Thủ tục đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ 2025 – Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ là một trong những bước thiết yếu giúp doanh nghiệp nâng tầm quản lý sản phẩm và mở rộng thị trường tiêu thụ. Với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế vùng Đồng bằng sông Cửu Long, việc sở hữu mã số mã vạch không chỉ giúp sản phẩm của bạn được bảo vệ quyền lợi mà còn tăng cường uy tín thương hiệu trên thị trường trong nước và quốc tế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước, hồ sơ cần thiết cùng những lưu ý quan trọng khi tiến hành thủ tục đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ, giúp doanh nghiệp nhanh chóng và hiệu quả hoàn thành quy trình.

Mã số mã vạch là gì? Tại sao doanh nghiệp cần đăng ký?

Mã số mã vạch (MSMV) là một công cụ nhận diện và quản lý sản phẩm không thể thiếu trong thời đại thương mại hiện đại. Việc đăng ký và sử dụng mã số mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi để sản phẩm thâm nhập vào hệ thống siêu thị, cửa hàng tiện lợi và các sàn thương mại điện tử.

Khái niệm mã số mã vạch theo quy định nhà nước

Theo quy định tại Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ, mã số mã vạch là một chuỗi ký hiệu được mã hóa bằng tổ hợp các vạch và khoảng trắng, thể hiện các thông tin về hàng hóa, sản phẩm, đơn vị sở hữu hoặc xuất xứ.

Mã số: Là dãy số dùng để nhận diện duy nhất một doanh nghiệp, loại sản phẩm hoặc địa điểm sản xuất.

Mã vạch: Là dạng thể hiện của mã số bằng các vạch đen và trắng để máy quét mã vạch có thể đọc được.

Mã số mã vạch được quản lý bởi tổ chức GS1 quốc tế và tại Việt Nam do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL) quản lý.

Sử dụng mã số mã vạch giúp sản phẩm của doanh nghiệp được nhận diện nhanh chóng trong chuỗi cung ứng, đồng thời đáp ứng điều kiện phân phối hàng hóa vào các kênh bán lẻ hiện đại và quốc tế.

Vai trò của mã vạch trong quản lý, phân phối, bán hàng

Việc sử dụng mã số mã vạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

Quản lý sản phẩm hiệu quả: MSMV giúp theo dõi số lượng tồn kho, ngày xuất hàng, mã lô, hạn sử dụng,… thông qua phần mềm quản lý có tích hợp quét mã.

Phân phối sản phẩm chuyên nghiệp: Các siêu thị, trung tâm thương mại, sàn TMĐT như Tiki, Shopee, Lazada… đều yêu cầu sản phẩm có mã số mã vạch rõ ràng.

Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: Thay vì kiểm đếm thủ công, hệ thống quét mã vạch giúp cập nhật thông tin nhanh chóng, giảm sai sót và nhân lực.

Tăng uy tín sản phẩm: Mã số mã vạch là bằng chứng sản phẩm có đăng ký, giúp người tiêu dùng tra cứu nguồn gốc và yên tâm sử dụng.

Vì vậy, bất kỳ doanh nghiệp nào có sản phẩm lưu thông ra thị trường đều nên đăng ký mã số mã vạch để đáp ứng tiêu chuẩn phân phối, minh bạch hóa thông tin và nâng cao thương hiệu.

Doanh nghiệp nào tại Cần Thơ cần đăng ký mã số mã vạch?

Tại TP. Cần Thơ – trung tâm kinh tế lớn của khu vực ĐBSCL – rất nhiều doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hàng hóa cần đăng ký mã số mã vạch để đưa sản phẩm ra thị trường chuyên nghiệp. Từ doanh nghiệp quy mô lớn đến hộ kinh doanh nhỏ lẻ đều có thể đăng ký mã số mã vạch nếu có nhu cầu.

Các loại hình doanh nghiệp áp dụng

Các loại hình doanh nghiệp bắt buộc hoặc nên đăng ký mã số mã vạch bao gồm:

Công ty sản xuất – chế biến thực phẩm, đồ uống

Ví dụ: cơ sở sản xuất nước mắm, mứt, bánh, hạt điều, trà túi lọc…

Công ty kinh doanh mỹ phẩm, dược phẩm, vật tư y tế

Các sản phẩm thuộc nhóm này thường yêu cầu mã vạch để đưa vào hệ thống siêu thị hoặc xuất khẩu.

Công ty thương mại phân phối hàng hóa

Khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp khác và muốn tạo mã riêng để kiểm soát nội bộ.

Doanh nghiệp xuất khẩu

Hàng hóa xuất khẩu bắt buộc phải có mã số mã vạch do yêu cầu từ nước nhập khẩu.

Hộ kinh doanh cá thể, tổ chức sản xuất nhỏ lẻ

Không chỉ công ty, hộ kinh doanh cá thể cũng có thể đăng ký mã số mã vạch nếu:

Có sản phẩm gắn nhãn riêng muốn phân phối tại cửa hàng, siêu thị, chợ đầu mối hoặc bán online.

Muốn quản lý mã hàng hóa bằng phần mềm quét mã tại cửa hàng.

Mong muốn đưa hàng hóa vào hệ thống phân phối chuyên nghiệp hoặc lên sàn TMĐT.

Ví dụ:

Hộ kinh doanh bán cà phê đóng gói tại Cái Răng – nếu muốn bán ở Coopmart hoặc Vinmart, bắt buộc phải có mã vạch.

Tổ sản xuất nem nướng ở Ô Môn – nếu muốn bán vào hệ thống Bách Hóa Xanh, cần đăng ký MSMV để quản lý hàng hóa.

Việc đăng ký mã số mã vạch giúp hộ kinh doanh nâng cấp quy trình sản xuất – phân phối, mở rộng thị trường, chuyên nghiệp hóa hình ảnh sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ gồm những gì?

Danh mục hồ sơ bắt buộc cho doanh nghiệp

Để đăng ký mã số mã vạch (MSMV) cho sản phẩm tại TP. Cần Thơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL). Các giấy tờ bao gồm:

Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo Mẫu số 12 – Ban hành kèm theo Thông tư 05/2023/TT-BKHCN.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc Giấy chứng nhận đầu tư).

Danh mục sản phẩm đăng ký sử dụng mã số mã vạch (tối thiểu 1 sản phẩm).

Bảng kê thông tin sản phẩm: mô tả chi tiết tên hàng hóa, quy cách đóng gói, thương hiệu.

Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho đơn vị khác nộp hồ sơ).

📌 Lưu ý:

Tất cả giấy tờ trên phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật.

Danh mục sản phẩm phải ghi rõ tên thương mại, loại sản phẩm, kích thước, đơn vị tính…

Cách chuẩn bị bản mềm, bản cứng đúng định dạng

Ngoài bộ hồ sơ bản cứng để nộp trực tiếp, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản mềm để đăng ký trực tuyến, định dạng như sau:

Tệp định dạng PDF hoặc doc/docx đối với các văn bản như đơn đăng ký, bảng kê sản phẩm.

Dung lượng không vượt quá 5MB/tệp khi tải lên hệ thống đăng ký của Tổng cục TCĐLCL.

Bản scan rõ ràng, không mất góc hoặc mờ chữ đối với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

📌 Khi nộp hồ sơ bản cứng:

In trên giấy A4, không đóng gáy, có kẹp giấy gọn gàng.

Hồ sơ nên để trong bìa cứng hoặc túi đựng tài liệu ghi rõ: “Hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch”.

📌 Khi nộp bản mềm qua mạng:

Đặt tên file khoa học, ví dụ: “01_GiayDKDN.pdf”, “02_DonDangKyMSMV.pdf”…

Đảm bảo file không bị lỗi font hoặc sai định dạng khi mở trên các trình đọc PDF tiêu chuẩn.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ mới nhất

Đăng ký qua Cổng thông tin của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Doanh nghiệp có thể đăng ký mã số mã vạch trực tuyến tại Cổng thông tin chính thức của Tổng cục TCĐLCL: https://gs1.gov.vn

Các bước thực hiện gồm:

Đăng ký tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống.

Khai báo thông tin doanh nghiệp, người đại diện và ngành nghề kinh doanh.

Tải lên hồ sơ bản mềm: bao gồm đơn đăng ký, giấy phép kinh doanh, danh mục sản phẩm.

Thanh toán lệ phí trực tuyến theo hướng dẫn (qua ngân hàng điện tử hoặc QR code).

Theo dõi tình trạng xét duyệt trên hệ thống và nhận phản hồi từ Tổng cục qua email/tài khoản.

📌 Sau khi được cấp mã số, doanh nghiệp có thể:

Quản lý mã sản phẩm trực tuyến.

Tạo mã vạch, tải mã QR từ hệ thống GS1 Việt Nam.

In nhãn hoặc tích hợp mã lên bao bì hàng hóa.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng TP. Cần Thơ

Nếu doanh nghiệp muốn nộp hồ sơ trực tiếp, có thể đến Chi cục TCĐLCL TP. Cần Thơ, địa chỉ:

Số 45, đường 30/4, phường An Lạc, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ

Điện thoại: (0292) 3821 948

Quy trình nộp trực tiếp như sau:

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bản cứng theo danh mục yêu cầu.

Đến quầy tiếp nhận hồ sơ hành chính của Chi cục trong giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6.

Nộp lệ phí sử dụng mã số mã vạch theo Thông tư 232/2016/TT-BTC (tùy loại mã: mã doanh nghiệp GS1, mã địa phương…).

Nhận giấy biên nhận và thời gian trả kết quả (thường từ 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ).

📌 Ưu điểm khi nộp trực tiếp:

Được cán bộ kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn chỉnh sửa ngay nếu thiếu.

Hỗ trợ khai báo danh mục sản phẩm bước đầu nếu doanh nghiệp chưa quen hệ thống.

Lệ phí đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ

Để đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ, doanh nghiệp cần nắm rõ các mức lệ phí và chi phí duy trì mã vạch hàng năm. Đây là những khoản phí quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và có thể phân phối sản phẩm ra thị trường.

Mức phí đăng ký ban đầu theo bảng giá nhà nước

Lệ phí đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ được quy định theo bảng giá của Nhà nước. Các khoản phí này được áp dụng đồng nhất trên cả nước và có thể thay đổi theo các quyết định mới của Cục Sở hữu trí tuệ. Cụ thể, mức phí đăng ký ban đầu khi doanh nghiệp xin cấp mã số mã vạch dao động trong khoảng từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng tùy vào số lượng mã vạch cần đăng ký.

Mức phí này bao gồm việc cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp, cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng mã vạch, và hỗ trợ đăng ký với các hệ thống quốc tế. Lệ phí này có thể thay đổi tùy vào từng doanh nghiệp và các yêu cầu đặc biệt mà doanh nghiệp đưa ra khi đăng ký.

Ngoài phí đăng ký ban đầu, doanh nghiệp cũng cần phải chuẩn bị chi phí cho phí duy trì mã số mã vạch hàng năm.

Phí duy trì mã số hàng năm và lưu ý khi đóng trễ

Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp sẽ phải đóng phí duy trì mã số mã vạch hàng năm. Mức phí duy trì này thường dao động từ 300.000 đồng đến 500.000 đồng mỗi năm, tùy vào số lượng mã vạch doanh nghiệp đang sử dụng.

Phí duy trì này giúp đảm bảo rằng mã số mã vạch của doanh nghiệp luôn được duy trì hợp lệ trong hệ thống quốc tế. Nếu doanh nghiệp không đóng phí duy trì đúng hạn, mã số mã vạch có thể bị hủy bỏ hoặc khóa và không thể sử dụng để đăng ký sản phẩm mới.

Lưu ý rằng đóng trễ phí duy trì có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không còn được phép sử dụng mã vạch đã cấp và sẽ phải làm thủ tục đăng ký lại từ đầu, gây tốn thời gian và chi phí thêm.

Thời gian xử lý và cấp mã số mã vạch tại Cần Thơ

Khi đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ, thời gian xử lý hồ sơ và cấp mã có thể thay đổi tùy thuộc vào loại sản phẩm và các yêu cầu khác. Dưới đây là thông tin về thời gian hoàn thành đăng ký và cách tra cứu mã số mã vạch đã cấp.

Bao lâu có kết quả sau khi nộp hồ sơ?

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch, thời gian để hoàn tất thủ tục và nhận kết quả thường kéo dài từ 5 đến 7 ngày làm việc. Thời gian này có thể thay đổi nếu hồ sơ của bạn cần bổ sung thông tin hoặc có sự cố phát sinh trong quá trình xét duyệt.

Khi hồ sơ đã được duyệt, bạn sẽ nhận được mã số mã vạch và các tài liệu hướng dẫn sử dụng, bao gồm thông tin về cách dán mã vạch lên sản phẩm. Trong trường hợp hồ sơ có vấn đề cần điều chỉnh, cơ quan cấp phép sẽ liên hệ để yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi.

Tuy nhiên, nếu bạn cần mã vạch gấp, một số dịch vụ hỗ trợ cấp mã số nhanh có thể rút ngắn thời gian này xuống còn 2-3 ngày tùy vào yêu cầu và mức phí thêm.

Cách tra cứu mã số đã được cấp qua mạng

Để tra cứu mã số mã vạch đã được cấp, bạn có thể truy cập vào Cổng thông tin quản lý mã vạch quốc gia hoặc hệ thống của Cục Sở hữu trí tuệ. Sau khi đăng nhập vào hệ thống, bạn có thể tìm kiếm mã số bằng cách nhập số mã vạch hoặc tên doanh nghiệp đã đăng ký.

Nếu bạn sử dụng Cổng dịch vụ công quốc gia để làm thủ tục, bạn cũng có thể tra cứu tiến độ hồ sơ và kết quả cấp mã vạch trực tuyến. Quá trình tra cứu này rất nhanh chóng và tiện lợi, giúp bạn dễ dàng xác nhận tính hợp lệ của mã vạch trước khi sử dụng trên sản phẩm của mình.

Ngoài ra, nếu bạn cần hỗ trợ, có thể liên hệ với Cục Sở hữu trí tuệ hoặc Cơ quan cấp mã vạch tại Cần Thơ để yêu cầu thêm thông tin chi tiết.

Những lỗi thường gặp khi đăng ký mã số mã vạch và cách khắc phục

Các lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại

Trong quá trình đăng ký mã số mã vạch (MSMV), nhiều doanh nghiệp mắc phải những lỗi thường gặp dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc chậm xử lý:

Sai tên công ty:

• Điền không đúng tên doanh nghiệp trên hệ thống với tên ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Thiếu viết hoa đúng quy định, hoặc sử dụng ký hiệu không hợp lệ (“/”, “&”,…) gây lỗi hệ thống.

Nộp sai định dạng file:

• Gửi hồ sơ đính kèm không đúng yêu cầu (.doc thay vì .pdf, ảnh chụp mờ, thiếu chữ ký điện tử…).

Thiếu hồ sơ pháp lý:

• Không đính kèm bản scan giấy phép kinh doanh hoặc sai ngành nghề kinh doanh phù hợp với sản phẩm đăng ký.

Sai thông tin sản phẩm:

• Đặt tên sản phẩm không đúng cấu trúc (ví dụ: thiếu phân loại, dòng sản phẩm, quy cách đóng gói).

Sử dụng email/số điện thoại không hợp lệ:

• Khiến cơ quan cấp mã không liên hệ được để bổ sung hồ sơ kịp thời.

Cách khắc phục để không bị kéo dài thời gian cấp mã

Để tránh bị trả lại hồ sơ hoặc kéo dài thời gian cấp mã số mã vạch, doanh nghiệp cần lưu ý:

Kiểm tra thông tin doanh nghiệp chính xác:

Đối chiếu tên công ty, mã số thuế với Giấy đăng ký kinh doanh và điền đúng chính tả, không viết tắt.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp lệ:

Gồm: Giấy phép đăng ký kinh doanh (scan PDF), bản danh sách sản phẩm đăng ký mã, tờ khai đăng ký theo mẫu của GS1 Việt Nam.

Nộp file đúng định dạng:

Chỉ sử dụng các định dạng được chấp nhận: PDF (văn bản), JPEG/PNG (ảnh rõ nét), không gửi file nén hoặc file word.

Kiểm tra kỹ email, số điện thoại đăng ký:

Đây là kênh liên lạc chính để nhận thông báo từ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Sử dụng dịch vụ tư vấn nếu cần thiết:

Với doanh nghiệp lần đầu đăng ký hoặc có nhiều sản phẩm, nên thuê đơn vị có kinh nghiệm để tránh sai sót kỹ thuật.

Giải đáp câu hỏi thường gặp khi làm mã số mã vạch tại Cần Thơ

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch tại Cần Thơ không chỉ đơn thuần là thủ tục hành chính mà còn là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp khẳng định chất lượng và thương hiệu trên thị trường. Việc thực hiện đúng quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nắm rõ các yêu cầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hãy bắt đầu đăng ký mã số mã vạch ngay hôm nay để mở rộng cơ hội phát triển, tiếp cận thị trường rộng lớn hơn tại Cần Thơ và toàn quốc. Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cao giá trị sản phẩm của bạn với mã số mã vạch chính thức, minh bạch và chuyên nghiệp.