Các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững trong quá trình kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Việc xác định chính xác các khoản chi phí hợp lý và hợp lệ giúp doanh nghiệp giảm được nghĩa vụ thuế phải nộp, đồng thời tránh bị phạt hoặc xử lý hành chính do khai sai hoặc thiếu sót. Tuy nhiên, không phải tất cả các khoản chi đều được phép trừ khi tính thuế TNDN. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các loại chi phí hợp lý được trừ và các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Cơ sở pháp lý quy định về chi phí được trừ và không được trừ 

Căn cứ theo Luật Thuế TNDN và các Thông tư hướng dẫn

Việc xác định chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) được quy định cụ thể tại Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12, được sửa đổi bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13, và hướng dẫn chi tiết tại các văn bản dưới luật.

Trong đó, Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản liên quan khác) là văn bản hướng dẫn chi tiết nhất về nguyên tắc xác định chi phí được trừ. Ngoài ra, các doanh nghiệp cần căn cứ vào Thông tư 25/2018/TT-BTC để cập nhật các quy định mới nhất về thuế TNDN.

Theo các văn bản này, chi phí được trừ là những khoản chi có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, và không nằm trong danh mục chi phí không được trừ theo quy định. Các chi phí không được trừ thường bao gồm: tiền phạt vi phạm hành chính, chi vượt định mức khống chế, chi không có chứng từ hợp lệ, chi không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh…

Nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế

Để được tính là chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ 3 nguyên tắc cơ bản:

Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ tính thuế.

Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Không thuộc danh mục chi phí không được trừ theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

Doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra định kỳ các khoản chi để đảm bảo tính hợp lệ, đồng thời nên cập nhật kịp thời các quy định mới từ Bộ Tài chính để không bị loại trừ chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra quyết toán. Việc ghi nhận chính xác chi phí được trừ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu số thuế TNDN phải nộp và giảm rủi ro về pháp lý trong quá trình thanh kiểm tra thuế.

Điều kiện để khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp phải là khoản chi thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế, có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể, các khoản chi này phải phục vụ cho việc tạo ra doanh thu, thu nhập chịu thuế trong kỳ. Những khoản chi không liên quan như chi cho mục đích cá nhân, chi ngoài phạm vi ngành nghề đăng ký hoặc không góp phần tạo ra doanh thu đều không được tính vào chi phí hợp lý được trừ.

Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

Một điều kiện bắt buộc khác là khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định hiện hành. Hóa đơn phải được lập đúng mẫu, đúng thời điểm, đúng tên đơn vị mua bán và phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế. Các chứng từ đi kèm như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu chi, bảng thanh toán, phiếu xuất kho… cũng cần được lưu trữ đầy đủ. Thiếu hóa đơn hoặc chứng từ không hợp lệ sẽ dẫn đến việc chi phí bị loại khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu vượt ngưỡng)

Đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), nếu doanh nghiệp muốn được tính vào chi phí được trừ thì bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm chuyển khoản qua ngân hàng, thanh toán qua thẻ, hoặc phương tiện điện tử được pháp luật công nhận. Việc thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp này sẽ khiến khoản chi bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Như vậy, để được tính là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần đảm bảo cả ba điều kiện: chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, có đủ chứng từ hợp pháp, và thanh toán không dùng tiền mặt nếu vượt mức quy định. Việc tuân thủ nghiêm ngặt sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế.

Các khoản chi phí được trừ phổ biến khi tính thuế TNDN 

Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp

Đây là nhóm chi phí phổ biến và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Theo quy định, các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp (như ăn trưa, xăng xe, điện thoại, công tác phí…) sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện sau: có hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán hợp pháp và được ghi rõ trong thỏa ước lao động hoặc quy chế tài chính nội bộ của doanh nghiệp. Ngoài ra, các khoản chi đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cũng được tính vào chi phí nếu đúng quy định pháp luật hiện hành.

Chi phí nguyên vật liệu, điện nước, dịch vụ mua ngoài

Các khoản chi cho nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất, chi phí mua hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh, tiền điện nước sử dụng tại cơ sở sản xuất – kinh doanh được chấp nhận là chi phí hợp lý nếu có hóa đơn, chứng từ rõ ràng. Bên cạnh đó, các dịch vụ mua ngoài như vận chuyển, thuê kho, thuê văn phòng, thuê máy móc, dịch vụ bảo trì thiết bị, dịch vụ quảng cáo, marketing… cũng được tính vào chi phí hợp lý nếu phục vụ trực tiếp cho hoạt động tạo ra doanh thu.

Chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp

Doanh nghiệp được phép tính khấu hao tài sản cố định hữu hình và vô hình (như máy móc, nhà xưởng, phương tiện vận tải, phần mềm, quyền sử dụng đất có thời hạn…) vào chi phí được trừ nếu tài sản đó được sử dụng cho hoạt động kinh doanh và khấu hao theo đúng phương pháp, thời gian quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Chi phí tài chính bao gồm lãi vay ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng, nếu khoản vay đáp ứng điều kiện có hợp đồng và lãi suất không vượt trần theo quy định. Đối với khoản vay từ cá nhân, cần bổ sung chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu vượt mức quy định.

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản như chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện thoại, chi phí tiếp khách, hội nghị, chi phí đào tạo nhân sự… cũng được tính vào chi phí hợp lý nếu có hóa đơn chứng từ hợp lệ và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tất cả các khoản chi trên cần đáp ứng đồng thời các điều kiện: có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ chứng từ hợp pháp, và có phương thức thanh toán hợp lý để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 

Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành, một trong những điều kiện tiên quyết để chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế là phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Những khoản chi không có hóa đơn, chứng từ, hoặc có nhưng không hợp lệ (sai mẫu, không ghi đầy đủ nội dung, không khớp thông tin, không đăng ký mã số thuế…) sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ. Ngoài ra, nếu hóa đơn có dấu hiệu mua bán không có thực hoặc không đúng bản chất giao dịch thì cơ quan thuế cũng có quyền loại khoản chi đó ra khỏi chi phí hợp lý.

Chi vượt mức theo quy định (tiếp khách, quảng cáo, khuyến mại)

Một số khoản chi có giới hạn về tỷ lệ khấu trừ khi tính vào chi phí, ví dụ: chi phí tiếp khách, quảng cáo, khuyến mại, hội chợ, tri ân khách hàng… Theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi, bổ sung), nếu doanh nghiệp chi vượt mức giới hạn quy định cho các khoản này thì phần vượt mức sẽ không được tính vào chi phí hợp lý. Ví dụ, chi phí khuyến mại vượt tỷ lệ 15% trên tổng doanh thu chịu thuế trong kỳ (đối với doanh nghiệp không đăng ký theo quy định khuyến mại tại Luật Thương mại) sẽ bị loại trừ khi quyết toán thuế.

Các khoản phạt vi phạm, chi tài trợ không đúng quy định

Các khoản chi liên quan đến vi phạm pháp luật như: tiền phạt vi phạm hành chính, vi phạm hợp đồng, chậm nộp thuế, vi phạm giao thông… đều bị loại khỏi chi phí được trừ. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp có hoạt động tài trợ, từ thiện, hỗ trợ nhân đạo nhưng không đúng quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC – ví dụ như tài trợ không thông qua tổ chức hợp pháp hoặc không có hồ sơ chứng minh – thì cũng sẽ không được chấp nhận. Đối với các khoản chi từ thiện, nhân đạo hợp lệ, doanh nghiệp cần có hồ sơ chứng minh đầy đủ như giấy tờ xác nhận từ tổ chức tiếp nhận, biên bản bàn giao, quyết định của giám đốc hoặc hội đồng quản trị.

Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định về chi phí không được trừ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính và đảm bảo minh bạch trong công tác kế toán, quyết toán thuế hàng năm.

Một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý khi xác định chi phí thuế TNDN 

Chi phí trả lương giám đốc không tham gia điều hành thực tế

Theo quy định hiện hành, chi phí tiền lương, tiền công được tính vào chi phí được trừ nếu thực tế phát sinh, có đủ chứng từ hợp pháp và gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, nếu giám đốc không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh thì khoản tiền lương, tiền công trả cho họ sẽ không được tính vào chi phí được trừ. Cơ quan thuế có thể yêu cầu chứng minh hoạt động điều hành qua phân công công việc, hợp đồng lao động, bảng phân công nhiệm vụ hoặc chứng cứ liên quan.

Chi phí trích trước và phân bổ qua nhiều kỳ

Một số khoản chi phí như bảo hành sản phẩm, chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, chi phí trả trước (như tiền thuê nhà, phần mềm, dịch vụ bảo trì…) cần được trích trước hoặc phân bổ dần qua nhiều kỳ kế toán. Doanh nghiệp cần lập bảng phân bổ rõ ràng, có căn cứ hợp lý để ghi nhận chi phí từng kỳ phù hợp với nguyên tắc phù hợp doanh thu – chi phí. Nếu trích trước quá cao hoặc không có hồ sơ chứng minh căn cứ tính toán thì cơ quan thuế có quyền loại khỏi chi phí được trừ.

Các khoản chi liên quan đến hoạt động từ thiện, nhân đạo

Doanh nghiệp có thể tham gia các hoạt động xã hội như tài trợ, cứu trợ thiên tai, từ thiện. Tuy nhiên, không phải khoản chi nào cũng được tính vào chi phí được trừ. Chỉ các khoản chi đáp ứng đầy đủ điều kiện: được thực hiện theo chương trình của Nhà nước, có quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền, có đầy đủ chứng từ (quyết định tài trợ, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán hợp pháp…) mới được tính vào chi phí được trừ. Nếu tự nguyện ủng hộ mà không có căn cứ pháp lý phù hợp thì vẫn bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Hướng dẫn hạch toán các khoản chi phí được và không được trừ 

Cách định khoản kế toán cho chi phí hợp lệ và không hợp lệ

Trong kế toán doanh nghiệp, mọi khoản chi đều phải được ghi nhận đầy đủ, tuy nhiên không phải chi phí nào cũng được trừ khi tính thuế TNDN. Để phản ánh đúng bản chất chi phí, kế toán cần định khoản như sau:

Chi phí hợp lệ (được trừ): Là những khoản chi thỏa mãn điều kiện theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC như có chứng từ hợp pháp, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, thanh toán không dùng tiền mặt (nếu vượt ngưỡng).

Ví dụ:

Chi tiền lương cho nhân viên:

Nợ 642/627/641…

Có 334 – Phải trả người lao động

Mua nguyên vật liệu có hóa đơn:

Nợ 152/153…

Có 111/112/331…

Chi phí không hợp lệ (không được trừ): Là các khoản chi không đủ điều kiện theo luật thuế như không có chứng từ, vượt định mức, chi cho cá nhân không liên quan đến SXKD. Tuy vẫn phải ghi nhận vào sổ kế toán nhưng cần hạch toán riêng để loại trừ khi quyết toán:

Ví dụ: Chi phạt vi phạm hành chính:

Nợ 811 – Chi phí bất thường

Có 111/112…

Tách biệt chi phí kế toán nội bộ và chi phí được trừ thuế TNDN

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống tài khoản và phân loại rõ ràng:

Chi phí nội bộ kế toán: Ghi nhận đầy đủ tất cả chi phí phát sinh để phục vụ mục đích quản trị, kiểm soát nội bộ, bất kể hợp lệ hay không hợp lệ theo luật thuế.

Chi phí thuế TNDN được trừ: Phải được bóc tách, theo dõi riêng trên sổ phụ hoặc mã chi tiết nhằm phục vụ quyết toán. Có thể sử dụng thêm tiểu khoản hoặc mã phân tích trên phần mềm kế toán.

Rà soát chi phí trong quá trình lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Trước khi lập báo cáo tài chính và nộp hồ sơ quyết toán thuế, kế toán cần:

Soát lại toàn bộ chi phí theo nguyên tắc: có hóa đơn, liên quan đến SXKD, thanh toán hợp lệ.

Đối chiếu sổ kế toán với tờ khai thuế để điều chỉnh những khoản không được trừ (ghi vào chỉ tiêu B4 – phụ lục 03-2A/TNDN).

Lập bảng kê loại trừ chi phí không hợp lệ để cơ quan thuế dễ kiểm tra, tránh bị xuất toán sau này.

Việc phân loại, hạch toán và theo dõi chính xác giúp doanh nghiệp minh bạch sổ sách và tối ưu số thuế phải nộp.

Mẫu bảng kê chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp 

Mẫu bảng kê 03-1A/TNDN theo thông tư hiện hành

Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần lập Bảng kê chi tiết chi phí được trừ theo mẫu 03-1A/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mẫu này dùng để liệt kê các khoản chi phí thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và đủ điều kiện được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Nội dung bảng kê bao gồm:

STT,

Nội dung chi phí,

Số chứng từ,

Ngày chứng từ,

Số tiền chi,

Tỷ lệ được trừ,

Ghi chú (nếu có).

Mẫu 03-1A/TNDN thường đính kèm theo Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN khi nộp hồ sơ cuối năm.

Cách điền thông tin chi tiết và đính kèm chứng từ minh chứng

Khi lập bảng kê, kế toán cần phân loại rõ ràng từng khoản chi phí: tiền lương, điện nước, khấu hao, thuê ngoài, dịch vụ, tiếp khách,… Đối với mỗi khoản chi, cần điền đầy đủ thông tin theo cột, đảm bảo khớp với chứng từ kế toán gốc (hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng…).

Một số lưu ý khi điền bảng kê:

Không gộp nhiều chứng từ vào một dòng nếu khác nội dung hoặc ngày tháng.

Tỷ lệ được trừ áp dụng cho các khoản chi có giới hạn theo quy định như chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại,…

Đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi >20 triệu đồng.

Bảng kê sau khi lập cần in, ký, đóng dấu, lưu cùng hồ sơ quyết toán và đính kèm bản mềm khi nộp online qua Cổng thuế điện tử.

Dịch vụ kiểm tra và tư vấn chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN 

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ rà soát chi phí trước quyết toán

Việc sử dụng dịch vụ kiểm tra và tư vấn chi phí hợp lý trước kỳ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế hoặc bị xử phạt hành chính do kê khai sai. Dịch vụ này hỗ trợ doanh nghiệp rà soát toàn bộ hồ sơ, chứng từ kế toán liên quan đến các khoản chi phí trong năm tài chính, từ đó xác định rõ đâu là khoản chi được trừ và không được trừ theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Ngoài ra, dịch vụ còn giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các khoản chi thiếu chứng từ hợp lệ, chi vượt định mức hoặc chưa đủ điều kiện khấu trừ, từ đó điều chỉnh và bổ sung kịp thời trước khi nộp hồ sơ quyết toán. Đây cũng là bước chuẩn bị quan trọng giúp doanh nghiệp sẵn sàng khi bị cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Gợi ý đơn vị kế toán hỗ trợ xác định chi phí được trừ đúng quy định

Doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị kế toán chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế TNDN như các công ty dịch vụ kế toán – kiểm toán uy tín, hoặc các tổ chức có chứng chỉ hành nghề kế toán theo quy định. Các đơn vị này không chỉ hỗ trợ rà soát chi phí, mà còn tư vấn thêm về cách tổ chức chứng từ, lập bảng kê chi tiết, đảm bảo toàn bộ hồ sơ kế toán phục vụ cho việc quyết toán được minh bạch, hợp lệ và đúng chuẩn.

Việc hiểu rõ các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, giảm thuế phải nộp. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát các khoản chi phí của mình để đảm bảo chỉ những chi phí hợp lý, hợp lệ mới được phép trừ khi tính thuế TNDN. Nếu không nắm vững các quy định này, doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro về thuế, dẫn đến các khoản phạt không đáng có.