Có được dùng nhà riêng làm địa chỉ công ty không?
Có được dùng nhà riêng làm địa chỉ công ty không là thắc mắc thường gặp của các cá nhân đang chuẩn bị khởi nghiệp với ngân sách hạn chế. Việc sử dụng chính ngôi nhà của mình để làm trụ sở kinh doanh mang lại nhiều tiện ích như tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, thuận tiện quản lý, dễ dàng thay đổi mô hình vận hành. Tuy nhiên, đây không chỉ đơn thuần là quyết định cá nhân mà còn chịu sự điều chỉnh chặt chẽ từ quy định pháp luật Việt Nam.
Trong bối cảnh hiện nay, khi phong trào khởi nghiệp đang bùng nổ, nhu cầu hiểu rõ về quy định đăng ký trụ sở tại nhà riêng lại càng trở nên cấp thiết. Địa chỉ công ty không chỉ là nơi liên lạc mà còn là yếu tố quan trọng khi cơ quan thuế hoặc pháp lý tiến hành kiểm tra.
Vậy, nhà riêng có được làm địa chỉ công ty không? Trường hợp nào thì được, trường hợp nào thì bị cấm? Những thủ tục pháp lý cần chuẩn bị ra sao? Mời bạn đọc cùng theo dõi chi tiết trong bài viết dưới đây.
Quy định pháp luật về việc dùng nhà riêng làm địa chỉ công ty
Căn cứ pháp lý theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đất đai
Việc sử dụng nhà riêng làm trụ sở công ty là hợp pháp nếu tuân thủ đúng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Nhà ở 2014 và Luật Đất đai 2013.
Cụ thể, khoản 1 Điều 42 Luật Doanh nghiệp quy định trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp, phải có địa chỉ rõ ràng bao gồm: số nhà, ngõ/ngách (nếu có), đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Luật không cấm việc sử dụng nhà ở để đăng ký trụ sở, miễn là địa chỉ đó không thuộc loại hình bị hạn chế theo quy định pháp luật chuyên ngành.
Ngoài ra, Luật Đất đai và Luật Nhà ở quy định rõ về mục đích sử dụng đất và công năng của công trình. Theo đó, nhà riêng được sử dụng làm trụ sở công ty nếu không vi phạm quy hoạch xây dựng, không gây ảnh hưởng đến an toàn, trật tự xã hội, và không nằm trong danh mục nhà ở cấm chuyển đổi mục đích sử dụng.
Các loại nhà ở được phép đăng ký trụ sở
Có hai loại nhà ở thường được sử dụng làm địa chỉ công ty là nhà ở riêng lẻ và các căn hộ thương mại tại khối đế chung cư.
Nhà ở riêng lẻ tại các khu dân cư (có sổ đỏ, phù hợp với quy hoạch) là loại phổ biến nhất được dùng để đăng ký trụ sở công ty.
Căn hộ thương mại tại chung cư được phép nếu nằm trong tầng có chức năng văn phòng – thương mại, có sự cho phép của ban quản lý tòa nhà và cơ quan nhà nước.
Không được sử dụng: căn hộ chung cư thuần túy để ở (không có chức năng kinh doanh), nhà trong khu tập thể cũ, khu vực quy hoạch giải tỏa, đất nông nghiệp chưa chuyển đổi mục đích sử dụng…
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Ưu và nhược điểm khi dùng nhà riêng làm địa chỉ trụ sở công ty
Lợi ích về chi phí và tiện lợi khi quản lý
Việc dùng nhà riêng làm địa chỉ trụ sở giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê văn phòng, đặc biệt với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ. Do không phát sinh chi phí thuê mặt bằng, điện nước, bảo vệ hay lễ tân nên doanh nghiệp có thể tận dụng ngân sách cho các hoạt động vận hành cốt lõi.
Ngoài ra, nếu nhà riêng là của thành viên sáng lập, việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh sẽ đơn giản hơn vì không cần hợp đồng thuê. Khi cần xử lý giấy tờ, hóa đơn, tiếp khách hay quản lý nhân sự – chủ doanh nghiệp có thể linh hoạt về thời gian và địa điểm.
Những rủi ro tiềm ẩn về thuế và kiểm tra hiện trường
Dù hợp pháp, việc dùng nhà riêng làm trụ sở công ty vẫn tiềm ẩn một số rủi ro.
Thứ nhất, nếu địa chỉ này chỉ là hình thức, không có hoạt động thực tế (treo biển, tiếp nhận thư tín, có bảng tên công ty…), doanh nghiệp có thể bị coi là “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” – dẫn đến bị đóng mã số thuế hoặc bị phạt vi phạm hành chính.
Thứ hai, trong quá trình cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra, nếu phát hiện công ty không sử dụng nhà đúng công năng (ví dụ: gây mất trật tự, ảnh hưởng khu dân cư), doanh nghiệp có thể bị yêu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở.
Ngoài ra, nếu có sự thay đổi quyền sở hữu nhà (bán, tặng, thừa kế…), doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ kịp thời để tránh ảnh hưởng đến hoạt động pháp lý và hành chính.
Điều kiện cần đáp ứng khi lấy nhà riêng làm trụ sở
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng nhà ở
Khi sử dụng nhà riêng làm trụ sở công ty, điều kiện đầu tiên và bắt buộc là phải có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với căn nhà đó. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các hướng dẫn từ Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (thường gọi là sổ đỏ hoặc sổ hồng), thể hiện rõ địa chỉ và mục đích sử dụng.
– Trường hợp người đứng tên trong sổ không phải người đại diện pháp luật công ty, cần có hợp đồng thuê nhà hoặc văn bản cho mượn nhà kèm giấy tờ tùy thân của chủ nhà.
– Trường hợp đồng sở hữu (ví dụ nhà do vợ chồng cùng đứng tên), cần có sự đồng thuận hoặc giấy ủy quyền từ các đồng sở hữu.
Việc cung cấp đầy đủ giấy tờ hợp pháp sẽ giúp hồ sơ đăng ký kinh doanh được xét duyệt nhanh hơn và tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc bị từ chối.
Không vi phạm quy hoạch, không bị cấm ngành nghề
Ngoài giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, địa chỉ nhà riêng dự kiến đặt trụ sở công ty phải không nằm trong khu vực bị quy hoạch, giải tỏa, hoặc cấm sử dụng làm văn phòng kinh doanh.
Các điều kiện cần lưu ý bao gồm:
– Không nằm trong vùng quy hoạch treo hoặc khu đất có tranh chấp
– Không vi phạm quy định về quản lý đất đai, xây dựng hoặc phòng cháy chữa cháy
– Nếu thuộc khu dân cư, ngành nghề kinh doanh phải phù hợp với môi trường sinh hoạt xung quanh, không gây tiếng ồn, khói bụi hoặc tác động đến an ninh trật tự
Ngoài ra, đối với một số ngành nghề có điều kiện, như sản xuất, chế biến thực phẩm, spa, nha khoa…, địa chỉ nhà riêng cần được kiểm tra xem có đáp ứng đủ điều kiện diện tích, tách biệt không gian và đủ điều kiện vệ sinh, an toàn theo quy định chuyên ngành.
Trường hợp không được sử dụng nhà riêng làm địa chỉ công ty
Nhà tập thể, chung cư không được phép
Theo quy định tại Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn liên quan, nhà chung cư (trừ officetel được phép kinh doanh) và nhà tập thể không được sử dụng làm địa điểm kinh doanh. Cụ thể:
– Nhà chung cư để ở tuyệt đối không được đặt trụ sở công ty, kể cả không có hoạt động sản xuất, chỉ đặt địa chỉ nhận thư.
– Nhà tập thể cũ thường không có giấy tờ sở hữu rõ ràng, không đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy và bị cấm sử dụng làm văn phòng hoặc điểm kinh doanh.
– Việc cố tình dùng địa chỉ trong chung cư hoặc tập thể để đăng ký kinh doanh có thể dẫn đến bị từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc bị thu hồi giấy phép nếu phát hiện sai phạm sau khi hoạt động.
Các khu dân cư có quy định cấm kinh doanh
Một số khu dân cư, khu đô thị mới có quy hoạch rõ ràng và quy định nội bộ hoặc quy chế quản lý riêng, trong đó cấm các hoạt động kinh doanh hoặc đặt văn phòng công ty. Các trường hợp thường gặp:
– Khu đô thị cao cấp, khu biệt lập chỉ phục vụ mục đích để ở
– Khu nhà liền kề có quy chế quản lý của Ban quản lý hoặc Chủ đầu tư không cho phép đặt trụ sở doanh nghiệp
– Các tuyến phố hoặc cụm dân cư trong khu vực an ninh, gần cơ quan nhà nước, quân đội, trường học…
Nếu doanh nghiệp cố tình đặt địa chỉ ở những khu vực bị cấm, rủi ro gặp phải là: bị cưỡng chế dời địa điểm, bị xử phạt hành chính hoặc bị từ chối cấp phép con khi kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
Vì vậy, trước khi quyết định dùng nhà riêng làm trụ sở, cần kiểm tra kỹ các quy định quy hoạch và liên hệ địa phương để được xác nhận rõ ràng về tính hợp pháp của địa chỉ.
Hướng dẫn thủ tục đăng ký công ty tại nhà riêng
Chuẩn bị hồ sơ liên quan đến quyền sử dụng nhà ở
Đăng ký công ty tại nhà riêng là phương án phổ biến, giúp tiết kiệm chi phí mặt bằng và thuận tiện quản lý. Tuy nhiên, để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ sở hữu cần chứng minh quyền hợp pháp với địa chỉ sử dụng làm trụ sở.
Trường hợp người đứng tên nhà là chính chủ, cần chuẩn bị:
Bản sao công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ).
CMND/CCCD của chủ nhà.
Nếu người đứng tên công ty không phải chủ nhà, cần thêm:
Hợp đồng thuê nhà hoặc văn bản cho mượn nhà có chữ ký xác nhận của hai bên.
Bản sao sổ đỏ và CMND/CCCD của người cho thuê/cho mượn.
Lưu ý: Tại một số tỉnh thành như TP.HCM, Hà Nội, trụ sở không được đặt tại chung cư có chức năng ở, trừ khi được phép kinh doanh theo quy hoạch. Nhà trong hẻm, khu dân cư cũng cần được xem xét rõ mục đích sử dụng đất là “đất ở đô thị” (ODT) hoặc tương đương.
Cách kê khai địa chỉ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Trong tờ khai đăng ký doanh nghiệp nộp qua Cổng DVC Quốc gia hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh, địa chỉ trụ sở phải được ghi đúng, đầy đủ và đồng nhất với giấy tờ chứng minh quyền sử dụng. Cụ thể:
Ghi rõ số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành.
Nếu nhà ở không có số cụ thể, cần bổ sung mô tả chi tiết kèm sơ đồ hoặc giấy xác nhận từ địa phương.
Tên trụ sở trong các văn bản nội bộ (điều lệ, hợp đồng thuê/mượn nhà, giấy ủy quyền…) cũng cần thống nhất tuyệt đối với nội dung kê khai trong hồ sơ nộp Sở KH&ĐT. Sai lệch về địa chỉ là một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ bị từ chối hoặc chậm xử lý.
Những lưu ý khi cơ quan thuế đến kiểm tra địa chỉ
Cách chuẩn bị hiện trạng địa chỉ để không bị phạt
Sau khi được cấp mã số thuế, cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra thực tế địa chỉ đăng ký. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Biển hiệu công ty gắn tại địa chỉ (ghi rõ tên công ty, mã số thuế).
Có người đại diện hoặc nhân viên thường trực tiếp nhận kiểm tra.
Hồ sơ pháp lý lưu trữ tại địa chỉ đăng ký (tối thiểu gồm giấy chứng nhận ĐKKD, hợp đồng thuê/mượn nhà, hồ sơ thuế ban đầu).
Trường hợp cơ quan thuế xác định địa chỉ không rõ ràng, không hoạt động thực tế hoặc biển hiệu không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt lên đến 10–20 triệu đồng và có nguy cơ bị tạm ngừng mã số thuế.
Giải pháp khi nhà riêng không đáp ứng được điều kiện thực tế
Nếu nhà riêng không đủ điều kiện làm trụ sở (ví dụ: chung cư, đất nông nghiệp, đang thế chấp…), doanh nghiệp có thể cân nhắc:
Thuê địa chỉ trọn gói hợp pháp từ các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng.
Sử dụng văn phòng chia sẻ, đảm bảo có hợp đồng rõ ràng và được phép đăng ký kinh doanh.
Mượn nhà của người thân có đầy đủ giấy tờ pháp lý để lập văn bản xác nhận sử dụng làm trụ sở (không cần phải trả tiền thuê).
Quan trọng nhất là đảm bảo địa chỉ đăng ký có thể xác minh thực tế và không bị cơ quan quản lý nhà nước xem là “địa chỉ ảo”.
Kết luận: Có được dùng nhà riêng làm địa chỉ công ty không?
Việc dùng nhà riêng làm địa chỉ công ty là hoàn toàn hợp pháp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về quyền sử dụng và không vi phạm quy hoạch. Luật Doanh nghiệp không cấm doanh nghiệp đặt trụ sở tại nhà riêng, tuy nhiên một số loại hình bất động sản như nhà tập thể, chung cư không có chức năng thương mại hoặc đất không phù hợp quy hoạch sẽ không được chấp thuận làm trụ sở.
Do đó, nếu chọn phương án đăng ký công ty tại nhà, cần chuẩn bị kỹ hồ sơ về quyền sử dụng nhà, đảm bảo trùng khớp địa chỉ trên các văn bản pháp lý và có khả năng xác minh thực tế. Trong trường hợp không đủ điều kiện, có thể cân nhắc mượn hoặc thuê địa chỉ hợp lệ từ bên thứ ba hoặc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói.
Lựa chọn đúng địa chỉ ngay từ đầu không chỉ giúp thủ tục đăng ký diễn ra thuận lợi, mà còn hạn chế tối đa rủi ro sau này khi bị kiểm tra, thanh tra thuế hoặc làm các thủ tục thay đổi thông tin doanh nghiệp.
Có được dùng nhà riêng làm địa chỉ công ty không không còn là câu hỏi gây tranh cãi nếu bạn hiểu đúng bản chất của pháp luật và các yêu cầu về sử dụng đất, giấy phép kinh doanh. Trong đa số trường hợp, việc sử dụng nhà ở hợp pháp để làm địa chỉ công ty là hoàn toàn khả thi, miễn sao bạn đáp ứng các điều kiện về mục đích sử dụng đất và không vi phạm quy định cấm.
Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình đăng ký doanh nghiệp thuận lợi, tránh bị trả hồ sơ hoặc kiểm tra bất ngờ từ cơ quan chức năng, doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ càng hồ sơ nhà đất, xác minh rõ ràng hiện trạng sử dụng và thực hiện kê khai đúng địa chỉ.
Việc dùng nhà riêng làm địa chỉ công ty tuy giúp tiết kiệm chi phí nhưng cũng cần thận trọng để không gây ảnh hưởng đến hàng xóm hoặc gây mâu thuẫn khi sử dụng chung không gian.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn và có thể tự tin quyết định trong quá trình thành lập công ty. Đừng quên tham khảo thêm tư vấn pháp lý nếu còn điểm nào chưa rõ để đảm bảo an toàn tuyệt đối trong quá trình vận hành doanh nghiệp của mình.
