Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a)

Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) là một trong những biểu mẫu hành chính quan trọng đối với các gia đình có nhu cầu làm hộ chiếu cho con dưới 14 tuổi. Việc hiểu rõ cách điền mẫu, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan và tuân thủ đúng thủ tục pháp lý không chỉ giúp quá trình làm hộ chiếu diễn ra thuận lợi mà còn tránh được những phiền toái phát sinh như bị yêu cầu bổ sung, từ chối hồ sơ hoặc mất thời gian làm lại từ đầu.

Tờ khai TK01a được ban hành theo Thông tư số 73/2021/TT-BCA và hiện đang áp dụng trên phạm vi toàn quốc. Đây là biểu mẫu bắt buộc cho trẻ em dưới 14 tuổi chưa có CCCD gắn chip và không thể tự thực hiện thủ tục xin cấp hộ chiếu. Trong mẫu, cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp sẽ là người kê khai và ký xác nhận thông tin của trẻ.

Rất nhiều người gặp khó khăn khi điền tờ khai do chưa nắm rõ quy định, thiếu tài liệu hướng dẫn chuẩn hoặc điền sai cấu trúc hành chính. Chính vì vậy, bài viết này sẽ đóng vai trò như một cẩm nang chi tiết giúp bạn hiểu rõ cách điền mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a), cách nộp hồ sơ và các lưu ý cần thiết.

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cụ thể các phần trong mẫu tờ khai TK01a và cách điền sao cho đúng quy định nhé.

Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) dùng khi nào?

Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) là biểu mẫu hành chính bắt buộc theo quy định của Bộ Công an khi làm hộ chiếu phổ thông cho trẻ em Việt Nam dưới 14 tuổi. Việc sử dụng mẫu TK01a là một phần không thể thiếu trong quá trình đăng ký hộ chiếu, đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ thông tin cá nhân của trẻ cũng như người đại diện hợp pháp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ mẫu tờ khai này được dùng trong trường hợp nào, áp dụng cho ai, và cần lưu ý gì khi điền mẫu.

Dưới đây là phân tích chi tiết về đối tượng áp dụng và các tình huống cụ thể cần sử dụng mẫu TK01a, giúp phụ huynh chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, tránh tình trạng hồ sơ bị trả về hay mất thời gian làm lại nhiều lần.

Đối tượng áp dụng mẫu TK01a

Mẫu TK01a được áp dụng cho trẻ em Việt Nam chưa đủ 14 tuổi khi làm hộ chiếu phổ thông lần đầu hoặc xin cấp lại do mất, hỏng, hết hạn. Theo quy định mới nhất từ Bộ Công an, trẻ em dưới 14 tuổi không đủ điều kiện ký tên, do đó việc kê khai thông tin trong tờ khai phải do cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp thực hiện.

Cụ thể, các đối tượng sử dụng mẫu TK01a bao gồm:

Trẻ em sinh ra tại Việt Nam chưa từng có hộ chiếu.

Trẻ em đã có hộ chiếu nhưng bị mất hoặc hỏng cần xin cấp lại.

Trẻ em có hộ chiếu nhưng muốn làm hộ chiếu riêng, không chung với cha/mẹ.

Trường hợp trẻ em xin cấp hộ chiếu để đi du học, đoàn tụ gia đình, chữa bệnh hoặc mục đích cá nhân khác có nhu cầu ra nước ngoài.

Lưu ý: Người kê khai mẫu TK01a phải có giấy tờ chứng minh là cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp của trẻ (giấy khai sinh, quyết định giám hộ…).

Trường hợp cần sử dụng mẫu TK01a

Mẫu TK01a cần được sử dụng trong các trường hợp sau:

Cấp hộ chiếu lần đầu cho trẻ em dưới 14 tuổi: Đây là tình huống phổ biến nhất. Phụ huynh cần chuẩn bị mẫu đơn TK01a kèm giấy khai sinh bản sao và CMND/CCCD của người khai.

Xin cấp lại hộ chiếu bị mất, rách, hết hạn cho trẻ dưới 14 tuổi: Trường hợp này vẫn bắt buộc sử dụng mẫu TK01a do trẻ không thể tự thực hiện thủ tục.

Tách hộ chiếu riêng cho trẻ em: Một số trường hợp trẻ đã từng được cấp chung hộ chiếu với cha hoặc mẹ, nay muốn làm hộ chiếu riêng thì cũng cần nộp lại mẫu tờ khai TK01a.

Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ qua đường bưu điện hoặc cổng dịch vụ công: Mẫu TK01a vẫn là biểu mẫu bắt buộc dù nộp trực tiếp hay online. Khi gửi bưu điện, cần in sẵn và ký tay rõ ràng.

Quan trọng: Mẫu TK01a cần được xác nhận bởi công an xã/phường nơi trẻ em cư trú nếu nộp hồ sơ tại địa phương (không có CCCD gắn chip). Nếu trẻ đã có CCCD thì không cần xác nhận địa phương.

Hướng dẫn điền mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) chi tiết

Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) là biểu mẫu được Bộ Công an quy định dành riêng cho trường hợp trẻ em dưới 14 tuổi chưa đủ điều kiện được cấp hộ chiếu phổ thông độc lập hoặc do cha mẹ/người giám hộ làm thủ tục xin cấp hộ chiếu thay. Việc điền đúng và đầy đủ mẫu TK01a không chỉ đảm bảo hồ sơ không bị trả lại mà còn giúp rút ngắn thời gian xử lý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng mục trong mẫu này để bạn đọc nắm rõ và thực hiện chính xác.

Thông tin trẻ em và người giám hộ trong mẫu TK01a

Phần đầu tiên của mẫu TK01a yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin về trẻ em và người giám hộ hợp pháp.

Mục “Họ và tên trẻ em”: Ghi đầy đủ họ tên bằng chữ in hoa, không viết tắt. Thông tin phải đúng với giấy khai sinh.

Ngày tháng năm sinh: Viết theo định dạng dd/mm/yyyy. Ví dụ: 04/05/2020.

Giới tính: Tích vào ô Nam hoặc Nữ tương ứng.

Nơi sinh: Ghi rõ địa danh hành chính 3 cấp (xã/phường – huyện/quận – tỉnh/thành phố). Ví dụ: Phường 7, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.

Số giấy khai sinh: Ghi theo số trên bản sao giấy khai sinh hoặc bản chính, bao gồm cả ký hiệu (nếu có).

Họ tên cha, mẹ hoặc người giám hộ: Ghi rõ họ tên cha và mẹ nếu còn đầy đủ quyền giám hộ. Nếu trẻ chỉ có người giám hộ thì ghi thông tin người đó và đính kèm giấy tờ chứng minh quyền giám hộ.

Đối với người giám hộ, cần điền thêm:

Số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu: Ghi số giấy tờ tùy thân còn hiệu lực.

Quan hệ với trẻ em: Chọn đúng “Cha”, “Mẹ” hoặc “Người giám hộ” theo quy định.

Số điện thoại liên hệ: Cung cấp số đang sử dụng để cơ quan xuất nhập cảnh liên hệ khi cần.

Cách ghi thông tin nơi cư trú, nơi đăng ký khai sinh

Phần này rất quan trọng để xác định thẩm quyền xử lý hồ sơ và tránh sai sót trong thông tin nhân thân.

Nơi cư trú của trẻ em: Ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ghi trong sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú (nếu có). Ví dụ: 25 Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận Phú Nhuận, TP.HCM.

Nơi đăng ký khai sinh: Ghi rõ tên phường/xã – quận/huyện – tỉnh/thành phố nơi cấp giấy khai sinh cho trẻ. Thông tin phải khớp với giấy khai sinh bản sao hoặc bản chính đính kèm.

Lưu ý:

Nếu trẻ đã chuyển nơi cư trú nhưng giấy khai sinh vẫn ghi địa phương cũ, vẫn phải khai theo đúng giấy khai sinh gốc.

Nếu trẻ cư trú tại nước ngoài thì cần ghi rõ địa chỉ nước ngoài (trường hợp khai tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự).

Ngoài ra, tại mục “Nơi nộp hồ sơ cấp hộ chiếu”, cần điền chính xác địa chỉ nơi nộp đơn (Phòng Quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh/thành phố nơi trẻ cư trú) để đảm bảo tiếp nhận đúng nơi thẩm quyền.

Mục chữ ký và ảnh chân dung – Những điều cần lưu ý

Cuối mẫu TK01a có phần dành riêng cho chữ ký của người khai (cha/mẹ hoặc người giám hộ) và ảnh chân dung của trẻ:

Ảnh dán: Dán ảnh 4x6cm chụp trên nền trắng, rõ mặt, không đeo kính màu hoặc đội mũ. Ảnh phải được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.

Chữ ký: Người khai (cha/mẹ/người giám hộ) ký tên rõ ràng, đúng với chữ ký trong giấy tờ tùy thân đính kèm hồ sơ. Nếu người ký thay là giám hộ thì phải nộp kèm giấy tờ chứng minh quyền giám hộ.

Xác nhận của Công an cấp xã/phường: Nếu nộp hồ sơ lần đầu hoặc qua đường bưu điện, cần xác nhận của Công an nơi cư trú. Trường hợp nộp trực tiếp và có mặt để đối chiếu giấy tờ, có thể không cần xác nhận (theo từng địa phương).

Lưu ý thêm:

Không được ký thay chữ ký trẻ em (nếu trẻ đủ 14 tuổi trở lên thì phải có chữ ký của trẻ).

Ảnh và thông tin phải đồng nhất giữa mẫu đơn và các giấy tờ nộp kèm.

Hồ sơ kèm theo mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a)

Trong quá trình xin cấp hộ chiếu cho trẻ em, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là điều kiện tiên quyết để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung. Mẫu tờ khai TK01a chỉ là một phần trong bộ hồ sơ xin cấp hộ chiếu cho trẻ em. Kèm theo đó, người nộp cần chuẩn bị thêm nhiều loại giấy tờ pháp lý để chứng minh nhân thân, quan hệ giám hộ và mục đích xin cấp hộ chiếu. Dưới đây là danh sách các giấy tờ thường được yêu cầu kèm theo mẫu TK01a.

Các giấy tờ cần thiết khi nộp cùng TK01a

Khi nộp mẫu TK01a để xin cấp hộ chiếu cho trẻ em, người giám hộ hoặc cha mẹ cần nộp kèm các giấy tờ sau:

Bản sao giấy khai sinh của trẻ em (kèm bản chính để đối chiếu): Đây là giấy tờ bắt buộc nhằm xác nhận thông tin cá nhân của trẻ em.

Ảnh chân dung của trẻ: 2 ảnh cỡ 4×6 cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, đảm bảo rõ mặt, không đeo kính màu, không đội mũ.

Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của cha mẹ hoặc người giám hộ: Nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu. Trường hợp chỉ có một người làm thủ tục, cần bổ sung giấy tờ chứng minh quyền giám hộ hoặc sự đồng ý của người còn lại.

Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú tại địa phương nơi trẻ đang sinh sống.

Giấy xác nhận của trường học hoặc cơ quan y tế địa phương (nếu có yêu cầu cụ thể từ cơ quan xuất nhập cảnh).

Tất cả các giấy tờ sao chụp phải rõ ràng, không bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa. Nếu làm qua dịch vụ bưu điện hoặc nộp thay, cần có bản sao y công chứng kèm theo để tránh sai sót hoặc bị từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Những trường hợp cần thêm giấy ủy quyền hoặc giấy giám hộ

Không phải lúc nào cha hoặc mẹ cũng có thể trực tiếp nộp hồ sơ cấp hộ chiếu cho trẻ. Trong một số trường hợp đặc biệt, người nộp cần chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh quyền đại diện hợp pháp, bao gồm:

Giấy ủy quyền có công chứng: Trường hợp chỉ một phụ huynh đi nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền của người còn lại, trừ khi có giấy khai sinh thể hiện chỉ có một người là cha hoặc mẹ. Nếu người khác (không phải cha mẹ) đi nộp thay, cần giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Giấy tờ chứng minh quyền giám hộ: Trong trường hợp trẻ không sống cùng cha mẹ mà sống với người giám hộ hợp pháp (ông bà, cô chú, tổ chức), phải có quyết định của tòa án hoặc UBND cấp huyện công nhận quyền giám hộ.

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và quyền nuôi con: Nếu cha mẹ ly hôn, người trực tiếp nuôi dưỡng trẻ cần nộp quyết định của tòa án về quyền nuôi con.

Những giấy tờ này là bằng chứng quan trọng giúp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xác định đúng người có quyền đại diện cho trẻ em trong thủ tục xin cấp hộ chiếu. Nếu không có hoặc không rõ ràng, hồ sơ có thể bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Vì vậy, người làm thủ tục nên chuẩn bị kỹ lưỡng và kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.

Cách nộp mẫu TK01a – Nộp trực tiếp hay online?

Việc nộp mẫu tờ khai TK01a để xin cấp hộ chiếu cho trẻ em hiện nay có thể thực hiện theo hai hình thức chính: nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc nộp online qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Tùy điều kiện cụ thể của phụ huynh và nơi cư trú mà có thể lựa chọn phương thức phù hợp. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm riêng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức nếu thực hiện đúng cách. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phương án.

Hướng dẫn nộp mẫu tờ khai tại cơ quan xuất nhập cảnh

Khi chọn nộp trực tiếp, người đại diện hợp pháp của trẻ (bố/mẹ hoặc người giám hộ) cần mang đầy đủ hồ sơ đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh hoặc thành phố nơi cư trú. Quy trình gồm các bước:

Chuẩn bị hồ sơ: Mẫu TK01a được điền đầy đủ và chính xác, kèm ảnh chân dung trẻ theo đúng quy định. Bản sao giấy khai sinh, sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ cũng cần mang theo.

Lấy số thứ tự và nộp hồ sơ tại quầy hướng dẫn hoặc quầy nhận hồ sơ hộ chiếu cho trẻ em.

Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, yêu cầu chỉnh sửa nếu có sai sót, sau đó in biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

Nộp lệ phí theo quy định, thường là từ 200.000 – 350.000 đồng/lần cấp hộ chiếu cho trẻ.

Hình thức nộp trực tiếp phù hợp với các trường hợp cần làm hộ chiếu nhanh hoặc gặp khó khăn khi thao tác online.

Nộp online qua Cổng dịch vụ công quốc gia

Đây là hình thức thuận tiện, cho phép người dân thực hiện thủ tục mà không cần đến trực tiếp cơ quan quản lý, áp dụng tại nhiều tỉnh thành lớn như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng,…

Các bước nộp mẫu TK01a online như sau:

Truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, đăng nhập tài khoản định danh cá nhân.

Chọn mục “Thủ tục cấp hộ chiếu phổ thông” và tìm đến hình thức “nộp cho trẻ em dưới 14 tuổi”.

Điền thông tin theo mẫu TK01a điện tử, tải ảnh chân dung, giấy khai sinh và các giấy tờ liên quan lên hệ thống.

Kiểm tra kỹ thông tin, sau đó nhấn “Gửi hồ sơ” và nhận mã số theo dõi.

Sau khi hồ sơ được duyệt, người nộp sẽ nhận được thông báo đến nhận kết quả hoặc nhận hộ chiếu qua đường bưu điện nếu đăng ký dịch vụ chuyển phát.

Hình thức online giúp giảm tải cho cơ quan chức năng và tiết kiệm thời gian di chuyển, nhưng yêu cầu người nộp phải am hiểu công nghệ và có thiết bị hỗ trợ phù hợp.

Lỗi thường gặp khi điền mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a)

Việc điền mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) tưởng chừng đơn giản nhưng lại dễ mắc nhiều lỗi phổ biến, khiến hồ sơ bị trả lại hoặc mất thời gian chỉnh sửa, bổ sung. Dưới đây là hai lỗi thường gặp nhất mà cha mẹ hoặc người giám hộ cần lưu ý khi hoàn thiện mẫu này để tránh rắc rối trong quá trình xin cấp hộ chiếu.

Ghi sai số giấy khai sinh hoặc địa chỉ

Một trong những lỗi phổ biến nhất là ghi sai số giấy khai sinh hoặc địa chỉ thường trú, tạm trú của trẻ em. Nhiều trường hợp phụ huynh điền thông tin theo trí nhớ thay vì tra cứu lại trên giấy tờ gốc, dẫn đến việc điền nhầm số giấy khai sinh (thiếu số, sai ký hiệu, không đúng định dạng). Địa chỉ ghi không đúng với sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Khi thông tin trên mẫu TK01a không trùng khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ yêu cầu nộp lại hồ sơ chính xác.

Thiếu chữ ký xác nhận của người giám hộ

Mẫu tờ khai TK01a yêu cầu bắt buộc phải có chữ ký của người giám hộ hợp pháp đối với trẻ dưới 14 tuổi. Tuy nhiên, không ít trường hợp quên ký tên hoặc để trống mục xác nhận khiến hồ sơ không hợp lệ. Ngoài ra, nếu cha mẹ không trực tiếp đi nộp hồ sơ thì người nộp thay cũng cần có giấy ủy quyền hợp pháp kèm theo. Việc thiếu chữ ký hoặc thiếu giấy tờ bổ sung này có thể khiến hồ sơ bị trì hoãn hoặc từ chối cấp hộ chiếu cho trẻ. Vì vậy, kiểm tra kỹ mục ký tên và chuẩn bị giấy tờ liên quan là điều vô cùng quan trọng.

Có bắt buộc phải dán ảnh vào mẫu TK01a không?

Quy định về ảnh chân dung trong tờ khai

Theo quy định hiện hành, mẫu TK01a dùng để đề nghị cấp hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi bắt buộc phải có ảnh chân dung của trẻ được dán trực tiếp vào tờ khai. Cụ thể, ảnh phải là ảnh chụp trên nền trắng, rõ mặt, không đeo kính màu, không đội mũ và có kích thước 4×6 cm. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm phục vụ cho việc nhận diện, đối chiếu và lưu trữ hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Nếu không dán ảnh đúng chuẩn vào vị trí quy định trên tờ khai, hồ sơ có thể bị trả lại để bổ sung, gây mất thời gian cho phụ huynh.

Khi nào phải chụp ảnh trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ?

Trong một số trường hợp, nhất là khi nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh địa phương, trẻ em có thể được yêu cầu chụp ảnh trực tiếp tại quầy tiếp nhận. Quy định này thường áp dụng với trẻ từ 6 tuổi trở lên, nhằm bảo đảm ảnh chụp đúng chuẩn và cập nhật hiện trạng gương mặt. Tuy nhiên, nếu nộp hồ sơ qua bưu điện hoặc qua người giám hộ thay mặt, thì phụ huynh bắt buộc phải chuẩn bị sẵn ảnh chân dung đúng quy định để dán vào tờ khai trước khi gửi đi. Việc chuẩn bị ảnh đầy đủ, đúng tiêu chuẩn từ đầu sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Tải miễn phí mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) bản mới nhất

Phụ huynh có thể tải miễn phí mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) bản mới nhất tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc tại website của Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an. Mẫu TK01a mới đã được chuẩn hóa để phù hợp với các yêu cầu về nhận diện thông tin, minh bạch nội dung và dễ dàng điền tay hoặc đánh máy. Khi tải mẫu, cần lưu ý chọn đúng phiên bản áp dụng từ năm 2024 trở đi để tránh nhầm lẫn với các mẫu cũ đã hết hiệu lực. Ngoài ra, cần in ra trên giấy A4, đảm bảo không bị cắt xén lề, và chuẩn bị ảnh chân dung của trẻ để dán vào khung ảnh trên tờ khai. Việc sử dụng đúng mẫu mới nhất sẽ giúp hồ sơ được xử lý thuận lợi và không bị trả lại do lỗi hình thức.

Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) là một thành phần thiết yếu trong hồ sơ xin cấp hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi tại Việt Nam. Với việc cập nhật theo mẫu mới nhất, việc điền đúng và đủ thông tin sẽ giúp phụ huynh tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như tránh được những phiền phức khi làm việc với cơ quan hành chính.

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc nộp mẫu tờ khai TK01a có thể thực hiện trực tiếp hoặc online tùy vào từng địa phương. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách điền mẫu sao cho chuẩn xác, chưa kể đến các lỗi thường gặp như ghi thiếu thông tin, sử dụng ảnh sai quy định, hoặc thiếu giấy xác nhận giám hộ hợp pháp.

Qua bài viết này, hy vọng bạn đọc đã nắm rõ cách điền mẫu tờ khai cấp hộ chiếu cho trẻ em (TK01a) và các bước cần thiết để chuẩn bị hồ sơ xin cấp hộ chiếu nhanh chóng, chính xác. Hãy lưu lại và chia sẻ cho bạn bè, người thân nếu bạn thấy thông tin hữu ích!