Hướng dẫn cách lập định mức nguyên vật liệu cho doanh nghiệp sản xuất hiệu quả

Trong quá trình vận hành sản xuất, việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu luôn là bài toán sống còn với mọi doanh nghiệp. Nếu không có phương pháp quản lý khoa học, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng tiêu hao vượt mức, phát sinh lãng phí và khó xác định chính xác giá thành sản phẩm. Vì vậy, cách lập định mức nguyên vật liệu cho doanh nghiệp sản xuất trở thành một kỹ năng bắt buộc trong hệ thống quản trị nội bộ. Định mức không chỉ là cơ sở để mua hàng hợp lý mà còn giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, tính giá thành chính xác và nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước xây dựng định mức nguyên vật liệu sát với thực tế vận hành, phù hợp với từng ngành nghề, quy mô sản xuất và đặc điểm sản phẩm.

Định mức nguyên vật liệu là gì và vai trò trong sản xuất?

Khái niệm và mục đích lập định mức nguyên vật liệu

Định mức nguyên vật liệu là khối lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh theo yêu cầu kỹ thuật, bao gồm cả lượng hao hụt hợp lý trong quá trình sản xuất. Đây là một công cụ quản lý quan trọng giúp doanh nghiệp xác định lượng nguyên vật liệu cần thiết cho từng mặt hàng, từng công đoạn, từ đó lên kế hoạch cung ứng và sử dụng hiệu quả.

Mục đích của việc lập định mức là nhằm thiết lập một chuẩn mực chi phí đầu vào, giúp doanh nghiệp tránh sử dụng nguyên liệu vượt mức cho phép hoặc thiếu hụt ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Ngoài ra, định mức còn làm cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất, dự toán mua hàng, kiểm soát chi phí định kỳ và so sánh với mức thực tế để phát hiện chênh lệch.

Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính xác và hợp lý còn giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, đồng thời phục vụ tốt cho công tác kế toán quản trị, kiểm soát kho và nâng cao hiệu quả vận hành.

Vai trò trong tính giá thành và kiểm soát chi phí

Trong doanh nghiệp sản xuất, định mức nguyên vật liệu đóng vai trò cốt lõi trong việc tính giá thành sản phẩm. Bởi giá thành được cấu thành phần lớn từ chi phí nguyên vật liệu, nếu không xác định đúng định mức, doanh nghiệp sẽ khó dự đoán được lợi nhuận thực tế và rất dễ đưa ra mức giá bán sai lệch.

Việc sử dụng định mức còn giúp so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch, từ đó phát hiện bất thường trong tiêu hao nguyên liệu, gian lận trong nội bộ hoặc sai sót trong quy trình sản xuất. Đây là công cụ đắc lực giúp bộ phận kế toán và quản lý giám sát hiệu quả từng lô hàng, từng công đoạn hoặc từng dây chuyền sản xuất.

Ngoài ra, định mức là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng chính xác, tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và dòng tiền. Như vậy, định mức tiêu hao nguyên vật liệu không chỉ giúp quản lý nguyên vật liệu sản xuất hiệu quả, mà còn đảm bảo tính chính xác cho toàn bộ hệ thống kế toán chi phí.

Cách lập định mức nguyên vật liệu cho doanh nghiệp sản xuất

Phân tích bản vẽ kỹ thuật và quy trình sản xuất

Bước đầu tiên trong cách lập định mức nguyên vật liệu là phân tích chi tiết bản vẽ kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất của từng sản phẩm. Bản vẽ kỹ thuật sẽ giúp kỹ sư và bộ phận sản xuất xác định chính xác cấu trúc, kích thước, vật liệu cần dùng và các yêu cầu kỹ thuật cụ thể cho từng chi tiết.

Quy trình sản xuất thể hiện các công đoạn từ đầu vào đến sản phẩm hoàn chỉnh, từ đó xác định rõ nguyên vật liệu cần dùng ở mỗi giai đoạn. Việc nắm rõ quy trình cũng giúp nhận biết các điểm phát sinh hao hụt, tiêu hao, tổn thất hoặc điểm cần kiểm soát kỹ lưỡng về chi phí.

Phân tích đúng ở giai đoạn này giúp đảm bảo định mức nguyên vật liệu được lập ra không quá cao gây lãng phí, cũng không quá thấp khiến thiếu hụt và gián đoạn sản xuất. Đây là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí nguyên liệu hiệu quả ngay từ khâu thiết kế.

Xác định nguyên vật liệu chính – phụ theo từng công đoạn

Sau khi có bản vẽ kỹ thuật và quy trình sản xuất, doanh nghiệp cần tiến hành phân loại nguyên vật liệu chính và phụ tương ứng với từng công đoạn. Nguyên liệu chính thường là các vật liệu cấu thành sản phẩm (như thép, nhôm, nhựa…), còn nguyên liệu phụ có thể là vật tư đóng gói, chất phụ gia, keo dán, tem nhãn…

Việc phân tách này không chỉ giúp giảm lãng phí sản xuất mà còn hỗ trợ rõ ràng trong việc hoạch toán và theo dõi chi phí. Ngoài ra, xác định cụ thể nguyên liệu theo từng công đoạn còn giúp kiểm tra và tính toán được mức độ tiêu hao hợp lý, xác định được đâu là điểm nóng cần quản lý chặt chẽ.

Đối với mỗi công đoạn, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc: “một nguyên liệu – một tiêu chuẩn” để có cơ sở tính toán chính xác định mức, tránh việc nhập nhằng vật tư hoặc dùng sai nguyên liệu, gây ảnh hưởng đến chất lượng và giá thành sản phẩm.

Tính toán tỷ lệ hao hụt và xác lập định mức tiêu hao

Một yếu tố không thể thiếu trong cách lập định mức nguyên vật liệu là tính toán tỷ lệ hao hụt hợp lý trong từng công đoạn. Hao hụt có thể đến từ quá trình cắt gọt, chế biến, đóng gói hoặc vận chuyển nội bộ trong nhà máy. Mức hao hụt này cần được xác định dựa trên thực nghiệm hoặc thống kê sản xuất thực tế.

Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu lý tưởng để tạo ra sản phẩm và phần hao hụt hợp lý, doanh nghiệp tiến hành xác lập định mức tiêu hao – tức là tổng lượng vật tư cần thiết cho 1 đơn vị sản phẩm bao gồm cả hao phí kỹ thuật.

Việc xác lập này cần được thẩm định bởi các phòng ban liên quan như kỹ thuật, kế toán, quản lý sản xuất… và nên được định kỳ rà soát để điều chỉnh theo thay đổi về mẫu mã, máy móc, năng suất. Một định mức chính xác không chỉ phục vụ tốt cho kiểm soát chi phí nguyên liệu, mà còn tạo cơ sở cho việc xây dựng giá thành chuẩn, lập kế hoạch mua hàng và dự toán chi phí sản xuất.

Những sai sót thường gặp khi lập định mức nguyên vật liệu

Lập định mức không thực tế hoặc không cập nhật mẫu mã

Một trong những lỗi khi lập định mức phổ biến nhất là xây dựng định mức không bám sát thực tế sản xuất. Điều này thường xảy ra khi doanh nghiệp áp dụng các định mức mang tính ước lượng hoặc sao chép từ mẫu cũ mà không có cơ sở kỹ thuật hoặc số liệu đo lường cụ thể. Hậu quả là định mức quá cao gây lãng phí hoặc quá thấp dẫn đến thiếu hụt, buộc phải điều chỉnh liên tục trong quá trình vận hành.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp thường bỏ quên việc cập nhật định mức khi thay đổi mẫu mã sản phẩm, cải tiến kỹ thuật hoặc chuyển đổi công nghệ sản xuất. Một sản phẩm mới, dù chỉ thay đổi nhỏ về thiết kế hoặc vật liệu, cũng có thể kéo theo biến động lớn về tỷ lệ tiêu hao. Nếu không điều chỉnh định mức kịp thời, dữ liệu chi phí sẽ sai lệch, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá thành và đánh giá hiệu quả sản xuất.

Để hạn chế rủi ro này, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình rà soát định mức định kỳ và có cơ chế cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi trong sản xuất.

Thiếu phối hợp giữa kỹ thuật và kế toán quản trị

Việc tính sai định mức sản xuất còn bắt nguồn từ sự thiếu liên kết giữa các phòng ban – đặc biệt là giữa bộ phận kỹ thuật và kế toán quản trị. Kỹ thuật là đơn vị hiểu rõ quy trình, vật tư, thiết bị và tỷ lệ hao hụt, trong khi kế toán quản trị là đơn vị sử dụng dữ liệu để lập kế hoạch chi phí, tính giá thành và kiểm soát tài chính. Nếu hai bộ phận này làm việc rời rạc, thiếu quy trình phối hợp, định mức rất dễ bị sai lệch, không phản ánh đúng thực tế sản xuất.

Một số doanh nghiệp để bộ phận kỹ thuật lập định mức mà không có sự kiểm tra, đánh giá từ kế toán hoặc ban điều hành. Điều này dẫn đến tình trạng định mức mang tính lý tưởng, thiếu tính thực tiễn, hoặc ngược lại – bị làm chặt quá mức khiến chi phí bị ẩn, gây áp lực lên bộ phận sản xuất.

Giải pháp cho vấn đề này là xây dựng quy trình phối hợp chặt chẽ giữa kỹ thuật – sản xuất – kế toán quản trị trong quá trình xây dựng và phê duyệt định mức. Mỗi thay đổi về định mức cần có sự phê duyệt liên phòng ban và lưu vết lịch sử điều chỉnh. Điều này không chỉ giúp nâng cao độ chính xác của định mức mà còn đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm tra khi có biến động bất thường về chi phí sản xuất.

Giải pháp hỗ trợ lập định mức hiệu quả và tự động hóa quy trình

Áp dụng phần mềm để kiểm soát định mức nguyên liệu

Trong thời đại chuyển đổi số, việc ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất đang trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tự động hóa việc lập và kiểm soát định mức nguyên vật liệu. Thay vì tính toán thủ công hoặc theo dõi định mức bằng bảng Excel dễ sai sót, phần mềm sẽ hỗ trợ ghi nhận chi tiết từng loại nguyên vật liệu sử dụng theo từng công đoạn, từng sản phẩm và theo thời gian thực.

Các phần mềm hiện đại như ERP, MES hoặc phần mềm chuyên ngành sản xuất đều cho phép:

Lưu trữ định mức tiêu hao chuẩn theo từng mã hàng.

So sánh chi phí nguyên vật liệu thực tế so với định mức, cảnh báo chênh lệch.

Phân tích xu hướng tiêu hao theo thời gian, theo từng dây chuyền sản xuất.

Kết nối trực tiếp với kho vật tư và hệ thống mua hàng để kiểm soát tồn kho.

Việc áp dụng phần mềm còn giúp doanh nghiệp giảm đáng kể lãng phí sản xuất, đảm bảo tính minh bạch và đồng bộ giữa bộ phận sản xuất, kỹ thuật và kế toán. Đặc biệt, trong môi trường sản xuất quy mô lớn hoặc sản phẩm đa dạng, phần mềm giúp chuẩn hóa dữ liệu và hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời dựa trên thông tin chính xác.

Tích hợp định mức vào hệ thống kế toán quản trị nội bộ

Một giải pháp quan trọng khác giúp tối ưu hiệu quả là tích hợp định mức nguyên vật liệu vào hệ thống kế toán quản trị nội bộ. Việc này không chỉ phục vụ công tác ghi nhận chi phí mà còn giúp phân tích chi phí sản xuất theo từng sản phẩm, bộ phận hoặc dây chuyền một cách rõ ràng.

Khi định mức được kết nối trực tiếp với dữ liệu kế toán, doanh nghiệp sẽ dễ dàng:

Tính giá thành sản phẩm tự động dựa trên định mức tiêu hao và chi phí thực tế.

Lập ngân sách sản xuất sát với thực tiễn, từ đó kiểm soát chi phí theo kỳ.

Phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất giữa các bộ phận hoặc phân xưởng dựa trên mức tiêu hao chuẩn.

Đánh giá hiệu suất sử dụng nguyên vật liệu, phát hiện bất thường và kịp thời đưa ra cảnh báo.

Đặc biệt, trong môi trường sản xuất biến động cao về nguyên vật liệu hoặc có nhiều yếu tố rủi ro về lãng phí, việc tích hợp định mức với kế toán quản trị giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát toàn bộ vòng đời chi phí, từ kế hoạch đến thực tế và ra quyết định điều chỉnh phù hợp. Đây là bước quan trọng trong quá trình chuyên nghiệp hóa quản trị chi phí, hướng đến tối ưu lợi nhuận một cách bền vững.

Việc lập định mức nguyên vật liệu một cách bài bản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ lượng tiêu hao, giảm thiểu thất thoát, tối ưu quy trình sản xuất và đặc biệt là tính đúng giá thành sản phẩm – yếu tố quyết định lợi nhuận. Không chỉ là công cụ kỹ thuật, định mức còn đóng vai trò quan trọng trong quản trị tài chính và ra quyết định chiến lược. Để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần phối hợp giữa bộ phận kỹ thuật, kế toán và quản lý sản xuất, đồng thời ứng dụng phần mềm hoặc công cụ quản trị phù hợp. Nếu bạn đang muốn xây dựng một hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả, hãy bắt đầu từ việc tìm hiểu cách lập định mức nguyên vật liệu cho doanh nghiệp sản xuất một cách khoa học và cập nhật. Đây chính là nền tảng để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong dài hạn.