Kế toán ban đầu cho công ty cổ phần – cần chuẩn bị gì?

Kế toán ban đầu cho công ty cổ phần – cần chuẩn bị gì?

Kế toán ban đầu cho công ty cổ phần – cần chuẩn bị gì? Đây là câu hỏi mà nhiều nhà sáng lập công ty cổ phần mới gặp phải khi bắt đầu bước vào quá trình kinh doanh. Việc chuẩn bị kế toán ban đầu không chỉ đơn giản là việc ghi nhận các giao dịch tài chính mà còn là một phần quan trọng trong việc tuân thủ các quy định pháp lý và giúp công ty hoạt động một cách hợp lý. Quá trình này yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các sổ sách, tài liệu kế toán và các giấy tờ liên quan đến tài chính công ty ngay từ khi mới thành lập. Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước kế toán ban đầu sẽ giúp công ty tránh được các rủi ro về thuế, pháp lý trong tương lai. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về những công việc cần chuẩn bị khi làm kế toán ban đầu cho công ty cổ phần.

Kế toán ban đầu cho công ty cổ phần – cần chuẩn bị gì?

Kế toán ban đầu là gì? Vì sao công ty cổ phần bắt buộc thực hiện?

Kế toán ban đầu là các thủ tục và công việc mà công ty cần thực hiện ngay sau khi thành lập để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động tài chính và thuế của doanh nghiệp. Đối với các công ty cổ phần, việc thực hiện kế toán ban đầu là bắt buộc, bao gồm việc đăng ký thuế, khai lệ phí môn bài, lập sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính sơ bộ.

Công ty cổ phần phải thực hiện kế toán ban đầu để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và tài chính theo pháp luật hiện hành. Điều này giúp công ty tránh được các vi phạm liên quan đến việc không kê khai hoặc kê khai sai lệch thuế, từ đó giảm thiểu rủi ro bị xử phạt bởi cơ quan thuế.

Việc thực hiện kế toán ban đầu đúng cách cũng giúp công ty cổ phần dễ dàng kiểm soát các hoạt động tài chính từ những ngày đầu thành lập, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động kế toán và thuế sau này.

Tác động của kế toán ban đầu đến hoạt động tài chính – thuế

Kế toán ban đầu có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính và thuế của công ty cổ phần. Đầu tiên, việc đăng ký thuế kịp thời và chính xác giúp công ty tránh được các hình phạt từ cơ quan thuế vì chậm trễ trong việc khai báo thuế hoặc không thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ. Nếu công ty không thực hiện đúng các thủ tục kế toán ban đầu, các thông tin tài chính của công ty sẽ không được cập nhật chính xác, dẫn đến khả năng bị xử lý sai hoặc phát sinh các vấn đề về thuế trong tương lai.

Một yếu tố quan trọng là kê khai lệ phí môn bài. Công ty cổ phần cần hoàn thành việc đăng ký và nộp lệ phí môn bài theo quy định của pháp luật. Nếu không thực hiện, công ty có thể bị phạt và làm mất uy tín đối với cơ quan quản lý thuế.

Hơn nữa, khi thực hiện kế toán ban đầu đúng cách, công ty cổ phần sẽ có báo cáo tài chính chính xác, điều này sẽ giúp các nhà đầu tư, ngân hàng hoặc các đối tác tài chính khác dễ dàng đánh giá tình hình tài chính của công ty trong các giao dịch sau này.

Hồ sơ và thủ tục kế toán ban đầu cho công ty cổ phần

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cổ phần cần nhanh chóng thực hiện thủ tục kế toán ban đầu để đảm bảo việc hoạt động đúng pháp luật, tránh các rủi ro bị xử phạt về thuế và kế toán. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, rõ ràng mà còn là nền tảng quan trọng cho công tác tài chính, báo cáo thuế về sau.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục kế toán ban đầu công ty cổ phần cần thực hiện.

Mở sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014

Theo quy định, mọi doanh nghiệp sau khi thành lập phải xây dựng bộ sổ sách kế toán theo quy định pháp luật. Đối với công ty cổ phần, việc áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC là phổ biến (hoặc Thông tư 133 nếu quy mô nhỏ).

Các bước cần thực hiện:

Mở sổ kế toán tổng hợp và chi tiết: sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định…

Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán: theo danh mục tài khoản trong Thông tư 200/2014, ví dụ tài khoản 111 (tiền mặt), 112 (tiền gửi ngân hàng), 131 (phải thu khách hàng), 331 (phải trả người bán)…

Phân công kế toán viên hoặc thuê dịch vụ kế toán ngoài: đảm nhận ghi chép chứng từ phát sinh ngay từ đầu.

Việc ghi nhận kế toán chuẩn mực từ ban đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả, dễ lập báo cáo thuế và tránh sai phạm.

Lập tờ khai thuế môn bài, đăng ký hình thức kế toán

Sau khi thành lập, công ty cổ phần bắt buộc phải kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp GCN đăng ký doanh nghiệp (hoặc ngày bắt đầu hoạt động ghi trong hồ sơ thuế). Hồ sơ bao gồm:

Tờ khai lệ phí môn bài (mẫu 01/LPMB theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP)

Nộp lệ phí qua Cổng thuế điện tử hoặc ngân hàng thương mại

Mức thu tùy theo vốn điều lệ (2 triệu hoặc 3 triệu/năm)

Tiếp theo, doanh nghiệp phải:

Đăng ký phương pháp kế toán: nhật ký chung hoặc chứng từ ghi sổ

Chọn hình thức kế toán và phần mềm kế toán: đăng ký với cơ quan thuế

Thông báo phương pháp khấu hao tài sản cố định (nếu có)

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số nếu chưa đăng ký trong giai đoạn thành lập

Nếu không thực hiện đủ các bước trên đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, bị khóa mã số thuế hoặc không được phát hành hóa đơn.

 Các loại sổ sách kế toán bắt buộc phải có sau khi thành lập

Sổ quỹ tiền mặt, sổ tài khoản ngân hàng, sổ cái tài khoản

Sau khi thành lập công ty cổ phần, các sổ sách kế toán quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp phải có bao gồm:

Sổ quỹ tiền mặt: Đây là sổ ghi chép tất cả các giao dịch tiền mặt của công ty, bao gồm thu chi, chi phí phát sinh và các khoản thuế phải nộp. Sổ quỹ tiền mặt giúp công ty theo dõi số dư tiền mặt hiện có và bảo đảm rằng không có sai sót trong quá trình quản lý tiền mặt.

Sổ tài khoản ngân hàng: Đây là sổ ghi chép mọi giao dịch liên quan đến các tài khoản ngân hàng của công ty, bao gồm các khoản thu, chi qua tài khoản ngân hàng, từ đó đảm bảo sự chính xác trong việc theo dõi dòng tiền trong và ngoài công ty.

Sổ cái tài khoản: Sổ cái là tài liệu tổng hợp tất cả các tài khoản kế toán của công ty, bao gồm các tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Sổ cái giúp kết nối các giao dịch chi tiết và là cơ sở để lập báo cáo tài chính cuối kỳ.

Các sổ sách này giúp công ty theo dõi tình hình tài chính rõ ràng và đầy đủ, đảm bảo các giao dịch được ghi nhận đúng đắn, minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố định, sổ lương

Ngoài các sổ sách trên, công ty cổ phần còn phải có các sổ sách kế toán khác để quản lý các khoản mục tài chính quan trọng:

Sổ chi tiết công nợ: Sổ này dùng để ghi nhận các khoản phải thu và phải trả của công ty. Điều này giúp công ty theo dõi các khoản nợ với khách hàng, nhà cung cấp, cũng như các khoản vay nợ, tránh rủi ro bị mất tiền hoặc không thu hồi được nợ.

Sổ tài sản cố định: Sổ này ghi chép tất cả các tài sản cố định mà công ty sở hữu, bao gồm máy móc, thiết bị, nhà xưởng, đất đai… Sổ tài sản cố định giúp công ty theo dõi quá trình khấu hao tài sản, từ đó tính toán đúng đắn giá trị còn lại của các tài sản này.

Sổ lương: Sổ này dùng để ghi chép các khoản chi trả lương cho nhân viên, cũng như các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản phụ cấp khác. Sổ lương là công cụ quan trọng để đảm bảo rằng công ty thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính đối với người lao động.

Các sổ sách này không chỉ giúp công ty quản lý hiệu quả tài chính mà còn là cơ sở để kê khai thuế và lập báo cáo tài chính hợp lý, đúng quy định của pháp luật.

 Lập báo cáo thuế và nghĩa vụ kê khai sau khi có mã số thuế

Sau khi được cấp mã số thuế, công ty cổ phần phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai và nộp các loại thuế theo quy định, bất kể đã phát sinh doanh thu hay chưa. Việc lập báo cáo thuế ban đầu cho công ty cổ phần đúng thời hạn là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, không bị xử phạt hay khóa mã số thuế.

Dưới đây là các loại thuế cần kê khai và thời gian thực hiện:

Kê khai lệ phí môn bài, GTGT, TNDN, TNCN theo tháng/quý

Ngay sau khi nhận mã số thuế, công ty cần thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế sau:

Lệ phí môn bài:

Kê khai một lần duy nhất theo mẫu 01/LPMB

Thời hạn nộp: trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp mã số thuế hoặc ngày bắt đầu hoạt động

Mức thu:

Vốn ≤ 10 tỷ: 2.000.000 đồng/năm

Vốn > 10 tỷ: 3.000.000 đồng/năm

Thuế giá trị gia tăng (GTGT):

Đăng ký phương pháp kê khai (khấu trừ hoặc trực tiếp)

Thời gian nộp tờ khai: theo tháng hoặc quý, tùy vào doanh thu năm đầu tiên

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN):

Nộp tờ khai nếu có phát sinh chi phí lương, thu nhập

Không phát sinh vẫn phải nộp tờ khai trắng đúng kỳ báo cáo

Thời hạn nộp báo cáo và mức phạt khi kê khai sai

Việc kê khai thuế cần tuân thủ đúng thời hạn quy định để tránh bị xử phạt:

Theo quý: chậm nhất vào ngày 30 của tháng đầu quý kế tiếp

Theo tháng: chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp

Nếu kê khai sai hoặc chậm nộp, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

Phạt từ 1 – 8 triệu đồng tùy vào mức độ sai phạm

Trường hợp chậm nộp tiền thuế: tính phạt chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền thuế nộp thiếu

Nếu không nộp tờ khai thuế quá 90 ngày: bị cưỡng chế tài khoản ngân hàng, khóa mã số thuế

Việc thực hiện kê khai thuế ban đầu cho công ty cổ phần đầy đủ, đúng hạn không chỉ tránh phạt mà còn giúp doanh nghiệp tạo nền tảng minh bạch cho việc phát hành hóa đơn, kêu gọi đầu tư và vay vốn sau này.

Các phần mềm hỗ trợ kế toán ban đầu cho công ty cổ phần

Ưu điểm của phần mềm kế toán online – phù hợp doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm kế toán online là một công cụ quan trọng và phổ biến dành cho các công ty mới thành lập, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của phần mềm kế toán online:

Tiết kiệm chi phí: Phần mềm kế toán online giúp giảm thiểu chi phí về hạ tầng và nhân sự, vì không cần đầu tư vào máy chủ hay phần cứng đắt đỏ. Hơn nữa, người dùng có thể thanh toán theo hình thức thuê bao, không cần phải chi trả một lần lớn cho phần mềm.

Dễ sử dụng và dễ tiếp cận: Phần mềm kế toán online thường có giao diện dễ sử dụng và không yêu cầu người dùng có nhiều kinh nghiệm kế toán. Với tính năng tự động cập nhật dữ liệu, kế toán viên dễ dàng nắm bắt thông tin tài chính mà không gặp nhiều khó khăn.

Tính linh hoạt và bảo mật cao: Phần mềm kế toán online có thể sử dụng từ bất kỳ đâu có kết nối internet, giúp các nhà quản lý theo dõi tình hình tài chính mọi lúc, mọi nơi. Hơn nữa, với bảo mật cao, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ luôn được bảo vệ an toàn.

Tính năng tự động cập nhật: Phần mềm này sẽ tự động cập nhật các thay đổi về chính sách thuế và quy định pháp lý, giúp doanh nghiệp tránh khỏi việc bị phạt do không tuân thủ quy định.

Các phần mềm phổ biến: Misa, Fast, Bravo,…

Khi lựa chọn phần mềm kế toán cho công ty mới thành lập, một số phần mềm phổ biến và đáng tin cậy mà doanh nghiệp có thể tham khảo bao gồm:

Misa: Misa là một trong những phần mềm kế toán phổ biến nhất tại Việt Nam, đặc biệt là với các công ty nhỏ và vừa. Phần mềm này cung cấp các tính năng mạnh mẽ như quản lý hóa đơn, thuế, báo cáo tài chính, chi phí, và quản lý công nợ. Misa rất dễ sử dụng và có tính linh hoạt cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Fast Accounting: Fast là một phần mềm kế toán khác được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Fast cung cấp nhiều tính năng quản lý tài chính, kế toán và báo cáo thuế. Với giao diện dễ sử dụng và hệ thống hỗ trợ khách hàng tốt, Fast giúp các công ty tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện công tác kế toán.

Bravo: Bravo là phần mềm kế toán được thiết kế dành cho các công ty có nhu cầu quản lý tài chính phức tạp hơn. Nó hỗ trợ các tính năng như quản lý kho, nhân sự, công nợ, và báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát các hoạt động tài chính hiệu quả.

Các phần mềm này đều có các tính năng ưu việt, phù hợp với nhu cầu của các công ty cổ phần, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi thực hiện kế toán ban đầu.

Những lỗi thường gặp khi thực hiện kế toán ban đầu công ty cổ phần

Không mở đủ sổ sách, không lập báo cáo thuế đúng hạn

Một trong những lỗi phổ biến khi thực hiện kế toán ban đầu cho công ty cổ phần là không mở đủ sổ sách kế toán cần thiết và không lập báo cáo thuế đúng hạn. Theo quy định pháp lý, công ty phải duy trì đầy đủ các sổ sách như sổ quỹ tiền mặt, sổ tài khoản ngân hàng, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết công nợ, và các sổ khác liên quan đến hoạt động tài chính của công ty. Việc thiếu sót các sổ sách này không chỉ ảnh hưởng đến công tác kế toán mà còn có thể dẫn đến rủi ro trong kiểm tra thuế, bị phạt nếu không tuân thủ các quy định.

Bên cạnh đó, việc không lập báo cáo thuế đúng hạn cũng là một sai lầm nghiêm trọng. Công ty cổ phần phải thực hiện kê khai thuế đúng hạn (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, và các loại thuế khác). Việc không nộp báo cáo thuế đúng hạn có thể khiến công ty bị phạt hoặc phải chịu các hậu quả pháp lý không mong muốn.

Sử dụng sai biểu mẫu – sai định dạng báo cáo

Lỗi sử dụng sai biểu mẫu và sai định dạng báo cáo là một vấn đề thường gặp khi thực hiện kế toán ban đầu tại công ty cổ phần. Các biểu mẫu kế toán, báo cáo thuế hay báo cáo tài chính phải tuân thủ các yêu cầu chuẩn hóa từ cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi sử dụng sai biểu mẫu, báo cáo không đúng yêu cầu có thể gây hiểu lầm và bị từ chối.

Ví dụ, một số công ty không cập nhật đúng biểu mẫu mới từ cơ quan thuế, dẫn đến việc nộp báo cáo không hợp lệ. Bên cạnh đó, định dạng báo cáo cũng cần phải tuân theo chuẩn của cơ quan thuế như kích thước bảng biểu, mã số thuế, hay cách thức ghi nhận các thông tin trên báo cáo tài chính. Việc sai sót trong biểu mẫu có thể khiến công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán thuế, hoàn thuế hoặc bị xử phạt hành chính.

Để tránh các lỗi này, doanh nghiệp cần nắm vững các yêu cầu về biểu mẫu và định dạng báo cáo từ cơ quan nhà nước và hệ thống kế toán của mình.

Câu hỏi thường gặp về kế toán ban đầu cho công ty cổ phần

Việc triển khai kế toán ban đầu cho công ty cổ phần là bước quan trọng sau khi thành lập, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế – kế toán. Dưới đây là hai câu hỏi thường gặp mà doanh nghiệp mới thành lập thường quan tâm:

Có cần thuê dịch vụ kế toán ban đầu không?

Không bắt buộc, nhưng rất nên thuê nếu công ty chưa có kế toán nội bộ hoặc chưa nắm rõ quy định kế toán thuế. Dịch vụ kế toán ban đầu sẽ giúp doanh nghiệp:

Mở hệ thống tài khoản kế toán theo chuẩn

Thiết lập sổ sách, biểu mẫu ban đầu

Thực hiện khai thuế môn bài, đăng ký phương pháp kế toán

Lập tờ khai thuế đầu kỳ và hướng dẫn báo cáo tài chính

Ngoài ra, khi thuê dịch vụ chuyên nghiệp, doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai sót, tránh bị xử phạt do nộp thiếu hoặc kê khai sai biểu mẫu. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí nhân sự nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong giai đoạn đầu hoạt động.

Kế toán ban đầu có bắt buộc theo mẫu Thông tư 200 không?

Không bắt buộc 100%, nhưng Thông tư 200/2014/TT-BTC là tiêu chuẩn áp dụng phổ biến cho các công ty cổ phần có quy mô vừa và lớn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai chế độ kế toán:

Thông tư 200/2014/TT-BTC: áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh, yêu cầu báo cáo chi tiết

Thông tư 133/2016/TT-BTC: áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (nếu đủ điều kiện)

Tuy nhiên, với loại hình công ty cổ phần, đặc biệt có kế hoạch phát triển dài hạn, thì nên chọn Thông tư 200 để đảm bảo hệ thống tài chính phù hợp với chuẩn mực kế toán, dễ kiểm toán và minh bạch khi gọi vốn đầu tư.

 Kết luận: Kế toán ban đầu là nền tảng quan trọng cho công ty cổ phần hoạt động đúng luật và phát triển bền vững

Kế toán ban đầu là bước đầu tiên và rất quan trọng đối với bất kỳ công ty cổ phần nào. Việc thực hiện kế toán chính xác không chỉ giúp công ty tuân thủ các quy định pháp lý về thuế và tài chính mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Đặc biệt, việc lập báo cáo tài chính chính xác và đầy đủ từ những ngày đầu sẽ giúp công ty dễ dàng theo dõi tình hình tài chính, đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Ngoài ra, kế toán ban đầu cũng giúp công ty cổ phần xây dựng niềm tin với các đối tác, nhà đầu tư và cơ quan thuế. Nếu công ty thực hiện đúng các quy trình kế toán ban đầu, doanh nghiệp sẽ có được lợi thế lớn trong việc quản lý tài chính, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo sự phát triển lâu dài. Vì vậy, việc chuẩn bị kỹ lưỡng kế toán ban đầu là một yếu tố then chốt giúp công ty cổ phần hoạt động đúng luật và phát triển bền vững.

Kế toán ban đầu cho công ty cổ phần – cần chuẩn bị gì? Câu trả lời chính là việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu kế toán, sổ sách và các hồ sơ liên quan ngay từ những ngày đầu thành lập. Đảm bảo rằng các thủ tục về đăng ký thuế, các chứng từ tài chính, và sổ sách kế toán được thực hiện chính xác sẽ giúp công ty hoạt động đúng quy định và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Bên cạnh đó, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp trong giai đoạn này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo rằng công ty tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ thuế và pháp lý. Khi chuẩn bị đúng các yếu tố liên quan đến kế toán ban đầu, công ty cổ phần của bạn sẽ có nền tảng vững chắc để phát triển trong tương lai.