Trích lục khai sinh tại Thành phố Hà Nội: Hướng dẫn chi tiết thủ tục 2025

Bạn đang cần trích lục khai sinh tại Thành phố Hà Nội để làm hồ sơ nhập học, kết hôn, xin cấp hộ chiếu hay giải quyết thủ tục hành chính nhưng chưa rõ quy trình, giấy tờ và nơi nộp hồ sơ? Việc xin trích lục khai sinh tưởng đơn giản nhưng nếu không nắm đúng quy định có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc mất nhiều thời gian xử lý. Nhất là trong năm 2025, nhiều thủ tục đã được cập nhật theo hướng số hóa, yêu cầu người dân cần nắm rõ hình thức nộp online và trực tiếp.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z các bước thực hiện trích lục khai sinh tại Hà Nội: ai được phép xin, cần chuẩn bị gì, thời gian bao lâu có kết quả và những lưu ý quan trọng để hồ sơ không bị chậm trễ. Hãy cùng tìm hiểu để quá trình xin trích lục khai sinh diễn ra nhanh chóng, hợp lệ và tiết kiệm công sức nhất.

Khi nào cần xin trích lục khai sinh tại Hà Nội?

Các trường hợp phổ biến cần dùng bản sao trích lục khai sinh

Trích lục khai sinh là một trong những giấy tờ hộ tịch quan trọng, được yêu cầu trong nhiều thủ tục hành chính và dân sự tại Hà Nội. Bạn sẽ cần nộp bản sao trích lục khai sinh khi làm các thủ tục như: đăng ký kết hôn, xin cấp hộ chiếu, xin cấp thẻ căn cước công dân lần đầu, nhập học cho con, chuyển trường, xin visa, làm hồ sơ nhận con nuôi, bổ sung hộ tịch… Ngoài ra, một số ngân hàng, công ty bảo hiểm hoặc cơ quan xuất nhập cảnh cũng yêu cầu cung cấp trích lục khai sinh để chứng minh mối quan hệ nhân thân hoặc xác minh lý lịch.

Trong trường hợp khai sinh gốc bị mất, việc xin trích lục khai sinh càng trở nên cần thiết để thay thế và bổ sung hồ sơ cho các cơ quan có thẩm quyền.

Trích lục khai sinh có thời hạn sử dụng không?

Hiện nay, theo quy định pháp luật, trích lục khai sinh không có thời hạn sử dụng cố định. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cơ quan, đơn vị hành chính yêu cầu bản sao trích lục khai sinh được cấp trong thời gian gần đây, thường không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

Lý do là vì thông tin hộ tịch có thể thay đổi do điều chỉnh hộ khẩu, cải chính hộ tịch, thay đổi tên,… Do đó, để tránh hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, người dân nên xin trích lục khai sinh mới khi cần nộp cho các thủ tục quan trọng hoặc có yếu tố nước ngoài. Đặc biệt, đối với các thủ tục hành chính tại Hà Nội như đăng ký hộ khẩu, làm giấy tờ cư trú, việc dùng bản trích lục khai sinh còn nguyên hiệu lực sẽ giúp tránh phải giải trình thêm.

Hồ sơ xin trích lục khai sinh tại Thành phố Hà Nội

Đối với cá nhân xin cho chính mình hoặc con

Nếu bạn là người trực tiếp xin trích lục khai sinh tại Thành phố Hà Nội cho bản thân hoặc con ruột chưa đủ 14 tuổi, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

Tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh (theo mẫu quy định)

Bản sao giấy tờ tùy thân còn hiệu lực của người yêu cầu (CMND/CCCD/hộ chiếu)

Giấy khai sinh bản gốc (nếu còn) hoặc thông tin chi tiết về năm sinh, nơi đăng ký khai sinh ban đầu

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu xin cho con: kèm theo bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh con)

Trường hợp người xin khai sinh hiện không cư trú tại Hà Nội nhưng đăng ký khai sinh gốc tại đây vẫn có thể làm hồ sơ và nộp tại cơ quan hộ tịch có thẩm quyền. Với các thủ tục đơn giản, bản sao sẽ được cấp ngay trong ngày hoặc trong vòng 3 ngày làm việc.

Trường hợp ủy quyền người khác thực hiện

Khi bạn không thể trực tiếp xin trích lục khai sinh tại Hà Nội, có thể ủy quyền cho người thân hoặc đơn vị dịch vụ thực hiện thay. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

Văn bản ủy quyền hợp lệ (có công chứng hoặc chứng thực tại UBND)

Giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (CMND/CCCD/hộ chiếu)

Tờ khai yêu cầu cấp trích lục khai sinh ghi rõ người yêu cầu là ai

Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu thực sự

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu xin cho con, người thân)

Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu thêm thông tin nếu hồ sơ chưa đủ rõ ràng. Do đó, khi làm thủ tục ủy quyền, nên ghi cụ thể mục đích xin trích lục và người nhận kết quả. Hình thức ủy quyền này thường được áp dụng trong các trường hợp người yêu cầu sinh sống xa Hà Nội hoặc bận công việc.

Quy trình xin trích lục khai sinh tại Hà Nội

Địa điểm nộp hồ sơ – cấp xã, cấp huyện hay Sở Tư pháp?

Tùy vào nơi đăng ký khai sinh ban đầu và mục đích sử dụng, người dân tại Hà Nội có thể lựa chọn một trong các cấp sau để nộp hồ sơ xin trích lục khai sinh:

UBND cấp xã, phường, thị trấn: Nơi đăng ký khai sinh trước đây, phù hợp với trường hợp người xin trích lục khai sinh đã đăng ký khai sinh tại địa phương đó và không thay đổi địa chỉ cư trú.

UBND cấp huyện: Tiếp nhận hồ sơ xin trích lục trong trường hợp không rõ nơi lưu trữ bản gốc, hoặc cần trích lục khai sinh cho công dân đã di chuyển nhiều nơi.

Sở Tư pháp TP. Hà Nội: Áp dụng với các trường hợp đặc biệt, công dân cần xin bản trích lục có giá trị pháp lý cao hơn, phục vụ mục đích quốc tế hoặc bổ sung hồ sơ đầu tư, di trú.

Việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ sẽ giúp tránh mất thời gian và đảm bảo kết quả được cấp đúng quy định. Để chắc chắn, bạn có thể gọi điện trước đến bộ phận một cửa hoặc truy cập Cổng dịch vụ công trực tuyến Hà Nội để tra cứu thông tin cơ quan tiếp nhận tương ứng.

Các bước nộp và nhận kết quả theo đúng quy định

Dưới đây là quy trình thực hiện xin trích lục khai sinh trực tiếp tại Hà Nội:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, gồm:

Tờ khai yêu cầu trích lục khai sinh (theo mẫu);

Bản sao CCCD/CMND của người yêu cầu;

Giấy ủy quyền (nếu không phải là người trực tiếp);

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người được trích lục (nếu là thân nhân xin thay).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại một trong các địa điểm đã liệt kê ở mục bên trên. Có thể nộp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (bộ phận một cửa) của UBND cấp xã, huyện, hoặc tại Sở Tư pháp nếu hồ sơ đặc biệt.

Bước 3: Chờ xử lý và nhận kết quả. Trong thời hạn từ 2 – 5 ngày làm việc, cán bộ hộ tịch sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu và cấp bản trích lục khai sinh có đóng dấu hợp lệ. Kết quả sẽ được trả trực tiếp hoặc chuyển phát đến địa chỉ đăng ký (nếu có nhu cầu).

Lưu ý: Người dân nên kiểm tra kỹ nội dung bản trích lục trước khi rời khỏi cơ quan cấp để kịp thời điều chỉnh nếu có sai sót.

Thủ tục xin trích lục khai sinh online tại Hà Nội

Đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Hà Nội

Hiện nay, công dân tại Hà Nội có thể thực hiện thủ tục trích lục khai sinh online thông qua hai cổng chính thức:

Cổng Dịch vụ công Quốc gia (https://dichvucong.gov.vn)

Cổng Dịch vụ công TP Hà Nội (https://dichvucong.hanoi.gov.vn)

Sau khi truy cập, người dùng cần:

Đăng ký/đăng nhập tài khoản cá nhân bằng mã số BHXH hoặc CCCD;

Xác thực tài khoản bằng OTP hoặc ký số (USB token, SmartCA);

Chọn dịch vụ công “Cấp bản sao trích lục khai sinh”;

Chọn cơ quan thực hiện (cấp xã, huyện hay Sở Tư pháp) tương ứng với nơi lưu trữ khai sinh gốc.

Việc đăng nhập đúng và khai báo đầy đủ giúp quá trình xử lý được rút ngắn và thuận tiện hơn khi nhận kết quả.

Các bước thực hiện hồ sơ trực tuyến

Sau khi đăng nhập thành công, thực hiện theo các bước sau để hoàn tất hồ sơ xin trích lục khai sinh online:

Bước 1: Điền thông tin theo mẫu điện tử

– Họ tên người được trích lục

– Nơi đăng ký khai sinh ban đầu

– Lý do xin trích lục

– Thông tin người yêu cầu (nếu khác người được trích lục)

Bước 2: Đính kèm giấy tờ theo yêu cầu

– Scan bản chụp CCCD/CMND

– Giấy ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu cần)

Bước 3: Gửi hồ sơ và chờ xác nhận

– Hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận qua email hoặc tài khoản cá nhân.

– Cơ quan xử lý sẽ kiểm tra, đối chiếu hồ sơ và tiến hành cấp bản sao.

Bước 4: Nhận kết quả

– Người dân có thể chọn: nhận kết quả tại nhà (qua bưu điện), nhận trực tiếp hoặc tải bản điện tử (nếu có hỗ trợ).

– Thời gian xử lý trung bình từ 2 – 4 ngày làm việc.

Việc xin trích lục khai sinh online tại Hà Nội giúp tiết kiệm thời gian, tránh phải di chuyển, đặc biệt phù hợp với người đang công tác xa hoặc có lịch trình bận rộn.

Thời gian, lệ phí và hình thức nhận kết quả

Bao lâu có kết quả? Có dịch vụ nhận tại nhà không?

Thời gian trả kết quả trích lục khai sinh tại Hà Nội thông thường là từ 01 – 03 ngày làm việc, tính từ ngày hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ. Trong một số trường hợp cần xác minh thêm thông tin, thời gian có thể kéo dài đến 05 ngày. Đối với hình thức nộp hồ sơ online, thời gian xử lý tương đương nhưng sẽ được thông báo qua email/SMS và có thể theo dõi trực tiếp trên Cổng dịch vụ công thành phố.

Người dân có thể lựa chọn nhận kết quả tại nhà thông qua dịch vụ chuyển phát. Khi đăng ký trực tuyến, chỉ cần tick chọn phương thức nhận kết quả qua bưu điện và cung cấp địa chỉ chính xác. Dịch vụ này giúp tiết kiệm thời gian đi lại, đặc biệt hữu ích với người ở xa hoặc bận rộn. Tuy nhiên, thời gian giao nhận qua bưu điện thường cộng thêm 1–2 ngày tùy khu vực.

Phí trích lục khai sinh theo quy định hiện hành

Theo Thông tư 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp trích lục khai sinh tại Thành phố Hà Nội như sau:

Tại UBND cấp xã/phường: 8.000 – 15.000 VNĐ/lần cấp

Tại UBND cấp huyện/quận (áp dụng nếu khai sinh tại đây): 20.000 – 25.000 VNĐ/lần cấp

Qua dịch vụ công trực tuyến: phí không đổi, cộng thêm phí chuyển phát (nếu có) từ 20.000 – 30.000 VNĐ

Một số nhóm đối tượng được miễn lệ phí gồm: người có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật,… theo quy định pháp luật.

Một số lưu ý quan trọng khi xin trích lục khai sinh

Trùng khớp thông tin, bản sao công chứng rõ nét

Khi nộp hồ sơ xin trích lục khai sinh tại Hà Nội, người dân cần đặc biệt lưu ý các giấy tờ đi kèm như CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, giấy ủy quyền (nếu nộp thay) phải có bản sao công chứng rõ ràng, không bị tẩy xóa hay mờ thông tin. Tên, ngày sinh, nơi sinh, thông tin cha mẹ trên giấy tờ hiện tại phải trùng khớp với dữ liệu trong hệ thống hộ tịch gốc.

Nếu có sai sót nhỏ như thiếu dấu, viết tắt hay địa danh không đầy đủ, cần làm đơn giải trình đính kèm để được xem xét xử lý. Trong nhiều trường hợp, sai thông tin dù nhỏ cũng sẽ bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu xác minh lại gây mất thời gian.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại

Một số lỗi phổ biến dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung:

Giấy tờ tùy thân không rõ ràng, hết hạn hoặc thiếu trang công chứng

Thiếu minh chứng quan hệ hợp pháp khi xin trích lục cho người khác

Thông tin trên tờ khai không khớp với giấy tờ đính kèm

Ủy quyền sai mẫu, thiếu xác nhận của cơ quan hoặc công chứng

Để tránh sai sót, người dân nên kiểm tra kỹ mọi thông tin trước khi nộp và, nếu cần, nên tham khảo mẫu hồ sơ hoặc nhờ tư vấn chuyên môn.

Câu hỏi thường gặp về trích lục khai sinh tại Thành phố Hà Nội

Có xin trích lục được cho người đã mất không?

Có. Người thân trong gia đình hoàn toàn có thể xin trích lục khai sinh cho người đã mất để phục vụ các mục đích như phân chia thừa kế, làm hồ sơ chuyển nhượng, truy nhận nguồn gốc, xác minh thông tin dân sự,… Điều kiện là người xin cấp phải có giấy tờ chứng minh quan hệ (CMND, giấy khai tử, hộ khẩu hoặc các giấy tờ pháp lý liên quan) và điền rõ lý do xin cấp.

Cơ quan tiếp nhận vẫn là UBND xã/phường nơi lưu trữ sổ hộ tịch hoặc nơi khai sinh gốc. Nếu không rõ nơi đăng ký ban đầu, người dân có thể tra cứu thông tin tại Sở Tư pháp hoặc qua dịch vụ hỗ trợ.

Người không có hộ khẩu Hà Nội có xin được không?

Có thể xin được, miễn là người cần xin trích lục khai sinh đã từng khai sinh tại địa bàn TP Hà Nội. Việc không có hộ khẩu tại Hà Nội không phải là trở ngại nếu nơi đăng ký khai sinh gốc vẫn lưu trữ tại các cơ quan hành chính thuộc TP.

Người dân ngoại tỉnh có thể:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã/huyện nơi lưu trữ sổ gốc

Nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công Hà Nội

Ủy quyền cho người thân hoặc đơn vị dịch vụ hỗ trợ xử lý

Trong mọi trường hợp, giấy tờ tùy thân, minh chứng quan hệ và lý do xin cấp cần được trình bày đầy đủ và rõ ràng để tránh bị từ chối hồ sơ.

Việc trích lục khai sinh tại Thành phố Hà Nội không chỉ giúp bạn bổ sung hồ sơ hành chính một cách hợp pháp mà còn là điều kiện cần trong nhiều giao dịch pháp lý như kết hôn, nhập học, xin hộ chiếu, chuyển hộ khẩu,… Với quy trình được số hóa dần qua Cổng Dịch vụ công, người dân có thể dễ dàng lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu của mình.
Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích giúp bạn thực hiện thủ tục xin trích lục khai sinh tại Hà Nội một cách nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian. Nếu còn băn khoăn về giấy tờ hoặc quy trình cụ thể, đừng ngần ngại tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo quyền lợi của bạn được bảo vệ đúng cách.