Thủ tục thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải

Thủ tục thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải

Thủ tục thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải đang là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập quan tâm trong năm 2025. Với nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng, việc tham gia vào lĩnh vực logistics, vận tải bằng xe tải mang đến nhiều cơ hội phát triển kinh doanh bền vững. Tuy nhiên, để công ty vận tải được cấp phép hoạt động hợp pháp, bạn cần thực hiện đầy đủ các bước thủ tục pháp lý theo quy định. Thủ tục thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải không chỉ bao gồm việc đăng ký kinh doanh thông thường mà còn phải xin cấp giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô. Đặc biệt, các doanh nghiệp còn phải đáp ứng những điều kiện nghiêm ngặt về phương tiện, lái xe, tài chính và nhân sự. Nếu không nắm rõ quy trình, bạn sẽ dễ gặp khó khăn khi triển khai công việc. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải giúp bạn chuẩn bị hồ sơ nhanh chóng, đúng chuẩn pháp lý.

Thủ tục thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải gồm những bước nào? 

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh vận tải bằng xe tải

Để thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải, bước đầu tiên là chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh theo quy định. Hồ sơ cần có:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.

Điều lệ công ty: Nêu rõ nội dung kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe tải.

Danh sách thành viên/cổ đông: Nếu công ty thành lập theo loại hình TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần.

Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân: CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và các thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập.

Văn bản xác nhận vốn pháp định (nếu ngành nghề đăng ký yêu cầu vốn pháp định).

Chứng chỉ hành nghề: Trường hợp ngành nghề yêu cầu (ví dụ, Giấy phép lái xe hạng C trở lên đối với người điều hành vận tải).

Ngoài ra, cần lưu ý ngành nghề vận tải hàng hóa bằng xe tải thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện. Sau khi đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp còn phải xin Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô tại Sở Giao thông Vận tải.

Các bước đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện theo quy trình đăng ký như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh

Nộp bộ hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Có thể nộp trực tiếp hoặc qua cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Bước 2: Nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp

Trong vòng 3 – 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Khắc dấu và thông báo mẫu dấu

Sau khi có giấy phép, công ty tiến hành khắc dấu pháp nhân. Doanh nghiệp cần thông báo mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia.

Bước 4: Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký nộp thuế điện tử

Công ty mở tài khoản ngân hàng, thông báo tài khoản với Sở Kế hoạch và Đầu tư và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 5: Xin giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô

Nộp hồ sơ tại Sở Giao thông Vận tải tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để được cấp phép hoạt động vận tải.

Bước 6: Đăng ký và gắn phù hiệu xe

Mỗi xe tải thuộc công ty cần gắn phù hiệu vận tải do Sở Giao thông Vận tải cấp, đảm bảo hoạt động đúng quy định pháp luật.

Hoàn thành đầy đủ các bước trên, công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải chính thức đi vào hoạt động hợp pháp.

Điều kiện thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải 

Để thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật Việt Nam. Những điều kiện này không chỉ đảm bảo hoạt động vận tải diễn ra an toàn, hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín trên thị trường. Dưới đây là các nhóm điều kiện cơ bản cần lưu ý.

Điều kiện về phương tiện vận tải

Doanh nghiệp vận tải bằng xe tải phải sở hữu hoặc thuê tối thiểu 01 phương tiện vận tải phù hợp với hình thức kinh doanh đã đăng ký. Các phương tiện này cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Xe phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của công ty hoặc có hợp đồng thuê tài chính, thuê tài sản đúng quy định.

Xe tải phải được kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường còn hiệu lực.

Phải trang bị đầy đủ thiết bị giám sát hành trình (hộp đen) theo yêu cầu của Bộ Giao thông Vận tải.

Trên thân xe phải ghi đầy đủ thông tin: tên doanh nghiệp, số điện thoại liên hệ, tải trọng xe theo đúng mẫu quy định.

Ngoài ra, nếu công ty vận chuyển hàng hóa nguy hiểm (hóa chất, chất dễ cháy nổ…), cần có thêm các giấy phép vận chuyển đặc thù và trang bị phương tiện phù hợp với loại hàng hóa vận chuyển.

Điều kiện về tài chính, nhân sự và bảo hiểm

Bên cạnh phương tiện vận tải, công ty cũng cần đáp ứng điều kiện về tài chính, nhân sự và bảo hiểm như sau:

Vốn tối thiểu: Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn tối thiểu bắt buộc cho ngành vận tải bằng xe tải, nhưng doanh nghiệp cần chứng minh có đủ khả năng tài chính để duy trì hoạt động.

Nhân sự lái xe: Công ty phải có đội ngũ lái xe đủ điều kiện hành nghề, sở hữu Giấy phép lái xe phù hợp với loại phương tiện vận tải. Ngoài ra, cần tổ chức khám sức khỏe định kỳ và tập huấn nghiệp vụ cho lái xe theo yêu cầu.

Bảo hiểm: Doanh nghiệp phải mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự cho tất cả phương tiện vận tải theo quy định. Đối với các dịch vụ vận chuyển hàng hóa có giá trị cao, công ty nên mua thêm bảo hiểm hàng hóa vận chuyển để hạn chế rủi ro.

Ký quỹ (nếu có): Một số trường hợp kinh doanh vận tải theo hợp đồng, vận tải quốc tế bằng xe tải có thể yêu cầu ký quỹ theo quy định riêng.

Việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện này sẽ giúp công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải hoạt động hợp pháp, an toàn và tạo dựng niềm tin với khách hàng ngay từ những ngày đầu thành lập.

Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô 

Để có thể hoạt động trong lĩnh vực vận tải bằng ô tô, doanh nghiệp bắt buộc phải xin cấp giấy phép kinh doanh vận tải. Quá trình này yêu cầu chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về những giấy tờ cần thiết và các bước thực hiện thủ tục xin cấp phép.

Giấy tờ pháp lý doanh nghiệp cần nộp

Khi xin giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp các giấy tờ pháp lý sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao y công chứng, trong đó ngành nghề kinh doanh phải có hoạt động vận tải bằng ô tô.

Phương án kinh doanh vận tải: Nêu rõ hình thức kinh doanh (vận tải hành khách, vận tải hàng hóa, vận tải container, vận tải taxi,…), tuyến vận tải dự kiến khai thác, phương tiện, kế hoạch bảo dưỡng xe và đảm bảo an toàn giao thông.

Giấy chứng nhận quyền sử dụng hoặc hợp đồng thuê phương tiện vận tải: Kèm theo đăng ký xe. Nếu phương tiện không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, cần cung cấp hợp đồng thuê phương tiện theo đúng quy định.

Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường của các phương tiện vận tải.

Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc đối với xe ô tô.

Chứng chỉ tập huấn nghiệp vụ vận tải đối với người điều hành hoạt động vận tải.

Giấy tờ chứng minh đủ điều kiện về bến bãi (nếu hoạt động cần điểm đỗ phương tiện).

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng mọi bản sao phải được công chứng đầy đủ trong thời hạn quy định và thống nhất nội dung hồ sơ để tránh việc hồ sơ bị trả về, kéo dài thời gian xét duyệt.

Thủ tục xin cấp giấy phép tại Sở Giao thông Vận tải

Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp 1 bộ hồ sơ đầy đủ đến Sở Giao thông Vận tải nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Việc nộp có thể thực hiện trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến của địa phương.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Sở Giao thông Vận tải sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong thời gian 2-3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Sau khi hồ sơ được xác nhận hợp lệ, Sở tiến hành thẩm định điều kiện hoạt động kinh doanh vận tải thực tế của doanh nghiệp, như: phương tiện, nhân sự, bến bãi, kế hoạch đảm bảo an toàn giao thông,…

Bước 4: Cấp giấy phép

Nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, trong thời hạn 7–10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Giao thông Vận tải sẽ cấp giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô cho doanh nghiệp.

Việc nắm chắc yêu cầu hồ sơ và quy trình nộp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, sớm đưa hoạt động vận tải vào kinh doanh ổn định và đúng pháp luật.

Các loại hình vận tải bằng xe tải được phép đăng ký 

Hiện nay, hoạt động vận tải hàng hóa bằng xe tải rất đa dạng, phù hợp với nhiều nhu cầu kinh doanh khác nhau. Các loại hình vận tải bằng xe tải được phép đăng ký bao gồm:

Vận chuyển hàng hóa bằng xe tải nhẹ, tải nặng

Vận chuyển hàng hóa bằng xe tải nhẹ là loại hình phổ biến trong nội thành hoặc các khu vực có đường nhỏ hẹp. Xe tải nhẹ thường có tải trọng dưới 3,5 tấn, thích hợp để giao hàng nhanh, vận chuyển thực phẩm, đồ gia dụng, vật liệu nhẹ.

Trong khi đó, vận chuyển hàng hóa bằng xe tải nặng phục vụ cho nhu cầu chuyên chở khối lượng lớn, quãng đường dài hoặc hàng hóa cồng kềnh. Xe tải nặng bao gồm các loại xe từ 3,5 tấn trở lên, thậm chí có thể lên đến 15 – 20 tấn. Loại hình này thường được sử dụng cho vận chuyển nguyên vật liệu xây dựng, hàng hóa công nghiệp hoặc nông sản số lượng lớn.

Khi đăng ký kinh doanh vận tải, doanh nghiệp cần xác định loại xe tải phù hợp với lĩnh vực hoạt động và tuân thủ các quy định về điều kiện an toàn kỹ thuật, bảo hiểm phương tiện và giấy phép lái xe theo từng nhóm tải trọng.

Vận chuyển hàng hóa nội thành và liên tỉnh

Đối với vận chuyển hàng hóa nội thành, doanh nghiệp chủ yếu phục vụ nhu cầu giao nhận trong cùng một thành phố hoặc khu vực lân cận. Loại hình này đòi hỏi phương tiện có khả năng linh hoạt, dễ dàng lưu thông trong đô thị, tuân thủ quy định về giờ cấm tải và các chính sách giao thông nội đô.

Ngược lại, vận chuyển hàng hóa liên tỉnh liên quan đến việc di chuyển giữa nhiều tỉnh, thành phố khác nhau. Doanh nghiệp cần có phương tiện đạt chuẩn vận tải đường dài, lái xe phải có giấy phép phù hợp và phương tiện phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về an toàn giao thông đường bộ.

Ngoài ra, vận chuyển liên tỉnh yêu cầu phải đăng ký phù hiệu, lắp thiết bị giám sát hành trình và chấp hành đúng quy định về vận tải liên tỉnh theo pháp luật Việt Nam. Việc lựa chọn loại hình vận tải phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển bền vững.

Nghĩa vụ thuế đối với công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải 

Khi thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải, việc thực hiện đúng nghĩa vụ thuế là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo hoạt động hợp pháp và tránh bị xử phạt hành chính. Công ty cần nắm rõ các loại thuế phải nộp và thực hiện kê khai, nộp thuế đúng thời hạn theo quy định pháp luật hiện hành.

Các loại thuế phải nộp sau khi thành lập

Ngay sau khi hoàn tất thủ tục thành lập, công ty vận tải bằng xe tải sẽ phải thực hiện nghĩa vụ đối với các loại thuế sau:

Thuế môn bài: Đây là loại thuế phải nộp hàng năm, tùy theo vốn điều lệ ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mức thuế môn bài dao động từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng/năm.

Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Công ty vận tải áp dụng phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp. Với phương pháp khấu trừ, thuế suất GTGT phổ biến cho dịch vụ vận tải là 10%.

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Công ty phải nộp thuế TNDN dựa trên thu nhập chịu thuế trong năm tài chính, với mức thuế suất cơ bản là 20%.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Nếu công ty có lao động, phải khấu trừ và nộp thuế TNCN cho nhân viên theo quy định.

Ngoài ra, nếu công ty sử dụng xe tải có tải trọng lớn, có thể phải thực hiện các nghĩa vụ phí bảo trì đường bộ theo quy định hiện hành.

Kê khai và nộp thuế định kỳ đúng hạn

Công ty vận tải phải thực hiện kê khai thuế theo tháng hoặc quý tùy quy mô doanh thu:

Kê khai thuế GTGT: Thực hiện theo tháng nếu doanh thu năm trước > 50 tỷ đồng; nếu không thì kê khai theo quý.

Kê khai thuế TNCN: Áp dụng nguyên tắc tương tự như thuế GTGT.

Nộp báo cáo tài chính và quyết toán thuế: Thực hiện cuối năm tài chính, thường là trước ngày 31/03 năm tiếp theo.

Công ty cần chú ý các thời hạn nộp hồ sơ và nộp thuế đúng quy định để tránh bị phạt vi phạm hành chính về thuế. Đồng thời, nên sử dụng phần mềm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo kê khai chính xác và kịp thời.

Những lưu ý khi thành lập công ty vận tải hàng hóa 

Khi thành lập công ty vận tải hàng hóa, chủ doanh nghiệp cần nắm rõ một số quy định pháp lý và điều kiện hoạt động để tránh vi phạm và đảm bảo kinh doanh ổn định. Ngoài việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh, xin giấy phép kinh doanh vận tải, doanh nghiệp còn phải tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu liên quan đến phương tiện, lái xe và phù hiệu xe tải. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:

Quy định về phù hiệu xe tải

Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô, doanh nghiệp cần làm thủ tục xin cấp phù hiệu cho từng phương tiện. Phù hiệu này do Sở Giao thông Vận tải nơi doanh nghiệp đăng ký cấp và gắn lên kính trước của xe tải. Một số lưu ý về phù hiệu xe tải gồm:

Mỗi xe tải tham gia vận tải hàng hóa bắt buộc phải có phù hiệu còn hiệu lực.

Phù hiệu phải đúng loại hình vận tải đăng ký (ví dụ: phù hiệu “Vận tải hàng hóa” đối với xe tải chở hàng).

Xe không gắn phù hiệu hoặc sử dụng phù hiệu giả có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị tước quyền sử dụng giấy phép kinh doanh vận tải.

Doanh nghiệp cần gia hạn phù hiệu khi hết thời hạn, đồng thời thông báo kịp thời khi thay đổi phương tiện.

Quy định quản lý lái xe và phương tiện

Bên cạnh việc quản lý phương tiện, công ty vận tải cũng cần tuân thủ quy định về quản lý lái xe và hoạt động của xe tải. Một số yêu cầu bắt buộc gồm:

Tuyển dụng lái xe phải đảm bảo có giấy phép lái xe phù hợp với loại xe điều khiển.

Lái xe cần được tập huấn nghiệp vụ vận tải và ký hợp đồng lao động đầy đủ theo quy định.

Doanh nghiệp phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho lái xe và lưu trữ hồ sơ lái xe tại trụ sở.

Các phương tiện vận tải phải lắp thiết bị giám sát hành trình hợp chuẩn, truyền dữ liệu về Tổng cục Đường bộ Việt Nam.

Công ty cần tổ chức bảo dưỡng, kiểm tra kỹ thuật định kỳ cho phương tiện, đảm bảo an toàn giao thông.

Những lưu ý trên là nền tảng quan trọng giúp công ty vận tải hàng hóa hoạt động đúng pháp luật, hạn chế rủi ro và xây dựng uy tín trên thị trường.

Dịch vụ hỗ trợ thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải trọn gói 

Thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải là bước đầu tiên quan trọng để hoạt động kinh doanh vận tải hợp pháp. Tuy nhiên, thủ tục đăng ký kinh doanh, xin giấy phép vận tải, kê khai thuế ban đầu,… khá phức tạp đối với người mới bắt đầu. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ hỗ trợ thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải trọn gói để tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Dịch vụ trọn gói thường bao gồm: tư vấn loại hình doanh nghiệp phù hợp, soạn hồ sơ đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số thuế, khắc dấu pháp nhân, hỗ trợ xin giấy phép vận tải và tư vấn kê khai thuế ban đầu. Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian thành lập, hạn chế tối đa sai sót trong hồ sơ, từ đó sớm đưa công ty vào hoạt động.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty

Khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói, doanh nghiệp được hỗ trợ từ A đến Z, bao gồm:

Tư vấn chọn loại hình doanh nghiệp, ngành nghề vận tải phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Soạn thảo và nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh đúng quy định pháp luật.

Tiết kiệm thời gian đi lại và xử lý thủ tục hành chính.

Hạn chế rủi ro sai sót trong hồ sơ hoặc bị trả về do thiếu giấy tờ.

Được hỗ trợ thêm các dịch vụ hậu đăng ký như kê khai thuế ban đầu, mở tài khoản ngân hàng, mua hóa đơn điện tử,…

Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực cho hoạt động vận hành và phát triển kinh doanh ngay từ những ngày đầu tiên.

Những lưu ý khi lựa chọn đơn vị tư vấn

Để đảm bảo quá trình thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý:

Lựa chọn đơn vị tư vấn có kinh nghiệm, uy tín, đã từng hỗ trợ nhiều doanh nghiệp vận tải.

Yêu cầu đơn vị cam kết thời gian hoàn thành và các hạng mục công việc cụ thể.

Kiểm tra bảng giá dịch vụ rõ ràng, minh bạch, tránh phát sinh chi phí ngoài hợp đồng.

Tham khảo đánh giá từ khách hàng trước đó để có cái nhìn thực tế về chất lượng dịch vụ.

Việc chọn đúng đơn vị tư vấn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và công sức trong suốt quá trình đăng ký kinh doanh.

Thủ tục thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi người thực hiện phải nắm vững các quy định pháp luật hiện hành. Để tránh các rủi ro không đáng có trong quá trình đăng ký và vận hành, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình là vô cùng quan trọng. Thủ tục thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải còn yêu cầu doanh nghiệp phải chú ý tuân thủ quy định về giấy phép vận tải, phù hiệu xe, cũng như đảm bảo nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Nếu bạn đang có kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh vận tải bằng xe tải, việc tìm hiểu kỹ quy trình và tham khảo sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Hy vọng với những thông tin chi tiết trong bài viết, bạn sẽ thuận lợi trong việc thành lập công ty vận chuyển hàng hóa bằng xe tải.