Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán cho công ty du lịch

Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán cho công ty du lịch hiện đang được nhiều doanh nghiệp lữ hành, công ty du lịch quan tâm nhằm chỉnh sửa, tối ưu lại hệ thống tài chính – kế toán cho phù hợp với quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán hiện hành. Đặc thù ngành du lịch với nguồn thu đa dạng (tour trong nước, tour quốc tế, dịch vụ lưu trú, vận chuyển, vé tham quan…) cùng nhiều khoản chi phí linh hoạt, yêu cầu hệ thống kế toán phải cực kỳ chính xác, cập nhật và minh bạch.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, nhiều công ty du lịch gặp phải sai sót trong ghi nhận doanh thu – chi phí, thiếu chứng từ hợp lệ, chưa phân loại rõ nguồn thu hoặc không khớp giữa chi phí thực tế và hạch toán kế toán. Những sai sót này nếu không được phát hiện, chỉnh sửa kịp thời sẽ dẫn đến hệ lụy nghiêm trọng như bị phạt thuế, truy thu thuế hoặc giảm uy tín tài chính khi tham gia đấu thầu tour hoặc hợp tác quốc tế.

Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán chuyên nghiệp cho công ty du lịch ra đời nhằm giải quyết triệt để những vấn đề này: rà soát toàn bộ chứng từ, xác định lỗi sai, thiết lập lại hệ thống kế toán đúng chuẩn, tối ưu chi phí và đảm bảo an toàn pháp lý.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về quy trình làm lại sổ sách kế toán cho công ty du lịch, chi phí dịch vụ, thời gian thực hiện cũng như những lưu ý quan trọng cần nắm trước khi lựa chọn đơn vị hỗ trợ uy tín. Hãy cùng theo dõi nội dung sau để hiểu rõ hơn!

Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán cho công ty du lịch – Nhu cầu thiết yếu

Trong lĩnh vực du lịch, việc ghi nhận doanh thu và chi phí thường xuyên thay đổi theo mùa vụ, đặc điểm tour, và các chính sách ưu đãi liên kết. Chính vì vậy, nhiều công ty du lịch gặp khó khăn trong việc duy trì hệ thống sổ sách kế toán chuẩn xác, minh bạch và đúng quy định pháp luật. Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán cho công ty du lịch ra đời như một giải pháp tất yếu, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính tốt hơn, đồng thời đáp ứng được các yêu cầu thanh kiểm tra thuế.

Sổ sách kế toán trong ngành du lịch có những đặc thù riêng như ghi nhận doanh thu từng tour, từng đoàn khách, xử lý chi phí phát sinh liên quan đến vận chuyển, ăn ở, vé vào cổng, hướng dẫn viên, bảo hiểm du lịch,… Nếu việc ghi chép không rõ ràng, kế toán không nắm bắt đặc thù ngành nghề thì rất dễ xảy ra sai sót nghiêm trọng như hạch toán thiếu doanh thu, bỏ sót chi phí hợp lệ, hoặc khai sai thuế GTGT.

Dịch vụ chỉnh sửa sổ sách kế toán ngành du lịch giúp rà soát lại toàn bộ hệ thống chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, đối chiếu với các báo cáo đã nộp, từ đó thiết lập lại hệ thống kế toán tuân thủ đúng quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Việc này đặc biệt cần thiết khi công ty đã hoạt động lâu nhưng chưa từng kiểm toán hoặc thường xuyên thay đổi nhân sự kế toán.

Ngoài ra, khi công ty du lịch chuẩn bị mở rộng quy mô, tăng vốn, hoặc gọi vốn từ nhà đầu tư, thì bộ sổ sách minh bạch và nhất quán là điều kiện bắt buộc. Nhà đầu tư luôn muốn nhìn thấy khả năng sinh lời thực tế, kiểm soát chi phí tốt và tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp. Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán chính là bước đệm để doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch tài chính trước khi bước vào giai đoạn phát triển tiếp theo.

Tham khảo thêm: Khi nào doanh nghiệp cần làm lại sổ sách kế toán?

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ làm lại sổ sách kế toán cho công ty du lịch

Sử dụng dịch vụ làm lại sổ sách kế toán không chỉ giúp công ty du lịch khắc phục những sai sót tồn tại trong hệ thống kế toán cũ mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực. Trước hết, doanh nghiệp sẽ có một bộ báo cáo tài chính chính xác, phản ánh đúng thực trạng hoạt động và kết quả kinh doanh.

Dịch vụ này giúp phát hiện các khoản doanh thu chưa kê khai, chi phí bị bỏ sót hoặc chưa hạch toán đúng kỳ. Đặc biệt trong ngành du lịch, nhiều khoản thu chi diễn ra không tập trung (ví dụ: tour theo đoàn, thu hộ chi hộ), nên việc chuẩn hóa là rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro về thuế. Nếu không làm lại kịp thời, khi bị thanh tra thuế, công ty có thể bị truy thu, phạt nặng vì sai lệch sổ sách.

Một lợi ích khác là cải thiện khả năng vay vốn hoặc huy động tài chính. Các ngân hàng và đối tác tài chính luôn yêu cầu doanh nghiệp chứng minh dòng tiền, lợi nhuận và khả năng thanh toán qua báo cáo tài chính. Nếu sổ sách không minh bạch, hồ sơ vay vốn rất dễ bị từ chối hoặc bị hạn chế hạn mức tín dụng.

Cuối cùng, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp cũng giúp ban lãnh đạo yên tâm hơn trong việc ra quyết định chiến lược: nên tiếp tục tập trung vào thị trường outbound hay mở rộng nội địa, nên tăng đầu tư cho quảng bá hay cải thiện chất lượng dịch vụ. Khi kế toán đã rõ ràng, dòng tiền được theo dõi sát sao, công ty có thể phân bổ ngân sách hiệu quả hơn.

Rà soát doanh thu tour, dịch vụ lữ hành

Trong ngành du lịch, doanh thu không chỉ đến từ bán tour trọn gói mà còn đến từ dịch vụ lẻ: bán vé máy bay, khách sạn, dịch vụ thuê xe, tổ chức sự kiện… Khi làm lại sổ sách, kế toán cần rà soát lại hợp đồng tour, phiếu thu, bảng kê khách hàng, hóa đơn GTGT để đối chiếu với doanh thu đã ghi nhận. Nhiều trường hợp kế toán cũ chỉ ghi nhận phần doanh thu thu được từ khách hàng mà bỏ sót các khoản thu hộ – chi hộ hoặc hoa hồng từ đại lý cung cấp. Dịch vụ rà soát giúp phát hiện các khoản doanh thu bị ghi sai kỳ, sai loại tài khoản hoặc chưa kê khai thuế, từ đó điều chỉnh lại đúng chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật.

Chuẩn hóa chi phí vận chuyển, lưu trú, vé tham quan

Chi phí trong ngành du lịch có tính chất đa dạng, thường bao gồm chi phí thuê xe, mua vé máy bay, đặt phòng khách sạn, vé tham quan di tích, phí bảo hiểm, tiền công hướng dẫn viên… Những chi phí này thường bị hạch toán không đúng nội dung, hoặc bỏ sót do kế toán không tập hợp được đầy đủ chứng từ. Khi làm lại sổ sách, chuyên viên kế toán sẽ rà soát lại từng hợp đồng dịch vụ, phiếu chi, hóa đơn đầu vào và bảng kê của bộ phận điều hành tour. Từ đó, họ sẽ điều chỉnh lại các khoản chi phí chưa đúng hoặc bị ghi nhận sai kỳ kế toán. Ngoài ra, còn kiểm tra các khoản chi không đủ chứng từ để xác định có đủ điều kiện khấu trừ thuế hay không. Việc chuẩn hóa chi phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm thuế hợp lý, phản ánh đúng giá vốn và đảm bảo tính minh bạch khi kiểm toán hoặc gọi vốn.

Quy trình thực hiện dịch vụ làm lại sổ sách kế toán công ty du lịch

Việc làm lại sổ sách kế toán không chỉ là biện pháp khắc phục những sai sót trước đó, mà còn là bước đi cần thiết để đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ trong hồ sơ tài chính của doanh nghiệp. Với đặc thù hoạt động đa dạng như tổ chức tour, bán dịch vụ lữ hành, thuê xe, đặt phòng,… công ty du lịch thường gặp nhiều vấn đề trong việc ghi nhận và phân loại chi phí, doanh thu. Dưới đây là quy trình làm lại sổ sách kế toán du lịch giúp doanh nghiệp nắm rõ các bước cần thực hiện khi làm lại sổ sách kế toán để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định kế toán hiện hành.

Trước tiên, kế toán viên cần phối hợp với doanh nghiệp để đánh giá lại toàn bộ hồ sơ chứng từ đầu vào – đầu ra, từ đó phát hiện điểm sai lệch. Sau khi đã thu thập đủ dữ liệu, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành các bước chỉnh sửa sổ sách công ty du lịch, bắt đầu từ kiểm tra chứng từ, phân loại lại giao dịch, đến lập lại hệ thống sổ sách phù hợp theo chuẩn mực kế toán ngành du lịch. Dưới đây là 2 bước quan trọng nhất trong quy trình này:

Kiểm tra chứng từ, hợp đồng tour, phiếu thu chi

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình làm lại sổ sách kế toán du lịch là rà soát toàn bộ hồ sơ chứng từ kế toán. Đối với ngành du lịch, điều này bao gồm:

Hợp đồng tour với khách hàng và đối tác.

Phiếu thu – phiếu chi liên quan đến đặt cọc, thanh toán dịch vụ.

Hóa đơn chi phí vận chuyển, ăn ở, hướng dẫn viên, vé tham quan, bảo hiểm du lịch.

Các chứng từ ngân hàng: sao kê, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, lệnh chuyển khoản,…

Kế toán sẽ so sánh dữ liệu đã ghi sổ với chứng từ gốc để phát hiện sự chênh lệch, bỏ sót hoặc ghi nhận sai kỳ. Việc kiểm tra này đòi hỏi sự tỉ mỉ cao, bởi chỉ một hợp đồng tour thiếu thông tin cũng có thể khiến doanh thu bị bỏ sót hoặc không hợp lệ trong báo cáo tài chính. Các khoản chi không có chứng từ hợp lệ sẽ được phân loại và lưu ý để bổ sung hoặc loại trừ khỏi chi phí được khấu trừ.

Lập lại hệ thống sổ sách theo chuẩn kế toán ngành du lịch

Sau khi đã xác minh tính hợp lệ của chứng từ, kế toán sẽ bắt tay vào lập lại toàn bộ hệ thống sổ sách. Đối với công ty du lịch, sổ sách cần được xây dựng trên nguyên tắc:

Phân biệt rõ doanh thu từ từng loại dịch vụ (tour trong nước, tour quốc tế, thuê xe, đặt phòng…).

Ghi nhận chi phí đúng kỳ phát sinh, theo từng chương trình tour hoặc hợp đồng cụ thể.

Gắn kết doanh thu – chi phí với từng bộ phận: điều hành tour, marketing, bán hàng, hướng dẫn viên, kế toán nội bộ.

Hệ thống tài khoản kế toán sẽ được cấu trúc lại cho phù hợp với quy mô và mô hình hoạt động thực tế của công ty. Việc phân loại và chuẩn hóa sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết công nợ, bảng kê thu – chi… sẽ được thực hiện theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ (Thông tư 132 hoặc 200). Đồng thời, phần mềm kế toán (nếu có) sẽ được cập nhật dữ liệu đầu vào theo thông tin đã hiệu chỉnh, đảm bảo tính chính xác cho báo cáo tài chính năm. Đây là bước quan trọng để đưa sổ sách công ty du lịch trở về đúng chuẩn kế toán, phục vụ công tác kiểm toán, quyết toán thuế và gọi vốn đầu tư trong tương lai.

Chi phí dịch vụ làm lại sổ sách kế toán công ty du lịch

Chi phí làm lại sổ sách kế toán công ty du lịch phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như mức độ sai sót hiện tại, khối lượng chứng từ cần xử lý, số năm cần rà soát lại cũng như yêu cầu cụ thể từ phía doanh nghiệp. Thông thường, các công ty dịch vụ kế toán sẽ khảo sát thực tế hồ sơ trước khi báo giá chính thức.

Với các công ty du lịch nhỏ, lượng chứng từ không nhiều, thời gian rà soát chỉ từ 1 – 2 năm, mức chi phí dao động từ 8 triệu đến 15 triệu đồng. Trong khi đó, với những công ty có quy mô trung bình, số lượng tour nhiều, dữ liệu kế toán phức tạp thì chi phí có thể từ 20 triệu đến 50 triệu đồng hoặc hơn, đặc biệt khi phải xử lý tồn đọng từ nhiều năm hoặc cần chuẩn bị lại báo cáo tài chính để phục vụ thanh tra, kiểm toán hay gọi vốn.

Bảng giá dịch vụ kế toán du lịch cũng có thể linh hoạt theo hình thức cam kết trọn gói hoặc tính theo giờ. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ theo gói cố định, có cam kết kết quả và bảo hành sau khi chỉnh sửa; trong khi một số khác tính chi phí theo từng hạng mục công việc, ví dụ: kiểm tra chứng từ – 3 triệu, chỉnh sửa sổ cái – 5 triệu, lập lại báo cáo tài chính – 7 triệu…

Do đó, để tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ chứng từ sẵn có, hợp tác minh bạch với đơn vị cung cấp dịch vụ và yêu cầu bảng báo giá chi tiết theo từng giai đoạn thực hiện. Việc so sánh giá giữa các đơn vị khác nhau nên đi kèm với đánh giá về uy tín, năng lực xử lý chuyên sâu trong lĩnh vực du lịch.

Thời gian hoàn thiện làm lại sổ sách kế toán công ty du lịch

Thời gian làm lại sổ sách kế toán công ty du lịch phụ thuộc vào ba yếu tố chính: quy mô doanh nghiệp, khối lượng dữ liệu kế toán và mức độ sai sót hoặc thiếu hụt cần xử lý. Ngoài ra, tiến độ cũng phụ thuộc vào sự hợp tác kịp thời giữa doanh nghiệp và đơn vị kế toán thực hiện dịch vụ.

Thông thường, đối với các công ty du lịch nhỏ hoặc mới thành lập dưới 3 năm, thời gian để hoàn thiện lại toàn bộ sổ sách kế toán có thể dao động từ 7 đến 15 ngày làm việc. Trong khi đó, với những doanh nghiệp có hoạt động tour trong và ngoài nước đa dạng, chứng từ nhiều, báo cáo tài chính chưa khớp, thời gian xử lý có thể kéo dài từ 20 đến 30 ngày.

Tiến độ hoàn thành sổ sách công ty du lịch cũng bị ảnh hưởng nếu doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu chi kịp thời. Trường hợp phải phối hợp thêm với cơ quan thuế để xác nhận hóa đơn bỏ sót, điều chỉnh thuế GTGT thì thời gian có thể kéo dài thêm vài tuần.

Để đảm bảo đúng tiến độ, nên yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ lập kế hoạch thời gian cụ thể theo từng giai đoạn như:

Tuần 1: Thu thập – kiểm tra chứng từ

Tuần 2: Lập lại hệ thống sổ sách kế toán

Tuần 3: Rà soát báo cáo tài chính và trình ký duyệt

Tuần 4: Hoàn tất và bàn giao hồ sơ kế toán mới

Một số dịch vụ chuyên nghiệp còn cam kết thời gian cụ thể trong hợp đồng và chịu trách nhiệm nếu trễ tiến độ, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch thanh tra, kiểm toán hoặc giải trình tài chính nội bộ.

Lưu ý khi chọn đơn vị làm lại sổ sách kế toán công ty du lịch

Chọn đúng đơn vị làm lại sổ sách kế toán là yếu tố then chốt giúp công ty du lịch xử lý triệt để sai sót và đồng bộ sổ sách một cách chính xác, tiết kiệm thời gian. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp nên cân nhắc:

1. Ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm ngành du lịch:

Kế toán trong lĩnh vực du lịch đặc thù bởi có nhiều khoản chi phí tour, thanh toán quốc tế, hoàn hủy dịch vụ, v.v. Việc lựa chọn đơn vị đã từng xử lý sổ sách cho các công ty lữ hành sẽ giúp quá trình chỉnh sửa diễn ra mượt mà hơn.

2. Yêu cầu báo giá minh bạch, chi tiết:

Kinh nghiệm chọn dịch vụ kế toán ngành du lịch cho thấy doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá rõ ràng từng hạng mục (kiểm tra chứng từ, lập sổ cái, điều chỉnh công nợ, nộp báo cáo…). Tránh những đơn vị báo giá quá rẻ nhưng chất lượng không đảm bảo hoặc phát sinh chi phí sau này.

3. Kiểm tra năng lực kế toán trưởng phụ trách hồ sơ:

Đơn vị uy tín thường có đội ngũ kế toán trưởng phụ trách từng khách hàng cụ thể. Nên kiểm tra bằng cấp, kinh nghiệm của người phụ trách trước khi ký hợp đồng.

4. Hợp đồng phải có điều khoản bảo mật & trách nhiệm sau xử lý:

Thông tin doanh thu, lợi nhuận, công nợ… của doanh nghiệp du lịch cần được bảo mật tuyệt đối. Hợp đồng dịch vụ cần nêu rõ trách nhiệm nếu xảy ra rủi ro, sai sót hay bị phạt do điều chỉnh sai.

5. Ưu tiên đơn vị hỗ trợ tư vấn thêm về thuế, giải trình:

Nhiều công ty không chỉ cần chỉnh sửa sổ sách mà còn cần chuẩn bị giải trình khi quyết toán thuế. Đơn vị có hỗ trợ giải trình hoặc tư vấn thuế đi kèm sẽ mang lại lợi ích lâu dài.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ làm lại sổ sách kế toán công ty du lịch

Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán cho công ty du lịch là giải pháp chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lữ hành, du lịch tổ chức lại hệ thống kế toán tài chính một cách bài bản, minh bạch và đúng quy định pháp luật. Với đặc thù ngành du lịch phát sinh nhiều khoản thu chi phức tạp, việc làm lại sổ sách không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế mà còn tăng cường hiệu quả quản trị nội bộ, nâng cao uy tín trong mắt đối tác, khách hàng.

Qua bài viết, chúng tôi đã trình bày chi tiết các lợi ích khi sử dụng dịch vụ làm lại sổ sách cho công ty du lịch, quy trình thực hiện chuẩn hóa, chi phí hợp lý, thời gian xử lý nhanh chóng và các lưu ý quan trọng trong việc chọn đối tác dịch vụ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu chỉnh sửa hệ thống kế toán hoặc chuẩn bị quyết toán thuế, hãy lựa chọn ngay dịch vụ làm lại sổ sách kế toán chuyên nghiệp, uy tín để tối ưu hiệu quả tài chính và phát triển bền vững.

Chúc doanh nghiệp bạn luôn thành công và vận hành tài chính minh bạch, hiệu quả trong ngành du lịch đầy tiềm năng này!