Quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp

Quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp

Quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp là một phần quan trọng trong việc tổng kết hoạt động tài chính của công ty trong suốt một năm. Việc thực hiện báo cáo tài chính đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý mà còn phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty. Bằng cách này, các nhà quản lý, cổ đông, và các đối tác có thể đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn dựa trên các số liệu cụ thể. Quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác trong việc thu thập, xử lý dữ liệu kế toán, cũng như việc áp dụng các nguyên tắc kế toán hợp lý. Để tránh sai sót và đảm bảo tính minh bạch, các doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước chuẩn xác từ việc phân tích số liệu cho đến việc trình bày báo cáo. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn quy trình chi tiết để thực hiện báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp.

Quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp gồm những bước nào?

Việc lập báo cáo tài chính cuối năm là một trong những công việc quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây không chỉ là cơ sở để tổng kết hoạt động tài chính trong năm, mà còn là căn cứ pháp lý để quyết toán thuế và phục vụ các mục tiêu kiểm toán, vay vốn, cổ đông hoặc đấu thầu. Vậy quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp gồm những bước gì? Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn để chủ động thực hiện đúng chuẩn, tránh sai sót và rủi ro pháp lý.

Dưới đây là hai bước quan trọng đầu tiên trong quy trình lập báo cáo tài chính cuối năm, bạn cần thực hiện lần lượt và đầy đủ để đảm bảo chất lượng sổ sách và số liệu.

Bước 1 – Thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán gốc

Đây là bước nền tảng trong lập báo cáo tài chính cuối năm, yêu cầu kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh trong năm tài chính. Bao gồm:

Hóa đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu – chi, giấy báo ngân hàng

Hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, các khoản BHXH

Chứng từ liên quan đến khấu hao tài sản cố định, trích lập dự phòng, chi phí dở dang

Mọi chứng từ cần được sắp xếp theo thứ tự thời gian, phân loại theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán cần kiểm tra kỹ tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của từng chứng từ theo quy định của pháp luật. Nếu có thiếu sót hoặc sai lệch, cần phối hợp với các bộ phận liên quan để điều chỉnh kịp thời.

Lưu ý: Những chứng từ có liên quan đến thuế GTGT, thuế TNDN, TNCN cần được đối chiếu với tờ khai thuế hàng kỳ, tránh tình trạng số liệu không đồng nhất khi lập báo cáo tổng thể.

Bước 2 – Hạch toán, đối chiếu và điều chỉnh sổ sách kế toán

Sau khi hoàn tất việc thu thập chứng từ, bước tiếp theo là hạch toán đầy đủ và chính xác vào phần mềm kế toán. Tất cả nghiệp vụ phát sinh trong năm phải được cập nhật kịp thời, phản ánh đúng bản chất giao dịch.

Tiếp đến là đối chiếu giữa các sổ sách kế toán:

Đối chiếu giữa sổ cái và sổ chi tiết

Đối chiếu số dư ngân hàng với sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi

Đối chiếu công nợ phải thu – phải trả với khách hàng và nhà cung cấp

Đối chiếu thuế đầu vào – đầu ra với kê khai thuế GTGT

Trường hợp phát hiện sai lệch hoặc chênh lệch không hợp lý, cần điều chỉnh bút toán, bổ sung chứng từ hoặc lập biên bản xác nhận với bên liên quan.

Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong báo cáo tài chính, tạo nền tảng để tổng hợp các chỉ tiêu báo cáo theo đúng quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Những ai bắt buộc phải lập báo cáo tài chính doanh nghiệp hàng năm?

Báo cáo tài chính doanh nghiệp là một trong những tài liệu quan trọng thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính, và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành, không phải mọi tổ chức kinh doanh đều bắt buộc phải lập báo cáo tài chính cuối năm. Tuy nhiên, phần lớn các mô hình doanh nghiệp đều phải thực hiện nghĩa vụ này để phục vụ công tác quản lý, kiểm toán và thanh tra thuế.

Báo cáo tài chính doanh nghiệp thường bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này không chỉ là cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp mà còn là tài liệu quan trọng cho nhà đầu tư, ngân hàng, đối tác khi đánh giá năng lực tài chính của công ty.

Vậy cụ thể những loại hình doanh nghiệp nào bắt buộc phải lập báo cáo tài chính cuối năm? Dưới đây là hai nhóm đối tượng cần quan tâm:

Doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh lớn có cần lập không?

Doanh nghiệp tư nhân (DNTN) và các hộ kinh doanh cá thể thông thường không bắt buộc phải lập báo cáo tài chính doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán đầy đủ như công ty. Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh đạt ngưỡng doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên hoặc có sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, thì buộc phải mở sổ sách kế toán, ghi chép đầy đủ doanh thu – chi phí – lợi nhuận và lập báo cáo tài chính cuối năm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Đối với DNTN, vì không có tư cách pháp nhân riêng biệt nên chủ doanh nghiệp thường tự quyết định việc tổ chức kế toán. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tư nhân đăng ký hoạt động sản xuất – kinh doanh ổn định, có quy mô lớn hoặc sử dụng nhiều lao động, cơ quan thuế có thể yêu cầu lập báo cáo tài chính cuối năm để phục vụ cho công tác thanh tra thuế hoặc xét duyệt tín dụng ngân hàng.

Doanh nghiệp FDI, công ty cổ phần, công ty TNHH có bắt buộc không?

Đây là nhóm bắt buộc lập báo cáo tài chính doanh nghiệp hàng năm theo quy định tại Luật Kế toán 2015 và các Thông tư như 200/2014/TT-BTC, 133/2016/TT-BTC. Dù là công ty hoạt động sản xuất hay thương mại – dịch vụ, miễn có tư cách pháp nhân thì đều phải lập báo cáo tài chính cuối năm.

Đối với công ty TNHH, báo cáo tài chính được lập theo mẫu quy định và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Công ty cổ phần bắt buộc lập báo cáo tài chính đã kiểm toán nếu là công ty đại chúng, hoặc có vốn nhà nước.

Doanh nghiệp FDI (có vốn đầu tư nước ngoài) không chỉ lập báo cáo tài chính theo quy định Việt Nam mà còn có thể cần lập thêm báo cáo bằng ngoại ngữ (thường là tiếng Anh) để phục vụ đối tác, công ty mẹ ở nước ngoài.

Việc lập báo cáo tài chính không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là công cụ kiểm soát nội bộ, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và hỗ trợ hoạch định chiến lược phát triển lâu dài cho doanh nghiệp.

Báo cáo tài chính doanh nghiệp cần những biểu mẫu nào?

Khi lập báo cáo tài chính doanh nghiệp, một trong những yêu cầu quan trọng nhất là sử dụng đúng và đầy đủ các mẫu báo cáo tài chính năm theo quy định pháp luật. Các biểu mẫu này không chỉ thể hiện tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu, đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp. Tùy theo loại hình doanh nghiệp và chế độ kế toán áp dụng, hệ thống biểu mẫu có thể thay đổi, tuy nhiên Thông tư 200/2014/TT-BTC là căn cứ phổ biến nhất hiện nay cho các doanh nghiệp vừa và lớn.

Dưới đây là hai nhóm biểu mẫu cần lưu ý:

Bộ báo cáo tài chính bắt buộc theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng phải lập và nộp các biểu mẫu sau vào cuối năm tài chính:

Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN): Phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn tại thời điểm cuối năm.

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN): Ghi nhận doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN): Theo phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp, theo dõi dòng tiền vào – ra.

Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN): Diễn giải chi tiết các khoản mục đã trình bày trong báo cáo chính.

Các biểu mẫu trên bắt buộc phải đầy đủ và nhất quán, là cơ sở để cơ quan chức năng kiểm tra và doanh nghiệp dùng để đánh giá hiệu quả kinh doanh hàng năm.

Các mẫu bổ sung theo ngành nghề hoặc yêu cầu kiểm toán

Ngoài các mẫu bắt buộc, tùy vào lĩnh vực hoạt động hoặc yêu cầu kiểm toán, doanh nghiệp có thể phải lập thêm các biểu mẫu như:

Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước (thuế, bảo hiểm).

Báo cáo phân tích tài chính nội bộ dành cho tập đoàn hoặc doanh nghiệp có nhiều công ty con.

Báo cáo hợp nhất: Đối với công ty mẹ – con, phải lập thêm báo cáo tài chính hợp nhất.

Biểu mẫu kiểm toán: Nếu doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc kiểm toán (ví dụ: FDI, niêm yết), báo cáo tài chính cần có báo cáo kiểm toán độc lập đi kèm.

Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan thuế hoặc ngân hàng có thể yêu cầu bổ sung báo cáo theo mẫu riêng để phục vụ cho các mục đích thẩm định tín dụng, thanh tra thuế hoặc kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc cập nhật kịp thời quy định từng ngành là điều bắt buộc để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật tài chính – kế toán.

Những sai sót thường gặp khi lập báo cáo tài chính cuối năm

Trong quá trình lập báo cáo tài chính cuối năm, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – thường mắc phải những sai sót phổ biến, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh, nghĩa vụ thuế và uy tín tài chính. Việc nhận diện và phòng tránh các lỗi trong báo cáo tài chính doanh nghiệp là việc làm cần thiết để đảm bảo tính minh bạch, chính xác cũng như tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là hai lỗi thường gặp nhất kế toán cần đặc biệt lưu ý.

Không khớp số liệu giữa các sổ sách và báo cáo

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất khi lập báo cáo tài chính cuối năm. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc ghi nhận số liệu không nhất quán giữa:

Sổ nhật ký chung và sổ cái

Sổ chi tiết công nợ và bảng cân đối kế toán

Tài khoản ngân hàng và báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Việc thiếu đối chiếu chặt chẽ giữa các sổ sách khiến báo cáo tổng hợp bị lệch, dẫn đến sai chỉ tiêu, sai dòng tiền hoặc thậm chí âm vốn chủ sở hữu một cách vô lý.

Một số doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cho quản lý bán hàng, kho, kế toán… nhưng không đồng bộ dữ liệu cũng khiến số liệu không khớp. Hậu quả là doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc truy thu thuế khi quyết toán.

Để khắc phục, kế toán cần thực hiện đối chiếu định kỳ, khóa sổ và lập biên bản xác nhận số dư cuối kỳ với các bên liên quan (ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng…).

Bỏ sót khoản chi phí hoặc doanh thu phát sinh cuối kỳ

Một lỗi phổ biến khác là không ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí hoặc doanh thu phát sinh vào thời điểm cuối năm, đặc biệt là các khoản:

Chi phí lương thưởng chưa chi

Chi phí quảng cáo, marketing, điện – nước chưa thanh toán

Doanh thu bán hàng đã giao nhưng chưa xuất hóa đơn

Các khoản trích lập dự phòng công nợ khó đòi, giảm giá hàng tồn kho

Việc bỏ sót làm sai lệch kết quả kinh doanh, gây mất cân đối giữa lợi nhuận và thực tế dòng tiền, ảnh hưởng đến thuế TNDN phải nộp. Ngoài ra, nếu bị phát hiện khi kiểm toán hoặc thanh tra, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính hoặc bị nghi ngờ gian lận tài chính.

Để hạn chế lỗi này, kế toán cần lập bảng tổng hợp các khoản chi phí và doanh thu chưa ghi nhận, đồng thời phối hợp với các phòng ban như bán hàng, mua hàng, nhân sự để thu thập đầy đủ thông tin trước khi chốt sổ.

Lưu ý về thuế khi thực hiện quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp

Trong quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp, công tác kê khai thuế cuối năm doanh nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng, bởi đây là bước giúp doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước và tránh những rủi ro pháp lý trong quá trình quyết toán thuế. Nếu doanh nghiệp không cẩn trọng khi lập báo cáo tài chính và không rà soát kỹ các quy định thuế hiện hành, rất dễ bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế do kê khai sai, thiếu hoặc chậm nộp.

Dưới đây là 2 nội dung quan trọng về thuế mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện báo cáo tài chính cuối năm:

Quyết toán thuế TNDN, TNCN dựa trên báo cáo tài chính

Khi kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho toàn bộ năm. Số liệu dùng để quyết toán được trích trực tiếp từ báo cáo tài chính cuối năm, bao gồm:

Doanh thu thuần, chi phí được trừ, chi phí không được trừ

Thu nhập khác, lỗ chuyển kỳ trước, thu nhập miễn thuế

Tổng thu nhập chịu thuế và số thuế TNDN phải nộp

Đối với thuế TNCN, doanh nghiệp phải tổng hợp thu nhập từ tiền lương – tiền công đã chi trả trong năm cho người lao động, số tiền thuế đã khấu trừ hàng tháng/quý, và đối chiếu với nghĩa vụ thuế thực tế để quyết toán. Trường hợp có sai sót trong việc khấu trừ, chậm nộp, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và phạt chậm nộp theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Cập nhật quy định mới về thuế trong năm tài chính

Trong mỗi năm tài chính, cơ quan quản lý thường ban hành hoặc điều chỉnh các chính sách thuế, đặc biệt là các nghị định, thông tư liên quan đến:

Thay đổi thuế suất TNDN, các khoản chi được trừ/không được trừ

Quy định về hóa đơn điện tử, thời điểm ghi nhận doanh thu

Cập nhật biểu mẫu, cách kê khai mới trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK)

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các thay đổi này trong suốt năm tài chính và áp dụng đúng khi lập báo cáo tài chính để đảm bảo tính hợp lệ – hợp pháp – hợp lý trong kê khai. Trường hợp áp dụng sai quy định, dù là vô ý, cũng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy thu thuế từ 1 đến 5 năm về trước.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có ưu đãi về thuế như miễn, giảm thuế TNDN, cần rà soát kỹ điều kiện được hưởng và các thủ tục thông báo với cơ quan thuế, tránh trường hợp bị hủy ưu đãi do thiếu hồ sơ hoặc kê khai sai.

Có nên thuê dịch vụ lập báo cáo tài chính doanh nghiệp hay tự làm?

Việc lập báo cáo tài chính doanh nghiệp vào cuối năm là một trong những công việc quan trọng bậc nhất của phòng kế toán. Báo cáo này không chỉ phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và pháp lý của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa – luôn băn khoăn giữa việc tự làm hay thuê dịch vụ kế toán cuối năm để đảm bảo chính xác và đúng quy định.

Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ kế toán cuối năm mang lại nhiều lợi ích rõ ràng, đặc biệt với các doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán vững mạnh:

Đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật: Các đơn vị cung cấp dịch vụ thường có đội ngũ kế toán trưởng nhiều kinh nghiệm, am hiểu quy định mới nhất của cơ quan thuế và chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Tiết kiệm chi phí vận hành: So với việc duy trì một bộ phận kế toán nội bộ, thuê ngoài giúp giảm chi phí lương, thưởng, đào tạo và phần mềm kế toán.

Hỗ trợ xử lý sai sót, rủi ro thuế: Trong trường hợp doanh nghiệp có sai phạm hoặc cần điều chỉnh sổ sách, đơn vị dịch vụ có thể tư vấn và khắc phục nhanh chóng, đúng quy trình.

Cung cấp thêm giá trị tư vấn: Một số dịch vụ kế toán uy tín còn đưa ra các khuyến nghị về chiến lược tài chính, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, lợi nhuận và dòng tiền.

Những rủi ro khi tự lập báo cáo tài chính mà thiếu chuyên môn

Việc tự lập báo cáo tài chính doanh nghiệp khi không có đủ chuyên môn có thể dẫn đến hàng loạt hệ lụy nghiêm trọng:

Sai sót số liệu: Việc ghi nhận sai tài khoản, lệch chỉ tiêu hoặc không đúng thời điểm có thể dẫn đến chênh lệch số thuế phải nộp, dễ bị truy thu hoặc phạt.

Không đáp ứng định dạng theo quy định: Mỗi loại hình doanh nghiệp, mỗi chế độ kế toán lại có biểu mẫu khác nhau. Nếu không cập nhật kịp thời Thông tư, Nghị định mới thì báo cáo dễ bị trả về.

Không giải trình được khi bị thanh tra thuế: Nếu không lập báo cáo theo đúng nguyên tắc kế toán, khi bị cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp có thể không cung cấp được tài liệu hợp lý, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm pháp lý.

Ảnh hưởng uy tín và năng lực tài chính: Sai sót trong báo cáo tài chính ảnh hưởng đến điểm tín dụng doanh nghiệp, gây khó khăn khi vay vốn, gọi vốn hoặc đấu thầu.

Do đó, nếu chưa có đội ngũ kế toán vững chuyên môn, việc thuê dịch vụ kế toán cuối năm là lựa chọn an toàn và hiệu quả cho mọi doanh nghiệp.

Quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá lại toàn bộ hoạt động tài chính – kế toán trong năm. Việc thực hiện đúng, đủ và đúng thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quyết toán thuế, xây dựng kế hoạch tài chính mới, đồng thời tạo dựng lòng tin với đối tác, ngân hàng và cơ quan nhà nước. Những sai sót nhỏ trong báo cáo cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, vì vậy mỗi bước từ thu thập chứng từ, hạch toán, đối chiếu đến lập báo cáo cần được thực hiện bởi người có chuyên môn. Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp nếu thiếu nhân lực nội bộ để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp cho toàn bộ quy trình.

Quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp không chỉ là nhiệm vụ bắt buộc mà còn là cơ hội để các doanh nghiệp đánh giá lại tình hình tài chính của mình. Khi thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan về hoạt động tài chính trong năm qua, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp cho năm tiếp theo. Việc tuân thủ các bước và nguyên tắc trong quá trình làm báo cáo tài chính sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót và rủi ro pháp lý. Nếu doanh nghiệp chưa quen thuộc với các thủ tục này, việc hợp tác với các chuyên gia kế toán và tư vấn thuế là một lựa chọn hợp lý. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và thực hiện báo cáo tài chính cuối năm hiệu quả, đúng quy định.