Có cần kê khai hóa đơn máy tính tiền trong tờ khai thuế GTGT?

Có cần kê khai hóa đơn máy tính tiền trong tờ khai thuế GTGT? Đây là câu hỏi được nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp đặt ra khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Thông tư 78. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành thuế, việc xác định rõ hóa đơn nào cần kê khai, hóa đơn nào đã được cơ quan thuế tiếp nhận tự động sẽ giúp tránh khai trùng, sai sót và xử phạt. Bài viết sau sẽ phân tích rõ quy định về kê khai thuế GTGT liên quan đến hóa đơn máy tính tiền và cách xử lý đúng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Có cần kê khai hóa đơn máy tính tiền trong tờ khai thuế GTGT?

Căn cứ pháp lý theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và Thông tư 78

Câu hỏi “có cần kê khai hóa đơn máy tính tiền trong tờ khai thuế GTGT không” được quy định rõ tại hai văn bản pháp luật quan trọng:

Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn về hóa đơn điện tử, trong đó có quy định cụ thể về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, không có chữ ký số, nhưng phải có mã xác thực của cơ quan thuế.

Thông tư 80/2021/TT-BTC: Quy định về quản lý thuế, trong đó nêu rõ các trường hợp hóa đơn không cần kê khai thủ công trên tờ khai thuế GTGT.

Theo đó, các hóa đơn máy tính tiền được lập tại thời điểm bán hàng, in trực tiếp từ thiết bị đã đăng ký và truyền thành công đến cơ quan thuế, sẽ được ghi nhận tự động trên hệ thống, không bắt buộc phải kê khai lại trong mẫu tờ khai 01/GTGT nếu không có yêu cầu cụ thể khác từ cơ quan quản lý thuế.

Các trường hợp hóa đơn máy tính tiền không cần kê khai thủ công

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không cần kê khai thủ công nếu:

Đã được truyền thành công đến Tổng cục Thuế, có mã xác thực và trạng thái “đã tiếp nhận”.

Không phát sinh hoạt động mua vào – bán ra có điều chỉnh ảnh hưởng đến khấu trừ thuế GTGT.

Doanh nghiệp đang sử dụng mẫu hóa đơn máy tính tiền theo Thông tư 78, đã đăng ký và được chấp thuận sử dụng.

Trong các trường hợp này, dữ liệu hóa đơn đã được ghi nhận vào cơ sở dữ liệu ngành thuế, nên người nộp thuế không cần nhập lại từng dòng hóa đơn trong phần phụ lục kê khai. Việc này giúp giảm thời gian làm tờ khai, tránh nhầm lẫn và khai trùng.

Trường hợp vẫn phải kê khai bổ sung trong tờ khai GTGT

Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp phải kê khai bổ sung hóa đơn máy tính tiền trên tờ khai thuế GTGT:

Hóa đơn đã in nhưng chưa truyền thành công lên hệ thống thuế do lỗi kết nối mạng hoặc phần mềm.

Hóa đơn sử dụng phần mềm chưa tích hợp chuẩn API, không truyền tự động đến Tổng cục Thuế.

Hóa đơn có điều chỉnh, lập lại sau khi hủy, hoặc phát sinh biến động doanh thu chưa ghi nhận đầy đủ trên hệ thống.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng cả hai loại hóa đơn: hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn từ máy tính tiền, dẫn đến cần phân loại cụ thể theo từng mẫu số hóa đơn.

Trong các tình huống trên, người nộp thuế cần:

Đối chiếu dữ liệu giữa phần mềm nội bộ và hệ thống Tổng cục Thuế.

Tùy theo yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để bổ sung kê khai đúng, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có khác gì hóa đơn điện tử thông thường?

Không có chữ ký số nhưng có mã xác thực từ cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử thông thường có sự khác biệt rõ ràng về hình thức, cách thức lập và truyền dữ liệu. Điểm khác biệt đầu tiên là chữ ký số.

Hóa đơn điện tử thông thường: được lập thông qua phần mềm hóa đơn điện tử và phải có chữ ký số của người bán để hợp lệ.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: không cần chữ ký số, thay vào đó hóa đơn sẽ được cấp mã xác thực từ hệ thống của Tổng cục Thuế ngay sau khi truyền dữ liệu.

Việc bỏ qua chữ ký số giúp tiết kiệm thời gian thao tác và phù hợp với các giao dịch bán lẻ có tần suất cao như: siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng, quán ăn, v.v.

Khởi tạo, in và truyền dữ liệu gần như tức thời

Một đặc điểm nổi bật của hóa đơn từ máy tính tiền là khởi tạo và in hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch, không cần thao tác lập riêng sau đó như hóa đơn điện tử thông thường.

Khi giao dịch hoàn tất, máy tính tiền in hóa đơn trực tiếp và truyền dữ liệu tức thời hoặc theo ca/ngày về cơ quan thuế.

Hóa đơn được xác thực ngay bằng mã tra cứu, mã hóa đơn, và lưu trữ trên hệ thống thuế.

Ngược lại, hóa đơn điện tử thông thường thường được lập sau khi giao dịch kết thúc, có thể gửi cho khách hàng qua email, và đôi khi phải chờ hệ thống cấp mã từ Tổng cục Thuế, gây trễ khi thanh toán trực tiếp.

Cách kiểm tra hóa đơn máy tính tiền có cần kê khai không?

Kiểm tra tình trạng truyền dữ liệu trên hệ thống thuế

Để xác định xem hóa đơn máy tính tiền đã được ghi nhận trên hệ thống thuế hay chưa, bạn cần thực hiện bước tra cứu:

Truy cập tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Nhập mã tra cứu in trên hóa đơn hoặc mã số thuế, ký hiệu hóa đơn và ngày lập.

Kiểm tra trạng thái:

Đã tiếp nhận: hóa đơn đã truyền thành công → không cần kê khai thủ công.

Chưa tiếp nhận/Không tìm thấy: có thể hóa đơn chưa truyền hoặc lỗi → cần kiểm tra và có thể phải kê khai bổ sung.

Việc kiểm tra trạng thái hóa đơn giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo hóa đơn đã được xác nhận và không bị bỏ sót khi nộp tờ khai thuế GTGT.

Đối chiếu với hệ thống phần mềm kế toán nội bộ

Nhiều hộ kinh doanh sử dụng phần mềm bán hàng và phần mềm hóa đơn độc lập, dẫn đến rủi ro mất đồng bộ dữ liệu:

Nếu hóa đơn đã in nhưng chưa truyền thành công, phần mềm kế toán nội bộ có thể ghi nhận doanh thu nhưng không có mã xác thực thuế.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn phải kê khai thủ công trên tờ khai thuế GTGT để đảm bảo không bỏ sót.

Giải pháp tốt nhất là:

Tích hợp đồng bộ phần mềm hóa đơn – bán hàng – kế toán, hoặc

Duy trì quy trình kiểm tra chéo định kỳ giữa dữ liệu hóa đơn và sổ sách kế toán nội bộ.

Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa các hóa đơn đã gửi – chưa gửi, đồng thời hỗ trợ chuẩn bị tốt hơn cho kỳ quyết toán thuế hoặc khi có kiểm tra từ cơ quan thuế.

Hướng dẫn kê khai đúng hóa đơn máy tính tiền trong tờ khai thuế GTGT

Trường hợp kê khai vào chỉ tiêu nào trong tờ khai?

Thông thường, hóa đơn máy tính tiền đã được truyền thành công về hệ thống Tổng cục Thuế và có mã xác thực thì không cần kê khai thủ công trong mẫu tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT). Tuy nhiên, nếu cơ sở kinh doanh vẫn muốn kiểm soát đối chiếu dữ liệu đầu ra, hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế tại thời điểm quyết toán, thì có thể phản ánh số liệu vào các chỉ tiêu sau:

Chỉ tiêu [32] – Doanh thu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT, nếu hoạt động bán không thuộc diện chịu thuế.

Chỉ tiêu [31] – Doanh thu hàng hóa, dịch vụ chịu thuế, nếu hoạt động thuộc diện tính thuế GTGT (1%, 5%, 10%).

Lưu ý: Không cần kê khai chi tiết từng hóa đơn vào phụ lục bảng kê bán ra, nếu đã truyền thành công và đúng chuẩn XML đến cơ quan thuế.

Hóa đơn không cần kê khai nhưng cần đối chiếu khi quyết toán

Dù không phải kê khai thủ công từng hóa đơn, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vẫn cần:

Lưu lại đầy đủ dữ liệu hóa đơn đã phát hành từ máy tính tiền.

Đối chiếu số tổng doanh thu đã truyền về Tổng cục Thuế với số tổng kê khai trên tờ khai GTGT.

Chuẩn bị báo cáo tổng hợp doanh thu theo ngày/tháng/quý để xuất trình khi quyết toán thuế.

Việc đảm bảo tính khớp giữa hệ thống nội bộ và dữ liệu tại cơ quan thuế sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong kê khai và tránh bị truy thu khi có thanh tra thuế.

Rủi ro khi kê khai trùng hoặc bỏ sót hóa đơn máy tính tiền

Hệ thống thuế tự động phát hiện trùng thông tin kê khai

Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hiện đã kết nối tự động với phần mềm khai thuế và kế toán tại nhiều doanh nghiệp. Do đó, khi người nộp thuế:

Kê khai lại hóa đơn đã được truyền dữ liệu từ máy tính tiền, hệ thống có thể phát hiện và cảnh báo trùng mã số hóa đơn, ngày lập, giá trị.

Ngược lại, nếu bỏ sót hóa đơn phát sinh (không kê khai và chưa truyền dữ liệu), hệ thống cũng có thể đánh giá chênh lệch doanh thu, từ đó đưa doanh nghiệp vào nhóm rủi ro cao.

Hậu quả là người nộp thuế có thể bị kiểm tra đột xuất, bị yêu cầu giải trình số liệu và chứng minh tính hợp lệ của toàn bộ hệ thống hóa đơn đã phát hành.

Mức xử phạt nếu kê khai sai, trùng hoặc bỏ sót hóa đơn

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức xử phạt với hành vi kê khai sai, bỏ sót hoặc trùng hóa đơn máy tính tiền có thể bao gồm:

Phạt từ 4 – 8 triệu đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Phạt từ 3 – 5 triệu đồng nếu kê khai sai chỉ tiêu hoặc kê khai trùng dẫn đến sai lệch nghĩa vụ thuế.

Bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp nếu hóa đơn bị bỏ sót ảnh hưởng đến số liệu doanh thu.

Trường hợp có dấu hiệu cố tình gian lận, có thể bị chuyển hồ sơ sang xử lý hình sự theo quy định.

📌 Lưu ý: Doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu định kỳ giữa phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn để phát hiện kịp thời các sai lệch.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về kê khai hóa đơn từ máy tính tiền

Có cần kê khai hóa đơn máy tính tiền trong tờ khai thuế GTGT? Câu trả lời phụ thuộc vào việc hóa đơn đó đã được truyền thành công và có mã xác thực từ cơ quan thuế hay chưa. Trong phần lớn trường hợp, hóa đơn máy tính tiền đã kết nối dữ liệu không cần kê khai thủ công. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý đối chiếu dữ liệu và kiểm tra định kỳ để tránh sai sót trong hồ sơ quyết toán. Nếu còn băn khoăn về phương thức kê khai chính xác, hãy liên hệ cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.