Giấy tờ cần thiết làm mã số mã vạch Cần Thơ mới nhất 2025

Giấy tờ cần thiết làm mã số mã vạch Cần Thơ là nội dung bắt buộc mà bất kỳ doanh nghiệp hay hộ kinh doanh nào cũng cần nắm rõ khi muốn đưa sản phẩm ra thị trường siêu thị, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu. Mã số mã vạch không chỉ là công cụ nhận diện sản phẩm mà còn là điều kiện để đăng ký quản lý hàng hóa theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tại Cần Thơ vẫn chưa nắm rõ các loại hồ sơ, quy trình và điều kiện cụ thể khi thực hiện thủ tục này. Trong bài viết sau, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết tất cả các giấy tờ, cách chuẩn bị hồ sơ và những lưu ý để doanh nghiệp có thể đăng ký mã số mã vạch nhanh chóng, hợp lệ và tiết kiệm thời gian nhất.

Vì sao cần đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm tại Cần Thơ?

Trong thời đại số hóa, việc đăng ký mã vạch sản phẩm không chỉ là yếu tố giúp quản lý tốt hơn, mà còn là điều kiện quan trọng để hàng hóa có thể lưu thông thuận lợi trên thị trường. Tại Cần Thơ – trung tâm kinh tế lớn của miền Tây Nam Bộ, nhu cầu đăng ký mã vạch tại Cần Thơ đang ngày càng tăng do những lý do dưới đây:

Mã số mã vạch giúp quản lý sản phẩm hiệu quả

Mỗi sản phẩm được gán một mã số duy nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thông tin như ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng hàng tồn kho, giá bán, lô hàng, v.v. Việc quét mã qua thiết bị giúp cập nhật dữ liệu nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa vận hành, đặc biệt là khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng.

Bắt buộc khi đưa hàng vào siêu thị, TMĐT, xuất khẩu

Các hệ thống siêu thị, sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Tiki, Shopee, Lazada, và các đối tác xuất khẩu đều yêu cầu sản phẩm có mã số mã vạch để đảm bảo khả năng kiểm tra và truy xuất nguồn gốc. Nếu không có mã vạch hợp lệ, sản phẩm sẽ không được chấp nhận đưa vào hệ thống hoặc bị từ chối trong khâu vận chuyển quốc tế. Vì vậy, việc đăng ký mã vạch là điều kiện tiên quyết để sản phẩm có thể gia nhập thị trường hiện đại.

Giấy tờ cần thiết làm mã số mã vạch Cần Thơ

Khi doanh nghiệp tại Cần Thơ muốn đăng ký mã số mã vạch, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng yêu cầu từ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Dưới đây là thông tin chi tiết về giấy tờ đăng ký mã vạch cũng như hướng dẫn nộp hồ sơ đúng quy trình.

Danh sách giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để hoàn tất hồ sơ cấp mã số mã vạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có công chứng hoặc mang bản gốc để đối chiếu).

Đơn đề nghị cấp mã số mã vạch (theo mẫu chuẩn của Tổng cục, có thể tải trên trang gs1.org.vn).

Bảng kê danh sách sản phẩm sẽ sử dụng mã vạch (gồm tên, chủng loại, quy cách đóng gói).

Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện hồ sơ).

Các giấy tờ này cần được chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng, thống nhất thông tin để tránh bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.

Hướng dẫn khai báo hồ sơ trực tuyến và bản cứng

Hiện nay, việc đăng ký mã số mã vạch đã có thể thực hiện trực tuyến thông qua cổng thông tin của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Doanh nghiệp thực hiện như sau:

Truy cập vào website: gs1.gov.vn và tạo tài khoản.

Đăng nhập và khai báo thông tin doanh nghiệp, sản phẩm, tải lên các tài liệu liên quan.

Sau khi hoàn tất khai báo, in đơn đề nghị và hồ sơ đính kèm để nộp bản cứng.

Gửi hồ sơ bản cứng đến Văn phòng tiếp nhận tại Cần Thơ hoặc Hà Nội để được xét duyệt.

Trong vòng 3–7 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp mã số và có thể bắt đầu sử dụng mã vạch cho sản phẩm. Việc khai báo đúng và đầy đủ từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro phát sinh.

Điều kiện và đối tượng được đăng ký mã vạch

Tổ chức/cá nhân được phép đăng ký mã số mã vạch

Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, các tổ chức, cá nhân sản xuất – kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trên thị trường đều có quyền đăng ký sử dụng mã số mã vạch (MSMV), nếu đáp ứng các điều kiện sau:

– Có giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập hợp pháp tại Việt Nam (đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh hoặc tổ chức sự nghiệp).

– Sản phẩm hoặc dịch vụ cần có mã vạch để quản lý, truy xuất nguồn gốc, hoặc phục vụ hoạt động phân phối, bán lẻ, thương mại điện tử.

– Có nhu cầu sử dụng mã vạch quốc tế GS1 để in lên bao bì sản phẩm hoặc mã nội bộ (barcode quản lý kho).

– Đồng ý tuân thủ các điều khoản trong quy chế sử dụng MSMV của Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng.

Đối tượng đăng ký có thể là doanh nghiệp sản xuất, nhà phân phối, tổ chức bán hàng đa kênh, các đơn vị xuất khẩu hoặc cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ có sản phẩm đóng gói lưu thông trên thị trường.

Trường hợp bị từ chối cấp mã và cách xử lý

Việc đăng ký mã số mã vạch có thể bị từ chối trong các trường hợp sau:

– Hồ sơ không hợp lệ: thiếu giấy đăng ký kinh doanh, sai biểu mẫu hoặc không rõ ràng về sản phẩm.

– Tên sản phẩm hoặc ngành nghề đăng ký không phù hợp với danh mục mã được cấp.

– Thông tin kê khai không chính xác, mập mờ về mục đích sử dụng mã vạch.

– Đơn vị đã từng bị thu hồi mã do vi phạm quy định quản lý mã số mã vạch.

Cách xử lý:

– Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ và đối chiếu với hướng dẫn của Tổng cục.

– Trao đổi trực tiếp với Chi cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng tại địa phương để được hướng dẫn chỉnh sửa.

– Nếu bị từ chối do lý do sai phạm trước đó, cần có văn bản giải trình và cam kết khắc phục để được xem xét lại.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ

Đăng ký tài khoản trên hệ thống của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Bước đầu tiên trong quá trình đăng ký mã số mã vạch là tạo tài khoản trên hệ thống trực tuyến của Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng (TCĐLCL) tại địa chỉ: https://gs1.org.vn.

Các bước thực hiện gồm:

Truy cập website và chọn mục “Đăng ký tài khoản”.

Nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, email liên hệ, người đại diện pháp luật.

Kích hoạt tài khoản qua email xác nhận.

Sau khi đăng ký tài khoản thành công, người dùng có thể bắt đầu khai báo thông tin hồ sơ đăng ký MSMV.

Các bước nộp hồ sơ và chờ cấp mã GTIN chính thức

Chuẩn bị và khai báo hồ sơ trên hệ thống, bao gồm:

– Bản scan Giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập.

– Tờ khai đăng ký mã vạch theo mẫu.

– Danh sách sản phẩm cần cấp mã.

– Cam kết sử dụng mã vạch đúng quy định.

Nộp hồ sơ điện tử và thanh toán lệ phí trực tuyến. Nếu gặp khó khăn, có thể nộp hồ sơ bản cứng tại Chi cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng TP. Cần Thơ.

Cơ quan tiếp nhận kiểm tra và xử lý hồ sơ trong thời gian từ 3–5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, đơn vị sẽ được cấp:

– Mã số doanh nghiệp (Global Company Prefix).

– Hướng dẫn chi tiết để tạo mã GTIN cho từng sản phẩm.

Cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống mã vạch quốc gia và tiến hành sử dụng mã để in trên bao bì, nhãn hàng hóa.

Lưu ý: Trong quá trình đăng ký, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra trạng thái hồ sơ để kịp thời bổ sung thông tin hoặc điều chỉnh nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Mức lệ phí đăng ký mã số mã vạch

Khi doanh nghiệp thực hiện đăng ký mã số mã vạch, cần nắm rõ các loại chi phí để chủ động chuẩn bị ngân sách. Ngoài chi phí đăng ký mã số mã vạch, còn có lệ phí duy trì hằng năm và chi phí thuê dịch vụ hỗ trợ (nếu có). Dưới đây là thông tin chi tiết:

Phí cấp mới và phí duy trì theo quy định nhà nước

Theo Thông tư 232/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp phải nộp phí cấp mã số mã vạch ban đầu và lệ phí duy trì hằng năm. Mức phí phụ thuộc vào loại mã đăng ký: mã doanh nghiệp 8 số hoặc 10 số.

Ví dụ:

Phí cấp mới mã doanh nghiệp: khoảng 1.000.000 – 1.500.000 đồng.

Lệ phí duy trì mã vạch hàng năm: dao động từ 500.000 đến 1.000.000 đồng, tùy thuộc vào số lượng sản phẩm sử dụng mã.

Khoản phí này được nộp cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, nhằm đảm bảo mã số của doanh nghiệp có hiệu lực sử dụng hợp pháp và liên kết với hệ thống GS1 quốc tế.

Phí dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ (nếu thuê ngoài)

Nếu doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách hoặc muốn đảm bảo hồ sơ chuẩn chỉnh, việc sử dụng dịch vụ làm mã vạch là lựa chọn hợp lý. Chi phí dịch vụ thường dao động từ 1.000.000 – 2.500.000 đồng tùy vào số lượng sản phẩm và phạm vi hỗ trợ.

Dịch vụ này thường bao gồm: tư vấn lựa chọn loại mã phù hợp, soạn hồ sơ, nộp trực tuyến và xử lý các tình huống phát sinh.

Những lỗi thường gặp khi đăng ký mã vạch sản phẩm

Khi thực hiện đăng ký mã vạch, doanh nghiệp cần lưu ý tránh các lỗi hồ sơ mã vạch thường gặp để tránh bị từ chối hoặc gây chậm trễ. Một số sai sót phổ biến có thể khiến mã số bị từ chối hoặc không sử dụng được trên thị trường:

Hồ sơ sai thông tin doanh nghiệp

Thông tin sai lệch giữa hồ sơ đăng ký và giấy phép kinh doanh như: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở… là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả về. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ trước khi nộp để đảm bảo thông tin trùng khớp hoàn toàn với các giấy tờ pháp lý.

Khai báo sai cấu trúc mã sản phẩm – GTIN

Mỗi mã sản phẩm được tạo ra từ cấu trúc GTIN (Global Trade Item Number). Việc khai báo sai cấu trúc như độ dài số không đúng, trùng mã giữa các sản phẩm hoặc không đúng quy chuẩn GS1 có thể khiến mã không đọc được hoặc bị từ chối khi đưa vào hệ thống bán hàng.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ hoặc nhờ tư vấn chuyên môn để đảm bảo khai báo đúng chuẩn ngay từ đầu, tránh phải chỉnh sửa hoặc làm lại mã sau này.

Dịch vụ hỗ trợ làm mã số mã vạch tại Cần Thơ

Lợi ích khi thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp

Đăng ký mã số mã vạch (MSMV) là thủ tục hành chính liên quan đến cơ quan nhà nước, đòi hỏi hồ sơ chuẩn chỉnh và đúng quy định. Việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

– Tiết kiệm thời gian: Đơn vị dịch vụ giúp soạn thảo hồ sơ đúng chuẩn, nộp hồ sơ nhanh chóng, hạn chế sai sót khiến hồ sơ bị trả lại.

– Tư vấn đúng nhóm mã GTIN phù hợp với từng ngành hàng, tránh trường hợp bị cấp sai loại mã hoặc không sử dụng được trong các hệ thống quản lý.

– Hỗ trợ trọn gói từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến hướng dẫn sử dụng mã sau khi được cấp.

– Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, kịp thời điều chỉnh khi có phản hồi từ cơ quan quản lý.

– Đảm bảo đúng quy định pháp lý, tránh bị xử phạt hoặc bị thu hồi mã do dùng sai cách.

Đặc biệt với các hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ chưa có kinh nghiệm, thuê dịch vụ là giải pháp tối ưu để nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường.

Tiêu chí chọn đơn vị hỗ trợ uy tín tại Cần Thơ

Khi lựa chọn đơn vị hỗ trợ đăng ký mã vạch, doanh nghiệp cần lưu ý các tiêu chí sau để đảm bảo chất lượng dịch vụ:

– Có kinh nghiệm thực tế: Nên chọn đơn vị đã từng làm hồ sơ cho nhiều loại hình doanh nghiệp, sản phẩm khác nhau.

– Am hiểu quy định pháp luật về mã số mã vạch, cập nhật thông tư, nghị định mới nhất từ Bộ KH&CN.

– Tư vấn rõ ràng, không phát sinh phí ẩn, cung cấp hợp đồng dịch vụ minh bạch.

– Hỗ trợ sau cấp mã: Bao gồm hướng dẫn in mã vạch đúng kỹ thuật, gia hạn mã, sửa thông tin khi cần thiết.

– Có địa chỉ liên hệ tại Cần Thơ, dễ dàng gặp mặt trực tiếp để trao đổi khi phát sinh vấn đề.

Hướng dẫn quản lý và sử dụng mã vạch sau khi được cấp

Cách gắn mã vạch lên bao bì sản phẩm đúng chuẩn

Sau khi được cấp mã GTIN (mã sản phẩm), doanh nghiệp cần in mã này lên bao bì để sử dụng trong hoạt động thương mại. Lưu ý các điểm sau:

– Vị trí in mã: nên đặt ở mặt sau hoặc cạnh bên của bao bì, tránh vị trí bị gấp, nhăn hoặc lấp kín.

– Độ lớn mã vạch: chiều cao và chiều rộng tối thiểu phải đủ để máy quét có thể nhận diện, theo tiêu chuẩn GS1 (thường chiều rộng tối thiểu là 30mm).

– Màu sắc in ấn: mã vạch nên in bằng màu đen trên nền trắng, tránh các màu tương phản yếu.

– Mã vạch phải rõ ràng, không bị mờ hoặc nhòe, tránh ảnh hưởng đến khả năng quét trong hệ thống siêu thị, kho hàng.

– Nên test thử mã bằng máy quét trước khi sản xuất hàng loạt để đảm bảo khả năng đọc chính xác.

Theo dõi và gia hạn mã vạch hàng năm

Mã số mã vạch được cấp có thời hạn duy trì theo năm, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và gia hạn đúng hạn để không bị thu hồi:

– Phí duy trì nộp cho Tổng cục TCĐLCL hoặc thông qua Chi cục tại Cần Thơ, tùy theo quy mô và số lượng mã sử dụng.

– Thời điểm gia hạn thường vào đầu mỗi năm tài chính hoặc theo thông báo từ cơ quan quản lý.

– Nếu không gia hạn đúng thời gian quy định, mã vạch sẽ bị vô hiệu và doanh nghiệp phải nộp lại hồ sơ từ đầu.

– Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật sản phẩm mới vào hệ thống, tránh bỏ sót sản phẩm cần có mã vạch.

Việc quản lý mã GTIN hiệu quả giúp kiểm soát hàng tồn kho, truy xuất nguồn gốc nhanh chóng và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong hệ thống phân phối.

Giấy tờ cần thiết làm mã số mã vạch Cần Thơ không quá phức tạp nếu doanh nghiệp hiểu rõ quy trình và chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu. Mã số mã vạch là một phần không thể thiếu để hợp thức hóa sản phẩm, phục vụ cho quản lý hàng hóa, bán lẻ, xuất khẩu và tham gia thương mại hiện đại. Nếu bạn còn băn khoăn về cách chuẩn bị giấy tờ, quy trình đăng ký hoặc muốn rút ngắn thời gian xử lý, hãy tìm đến dịch vụ hỗ trợ mã số mã vạch tại Cần Thơ để được tư vấn, thực hiện trọn gói và nhận mã nhanh chóng, chính xác nhất.