Dịch thuật công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa chính xác, đúng chuyên ngành

Dịch thuật công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa đóng vai trò then chốt trong mọi giao dịch thương mại quốc tế, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Từ các chứng từ vận chuyển, hóa đơn thương mại, đến hợp đồng ngoại thương và giấy chứng nhận nguồn gốc, tất cả đều cần được dịch chính xác và công chứng hợp lệ để tránh rủi ro pháp lý và thương mại. Vậy khi nào cần dịch? Dịch như thế nào để không bị trả hồ sơ? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin toàn diện và chuyên sâu nhất.

Dịch thuật công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu là gì?

Dịch thuật công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu là quá trình chuyển ngữ các tài liệu liên quan đến hoạt động xuất – nhập khẩu hàng hóa sang ngôn ngữ khác (thường là tiếng Anh, Trung, Nhật, Hàn…) và thực hiện công chứng bản dịch tại cơ quan có thẩm quyền. Việc này nhằm đảm bảo bản dịch có giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch thương mại quốc tế, thủ tục hải quan hoặc làm việc với đối tác nước ngoài.

Trong quá trình thông quan hàng hóa, ký kết hợp đồng, hoặc xin cấp phép xuất – nhập khẩu, nhiều loại giấy tờ cần phải được nộp kèm bản dịch đã công chứng như: hóa đơn thương mại, hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan, CO, CQ, giấy phép nhập khẩu… Bản dịch không chỉ cần chính xác về mặt ngôn ngữ, mà còn phù hợp về mặt pháp lý, tuân thủ đúng mẫu quy định theo thông lệ quốc tế và cơ quan chức năng tại Việt Nam.

Công chứng bản dịch giúp:

• Tăng độ tin cậy khi sử dụng trong hồ sơ pháp lý hoặc đàm phán thương mại.
• Được chấp nhận bởi cơ quan hải quan, phòng thương mại, bộ ngành hoặc tòa án.
• Đảm bảo nội dung dịch được thực hiện bởi người có chuyên môn, đúng với bản gốc.

Xem thêm: Làm giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) khẩu trang y tế – Bộ Y Tế

Tổng quan về dịch thuật công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa

Vai trò trong giao thương quốc tế

Trong thời đại toàn cầu hóa, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa không chỉ là giao dịch kinh tế mà còn là quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý – kỹ thuật giữa các quốc gia. Hầu hết giấy tờ xuất nhập khẩu như hợp đồng ngoại thương, hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), vận đơn… đều được soạn bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ nước đối tác.

Việc dịch thuật công chứng các giấy tờ xuất nhập khẩu trở thành yêu cầu bắt buộc để:

Nộp cho cơ quan hải quan Việt Nam hoặc nước sở tại

Làm thủ tục thanh toán tại ngân hàng (L/C, T/T…)

Sử dụng trong hồ sơ đấu thầu, xin giấy phép, hoàn thuế

Đáp ứng yêu cầu kiểm tra từ cơ quan chuyên ngành (Bộ Công Thương, Hải quan, Quản lý thị trường…)

Một bản dịch có công chứng hợp lệ giúp giấy tờ có giá trị pháp lý quốc tế, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi làm việc với các cơ quan nhà nước, đối tác hoặc tổ chức tài chính.

Ai cần sử dụng dịch vụ dịch thuật công chứng xuất nhập khẩu?

Dịch vụ này đặc biệt cần thiết cho:

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất – nhập khẩu hàng hóa

Công ty logistics, dịch vụ vận chuyển quốc tế

Doanh nghiệp FDI, nhà đầu tư nước ngoài

Đại lý hải quan, tổ chức tư vấn thương mại quốc tế

Ngoài ra, cá nhân làm việc tại doanh nghiệp đa quốc gia, hoặc làm hồ sơ xin nhập khẩu thiết bị phục vụ nghiên cứu, sản xuất, y tế… cũng cần bản dịch công chứng để làm việc với cơ quan chức năng.

Xem thêm: Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: Quy trình và tầm quan trọng

Khi nào cần công chứng bản dịch?

Bạn cần công chứng bản dịch giấy tờ xuất nhập khẩu trong các trường hợp:

Làm hồ sơ đăng ký, kê khai với cơ quan hải quan

Hoàn thiện hồ sơ thanh toán L/C với ngân hàng

Xin giấy phép nhập khẩu từ Bộ ngành (thiết bị y tế, hóa chất, mỹ phẩm…)

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành, truy xuất nguồn gốc

Làm chứng từ xuất trình trong hồ sơ hoàn thuế, kiểm toán

Việc công chứng không chỉ tạo tính pháp lý cho bản dịch mà còn giúp tăng độ tin cậy của chứng từ trong mắt đối tác, ngân hàng và cơ quan quản lý.

Các loại giấy tờ xuất nhập khẩu cần dịch công chứng phổ biến

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Đây là tài liệu cốt lõi trong giao dịch xuất nhập khẩu, thể hiện thỏa thuận giữa người mua và người bán về giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng (theo Incoterms), trách nhiệm và điều khoản bảo hành. Bản dịch công chứng giúp làm rõ quyền – nghĩa vụ của các bên khi có tranh chấp, và là tài liệu bắt buộc khi làm thủ tục ngân hàng, hải quan.

Hóa đơn thương mại & Packing List

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là căn cứ xác định giá trị hàng hóa để tính thuế nhập khẩu, VAT và các khoản phí khác.

Packing List (phiếu đóng gói) mô tả chi tiết số lượng, kích thước, trọng lượng hàng hóa.

Dịch thuật công chứng hai loại giấy tờ này giúp đối chiếu thông tin với vận đơn, tờ khai hải quan và là căn cứ để ngân hàng xét duyệt thanh toán quốc tế.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chất lượng (C/Q)

C/O – Certificate of Origin: Là giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định FTA (VD: EVFTA, CPTPP, RCEP…).

C/Q – Certificate of Quality: Là chứng nhận hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đã cam kết.

Bản dịch công chứng C/O và C/Q thường được yêu cầu khi làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành hoặc xin hoàn thuế nhập khẩu.

Tờ khai hải quan, vận đơn, giấy phép nhập khẩu

Tờ khai hải quan: Là tài liệu quan trọng để khai báo hàng hóa xuất – nhập khẩu.

Vận đơn (Bill of Lading – B/L): Chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa và điều kiện vận chuyển.

Giấy phép nhập khẩu: Được yêu cầu đối với hàng hóa đặc thù như dược phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, v.v.

Tất cả các tài liệu trên đều cần được dịch chính xác và công chứng hợp lệ nếu doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng, ngân hàng, đối tác nước ngoài hoặc sử dụng trong hồ sơ xin cấp phép.

Khi nào cần dịch và công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu?

Dịch thuật công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu là yêu cầu bắt buộc trong nhiều tình huống khi doanh nghiệp tham gia hoạt động thương mại quốc tế. Dưới đây là những trường hợp phổ biến cần thực hiện dịch và công chứng các loại tài liệu xuất – nhập khẩu:

🔹 Làm hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu từ cơ quan chức năng Việt Nam

Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành (thực phẩm, dược phẩm, hóa chất…), doanh nghiệp bắt buộc phải dịch và công chứng các tài liệu liên quan như hợp đồng ngoại thương, CO, CQ, hoặc phiếu đóng gói để hoàn tất thủ tục xin phép.

🔹 Khi đối tác nước ngoài yêu cầu tài liệu có bản dịch công chứng

Trong hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác, nhiều đối tác yêu cầu các tài liệu phải được dịch và có công chứng để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch khi ký kết.

🔹 Làm thủ tục hải quan, hợp pháp hóa lãnh sự, nộp hồ sơ đấu thầu

Bản dịch công chứng là điều kiện cần khi nộp giấy tờ khai báo với hải quan, gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý nhà nước hoặc khi đấu thầu quốc tế.

🔹 Tranh chấp thương mại, xử lý kiện tụng liên quan đến hợp đồng quốc tế

Khi xảy ra tranh chấp với đối tác nước ngoài, các hợp đồng, invoice, hoặc tờ khai liên quan cần được dịch thuật chính xác, công chứng đầy đủ để sử dụng làm bằng chứng hợp pháp trong quá trình giải quyết.

Quy trình dịch thuật công chứng hồ sơ xuất nhập khẩu

Bước 1 – Nhận dạng loại chứng từ và ngôn ngữ gốc

Trước khi bắt đầu dịch, đơn vị dịch thuật cần xác định loại tài liệu: hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, packing list, C/O, vận đơn… Đồng thời, kiểm tra ngôn ngữ gốc (tiếng Anh, Trung, Nhật…) để phân công người dịch phù hợp chuyên ngành.

Việc phân loại chính xác giúp quá trình xử lý hiệu quả, tránh sai lệch và đảm bảo tuân thủ chuẩn mực dịch vụ quốc tế.

Bước 2 – Dịch chuẩn chuyên ngành logistics – thương mại quốc tế

Người dịch phải có kiến thức chuyên sâu về các thuật ngữ thương mại, Incoterms, biểu thuế, đơn vị tính, điều khoản thanh toán… để đảm bảo bản dịch chính xác tuyệt đối.

Ví dụ: các cụm từ như “Freight Prepaid”, “Ex Works”, “Partial Shipment Not Allowed” cần được dịch sát nghĩa và đúng quy định pháp lý. Ngoài ra, việc đồng nhất cách dịch các thuật ngữ xuyên suốt toàn bộ hồ sơ là bắt buộc.

Bước 3 – Công chứng tại phòng công chứng hợp pháp

Sau khi hiệu đính, tài liệu sẽ được mang đến phòng công chứng hoặc phòng tư pháp quận/huyện có thẩm quyền để thực hiện công chứng bản dịch.

Đơn vị công chứng sẽ xác nhận người dịch có đủ điều kiện hành nghề, đồng thời đảm bảo bản dịch không bị chỉnh sửa, sai lệch. Bản dịch sau công chứng sẽ có giá trị pháp lý để nộp cho cơ quan nhà nước hoặc sử dụng quốc tế.

Bước 4 – Bàn giao hồ sơ & lưu trữ bản mềm

Sau khi hoàn tất công chứng, khách hàng sẽ nhận được:

Bản dịch công chứng có đóng dấu đỏ, chữ ký hợp pháp.

Bản mềm (PDF, Word) của hồ sơ đã dịch để lưu trữ hoặc sử dụng khi cần in thêm.

Đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp cũng sẽ lưu trữ hồ sơ trong thời gian 3–6 tháng để hỗ trợ tái bản, điều chỉnh nếu cần.

Những lưu ý khi dịch hồ sơ xuất nhập khẩu

Cần nêu rõ đơn vị đo lường, mã HS, thuật ngữ Incoterms

Các yếu tố như “kg”, “cbm”, “pcs”, mã HS (Harmonized System Code) và điều kiện Incoterms (FOB, CIF, DDP…) bắt buộc phải giữ nguyên hoặc dịch đúng tiêu chuẩn thương mại quốc tế.

Sai sót trong những chi tiết này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế nhập khẩu, điều kiện thanh toán hoặc giao nhận hàng hóa.

Phân biệt “Packing list” và “Invoice” để tránh trùng lặp

Hai tài liệu này thường có thông tin tương đồng, nhưng mục đích sử dụng khác nhau. “Invoice” thể hiện giá trị hàng hóa, còn “Packing List” liệt kê chi tiết cách đóng gói, số kiện, trọng lượng.

Dịch sai hoặc nhầm lẫn có thể khiến hồ sơ bị đánh giá là không đồng bộ, làm chậm thông quan.

Đảm bảo khớp với nội dung gốc – tuyệt đối không dịch thiếu

Bản dịch phải phản ánh chính xác từng dòng thông tin của bản gốc, bao gồm cả số hợp đồng, số vận đơn, điều khoản thanh toán, điều kiện bảo hiểm…

Việc dịch thiếu, rút gọn hay diễn giải không đúng sẽ làm hồ sơ mất hiệu lực, ảnh hưởng đến quyền lợi doanh nghiệp khi làm việc với hải quan, ngân hàng hoặc đối tác nước ngoài.

Tại sao nên chọn Gia Minh cho dịch vụ dịch thuật công chứng hồ sơ thương mại?

Cam kết đúng chuyên ngành, đúng deadline

Dịch hồ sơ thương mại không chỉ cần khả năng ngôn ngữ, mà còn đòi hỏi kiến thức chuyên ngành về logistics, Incoterms, điều khoản thương mại quốc tế… Gia Minh sở hữu đội ngũ biên dịch viên được đào tạo bài bản, chuyên trách các lĩnh vực như: invoice, CO, CQ, hợp đồng thương mại, vận đơn. Nhờ đó, bản dịch không chỉ đúng nghĩa mà còn đúng pháp lý – giúp hồ sơ không bị từ chối khi nộp cho Hải quan, ngân hàng, đối tác.

Có sẵn thư viện thuật ngữ xuất nhập khẩu

Chúng tôi xây dựng và cập nhật liên tục thư viện thuật ngữ chuyên ngành gồm hàng nghìn từ khóa và mẫu dịch trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Điều này giúp Gia Minh xử lý ngay cả những hợp đồng, vận đơn có cấu trúc phức tạp hoặc dùng từ ngữ chuyên sâu mà không mất thêm thời gian tra cứu, đồng thời tăng độ chính xác của bản dịch.

Hỗ trợ công chứng tận nơi – giao nhận toàn quốc

Gia Minh cung cấp dịch vụ công chứng bản dịch tận nơi, có thể nhận và giao hồ sơ tại Hà Nội, TP.HCM, Cần Thơ, Hải Phòng… và các tỉnh qua chuyển phát nhanh. Chúng tôi linh hoạt xử lý cả bản giấy, bản scan PDF hoặc file Word, đảm bảo bạn không mất công đi lại mà vẫn có hồ sơ hoàn thiện đúng hạn.

Câu hỏi thường gặp về dịch thuật công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa

Dịch thuật có cần kèm bản gốc không?

Có. Để công chứng bản dịch, bạn cần nộp kèm bản gốc hoặc bản sao y công chứng của giấy tờ. Trường hợp không có bản gốc, hãy liên hệ trước với Gia Minh để được tư vấn phương án thay thế hoặc công chứng theo hình thức chứng thực bản dịch riêng biệt.

Có thể dùng bản scan để công chứng không?

Có thể, nhưng chỉ áp dụng trong một số trường hợp. Gia Minh chấp nhận bản scan chất lượng cao để biên dịch, tuy nhiên để công chứng, cần phải xuất trình bản gốc cho phòng công chứng đối chiếu. Nếu bạn không thể đến trực tiếp, chúng tôi hỗ trợ nhận bản gốc qua chuyển phát nhanh.

Dịch và công chứng song ngữ có được không?

Hoàn toàn được. Gia Minh có dịch vụ dịch thuật công chứng song ngữ (ví dụ: Việt – Anh, Việt – Trung) cho các giấy tờ như: invoice, CO, hợp đồng, CQ… phục vụ nộp hồ sơ cho đối tác quốc tế, tổ chức nước ngoài hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam. Bản dịch song ngữ sẽ được định dạng chuẩn và công chứng theo quy định pháp luật.

Bảng giá dịch vụ và cam kết chất lượng

Giá dịch theo số từ – ngôn ngữ – độ khó

Mức giá dịch thuật công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa tại Gia Minh dao động từ 35.000 – 80.000 VNĐ/trang, tùy vào:

Ngôn ngữ đích (Anh, Trung, Nhật, Đức…)

Độ chuyên ngành của tài liệu (invoice đơn giản hay hợp đồng phức tạp)

Thời gian yêu cầu (thường – gấp – siêu tốc 4h)

Chúng tôi sẽ báo giá chi tiết và không phát sinh chi phí sau khi xem xét tài liệu.

Chính sách bảo mật thông tin tuyệt đối

Gia Minh cam kết bảo mật 100% thông tin tài liệu, ký thỏa thuận NDA nếu khách hàng yêu cầu. Tất cả dữ liệu của khách hàng được lưu trữ nội bộ và xóa sau 30 ngày, đảm bảo không bị rò rỉ ra ngoài. Uy tín – minh bạch – an toàn là nguyên tắc làm việc hàng đầu của chúng tôi.

Dịch thuật công chứng giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa không đơn thuần là chuyển ngữ mà là quy trình chuẩn hóa thông tin pháp lý, đảm bảo giao dịch quốc tế diễn ra suôn sẻ. Hãy chọn đơn vị có chuyên môn cao, hiểu rõ các thuật ngữ logistics, luật thương mại quốc tế và quy định hải quan – như Gia Minh – để tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những rủi ro không đáng có. Liên hệ ngay để nhận báo giá miễn phí và tư vấn tận nơi!