Hướng dẫn làm hộ chiếu cho người đang ở nước ngoài

Hướng dẫn làm hộ chiếu cho người đang ở nước ngoài là nội dung được rất nhiều công dân Việt Nam tìm kiếm trong thời gian gần đây, đặc biệt là sau khi có nhiều thay đổi trong thủ tục hành chính năm 2025. Với sự phát triển của cộng đồng người Việt toàn cầu, nhu cầu xin cấp mới, cấp lại hộ chiếu tại nước ngoài ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, việc sinh sống ở quốc gia khác đôi khi gây ra trở ngại nhất định về mặt thông tin, biểu mẫu cũng như địa điểm thực hiện thủ tục. Chính vì vậy, việc có một bài viết tổng hợp, chi tiết và dễ hiểu là điều vô cùng cần thiết.

Bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt rõ ràng các thủ tục cần thiết khi làm hộ chiếu tại đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài. Bạn sẽ biết cần chuẩn bị những giấy tờ gì, nộp ở đâu, thời gian xử lý bao lâu, lệ phí thế nào, và phải lưu ý điều gì khi điền đơn. Đặc biệt, với những trường hợp làm hộ chiếu lần đầu, bị mất hộ chiếu hoặc có trẻ em đi cùng, các bước thực hiện sẽ có phần khác biệt. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp link nội bộ liên quan như: [Thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất], [Mẫu đơn trình báo mất hộ chiếu (TK05)], [Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a)]… để bạn dễ dàng tra cứu.

Hãy cùng bắt đầu với hướng dẫn cụ thể và chi tiết nhất về cách làm hộ chiếu cho người đang ở nước ngoài.

Đối tượng nào có thể làm hộ chiếu ở nước ngoài?

Làm hộ chiếu ở nước ngoài là quyền của nhiều công dân Việt Nam khi đang sinh sống, học tập, làm việc hoặc tạm thời lưu trú hợp pháp tại các quốc gia khác. Theo quy định hiện hành, các cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam (Đại sứ quán, Lãnh sự quán) có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cấp, đổi, cấp lại hộ chiếu cho công dân Việt Nam ở nước ngoài. Tuy nhiên, không phải ai cũng thuộc diện được giải quyết thủ tục này, mà phải thuộc một trong các nhóm đối tượng cụ thể dưới đây.

Công dân Việt Nam định cư, học tập, lao động hợp pháp ở nước ngoài

Những công dân Việt Nam đã được cấp giấy tờ hợp pháp về cư trú dài hạn tại nước sở tại như: thẻ cư trú, visa dài hạn, giấy phép lao động, giấy mời nhập học,… đều có quyền làm hộ chiếu tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Đây là nhóm đối tượng phổ biến nhất thực hiện thủ tục này. Thông thường, họ làm hộ chiếu mới do hết hạn, rách hỏng, hoặc cần bổ sung hộ chiếu để giải quyết thủ tục cư trú – xuất nhập cảnh. Người đang sinh sống lâu dài tại nước ngoài sẽ được hướng dẫn làm hộ chiếu tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán nơi gần nhất, tùy theo quốc gia và khu vực.

Người đang du lịch, công tác dài hạn và cần hộ chiếu mới hoặc cấp lại

Ngoài nhóm thường trú hoặc cư trú hợp pháp, những người đang đi du lịch, công tác, khám chữa bệnh hoặc học tập ngắn hạn cũng có thể được cấp lại hộ chiếu trong một số trường hợp đặc biệt. Ví dụ: bị mất hộ chiếu, bị hư hỏng không thể sử dụng, hoặc cần cấp mới để đáp ứng yêu cầu thị thực. Tuy nhiên, các đối tượng này phải chứng minh được lý do cấp bách và tình trạng lưu trú hợp pháp tại nước sở tại. Việc cấp lại hộ chiếu sẽ tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể và chính sách của cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam. Trong một số trường hợp khẩn, họ sẽ được cấp giấy thông hành để về nước thay vì hộ chiếu chính thức.

Hồ sơ xin cấp hộ chiếu tại cơ quan đại diện Việt Nam

Khi công dân Việt Nam đang sinh sống, làm việc hoặc học tập ở nước ngoài có nhu cầu làm hộ chiếu mới, họ có thể nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở quốc gia sở tại. Thủ tục này tuân theo quy định tại Luật Xuất nhập cảnh năm 2019 và các thông tư hướng dẫn của Bộ Công an, Bộ Ngoại giao. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế việc bị trả lại hồ sơ.

Các giấy tờ cơ bản cần chuẩn bị

Công dân Việt Nam cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau để nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu TK01: Có dán ảnh và chữ ký của người khai. Nếu là trẻ em dưới 14 tuổi, cần có chữ ký của cha/mẹ hoặc người giám hộ.

Ảnh chân dung: 04 ảnh cỡ 4x6cm, nền trắng, áo tối màu, không đeo kính màu, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.

Giấy tờ chứng minh quốc tịch và nhân thân: Có thể là hộ chiếu cũ (nếu còn), giấy khai sinh, chứng minh nhân dân/căn cước công dân (bản sao công chứng hoặc bản chụp có đối chiếu với bản chính).

Giấy tờ cư trú hợp pháp tại nước ngoài: Như visa còn hiệu lực, thẻ cư trú, giấy tạm trú, giấy tờ chứng minh đang học tập/làm việc tại nước sở tại.

Trường hợp mất hộ chiếu: Phải nộp thêm mẫu đơn trình báo mất hộ chiếu TK05, cùng với văn bản xác nhận từ cơ quan công an nước sở tại (nếu có).

Lưu ý: Một số cơ quan đại diện có thể yêu cầu bản dịch công chứng tiếng Việt nếu giấy tờ gốc là ngoại ngữ. Vì vậy, người nộp cần liên hệ trước để kiểm tra yêu cầu cụ thể.

Hướng dẫn điền tờ khai TK01 – TK05 đúng chuẩn

Tờ khai TK01 (Dùng khi xin cấp hộ chiếu lần đầu hoặc cấp lại còn hộ chiếu cũ):

Mục họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán: Ghi theo giấy khai sinh hoặc CCCD. Viết bằng chữ in hoa, không dấu.

Mục số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp: Ghi đúng theo bản gốc.

Địa chỉ cư trú hiện tại: Ghi rõ địa chỉ đang cư trú tại nước ngoài, kèm tên quốc gia.

Lý do đề nghị cấp hộ chiếu: Tích chọn “Cấp mới”, “Cấp lại do hết hạn”, hoặc “Cấp lại do hộ chiếu bị hỏng” tương ứng.

Mục xác nhận: Ký tên và dán ảnh đúng vị trí.

Tờ khai TK05 (Dùng khi bị mất hộ chiếu):

Thông tin cá nhân: Ghi đầy đủ và chính xác như trên hộ chiếu cũ.

Thông tin về hộ chiếu bị mất: Số hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp (nếu nhớ). Nếu không nhớ rõ, ghi “Không nhớ”.

Thời gian, địa điểm mất hộ chiếu: Ghi ngày/tháng/năm và tên quốc gia, thành phố nơi xảy ra việc mất hộ chiếu.

Lý do mất: Ghi trung thực, rõ ràng (ví dụ: bị mất do bất cẩn, bị trộm cắp…).

Cam kết và ký tên: Người khai phải ký xác nhận trung thực và chịu trách nhiệm về nội dung khai báo.

Cả hai mẫu TK01 và TK05 đều cần được nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện (nếu cơ quan đại diện cho phép). Trước khi nộp, nên kiểm tra kỹ với website chính thức của Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán để cập nhật mẫu mới và yêu cầu cụ thể của từng quốc gia.

Nơi nộp hồ sơ làm hộ chiếu tại nước ngoài

Việc làm hộ chiếu cho công dân Việt Nam đang sinh sống, học tập hoặc làm việc ở nước ngoài được thực hiện tại các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam. Hiện nay, người dân có thể lựa chọn giữa hai hình thức: nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Mỗi cách thức đều có quy trình và điều kiện riêng, người làm hộ chiếu cần nắm rõ để tránh sai sót trong quá trình nộp hồ sơ và rút ngắn thời gian xử lý.

Nộp trực tiếp tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam

Nộp trực tiếp là phương thức phổ biến và được khuyến khích sử dụng trong hầu hết các trường hợp. Công dân Việt Nam khi đến trực tiếp cơ quan đại diện (Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán) sẽ được cán bộ hướng dẫn kiểm tra hồ sơ, chụp ảnh và lấy dấu vân tay nếu cần. Phương thức này phù hợp với những người có đủ điều kiện đi lại, đồng thời muốn nhận kết quả nhanh hơn.

Lưu ý, trước khi đến nộp hồ sơ, người dân nên liên hệ trước để đặt lịch hẹn và kiểm tra yêu cầu riêng của từng cơ quan (vì có thể khác nhau giữa các quốc gia và vùng lãnh sự). Khi đi nộp cần mang đầy đủ giấy tờ như mẫu tờ khai TK01a, bản sao giấy khai sinh, hộ chiếu cũ (nếu có), ảnh chân dung đúng chuẩn và các giấy tờ chứng minh cư trú hoặc hợp pháp tại nước sở tại.

Gửi hồ sơ qua bưu điện – điều kiện và lưu ý

Nếu không thể đến nộp trực tiếp, người dân có thể lựa chọn gửi hồ sơ qua bưu điện đến Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam. Tuy nhiên, hình thức này thường chỉ áp dụng cho những trường hợp đã từng được cấp hộ chiếu trước đó và thông tin nhân thân không thay đổi.

Người gửi hồ sơ qua bưu điện cần đảm bảo các điều kiện: mẫu tờ khai đã điền đầy đủ và ký tên, ảnh chân dung đúng quy định, bản sao giấy tờ cần thiết (giấy khai sinh, hộ chiếu cũ, giấy xác nhận cư trú hoặc thẻ thường trú tại nước ngoài). Ngoài ra, người dân cần gửi kèm phong bì có dán tem, ghi rõ địa chỉ nhận hộ chiếu sau khi được cấp lại. Một số cơ quan đại diện còn yêu cầu hồ sơ có công chứng hoặc xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền tại nơi cư trú.

Hình thức này thuận tiện cho người ở xa hoặc không có điều kiện đến trực tiếp, tuy nhiên cần kiểm tra kỹ thông tin và chuẩn bị hồ sơ chính xác để tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian cấp phát.

Chi phí và thời gian làm hộ chiếu ở nước ngoài

Khi làm hộ chiếu tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài, người dân cần nắm rõ hai yếu tố quan trọng: chi phí phải nộp và thời gian xử lý hồ sơ. Việc nắm rõ những thông tin này giúp người làm hộ chiếu chủ động chuẩn bị và sắp xếp công việc hợp lý, tránh các phát sinh không cần thiết. Dưới đây là cập nhật mới nhất về lệ phí và thời gian xử lý theo quy định hiện hành áp dụng từ năm 2025.

Mức lệ phí cấp hộ chiếu năm 2025 theo Thông tư mới

Theo Thông tư số 25/2023/TT-BTC có hiệu lực từ đầu năm 2025, lệ phí cấp hộ chiếu khi thực hiện ở nước ngoài có thể khác nhau tùy từng Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại từng quốc gia. Tuy nhiên, một số mức phổ biến bao gồm:

Cấp hộ chiếu phổ thông mới: khoảng 70 – 100 USD tùy từng khu vực.

Cấp lại hộ chiếu do mất, hỏng, hết hạn: từ 100 – 120 USD.

Cấp hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi: khoảng 50 – 70 USD.

Trường hợp cần hộ chiếu khẩn hoặc xử lý nhanh: có thể cộng thêm 20 – 40 USD phí dịch vụ.

Lệ phí này thường được niêm yết công khai tại trang web hoặc bảng thông báo tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán. Người dân nên kiểm tra kỹ để chuẩn bị đủ chi phí, tránh bị thiếu hoặc phải đi lại nhiều lần. Ngoài ra, các khoản phí nộp thường chỉ chấp nhận bằng tiền USD hoặc nội tệ theo tỷ giá quy định tại quốc gia sở tại.

Thời gian xử lý hồ sơ – cấp mới và cấp lại

Thời gian xử lý làm hộ chiếu ở nước ngoài phụ thuộc vào từng trường hợp và khu vực lãnh sự:

Cấp mới hộ chiếu phổ thông: trung bình từ 5 – 10 ngày làm việc, không tính thời gian gửi bưu điện nếu chọn nhận qua đường chuyển phát.

Cấp lại hộ chiếu bị mất hoặc hết hạn: thường kéo dài hơn, từ 7 – 15 ngày làm việc, do phải xác minh thông tin và làm rõ tình trạng cũ.

Trường hợp cần hộ chiếu gấp: nếu có lý do chính đáng (bệnh nặng, công tác đột xuất), có thể làm đơn xin xử lý nhanh, thời gian có thể rút ngắn còn 2 – 3 ngày.

Một số cơ quan đại diện có thể tiếp nhận hồ sơ qua bưu điện nhưng thời gian xử lý sẽ kéo dài hơn từ 3 – 5 ngày so với nộp trực tiếp. Để tránh chậm trễ, người dân nên làm hồ sơ sớm trước khi cần sử dụng hộ chiếu ít nhất 2–3 tuần, đặc biệt vào thời điểm cao điểm như mùa hè hoặc Tết Nguyên đán.

Một số lưu ý quan trọng khi làm hộ chiếu ở nước ngoài

Khi sinh sống, học tập, làm việc hoặc du lịch tại nước ngoài, việc xin cấp hộ chiếu mới, cấp lại hoặc đổi hộ chiếu là điều không hiếm gặp. Tuy nhiên, để quy trình diễn ra suôn sẻ và không bị trả hồ sơ, công dân Việt Nam cần lưu ý một số điểm quan trọng. Đầu tiên là chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hợp lệ như CMND/CCCD, giấy khai sinh, hộ khẩu, hộ chiếu cũ (nếu có) cùng mẫu tờ khai theo quy định. Việc kê khai thông tin cần trung thực, rõ ràng và khớp với dữ liệu lưu trữ tại Việt Nam.

Bên cạnh đó, cần nắm rõ thời gian tiếp nhận và xử lý hồ sơ của cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại (Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán). Việc đặt lịch hẹn, mang theo ảnh đúng chuẩn ICAO và lưu giữ các giấy biên nhận, phiếu hẹn là cực kỳ quan trọng.

Nếu có sự thay đổi về thông tin cá nhân (họ tên, nơi cư trú, tình trạng hôn nhân…), nên bổ sung giấy tờ hợp lệ chứng minh trước khi nộp hồ sơ để tránh phải bổ sung sau. Đặc biệt, cần lưu ý rằng việc xin cấp hộ chiếu ở nước ngoài có thể yêu cầu xác minh từ cơ quan trong nước, nên thời gian xử lý sẽ lâu hơn bình thường.

Trường hợp cần xác nhận quốc tịch hoặc giấy tờ bổ sung

Trong một số trường hợp, công dân Việt Nam ở nước ngoài sẽ được yêu cầu bổ sung giấy tờ để xác minh quốc tịch, đặc biệt nếu đã nhập quốc tịch khác, từng bị mất quốc tịch, hoặc có dấu hiệu sai lệch giấy tờ nhân thân. Cơ quan đại diện ngoại giao có thể yêu cầu nộp thêm bản sao hộ khẩu, giấy xác nhận công dân, bản trích lục giấy khai sinh hoặc văn bản từ cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam xác minh tình trạng quốc tịch.

Việc xác minh quốc tịch sẽ khiến thời gian xử lý kéo dài, thường cần sự phối hợp giữa Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và chính quyền địa phương. Người nộp hồ sơ nên chuẩn bị trước các giấy tờ liên quan và liên hệ với cơ quan đại diện để được tư vấn cụ thể.

Cách liên hệ để được hỗ trợ khẩn cấp

Trong trường hợp cần làm hộ chiếu gấp do bị mất, hết hạn mà sắp đến hạn di chuyển, công dân có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại. Các kênh liên hệ bao gồm số điện thoại khẩn cấp, email lãnh sự, hoặc hệ thống đặt lịch hẹn trực tuyến (nếu có).

Người dân nên trình bày rõ lý do cần hỗ trợ khẩn cấp và chuẩn bị sẵn các giấy tờ liên quan như vé máy bay, thư xác nhận công việc, giấy tờ nhập học… Nếu đầy đủ lý do và giấy tờ hợp lệ, cơ quan đại diện có thể xem xét cấp giấy thông hành hoặc hộ chiếu tạm thời trong thời gian ngắn để phục vụ nhu cầu di chuyển gấp.

Hướng dẫn làm hộ chiếu cho người đang ở nước ngoài không chỉ đơn thuần là liệt kê thủ tục, mà còn là cầu nối giúp công dân Việt Nam dễ dàng giữ vững quyền lợi công dân khi sống xa Tổ quốc. Trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc có một hộ chiếu hợp lệ là vô cùng quan trọng đối với mọi hoạt động hợp pháp ở nước ngoài: đi lại, làm việc, học tập, bảo lãnh thân nhân…

Hy vọng thông tin trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ các bước cần thực hiện, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện thủ tục hộ chiếu tại nước ngoài. Hãy đảm bảo bạn điền đơn chính xác, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và liên hệ đúng nơi để tránh sai sót.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn hoặc cần xử lý nhanh trong trường hợp mất hộ chiếu, có thể tham khảo thêm các link nội bộ như: “Mẫu đơn trình báo mất hộ chiếu (TK05)”, “Hướng dẫn cấp hộ chiếu khẩn từ nước ngoài” hay “Tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a)”. Chúc bạn thực hiện thủ tục thành công và thuận lợi trong mọi hành trình phía trước!