Hướng dẫn gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện năm 2025

Gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện đang dần trở thành lựa chọn ưu việt giúp người dân tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí di chuyển khi cần xin cấp lý lịch tư pháp. Với phương thức này, bạn không cần phải đến trực tiếp cơ quan chức năng mà vẫn hoàn toàn có thể hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, thuận tiện ngay tại nhà. Dịch vụ gửi hồ sơ qua bưu điện không chỉ mang lại sự an toàn, bảo mật cao mà còn góp phần hiện đại hóa thủ tục hành chính, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ, quy trình gửi và nhận kết quả để bạn dễ dàng thực hiện thủ tục này một cách suôn sẻ nhất.

Gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện là gì?

Hình thức gửi hồ sơ qua đường bưu điện có hợp pháp không?

Gửi hồ sơ xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua đường bưu điện là hình thức hợp pháp, được quy định rõ trong Luật Lý lịch tư pháp 2009 và hướng dẫn thi hành của Bộ Tư pháp. Hình thức này cho phép công dân không cần đến trực tiếp Sở Tư pháp mà vẫn có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại nhà thông qua hệ thống bưu chính công ích.

Cụ thể, bạn có thể đến bưu cục gần nhất để gửi hồ sơ đến Sở Tư pháp cấp tỉnh, nơi có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Hồ sơ sẽ được bưu điện chuyển phát theo đường công văn, sau đó kết quả được gửi trả lại tận nơi.

Hiện nay, Bưu điện Việt Nam (VNPost) đã triển khai dịch vụ này tại hầu hết các tỉnh, thành phố trên cả nước, bao gồm TP. Cần Thơ, đảm bảo quy trình đúng pháp luật, nhanh chóng và bảo mật thông tin. Đây là giải pháp hữu hiệu trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính.

Lợi ích khi lựa chọn gửi hồ sơ từ xa

Việc gửi hồ sơ xin cấp lý lịch tư pháp qua bưu điện mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt cho những người bận rộn hoặc cư trú xa cơ quan cấp.

Một số lợi ích nổi bật bao gồm:

Tiết kiệm thời gian và công sức: Bạn không cần di chuyển đến Sở Tư pháp, không phải xếp hàng hay chờ đợi.

Phù hợp cho người ở xa hoặc đang ở nước ngoài: Đặc biệt với người sống tại vùng sâu, vùng xa hoặc công dân Việt Nam ở nước ngoài cần lý lịch tư pháp để làm thủ tục visa, cư trú, du học,…

Thủ tục đơn giản, được hướng dẫn tại bưu cục: Nhân viên bưu điện hỗ trợ bạn hoàn thiện hồ sơ, kiểm tra giấy tờ trước khi gửi.

Nhận kết quả tại nhà: Sau khi được cấp, Phiếu lý lịch tư pháp sẽ được gửi trả về tận địa chỉ bạn đã đăng ký.

Việc làm lý lịch tư pháp từ xa giúp công dân tiết kiệm thời gian, linh hoạt trong quản lý công việc, đồng thời thúc đẩy mô hình chính quyền điện tử.

Đối tượng được phép gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện

Công dân Việt Nam trong và ngoài nước

Tất cả công dân Việt Nam có nhu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 hoặc số 2 đều có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện, không phân biệt nơi cư trú trong hay ngoài nước.

Trong nước: Người dân đang sinh sống tại các tỉnh thành, kể cả ở vùng sâu, vùng xa, có thể đến bất kỳ bưu cục nào để nộp hồ sơ mà không cần về tận Sở Tư pháp của tỉnh nơi cư trú.

Ngoài nước: Công dân Việt Nam đang sinh sống, học tập, làm việc ở nước ngoài có thể ủy quyền cho người thân ở Việt Nam gửi hồ sơ qua bưu điện để xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp nơi thường trú/trước khi xuất cảnh.

Lưu ý: Trường hợp ủy quyền cần có văn bản ủy quyền hợp pháp và bản sao giấy tờ tùy thân của cả người được ủy quyền và người ủy quyền.

Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam

Theo quy định, người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam có thể yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp để phục vụ các mục đích như: xin việc, kết hôn, lưu trú dài hạn, định cư,…

Người nước ngoài có thể nộp hồ sơ xin cấp lý lịch tư pháp qua đường bưu điện đến Sở Tư pháp nơi họ đang tạm trú hoặc cư trú hợp pháp. Hồ sơ cần bao gồm:

Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (mẫu số 03/2013/TT-LLTP).

Hộ chiếu (sao y hoặc bản photocopy kèm bản gốc để đối chiếu).

Giấy xác nhận tạm trú tại địa phương.

Tương tự công dân Việt Nam, người nước ngoài cũng có thể nhận kết quả tại nhà thông qua dịch vụ chuyển phát của bưu điện nếu đăng ký trước. Đây là hình thức tiện lợi, không bắt buộc phải đến trực tiếp, phù hợp với người không thông thạo tiếng Việt hoặc gặp rào cản trong thủ tục hành chính.

Hồ sơ cần chuẩn bị để gửi qua bưu điện

Danh mục hồ sơ bắt buộc và mẫu tờ khai lý lịch tư pháp

Để làm lý lịch tư pháp (LLTP) qua đường bưu điện một cách hợp lệ và nhanh chóng, người dân cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của Sở Tư pháp nơi thường trú hoặc tạm trú. Cụ thể, bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ bắt buộc sau:

Tờ khai yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp (Mẫu số 03/2013/TT-LLTP): Mẫu này có thể tải trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Tư pháp hoặc trang web của Sở Tư pháp tỉnh/thành phố nơi bạn muốn nộp hồ sơ. Người dân cần điền đầy đủ, rõ ràng thông tin cá nhân và mục đích xin cấp LLTP.

Bản sao công chứng giấy CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

Bản sao công chứng sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận tạm trú tại địa phương.

Trường hợp ủy quyền: Nếu người khác nộp hồ sơ thay, cần có giấy ủy quyền hợp lệ, bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

Trường hợp người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài: Bổ sung thêm bản sao hộ chiếu, giấy xác nhận thời gian cư trú ở Việt Nam (nếu có).

Tất cả giấy tờ phải đúng quy định, đầy đủ và rõ ràng mới được tiếp nhận qua đường bưu điện.

Lưu ý khi sao y công chứng và chuẩn bị phong bì thư

Khi làm hồ sơ gửi qua bưu điện, giấy tờ cần được sao y công chứng hợp pháp để đảm bảo tính xác thực. Một số lưu ý quan trọng:

Nơi công chứng: Thực hiện tại UBND xã/phường, văn phòng công chứng nhà nước hoặc tư nhân đều được chấp nhận.

Hạn sử dụng: Các bản sao công chứng nên được thực hiện trong vòng 6 tháng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.

Ảnh chụp không thay thế được bản sao y: Tuyệt đối không sử dụng ảnh chụp thay cho giấy tờ được công chứng hợp lệ.

Chuẩn bị phong bì thư:

Sử dụng phong bì A4 có độ bền tốt, có lót cứng để bảo vệ giấy tờ bên trong.

Ghi rõ thông tin người nhận: Sở Tư pháp nơi gửi đến, kèm địa chỉ chi tiết và tên bộ phận tiếp nhận lý lịch tư pháp.

Ghi đầy đủ thông tin người gửi: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc rõ ràng để nhận thông báo hoặc kết quả sau này.

Đính kèm phí chuyển phát nhanh và lệ phí nhà nước (nếu không đóng online).

Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ và phong bì giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu sót.

Địa chỉ tiếp nhận hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện

Gửi hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi thường trú hoặc tạm trú

Khi nộp hồ sơ xin cấp lý lịch tư pháp qua bưu điện, công dân cần gửi hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi mình thường trú hoặc tạm trú. Đây là cơ quan có thẩm quyền giải quyết và cấp phiếu LLTP theo quy định tại Luật Lý lịch tư pháp.

Ví dụ, nếu bạn cư trú tại TP. Cần Thơ, bạn cần gửi hồ sơ đến:

Sở Tư pháp TP. Cần Thơ

Địa chỉ: Số 17, đường Trần Phú, phường Cái Khế, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ

Điện thoại: (0292) 3823 195

Nếu bạn tạm trú tại địa phương khác, hãy gửi hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi đang tạm trú kèm theo bản sao giấy xác nhận tạm trú. Trường hợp người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, hãy gửi hồ sơ về Sở Tư pháp nơi có đăng ký lưu trú hoặc địa điểm làm việc.

Ghi chính xác tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận

Để đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc hoặc trả lại do sai địa chỉ, công dân cần ghi rõ các thông tin sau trên bì thư:

Tên cơ quan nhận hồ sơ: Ghi rõ “Sở Tư pháp tỉnh/thành phố…”, bộ phận tiếp nhận lý lịch tư pháp nếu có.

Địa chỉ đầy đủ của cơ quan nhận: Bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

Thông tin người gửi: Ghi rõ họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ liên hệ và số điện thoại cá nhân để liên lạc khi cần xác minh hồ sơ.

Ghi chú rõ ràng mục đích thư: Bên ngoài phong bì có thể ghi “Hồ sơ xin cấp Phiếu Lý lịch tư pháp – Gửi qua đường bưu điện” để nhân viên xử lý ưu tiên đúng loại hồ sơ.

Sự chính xác và rõ ràng trong ghi thông tin người nhận và người gửi là yếu tố then chốt giúp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế rủi ro khi thực hiện qua bưu điện.

Quy trình gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện

Điền mẫu tờ khai và chuẩn bị hồ sơ

Bước đầu tiên trong quy trình gửi hồ sơ lý lịch tư pháp (LLTP) qua bưu điện là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và điền tờ khai chính xác. Mẫu tờ khai được sử dụng là Mẫu số 03/2013/TT-LLTP, bạn có thể tải tại website của Sở Tư pháp hoặc điền trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

Tờ khai đề nghị cấp Phiếu LLTP.

Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu (có thể kèm bản gốc đối chiếu nếu nộp trực tiếp).

Sổ hộ khẩu/sổ tạm trú (nếu có).

Giấy tờ chứng minh đối tượng được miễn, giảm lệ phí (nếu thuộc diện ưu tiên).

Phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận và số điện thoại liên hệ.

Biên lai nộp lệ phí (nếu đã thanh toán chuyển khoản trước).

Hồ sơ cần được kẹp ngay ngắn, cho vào bì thư cứng, tránh gấp, nhăn hay rơi rớt giấy tờ.

Gửi hồ sơ tại bưu điện và lấy mã vận đơn theo dõi

Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn đến bưu cục gần nhất của VNPost hoặc EMS để gửi hồ sơ đến Sở Tư pháp TP. Cần Thơ – Số 17 Trần Phú, P. Cái Khế, Q. Ninh Kiều.

Khi gửi hồ sơ cần lưu ý:

Yêu cầu nhân viên cung cấp mã vận đơn EMS. Đây là mã số giúp bạn tra cứu tình trạng vận chuyển hồ sơ.

Giữ lại phiếu gửi và biên lai phí chuyển phát, phòng trường hợp thất lạc hoặc tra soát.

Ghi rõ trên bì thư: “Hồ sơ xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp” kèm họ tên và số điện thoại.

Nếu có nhu cầu nhận kết quả tại nhà, hãy đăng ký luôn gói chuyển phát 2 chiều.

Thời gian vận chuyển từ bưu cục đến Sở Tư pháp thường mất 1–2 ngày làm việc.

Kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ qua cổng dịch vụ công

Sau khi Sở Tư pháp tiếp nhận hồ sơ, bạn có thể theo dõi tiến độ xử lý qua Cổng Dịch vụ công quốc gia:

➡️ Truy cập https://dichvucong.gov.vn

➡️ Đăng nhập tài khoản cá nhân

➡️ Vào mục “Tra cứu hồ sơ” → Nhập mã hồ sơ hoặc mã biên nhận (nếu có)

Ngoài ra, bạn có thể gọi điện trực tiếp đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp TP. Cần Thơ để được hỗ trợ nhanh chóng.

Lệ phí cấp phiếu lý lịch tư pháp và phí chuyển phát

Mức lệ phí xin cấp phiếu LLTP theo quy định

Theo Thông tư số 244/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, lệ phí cấp Phiếu lý lịch tư pháp như sau:

200.000 đồng/lần/người: Áp dụng cho công dân thông thường.

100.000 đồng/lần/người: Áp dụng cho học sinh, sinh viên, người có công với cách mạng, thân nhân liệt sĩ (có giấy tờ chứng minh).

Miễn lệ phí: Hộ nghèo hoặc cư dân xã đặc biệt khó khăn theo quy định.

Trường hợp bạn xin cấp lại phiếu do bị mất hoặc làm thêm nhiều bản, mỗi bản sao thêm được thu 5.000 đồng/bản.

Thanh toán lệ phí có thể bằng:

Tiền mặt kèm theo hồ sơ.

Chuyển khoản vào tài khoản của Sở Tư pháp TP. Cần Thơ (ghi rõ nội dung chuyển khoản: Họ tên – LLTP – số CMND/CCCD).

Phí dịch vụ bưu điện và phương thức thanh toán

Khi gửi hồ sơ làm lý lịch tư pháp qua bưu điện, bạn sẽ thanh toán thêm phí dịch vụ chuyển phát nhanh, cụ thể:

Phí gửi hồ sơ đến Sở Tư pháp: 30.000 – 50.000 VNĐ.

Phí nhận kết quả tại nhà (nếu đăng ký): 30.000 – 40.000 VNĐ.

Tổng chi phí dịch vụ bưu chính 2 chiều: 60.000 – 90.000 VNĐ.

Phí có thể thay đổi tùy theo khu vực gửi – nhận và khối lượng giấy tờ.

Cách thanh toán phí bưu chính:

Nộp trực tiếp tại bưu cục khi gửi hồ sơ.

Hoặc ghi rõ yêu cầu “trả phí khi nhận kết quả” nếu đăng ký dịch vụ COD (áp dụng với một số bưu cục EMS).

📌 Lưu ý: Khi thanh toán qua chuyển khoản, bạn cần in biên lai hoặc chụp ảnh màn hình giao dịch và gửi kèm trong bộ hồ sơ để tránh bị yêu cầu bổ sung sau này.

Thời gian xử lý hồ sơ khi gửi qua bưu điện

Khi công dân gửi hồ sơ xin cấp phiếu lý lịch tư pháp (LLTP) qua bưu điện, thời gian xử lý sẽ bắt đầu được tính từ ngày cơ quan tiếp nhận hồ sơ nhận đủ và đúng hồ sơ hợp lệ, không phải từ ngày bạn gửi tại bưu cục.

Theo quy định hiện hành, thời gian xử lý hồ sơ được chia như sau:

⏱️ 10 ngày làm việc đối với trường hợp công dân có nơi cư trú ổn định, không có tiền án, tiền sự.

⏱️ 15 ngày làm việc nếu cần xác minh dữ liệu phức tạp, như cư trú ở nhiều tỉnh, từng bị xử lý hình sự hoặc cần xác nhận điều kiện xóa án tích.

⏱️ 20 ngày làm việc trở lên nếu người yêu cầu có yếu tố nước ngoài hoặc phải liên hệ xác minh thông tin từ nhiều nguồn.

Bưu điện thường mất 1–3 ngày làm việc để chuyển hồ sơ đến Sở Tư pháp. Nếu bạn muốn rút ngắn tổng thời gian nhận kết quả, hãy:

Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu

Ghi đúng địa chỉ người nhận kết quả LLTP

Chọn dịch vụ chuyển phát nhanh EMS 2 chiều

Việc nắm rõ thời gian xử lý giúp bạn chủ động theo dõi và không bị hoang mang nếu chưa nhận được kết quả sau vài ngày gửi hồ sơ.

Những lỗi thường gặp khi gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện

Gửi hồ sơ xin cấp phiếu LLTP qua bưu điện tuy thuận tiện nhưng rất dễ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý nếu gặp các lỗi phổ biến sau:

Thiếu giấy tờ trong hồ sơ

Không đính kèm bản sao CCCD/CMND

Quên tờ khai Mẫu số 03/2013/TT-LLTP

Thiếu giấy tờ chứng minh đối tượng miễn/giảm lệ phí nếu khai báo là sinh viên, hộ nghèo, v.v.

Sai thông tin cá nhân

Họ tên, ngày tháng năm sinh hoặc số CCCD/CMND sai khác so với bản gốc

Thông tin địa chỉ không rõ ràng, gây nhầm lẫn nơi cư trú dẫn đến yêu cầu bổ sung xác minh

Không thanh toán lệ phí đầy đủ

Không gửi kèm biên lai chuyển khoản hoặc tiền mặt

Chuyển khoản nhưng không ghi rõ nội dung (ví dụ: “Nguyễn Văn A – LLTP – 012345678”)

Ghi sai địa chỉ người nhận kết quả

Thiếu số nhà, phường/xã, số điện thoại người nhận → bưu điện không giao được kết quả

👉 Để tránh các lỗi này, trước khi gửi hồ sơ, hãy đối chiếu với danh mục giấy tờ cần thiết từ Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Sở Tư pháp nơi bạn đăng ký nhận LLTP. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian, và công sức đi lại.

Giải đáp câu hỏi thường gặp về gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện

Gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện là lựa chọn phù hợp với người bận rộn, không thể trực tiếp đến Sở Tư pháp. Tuy nhiên, hình thức này vẫn khiến nhiều người băn khoăn về tính pháp lý, cách xử lý khi xảy ra sai sót hay mất hồ sơ. Dưới đây là những thắc mắc phổ biến cùng câu trả lời chi tiết:

1. Có thể nhờ người khác gửi hồ sơ qua bưu điện thay không?

Có. Người nộp hồ sơ có thể nhờ người thân hoặc bên thứ ba gửi hồ sơ qua bưu điện thay mình. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm giấy ủy quyền có công chứng, bản sao giấy tờ tùy thân của người gửi và người được ủy quyền. Việc này đảm bảo cơ quan tiếp nhận chấp thuận và tránh bị từ chối do không có căn cứ pháp lý rõ ràng.

2. Nếu gửi sai hồ sơ thì xử lý thế nào?

Nếu bạn gửi thiếu giấy tờ hoặc điền sai thông tin, Sở Tư pháp sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ. Trường hợp gửi sai hoàn toàn (nhầm mẫu, thiếu dấu, giấy tờ không đúng quy định), hồ sơ có thể bị trả lại. Vì vậy, trước khi gửi, nên rà soát kỹ từng loại giấy tờ và nội dung trên tờ khai, đồng thời giữ bản sao để đối chiếu khi cần thiết.

Chú ý các bước này sẽ giúp việc gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện diễn ra suôn sẻ, hạn chế rủi ro phát sinh.

Gửi hồ sơ lý lịch tư pháp qua bưu điện không chỉ là giải pháp tiện lợi, hiện đại mà còn mở rộng cơ hội tiếp cận dịch vụ công cho mọi người, đặc biệt là những ai ở xa hoặc có lịch trình bận rộn. Việc áp dụng hình thức này giúp giảm áp lực lên các cơ quan cấp giấy và nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ. Hãy tận dụng lợi ích của dịch vụ gửi hồ sơ qua bưu điện để mọi thủ tục xin cấp lý lịch tư pháp trở nên nhanh chóng, an toàn và thân thiện hơn trong thời đại số hóa hiện nay.