Hồ sơ đăng ký công ty kinh doanh xuất khẩu nông sản đầy đủ và chi tiết

Hồ sơ đăng ký công ty kinh doanh xuất khẩu nông sản là bước khởi đầu quan trọng để đưa sản phẩm nông nghiệp Việt Nam vươn ra thị trường quốc tế. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và nhu cầu thực phẩm sạch ngày càng tăng, việc thành lập một công ty chuyên xuất khẩu nông sản không chỉ mang lại cơ hội phát triển kinh tế mà còn góp phần khẳng định vị thế nông sản Việt trên thế giới. Tuy nhiên, không ít cá nhân và doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, nhất là khi phải tuân thủ các quy định pháp luật, lựa chọn mã ngành phù hợp, hoặc xin các loại giấy phép liên quan.

Việc nắm rõ những nội dung cần có trong hồ sơ sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót gây mất thời gian và chi phí. Từ các loại giấy tờ pháp lý, đến điều kiện thành lập, thủ tục hải quan, thuế, an toàn thực phẩm – tất cả đều cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Đặc biệt, với các sản phẩm nông sản đặc thù như trái cây tươi, gạo, cà phê, hồ tiêu… thì quy trình công bố chất lượng, kiểm dịch, hay truy xuất nguồn gốc càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Chính vì vậy, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng thành phần trong hồ sơ, hướng dẫn cách chuẩn bị đầy đủ và chính xác.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ biết được nên lựa chọn mô hình doanh nghiệp nào, đăng ký địa chỉ kinh doanh ra sao, và làm thế nào để tiết kiệm chi phí ban đầu mà vẫn đảm bảo đúng quy định. Nếu bạn đang tìm hiểu về lĩnh vực xuất khẩu nông sản, thì việc trang bị kiến thức từ khâu lập hồ sơ là một bước không thể thiếu.

Tổng quan về hồ sơ đăng ký công ty kinh doanh xuất khẩu nông sản tại Việt Nam

Khi quyết định thành lập công ty xuất khẩu nông sản tại Việt Nam, việc chuẩn bị đầy đủ và đúng hồ sơ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp có thể hoạt động hợp pháp, suôn sẻ. Hồ sơ đăng ký bao gồm các tài liệu cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của công ty và ngành nghề kinh doanh, cũng như các giấy tờ chứng nhận đủ điều kiện tham gia hoạt động xuất khẩu. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý, đồng thời tạo cơ hội thuận lợi trong việc xin giấy phép xuất khẩu và phát triển thị trường quốc tế.

Để đăng ký kinh doanh xuất khẩu nông sản, các hồ sơ cần có bao gồm: đơn đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê trụ sở, bản sao chứng minh nhân dân của người đại diện, cùng các giấy tờ khác theo yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền. Đặc biệt, hồ sơ đăng ký ngành nghề xuất khẩu cũng phải đảm bảo chính xác, phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.

Vì sao nên chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ thành lập công ty xuất khẩu nông sản?

Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ thành lập công ty xuất khẩu nông sản giúp đảm bảo công ty tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý của nhà nước. Khi hồ sơ hợp lệ, quá trình đăng ký doanh nghiệp sẽ diễn ra nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Đặc biệt, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ còn giúp doanh nghiệp dễ dàng xin các giấy phép cần thiết để xuất khẩu, tránh tình trạng bị từ chối, điều chỉnh hồ sơ hay chịu phạt hành chính.

Đối với các doanh nghiệp mới, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ còn giúp tạo dựng uy tín với đối tác, mở rộng cơ hội kinh doanh và phát triển bền vững.

Những rủi ro nếu thiếu sót hồ sơ khi đăng ký doanh nghiệp xuất khẩu

Thiếu sót trong hồ sơ đăng ký công ty xuất khẩu nông sản có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý và tài chính. Doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, kéo dài thời gian xét duyệt và làm tăng chi phí. Trong trường hợp nghiêm trọng, nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký có thể từ chối cấp giấy chứng nhận kinh doanh, khiến doanh nghiệp không thể hoạt động hợp pháp.

Ngoài ra, thiếu hồ sơ về các giấy phép xuất khẩu, kiểm dịch hoặc chứng nhận chất lượng có thể gây cản trở khi tiến hành xuất khẩu nông sản ra thị trường quốc tế. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị xử lý hành chính hoặc pháp lý.

Điều kiện cơ bản để mở công ty xuất khẩu nông sản hợp pháp

Để mở công ty xuất khẩu nông sản hợp pháp, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản về pháp lý, nhân sự và cơ sở hạ tầng. Việc tuân thủ các điều kiện này không chỉ giúp công ty hoạt động đúng quy định mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài trên thị trường quốc tế.

Điều kiện về người thành lập và trụ sở doanh nghiệp

Doanh nghiệp muốn thành lập công ty xuất khẩu nông sản phải đảm bảo các điều kiện cơ bản về người thành lập và trụ sở. Cụ thể:

Người thành lập công ty: Phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp. Người đại diện pháp luật cần có kinh nghiệm và kiến thức về ngành xuất khẩu nông sản.

Trụ sở công ty: Công ty cần có trụ sở hợp pháp, không được đặt tại chung cư (trừ trường hợp được cấp phép). Trụ sở cần có điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận hàng hóa, lưu kho và làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu, kiểm dịch nông sản.

Điều kiện về ngành nghề đăng ký kinh doanh xuất khẩu nông sản

Một điều kiện quan trọng khi mở công ty xuất khẩu nông sản là đăng ký đúng ngành nghề kinh doanh. Doanh nghiệp cần đăng ký ngành nghề phù hợp, ví dụ:

4632: Bán buôn thực phẩm (bao gồm cả nông sản).

5229: Dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng hóa.

1030: Chế biến và bảo quản rau quả.

Ngoài ra, nếu công ty xuất khẩu nông sản chế biến hoặc bảo quản trước khi xuất khẩu, cần có giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (ATTP) và giấy phép kiểm dịch thực vật từ các cơ quan có thẩm quyền.

Danh sách hồ sơ đăng ký thành lập công ty kinh doanh xuất khẩu nông sản

Việc thành lập công ty xuất khẩu nông sản đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Bộ hồ sơ này phải được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

Dưới đây là danh sách hồ sơ đăng ký thành lập công ty kinh doanh xuất khẩu nông sản, được chia theo hai nhóm chính: hồ sơ hành chính và hồ sơ pháp lý.

Hồ sơ hành chính nộp tại Sở KH&ĐT

Đây là nhóm giấy tờ có tính chất thủ tục hành chính, bắt buộc phải có trong mọi hồ sơ thành lập doanh nghiệp:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ.

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật đi nộp).

Thông tin về địa chỉ trụ sở chính: hợp đồng thuê văn phòng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu địa chỉ thuộc sở hữu công ty).

Tất cả giấy tờ phải được in rõ ràng, thống nhất thông tin và có chữ ký của người đại diện pháp luật. Hồ sơ có thể được nộp bản giấy hoặc bản điện tử tùy theo phương thức đăng ký (trực tiếp hay online).

Hồ sơ pháp lý về người đại diện, vốn, ngành nghề

Nhóm hồ sơ pháp lý liên quan đến tư cách thành lập doanh nghiệp, điều kiện về người góp vốn, ngành nghề kinh doanh:

Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật và các thành viên góp vốn.

Điều lệ công ty: quy định quyền, nghĩa vụ, tỷ lệ góp vốn, cơ cấu tổ chức…

Danh sách thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập: áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần.

Danh mục ngành nghề đăng ký: phải bao gồm mã ngành xuất khẩu nông sản và các ngành bổ trợ như bán buôn, vận tải, logistic…

Việc kê khai chính xác ngành nghề là yếu tố quyết định trong việc triển khai các hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Chi tiết từng loại giấy tờ cần chuẩn bị trong bộ hồ sơ

Để tránh thiếu sót và rút ngắn thời gian xét duyệt, doanh nghiệp cần hiểu rõ nội dung, hình thức và vai trò của từng giấy tờ trong bộ hồ sơ thành lập công ty. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng loại giấy tờ mà bạn cần chuẩn bị.

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu

Đây là biểu mẫu bắt buộc theo quy định của pháp luật, thể hiện ý chí thành lập doanh nghiệp của cá nhân/tổ chức.

Nội dung chính gồm:

Tên công ty dự kiến.

Địa chỉ trụ sở chính.

Ngành nghề đăng ký.

Loại hình doanh nghiệp (TNHH, CP…).

Thông tin người đại diện pháp luật.

Vốn điều lệ.

Biểu mẫu này cần điền chính xác, đầy đủ, có chữ ký tươi của người đại diện và kèm theo bản in gửi đến Sở KH&ĐT. Nếu đăng ký online, biểu mẫu phải đính kèm file PDF có chữ ký số.

Điều lệ công ty, danh sách thành viên góp vốn

Điều lệ công ty là văn bản quan trọng thể hiện cơ cấu hoạt động, quyền hạn và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông.

Nội dung chính bao gồm:

Tên và địa chỉ công ty.

Vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn.

Ngành nghề kinh doanh.

Cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng ban (nếu có).

Thể thức thông qua quyết định.

Danh sách thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập đi kèm, có ghi rõ thông tin cá nhân và tỷ lệ sở hữu. Tất cả các thành viên cần ký tên xác nhận trong danh sách này.

Giấy tờ tùy thân của cá nhân, CMND/CCCD hợp lệ

Mỗi cá nhân tham gia thành lập công ty (góp vốn, đại diện pháp luật) cần nộp bản sao y hợp lệ các loại giấy tờ sau:

Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực.

Giấy tờ phải được công chứng trong vòng 6 tháng gần nhất tính đến ngày nộp hồ sơ.

Ngoài ra, nếu có thành viên là tổ chức (doanh nghiệp, hiệp hội…), cần nộp thêm giấy phép đăng ký kinh doanh của tổ chức đó và văn bản cử người đại diện góp vốn.

Các giấy phép bổ sung cần thiết khi xuất khẩu nông sản ra nước ngoài

Khi doanh nghiệp xuất khẩu nông sản, ngoài giấy đăng ký kinh doanh và hợp đồng thương mại, còn cần bổ sung nhiều loại giấy phép chuyên ngành để đảm bảo sản phẩm đủ điều kiện thông quan và đáp ứng quy định của thị trường nhập khẩu. Những loại giấy tờ này thường tập trung vào chất lượng, an toàn thực phẩm và truy xuất nguồn gốc.

Giấy chứng nhận VSATTP cho cơ sở sơ chế, đóng gói

Đây là loại giấy phép bắt buộc nếu doanh nghiệp có nhà xưởng sơ chế, đóng gói nông sản để xuất khẩu. Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (VSATTP) được cấp bởi Sở Nông nghiệp & PTNT hoặc Chi cục Trồng trọt và BVTV.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra thực tế cơ sở sản xuất, đánh giá điều kiện vệ sinh, hệ thống bảo quản, quy trình sơ chế… Nếu đạt yêu cầu, giấy phép có hiệu lực 3 năm và cần gia hạn trước khi hết hạn để tiếp tục sử dụng cho các lô hàng xuất khẩu tiếp theo.

Giấy công bố sản phẩm, truy xuất nguồn gốc, mã số vùng trồng

Để nông sản được phép xuất khẩu chính ngạch, doanh nghiệp cần công bố chất lượng sản phẩm theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP và thực hiện truy xuất nguồn gốc rõ ràng. Các mặt hàng như thanh long, xoài, mít, sầu riêng… bắt buộc phải có:

Mã số vùng trồng (PUC)

Mã số cơ sở đóng gói (PAC)

Hồ sơ kiểm nghiệm, công bố sản phẩm theo từng loại

Các mã số này được cấp và quản lý bởi Cục Bảo vệ thực vật – Bộ NN&PTNT và là điều kiện không thể thiếu khi xuất sang Trung Quốc, Hàn Quốc, Úc, EU, Mỹ…

Chứng nhận mã số cơ sở đóng gói đạt chuẩn xuất khẩu

Cơ sở đóng gói nông sản xuất khẩu phải đăng ký mã số PAC và được kiểm tra định kỳ về vệ sinh, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình kiểm soát chất lượng. Nếu không đạt yêu cầu, cơ sở sẽ bị thu hồi mã số và không được xuất khẩu chính ngạch.

Việc đăng ký mã số PAC phải kèm theo giấy chứng nhận VSATTP, sơ đồ mặt bằng, bản mô tả quy trình kiểm tra chất lượng và cam kết truy xuất nguồn gốc. Đây là điều kiện tiên quyết nếu doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường xuất khẩu nông sản.

Thủ tục hoàn thiện hồ sơ pháp lý xuất khẩu nông sản với cơ quan chức năng

Sau khi có đầy đủ các chứng nhận VSATTP, công bố sản phẩm và mã số vùng trồng, doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện hồ sơ pháp lý để được phép xuất khẩu chính ngạch, đặc biệt là đối với các nước có yêu cầu kiểm dịch thực vật.

Đăng ký giấy phép tại Cục Bảo vệ thực vật – Bộ NN&PTNT

Cục Bảo vệ thực vật (BVTV) là đơn vị chủ quản trong việc cấp mã số vùng trồng và cơ sở đóng gói đạt chuẩn xuất khẩu. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

Đơn đăng ký cấp mã số

Sơ đồ vùng trồng hoặc cơ sở đóng gói

Bản cam kết áp dụng biện pháp quản lý dịch hại và truy xuất nguồn gốc

Kết quả kiểm tra thực địa do Chi cục BVTV tỉnh thực hiện

Sau khi được cấp mã số, doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin mã số tại hệ thống của Cục BVTV. Để giữ mã số hiệu lực, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm tra định kỳ và báo cáo tình trạng canh tác, xử lý sau thu hoạch theo yêu cầu từng thị trường.

Đăng ký tài khoản trên hệ thống hải quan, khai báo mã HS

Muốn xuất khẩu nông sản, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) do Tổng cục Hải quan quản lý. Đây là cổng thông tin điện tử phục vụ cho việc:

Khai báo hải quan

Khai mã HS sản phẩm (mã số hàng hóa quốc tế)

Nộp thuế, lệ phí, kiểm dịch và các chứng từ liên quan

Việc khai đúng mã HS (Harmonized System Code) sẽ giúp xác định chính xác mức thuế xuất khẩu, yêu cầu kiểm dịch và chính sách áp dụng cho từng loại hàng. Trường hợp khai sai có thể bị xử phạt, ách tắc hàng hóa hoặc thậm chí bị từ chối nhập khẩu tại cửa khẩu nước ngoài.

Vì vậy, hoàn thiện đầy đủ hồ sơ trên hệ thống hải quan là bước cuối cùng để lô hàng nông sản được phép xuất khẩu hợp pháp.

Quy trình nộp hồ sơ đăng ký công ty xuất khẩu nông sản qua mạng hoặc trực tiếp

Khi thành lập công ty xuất khẩu nông sản, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) theo hai hình thức: trực tiếp hoặc qua mạng. Dù chọn hình thức nào, quy trình vẫn yêu cầu đầy đủ hồ sơ pháp lý theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho cả hai phương thức.

Nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Để nộp hồ sơ online, bạn truy cập trang dangkykinhdoanh.gov.vn, tạo tài khoản đăng nhập bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh. Sau đó:

Chuẩn bị hồ sơ dưới dạng file PDF (giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, giấy tờ cá nhân…).

Ký số và gửi hồ sơ.

Theo dõi tiến trình xử lý qua tài khoản và nhận kết quả qua email.

Ưu điểm: tiết kiệm thời gian, không phải đi lại. Tuy nhiên, đòi hỏi bạn phải có thiết bị chữ ký số và nắm rõ quy trình kỹ thuật.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT

Hình thức nộp hồ sơ trực tiếp vẫn phù hợp với các cá nhân, tổ chức chưa quen thao tác online. Bạn cần in đầy đủ bộ hồ sơ, mang theo bản sao công chứng giấy tờ cá nhân và nộp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi công ty đặt trụ sở.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan chức năng sẽ cấp biên nhận và xử lý hồ sơ trong vòng 3–5 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và tiếp tục thực hiện các bước như khắc dấu, kê khai thuế…

Chi phí và thời gian xử lý hồ sơ đăng ký công ty xuất khẩu

Việc thành lập công ty xuất khẩu nông sản không quá tốn kém nhưng cần chuẩn bị trước một số khoản chi phí cố định và thực hiện đúng theo thời hạn để được cấp phép nhanh chóng.

Lệ phí nhà nước, chi phí khắc dấu, in hóa đơn

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng (nếu nộp trực tiếp) hoặc miễn phí nếu nộp online.

Lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng (bắt buộc).

Chi phí khắc dấu pháp nhân: dao động từ 300.000 – 500.000 đồng tùy chất liệu và thiết kế.

Chi phí in hóa đơn: nếu doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, chi phí khởi tạo dao động từ 500.000 – 2.000.000 đồng tùy nhà cung cấp phần mềm.

Tổng chi phí ban đầu dao động từ 1.000.000 – 2.500.000 đồng cho toàn bộ thủ tục đăng ký.

Thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký công ty xuất khẩu theo quy định là 3–5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu có sai sót, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo yêu cầu chỉnh sửa trong vòng 1–2 ngày làm việc.

Đối với hình thức nộp trực tuyến, bạn sẽ nhận được phản hồi qua email, còn nộp trực tiếp thì nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ. Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các thủ tục tiếp theo như khắc dấu, khai thuế ban đầu và mở tài khoản ngân hàng để sẵn sàng đi vào hoạt động.

Mẹo chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, tránh sai sót khi thành lập công ty xuất khẩu

Khi thành lập công ty xuất khẩu, việc chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp được cấp phép nhanh, không bị trả hồ sơ hay mất thời gian bổ sung. Dưới đây là một số mẹo hữu ích giúp bạn tránh sai sót trong quá trình đăng ký:

Kiểm tra thông tin cá nhân và pháp lý trước khi nộp hồ sơ

Trước khi nộp hồ sơ thành lập công ty, hãy kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của người đại diện pháp luật và các thành viên góp vốn:

CCCD/hộ chiếu phải còn hạn, thông tin trùng khớp trên mọi giấy tờ.

Không sử dụng giấy tờ photo mờ, thiếu dấu giáp lai khi nộp bản cứng.

Tên công ty không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác.

Đồng thời, kiểm tra ngành nghề xuất khẩu nông sản đã đúng mã ngành cấp 4 và có điều kiện kèm theo chưa (nếu có yêu cầu giấy phép xuất khẩu riêng).

Tư vấn dịch vụ thành lập công ty giúp hồ sơ chính xác và nhanh hơn

Sử dụng dịch vụ thành lập công ty xuất khẩu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa lỗi sai trong hồ sơ:

Được tư vấn đặt tên công ty, chọn ngành nghề chuẩn mã ngành.

Soạn hồ sơ đúng theo mẫu biểu mới nhất, đúng quy định của Sở KH&ĐT.

Hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến, khắc dấu, công bố thông tin, mở tài khoản.

Đặc biệt, với những người lần đầu khởi nghiệp hoặc không quen với thủ tục pháp lý, dịch vụ trọn gói là lựa chọn tối ưu, đảm bảo đúng pháp luật và ra giấy phép nhanh chóng.

Những lưu ý khi đăng ký hồ sơ công ty xuất khẩu nông sản năm 2025

Trong năm 2025, các quy định về đăng ký doanh nghiệp có thể tiếp tục được điều chỉnh, cập nhật theo hướng siết chặt ngành nghề xuất khẩu, an toàn thực phẩm và trách nhiệm pháp lý. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau khi nộp hồ sơ:

Cập nhật biểu mẫu mới, thay đổi từ cơ quan quản lý

Từ năm 2023 đến nay, nhiều địa phương đã áp dụng biểu mẫu điện tử mới theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Do đó, khi nộp hồ sơ thành lập công ty xuất khẩu, cần:

Tải đúng mẫu biểu mới nhất từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sử dụng đúng chữ ký điện tử (token) và nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử nếu bắt buộc.

Theo dõi thông báo từ Sở KH&ĐT địa phương để cập nhật quy trình mới.

Tránh dùng sai ngành nghề, thiếu thông tin về sản phẩm nông sản

Một lỗi thường gặp là đăng ký sai mã ngành hoặc thiếu thông tin mô tả sản phẩm nông sản cụ thể. Điều này dễ khiến:

Hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Gây khó khăn khi đăng ký giấy phép con như kiểm dịch, công bố sản phẩm.

Do đó, doanh nghiệp nên:

Chọn mã ngành đúng theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (ví dụ: 1030 – chế biến bảo quản rau quả).

Mô tả rõ ràng loại nông sản xuất khẩu, phương thức đóng gói, sơ chế.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hồ sơ đăng ký công ty xuất khẩu nông sản

Khi thành lập doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu nông sản, nhiều cá nhân và tổ chức gặp phải vướng mắc về điều kiện đăng ký, địa chỉ trụ sở, người đứng tên và các yêu cầu pháp lý khác. Dưới đây là phần giải đáp những câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến hồ sơ đăng ký công ty xuất khẩu nông sản.

Công ty không có kho hoặc nhà xưởng có đăng ký được không?

Có. Doanh nghiệp vẫn được đăng ký thành lập công ty xuất khẩu nông sản kể cả khi chưa có kho bãi hay nhà xưởng riêng. Pháp luật hiện hành không yêu cầu bắt buộc phải sở hữu cơ sở vật chất mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu công ty có nhu cầu xin giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm để xuất khẩu sản phẩm có nguồn gốc thực phẩm (trái cây, rau củ đóng gói,…) thì cần phải có kho đạt chuẩn hoặc hợp đồng thuê kho hợp pháp để phục vụ kiểm tra.

Khi hoạt động, doanh nghiệp có thể hợp tác với bên thứ ba để sử dụng kho ngoại quan, thuê kho lạnh hoặc dịch vụ logistics chuyên biệt, đáp ứng yêu cầu của từng thị trường xuất khẩu.

Cá nhân có được đứng tên mở công ty xuất khẩu không?

Có. Cá nhân hoàn toàn có thể đứng tên mở công ty xuất khẩu nông sản nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Người đứng tên làm đại diện pháp luật cần:

Từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự

Không bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp

Có giấy tờ tùy thân hợp lệ (CMND/CCCD/hộ chiếu)

Việc có chuyên môn về xuất khẩu, nông nghiệp là không bắt buộc khi đăng ký kinh doanh, tuy nhiên sẽ là lợi thế khi doanh nghiệp triển khai hoạt động thực tế và xin các loại giấy phép con liên quan (VSATTP, kiểm dịch thực vật, hồ sơ xuất xứ hàng hóa…).

Hồ sơ đăng ký công ty kinh doanh xuất khẩu nông sản không chỉ đơn thuần là thủ tục pháp lý, mà còn là nền móng cho hoạt động sản xuất – kinh doanh bền vững và hiệu quả. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác các giấy tờ cần thiết ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về pháp lý, dễ dàng kết nối với các đối tác nước ngoài, đồng thời đảm bảo uy tín trên thị trường quốc tế.

Trong thời kỳ hội nhập, ngành nông nghiệp Việt Nam đang có rất nhiều cơ hội mở rộng thị phần tại các quốc gia lớn như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, EU hay Mỹ. Nhưng để làm được điều đó, các công ty cần đầu tư bài bản từ quy trình pháp lý, xây dựng thương hiệu đến năng lực xuất khẩu.

Nếu bạn đang ấp ủ kế hoạch thành lập công ty xuất khẩu nông sản, thì đừng bỏ qua khâu chuẩn bị hồ sơ – vì đây chính là chiếc chìa khóa mở cánh cửa hội nhập. Hãy tìm hiểu kỹ từng nội dung, lựa chọn đơn vị tư vấn uy tín nếu cần thiết, và đặc biệt là đừng ngần ngại bắt đầu – vì cơ hội chỉ đến với những ai sẵn sàng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ để tự tin đưa doanh nghiệp của mình vươn xa.