Doanh nghiệp chưa định danh có bị xử phạt không?

Doanh nghiệp chưa định danh có bị xử phạt không? Đây là câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp đặt ra khi Chính phủ bắt đầu siết chặt việc định danh điện tử đối với tổ chức, cá nhân. Việc chưa thực hiện định danh không chỉ gây gián đoạn trong giao dịch điện tử mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ doanh nghiệp cần định danh trong trường hợp nào, mức xử phạt cụ thể ra sao và cách thực hiện định danh nhanh chóng để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Doanh nghiệp chưa định danh có bị xử phạt không?

Căn cứ pháp lý xử phạt doanh nghiệp chưa định danh

Hiện nay, trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, định danh doanh nghiệp không chỉ là bước xác thực pháp lý quan trọng mà còn được gắn với các yêu cầu pháp luật cụ thể. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, các tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện giao dịch điện tử hợp pháp bắt buộc phải định danh và xác thực thông qua các hệ thống chính thức do nhà nước công nhận.

Thêm vào đó, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng yêu cầu các doanh nghiệp phải có mã định danh tổ chức khi thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin khách hàng. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định định danh, có thể bị xử lý hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (xử phạt vi phạm thuế) hoặc Nghị định 119/2018/NĐ-CP (về hóa đơn điện tử).

Việc không định danh đúng thời hạn hoặc định danh sai thông tin có thể dẫn đến hậu quả như: không được cấp phép sử dụng dịch vụ công trực tuyến, không thể nộp thuế điện tử, không kết nối với ngân hàng số hoặc bị từ chối hồ sơ đăng ký kinh doanh. Những hậu quả này kéo theo rủi ro lớn về vận hành và tuân thủ pháp luật.

Mức phạt cụ thể theo từng hành vi vi phạm

Doanh nghiệp không thực hiện định danh hoặc cố tình cung cấp thông tin sai trong quá trình định danh có thể bị xử phạt theo từng mức vi phạm cụ thể:

Không thực hiện định danh khi đã có yêu cầu từ cơ quan chức năng (trong trường hợp kê khai thuế, đăng ký hóa đơn, tham gia đấu thầu): phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 1.000.000 – 5.000.000 VNĐ, căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Cung cấp sai thông tin định danh hoặc giả mạo hồ sơ: phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 VNĐ, đồng thời có thể bị tạm ngưng quyền truy cập hệ thống dịch vụ công hoặc bị đình chỉ giao dịch điện tử trong thời gian xác minh.

Không cập nhật lại thông tin định danh khi có thay đổi về người đại diện, trụ sở, ngành nghề: mức phạt từ 2.000.000 – 10.000.000 VNĐ, tùy theo mức độ sai lệch và tác động thực tế.

Ngoài tiền phạt, những vi phạm hành chính định danh doanh nghiệp còn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến độ tin cậy trong mắt đối tác, ngân hàng, cơ quan nhà nước. Vì vậy, việc chủ động thực hiện định danh và cập nhật định kỳ thông tin là trách nhiệm không thể bỏ qua.

Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện định danh điện tử?

Hạn chế rủi ro pháp lý và giả mạo thông tin

Định danh điện tử là biện pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và ngăn chặn hành vi giả mạo. Trong môi trường số hóa, nơi mọi giao dịch đều được thực hiện trực tuyến, việc không có định danh rõ ràng sẽ dẫn đến:

• Không xác định được pháp nhân hợp pháp khi xảy ra tranh chấp.
• Dễ bị mạo danh thương hiệu hoặc sử dụng tên doanh nghiệp để thực hiện hành vi lừa đảo.
• Không thể ký số hợp lệ trên hợp đồng, hóa đơn hoặc nộp hồ sơ pháp lý điện tử.

Lợi ích định danh doanh nghiệp không chỉ nằm ở tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ giúp xây dựng uy tín, nâng cao độ tin cậy và bảo vệ tài sản thương hiệu trong dài hạn. Đặc biệt với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, công nghệ, xuất nhập khẩu… định danh điện tử là yêu cầu bắt buộc để kết nối hệ thống quản lý của nhà nước.

Điều kiện tham gia giao dịch điện tử và nộp hồ sơ online

Trong hệ thống hành chính công hiện đại, việc nộp hồ sơ trực tuyến, đăng ký kinh doanh online, khai thuế, sử dụng hóa đơn điện tử đều yêu cầu doanh nghiệp phải có định danh hợp lệ. Để thực hiện các thủ tục này, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có tài khoản định danh doanh nghiệp hợp lệ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Có chữ ký số được đăng ký chính danh với thông tin doanh nghiệp.
• Đảm bảo hồ sơ điện tử trùng khớp với dữ liệu đã định danh.

Khi đã định danh điện tử thành công, doanh nghiệp sẽ được truy cập nhanh vào các hệ thống của nhà nước như: Tổng cục Thuế, Bảo hiểm xã hội, Kho bạc Nhà nước… Từ đó rút ngắn thời gian xử lý thủ tục, giảm giấy tờ và nâng cao hiệu quả quản trị.

Cách định danh doanh nghiệp online đúng chuẩn

Các bước định danh doanh nghiệp trên Cổng Dịch vụ công

Để thực hiện định danh doanh nghiệp online đúng chuẩn, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình định danh doanh nghiệp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia như sau:

1. Truy cập cổng thông tin tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn.
2. Đăng nhập bằng chữ ký số hoặc tài khoản doanh nghiệp. Nếu chưa có, cần đăng ký trước.
3. Vào mục “Định danh doanh nghiệp” và chọn loại thủ tục phù hợp.
4. Điền thông tin doanh nghiệp: mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, người đại diện pháp luật, email và số điện thoại liên hệ.
5. Tải lên tài liệu định danh: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, CMND/CCCD người đại diện, văn bản ủy quyền (nếu có).
6. Ký xác nhận bằng chữ ký số hoặc mã OTP gửi đến số điện thoại/email.
7. Gửi hồ sơ và chờ kết quả xử lý trực tuyến. Hệ thống sẽ phản hồi qua email hoặc cập nhật trạng thái hồ sơ trên tài khoản doanh nghiệp.

Tổng thời gian thao tác nếu đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ chỉ mất khoảng 5–10 phút. Quá trình hoàn toàn miễn phí và áp dụng đồng bộ trên toàn quốc.

Hồ sơ và điều kiện cần chuẩn bị khi định danh

Để quy trình định danh doanh nghiệp online diễn ra thuận lợi, cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ và điều kiện sau:

1. Hồ sơ bắt buộc:

• • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (file PDF hoặc ảnh chụp)
  • CMND/CCCD của người đại diện pháp luật
  • Thông tin mã số thuế doanh nghiệp
  • Email và số điện thoại chính thức để nhận OTP
  • Chữ ký số (USB Token hoặc Cloud CA) còn hiệu lực
  • Văn bản ủy quyền (nếu người nộp không phải đại diện pháp luật)

2. Điều kiện cần có:

• • Doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp và không bị khóa mã số thuế
  • Tài khoản truy cập Cổng Dịch vụ công đã được xác minh
  • Thiết bị có kết nối internet ổn định, trình duyệt hỗ trợ ký số (Chrome, Edge)

Việc chuẩn bị trước toàn bộ hồ sơ giúp tiết kiệm thời gian thao tác, tránh sai sót khi nộp và hạn chế việc bị từ chối hồ sơ do thiếu giấy tờ. Đặc biệt, với những doanh nghiệp mới thành lập, cần chắc chắn thông tin đã cập nhật đầy đủ trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia trước khi tiến hành định danh.

Những lưu ý để tránh bị xử phạt khi chưa định danh

Doanh nghiệp nào bắt buộc định danh trước ngày 1/7?

Theo quy định tại các văn bản hướng dẫn chuyển đổi số quốc gia, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất định danh điện tử trước ngày 1/7/2025 để đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch số và sử dụng dịch vụ công. Cụ thể:

Tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động, bao gồm cả hộ kinh doanh, hợp tác xã

Doanh nghiệp tham gia giao dịch qua mạng: ký hợp đồng điện tử, khai thuế, sử dụng hóa đơn điện tử

Đơn vị sử dụng Cổng DVC Quốc gia, hệ thống đấu thầu, kê khai BHXH online…

Nếu không hoàn tất định danh trước hạn, doanh nghiệp sẽ bị hạn chế truy cập dịch vụ công trực tuyến, bị cảnh báo hệ thống và có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP với mức phạt từ 3 – 10 triệu đồng tùy mức độ vi phạm. Vì vậy, việc định danh sớm là điều kiện bắt buộc để đảm bảo không bị gián đoạn hoạt động số.

Sai sót thường gặp khiến định danh bị từ chối

Để định danh thành công ngay lần đầu, doanh nghiệp cần tránh các lỗi thường gặp sau:

• Sai thông tin pháp lý: mã số thuế, tên doanh nghiệp không khớp với GPKD
• Dùng tài khoản cá nhân thay vì tài khoản doanh nghiệp
• Tài liệu mờ, không đúng định dạng: file ảnh không rõ, không đính kèm đủ giấy tờ
• Chữ ký số hết hạn hoặc bị lỗi
• Thiếu số điện thoại/email chính chủ để nhận OTP

Ngoài ra, hệ thống có thể từ chối nếu hồ sơ được nộp vào cuối tuần, ngoài giờ hành chính hoặc trong thời gian bảo trì hệ thống. Để tránh bị từ chối, hãy kiểm tra kỹ tất cả thông tin và tài liệu trước khi gửi hồ sơ. Nên thực hiện định danh vào khung giờ làm việc và theo dõi trạng thái hồ sơ thường xuyên để kịp thời điều chỉnh nếu có yêu cầu bổ sung từ hệ thống.

Dịch vụ hỗ trợ định danh doanh nghiệp – nên thuê hay tự làm?

Ưu điểm của dịch vụ định danh doanh nghiệp trọn gói

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập, thường gặp khó khăn khi tự thực hiện định danh online. Trong bối cảnh đó, việc sử dụng dịch vụ định danh doanh nghiệp trọn gói đang trở thành lựa chọn tối ưu nhờ các lợi ích nổi bật:

• Xử lý trọn gói A-Z: Dịch vụ sẽ thay bạn thực hiện từ đăng nhập, nhập liệu, tải hồ sơ đến ký số và xác nhận OTP.
• Hạn chế tối đa lỗi hồ sơ: Chuyên viên am hiểu quy trình giúp đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ lần đầu, tránh tình trạng bị từ chối.
• Tiết kiệm thời gian, công sức: Không cần nghiên cứu thủ tục, không phải lo lỗi kỹ thuật khi thao tác trên cổng dịch vụ công.
• Hỗ trợ ngoài giờ, giải đáp nhanh chóng: Các đơn vị dịch vụ uy tín như Gia Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 với quy trình rõ ràng, minh bạch.

Dịch vụ là lựa chọn phù hợp cho những ai muốn đảm bảo định danh thành công nhanh chóng mà không phải lo về các bước pháp lý rườm rà.

So sánh chi phí và thời gian tự làm vs thuê ngoài

Khi cân nhắc giữa tự làm và thuê ngoài dịch vụ định danh, doanh nghiệp cần xem xét hai yếu tố chính: chi phí và thời gian.

Dù chi phí thuê ngoài không cao, nhưng hiệu quả mang lại rất đáng cân nhắc, nhất là khi sử dụng dịch vụ định danh doanh nghiệp của Gia Minh với mức phí chỉ 50.000đ, cam kết xử lý nhanh – đúng – không lỗi.

Đối với doanh nghiệp chưa quen thao tác định danh online, việc thuê ngoài là giải pháp tiết kiệm tổng thể cả về thời gian lẫn chi phí phát sinh do sai sót. Trong khi đó, tự làm phù hợp với doanh nghiệp có kinh nghiệm và thời gian chủ động.

Câu hỏi thường gặp: Doanh nghiệp chưa định danh có bị xử phạt không?

Doanh nghiệp chưa định danh có bị xử phạt không? Câu trả lời là có, nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định về định danh điện tử theo Nghị định hiện hành. Để tránh bị xử phạt, mỗi doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra trạng thái định danh và hoàn tất thủ tục cần thiết càng sớm càng tốt. Nếu gặp khó khăn trong việc định danh, nên liên hệ đơn vị tư vấn pháp lý để được hỗ trợ trọn gói, tránh sai sót ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.