Cần giấy tờ gì để làm hộ chiếu năm 2025? Hướng dẫn đầy đủ

Cần giấy tờ gì để làm hộ chiếu là câu hỏi được rất nhiều người lần đầu đi làm hộ chiếu quan tâm, đặc biệt trong thời điểm nhu cầu xuất ngoại tăng cao. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng và đủ sẽ giúp quá trình đăng ký hộ chiếu trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục làm hộ chiếu cần những giấy tờ gì, áp dụng cho cả người lớn và trẻ em, theo quy định mới nhất hiện hành. Dù bạn làm hộ chiếu phổ thông, đi du lịch hay công tác, việc nắm rõ thông tin ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra suôn sẻ hơn.

Tổng quan về thủ tục làm hộ chiếu hiện nay

Thủ tục làm hộ chiếu hiện nay đã được đơn giản hóa nhờ vào các tiến bộ trong công nghệ và các chính sách hành chính. Việc xin cấp hộ chiếu đã được thực hiện thông qua các hình thức khác nhau, bao gồm nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan chức năng hoặc làm hộ chiếu qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Mỗi hình thức đều có ưu điểm riêng và thời gian xử lý khác nhau, tùy thuộc vào các yếu tố như loại hộ chiếu yêu cầu, hồ sơ chuẩn bị, và nơi nộp hồ sơ.

Phân biệt hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu gắn chip và không gắn chip

Hiện nay, có ba loại hộ chiếu chính mà công dân có thể xin cấp, bao gồm:

Hộ chiếu phổ thông: Đây là loại hộ chiếu được cấp cho công dân Việt Nam đi du lịch, công tác hoặc định cư tại các quốc gia khác. Hộ chiếu này có giá trị từ 5 đến 10 năm, tùy vào độ tuổi của người xin cấp.

Hộ chiếu gắn chip: Đây là loại hộ chiếu có gắn chip điện tử, lưu trữ các thông tin về công dân và các dữ liệu quan trọng như dấu vân tay, giúp việc xuất nhập cảnh nhanh chóng và chính xác hơn. Loại hộ chiếu này hiện đã được cấp cho các công dân có yêu cầu.

Hộ chiếu không gắn chip: Đây là hộ chiếu truyền thống, không có chip điện tử, thường được cấp cho những công dân chưa có yêu cầu về tính bảo mật cao. Loại hộ chiếu này vẫn còn phổ biến và được nhiều người sử dụng.

Làm hộ chiếu ở đâu? Có cần đến tận nơi không?

Hiện nay, việc làm hộ chiếu có thể thực hiện tại các Phòng Quản lý xuất nhập cảnh của Công an tỉnh/thành phố nơi bạn đăng ký thường trú. Bạn cũng có thể nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu qua Cổng dịch vụ công quốc gia, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đi lại.

Nộp hồ sơ trực tiếp: Nếu bạn lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, bạn cần đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh tại địa phương nơi bạn cư trú để nộp hồ sơ và chờ nhận kết quả.

Nộp hồ sơ online: Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, có thể nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu qua hệ thống trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an.

Vì vậy, bạn không nhất thiết phải đến tận nơi nếu sử dụng dịch vụ trực tuyến.

Cần giấy tờ gì để làm hộ chiếu phổ thông cho người lớn?

Khi làm hộ chiếu phổ thông cho người lớn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu để thủ tục được hoàn tất nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là các giấy tờ cần thiết khi làm hộ chiếu cho người lớn.

Danh sách giấy tờ cần thiết khi làm hộ chiếu lần đầu

Khi làm hộ chiếu lần đầu, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

Tờ khai xin cấp hộ chiếu: Bạn cần điền thông tin vào mẫu tờ khai xin cấp hộ chiếu (mẫu TK01), có thể lấy mẫu tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ hoặc tải trực tuyến từ Cổng dịch vụ công quốc gia.

Giấy tờ chứng minh nhân thân: Bản sao Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Thẻ căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực. Đây là giấy tờ quan trọng để xác minh thông tin cá nhân của bạn.

Ảnh thẻ: 2 ảnh thẻ kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, đảm bảo khuôn mặt rõ ràng, không đeo kính, đầu để trần.

Giấy khai sinh (nếu có yêu cầu): Đối với những trường hợp đặc biệt, bạn có thể cần cung cấp giấy khai sinh để xác minh độ tuổi, nếu hộ chiếu là của trẻ em.

Giấy tờ chứng minh lý do làm hộ chiếu (nếu cần): Trong một số trường hợp như xin hộ chiếu gấp, bạn có thể cần cung cấp thêm giấy tờ chứng minh lý do cần làm hộ chiếu như công tác, du học, hoặc thăm thân.

Trường hợp làm lại hộ chiếu do hết hạn, mất, rách – cần bổ sung gì?

Khi làm lại hộ chiếu do hết hạn, bị mất, hoặc bị rách, bạn cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ bổ sung:

Giấy xác nhận mất hộ chiếu (nếu mất): Nếu hộ chiếu bị mất, bạn cần có giấy xác nhận mất từ cơ quan có thẩm quyền (Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh).

Hộ chiếu cũ (nếu có): Nếu bạn làm lại hộ chiếu vì hết hạn hoặc bị rách, cần nộp hộ chiếu cũ để cơ quan xuất nhập cảnh kiểm tra. Nếu hộ chiếu cũ bị mất, bạn cần có lý do rõ ràng và xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền.

Bản sao giấy tờ nhân thân (CCCD/CMND): Đảm bảo cung cấp bản sao CCCD hoặc CMND còn hiệu lực để làm căn cứ cấp lại hộ chiếu.

Ảnh thẻ: Bạn cần chuẩn bị ảnh thẻ theo yêu cầu như khi làm hộ chiếu lần đầu.

Nếu bạn nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công quốc gia, bạn có thể thực hiện việc đăng ký trực tuyến và nhận kết quả qua dịch vụ bưu điện sau khi hồ sơ được xét duyệt.

Cần giấy tờ gì để làm hộ chiếu cho trẻ em?

Hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ dưới 14 tuổi

Khi làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi, các giấy tờ cần thiết bao gồm:

Giấy khai sinh của trẻ em: Đây là giấy tờ bắt buộc, giúp xác minh thông tin về độ tuổi và thông tin cá nhân của trẻ. Giấy khai sinh cần phải có bản sao công chứng hoặc bản sao từ sổ hộ tịch.

Hộ khẩu của gia đình: Cung cấp bản sao hộ khẩu để chứng minh nơi cư trú của trẻ và cha mẹ.

CMND hoặc CCCD của cha mẹ: Bản sao CMND/CCCD của cả hai phụ huynh là yêu cầu bắt buộc, nhằm xác minh thông tin của người làm thủ tục xin hộ chiếu cho trẻ.

Ảnh chân dung của trẻ: Trẻ sẽ phải chụp ảnh đúng quy định (nền trắng, không che mặt, kích thước 4×6 cm).

Giấy tờ ủy quyền (nếu có): Nếu một trong các phụ huynh không thể thực hiện thủ tục, có thể có giấy ủy quyền từ phụ huynh còn lại.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, phụ huynh sẽ nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh để được cấp hộ chiếu cho trẻ.

Hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ từ 14 tuổi trở lên có CCCD

Đối với trẻ em từ 14 tuổi trở lên, ngoài giấy khai sinh và hộ khẩu, yêu cầu giấy tờ thêm là CCCD của trẻ (nếu đã có). Hồ sơ sẽ bao gồm:

Giấy khai sinh: Giống như đối với trẻ dưới 14 tuổi, giấy khai sinh là bắt buộc để xác minh thông tin.

CCCD của trẻ: Nếu trẻ từ 14 tuổi trở lên đã có CCCD, bản sao của CCCD cần được nộp kèm theo hồ sơ.

CMND hoặc CCCD của phụ huynh: Các bản sao của CMND/CCCD của cha mẹ để xác minh thông tin và mối quan hệ với trẻ.

Hộ khẩu gia đình: Bản sao sổ hộ khẩu để xác định nơi cư trú của trẻ.

Ảnh chân dung của trẻ: Ảnh chụp theo quy chuẩn với kích thước 4×6 cm và nền trắng.

Sau khi nộp đầy đủ hồ sơ, Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh sẽ tiến hành xét duyệt và cấp hộ chiếu.

Làm hộ chiếu online cần giấy tờ gì khác so với nộp trực tiếp?

Những giấy tờ cần chuẩn bị khi khai hộ chiếu online

Khi làm hộ chiếu online, ngoài các giấy tờ truyền thống, bạn cần chuẩn bị một số tài liệu điện tử khác:

Ảnh chân dung điện tử: Bạn cần tải lên một bức ảnh chân dung của mình hoặc của trẻ theo đúng quy chuẩn (nền trắng, không che khuất khuôn mặt) và ảnh phải có độ phân giải cao, định dạng JPEG hoặc PNG.

CMND/CCCD của trẻ (nếu có): File scan hoặc ảnh chụp rõ ràng từ CMND hoặc CCCD của trẻ cần được tải lên.

Giấy khai sinh của trẻ em: Nếu làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi, bạn cần tải lên giấy khai sinh của trẻ dưới dạng file PDF hoặc ảnh chụp.

Thông tin tờ khai online: Bạn sẽ phải điền thông tin cá nhân của trẻ (hoặc người làm hộ chiếu) vào tờ khai trực tuyến, bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ cư trú và các thông tin khác.

Lưu ý về ảnh chân dung, file đính kèm, định dạng ảnh

Khi nộp hồ sơ xin hộ chiếu online, bạn cần lưu ý đến các yêu cầu về ảnh chân dung và các file đính kèm. Ảnh chân dung phải đạt các yêu cầu sau:

Kích thước: Ảnh phải có kích thước chuẩn, thông thường là 4×6 cm, và phải có nền trắng, rõ nét.

Định dạng: Ảnh cần được lưu dưới định dạng JPEG hoặc PNG, với kích thước không quá 2MB.

Độ phân giải: Ảnh phải có độ phân giải cao, không bị mờ hoặc bị cắt xén, và không có bóng hoặc phản chiếu.

Ngoài ảnh, các file đính kèm như giấy tờ tùy thân (CCCD, giấy khai sinh) cần phải có định dạng rõ ràng, dễ đọc và không vượt quá kích thước file tối đa quy định trên hệ thống.

Các biểu mẫu hộ chiếu cần nộp kèm theo giấy tờ

Khi làm hộ chiếu, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu theo yêu cầu của cơ quan chức năng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các biểu mẫu hộ chiếu mà bạn cần nộp và cách điền.

Hướng dẫn điền tờ khai hộ chiếu mẫu TK01

Tờ khai hộ chiếu mẫu TK01 là mẫu tờ khai bắt buộc đối với công dân xin cấp hộ chiếu lần đầu hoặc cấp lại hộ chiếu khi hết hạn. Mẫu này có sẵn trên website của Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc tại các cơ quan đăng ký hộ chiếu.

Cách điền tờ khai TK01:

Thông tin cá nhân: Điền đầy đủ thông tin cá nhân như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ thường trú, số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu (nếu có).

Thông tin hộ chiếu: Nếu là cấp mới, bạn không cần điền thông tin này. Nếu là cấp lại, bạn cần điền số hộ chiếu cũ, lý do xin cấp lại (mất, hết hạn, hư hỏng).

Ảnh chân dung: Đính kèm ảnh theo quy định (ảnh 4×6, phông nền trắng, không đeo kính).

Chữ ký: Đảm bảo chữ ký của bạn ở phần cuối tờ khai.

Tờ khai cần điền chính xác, đầy đủ thông tin để tránh bị từ chối hồ sơ.

Mẫu đơn khai hộ chiếu trẻ em và lưu ý khi ký tên, dán ảnh

Đối với trẻ em dưới 14 tuổi, mẫu tờ khai hộ chiếu sẽ khác so với người lớn. Bạn cần điền mẫu TK02 (tờ khai hộ chiếu cho trẻ em). Lưu ý rằng:

Thông tin trẻ em: Cần điền đầy đủ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ của trẻ.

Phụ huynh ký tên: Vì trẻ em dưới 14 tuổi chưa đủ tuổi ký tên, phụ huynh hoặc người giám hộ sẽ ký tên vào phần chữ ký của trẻ.

Dán ảnh: Ảnh của trẻ cần phải là ảnh 4×6, có phông nền trắng, không đeo kính và không để các vật dụng che khuất khuôn mặt. Phụ huynh phải đảm bảo dán ảnh đúng quy chuẩn vào tờ khai.

Chú ý, tờ khai cần phải được điền chính xác và đính kèm đủ giấy tờ cần thiết để tránh bị từ chối.

Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ làm hộ chiếu để tránh bị từ chối hồ sơ

Khi chuẩn bị hồ sơ làm hộ chiếu, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh bị từ chối hồ sơ. Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi chuẩn bị giấy tờ và hồ sơ.

Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại

Một số lỗi phổ biến khi làm hộ chiếu khiến hồ sơ của bạn bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung bao gồm:

Thông tin không khớp: Nếu các thông tin trong tờ khai hộ chiếu không khớp với các giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD), hồ sơ sẽ bị trả lại.

Ảnh không đúng quy chuẩn: Ảnh cần phải là ảnh 4×6, phông nền trắng và không đeo kính. Nếu ảnh không đúng quy chuẩn, bạn sẽ phải thay lại.

Giấy tờ không hợp lệ: Nếu bạn nộp giấy khai sinh hoặc giấy tờ không hợp lệ, cơ quan chức năng có thể yêu cầu bạn bổ sung hoặc làm lại từ đầu.

Hồ sơ thiếu giấy tờ: Một số trường hợp bạn có thể thiếu giấy tờ như chứng minh thư, giấy khai sinh hoặc các tài liệu cần thiết khác, dẫn đến việc hồ sơ không được xét duyệt.

Cách xử lý khi giấy tờ bị sai hoặc thiếu bản gốc

Nếu hồ sơ của bạn bị sai hoặc thiếu giấy tờ, bạn cần nhanh chóng xử lý theo các bước sau:

Chỉnh sửa sai sót thông tin: Nếu có sai sót trong các thông tin cá nhân hoặc giấy tờ, bạn cần đến cơ quan cấp hộ chiếu để yêu cầu sửa chữa.

Bổ sung giấy tờ thiếu: Nếu thiếu giấy tờ, bạn cần nộp bổ sung kèm theo lý do giải thích về sự thiếu sót. Hãy liên hệ với cơ quan chức năng để biết chính xác các giấy tờ cần bổ sung.

Nộp lại hồ sơ: Nếu hồ sơ không thể sửa chữa hoặc bổ sung kịp thời, bạn sẽ cần nộp lại hồ sơ mới với đầy đủ giấy tờ hợp lệ.

Việc xử lý kịp thời các sai sót hoặc thiếu sót trong hồ sơ sẽ giúp bạn tránh mất thời gian và có thể tiếp tục hoàn tất thủ tục làm hộ chiếu mà không gặp phải sự trì hoãn.

Thời gian xử lý và lệ phí làm hộ chiếu năm 2025

Để giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho việc làm hộ chiếu trong năm 2025, dưới đây là thông tin chi tiết về thời gian làm hộ chiếu và lệ phí hộ chiếu tại Việt Nam. Việc nắm rõ các quy định về lệ phí và thời gian cấp hộ chiếu sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc lên kế hoạch cho các chuyến đi quốc tế.

Lệ phí làm hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu trẻ em, hộ chiếu khẩn

Theo quy định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an, các mức lệ phí cấp hộ chiếu tại Việt Nam trong năm 2025 cụ thể như sau:

Lệ phí cấp mới hộ chiếu phổ thông:

Mức lệ phí: 200.000 đồng/lần.

Thời gian cấp: Trong khoảng 7-10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Lệ phí cấp lại hộ chiếu (do mất hoặc hỏng):

Mức lệ phí: 400.000 đồng/lần.

Thời gian cấp lại hộ chiếu: Tương tự như thời gian cấp mới, khoảng 7-10 ngày làm việc.

Lệ phí cấp hộ chiếu trẻ em:

Mức lệ phí: 200.000 đồng/lần (giống như hộ chiếu phổ thông).

Hộ chiếu cấp cho trẻ em dưới 14 tuổi sẽ có thời hạn là 5 năm thay vì 10 năm như đối với người lớn.

Lệ phí cấp hộ chiếu khẩn:

Mức lệ phí: 500.000 đồng/lần.

Thời gian cấp hộ chiếu khẩn: Có thể được xử lý trong 3 ngày làm việc nếu bạn có lý do khẩn cấp, như công tác, bệnh tật, hoặc các tình huống đặc biệt khác.

Đối với các loại hộ chiếu khác như hộ chiếu ngoại giao hay hộ chiếu công vụ, lệ phí có thể thay đổi và cần tham khảo quy định cụ thể từ cơ quan cấp phép.

Thời gian từ nộp hồ sơ đến nhận kết quả theo hình thức nộp

Thời gian làm hộ chiếu tại Việt Nam có thể thay đổi tùy thuộc vào hình thức nộp hồ sơ và mức độ khẩn cấp của yêu cầu. Dưới đây là các mốc thời gian chuẩn để bạn có thể dự tính:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan cấp hộ chiếu (Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh cấp tỉnh):

Thời gian xử lý: Khoảng 7-10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan cấp phép nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an:

Thời gian xử lý: Khoảng 5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ được cơ quan cấp phép xác nhận là hợp lệ. Nếu có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, thời gian có thể kéo dài hơn.

Trường hợp khẩn cấp (làm hộ chiếu gấp):

Thời gian xử lý: Khoảng 3 ngày làm việc nếu bạn có lý do chính đáng và cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh lý do khẩn cấp. Nếu không đủ lý do hợp lý, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc xử lý theo quy trình thông thường.

Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn có thể nhận hộ chiếu tại cơ quan cấp phép hoặc yêu cầu gửi qua dịch vụ bưu chính (chi phí bưu điện sẽ do bạn chi trả).

Cần giấy tờ gì để làm hộ chiếu không còn là thắc mắc khó giải đáp nếu bạn đã nắm rõ các thông tin được chia sẻ trong bài viết. Việc chuẩn bị đúng giấy tờ làm hộ chiếu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh được những phiền toái không đáng có tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Nếu bạn còn phân vân hoặc cần hỗ trợ thủ tục nhanh chóng, đừng ngần ngại liên hệ với các đơn vị uy tín để được hướng dẫn chi tiết và chính xác. Hãy chuẩn bị thật tốt để sẵn sàng cho chuyến đi sắp tới của bạn!