Các khoản chi hợp lý trong kế toán tiệm vàng năm 2025

Các khoản chi hợp lý trong kế toán tiệm vàng năm 2025 đóng vai trò sống còn trong quá trình hoạch toán và quyết toán thuế của doanh nghiệp. Ngành vàng vốn dĩ nhạy cảm, lại dễ bị soi xét về giá vốn, chênh lệch thu nhập – chi phí, vì thế nếu doanh nghiệp không biết cách phân loại, chứng minh chi phí hợp lý, rất dễ bị loại chi khi quyết toán, dẫn đến nộp thuế cao hoặc bị phạt.

Năm 2025, quy định về kế toán – thuế có nhiều điểm điều chỉnh liên quan đến hóa đơn điện tử, chi phí đầu vào và chứng từ thanh toán. Đặc biệt, các tiệm vàng nhỏ lẻ thường gặp rủi ro khi không có hợp đồng lao động, không xuất đủ hóa đơn bán ra hoặc không biết ghi nhận đúng các khoản chi hợp lệ. Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ toàn cảnh chi phí hợp lý, những khoản được tính và không được tính, từ đó lập kế hoạch tài chính hiệu quả và hợp pháp.

Khái niệm và vai trò của chi phí hợp lý trong tiệm vàng

Chi phí hợp lý là gì? Quy định theo Luật Thuế TNDN

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí hợp lý là những khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, và được ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán theo quy định.

Căn cứ tại Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), một khoản chi được coi là hợp lý khi đáp ứng đủ 3 điều kiện:

Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật.

Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên).

Trong lĩnh vực vàng bạc, điều này đặc biệt quan trọng vì nhiều tiệm có thói quen mua – bán không hóa đơn, chi bằng tiền mặt hoặc không ghi sổ. Điều đó dẫn đến nguy cơ bị xuất toán chi phí, ảnh hưởng đến kết quả quyết toán thuế cuối năm.

Vai trò trong việc tính thuế và quyết toán hàng năm

Chi phí hợp lý là căn cứ để tính lợi nhuận chịu thuế TNDN. Cụ thể:

Lợi nhuận trước thuế = Doanh thu – Chi phí hợp lý được trừ

Nếu doanh nghiệp không ghi nhận đầy đủ chi phí hợp lý, lợi nhuận trước thuế sẽ tăng, kéo theo số tiền thuế TNDN phải nộp cao hơn thực tế. Ngược lại, nếu kê khai chi phí không đúng quy định, khi cơ quan thuế kiểm tra, khoản đó sẽ bị loại trừ và truy thu thuế.

Do đó, kiểm soát tốt chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế, minh bạch tài chính, đồng thời tránh rủi ro về pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính.

Vì sao tiệm vàng cần kiểm soát chặt chi phí được trừ?

Hoạt động kinh doanh vàng thường xuyên phát sinh nhiều khoản chi không có chứng từ, như phí vận chuyển, chi hoa hồng, tiền làm thêm, chi nội bộ… Nếu không kiểm soát chặt, phần lớn các khoản này không đủ điều kiện khấu trừ, gây thiệt hại lớn trong quyết toán thuế.

Ngoài ra, một số tiệm vàng vẫn dùng sổ sách thủ công hoặc không đồng bộ phần mềm kế toán, khiến việc quản lý và phân loại chi phí bị sai lệch, ghi trùng, thiếu, hoặc nhầm tài khoản.

Vì vậy, việc xây dựng quy trình kế toán rõ ràng, lưu trữ đầy đủ chứng từ, và đào tạo nhân sự hiểu đúng về chi phí hợp lý là yếu tố then chốt giúp tiệm vàng tránh rủi ro thuế và tiết kiệm tài chính.

Quan tâm: Kế toán ngành vàng và các rủi ro thuế thường gặp

Các khoản chi hợp lý trong kế toán tiệm vàng năm 2025

Chi phí mua hàng hóa đầu vào – có hóa đơn, hợp đồng

Đây là khoản chi lớn nhất và quan trọng nhất trong hoạt động tiệm vàng. Để được tính là chi phí hợp lý, các khoản chi mua vàng nguyên liệu, trang sức, đá quý… phải có:

Hợp đồng mua bán rõ ràng, ghi đúng thời điểm, đơn vị cung cấp.

Hóa đơn tài chính hợp lệ, đúng tên hàng, số lượng, đơn giá, mã số thuế.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu trị giá trên 20 triệu đồng.

Ngoài ra, cần lưu giữ biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho, để chứng minh việc đưa hàng vào sử dụng sản xuất – kinh doanh. Trong năm 2025, cơ quan thuế sẽ kiểm soát chặt chứng từ nhập vàng, nhất là nguồn hàng từ cá nhân, đại lý nhỏ lẻ.

Chi phí lương, bảo hiểm xã hội cho nhân viên

Chi phí trả lương và các khoản liên quan như bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, kinh phí công đoàn cho nhân viên sẽ được tính là chi phí hợp lý nếu:

Có hợp đồng lao động ký đúng quy định.

Có bảng lương, bảng chấm công, quyết định tăng – giảm lương rõ ràng.

Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp bảo hiểm theo tỷ lệ quy định.

Các khoản phụ cấp (ăn trưa, xăng xe, điện thoại, thưởng Tết…) cũng được tính nếu ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ.

Chi phí lương là khoản chi lớn, nên nếu kê khai sai (ví dụ trả tiền mặt không có bảng lương) sẽ rất dễ bị loại khỏi chi phí hợp lý, dẫn đến tăng thuế TNDN.

Chi phí thuê mặt bằng, điện nước, Internet

Đây là các khoản chi thường xuyên, cố định mỗi tháng. Để được tính là chi phí hợp lý, cần có:

Hợp đồng thuê mặt bằng hợp pháp, công chứng nếu thuê từ cá nhân.

Hóa đơn tiền điện, nước, internet đứng tên doanh nghiệp hoặc có thỏa thuận phân bổ chi phí.

Chứng từ thanh toán chuyển khoản nếu trên 20 triệu đồng.

Nếu thuê từ cá nhân, doanh nghiệp cần khấu trừ thuế TNCN 10% và lập bảng kê thanh toán kèm CMND/CCCD của bên cho thuê.

Các khoản chi này tưởng nhỏ nhưng nếu cộng dồn cả năm sẽ rất đáng kể, nên cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ và hạch toán đúng tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp).

Chi phí tiếp khách, quảng cáo, marketing

Đây là khoản chi thường phát sinh trong hoạt động mở rộng quan hệ, tìm kiếm khách hàng hoặc khuyến mãi. Để được trừ, cần có:

Hóa đơn hợp lệ (ăn uống, quà tặng, chi phí thiết kế, chạy quảng cáo…).

Chương trình khuyến mãi rõ ràng, nếu có tặng quà – giảm giá.

Quyết định duyệt chi, bảng kê, thư mời – hình ảnh minh chứng sự kiện.

Theo quy định hiện hành, các khoản chi quảng cáo, khuyến mãi, tiếp thị không bị giới hạn tỷ lệ (% chi phí), miễn là chứng minh được liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Chi phí khấu hao tài sản cố định như tủ, két, máy in

Các thiết bị phục vụ kinh doanh như tủ trưng bày, két sắt, hệ thống camera, máy tính, máy in hóa đơn… nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên 1 năm phải được ghi nhận là tài sản cố định và trích khấu hao theo quy định.

Điều kiện:

Có hóa đơn mua sắm hợp lệ, biên bản bàn giao tài sản.

Được ghi tăng tài sản cố định trong sổ sách kế toán.

Có quyết định đưa vào sử dụng và phân bổ khấu hao đúng kỳ.

Chi phí khấu hao mỗi tháng sẽ được tính vào chi phí hợp lý. Việc ghi nhận sai (ví dụ hạch toán thẳng 100% chi phí trong kỳ) có thể khiến doanh nghiệp bị xuất toán phần lớn chi phí khi thanh tra thuế.

Các khoản chi KHÔNG được tính là chi phí hợp lý

Trong quá trình quyết toán thuế TNDN, rất nhiều cửa hàng vàng bạc bị loại trừ chi phí do vi phạm nguyên tắc chi phí hợp lý – hợp lệ. Theo quy định tại Luật Thuế TNDN, Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản mới nhất đến năm 2025, dưới đây là những khoản chi không được tính vào chi phí được trừ:

Chi không có hóa đơn, chứng từ rõ ràng

Một trong những lỗi phổ biến nhất khiến chi phí bị loại là không có đầy đủ hóa đơn tài chính, hoặc sử dụng hóa đơn không hợp lệ.

Ví dụ:

Mua hàng không có hóa đơn VAT.

Hóa đơn viết tay, hóa đơn sai mã số thuế, thiếu thông tin người bán hoặc ngày tháng.

Hóa đơn bị xuất sai thời điểm hoặc kê khai chậm quá 6 tháng kể từ ngày phát sinh.

Ngoài ra, chứng từ chi tiền không rõ ràng như: phiếu chi không ký đầy đủ, không có phiếu đề nghị thanh toán, không có hợp đồng, báo giá… cũng bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí tính thuế.

Để được tính là chi phí hợp lý, mọi khoản chi đều phải có đầy đủ hồ sơ chứng từ gốc, đúng pháp luật và phù hợp hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Xem ngay:

Hạch toán doanh thu – chi phí tiệm vàng

Tối ưu chi phí kế toán cho cửa hàng vàng bạc

Chi vượt mức khống chế theo quy định thuế

Một số loại chi phí dù có đầy đủ chứng từ nhưng vẫn bị khống chế tỷ lệ theo quy định thuế, ví dụ:

Chi phí tiếp khách, khuyến mãi, quảng cáo, hoa hồng môi giới vượt 15% tổng chi phí được trừ sẽ bị loại phần vượt.

Chi phí lãi vay vượt mức lãi suất do Ngân hàng Nhà nước quy định, hoặc phát sinh từ khoản vay không phục vụ hoạt động kinh doanh.

Chi phí trích trước bảo hành, dự phòng rủi ro không có căn cứ rõ ràng.

Doanh nghiệp cần rà soát các khoản chi có giới hạn khấu trừ để không bị truy thu thuế TNDN.

Các chi phí mang tính cá nhân, nội bộ

Các khoản chi sau mang tính chất cá nhân hoặc phục vụ nội bộ không phục vụ sản xuất – kinh doanh cũng sẽ bị loại:

Chi mua quà sinh nhật, đám cưới, hiếu hỉ cho nhân viên.

Chi phí du lịch, team building, tặng quà cá nhân không có chính sách rõ ràng.

Chi mua trang sức, thiết bị không liên quan hoạt động kinh doanh.

Chi tiền mặt vượt định mức quy định mà không có hợp đồng lao động, quy chế thưởng.

Cơ quan thuế khi thanh kiểm tra thường sẽ soi kỹ các khoản chi “ẩn” dưới danh nghĩa chi phí hợp lý, vì vậy doanh nghiệp nên có quy chế tài chính rõ ràng.

Cách chứng minh chi phí hợp lý và hợp lệ khi quyết toán

Để chi phí được tính là hợp lý – hợp lệ khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo đủ 3 yếu tố bắt buộc: có hóa đơn tài chính hợp pháp, có chứng từ thanh toán đúng quy định, và được ghi nhận trong sổ sách kế toán.

Hóa đơn tài chính – Điều kiện hợp lệ mới năm 2025

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và cập nhật mới năm 2025, chỉ những hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mới được xem là hợp lệ để kê khai chi phí.

Điều kiện hóa đơn hợp lệ gồm:

Đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, mặt hàng, giá trị, ngày lập.

Hóa đơn phải đúng thời điểm (trong năm tài chính hoặc không chậm quá 6 tháng).

Người bán là đơn vị đang hoạt động và kê khai thuế bình thường.

Đặc biệt với ngành vàng:

Cần lưu hóa đơn mua nguyên liệu, gia công, thuê dịch vụ kiểm định…

Nếu mua từ cá nhân không có hóa đơn, cần lập bảng kê 01/TNDN kèm hồ sơ xác minh.

Chứng từ thanh toán hợp pháp – chuyển khoản, phiếu chi

Theo quy định hiện hành:

Các khoản chi trên 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản từ tài khoản công ty).

Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cần có phiếu chi, phiếu đề nghị thanh toán, và chữ ký của bên liên quan.

Các khoản chi không có chứng từ hợp pháp sẽ không được đưa vào chi phí hợp lý dù có hóa đơn.

Lưu ý: Với ngành vàng thường giao dịch tiền mặt lớn, doanh nghiệp cần lưu chứng từ đầy đủ kèm sổ quỹ tiền mặt để chứng minh hợp lệ.

Ghi nhận trong sổ sách kế toán theo Thông tư 88 hoặc 133

Cuối cùng, mọi chi phí phát sinh đều phải được ghi nhận trong sổ sách kế toán, phù hợp với chế độ áp dụng:

Doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng Thông tư 133.

Doanh nghiệp lớn hoặc đăng ký tự nguyện theo chuẩn đầy đủ áp dụng Thông tư 88 (sửa đổi Thông tư 200).

Xem thêm: Hệ thống sổ sách kế toán ngành vàng theo Thông tư 200

Mỗi khoản chi cần có:

Chứng từ gốc;

Mã tài khoản chi phí phù hợp (ví dụ: 642, 627, 641…);

Được phản ánh đầy đủ trên sổ cái, sổ chi tiết, báo cáo tài chính.

Nếu không ghi nhận, dù có đủ hóa đơn và thanh toán, chi phí đó vẫn không được tính hợp lý khi quyết toán thuế.

Những lưu ý đặc biệt cho kế toán tiệm vàng trong năm 2025

Bước sang năm 2025, ngành vàng tiếp tục được xếp vào nhóm ngành nghề có rủi ro cao về thuế và được cơ quan quản lý tài chính giám sát sát sao. Vì vậy, tiệm vàng – dù quy mô nhỏ hay vừa – cần đặc biệt lưu ý các thay đổi mới trong quy định kế toán – thuế để tránh sai phạm.

Từ thanh toán không dùng tiền mặt, kê khai điện tử bắt buộc, cho đến tần suất kiểm tra tăng cao, chủ tiệm vàng phải chủ động cập nhật chính sách và chuẩn hóa quy trình kế toán ngay từ đầu năm.

Chi tiết: 

Quy trình kiểm kê hàng hóa tiệm vàng

Quy trình làm sổ sách kế toán vàng

Quy trình nội bộ kế toán ngành vàng cần xây dựng

Thay đổi về hạn mức thanh toán không tiền mặt

Từ 1/1/2025, theo Nghị định mới của Chính phủ, các giao dịch mua hàng từ 20 triệu đồng trở lên nếu không có chứng từ chuyển khoản hợp lệ (ủy nhiệm chi, hóa đơn ngân hàng, ví điện tử có mã định danh) sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trong ngành vàng – nơi mỗi giao dịch thường có giá trị cao – việc chi trả tiền mặt vượt hạn mức có thể khiến doanh nghiệp không được khấu trừ thuế, dẫn đến bị truy thu và xử phạt.

Tiệm vàng cần yêu cầu khách hàng – nhà cung cấp chuyển khoản theo đúng thông tin pháp nhân (tên công ty, mã số thuế), đồng thời lưu trữ hóa đơn và chứng từ chuyển tiền kèm theo. Kế toán nên lập sổ theo dõi riêng các giao dịch không tiền mặt để dễ kiểm soát và báo cáo khi cần.

Kiểm tra thường xuyên từ cơ quan thuế với ngành vàng

Ngành vàng tiếp tục là đối tượng kiểm tra thuế, thanh tra chuyên đề nhiều nhất năm 2025, theo thống kê của Tổng cục Thuế. Cơ quan thuế sẽ tập trung vào:

So sánh doanh thu thực tế với báo cáo tài chính

Đối chiếu tồn kho vàng – hóa đơn đầu vào – đầu ra

Kiểm tra hóa đơn không hợp lệ, không mã hoặc ghi tay

Nếu phát hiện doanh nghiệp kê khai thiếu, ghi sai giá vốn, tồn kho không rõ ràng hoặc không có biên bản kiểm kê đi kèm, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính, truy thu thuế và thậm chí điều tra hình sự nếu có dấu hiệu trốn thuế nghiêm trọng.

Bắt buộc kê khai điện tử, không ghi tay hóa đơn

Từ năm 2025, toàn bộ doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (bao gồm tiệm vàng) bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Hóa đơn viết tay hoặc hóa đơn chuyển đổi không có mã số hợp lệ sẽ không có giá trị pháp lý, không được khấu trừ thuế.

Tiệm vàng cần đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với phần mềm kế toán để đảm bảo lập hóa đơn đúng mẫu, đúng thời điểm. Ngoài ra, dữ liệu kê khai thuế cũng phải nộp qua cổng điện tử của Tổng cục Thuế, không chấp nhận hồ sơ giấy như trước.

Dịch vụ kế toán tiệm vàng – hỗ trợ xác định chi hợp lý

Nhiều tiệm vàng quy mô nhỏ gặp khó khăn trong việc ghi nhận chi phí hợp lý, làm sai lệch báo cáo tài chính, dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí hoặc truy thu. Do đó, việc thuê dịch vụ kế toán chuyên ngành vàng không chỉ giúp quản lý sổ sách, mà còn hỗ trợ xác định đúng chi phí được tính vào thuế TNDN theo quy định mới.

Các chi phí như: khấu hao tủ trưng bày, chi phí in hóa đơn điện tử, bảo hiểm rủi ro tài sản, chi phí kiểm kê vàng, v.v… nếu không có chứng từ đầy đủ hoặc ghi nhận sai sẽ không được tính là chi phí hợp lệ.

Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán chuyên ngành vàng

Dịch vụ kế toán chuyên ngành vàng sẽ mang lại các lợi ích sau:

Xác định chi phí hợp lý theo đúng quy định thuế: từ tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, đến hao hụt tồn kho cho phép

Hạch toán giá vốn chính xác theo phương pháp phù hợp: bình quân gia quyền hoặc FIFO

Lập báo cáo tài chính và tờ khai thuế đúng mẫu và đúng thời hạn

Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử hợp pháp, phục vụ thanh tra

Ngoài ra, dịch vụ còn giúp tư vấn cách hợp thức hóa chi phí marketing, chi hoa hồng, chi phí vận chuyển, kiểm định vàng – những khoản thường bị loại trừ nếu ghi không đúng chứng từ. Với mức phí chỉ từ vài triệu đồng mỗi tháng, chủ tiệm vàng có thể yên tâm kinh doanh mà không lo sai sót kế toán – thuế.

Hướng dẫn thiết lập hệ thống kiểm soát chi phí trọn gói

Một hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả cần gồm các bước sau:

Lập danh sách nhóm chi phí cố định và biến đổi: tiền thuê, nhân sự, hao hụt, kiểm định, khuyến mãi…

Phân loại theo nhóm được khấu trừ/không khấu trừ để theo dõi sát sao.

Kết nối chứng từ chi phí với phần mềm kế toán: mỗi khoản chi phải có hóa đơn + chứng từ chuyển tiền tương ứng.

Báo cáo chi phí theo tháng/quý để đối chiếu với doanh thu – lợi nhuận.

Đối chiếu tồn kho – giá vốn định kỳ nhằm phát hiện sai lệch sớm.

Tiệm vàng có thể sử dụng Excel kết hợp phần mềm hoặc dịch vụ kế toán trọn gói để đơn giản hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ đúng theo Thông tư 133/2024/TT-BTC và các quy định mới năm 2025.

Các khoản chi hợp lý trong kế toán tiệm vàng năm 2025 không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu số thuế phải nộp mà còn là “vũ khí phòng thủ” khi cơ quan thuế vào kiểm tra hoặc quyết toán. Với tính đặc thù của ngành vàng – từ khối lượng giao dịch đến giá trị tài sản cao – nếu không kiểm soát tốt chi phí và chứng từ ngay từ đầu, hậu quả có thể rất nghiêm trọng.

Đừng để đến cuối năm mới bắt đầu rà soát sổ sách – hãy chủ động xây dựng kế hoạch chi phí hợp lý, minh bạch và đúng quy định ngay từ bây giờ. Nếu bạn chưa có đội ngũ kế toán vững chuyên môn, dịch vụ kế toán chuyên ngành vàng chính là lựa chọn thông minh để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.