Thủ Tục Xin Cấp Hộ Chiếu Mới: Hồ Sơ, Quy Trình & Lệ Phí 2025

Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới là một quy trình pháp lý quan trọng giúp công dân Việt Nam có thể xuất cảnh hợp pháp. Việc nắm rõ các bước chuẩn bị hồ sơ, quy trình xử lý, cũng như lưu ý khi đi làm hộ chiếu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh bị từ chối. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể xin cấp hộ chiếu mới nhanh chóng và đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Xin Cấp Hộ Chiếu Mới Lần Đầu

Việc chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh là bước then chốt đầu tiên để hồ sơ xin hộ chiếu được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng. Hồ sơ xin cấp hộ chiếu phổ thông gồm các loại giấy tờ sau:

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu TK01
  Bạn có thể khai trực tiếp hoặc khai online trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Sau khi hoàn thành, hãy in tờ khai để nộp cùng hồ sơ.

• Ảnh chân dung kích thước 4×6 cm
  Ảnh phải chụp mới trong vòng 6 tháng, nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính hoặc đội mũ, không mặc đồng phục.

• Căn cước công dân gắn chip (CCCD) hoặc Chứng minh nhân dân (CMND) còn hiệu lực
  Nộp bản chính để đối chiếu và 1 bản sao không cần công chứng.

• Sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú hợp pháp (KT3)
  Giúp xác minh nơi cư trú, đặc biệt nếu bạn chưa có CCCD gắn chip hoặc đang làm hồ sơ tại địa phương không thường trú. Trường hợp đã có CCCD gắn chip cấp ở nơi đăng ký thường trú thì có thể không cần chứng minh thêm bằng sổ hộ khẩu.

• Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh
  Bắt buộc với trẻ em dưới 14 tuổi để xác minh thông tin cá nhân.

• Hộ chiếu cũ (nếu có)
  Nếu bạn xin cấp lại hoặc làm mới khi hết hạn, hư hỏng, cần nộp hộ chiếu cũ còn lại.

• Giấy tờ đặc biệt nếu thuộc nhóm đối tượng riêng biệt
  Ví dụ giấy trình báo mất hộ chiếu, xác nhận lý lịch tư pháp (với trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của cơ quan cấp hộ chiếu)…

2. Quy Trình Xin Cấp Hộ Chiếu Mới Năm 2025 Chuẩn Nhất

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn ở mục 1

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng, đủ sẽ đảm bảo bạn không phải chạy đi chạy lại bổ sung giấy tờ nhiều lần.

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua mạng

Bạn có thể lựa chọn một trong hai cách nộp hồ sơ như sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh
  Bao gồm: Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố hoặc bộ phận tiếp nhận hồ sơ cấp huyện.

• Nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an
  Tải hồ sơ điện tử, xác thực OTP, thanh toán lệ phí và đặt lịch hẹn trực tiếp lên cơ quan xuất nhập cảnh để thực hiện bước hoàn thiện hồ sơ (lấy dấu vân tay, ký tên).

Bước 3: Nhận kết quả và lấy hộ chiếu

• Thời gian xử lý hồ sơ từ 5 – 8 ngày làm việc nếu nộp tại nơi thường trú, 8 – 10 ngày làm việc nếu nộp tại nơi tạm trú hoặc không đúng địa chỉ thường trú.

• Bạn có thể nhận hộ chiếu trực tiếp hoặc nhận qua đường bưu điện nếu đã đăng ký trước đó.

3. Thời Gian Và Lệ Phí Cấp Hộ Chiếu Mới 2025

Thời gian cấp hộ chiếu:

• 5 – 8 ngày làm việc đối với hồ sơ hợp lệ tại nơi đăng ký thường trú.

• 8 – 10 ngày làm việc khi nộp tại nơi tạm trú hoặc không phải địa chỉ thường trú.

• Thời gian này không tính thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày lễ.

• Trong mùa cao điểm như Tết, hè, thời gian hoàn thành có thể kéo dài thêm vài ngày.

Mức lệ phí:

• Lệ phí cấp mới hộ chiếu phổ thông: 200.000 VNĐ/lần.

• Lệ phí cấp lại do mất hoặc hư hỏng: 400.000 VNĐ/lần.

• Phí gửi hộ chiếu qua bưu điện (tùy chọn): từ 25.000 – 45.000 VNĐ, tùy từng địa phương.

Thanh toán có thể thực hiện bằng tiền mặt trực tiếp hoặc thanh toán điện tử khi nộp hồ sơ online.

4. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Xin Cấp Hộ Chiếu Mới

• Chính xác thông tin cá nhân: Trước khi nộp hồ sơ, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin như họ tên, ngày sinh, quê quán… để tránh sai sót.

• Ảnh thẻ hợp lệ: Ảnh phải đúng quy chuẩn về kích thước, nền trắng, không đeo kính, không đội mũ.

• Giấy tờ tùy thân hợp pháp: CMND/CCCD phải còn hiệu lực, thông tin trùng khớp.

• Xác minh cư trú đúng quy định: Nếu chưa có CCCD gắn chip, bắt buộc phải cung cấp sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú tại địa phương làm hồ sơ.

• Hồ sơ online vẫn phải hoàn thiện tại cơ quan: Đăng ký trực tuyến tiết kiệm thời gian nhưng bạn vẫn phải đến lấy dấu vân tay, ký tên (trừ trẻ em dưới 14 tuổi).

• Liên hệ sớm nếu có yêu cầu bổ sung: Một số trường hợp sẽ được yêu cầu xác minh thêm thông tin, bạn nên chủ động cung cấp để không làm chậm trễ.

5. Làm Hộ Chiếu Mới Online Có Thực Sự Tiện Lợi?

Hiện nay, thủ tục xin cấp hộ chiếu mới online được triển khai tại nhiều địa phương trên Cổng dịch vụ công Quốc gia và Bộ Công an. Ưu điểm nổi bật bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian khai báo và tránh xếp hàng chờ đợi.

• Chủ động đặt lịch hẹn nộp hồ sơ, lựa chọn hình thức nhận hộ chiếu.

• Dễ dàng theo dõi tình trạng hồ sơ qua mã hồ sơ trực tuyến.

Tuy nhiên, cần lưu ý đây chỉ mới là bước khai báo và đăng ký, bạn vẫn cần đến trực tiếp cơ quan công an để chụp ảnh, lấy dấu vân tay, ký tên khi làm thủ tục hoàn thiện.

6. Các Trường Hợp Đặc Biệt Cần Lưu Ý

• Trẻ em dưới 14 tuổi cần giấy khai sinh và có cha mẹ hoặc người giám hộ ký thay.

• Người mất hộ chiếu cũ phải có giấy xác nhận mất hộ chiếu của cơ quan công an.

• Người xin cấp hộ chiếu tại tỉnh khác nơi đăng ký thường trú cần giấy tạm trú hợp pháp.

• Công dân có thay đổi thông tin cá nhân lớn (thay đổi tên, ngày sinh) cần thực hiện thủ tục tại nơi có thẩm quyền, không thể làm online hoàn toàn.

7. Câu hỏi thường gặp khi xin cấp hộ chiếu mới

Khi làm hộ chiếu mới, rất nhiều người băn khoăn về thời hạn, giấy tờ cần chuẩn bị, cũng như các quy định liên quan đến việc xác nhận, nơi nộp hồ sơ hay thời gian xử lý. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp và giải đáp chi tiết.

Hộ chiếu mới có thời hạn bao lâu?

Từ năm 2022, hộ chiếu phổ thông của Việt Nam được chia làm 2 loại:

• 10 năm: Áp dụng cho công dân từ 14 tuổi trở lên.

• 5 năm: Áp dụng cho trẻ em dưới 14 tuổi.

Hộ chiếu được tính thời hạn từ ngày cấp và không gia hạn được. Khi hết hạn, phải làm thủ tục xin cấp hộ chiếu mới. Vì vậy, bạn nên kiểm tra định kỳ thời hạn hộ chiếu, đặc biệt trước khi lên kế hoạch đi nước ngoài.

Có cần sổ hộ khẩu khi xin hộ chiếu không?

Từ năm 2023, không còn yêu cầu nộp sổ hộ khẩu giấy. Cơ quan chức năng sẽ truy xuất dữ liệu cư trú trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Tuy nhiên, nếu thông tin cư trú chưa được cập nhật hoặc bạn nộp hồ sơ tại địa phương khác, nên mang thêm:

• Giấy xác nhận tạm trú

• Hoặc CCCD gắn chip có địa chỉ mới
  
  để việc xử lý diễn ra nhanh chóng.

Làm hộ chiếu mới có cần xác nhận của công an địa phương?

Không bắt buộc, trừ các trường hợp đặc biệt:

• Làm hộ chiếu cho trẻ dưới 14 tuổi.

• Mất hộ chiếu cũ và không nhớ rõ thông tin số, ngày cấp.

• Hồ sơ có thông tin không trùng khớp với dữ liệu cư trú.

Trong các trường hợp này, cán bộ xuất nhập cảnh có thể yêu cầu xác nhận nhân thân hoặc cư trú từ công an địa phương.

Làm hộ chiếu mất bao lâu?

• 5–8 ngày làm việc: Nộp tại nơi thường trú.

• 8–10 ngày làm việc: Nộp tại nơi tạm trú hoặc khác tỉnh.

• Làm online: Khoảng 7–10 ngày làm việc, có thể nhận qua bưu điện.

Không tính thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ. Mùa cao điểm (trước Tết, hè) có thể chậm hơn 1–3 ngày.

Hộ chiếu phổ thông gắn chip khác gì không gắn chip?

• Gắn chip: Lưu trữ dữ liệu sinh trắc (ảnh, vân tay), bảo mật cao, dùng được cổng kiểm soát tự động (e-Gate) ở một số quốc gia.

• Không gắn chip: Không lưu sinh trắc trong chip, vẫn hợp lệ khi xuất nhập cảnh nhưng không dùng e-Gate.

Có thể ủy quyền làm hộ chiếu không?

• Từ 14 tuổi trở lên: Phải trực tiếp nộp vì cần chụp ảnh, ký tên, lăn vân tay.

• Trẻ dưới 14 tuổi: Cha/mẹ hoặc người giám hộ làm thay, kèm giấy tờ chứng minh mối quan hệ.

Trẻ em làm hộ chiếu có cần cha/mẹ đi cùng?

• Có, nếu trẻ dưới 14 tuổi. Hồ sơ gồm giấy khai sinh, CCCD/CMND cha mẹ hoặc người giám hộ, tờ khai X01 có xác nhận công an (nếu làm trực tiếp).

• Từ 14 tuổi trở lên có thể tự làm nhưng vẫn cần giấy tờ hợp lệ.

Có thể làm hộ chiếu ở tỉnh khác không?

• Được, nhưng xử lý lâu hơn (8–10 ngày).

• Cần CCCD gắn chip hoặc giấy tạm trú hợp lệ. Nếu dữ liệu cư trú chưa đồng bộ, có thể bị yêu cầu xác nhận từ công an nơi thường trú.

Kết luận – Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới đơn giản hơn bạn nghĩ

Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới hiện nay đã được cải tiến đáng kể theo hướng nhanh gọn và thuận tiện hơn so với trước đây. Nhờ việc đồng bộ hóa dữ liệu dân cư quốc gia và áp dụng hình thức làm hộ chiếu online, người dân không cần phải mang theo nhiều giấy tờ như sổ hộ khẩu hay giấy xác nhận cư trú nếu đã có CCCD gắn chip hợp lệ.

Bên cạnh đó, quy trình xét duyệt và cấp hộ chiếu cũng được rút ngắn thời gian với hệ thống tiếp nhận điện tử tại các Phòng Quản lý xuất nhập cảnh. Dù làm trực tiếp hay qua mạng, chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ và tuân thủ hướng dẫn, bạn hoàn toàn có thể chủ động xử lý mọi thủ tục mà không gặp khó khăn.

Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới tưởng chừng phức tạp nhưng hoàn toàn có thể được xử lý nhanh chóng nếu bạn chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện đúng quy trình. Việc cập nhật thông tin chính xác và lựa chọn hình thức nộp phù hợp (trực tiếp hoặc online) sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những rắc rối không đáng có. Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để được hướng dẫn chi tiết và đảm bảo hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục xin cấp hộ chiếu mới hiện nay khá đơn giản và nhanh chóng nếu bạn chuẩn bị đúng hồ sơ và làm theo quy trình. Lựa chọn nộp trực tiếp hoặc online sẽ giúp tiết kiệm thời gian, thuận tiện cho nhu cầu đi công tác, du học hay du lịch quốc tế.