Mã số mã vạch có bắt buộc không? Giải thích rõ theo quy định mới nhất

Mã số mã vạch có bắt buộc không là câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất – kinh doanh hàng hóa, phải băn khoăn khi chuẩn bị đưa sản phẩm ra thị trường. Trong khi một số bên cho rằng đây chỉ là tiện ích nội bộ để kiểm soát kho, thì thực tế pháp luật đã có quy định rõ về việc đăng ký và sử dụng mã số mã vạch sản phẩm.

Việc hiểu đúng bản chất và các tình huống mã số mã vạch bắt buộc hay không không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho phân phối, bán hàng, xuất khẩu. Đặc biệt, đối với hàng hóa lưu thông trong hệ thống siêu thị, cửa hàng tiện lợi, sàn thương mại điện tử hoặc sản phẩm cần truy xuất nguồn gốc, mã vạch là tiêu chuẩn không thể thiếu.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết từ khía cạnh pháp lý đến thực tiễn sử dụng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chính xác nhất.

Mã số mã vạch là gì và có chức năng gì?

Khái niệm mã số mã vạch theo quy định GS1

Mã số mã vạch là gì? Theo quy định của tổ chức GS1 – một tổ chức quốc tế chuyên về tiêu chuẩn mã hóa sản phẩm – mã số mã vạch (MSMV) là tập hợp các con số dùng để định danh duy nhất cho một sản phẩm, đơn vị hoặc địa điểm trong chuỗi cung ứng. Mã vạch là biểu diễn trực quan của mã số dưới dạng các vạch đen và trắng, có thể đọc được bằng thiết bị quét.

Tại Việt Nam, việc cấp và quản lý MSMV được giao cho GS1 Việt Nam, thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Các loại mã số mã vạch phổ biến gồm: EAN-13, EAN-8, QR Code, và ITF-14. Trong đó, EAN-13 là mã dành cho sản phẩm tiêu dùng thông thường.

Việc sử dụng mã số mã vạch không chỉ giúp sản phẩm có danh tính riêng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lưu kho, phân phối, truy xuất nguồn gốc và kiểm tra thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác.

Lợi ích của mã số mã vạch trong phân phối và quản lý sản phẩm

Chức năng của mã vạch vượt xa vai trò nhận diện sản phẩm. Trong quản lý hàng hóa, mã vạch giúp tự động hóa quy trình nhập – xuất kho, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian.

Đối với hệ thống phân phối, MSMV giúp dễ dàng kiểm soát tồn kho, xác định vị trí sản phẩm và hỗ trợ tra cứu nhanh thông tin trong hệ thống phần mềm bán hàng (POS). Điều này đặc biệt quan trọng trong bán lẻ và logistics.

Ngoài ra, mã số mã vạch cũng là công cụ chống hàng giả hiệu quả, giúp người tiêu dùng truy xuất thông tin nguồn gốc xuất xứ qua ứng dụng quét mã trên điện thoại. Đồng thời, nó còn là yêu cầu bắt buộc trong xuất khẩu và đưa hàng hóa vào hệ thống siêu thị lớn trong và ngoài nước.

Mã số mã vạch có bắt buộc không theo quy định pháp luật?

Trường hợp bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch

Mã số mã vạch có bắt buộc không? Câu trả lời là có, trong một số trường hợp nhất định theo quy định pháp luật hiện hành. Cụ thể, theo Thông tư 232/2016/TT-BKHCN và Nghị định số 74/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp sản xuất hàng hóa tiêu dùng, đặc biệt là những mặt hàng phân phối qua hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại, hoặc xuất khẩu, bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch với GS1 Việt Nam.

Các trường hợp bắt buộc bao gồm:

Sản phẩm tiêu dùng đóng gói sẵn, có nhu cầu đưa vào hệ thống phân phối hiện đại (siêu thị, chuỗi bán lẻ, thương mại điện tử).

Sản phẩm xuất khẩu yêu cầu có mã số quốc tế để truy xuất nguồn gốc.

Các doanh nghiệp muốn tích hợp sản phẩm vào hệ thống phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống bán hàng chuyên nghiệp.

Không có mã số mã vạch trong các trường hợp trên sẽ gây cản trở lớn trong việc lưu thông, phân phối hàng hóa, và dễ bị từ chối bởi các đối tác thương mại.

Các trường hợp được miễn đăng ký mã vạch

Dù mã số mã vạch rất quan trọng, nhưng không phải tất cả doanh nghiệp hay sản phẩm đều bắt buộc phải đăng ký. Theo quy định, một số trường hợp được miễn đăng ký mã vạch, bao gồm:

Doanh nghiệp sản xuất nhỏ lẻ, bán sản phẩm trực tiếp tại chợ truyền thống hoặc cửa hàng riêng lẻ, không phân phối qua hệ thống hiện đại.

Các mặt hàng thủ công mỹ nghệ không có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hay truy xuất nguồn gốc.

Sản phẩm không lưu thông trên thị trường (ví dụ: hàng mẫu, quà tặng nội bộ, hàng gia công không phân phối).

Hộ kinh doanh cá thể hoạt động ở quy mô nhỏ, không có yêu cầu từ phía đối tác thương mại.

Tuy nhiên, dù được miễn, việc sử dụng mã số mã vạch vẫn được khuyến khích, bởi nó góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu, tạo tính chuyên nghiệp trong vận hành và mở rộng khả năng phân phối sản phẩm trong tương lai.

Những ngành hàng cần ưu tiên đăng ký mã vạch

Sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm đóng gói, mỹ phẩm, dược phẩm

Trong nền kinh tế hiện đại, những mặt hàng phục vụ trực tiếp cho đời sống như sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm đóng gói, mỹ phẩm và dược phẩm là nhóm ngành cần ưu tiên đăng ký mã vạch. Đây không chỉ là yêu cầu trong kiểm soát chất lượng, truy xuất nguồn gốc mà còn là một tiêu chí bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn sản phẩm được chấp nhận rộng rãi trong hệ thống phân phối hiện đại.

Cụ thể, thực phẩm đóng gói và dược phẩm là những sản phẩm bắt buộc in mã vạch theo khuyến nghị của các cơ quan quản lý để phục vụ công tác quản lý truy xuất nguồn gốc, phòng chống hàng giả và đảm bảo an toàn sức khỏe cộng đồng. Trong khi đó, mỹ phẩm và các hàng hóa tiêu dùng thường xuyên bị làm giả cũng cần mã vạch để xác thực chính hãng.

Việc dán mã vạch lên bao bì không chỉ giúp nhà sản xuất quản lý tồn kho hiệu quả mà còn hỗ trợ người tiêu dùng kiểm tra thông tin nhanh chóng thông qua ứng dụng quét mã. Do đó, đăng ký mã số mã vạch là bước đầu quan trọng nếu doanh nghiệp muốn xây dựng thương hiệu uy tín và cạnh tranh lành mạnh.

Hàng hóa phân phối qua siêu thị và sàn thương mại điện tử

Trong các hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại và sàn thương mại điện tử, hàng hóa cần mã vạch để đồng bộ hóa quy trình nhập – xuất kho, niêm yết giá và kiểm kê hàng hóa. Đây là tiêu chí gần như bắt buộc nếu nhà sản xuất hoặc nhà phân phối muốn đưa sản phẩm vào các kênh bán hàng hiện đại này.

Các đơn vị như VinMart, BigC, Co.opmart hoặc sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki đều yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch hợp lệ để thuận tiện cho việc quản lý hệ thống và hạn chế rủi ro về gian lận. Ngoài ra, việc có mã vạch còn giúp tạo niềm tin cho khách hàng vì đây là dấu hiệu nhận biết sản phẩm chuyên nghiệp và minh bạch về xuất xứ.

Do đó, doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô bán hàng cần nhanh chóng đăng ký mã vạch cho từng mặt hàng để đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt của thị trường hiện đại.

Hệ lụy nếu không đăng ký mã số mã vạch đúng quy định

Bị từ chối đưa sản phẩm vào kênh phân phối hiện đại

Một trong những hậu quả thiếu mã số mã vạch nghiêm trọng nhất là sản phẩm bị từ chối khi đưa vào các hệ thống siêu thị hoặc sàn TMĐT. Điều này xảy ra bởi hầu hết kênh phân phối hiện nay đều áp dụng phần mềm quản lý dựa trên mã vạch để xử lý đơn hàng, kiểm kho và thanh toán. Thiếu mã vạch, sản phẩm gần như không thể được chấp nhận vào hệ thống.

Ngoài ra, mã vạch còn là công cụ để tạo sự minh bạch và tin tưởng từ phía đối tác, đặc biệt là khi doanh nghiệp tham gia xuất khẩu hoặc cung cấp cho các thương hiệu lớn. Không có mã vạch đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tự làm khó mình trong hành trình mở rộng thị trường và xây dựng thương hiệu bền vững.

Nguy cơ vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính

Nhiều doanh nghiệp thắc mắc không có mã vạch bị xử phạt không, câu trả lời là có, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Theo quy định tại Nghị định 119/2017/NĐ-CP, việc sử dụng mã vạch mà không đăng ký hợp lệ hoặc sử dụng mã của đơn vị khác có thể bị phạt tiền từ 2 đến 20 triệu đồng.

Ngoài phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể bị thu hồi sản phẩm, gây ảnh hưởng lớn đến uy tín thương hiệu và thiệt hại tài chính. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, việc cố tình sử dụng mã vạch giả còn có thể bị xem là hành vi gian lận thương mại, bị xử lý theo quy định pháp luật hình sự.

Vì vậy, để tránh các rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, các tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa cần sớm thực hiện thủ tục đăng ký mã số mã vạch đúng quy định.

Cách đăng ký mã số mã vạch hợp pháp tại Việt Nam

Việc đăng ký mã số mã vạch (MSMV) là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm dễ dàng và đáp ứng quy định khi đưa hàng hóa vào hệ thống bán lẻ, siêu thị. Tại Việt Nam, đơn vị có thẩm quyền cấp mã số mã vạch là GS1 Việt Nam thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức đăng ký trực tiếp hoặc hướng dẫn đăng ký mã vạch online để tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch trực tuyến GS1

Hiện nay, việc đăng ký mã vạch được thực hiện trực tuyến trên cổng thông tin của GS1 Việt Nam. Các bước cụ thể gồm:

Truy cập website GS1 Việt Nam tại https://gs1.org.vn.

Tạo tài khoản doanh nghiệp: Cung cấp thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ liên hệ, email và số điện thoại.

Chọn loại mã cần đăng ký: Mã doanh nghiệp (GTIN), mã địa điểm toàn cầu (GLN)…

Khai báo danh mục sản phẩm: Nhập thông tin về sản phẩm cần gán mã vạch.

Nộp hồ sơ điện tử và thanh toán lệ phí qua hệ thống.

Chờ GS1 phê duyệt và cấp mã (trong vòng 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ).

Sau khi được cấp, doanh nghiệp có thể in mã vạch và sử dụng trên bao bì, nhãn sản phẩm hợp pháp.

Hồ sơ cần chuẩn bị và lệ phí nhà nước

Khi đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (công ty/tổ chức).

Tờ khai đăng ký mã số mã vạch theo mẫu của GS1.

Danh sách sản phẩm cần gán mã (nếu đã có).

Thông tin tài khoản ngân hàng để thực hiện thanh toán lệ phí online.

Mức lệ phí nhà nước hiện nay (tham khảo từ GS1 Việt Nam):

Phí cấp mã số doanh nghiệp (một lần): khoảng 1.000.000 – 1.500.000 VNĐ tùy quy mô.

Phí duy trì hàng năm: từ 500.000 – 2.000.000 VNĐ, tính theo số lượng sản phẩm đăng ký.

Mức phí có thể điều chỉnh tùy theo từng thời kỳ, vì vậy doanh nghiệp nên kiểm tra trực tiếp trên website của GS1 để cập nhật chính xác nhất.

Dịch vụ đăng ký mã số mã vạch nhanh, trọn gói, tiết kiệm thời gian

Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp nhỏ không quen với thủ tục hành chính, việc sử dụng dịch vụ mã vạch từ các đơn vị chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu. Với sự hỗ trợ trọn gói, quá trình làm mã số mã vạch nhanh trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Ưu điểm của việc sử dụng dịch vụ thay vì tự làm

So với việc tự đăng ký, sử dụng dịch vụ bên ngoài mang lại nhiều lợi ích:

Tiết kiệm thời gian: Đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, xử lý thủ tục và theo dõi tiến độ.

Hạn chế sai sót: Đảm bảo hồ sơ đúng quy chuẩn, tránh bị từ chối do thiếu thông tin hoặc sai định dạng.

Hỗ trợ tư vấn tận nơi: Nhiều đơn vị có dịch vụ hỗ trợ tận doanh nghiệp, hướng dẫn cụ thể từng bước.

Tối ưu chi phí gián tiếp: Giảm thời gian chờ đợi và công sức nhân sự nội bộ.

Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới khởi nghiệp, chưa có kinh nghiệm với thủ tục pháp lý.

Cam kết hồ sơ đúng chuẩn – xử lý đúng thời gian – phí trọn gói rõ ràng

Các đơn vị cung cấp dịch vụ mã số mã vạch uy tín thường cam kết:

Hồ sơ đúng chuẩn: Được soạn thảo theo đúng mẫu của GS1 Việt Nam, đảm bảo đầy đủ và hợp lệ ngay từ đầu.

Xử lý đúng thời gian: Thời gian hoàn tất nhanh từ 1–3 ngày làm việc, tùy loại hồ sơ và thời điểm đăng ký.

Phí trọn gói, minh bạch: Mức giá được báo rõ ràng từ đầu, không phát sinh chi phí trong quá trình xử lý.

Bàn giao kết quả đầy đủ: Gồm mã doanh nghiệp, mã sản phẩm, tài liệu hướng dẫn in mã vạch và tra cứu trên hệ thống GS1.

Dịch vụ này đặc biệt hữu ích trong mùa cao điểm sản xuất hoặc khi doanh nghiệp cần mã vạch gấp để ký hợp đồng phân phối.

Mã số mã vạch có bắt buộc không là vấn đề doanh nghiệp cần hiểu rõ trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Theo quy định hiện hành, mã vạch không bắt buộc với mọi hàng hóa, nhưng lại là điều kiện tiên quyết để tiếp cận các kênh phân phối hiện đại như siêu thị, sàn thương mại điện tử, chuỗi cửa hàng tiện lợi.

Ngoài ra, khi thực hiện truy xuất nguồn gốc, kiểm soát chất lượng, lưu thông nội địa hoặc xuất khẩu, mã số mã vạch sẽ trở thành công cụ bắt buộc. Vì vậy, thay vì chờ đến lúc bị yêu cầu mới bổ sung, doanh nghiệp nên chủ động đăng ký từ sớm để thuận tiện cho hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Nếu không nắm chắc quy trình, bạn có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ trọn gói để được tư vấn chính xác, hồ sơ đúng chuẩn và tiết kiệm thời gian – chi phí đáng kể.