyên biệt, nên biên bản nghiệm thu cần có thêm xác nhận của đơn vị thi công/nhà cung cấp.

👉 Lưu ý: Tất cả các hồ sơ cần được lưu trữ bản cứng có chữ ký, đóng dấu và/hoặc scan bản điện tử để phục vụ thanh tra thuế và kiểm toán nội bộ khi cần.

Dịch vụ kế toán tài sản cố định chuyên ngành vàng bạc

Tài sản cố định (TSCĐ) như máy móc gia công nữ trang, thiết bị đo tuổi vàng, phần mềm chuyên dụng hay hệ thống trưng bày cao cấp… là phần tài sản quan trọng trong ngành vàng bạc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa quản lý đúng hoặc bỏ sót khâu hạch toán – phân bổ – trích khấu hao theo quy định, dẫn đến:

Mất chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

Không rõ tình trạng hao mòn tài sản, gây lãng phí đầu tư

Gặp rủi ro khi thanh tra thuế, kiểm toán

Dịch vụ kế toán TSCĐ chuyên ngành vàng bạc từ các đơn vị chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xử lý trọn gói, đúng luật và hiệu quả.

Xem ngay: Dịch vụ kế toán cho tiệm vàng bạc đá quý

Lợi ích khi thuê ngoài xử lý tài sản cố định

Việc thuê đơn vị kế toán chuyên về tài sản cố định mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

✅ Kiểm kê – phân loại TSCĐ đúng tiêu chuẩn (theo Thông tư 45/2013/TT-BTC hoặc chuẩn mực kế toán hiện hành).

✅ Lập sổ TSCĐ, trích khấu hao đúng thời gian – đúng tỷ lệ, đảm bảo hợp lệ khi quyết toán thuế.

✅ Tư vấn phương pháp trích khấu hao tối ưu: khấu hao nhanh – khấu hao đường thẳng – phù hợp với đặc thù ngành vàng.

✅ Cập nhật giá trị còn lại của tài sản, giúp chủ tiệm vàng có dữ liệu chính xác để tái đầu tư, định giá tài sản khi cần.

Với các tiệm vàng nhỏ, dịch vụ này giúp tiết kiệm thời gian, tránh bỏ sót tài sản; còn với doanh nghiệp lớn, đây là cơ sở dữ liệu tài chính minh bạch để phục vụ quyết toán – kiểm toán – gọi vốn – mở rộng quy mô.

Cam kết tuân thủ pháp luật và tối ưu thuế TNDN

Khi hạch toán tài sản cố định đúng quy định, doanh nghiệp được:

📌 Tính khấu hao tài sản cố định vào chi phí hợp lý, từ đó giảm số thuế TNDN phải nộp hợp pháp.

📌 Tránh rủi ro bị loại chi phí hoặc truy thu thuế do hạch toán sai, thiếu chứng từ hợp lệ.

📌 Tối ưu chi phí đầu tư: xác định chính xác giá trị còn lại để quyết định giữ lại, thanh lý hay nâng cấp tài sản.

Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ đảm bảo:

Hồ sơ TSCĐ đầy đủ: biên bản giao nhận, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán.

Lập bảng trích khấu hao theo tháng/quý đúng chuẩn.

Tư vấn khi có thay đổi về mục đích sử dụng tài sản, điều chuyển nội bộ hoặc thanh lý.

💡 Với ngành vàng bạc – nơi giá trị tài sản đầu tư cao và cần quản trị khấu hao chặt chẽ, việc sử dụng dịch vụ kế toán TSCĐ là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thuế, tuân thủ pháp luật và minh bạch tài chính dài hạn.

Kế toán tài sản cố định cho công ty vàng bạc như thế nào? – Câu trả lời không chỉ nằm ở việc ghi sổ hay phần mềm mà là toàn bộ quy trình quản lý tài sản doanh nghiệp một cách khoa học, đúng luật và phục vụ kiểm tra thuế – kiểm toán sau này. Từ việc định giá đúng tài sản, ghi nhận đúng thời điểm, phân bổ khấu hao hợp lý đến việc lưu trữ chứng từ đầy đủ – tất cả đều là những yếu tố sống còn của hệ thống kế toán nội bộ.

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có đội ngũ chuyên trách hoặc cần hỗ trợ kiểm tra – điều chỉnh hệ thống tài sản cố định, đừng ngần ngại tìm đến dịch vụ kế toán chuyên ngành vàng bạc. Không chỉ xử lý chuẩn hóa sổ sách, mà còn mang lại sự yên tâm trong dài hạn – giúp bạn tập trung kinh doanh, phát triển thương hiệu vàng bạc uy tín và bền vững tại Việt Nam.