Trích lục khai sinh tại Nghệ An: Hướng dẫn chi tiết thủ tục và hồ sơ 2025

Bạn đang cần trích lục khai sinh tại Nghệ An để bổ sung hồ sơ nhập học, kết hôn, làm giấy tờ tùy thân hoặc thực hiện thủ tục hành chính nhưng chưa rõ cách thực hiện? Việc xin bản sao trích lục khai sinh tại Nghệ An không phức tạp nhưng vẫn dễ gặp vướng mắc nếu bạn không chuẩn bị đúng hồ sơ hoặc nộp sai cơ quan có thẩm quyền.
Hiện nay, người dân có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại UBND cấp xã, huyện hoặc đăng ký trực tuyến qua Cổng dịch vụ công. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp mà hồ sơ và quy trình sẽ có sự khác biệt. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ thông tin cần thiết, từ giấy tờ cần chuẩn bị, địa điểm nộp, thời gian giải quyết cho đến các lưu ý quan trọng trong từng bước. Hãy đọc kỹ để tránh sai sót và tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện thủ tục.

Trường hợp nào cần xin trích lục khai sinh tại Nghệ An?

Việc xin trích lục khai sinh tại Nghệ An không chỉ cần thiết khi làm lại giấy tờ bị mất mà còn xuất hiện trong rất nhiều thủ tục hành chính quan trọng trong đời sống. Trích lục khai sinh có thể được yêu cầu ở mọi cấp hành chính, nhưng phải đúng cơ quan có thẩm quyền lưu trữ hoặc liên thông dữ liệu hộ tịch.

Trích lục khai sinh thường được yêu cầu trong các trường hợp như:

Làm lại giấy khai sinh gốc đã mất, hỏng, thất lạc.

Làm thủ tục đăng ký hộ khẩu, căn cước công dân, hộ chiếu.

Bổ sung hồ sơ nhập học, thi cử, du học.

Làm hồ sơ kết hôn, ly hôn, nhận con nuôi.

Bổ sung giấy tờ trong thủ tục hành chính khác như bảo hiểm, thừa kế, khai tử.

Việc xác định đúng trường hợp cần trích lục sẽ giúp công dân chủ động chuẩn bị hồ sơ và tiết kiệm thời gian giải quyết.

Bản sao khai sinh sử dụng trong những thủ tục nào?

Bản sao hoặc trích lục khai sinh có thể sử dụng thay thế bản chính giấy khai sinh trong nhiều trường hợp, gồm:

Đăng ký kết hôn, ly hôn hoặc xác nhận tình trạng hôn nhân.

Xin cấp hộ chiếu, visa hoặc làm thủ tục xuất nhập cảnh.

Thủ tục nhập học, du học, xin học bổng trong và ngoài nước.

Thực hiện quyền thừa kế, nhận con nuôi, làm sổ đỏ, tách thửa.

Đăng ký thường trú, làm căn cước công dân, đổi giấy tờ tùy thân.

Mỗi thủ tục yêu cầu bản trích lục có thể khác nhau về loại (rút gọn hoặc đầy đủ), do đó nên hỏi rõ cơ quan tiếp nhận để chuẩn bị bản phù hợp.

Ai được phép xin trích lục cho người khác?

Không phải ai cũng có thể tự ý xin trích lục khai sinh của người khác. Theo Luật Hộ tịch 2014, những người sau có quyền xin thay:

Cha, mẹ, ông bà, con cháu, anh chị em ruột của người được trích lục.

Vợ hoặc chồng hợp pháp.

Người giám hộ hoặc đại diện theo pháp luật.

Người được ủy quyền bằng văn bản hợp lệ (có công chứng/chứng thực).

Khi xin thay, cần chuẩn bị các giấy tờ chứng minh mối quan hệ hoặc hợp đồng ủy quyền để tránh bị trả hồ sơ. Trường hợp xin cho người đã mất, cần kèm theo giấy chứng tử và các chứng từ xác minh thân nhân.

Hồ sơ xin trích lục khai sinh tại Nghệ An

Hồ sơ xin trích lục khai sinh tại Nghệ An không quá phức tạp nhưng phải chính xác và đầy đủ thông tin theo quy định để được xử lý nhanh chóng. Dưới đây là phân loại cụ thể theo đối tượng xin.

Trường hợp xin cho bản thân hoặc con ruột

Trường hợp người yêu cầu xin trích lục cho chính mình hoặc con ruột dưới 18 tuổi, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Tờ khai yêu cầu trích lục khai sinh (theo mẫu quy định – có thể lấy tại UBND hoặc tải trên Cổng DVC).

Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp.

Bản sao giấy khai sinh hoặc sổ hộ khẩu (nếu có) để đối chiếu thông tin.

Giấy khai sinh của con (nếu xin cho con) kèm CMND/CCCD của cha/mẹ.

Thông tin nơi đăng ký khai sinh gốc: xã/phường nào tại Nghệ An.

Các giấy tờ cần rõ thông tin, không tẩy xóa, và phải khớp với hồ sơ hộ tịch đã lưu tại cơ quan tiếp nhận.

Hồ sơ khi xin hộ hoặc ủy quyền

Khi người yêu cầu không trực tiếp đi nộp mà ủy quyền hoặc xin thay cho người khác (anh/chị/em, người thân, người đã mất), cần chuẩn bị thêm:

Tờ khai trích lục khai sinh ghi rõ mục đích xin và người được trích lục.

CMND/CCCD của người nộp và người được xin (bản sao có công chứng).

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ: sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng nhận giám hộ…

Văn bản ủy quyền hợp pháp có công chứng/chứng thực (nếu không phải thân nhân trực hệ).

Giấy chứng tử (nếu xin trích lục khai sinh cho người đã mất).

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu sổ gốc hoặc dữ liệu điện tử, sau đó cấp trích lục nếu hồ sơ đủ điều kiện.

Thủ tục xin trích lục khai sinh tại Nghệ An

Nơi nộp hồ sơ đúng thẩm quyền

Người dân sinh sống hoặc có giấy khai sinh gốc tại tỉnh Nghệ An có thể thực hiện xin trích lục khai sinh tại các cơ quan nhà nước sau, tùy vào từng trường hợp cụ thể:

UBND cấp xã/phường/thị trấn:

Trường hợp đăng ký khai sinh gốc tại xã/phường đó sau năm 2016 hoặc dữ liệu đã được cập nhật lên hệ thống hộ tịch điện tử.

Hồ sơ tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa của UBND xã, sau đó xử lý và trả kết quả trực tiếp tại địa phương.

UBND cấp huyện/thành phố:

Trường hợp khai sinh trước năm 2016, chưa có dữ liệu số hóa hoặc có yếu tố nước ngoài.

Trích lục khai sinh được cấp từ sổ hộ tịch lưu trữ tại Phòng Tư pháp huyện.

Sở Tư pháp tỉnh Nghệ An (trường hợp đặc biệt):

Với các yêu cầu trích lục mang yếu tố nước ngoài, sử dụng ra nước ngoài hoặc liên quan tới xác minh phức tạp.

📌 Lưu ý: Người dân nên liên hệ trước với UBND nơi đăng ký khai sinh ban đầu để xác minh dữ liệu đã được số hóa hay chưa, từ đó xác định đúng cấp có thẩm quyền xử lý.

Các bước thực hiện và thời gian xử lý

Quy trình xin trích lục khai sinh trực tiếp tại Nghệ An gồm 3 bước cơ bản:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Tờ khai theo mẫu quy định (có thể lấy tại nơi nộp hoặc tải online).

Bản sao CCCD/CMND hoặc hộ chiếu người yêu cầu.

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu xin hộ).

Văn bản ủy quyền (nếu người khác làm thay).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp tại Bộ phận Một cửa của UBND xã/huyện hoặc tại Sở Tư pháp (nếu có thông báo chuyển cấp).

Cán bộ tiếp nhận kiểm tra, hướng dẫn hoàn chỉnh nếu còn thiếu.

Bước 3: Nhận kết quả

Người dân sẽ nhận được phiếu hẹn hoặc biên nhận có thời gian cụ thể trả kết quả.

⏱️ Thời gian xử lý thông thường: từ 1 – 3 ngày làm việc nếu dữ liệu đã số hóa; 5 – 7 ngày nếu cần đối chiếu hồ sơ giấy cũ.

Hướng dẫn xin trích lục khai sinh online tại Nghệ An

Các cổng nộp hồ sơ trực tuyến hợp lệ

Hiện nay, Nghệ An đã áp dụng hệ thống hành chính công điện tử cho phép người dân nộp hồ sơ xin trích lục khai sinh online qua các kênh sau:

Cổng dịch vụ công tỉnh Nghệ An

Địa chỉ: https://dichvucong.nghean.gov.vn

Dành cho công dân có mã định danh cá nhân tại Nghệ An.

Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn

Hỗ trợ toàn quốc, liên thông dữ liệu hộ tịch với cấp xã/huyện tại Nghệ An.

📌 Lưu ý: Nộp online chỉ áp dụng cho trường hợp đã có dữ liệu điện tử hộ tịch, người dùng phải xác thực tài khoản qua CCCD, chữ ký số hoặc SIM định danh.

Các bước thao tác trực tuyến cụ thể

Các bước nộp hồ sơ xin trích lục khai sinh online tại Nghệ An như sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản dịch vụ công bằng CCCD, SIM định danh hoặc tài khoản ngân hàng đã định danh.

Bước 2: Truy cập mục “Hộ tịch” → Chọn “Cấp bản sao trích lục khai sinh”.

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin trong tờ khai điện tử:

Thông tin người yêu cầu

Thông tin người được cấp trích lục

Lý do yêu cầu và nơi nhận kết quả

Bước 4: Tải lên bản chụp CCCD/hộ chiếu và giấy tờ liên quan (nếu có).

Bước 5: Xác nhận, chọn hình thức nhận kết quả (trực tiếp hoặc qua bưu điện), và nộp hồ sơ.

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi mã hồ sơ để theo dõi tiến độ. Kết quả sẽ được thông báo qua email, tin nhắn hoặc tài khoản dịch vụ công.

Thời gian trả kết quả và lệ phí

Mất bao lâu để nhận kết quả?

Tùy vào hình thức nộp hồ sơ và tình trạng lưu trữ dữ liệu hộ tịch, thời gian trả kết quả xin trích lục khai sinh tại Nghệ An như sau:

Trường hợp hồ sơ đã được số hóa: 1 – 3 ngày làm việc.

Trường hợp phải tìm hồ sơ giấy (đăng ký trước 2016): 5 – 7 ngày làm việc.

Nộp online: Thời gian tương tự, tính từ khi cơ quan tiếp nhận xác minh hồ sơ hợp lệ.

Trong trường hợp hồ sơ cần xác minh bổ sung (thiếu thông tin, không khớp dữ liệu), thời gian xử lý có thể kéo dài thêm từ 2 – 5 ngày.

Người dân nên lưu lại mã hồ sơ và phiếu hẹn để tiện theo dõi và phản ánh nếu hồ sơ bị chậm.

Phí xin trích lục khai sinh tại Nghệ An theo quy định

Lệ phí trích lục khai sinh tại Nghệ An được áp dụng theo Thông tư liên tịch 85/2019/TT-BTC và quy định của HĐND tỉnh:

Cấp bản sao trích lục khai sinh: 8.000 – 15.000 đồng/lần (tùy cấp UBND)

Cấp trích lục bản sao khai sinh có yếu tố nước ngoài: 25.000 – 30.000 đồng/lần

Miễn lệ phí trong các trường hợp sau:

Trẻ em dưới 6 tuổi

Người có công với cách mạng

Người khuyết tật

Đồng bào dân tộc thiểu số thuộc hộ nghèo

📌 Người nộp hồ sơ online sẽ được thông báo mức lệ phí chính xác sau khi hồ sơ được duyệt, và có thể thanh toán trực tuyến hoặc nộp khi nhận kết quả

Lưu ý cần tránh khi xin trích lục khai sinh

Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại

Khi xin trích lục khai sinh tại Nghệ An, nhiều người gặp tình trạng bị cơ quan hộ tịch từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ vì các lỗi phổ biến sau đây:

Sai thông tin cá nhân trong tờ khai: Họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, họ tên cha mẹ không khớp với dữ liệu hộ tịch gốc.

Không có giấy tờ chứng minh mối quan hệ khi xin trích lục cho người khác (ví dụ: cha mẹ xin cho con nhưng không nộp giấy khai sinh con).

Giấy tờ tùy thân hết hạn hoặc không rõ ràng, bản sao không công chứng hợp lệ.

Ủy quyền không hợp lệ: văn bản ủy quyền thiếu chứng thực hoặc không đúng mẫu.

Nộp sai nơi có thẩm quyền: xin tại UBND không lưu trữ sổ gốc hoặc không liên thông dữ liệu.

Để tránh những lỗi này, người dân cần đọc kỹ hướng dẫn, chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ, đồng thời hỏi trước cơ quan hộ tịch nếu chưa chắc chắn về thông tin nào.

Kiểm tra thông tin trên bản sao trích lục

Sau khi nhận bản sao trích lục khai sinh, người dân cần kiểm tra kỹ các thông tin cá nhân như: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, họ tên cha mẹ.

Nếu phát hiện có sai sót, cần liên hệ ngay với cơ quan cấp trích lục để yêu cầu điều chỉnh, tránh ảnh hưởng đến các thủ tục tiếp theo như nhập học, đăng ký cư trú, cấp hộ chiếu,…

Ngoài ra, cần đảm bảo rằng bản trích lục có dấu đỏ của cơ quan có thẩm quyền, ngày cấp rõ ràng và đúng theo mẫu quy định. Việc giữ gìn bản sao sạch sẽ, không tẩy xóa cũng là yếu tố quan trọng đảm bảo giá trị pháp lý của giấy tờ này.

Câu hỏi thường gặp về trích lục khai sinh tại Nghệ An

Không có hộ khẩu Nghệ An có xin được không?

Câu trả lời là có, bạn vẫn có thể xin trích lục khai sinh tại Nghệ An nếu nơi đăng ký khai sinh gốc của bạn nằm tại địa bàn tỉnh này. Việc xin trích lục không phụ thuộc vào nơi cư trú hiện tại mà phụ thuộc vào nơi lưu trữ sổ hộ tịch gốc hoặc dữ liệu điện tử.

Trong trường hợp không còn hộ khẩu tại Nghệ An, bạn vẫn có thể:

Đến trực tiếp UBND cấp xã/huyện nơi trước đây đã đăng ký khai sinh để nộp hồ sơ.

Hoặc nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công nếu cơ sở hộ tịch đã số hóa dữ liệu.

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kèm theo giấy tờ tùy thân hợp lệ và tờ khai yêu cầu cấp trích lục. Nếu không chắc chắn nơi lưu trữ sổ khai sinh, bạn nên gọi điện trước tới UBND nơi nghi là đã đăng ký khai sinh để được hướng dẫn cụ thể.

Xin bản sao cho người đã mất có được không?

Theo quy định pháp luật hiện hành, người thân hoặc người có quyền, lợi ích liên quan hoàn toàn có thể xin bản sao trích lục khai sinh của người đã mất tại cơ quan hộ tịch nơi đăng ký khai sinh trước đây.

Các trường hợp phổ biến bao gồm:

Xin trích lục khai sinh để làm thủ tục khai tử, giải quyết di sản thừa kế.

Làm hồ sơ truy lĩnh chế độ bảo hiểm hoặc xác minh mối quan hệ huyết thống.

Hồ sơ xin trích lục khai sinh cho người đã mất cần có:

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người đã mất (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, di chúc,…).

CMND/CCCD người yêu cầu.

Văn bản ủy quyền nếu không phải người thừa kế trực tiếp.

Lưu ý, bạn vẫn cần nộp tại UBND cấp xã/huyện nơi đã cấp khai sinh gốc hoặc thông qua Cổng dịch vụ công nếu có liên thông dữ liệu điện tử.

Thực hiện trích lục khai sinh tại Nghệ An đúng cách sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh bị trả hồ sơ và có thể nhận kết quả nhanh chóng. Dù là làm cho bản thân, con cái hay người thân đã mất, chỉ cần chuẩn bị đúng giấy tờ và lựa chọn đúng nơi nộp hồ sơ, quá trình xử lý sẽ diễn ra suôn sẻ.
Với hướng dẫn chi tiết trong bài viết, hy vọng bạn đã nắm được những thông tin quan trọng nhất để chủ động thực hiện thủ tục này. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin cá nhân trước khi nộp và sử dụng dịch vụ hỗ trợ nếu bạn không có nhiều thời gian hoặc cần xử lý nhanh. Nếu còn thắc mắc về việc xin trích lục khai sinh tại Nghệ An, bạn có thể liên hệ với các cơ quan chức năng địa phương hoặc đơn vị pháp lý uy tín để được tư vấn cụ thể hơn.