Thủ tục cần chuẩn bị khi mở công ty cổ phần

Thủ tục cần chuẩn bị khi mở công ty cổ phần là một bước quan trọng trong quá trình thành lập doanh nghiệp, quyết định đến sự hợp pháp và hoạt động hiệu quả của công ty sau này. Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các thủ tục giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và phát triển ổn định. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các thủ tục cơ bản cần chuẩn bị khi mở công ty cổ phần, bao gồm các hồ sơ, giấy tờ cần thiết và các bước thực hiện. Mặc dù quy trình mở công ty cổ phần có thể phức tạp hơn so với các loại hình doanh nghiệp khác, nhưng nếu nắm rõ các yêu cầu và chuẩn bị đầy đủ, bạn sẽ dễ dàng thực hiện và khởi nghiệp thành công. Các thủ tục này không chỉ giúp bạn tạo dựng nền tảng pháp lý vững chắc mà còn đảm bảo công ty hoạt động một cách minh bạch và đúng quy định của pháp luật.

Thủ tục cần chuẩn bị khi mở công ty cổ phần theo quy định mới

Khi mở công ty cổ phần, các doanh nghiệp cần thực hiện một loạt thủ tục pháp lý quan trọng theo quy định của pháp luật. Việc hiểu rõ thủ tục cần chuẩn bị sẽ giúp quá trình thành lập diễn ra thuận lợi và hợp pháp. Dưới đây là những bước cơ bản và những lưu ý quan trọng bạn cần nắm rõ khi mở công ty cổ phần.

Công ty cổ phần là gì? Những đặc điểm pháp lý nổi bật

Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp trong đó vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần. Những đặc điểm pháp lý nổi bật của công ty cổ phần bao gồm:

Cổ đông và cổ phần: Công ty cổ phần có thể có từ 3 đến không hạn chế số lượng cổ đông, và cổ đông có thể là tổ chức hoặc cá nhân.

Trách nhiệm của cổ đông: Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và nghĩa vụ tài chính của công ty trong phạm vi số cổ phần mà họ sở hữu.

Chuyển nhượng cổ phần: Cổ phần trong công ty cổ phần có thể dễ dàng chuyển nhượng, giúp việc huy động vốn và thay đổi cơ cấu cổ đông trở nên linh hoạt hơn.

Mặc dù có nhiều ưu điểm về sự linh hoạt trong việc huy động vốn và chuyển nhượng cổ phần, công ty cổ phần cũng yêu cầu tuân thủ các thủ tục và quy định khắt khe hơn so với các loại hình doanh nghiệp khác như công ty TNHH.

Ai có thể thành lập công ty cổ phần?

Theo quy định pháp luật hiện hành, bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào đều có thể thành lập công ty cổ phần, miễn là họ đáp ứng đủ các điều kiện về pháp lý và tài chính. Cụ thể:

Cổ đông là cá nhân: Các cá nhân có quốc tịch Việt Nam hoặc người nước ngoài có thể tham gia thành lập công ty cổ phần, miễn là có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Các cá nhân này không cần phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh nhưng phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Cổ đông là tổ chức: Các tổ chức có thể là một phần trong cơ cấu cổ đông của công ty cổ phần, tuy nhiên, phải có quyền sở hữu và kiểm soát các hoạt động của công ty theo cam kết trong điều lệ và các điều kiện pháp lý.

Công ty cổ phần có thể có tối thiểu 3 cổ đông và không giới hạn số lượng cổ đông, giúp công ty dễ dàng huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau.

Để thành lập công ty cổ phần, các cổ đông phải chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ pháp lý cần thiết và tuân thủ các thủ tục đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Với việc hiểu rõ các điều kiện và thủ tục, bạn sẽ dễ dàng thực hiện các bước tiếp theo để thành lập công ty cổ phần theo quy định pháp lý mới nhất.

Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký công ty cổ phần

Việc đăng ký thành lập công ty cổ phần yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, biểu mẫu đúng quy định. So với công ty TNHH, hồ sơ thành lập công ty cổ phần có phần phức tạp hơn do có nhiều cổ đông và yêu cầu chặt chẽ về cấu trúc vốn. Dưới đây là danh sách hồ sơ đăng ký công ty cổ phần đầy đủ và mới nhất, giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ thuận lợi và tránh bị từ chối.

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là văn bản đầu tiên bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ, được lập theo Phụ lục I-4 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Trong đó cần điền đầy đủ các thông tin như:

Tên công ty

Địa chỉ trụ sở chính

Ngành nghề kinh doanh

Vốn điều lệ

Thông tin người đại diện theo pháp luật

Điều lệ công ty cổ phần: Là văn bản nội bộ quan trọng, xác lập cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp. Điều lệ cần nêu rõ:

Tên và địa chỉ công ty

Mục tiêu, ngành nghề kinh doanh

Vốn điều lệ và cơ cấu cổ phần

Quyền và nghĩa vụ của cổ đông

Nguyên tắc hoạt động của Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Ban kiểm soát (nếu có)

Lưu ý: Điều lệ cần được ít nhất một người đại diện theo pháp luật và tất cả cổ đông sáng lập ký tên.

Danh sách cổ đông, giấy tờ cá nhân, văn bản ủy quyền

Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có):

Lập theo Phụ lục I-7, liệt kê đầy đủ thông tin họ tên, địa chỉ, quốc tịch, số cổ phần đăng ký mua, loại cổ phần, thời điểm góp vốn của từng cổ đông.

Cổ đông là tổ chức phải ghi rõ người đại diện theo ủy quyền, giấy tờ pháp lý của tổ chức và văn bản ủy quyền kèm theo.

Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý:

Với cổ đông là cá nhân: CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực

Với tổ chức trong nước: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp + giấy tờ của người đại diện

Với tổ chức nước ngoài: Giấy tờ phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng tiếng Việt

Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật):

Kèm theo CMND/CCCD của người được ủy quyền

Giao kết rõ ràng phạm vi thực hiện thủ tục đăng ký

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung trên trước khi nộp hồ sơ để tránh bị trả lại do thiếu sót hoặc sai mẫu biểu.

Quy trình thực hiện thủ tục mở công ty cổ phần

Quy trình thực hiện thủ tục mở công ty cổ phần gồm nhiều bước quan trọng, từ chuẩn bị hồ sơ, nộp tại cơ quan đăng ký cho đến nhận giấy phép và thực hiện các thủ tục hậu thành lập. Để công ty hoạt động hợp pháp, chủ doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước theo đúng quy định của pháp luật.

Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Bước đầu tiên trong quy trình mở công ty cổ phần là nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là mẫu đơn bắt buộc và phải được ký tên bởi người đại diện pháp luật của công ty.

Điều lệ công ty: Điều lệ này sẽ quy định các vấn đề nội bộ của công ty cổ phần, bao gồm quyền và nghĩa vụ của các cổ đông, tỷ lệ phân chia cổ phần, và cơ cấu quản lý.

Danh sách cổ đông sáng lập: Danh sách này cần có thông tin của các cổ đông, bao gồm tên, địa chỉ, tỷ lệ cổ phần.

Giấy chứng minh nhân dân/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật và cổ đông sáng lập.

Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ xem xét và kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ trước khi tiếp nhận hồ sơ.

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, khắc dấu pháp nhân

Khi hồ sơ của công ty cổ phần được Sở Kế hoạch và Đầu tư phê duyệt, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là bằng chứng pháp lý chứng minh công ty của bạn đã được thành lập hợp pháp.

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện thủ tục khắc dấu pháp nhân. Dấu pháp nhân này sẽ được sử dụng trong tất cả các giao dịch pháp lý của công ty, bao gồm ký hợp đồng, phát hành hóa đơn và các tài liệu chính thức khác.

Ngoài ra, công ty cần đăng ký chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước, như kê khai thuế và nộp báo cáo tài chính. Quy trình này có thể được thực hiện tại các cơ quan cung cấp dịch vụ chữ ký số, đảm bảo công ty hoạt động hợp pháp và hiệu quả trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Việc hoàn tất các thủ tục trên giúp bạn nhanh chóng đưa công ty cổ phần vào hoạt động. Bạn cần chú ý đến từng bước để đảm bảo rằng mọi thủ tục đều được thực hiện đầy đủ và đúng quy định.

Điều kiện pháp lý cần đáp ứng khi mở công ty cổ phần

Để mở công ty cổ phần hợp pháp và hoạt động đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ một số điều kiện pháp lý quan trọng được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Những điều kiện này bao gồm cả về chủ thể thành lập (cổ đông) lẫn ngành nghề đăng ký kinh doanh. Việc hiểu và tuân thủ đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình đăng ký được thông suốt, đồng thời tránh rủi ro bị xử phạt hoặc thu hồi giấy phép sau này.

Về cổ đông – số lượng, tư cách, nghĩa vụ góp vốn

Theo quy định, công ty cổ phần phải có ít nhất 03 cổ đông sáng lập trở lên, có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Không giới hạn số lượng cổ đông tối đa và công ty có quyền phát hành cổ phần để huy động vốn sau khi thành lập.

Điều kiện đối với cổ đông bao gồm:

Phải là người đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc các đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp (như cán bộ công chức, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự,…).

Có thể là cá nhân, tổ chức trong hoặc ngoài nước.

Phải góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Việc góp vốn có thể thực hiện bằng tiền mặt, tài sản hữu hình, quyền sở hữu trí tuệ,…, và cần được định giá rõ ràng nếu không phải là tiền mặt. Cổ đông góp vốn không đủ hoặc chậm tiến độ có thể bị xử lý theo quy định trong điều lệ công ty và pháp luật hiện hành.

Về ngành nghề – có điều kiện hay không điều kiện

Công ty cổ phần có thể đăng ký kinh doanh mọi ngành nghề mà pháp luật không cấm, tuy nhiên cần lưu ý phân loại:

Ngành nghề không có điều kiện: Được phép đăng ký tự do (ví dụ: thương mại, công nghệ, tư vấn doanh nghiệp…).

Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Chỉ được hoạt động khi đáp ứng các điều kiện cụ thể như: vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con. Ví dụ: giáo dục, bảo vệ, logistics, bất động sản, thẩm mỹ, vận tải,…

Doanh nghiệp cần tra cứu mã ngành nghề theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và chuẩn bị các giấy tờ liên quan nếu đăng ký ngành nghề có điều kiện. Việc tư vấn trước khi nộp hồ sơ là rất cần thiết để không bị cơ quan đăng ký doanh nghiệp từ chối hồ sơ do thiếu điều kiện kèm theo.

Nghĩa vụ kê khai thuế ban đầu sau khi thành lập công ty cổ phần

Sau khi thành lập công ty cổ phần, một trong những bước quan trọng là thực hiện kê khai thuế ban đầu. Việc này không chỉ giúp công ty hoạt động hợp pháp mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ về thuế theo quy định của pháp luật. Việc kê khai thuế đúng hạn là một yếu tố quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý sau này.

Đăng ký thuế, khai lệ phí môn bài, đặt in hóa đơn

Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện đăng ký thuế tại Cục Thuế địa phương nơi công ty đặt trụ sở. Đây là bước quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế của công ty đối với Nhà nước.

Một trong những nghĩa vụ quan trọng khác là khai lệ phí môn bài. Tất cả các doanh nghiệp, bao gồm công ty cổ phần, đều phải nộp lệ phí môn bài hàng năm. Mức lệ phí môn bài phụ thuộc vào doanh thu và quy mô của công ty. Việc khai báo và nộp lệ phí môn bài phải thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ khi công ty bắt đầu hoạt động.

Công ty cũng cần đặt in hóa đơn để phục vụ cho việc giao dịch kinh doanh. Việc này yêu cầu công ty phải thực hiện đăng ký với cơ quan thuế để được cấp mã số thuế cho hóa đơn.

Kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN theo tháng hoặc quý

Sau khi hoàn thành các thủ tục đăng ký thuế ban đầu, công ty cổ phần cần thực hiện kê khai thuế định kỳ. Một trong những loại thuế quan trọng là Thuế Giá trị gia tăng (GTGT). Công ty phải kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý, tùy thuộc vào quy mô và doanh thu của doanh nghiệp.

Bên cạnh thuế GTGT, công ty cũng cần kê khai Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là loại thuế mà công ty phải nộp dựa trên lợi nhuận sau khi trừ đi các chi phí hợp lý. Thuế TNDN thường được kê khai theo quý hoặc năm, tùy vào doanh thu của công ty.

Nếu công ty có thu nhập từ tiền lương của nhân viên, cần phải kê khai và nộp Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Thời gian kê khai thuế TNCN thường được thực hiện theo tháng hoặc quý, phụ thuộc vào số lượng nhân viên và các khoản thu nhập phát sinh.

Việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế này sẽ giúp công ty tránh được các rủi ro về pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh được thuận lợi và bền vững.

Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị thủ tục mở công ty cổ phần

Quá trình chuẩn bị hồ sơ đăng ký công ty cổ phần tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại thường xảy ra nhiều sai sót khiến hồ sơ bị trả lại hoặc bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc nhận diện và tránh các lỗi phổ biến khi mở công ty cổ phần sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhanh chóng đi vào hoạt động hợp pháp.

Dưới đây là hai nhóm lỗi thường gặp nhất:

Hồ sơ thiếu, sai thông tin hoặc không hợp lệ

Đây là lỗi chiếm tỷ lệ cao nhất trong các trường hợp hồ sơ đăng ký công ty cổ phần bị từ chối. Một số lỗi phổ biến bao gồm:

Thiếu thành phần hồ sơ bắt buộc như: giấy tờ pháp lý của cổ đông, điều lệ công ty, danh sách cổ đông, văn bản ủy quyền…

Sai thông tin về tên công ty (trùng, vi phạm quy định), địa chỉ trụ sở không hợp lệ (dùng căn hộ để ở), hoặc ghi sai số CMND/CCCD của cổ đông.

Hồ sơ không đúng mẫu, không ký đầy đủ, sử dụng biểu mẫu cũ hoặc nộp bản scan không rõ nét nếu đăng ký online.

Với cổ đông là tổ chức nước ngoài: thiếu bản hợp pháp hóa lãnh sự, thiếu bản dịch công chứng hợp lệ.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên tham khảo mẫu hồ sơ mới nhất từ Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp và nên nhờ đơn vị tư vấn kiểm tra trước khi nộp.

Không nắm rõ quy trình dẫn đến bị từ chối hồ sơ

Ngoài lỗi về nội dung hồ sơ, nhiều doanh nghiệp còn gặp vướng mắc về quy trình thực hiện, đặc biệt là khi đăng ký qua mạng. Một số trường hợp thường gặp:

Không tạo tài khoản hợp lệ trên Cổng thông tin quốc gia hoặc chưa đăng ký chữ ký số nên không thể xác thực hồ sơ.

Gửi hồ sơ không đúng nơi có thẩm quyền (đăng ký sai Sở Kế hoạch và Đầu tư theo địa bàn).

Không công bố thông tin doanh nghiệp sau khi được cấp GCN đăng ký kinh doanh trong vòng 30 ngày – dẫn đến bị xử phạt.

Không nộp thuế môn bài hoặc không khai thuế ban đầu kịp thời sau khi thành lập.

Việc không nắm chắc quy trình khiến hồ sơ dễ bị trả lại nhiều lần, mất thời gian xử lý và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh. Vì vậy, nếu chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp trọn gói để được hướng dẫn cụ thể.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục mở công ty cổ phần

Khi quyết định thành lập công ty cổ phần, nhiều nhà đầu tư và chủ doanh nghiệp có thể gặp phải một số câu hỏi về các thủ tục cần chuẩn bị. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp trong quá trình mở công ty cổ phần.

Mở công ty cổ phần có cần vốn tối thiểu không?

Một trong những câu hỏi phổ biến khi mở công ty cổ phần là có cần vốn tối thiểu không. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hiện nay không có yêu cầu về vốn tối thiểu đối với công ty cổ phần. Tuy nhiên, công ty cổ phần phải có ít nhất 1 triệu đồng vốn điều lệ, tuy nhiên vốn điều lệ này không phải là mức tối thiểu, mà chỉ là mức tối thiểu cho việc đăng ký và hoạt động.

Vốn điều lệ của công ty cổ phần có thể cao hơn nhiều tùy theo quy mô hoạt động và nhu cầu đầu tư. Do đó, các cổ đông sáng lập có thể tự quyết định mức vốn phù hợp cho công ty của mình, miễn sao đáp ứng đủ khả năng tài chính và mục tiêu kinh doanh.

Có bắt buộc phải có 3 cổ đông sáng lập không?

Một câu hỏi nữa mà nhiều người thắc mắc là có bắt buộc phải có 3 cổ đông sáng lập không khi thành lập công ty cổ phần. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, công ty cổ phần phải có ít nhất 3 cổ đông sáng lập. Đây là yêu cầu bắt buộc và không thể thay đổi.

Các cổ đông sáng lập có thể là cá nhân hoặc tổ chức và cần cam kết góp vốn vào công ty. Đặc biệt, các cổ đông sáng lập sẽ có quyền và nghĩa vụ theo tỷ lệ vốn góp của mình trong công ty. Sau khi thành lập, công ty có thể tiếp tục phát hành cổ phần để thu hút thêm cổ đông khác, nhưng số lượng cổ đông sáng lập phải từ 3 người trở lên.

Tóm lại, việc hiểu rõ các thủ tục cần chuẩn bị khi mở công ty cổ phần giúp các nhà đầu tư và chủ doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn trước khi thực hiện các bước tiếp theo trong việc thành lập công ty.

Kết luận: Nắm rõ thủ tục cần chuẩn bị khi mở công ty cổ phần giúp bạn đăng ký nhanh chóng, đúng quy định

Việc hiểu và chuẩn bị đầy đủ thủ tục cần chuẩn bị khi mở công ty cổ phần là bước khởi đầu quan trọng giúp quá trình thành lập doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và hợp pháp. Từ việc lựa chọn cổ đông, soạn thảo điều lệ, chuẩn bị danh sách hồ sơ, cho đến việc nộp hồ sơ đúng nơi và tuân thủ quy trình pháp lý, tất cả đều cần thực hiện cẩn trọng, chính xác.

Một khi doanh nghiệp nắm rõ điều kiện pháp lý và tránh được các lỗi thường gặp trong quá trình đăng ký, khả năng được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sẽ cao ngay từ lần nộp đầu tiên. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp doanh nghiệp sớm đi vào hoạt động, xây dựng thương hiệu và khai thác thị trường hiệu quả.

Trong trường hợp chưa tự tin về hồ sơ hoặc không quen thủ tục, bạn nên cân nhắc lựa chọn dịch vụ thành lập công ty cổ phần trọn gói từ các đơn vị uy tín để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ toàn diện.

Tóm lại, thủ tục cần chuẩn bị khi mở công ty cổ phần không phải là một quá trình quá phức tạp nếu bạn hiểu rõ các bước và yêu cầu pháp lý. Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ và tuân thủ các quy trình sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hợp pháp và đạt được sự ổn định ngay từ đầu. Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục này, việc nhờ đến các dịch vụ tư vấn pháp lý uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót không đáng có. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị tất cả mọi thứ một cách kỹ lưỡng để công ty cổ phần của bạn có thể phát triển bền vững trong tương lai.