Thủ tục tự công bố chất lượng dầu ăn: Hồ sơ – chỉ tiêu kiểm nghiệm – quy trình nộp – checklist nhãn & truy xuất lô
Thủ tục tự công bố chất lượng dầu ăn là “cửa vào thị trường” của sản phẩm dầu ăn, vì mọi kênh phân phối nghiêm túc đều yêu cầu hồ sơ công bố và phiếu kiểm nghiệm phù hợp. Khác với nhiều nhóm thực phẩm khác, dầu ăn rất nhạy với oxy hóa và chất lượng theo lô, nên hồ sơ công bố phải thể hiện rõ tiêu chuẩn sản phẩm và cách kiểm soát ổn định. Nhiều doanh nghiệp bị vướng vì nhãn ghi chưa đúng, chỉ tiêu kiểm nghiệm không khớp tiêu chuẩn cơ sở, hoặc không có cấu trúc truy xuất lô rõ ràng để hậu kiểm. Bài viết này hướng dẫn trọn bộ hồ sơ tự công bố, cách chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm trọng tâm, quy trình đăng tải/lưu hồ sơ và checklist nhãn – lô – tài liệu kỹ thuật. Bạn cũng sẽ có checklist 7–30 ngày để làm nhanh, đúng và giảm rủi ro bị “soi” khi kiểm tra sau công bố.
Tự công bố chất lượng dầu ăn là gì và khi nào bắt buộc phải làm?
Tự công bố là gì? Khác gì với đăng ký bản công bố?
“Tự công bố sản phẩm” là thủ tục pháp lý theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, cho phép tổ chức/cá nhân tự chịu trách nhiệm về an toàn và chất lượng sản phẩm thực phẩm trước khi đưa ra thị trường. Doanh nghiệp lập hồ sơ (bản tự công bố + phiếu kiểm nghiệm + nhãn dự kiến…), công khai trên website hoặc niêm yết tại trụ sở và nộp 01 bộ cho cơ quan quản lý để lưu. Sau khi thực hiện, được quyền sản xuất – kinh doanh ngay, không chờ cấp phép.
Khác với “đăng ký bản công bố” (áp dụng cho thực phẩm bảo vệ sức khỏe, sản phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt…), thủ tục tự công bố không phải thẩm định trước và không cấp số xác nhận. Cơ chế quản lý chuyển sang hậu kiểm: cơ quan chức năng sẽ kiểm tra định kỳ/đột xuất, lấy mẫu giám sát; nếu vi phạm sẽ xử lý và buộc thu hồi.
Với dầu ăn thông thường (dầu thực vật tinh luyện, dầu hỗn hợp, dầu mè, dầu đậu nành…), doanh nghiệp bắt buộc tự công bố trước khi lưu thông.
Dầu ăn thuộc nhóm sản phẩm nào và phạm vi áp dụng tự công bố
Dầu ăn là thực phẩm thông thường (không phải thực phẩm bảo vệ sức khỏe). Theo Luật An toàn thực phẩm 2010 và Nghị định 15/2018/NĐ-CP, nhóm thực phẩm đã qua chế biến bao gói sẵn như dầu thực vật tinh luyện thuộc diện tự công bố.
Phạm vi áp dụng bao gồm:
Dầu đậu nành, dầu cọ, dầu hướng dương, dầu mè, dầu gạo, dầu hỗn hợp.
Sản phẩm sản xuất trong nước hoặc nhập khẩu để kinh doanh tại Việt Nam.
Hàng OEM/Private Label (gia công theo thương hiệu của bên đặt hàng).
Không áp dụng tự công bố đối với:
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
Thực phẩm bảo vệ sức khỏe (phải đăng ký bản công bố).
Sản phẩm có công bố công dụng đặc biệt vượt quá tính chất thực phẩm thông thường.
Như vậy, mọi doanh nghiệp đưa dầu ăn ra thị trường Việt Nam đều phải tự công bố trước khi lưu hành.
4 lợi ích thực tế: vào siêu thị, lên sàn TMĐT, làm OEM, giảm rủi ro hậu kiểm
Vào siêu thị & chuỗi bán lẻ: Hồ sơ tự công bố là điều kiện cơ bản khi làm việc với hệ thống như Co.opmart hoặc WinMart. Không có hồ sơ, hàng khó được tiếp nhận.
Lên sàn TMĐT: Các sàn như Shopee hay Lazada yêu cầu chứng từ pháp lý khi kiểm tra ngành hàng thực phẩm. Tự công bố giúp hạn chế khóa gian hàng.
Làm OEM/Private Label: Đối tác đặt hàng thường yêu cầu bộ hồ sơ hoàn chỉnh (TCCS, kiểm nghiệm, nhãn hợp lệ). Có sẵn tự công bố giúp rút ngắn đàm phán.
Giảm rủi ro hậu kiểm: Hồ sơ đầy đủ – kiểm nghiệm đúng chỉ tiêu – nhãn đúng quy định giúp giảm nguy cơ bị xử phạt, thu hồi khi cơ quan quản lý kiểm tra.
“Bản đồ tuân thủ” cho dầu ăn trước khi tự công bố: 6 điều kiện tối thiểu
Để tự công bố an toàn và bền vững, doanh nghiệp nên rà soát tối thiểu 6 điều kiện sau:
Điều kiện cơ sở sản xuất: giấy ATTP/GMP, nhà xưởng, quy trình kiểm soát lô
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP: Cơ sở sản xuất dầu ăn phải có giấy chứng nhận phù hợp ngành nghề (trừ trường hợp được miễn theo quy mô nhỏ lẻ theo luật định).
Thực hành sản xuất tốt (GMP): Dù không bắt buộc như thực phẩm bảo vệ sức khỏe, việc áp dụng GMP/HACCP giúp kiểm soát mối nguy (kim loại nặng, dư lượng dung môi, chỉ số peroxide…).
Nhà xưởng & thiết bị: Khu tinh luyện, lọc, chiết rót, đóng nắp phải tách biệt; vật liệu tiếp xúc thực phẩm đạt chuẩn; có kiểm soát côn trùng – tạp nhiễm.
Kiểm soát lô: Mỗi lô phải có hồ sơ nguyên liệu đầu vào (COA), nhật ký sản xuất, kết quả kiểm tra bán thành phẩm – thành phẩm. Thiết lập mã lô rõ ràng để truy xuất khi cần thu hồi.
Điều kiện cơ sở là “nền móng” để hồ sơ tự công bố có giá trị thực chất, tránh rủi ro khi bị kiểm tra thực tế.
Điều kiện chất lượng theo lô: tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) và kiểm soát ổn định
Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS): Doanh nghiệp phải xây dựng TCCS cho từng sản phẩm dầu ăn, quy định các chỉ tiêu cảm quan, hóa lý (acid béo tự do, chỉ số peroxide, độ ẩm – tạp chất…), giới hạn kim loại nặng, chỉ tiêu vi sinh (nếu áp dụng).
Phiếu kiểm nghiệm: Lấy mẫu lô điển hình tại phòng thử nghiệm được công nhận/được chỉ định. Kết quả phải còn hiệu lực tại thời điểm tự công bố.
Kiểm soát ổn định: Không chỉ kiểm nghiệm một lần; cần kế hoạch giám sát định kỳ (ví dụ 6–12 tháng/lần hoặc theo rủi ro nguyên liệu). Theo dõi xu hướng chỉ số oxy hóa để điều chỉnh quy trình tinh luyện – bảo quản.
TCCS và kiểm nghiệm là “xương sống” của bộ hồ sơ; thiếu hoặc xây dựng sơ sài sẽ dễ bị yêu cầu bổ sung khi hậu kiểm.
Điều kiện nhãn và truy xuất: mã lô, NSX/HSD, thành phần, cảnh báo bảo quản
Nhãn hàng hóa: Thực hiện theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP (và sửa đổi bổ sung). Nhãn phải có: tên sản phẩm, thành phần theo thứ tự khối lượng, khối lượng tịnh, NSX/HSD, số lô, tên – địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm, xuất xứ.
Hướng dẫn bảo quản: Ví dụ “Bảo quản nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp, đậy kín sau khi mở nắp”.
Truy xuất nguồn gốc: Liên kết mã lô với hồ sơ sản xuất – nguyên liệu – phân phối. Khi có sự cố (ví dụ chỉ số peroxide vượt ngưỡng), có thể khoanh vùng và thu hồi nhanh.
Phù hợp nội dung công bố: Thông tin trên nhãn phải thống nhất với TCCS và bản tự công bố; tránh ghi công dụng gây hiểu lầm như sản phẩm có tác dụng điều trị.
Hoàn tất 6 điều kiện trên, doanh nghiệp có thể tiến hành tự công bố một cách chủ động, giảm thiểu rủi ro và sẵn sàng cho mọi đợt hậu kiểm.
Hồ sơ tự công bố chất lượng dầu ăn gồm những gì? Bộ hồ sơ “2 lớp”
Hồ sơ tự công bố chất lượng dầu ăn là bộ tài liệu quan trọng giúp cơ sở sản xuất chứng minh rằng sản phẩm dầu ăn của mình đạt tiêu chuẩn về chất lượng và an toàn thực phẩm. Hồ sơ này được chia thành hai lớp: lớp hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp và lớp hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm. Mỗi lớp đóng vai trò khác nhau trong việc đảm bảo tính hợp pháp và sự tuân thủ các quy định về sản phẩm.
Lớp 1 – Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp/cơ sở
Lớp hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm các tài liệu liên quan đến việc thành lập và hoạt động của cơ sở sản xuất dầu ăn. Cụ thể, các tài liệu này thường bao gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Chứng minh doanh nghiệp đã được cấp phép hoạt động.
Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm: Cơ sở phải có giấy này để chứng minh rằng các điều kiện về vệ sinh và an toàn thực phẩm đã được đáp ứng.
Giấy phép sản xuất, chế biến thực phẩm: Xác nhận cơ sở có quyền sản xuất dầu ăn và các sản phẩm thực phẩm liên quan.
Thông tin về đội ngũ nhân sự: Chứng minh cơ sở có đủ nhân sự có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm.
Các tài liệu liên quan đến chứng nhận, kiểm tra an toàn thực phẩm: Đảm bảo rằng cơ sở luôn duy trì các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.
Những tài liệu này sẽ giúp cơ quan chức năng kiểm tra và xác minh rằng cơ sở có đủ năng lực pháp lý để sản xuất và phân phối dầu ăn.
Lớp 2 – Hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm dầu ăn
Lớp hồ sơ kỹ thuật là bộ tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm dầu ăn, nhằm chứng minh chất lượng và tính an toàn của sản phẩm. Các tài liệu trong lớp này bao gồm:
Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm: Cung cấp thông tin về các chỉ tiêu chất lượng của dầu ăn, như độ tinh khiết, chỉ số acid (AV), chỉ số peroxide (PV), độ ẩm, v.v.
Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm: Chứng minh rằng sản phẩm đã được kiểm nghiệm bởi các cơ sở kiểm định hợp pháp, đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng và an toàn thực phẩm.
Mẫu nhãn sản phẩm: Thông tin trên nhãn phải đảm bảo đầy đủ, bao gồm tên sản phẩm, thành phần, cách sử dụng, hạn sử dụng, v.v.
Kết quả kiểm nghiệm: Các kết quả kiểm tra chất lượng và an toàn của sản phẩm dầu ăn, đảm bảo rằng sản phẩm không chứa các chất độc hại hoặc tạp chất.
Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS): Đây là bộ tiêu chuẩn do cơ sở tự xây dựng và công nhận, bao gồm các chỉ tiêu về chất lượng, an toàn thực phẩm, phương pháp thử nghiệm và các yêu cầu bảo quản sản phẩm.
Bộ hồ sơ này giúp cơ quan chức năng đánh giá tính hợp pháp và chất lượng của sản phẩm dầu ăn, đồng thời giúp người tiêu dùng có thể yên tâm về sự an toàn khi sử dụng.
Điểm mới lạ: “Bảng kiểm khớp 3 bên” (TCCS ↔ nhãn ↔ phiếu kiểm nghiệm)
Điểm mới trong hồ sơ tự công bố chất lượng dầu ăn là việc sử dụng “bảng kiểm khớp 3 bên”. Đây là bảng đối chiếu giữa các yếu tố quan trọng trong hồ sơ: Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS), nhãn sản phẩm và phiếu kiểm nghiệm. Mục đích của bảng này là đảm bảo tính nhất quán giữa các yếu tố quan trọng này:
TCCS cung cấp các yêu cầu kỹ thuật và an toàn đối với sản phẩm.
Nhãn sản phẩm phải tuân thủ các chỉ tiêu và thông tin trong TCCS, chẳng hạn như thành phần, chỉ tiêu chất lượng và các cảnh báo về sản phẩm.
Phiếu kiểm nghiệm phải khớp với các chỉ tiêu và kết quả kiểm tra chất lượng ghi trên nhãn sản phẩm và TCCS.
Sử dụng bảng kiểm này giúp giảm thiểu sự bất hợp lý hoặc thiếu sót trong các yếu tố liên quan đến chất lượng và an toàn của sản phẩm dầu ăn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hậu kiểm và giám sát của cơ quan chức năng.
Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) cho dầu ăn: viết sao cho vừa đúng vừa dễ hậu kiểm
Việc xây dựng Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) cho sản phẩm dầu ăn là một quá trình quan trọng nhằm đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các yêu cầu chất lượng và an toàn thực phẩm. TCCS không chỉ giúp doanh nghiệp tự đánh giá chất lượng sản phẩm mà còn là cơ sở để cơ quan chức năng kiểm tra, giám sát.
TCCS phải có gì: chỉ tiêu chất lượng, an toàn, phương pháp thử, yêu cầu bảo quản
Tiêu chuẩn cơ sở cho dầu ăn cần phải bao gồm các yếu tố sau:
Chỉ tiêu chất lượng: Các chỉ tiêu như độ trong, độ acid (AV), peroxide (PV), độ ẩm, độ sạch, và các tạp chất khác. Những chỉ tiêu này cần phải được xác định rõ ràng để đảm bảo chất lượng của sản phẩm.
Chỉ tiêu an toàn: Đảm bảo rằng dầu ăn không chứa các chất độc hại, kim loại nặng, hay dung môi dư thừa. Các chỉ tiêu an toàn cần phải được kiểm tra định kỳ.
Phương pháp thử: Mỗi chỉ tiêu cần phải có phương pháp thử nghiệm cụ thể, có thể bao gồm các phương pháp hóa học, vật lý hoặc sinh học. Các phương pháp này phải tuân thủ các quy định quốc tế hoặc tiêu chuẩn quốc gia.
Yêu cầu bảo quản: TCCS cần chỉ rõ cách thức bảo quản sản phẩm để đảm bảo chất lượng, bao gồm nhiệt độ bảo quản, độ ẩm, thời gian bảo quản và các yêu cầu khác như tránh ánh sáng trực tiếp.
TCCS cần phải được xây dựng chi tiết và rõ ràng để dễ dàng thực hiện các phép thử và giám sát.
Chọn ngưỡng chỉ tiêu phù hợp: không quá “chặt” khiến khó đạt, không quá “lỏng” dễ bị soi
Một trong những yếu tố quan trọng khi xây dựng TCCS là lựa chọn ngưỡng chỉ tiêu phù hợp. Các chỉ tiêu không nên quá “chặt” để tránh việc sản phẩm không thể đạt được, nhưng cũng không nên quá “lỏng” để tránh sản phẩm không đạt chất lượng khi đưa ra thị trường.
Ví dụ, nếu chỉ tiêu acid (AV) quá thấp, sản phẩm sẽ khó đạt, gây tốn kém trong quá trình sản xuất. Ngược lại, nếu ngưỡng quá cao, dầu ăn có thể vẫn đạt tiêu chuẩn nhưng không bảo đảm chất lượng dài lâu, dẫn đến việc vi phạm các yêu cầu an toàn thực phẩm.
Do đó, việc chọn ngưỡng chỉ tiêu phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo sản phẩm không chỉ an toàn mà còn chất lượng lâu dài.
Điểm mới lạ: “Khung TCCS 1 trang” cho dầu ăn (mục lục tối giản)
Một điểm mới lạ trong việc xây dựng TCCS cho dầu ăn là việc sử dụng khung TCCS 1 trang. Đây là một bảng tiêu chuẩn tối giản với mục lục cô đọng, giúp các doanh nghiệp dễ dàng xây dựng và quản lý tiêu chuẩn cơ sở mà không cần phải trình bày quá dài dòng. Mục đích của khung này là:
Tối giản hóa các yêu cầu: Đảm bảo chỉ đưa ra các yêu cầu cần thiết và không quá phức tạp.
Tạo sự rõ ràng, dễ kiểm tra: Giúp cơ quan chức năng có thể kiểm tra nhanh chóng và dễ dàng trong quá trình giám sát.
Cung cấp thông tin quan trọng: Chỉ rõ các chỉ tiêu chất lượng, an toàn, phương pháp thử nghiệm và yêu cầu bảo quản mà không cần phải trình bày chi tiết không cần thiết.
Khung TCCS 1 trang giúp các doanh nghiệp dầu ăn dễ dàng đáp ứng các yêu cầu và thực hiện kiểm tra hậu kiểm hiệu quả.
Kiểm nghiệm dầu ăn để tự công bố: lấy mẫu thế nào, chọn chỉ tiêu nào?
Việc kiểm nghiệm dầu ăn là một bước quan trọng trong quá trình tự công bố chất lượng sản phẩm. Quá trình này đảm bảo rằng sản phẩm dầu ăn không chỉ đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật mà còn bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng.
Lấy mẫu theo lô: nguyên tắc niêm phong
Đã cập nhật bộ nhớ đã lưu
Dưới đây là phiên bản nội dung chuyên sâu, logic theo đúng cấu trúc “2 lớp hồ sơ – TCCS – kiểm nghiệm”, viết theo hướng thực hành, dễ hậu kiểm và phù hợp bối cảnh tự công bố dầu ăn tại Việt Nam.
Hồ sơ tự công bố chất lượng dầu ăn gồm những gì? Bộ hồ sơ “2 lớp”
Khi thực hiện tự công bố chất lượng dầu ăn, nhiều cơ sở chỉ chuẩn bị “một bộ giấy để nộp” mà quên rằng hồ sơ cần được thiết kế để đứng vững khi hậu kiểm. Cách tiếp cận hiệu quả là xây dựng bộ hồ sơ theo mô hình “2 lớp”:
Lớp 1 – Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp/cơ sở
Lớp 2 – Hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm dầu ăn
Hai lớp này phải liên kết logic với nhau. Nếu lớp pháp lý chứng minh bạn “được quyền sản xuất”, thì lớp kỹ thuật chứng minh “sản phẩm bạn làm ra là an toàn và đạt tiêu chuẩn”.
Lớp 1 – Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp/cơ sở
Đây là lớp nền tảng. Khi thanh tra, cơ quan chức năng thường kiểm tra lớp này trước.
Thành phần cơ bản gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh
Ngành nghề phải có liên quan đến sản xuất, chế biến, kinh doanh thực phẩm hoặc dầu ăn.
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm
Áp dụng với cơ sở thuộc diện phải cấp giấy. Trường hợp được miễn phải có căn cứ pháp lý rõ ràng.
Hồ sơ về điều kiện cơ sở
Sơ đồ mặt bằng
Quy trình sản xuất dầu
Quy trình vệ sinh thiết bị
Kiểm soát côn trùng, động vật gây hại
Hồ sơ nhân sự ATTP
Giấy xác nhận kiến thức ATTP
Hồ sơ khám sức khỏe theo quy định
Hợp đồng gia công (nếu có)
Nếu thuê đơn vị khác sản xuất, phải có hợp đồng gia công và hồ sơ pháp lý của bên gia công.
👉 Lưu ý thực tế:
Rất nhiều cơ sở bị xử phạt không phải vì sản phẩm kém chất lượng, mà vì thiếu tính liên kết giữa giấy phép ngành nghề và thực tế sản xuất.
Lớp 2 – Hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm dầu ăn
Đây là lớp quan trọng nhất trong tự công bố.
Bao gồm:
Bản tự công bố sản phẩm
Theo mẫu quy định, ghi rõ:
Tên sản phẩm
Thành phần
Quy cách
Tên, địa chỉ doanh nghiệp
Cam kết an toàn
Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS)
Văn bản doanh nghiệp tự ban hành quy định:
Chỉ tiêu chất lượng
Chỉ tiêu an toàn
Phương pháp thử
Yêu cầu bao gói, bảo quản
Phiếu kết quả kiểm nghiệm còn hiệu lực
Thực hiện tại phòng kiểm nghiệm được công nhận
Thường trong vòng 12 tháng
Đầy đủ chỉ tiêu theo TCCS
Mẫu nhãn sản phẩm
Phải thể hiện:
Tên dầu (ví dụ: dầu đậu nành tinh luyện, dầu cọ, dầu hỗn hợp…)
Thành phần
Khối lượng tịnh
NSX – HSD
Hướng dẫn bảo quản
Tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm
Tài liệu chứng minh nguồn gốc nguyên liệu (khi cần)
Hợp đồng mua dầu thô
COA nguyên liệu
Hồ sơ nhập khẩu nếu có
👉 Nguyên tắc vàng:
Phiếu kiểm nghiệm phải “soi gương” đúng với TCCS và nhãn.
Điểm mới lạ: “Bảng kiểm khớp 3 bên” (TCCS ↔ nhãn ↔ phiếu kiểm nghiệm)
Đây là công cụ thực tế giúp hồ sơ “miễn nhiễm” khi hậu kiểm.
Bảng gồm 3 cột:
Chỉ tiêu Ghi trong TCCS Thể hiện trên nhãn Có trong phiếu kiểm nghiệm
Bạn phải đảm bảo:
TCCS quy định AV ≤ X → Phiếu kiểm nghiệm phải có chỉ tiêu AV → Nhãn không được công bố vượt ngoài phạm vi đó.
Nhãn ghi “không cholesterol” → Phải có căn cứ khoa học hoặc tiêu chuẩn chứng minh.
Nếu nhãn không công bố chỉ tiêu nào thì không cần đưa lên nhãn, nhưng TCCS và phiếu phải khớp.
Cách làm này giúp tránh 3 lỗi phổ biến:
TCCS ghi một kiểu
Phiếu kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu
Nhãn ghi vượt nội dung kiểm nghiệm
Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) cho dầu ăn: viết sao cho vừa đúng vừa dễ hậu kiểm
TCCS là “linh hồn” của hồ sơ kỹ thuật. Nếu viết quá sơ sài → dễ bị yêu cầu bổ sung. Nếu viết quá phức tạp → chính bạn cũng khó đạt được khi sản xuất.
Nguyên tắc:
TCCS phải đo được – kiểm được – và đạt được.
TCCS phải có gì?
Một TCCS dầu ăn chuẩn cần tối thiểu 5 phần:
Thông tin chung
Tên sản phẩm
Dạng sản phẩm
Phạm vi áp dụng
Chỉ tiêu chất lượng
Ví dụ:
Cảm quan (màu, mùi, độ trong)
Chỉ số acid (AV)
Chỉ số peroxide (PV)
Hàm lượng tạp chất không tan
Độ ẩm
Chỉ tiêu an toàn
Kim loại nặng
Dư lượng dung môi (nếu ép – chiết)
Các chỉ tiêu theo loại dầu
Phương pháp thử
Ghi theo TCVN hoặc phương pháp AOAC tương đương
Yêu cầu bao gói – bảo quản – vận chuyển
Bao bì phù hợp thực phẩm
Bảo quản nơi khô ráo, tránh ánh sáng
TCCS không cần dài 20 trang. Quan trọng là có căn cứ và rõ ràng.
Chọn ngưỡng chỉ tiêu phù hợp
Đây là phần “nghệ thuật”.
Nếu bạn đặt:
AV ≤ 0.1 mg KOH/g (quá chặt) → rất khó đạt ổn định.
AV ≤ 2.0 (quá lỏng) → dễ bị nghi ngờ chất lượng thấp.
Cách chọn ngưỡng hợp lý:
Dựa vào kết quả test thử nhiều lô sản xuất
Tham khảo TCVN hiện hành
Chừa “biên an toàn sản xuất”
Ví dụ thực tế:
Nếu 5 lô gần nhất AV dao động 0.18 – 0.25
→ Nên đặt ngưỡng 0.5 thay vì 0.3
Mục tiêu là:
Đảm bảo an toàn
Đạt được ổn định
Không tự làm khó mình
Điểm mới lạ: “Khung TCCS 1 trang” cho dầu ăn
Thay vì viết dài dòng, bạn có thể thiết kế TCCS dạng bảng 1 trang gồm:
Thông tin sản phẩm
Bảng chỉ tiêu chất lượng
Bảng chỉ tiêu an toàn
Phương pháp thử tương ứng
Bao gói – bảo quản
Ưu điểm:
Thanh tra nhìn là hiểu
Không mâu thuẫn
Dễ cập nhật khi thay đổi công thức
Đây là cách nhiều cơ sở nhỏ và vừa áp dụng để tránh “rối hồ sơ”.
Kiểm nghiệm dầu ăn để tự công bố: lấy mẫu thế nào, chọn chỉ tiêu nào?
Kiểm nghiệm là bằng chứng kỹ thuật duy nhất chứng minh sản phẩm đạt TCCS.
Lấy mẫu theo lô: nguyên tắc niêm phong – đại diện – lưu mẫu
Nguyên tắc 3 bước:
- Đại diện
Mẫu phải đại diện cho toàn bộ lô:
Trộn đều bồn chứa
Lấy tại nhiều điểm
- Niêm phong
Ghi rõ tên sản phẩm
Số lô
Ngày lấy mẫu
Người lấy mẫu
- Lưu mẫu
Lưu ít nhất 1 mẫu đối chứng
Bảo quản điều kiện tương đương sản phẩm bán ra
Thời gian lưu ≥ HSD hoặc theo quy định nội bộ
Sai lầm phổ biến:
Lấy mẫu “đẹp” nhất
Không lưu mẫu
Không ghi nhận biên bản lấy mẫu
Nhóm chỉ tiêu chất lượng
Nhóm cơ bản gồm:
Cảm quan
Màu sắc đặc trưng
Không vẩn đục
Không mùi lạ
Chỉ số acid (AV)
Đánh giá mức độ thủy phân chất béo.
Chỉ số peroxide (PV)
Phản ánh mức độ oxy hóa dầu.
Tạp chất không tan
Độ ẩm và chất bay hơi
Đây là nhóm chỉ tiêu tối thiểu với hầu hết dầu thực vật tinh luyện.
Nhóm chỉ tiêu an toàn
Tùy loại dầu, có thể bao gồm:
Kim loại nặng
Chì
Asen
Cadimi
Dung môi tồn dư
Áp dụng nếu dầu chiết xuất bằng dung môi.
Chỉ tiêu đặc thù
Ví dụ:
Trans fat (nếu có công bố)
Hàm lượng vitamin (nếu bổ sung)
Nguyên tắc chọn chỉ tiêu:
Phải phù hợp TCCS
Phù hợp loại dầu
Phù hợp phương pháp sản xuất
Nhãn dầu ăn khi tự công bố: 12 điểm phải kiểm tra để không bị “tuýt còi”
Nhãn là “mặt tiền pháp lý” của sản phẩm dầu ăn khi thực hiện tự công bố. Chỉ một sai sót nhỏ (thiếu thành phần, sai định lượng, thiếu mã lô…) cũng có thể khiến sản phẩm bị nhắc nhở, buộc thu hồi hoặc xử phạt khi hậu kiểm. Dưới đây là các điểm cần kiểm soát chặt.
Nội dung bắt buộc: tên sản phẩm, thành phần, thể tích, NSX/HSD, hướng dẫn bảo quản
Trên nhãn dầu ăn, tối thiểu phải thể hiện rõ các nội dung sau:
Tên sản phẩm: Ví dụ “Dầu đậu nành tinh luyện”, “Dầu ăn hỗn hợp cao cấp”… Tên phải phản ánh đúng bản chất, không gây hiểu lầm (không ghi “nguyên chất 100%” nếu là dầu pha trộn).
Thành phần cấu tạo: Ghi theo thứ tự tỷ lệ giảm dần. Nếu là dầu hỗn hợp (ví dụ đậu nành + cọ + hướng dương), cần ghi rõ từng loại. Không được ghi chung chung “dầu thực vật” nếu có thể xác định cụ thể.
Thể tích thực: Ví dụ 1 lít, 2 lít, 5 lít. Đơn vị phải theo hệ mét (ml, lít). Thể tích công bố phải phù hợp dung sai chiết rót thực tế.
Ngày sản xuất (NSX) – Hạn sử dụng (HSD): Ghi đầy đủ, rõ ràng, không dễ tẩy xóa. Có thể ghi theo định dạng “NSX: 01/03/2026 – HSD: 01/03/2027” hoặc “HSD: 12 tháng kể từ NSX”.
Hướng dẫn bảo quản: Ví dụ: “Bảo quản nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp. Đậy kín nắp sau khi sử dụng.”
Tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm: Ghi đúng theo đăng ký kinh doanh.
Xuất xứ hàng hóa: “Sản xuất tại Việt Nam” hoặc nêu rõ nước nếu nhập khẩu.
Cảnh báo (nếu có): Ví dụ “Không sử dụng khi sản phẩm có mùi lạ hoặc vẩn đục bất thường”.
Các nội dung này phải được in rõ ràng, không bị che khuất, kích thước chữ đảm bảo đọc được trong điều kiện thông thường.
Mã lô và truy xuất: cấu trúc mã lô, cách in/đóng dấu, lưu hồ sơ lô
Mã lô là yếu tố quan trọng để truy xuất khi có sự cố. Một cấu trúc mã lô nên ngắn gọn nhưng đủ thông tin, ví dụ:
DDMMYY–SỐ MẺ (ví dụ: 250226–03)
YYMMDD–DÂY CHUYỀN–CA (ví dụ: 260225–A–2)
Nguyên tắc xây dựng mã lô:
Không trùng lặp trong cùng năm.
Có thể truy ngược về ngày sản xuất và mẻ sản xuất.
Phù hợp với hồ sơ nội bộ.
Cách in/đóng dấu mã lô:
In phun trực tiếp trên chai/can.
Dập nổi trên nắp.
In trên tem phụ (phải đảm bảo không bong tróc dễ dàng).
Mã lô phải:
Không bị nhòe, không dễ tẩy xóa.
Trùng khớp với hồ sơ lô trong sổ sản xuất.
Gắn liền với NSX để tránh nhầm lẫn.
Lưu hồ sơ lô:
Mỗi mã lô phải có 1 bộ hồ sơ riêng.
Lưu tối thiểu đến hết HSD + thời gian lưu trữ theo quy định nội bộ.
Hồ sơ phải truy xuất được trong vòng 24 giờ (thực tế nên dưới 1 giờ).
Điểm mới lạ: “Bảng kiểm nhãn 12 điểm” + lỗi hay gặp khi bán online
Bảng kiểm nhãn 12 điểm (gợi ý áp dụng nội bộ):
Tên sản phẩm đúng bản chất?
Thành phần ghi đủ, đúng thứ tự?
Có ghi thể tích thực?
Có NSX và HSD rõ ràng?
Có mã lô?
Có hướng dẫn bảo quản?
Có tên & địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm?
Có xuất xứ?
Kích thước chữ tối thiểu đảm bảo?
Không có nội dung gây hiểu lầm?
Thông tin dinh dưỡng (nếu công bố) có căn cứ?
Nhãn thực tế khớp với hồ sơ tự công bố?
Lỗi thường gặp khi bán online:
Quảng cáo “100% nguyên chất” nhưng thực tế là dầu pha.
Dùng từ “tốt cho tim mạch” nhưng không có căn cứ khoa học.
Hình ảnh nhãn đăng online khác nhãn thực tế.
Không thể hiện đầy đủ thông tin bắt buộc trên ảnh bán hàng.
Truy xuất nguồn gốc dầu ăn: thiết kế “hồ sơ lô” để hậu kiểm không sợ
Khi cơ quan quản lý hậu kiểm, câu hỏi đầu tiên thường là: “Lô này sản xuất ngày nào? Nguyên liệu từ đâu? Đã kiểm nghiệm chưa?”. Nếu không truy xuất được nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro lớn.
Từ nguyên liệu đến thành phẩm: mapping 2 chiều nguyên liệu ↔ lô dầu
Hệ thống truy xuất tốt phải cho phép:
Từ mã lô dầu thành phẩm → biết được:
Nguyên liệu nào đã dùng (dầu thô, phụ gia chống oxy hóa…).
Nhà cung cấp.
Ngày nhập kho.
Kết quả kiểm nghiệm nguyên liệu.
Từ mã nguyên liệu → biết được:
Đã dùng cho những lô dầu nào.
Số lượng bao nhiêu.
Tình trạng tồn kho.
Đây gọi là mapping 2 chiều. Khi phát hiện một nguyên liệu có vấn đề (ví dụ nhiễm tạp chất), doanh nghiệp có thể xác định ngay những lô thành phẩm liên quan để khoanh vùng.
Hồ sơ lô tối thiểu: nhật ký mẻ, lọc, chiết rót, kiểm nghiệm, kho – xuất hàng
Một bộ hồ sơ lô tối thiểu nên gồm:
Phiếu sản xuất mẻ: thời gian, công thức, người vận hành.
Nhật ký lọc – tinh luyện (nếu có).
Phiếu chiết rót – đóng gói: số lượng chai/can.
Kết quả kiểm nghiệm nội bộ hoặc bên ngoài.
Phiếu nhập kho thành phẩm.
Phiếu xuất kho/đơn hàng: khách hàng nào nhận lô nào.
Tất cả nên được đánh số, ký xác nhận, lưu trữ có hệ thống (giấy hoặc điện tử).
Điểm mới lạ: “Oil Batch Map” 1 trang dùng để truy vết trong 30 phút
Doanh nghiệp có thể thiết kế một biểu mẫu 1 trang gọi là Oil Batch Map, gồm:
Mã lô
Ngày sản xuất
Danh sách nguyên liệu chính (kèm mã lô nguyên liệu)
Kết quả kiểm nghiệm chính
Số lượng sản xuất
Danh sách khách hàng đã xuất
Biểu mẫu này đặt ở đầu mỗi bộ hồ sơ lô. Khi có yêu cầu truy xuất, chỉ cần 30 phút là có thể:
Xác định nguyên liệu liên quan.
Xác định số lượng còn tồn.
Xác định khách hàng đã mua.
Đây là “vũ khí” quan trọng khi hậu kiểm.
Quy trình thực hiện thủ tục tự công bố chất lượng dầu ăn theo 6 bước
Tự công bố không quá phức tạp, nhưng cần làm đúng trình tự để tránh phải sửa đổi nhiều lần.
Bước 1: chốt công thức – thông số chất lượng – tên sản phẩm
Trước khi làm hồ sơ, cần:
Chốt công thức sản phẩm (tỷ lệ pha trộn nếu là dầu hỗn hợp).
Xác định chỉ tiêu chất lượng chính (ví dụ: chỉ số acid, peroxide…).
Đặt tên sản phẩm phù hợp bản chất.
Tên sản phẩm phải nhất quán giữa:
Nhãn.
TCCS.
Bản tự công bố.
Phiếu kiểm nghiệm.
Bước 2: làm TCCS và chuẩn hóa nhãn
TCCS (Tiêu chuẩn cơ sở) là tài liệu mô tả:
Phạm vi áp dụng.
Chỉ tiêu cảm quan.
Chỉ tiêu hóa lý.
Phương pháp thử.
Yêu cầu bao gói, ghi nhãn, bảo quản.
TCCS phải:
Phù hợp quy định an toàn thực phẩm.
Phù hợp thực tế sản xuất.
Không đặt chỉ tiêu vượt quá khả năng kiểm soát.
Song song đó, cần:
Soát nhãn theo “bảng kiểm 12 điểm”.
Đảm bảo nhãn khớp hoàn toàn với TCCS và hồ sơ công bố.
Lưu bản nhãn mẫu có ký duyệt nội bộ.
Nếu làm chắc từ 2 bước đầu, các bước tiếp theo (kiểm nghiệm – lập hồ sơ – nộp – lưu trữ) sẽ rất suôn sẻ và giảm rủi ro bị “tuýt còi” khi hậu kiểm.
Bước 3: kiểm nghiệm mẫu & nhận phiếu kết quả
Sau khi hoàn tất hồ sơ sản phẩm và xây dựng TCCS, doanh nghiệp tiến hành lấy mẫu dầu ăn gửi kiểm nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận (ISO 17025) hoặc đơn vị được cơ quan nhà nước chỉ định. Việc lấy mẫu cần đại diện đúng lô sản xuất, niêm phong và lập biên bản lấy mẫu để đảm bảo tính pháp lý khi hậu kiểm.
Các chỉ tiêu thường kiểm tra đối với dầu ăn gồm: cảm quan, chỉ số axit, chỉ số peroxit, hàm lượng kim loại nặng, độc tố vi nấm (nếu có nguyên liệu thực vật), và các chỉ tiêu an toàn theo quy chuẩn hiện hành. Doanh nghiệp nên đối chiếu trước với TCCS để tránh tình trạng chỉ tiêu đăng ký một đằng, kết quả kiểm nghiệm một nẻo.
Thời gian trả kết quả thường từ 5–10 ngày làm việc tùy số lượng chỉ tiêu. Khi nhận phiếu kiểm nghiệm, cần kiểm tra: tên sản phẩm, quy cách, mã lô (nếu có), ngày sản xuất, phương pháp thử và dấu xác nhận của phòng thử nghiệm. Phiếu phải còn hiệu lực (thường trong 12 tháng) tại thời điểm nộp hồ sơ tự công bố.
Bước 4: soạn bản tự công bố + bộ hồ sơ kèm theo
Bản tự công bố sản phẩm được lập theo mẫu quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Nội dung gồm: thông tin doanh nghiệp, tên sản phẩm dầu ăn, thành phần cấu tạo, chỉ tiêu chất lượng chủ yếu, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng và cam kết an toàn thực phẩm.
Bộ hồ sơ kèm theo thường bao gồm:
Bản tự công bố (ký tên, đóng dấu).
Phiếu kết quả kiểm nghiệm còn hiệu lực.
Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS).
Mẫu nhãn sản phẩm dự kiến lưu hành.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có ngành nghề phù hợp.
Doanh nghiệp nên đóng gói hồ sơ thành một tập có mục lục, phân trang rõ ràng và bảng đối chiếu chỉ tiêu giữa TCCS và phiếu kiểm nghiệm để tăng tính thống nhất, giảm rủi ro “không khớp”.
Bước 5: đăng tải công bố theo quy định và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện đăng tải bản tự công bố trên phương tiện thông tin đại chúng hoặc trang thông tin điện tử của mình. Đồng thời, nộp 01 bản đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (thường là Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm hoặc Ban Quản lý ATTP địa phương).
Kể từ thời điểm đăng tải, doanh nghiệp được phép sản xuất, kinh doanh sản phẩm và tự chịu trách nhiệm về chất lượng. Không cần chờ xác nhận bằng văn bản.
Hồ sơ tự công bố phải được lưu giữ tại trụ sở doanh nghiệp để phục vụ hậu kiểm. Nên lưu song song bản giấy và bản điện tử, phân loại theo từng sản phẩm và từng lô để dễ truy xuất khi cần.
Bước 6: chuẩn bị hậu kiểm: lưu mẫu – hồ sơ lô – SOP xử lý khi bị kiểm tra
Sau tự công bố, doanh nghiệp phải sẵn sàng cho hậu kiểm bất kỳ lúc nào. Trước hết, nên lưu mẫu thành phẩm theo từng lô sản xuất, ghi rõ ngày sản xuất, hạn sử dụng và điều kiện bảo quản. Thời gian lưu mẫu tối thiểu bằng thời hạn sử dụng của sản phẩm.
Song song đó, cần lập hồ sơ lô gồm: phiếu xuất – nhập nguyên liệu, hóa đơn, kết quả kiểm nghiệm nội bộ (nếu có), biên bản sản xuất và nhật ký vệ sinh thiết bị.
Doanh nghiệp cũng nên xây dựng SOP (quy trình thao tác chuẩn) khi bị kiểm tra: phân công người phụ trách tiếp đoàn, quy trình xuất trình hồ sơ trong 5 phút, cách cung cấp mẫu và biên bản làm việc. Chuẩn bị trước sẽ giúp giảm rủi ro xử phạt do thiếu sót hồ sơ.
Hậu kiểm sau tự công bố dầu ăn: cơ quan quản lý thường kiểm tra gì?
Sau khi doanh nghiệp tự công bố sản phẩm dầu ăn, cơ chế quản lý chuyển sang hậu kiểm thay vì tiền kiểm. Cơ quan chức năng có thể kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất dựa trên phản ánh, cảnh báo rủi ro hoặc kế hoạch chuyên đề an toàn thực phẩm.
Thông thường, đoàn kiểm tra sẽ tập trung vào ba nhóm nội dung chính: tính pháp lý của hồ sơ tự công bố, sự phù hợp giữa hồ sơ và thực tế sản xuất, và khả năng truy xuất nguồn gốc.
Thứ nhất, về hồ sơ pháp lý, cơ quan quản lý sẽ đối chiếu bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm, TCCS và nhãn sản phẩm. Họ kiểm tra sự thống nhất về tên sản phẩm, thành phần, chỉ tiêu chất lượng và thông tin doanh nghiệp. Bất kỳ sự sai lệch nào giữa TCCS và phiếu kiểm nghiệm đều có thể bị yêu cầu giải trình.
Thứ hai, kiểm tra thực tế tại cơ sở. Đoàn có thể yêu cầu truy xuất một lô dầu ăn cụ thể từ thành phẩm ngược lại nguyên liệu đầu vào. Hồ sơ mua bán nguyên liệu, hóa đơn, hợp đồng, giấy tờ chứng minh nguồn gốc phải đầy đủ. Điều kiện kho bảo quản cũng được đánh giá: nhiệt độ, ánh sáng, vệ sinh, biện pháp phòng côn trùng.
Thứ ba, lấy mẫu kiểm nghiệm lại. Nếu nghi ngờ về chất lượng, cơ quan chức năng có thể lấy mẫu ngẫu nhiên trên thị trường hoặc tại cơ sở để kiểm tra lại chỉ tiêu an toàn. Nếu kết quả không đạt so với TCCS hoặc quy chuẩn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt, thu hồi sản phẩm hoặc buộc cải chính thông tin.
Ngoài ra, việc ghi nhãn cũng là trọng tâm hậu kiểm. Thông tin bắt buộc như tên hàng hóa, thành phần, định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, hướng dẫn bảo quản và tên địa chỉ doanh nghiệp phải chính xác và thống nhất với hồ sơ đã công bố.
Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng “bộ hồ sơ sẵn sàng hậu kiểm” và duy trì kiểm soát nội bộ định kỳ. Cách tiếp cận chủ động này giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm hành chính và bảo vệ uy tín thương hiệu trên thị trường.
Kiểm tra hồ sơ: bản công bố, phiếu kiểm nghiệm, TCCS, nhãn
Khi kiểm tra hồ sơ, cơ quan quản lý sẽ đối chiếu bốn tài liệu cốt lõi: bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm, TCCS và nhãn sản phẩm thực tế. Nội dung được xem xét gồm: tên sản phẩm, nhóm sản phẩm, chỉ tiêu chất lượng, đơn vị tính và mức công bố.
Nếu phiếu kiểm nghiệm ghi “dầu đậu nành tinh luyện” nhưng nhãn chỉ ghi “dầu thực vật”, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu làm rõ. Tương tự, nếu TCCS quy định chỉ số peroxit ≤ 10 meq/kg nhưng phiếu kiểm nghiệm lại thể hiện phương pháp khác hoặc đơn vị khác, sẽ bị đánh giá là thiếu thống nhất.
Do đó, nên lập bảng đối chiếu 3 cột: TCCS – Phiếu kiểm nghiệm – Nhãn, để bảo đảm tính đồng nhất trước khi lưu hành.
Kiểm tra thực tế: truy xuất lô, điều kiện kho, hồ sơ mua bán nguyên liệu
Đoàn kiểm tra có thể yêu cầu chọn ngẫu nhiên một lô dầu ăn và yêu cầu truy xuất toàn bộ hồ sơ liên quan. Doanh nghiệp phải xuất trình được: biên bản sản xuất, phiếu nhập nguyên liệu, hóa đơn, chứng nhận chất lượng của nhà cung cấp.
Điều kiện kho phải đảm bảo khô ráo, sạch sẽ, tránh ánh nắng trực tiếp. Thùng chứa dầu cần kê cao, không đặt sát tường ẩm. Hồ sơ theo dõi nhiệt độ (nếu có yêu cầu) nên được lưu trữ đầy đủ.
Nếu không truy xuất được nguồn gốc nguyên liệu, đây là lỗi nghiêm trọng và có thể dẫn đến xử phạt nặng.
Điểm mới lạ: “bộ hồ sơ sẵn sàng hậu kiểm” đóng thành 1 tập
Thay vì lưu rời rạc, doanh nghiệp nên chuẩn bị một “bộ hồ sơ hậu kiểm” đóng thành 1 tập hoàn chỉnh cho từng sản phẩm. Bên trong gồm: bản tự công bố, TCCS, phiếu kiểm nghiệm, mẫu nhãn, bảng đối chiếu chỉ tiêu, hồ sơ lô mẫu và SOP xử lý khi kiểm tra.
Tập hồ sơ nên có mục lục, phân trang và đánh dấu nhanh các tài liệu quan trọng. Khi đoàn kiểm tra đến, người phụ trách có thể xuất trình đầy đủ trong vòng 3–5 phút, thể hiện tính chuyên nghiệp và giảm nguy cơ bị đánh giá thiếu chuẩn bị.
Các lỗi thường gặp khi tự công bố chất lượng dầu ăn khiến hồ sơ “không khớp”
Trong thực tế tư vấn và hậu kiểm, một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị yêu cầu giải trình hoặc xử phạt là hồ sơ “không khớp”. Đây không phải lỗi cố ý gian lận mà thường do thiếu kiểm soát nội bộ.
Lỗi phổ biến đầu tiên là sự không thống nhất giữa TCCS và phiếu kiểm nghiệm. Ví dụ, TCCS công bố chỉ số axit ≤ 0,6 mg KOH/g nhưng phiếu kiểm nghiệm chỉ kiểm tra ≤ 0,8 mg KOH/g theo tiêu chuẩn khác. Sự chênh lệch này khiến cơ quan quản lý đặt câu hỏi về căn cứ kỹ thuật.
Thứ hai, nhãn sản phẩm không cập nhật theo hồ sơ công bố. Tên sản phẩm, thành phần, định lượng hoặc cách ghi ngày sản xuất có thể khác với bản đã công bố. Đặc biệt, mã lô không đồng nhất giữa nhãn và hồ sơ sản xuất là lỗi rất hay gặp.
Thứ ba, thiếu hồ sơ truy xuất nguồn gốc nguyên liệu. Nhiều cơ sở nhỏ mua nguyên liệu qua thương lái nhưng không lưu đầy đủ hóa đơn, chứng nhận chất lượng. Khi hậu kiểm, không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp.
Thứ tư, sử dụng phiếu kiểm nghiệm quá hạn hoặc không đủ chỉ tiêu an toàn theo quy định. Một số doanh nghiệp chỉ kiểm nghiệm cảm quan và chỉ số axit mà bỏ qua kim loại nặng.
Cuối cùng, doanh nghiệp không lưu mẫu hoặc không có SOP xử lý khi kiểm tra. Điều này khiến quá trình làm việc với đoàn kiểm tra trở nên lúng túng, dễ phát sinh biên bản vi phạm hành chính.
Giải pháp cốt lõi là chuẩn hóa quy trình nội bộ: mỗi khi thay đổi công thức, nhà cung cấp hoặc nhãn, phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ công bố. Duy trì kiểm tra nội bộ định kỳ 6 tháng/lần sẽ giúp phát hiện sớm sai lệch trước khi bị hậu kiểm.
Lỗi TCCS: chỉ tiêu viết một kiểu, kiểm nghiệm ra một kiểu
Lỗi TCCS thường gặp là ghi chỉ tiêu không đúng đơn vị, phương pháp thử hoặc mức giới hạn. Ví dụ, TCCS ghi “chỉ số peroxit ≤ 10” nhưng không ghi đơn vị (meq O₂/kg), trong khi phiếu kiểm nghiệm lại thể hiện đầy đủ đơn vị và phương pháp AOAC.
Ngoài ra, có trường hợp TCCS quy định 5 chỉ tiêu nhưng doanh nghiệp chỉ kiểm nghiệm 3 chỉ tiêu. Điều này khiến hồ sơ thiếu tính đầy đủ.
Để tránh lỗi, nên xây dựng TCCS dựa trên kết quả kiểm nghiệm thực tế và quy chuẩn hiện hành, không sao chép mẫu chung mà không điều chỉnh cho phù hợp sản phẩm cụ thể.
Lỗi nhãn: thiếu/nhầm thông tin, mã lô không nhất quán, sai tên gọi/nhóm hàng
Nhãn là nội dung dễ phát sinh vi phạm nhất. Lỗi thường gặp gồm: thiếu địa chỉ đầy đủ của doanh nghiệp, không ghi hướng dẫn bảo quản, ghi sai thành phần (ví dụ ghi “100% dầu đậu nành” nhưng thực tế pha trộn).
Mã lô sản xuất không trùng với hồ sơ nội bộ cũng là lỗi nghiêm trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến truy xuất nguồn gốc. Một số doanh nghiệp thay đổi thiết kế nhãn nhưng không cập nhật lại bản lưu trong hồ sơ tự công bố.
Do đó, mỗi lần in nhãn mới, cần kiểm tra đối chiếu với hồ sơ đã công bố để đảm bảo mọi thông tin hoàn toàn thống nhất.
Lỗi truy xuất: không có hồ sơ lô, không lưu mẫu, không chứng minh được đầu vào
Lỗi truy xuất là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ tự công bố dầu ăn bị “điểm danh” khi hậu kiểm. Ba điểm yếu thường gặp gồm: (1) không có hồ sơ lô (batch record) ghi nhận đầy đủ ngày sản xuất, mã lô, ca sản xuất, nguyên liệu sử dụng, người phụ trách; (2) không lưu mẫu thành phẩm và mẫu nguyên liệu theo thời hạn tối thiểu để đối chiếu; (3) không chứng minh được đầu vào hợp pháp như hợp đồng mua dầu thô, COA của nhà cung cấp, hóa đơn và biên bản nhập kho.
Hệ quả là khi có phản ánh chất lượng hoặc kiểm tra đột xuất, doanh nghiệp không thể truy ngược nguồn gốc – phạm vi ảnh hưởng – biện pháp thu hồi. Để khắc phục, cần xây dựng Oil Batch Map (sơ đồ liên kết nguyên liệu – bán thành phẩm – thành phẩm), ban hành quy định lưu mẫu (điều kiện bảo quản, thời hạn, sổ theo dõi), và chuẩn hóa bộ hồ sơ lô gồm: phiếu nhập nguyên liệu, phiếu xuất – pha trộn, nhật ký thiết bị, phiếu kiểm tra nội bộ, phiếu xuất kho. Hệ thống truy xuất phải đảm bảo truy ra trong 5–10 phút khi có yêu cầu.
Chi phí tự công bố chất lượng dầu ăn: bóc tách theo đầu việc
Tự công bố chất lượng dầu ăn theo quy định hiện hành không thu phí nhà nước, nhưng doanh nghiệp vẫn phát sinh chi phí ở các đầu việc kỹ thuật – pháp lý – vận hành. Dưới đây là cấu phần chi phí cần dự toán:
1) Kiểm nghiệm sản phẩm:
Đây là khoản chi lớn nhất, phụ thuộc nhóm chỉ tiêu (an toàn, hóa lý, kim loại nặng, độc tố), số mẫu và phòng thử nghiệm. Với dầu thực vật (đậu nành, cọ, hướng dương…), bộ chỉ tiêu thường gồm: chỉ số acid, peroxide, hàm lượng ẩm – tạp, kim loại nặng (Pb, As), aflatoxin (nếu nguyên liệu hạt). Giá kiểm nghiệm dao động theo phạm vi và số lượng mẫu.
2) Soạn và ban hành TCCS (Tiêu chuẩn cơ sở):
Bao gồm xây dựng chỉ tiêu kỹ thuật, phương pháp thử, yêu cầu ghi nhãn, bao gói – bảo quản – vận chuyển, kiểm soát chất lượng lô. Nếu thuê tư vấn, chi phí tính theo độ phức tạp công thức và số SKU.
3) Thiết kế và chuẩn hóa nhãn:
Nhãn phải đáp ứng 12 điểm bắt buộc (tên sản phẩm, thành phần, định lượng, ngày SX/HSD, hướng dẫn bảo quản, cảnh báo dị ứng nếu có…). Có thể phát sinh chi phí thiết kế, hiệu đính pháp lý, in tem phụ (nếu hàng nhập khẩu).
4) Lưu mẫu và quản lý hồ sơ:
Chi phí bao gồm bao bì lưu mẫu, kệ bảo quản, sổ theo dõi, phần mềm/biểu mẫu quản lý lô, đào tạo nhân sự truy xuất.
5) Truyền thông và phân phối:
Khi đưa vào kênh bán lẻ/siêu thị, có thể cần hồ sơ mở mã hàng, đánh giá nhà cung cấp, thẩm tra cơ sở sản xuất; phát sinh phí test lô đầu hoặc audit.
Tổng chi phí vì vậy không cố định, mà phụ thuộc quy mô, kênh phân phối và mức độ chuẩn hóa nội bộ.
Chi phí kiểm nghiệm: theo nhóm chỉ tiêu và số mẫu
Chi phí kiểm nghiệm phụ thuộc vào (i) nhóm chỉ tiêu bắt buộc theo bản chất sản phẩm; (ii) số mẫu đại diện; (iii) phòng thử nghiệm được công nhận. Với dầu ăn tinh luyện, bộ cơ bản thường gồm: chỉ số acid, peroxide, độ ẩm – tạp chất, hàm lượng kim loại nặng (Pb, As), có thể bổ sung 3-MCPD hoặc glycidyl ester nếu hướng tới siêu thị. Mỗi mẫu có thể tính phí riêng; kiểm nhiều SKU hoặc nhiều lô thử nghiệm sẽ tăng chi phí. Doanh nghiệp nên xác định rõ thị trường mục tiêu để chọn gói chỉ tiêu phù hợp, tránh làm dư thừa nhưng vẫn đảm bảo an toàn và chấp nhận hậu kiểm.
Chi phí hồ sơ: TCCS, thiết kế nhãn, in ấn, lưu mẫu
Chi phí hồ sơ bao gồm soạn thảo TCCS (chỉ tiêu kỹ thuật, phương pháp thử, quy cách bao gói), thiết kế – rà soát pháp lý nhãn hàng hóa, in ấn tem nhãn, và thiết lập hệ thống lưu mẫu – hồ sơ lô. Nếu doanh nghiệp chưa có bộ biểu mẫu chuẩn (phiếu nhập – xuất, nhật ký sản xuất, biên bản lưu mẫu), cần đầu tư xây dựng ban đầu. Đây là khoản chi không quá lớn nhưng quyết định khả năng hậu kiểm; nhãn sai hoặc TCCS thiếu căn cứ có thể buộc thu hồi, sửa đổi và in lại toàn bộ bao bì.
Điểm mới lạ: dự toán 3 mức (tối thiểu – tiêu chuẩn – bán lẻ/siêu thị)
Để kiểm soát ngân sách, có thể dự toán theo 3 mức:
Mức tối thiểu: kiểm nghiệm bộ cơ bản; TCCS đơn giản; nhãn đúng quy định; lưu mẫu thủ công. Phù hợp bán nội bộ/đại lý nhỏ.
Mức tiêu chuẩn: bổ sung chỉ tiêu nâng cao; chuẩn hóa Oil Batch Map; bộ hồ sơ lô đầy đủ; thiết kế nhãn chuyên nghiệp. Phù hợp phân phối rộng.
Mức bán lẻ/siêu thị: thêm chỉ tiêu rủi ro (3-MCPD…); truy xuất điện tử; quy trình thu hồi – CAPA; sẵn sàng audit. Phù hợp vào hệ thống siêu thị và xuất khẩu.
Cách chia này giúp doanh nghiệp cân đối chi phí theo chiến lược thị trường.
Checklist 7–30 ngày để tự công bố dầu ăn nhanh, đúng và dễ hậu kiểm
Để rút ngắn thời gian từ chuẩn bị đến công bố, doanh nghiệp có thể triển khai theo lộ trình 7–30 ngày như sau:
Giai đoạn 1 (0–7 ngày): Xác định nền tảng pháp lý – kỹ thuật
Chốt công thức, thành phần, nguồn nguyên liệu.
Lập danh mục chỉ tiêu kiểm nghiệm theo bản chất dầu (đậu nành, cọ, hướng dương…).
Soạn khung TCCS; chuẩn hóa 12 nội dung bắt buộc trên nhãn.
Chuẩn bị bộ biểu mẫu hồ sơ lô và quy định lưu mẫu.
Giai đoạn 2 (7–14 ngày): Kiểm nghiệm và hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật
Lấy mẫu đại diện lô sản xuất thử.
Gửi phòng thử nghiệm phù hợp; theo dõi tiến độ và rà soát kết quả.
Hoàn thiện TCCS theo kết quả kiểm nghiệm.
Xây dựng Oil Batch Map; lập sổ lưu mẫu và quy định thời hạn bảo quản.
Giai đoạn 3 (14–30 ngày): Công bố và sẵn sàng hậu kiểm
Ký ban hành TCCS và Bản tự công bố.
Niêm yết/đăng tải theo quy định.
Đào tạo nhân sự về truy xuất – thu hồi.
Chạy thử kịch bản hậu kiểm: truy xuất trong 5 phút, xuất trình đủ hồ sơ lô, COA đầu vào, mẫu lưu.
Checklist này giúp doanh nghiệp không chỉ “ra được sản phẩm” mà còn đứng vững khi bị kiểm tra.
30 ngày: chốt công thức, soạn TCCS, chuẩn hóa nhãn 12 điểm
Trong 30 ngày đầu, doanh nghiệp cần chốt công thức (tỷ lệ phối trộn, phụ gia nếu có), xác định rõ nguồn nguyên liệu và nhà cung cấp. Từ đó, soạn TCCS gồm: chỉ tiêu cảm quan – hóa lý – an toàn, phương pháp thử, yêu cầu bao gói – bảo quản. Đồng thời chuẩn hóa nhãn theo 12 điểm bắt buộc: tên sản phẩm, thành phần, định lượng, ngày sản xuất, hạn dùng, hướng dẫn bảo quản, thông tin tổ chức chịu trách nhiệm… Nhãn cần đồng bộ với TCCS và hồ sơ lô để tránh sai lệch khi hậu kiểm.
14 ngày: lấy mẫu kiểm nghiệm, hoàn thiện Oil Batch Map, chuẩn hóa hồ sơ lô
Trong 14 ngày tiếp theo, tiến hành sản xuất thử lô đại diện và lấy mẫu đúng quy cách. Sau khi có kết quả kiểm nghiệm đạt yêu cầu, cập nhật TCCS (nếu cần). Song song, hoàn thiện Oil Batch Map thể hiện mối liên kết giữa nguyên liệu – bán thành phẩm – thành phẩm; ban hành quy định mã hóa lô. Chuẩn hóa bộ hồ sơ lô gồm phiếu nhập nguyên liệu, nhật ký sản xuất, phiếu kiểm tra nội bộ, phiếu xuất kho và sổ lưu mẫu. Mục tiêu là đảm bảo truy xuất nhanh, đủ chứng cứ và nhất quán giữa hồ sơ – nhãn – thực tế sản xuất.
7 ngày: rà soát khớp 3 bên (TCCS ↔ nhãn ↔ kiểm nghiệm), đóng tập hậu kiểm
Trong 7 ngày trước khi phát hành hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát “khớp 3 bên” giữa Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS), nhãn sản phẩm và phiếu kiểm nghiệm. Thứ nhất, đối chiếu chỉ tiêu chất lượng chủ yếu (acid béo tự do, peroxide, độ ẩm, tạp chất…) xem có thống nhất về tên chỉ tiêu, đơn vị đo, mức giới hạn và phương pháp thử. Thứ hai, kiểm tra thành phần ghi trên nhãn (loại dầu, tỷ lệ phối trộn nếu có) có phù hợp với TCCS và kết quả kiểm nghiệm. Thứ ba, so khớp thông tin pháp lý: tên doanh nghiệp, địa chỉ, quy cách đóng gói, lô mẫu thử.
Sau khi bảo đảm đồng bộ, tiến hành đóng tập “hồ sơ hậu kiểm” gồm: bản tự công bố đã ký; TCCS; phiếu kiểm nghiệm còn hiệu lực; mẫu nhãn; hợp đồng gia công (nếu có); quy trình sản xuất – kiểm soát chất lượng; hồ sơ truy xuất nguồn gốc nguyên liệu. Sắp xếp có mục lục, phân trang và bảng đối chiếu minh chứng để sẵn sàng xuất trình khi cơ quan quản lý kiểm tra.
FAQ: 15 câu hỏi thường gặp về thủ tục tự công bố chất lượng dầu ăn
Dầu ăn ép lạnh/ép thô có phải tự công bố không?
Có. Theo quy định về tự công bố sản phẩm thực phẩm thông thường, dầu ăn (kể cả ép lạnh, ép thô, chưa tinh luyện hoàn toàn) vẫn thuộc nhóm thực phẩm phải thực hiện tự công bố trước khi lưu thông. Việc “ép lạnh” hay “ép thô” chỉ là phương pháp chế biến, không làm thay đổi nghĩa vụ pháp lý. Doanh nghiệp cần xây dựng TCCS phù hợp với đặc tính sản phẩm (ví dụ: chỉ tiêu peroxide, acid béo tự do có thể khác dầu tinh luyện) và thực hiện kiểm nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận.
Lưu ý: nếu sản phẩm có bổ sung vi chất bắt buộc (như vitamin A theo chương trình tăng cường vi chất), cần kiểm tra thêm quy định chuyên ngành để bảo đảm đúng hàm lượng và ghi nhãn.
Có cần giấy ATTP trước khi tự công bố không?
Về nguyên tắc, cơ sở sản xuất/kinh doanh thực phẩm phải đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm (ATTP). Tuy nhiên, thủ tục tự công bố và giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP là hai nghĩa vụ khác nhau. Doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm đã được cấp giấy ATTP (trừ trường hợp thuộc diện miễn theo quy mô, loại hình) trước khi sản xuất kinh doanh chính thức.
Trong thực tiễn, nhiều địa phương không yêu cầu nộp kèm giấy ATTP trong bộ hồ sơ tự công bố, nhưng khi hậu kiểm, cơ quan quản lý sẽ kiểm tra điều kiện này. Vì vậy, nên hoàn tất giấy ATTP trước hoặc song song để tránh rủi ro bị xử phạt khi lưu thông hàng hóa.
Phiếu kiểm nghiệm có hiệu lực bao lâu và bao lâu kiểm nghiệm lại?
Pháp luật không ấn định cứng “thời hạn hiệu lực” của phiếu kiểm nghiệm, nhưng thông lệ quản lý yêu cầu kết quả phải còn tính thời sự, thường trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm tự công bố. Nếu thay đổi công thức, nguồn nguyên liệu chính, quy trình sản xuất hoặc có cảnh báo an toàn, doanh nghiệp nên kiểm nghiệm lại ngay.
Ngoài ra, để duy trì kiểm soát chất lượng, nên xây dựng kế hoạch kiểm nghiệm định kỳ (ví dụ 6–12 tháng/lần tùy rủi ro). Việc tái kiểm giúp phát hiện sớm biến động chỉ tiêu như peroxide tăng theo thời gian bảo quản, từ đó điều chỉnh điều kiện lưu kho hoặc bao bì.
Các câu hỏi thường gặp khác
- Hồ sơ tự công bố gồm những gì?
Bản tự công bố; TCCS; phiếu kiểm nghiệm; nhãn sản phẩm; giấy đăng ký kinh doanh.
- Nộp hồ sơ ở đâu?
Đăng tải trên website doanh nghiệp hoặc niêm yết công khai và gửi 1 bản đến cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh nơi đặt cơ sở.
- Có cần chờ phê duyệt mới được bán?
Không. Sau khi tự công bố và công khai, doanh nghiệp được quyền sản xuất, kinh doanh và chịu trách nhiệm.
- Kiểm nghiệm bao nhiêu chỉ tiêu là đủ?
Tối thiểu các chỉ tiêu an toàn và chất lượng chủ yếu theo quy chuẩn/tiêu chuẩn áp dụng; căn cứ đặc tính từng loại dầu.
- Có bắt buộc kiểm nghiệm từng lô?
Không bắt buộc cho tự công bố, nhưng nên kiểm soát nội bộ theo kế hoạch HACCP/ISO nếu có.
- Thay đổi nhãn có phải công bố lại?
Nếu thay đổi nội dung ảnh hưởng đến bản chất sản phẩm (thành phần, chỉ tiêu), nên cập nhật và tự công bố lại.
- Gia công ở tỉnh khác thì nộp ở đâu?
Nộp tại nơi doanh nghiệp chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường đặt trụ sở.
- Sản phẩm nhập khẩu có tự công bố không?
Có, nếu là thực phẩm thường; doanh nghiệp nhập khẩu thực hiện.
- Có cần công bố từng dung tích chai?
Không cần nếu cùng công thức; chỉ cần thể hiện rõ quy cách trên nhãn.
- Bán online có cần tự công bố?
Có. Hình thức kinh doanh không làm thay đổi nghĩa vụ.
- Bị yêu cầu bổ sung khi hậu kiểm phải làm gì?
Rà soát hồ sơ, cập nhật TCCS/kiểm nghiệm và lập báo cáo khắc phục.
- Không tự công bố mà đã bán thì sao?
Có thể bị xử phạt hành chính, buộc thu hồi sản phẩm và khắc phục vi phạm.
Thủ tục tự công bố chất lượng dầu ăn sẽ trơn tru nếu bạn làm đúng 3 điểm: tiêu chuẩn cơ sở rõ ràng, phiếu kiểm nghiệm đúng trọng tâm và nhãn – mã lô nhất quán để truy xuất nhanh. Đừng chỉ “làm cho đủ hồ sơ”, mà hãy dựng Oil Batch Map và bộ hồ sơ lô tối thiểu để sẵn sàng hậu kiểm bất kỳ lúc nào. Khi TCCS ↔ nhãn ↔ kiểm nghiệm khớp nhau, bạn giảm hẳn rủi ro bị yêu cầu chỉnh sửa, thu hồi nhãn hoặc bị xử lý do sai thông tin. Checklist 7–30 ngày giúp bạn kiểm soát tiến độ và tránh các lỗi phổ biến như thiếu mã lô, chỉ tiêu kiểm nghiệm không phù hợp hoặc nhãn ghi thiếu hướng dẫn bảo quản. Nếu mục tiêu là vào siêu thị, bạn nên nâng chuẩn hồ sơ lô và quy trình kiểm soát chất lượng để chứng minh tính ổn định theo mẻ, theo mùa nguyên liệu.
