Rà soát giấy tờ trong hồ sơ: Hướng xử lý đúng trọng tâm

Rà soát giấy tờ trong hồ sơ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ kinh doanh nếu thông tin ban đầu chưa được kiểm tra. Doanh nghiệp gom giấy tờ từ nhà sản xuất, đơn vị nhập khẩu và bộ phận pháp chế. Cơ sở nên xem xét tính hợp lệ của giấy ủy quyền nếu cần song song với thông tin pháp nhân, công thức và phiếu công bố. Rủi ro là thiếu giấy tờ đúng chủ thể hoặc còn bản cũ; cần xem bằng chứng để đối chiếu và trách nhiệm người phụ trách. Để xử lý có hệ thống, đơn vị nên kiểm danh tài liệu và điều kiện áp dụng của từng loại. Đặc điểm của từng cơ sở quyết định phạm vi giấy tờ cần chuẩn bị và cách tổ chức triển khai.

Rà soát giấy tờ trong hồ sơ nên được xem như một quy trình kiểm soát, thay vì công việc chỉ thực hiện một lần. Cơ sở cần đối chiếu tính hợp lệ của giấy ủy quyền nếu cần với nội dung về thông tin pháp nhân, công thức và phiếu công bố. Nếu xuất hiện tình trạng thiếu giấy tờ đúng chủ thể hoặc còn bản cũ, cần ghi rõ nguồn sai lệch, thời điểm phát hiện và phương án khắc phục. Hướng thực hiện phù hợp là kiểm danh tài liệu và điều kiện áp dụng của từng loại, đồng thời giữ lại chứng từ chứng minh đã kiểm tra. Đầu việc theo dõi gồm bằng chứng để đối chiếu; ngoài ra cần chú ý trách nhiệm người phụ trách.