Thủ tục thành lập phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân: điều kiện, hồ sơ và quy trình xin phép

Thủ tục thành lập phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân là bước khởi đầu bắt buộc nếu bạn muốn triển khai dịch vụ cấp cứu đúng quy định và vận hành an toàn. Khác với phòng khám thông thường, mô hình hồi sức – cấp cứu đòi hỏi yêu cầu cao về nhân sự trực, quy trình xử trí và khả năng phản ứng nhanh với tình huống nguy kịch. Nhiều hồ sơ bị kéo dài do thiếu tiêu chuẩn người phụ trách chuyên môn, thiếu phương án chuyển tuyến hoặc bố trí khu vực chuyên môn chưa đạt. Vì vậy, bạn cần nắm rõ điều kiện pháp lý, cơ sở vật chất, thiết bị và quy trình chuyên môn ngay từ giai đoạn thiết kế. Bài viết này hệ thống toàn bộ điều kiện mở phòng khám, hồ sơ xin phép và trình tự thực hiện theo hướng “cầm tay chỉ việc”. Đồng thời, bạn sẽ có checklist chuẩn bị để qua thẩm định thực tế ngay lần đầu. Nếu bạn đang chuẩn bị đầu tư phòng khám cấp cứu tư nhân, nội dung dưới đây sẽ giúp bạn tối ưu thời gian và chi phí.

Tổng quan về phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân: mô hình và phạm vi hoạt động

Phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân là cơ sở y tế tư nhân được cấp phép để thực hiện cấp cứu, hồi sức ban đầu và chăm sóc ngắn hạn cho người bệnh. Đây là mô hình đặc thù, khác với phòng khám đa khoa hay chuyên khoa thông thường ở chỗ tập trung vào xử lý các tình huống khẩn cấp, nguy kịch và hỗ trợ cấp cứu trước khi chuyển viện.

Các dịch vụ được phép triển khai tại phòng khám hồi sức – cấp cứu bao gồm:

Tiếp nhận cấp cứu: nhận người bệnh trong tình trạng nguy kịch, chấn thương, ngộ độc hoặc bệnh mạn tính đột ngột.

Hồi sức ban đầu: áp dụng các kỹ thuật hồi sức tim phổi, truyền dịch, thở oxy, hỗ trợ tuần hoàn và chăm sóc cấp cứu cơ bản.

Lưu người bệnh ngắn hạn: tối đa vài giờ hoặc 24 giờ, đủ thời gian theo dõi trước khi chuyển viện hoặc ra viện nếu ổn định.

Vì đặc thù và mức độ rủi ro cao, hồ sơ xin phép phòng khám hồi sức – cấp cứu thường bị trả hoặc yêu cầu bổ sung. Một số điểm “đinh” trong thẩm định gồm:

Nhân sự chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn bác sĩ hồi sức cấp cứu hoặc chứng chỉ hành nghề còn hạn.

Thiếu cơ sở vật chất, phòng hồi sức, trang thiết bị theo tiêu chuẩn.

Không có kế hoạch xử lý rủi ro, cứu hộ và quy trình cấp cứu.

Hồ sơ pháp lý chưa đồng bộ, thiếu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận cơ sở y tế tư nhân.

Chưa có cam kết an toàn PCCC, môi trường hoặc phòng chống nhiễm khuẩn theo quy định.

Việc hiểu đúng mô hình, phạm vi hoạt động và những yêu cầu pháp lý cơ bản giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh, hạn chế rủi ro bị trả và tiết kiệm thời gian cấp phép.

Phòng khám hồi sức – cấp cứu là gì? Khác gì với phòng khám đa khoa/chuyên khoa?

Phòng khám hồi sức – cấp cứu là cơ sở y tế tư nhân chuyên tiếp nhận và xử lý các tình huống cấp cứu khẩn cấp, bao gồm chấn thương, ngộ độc, tai nạn, đột quỵ và các tình trạng nguy kịch khác. Khác với phòng khám đa khoa hay chuyên khoa thông thường, phòng khám này không tập trung vào khám chữa bệnh định kỳ hoặc điều trị dài hạn, mà ưu tiên can thiệp kịp thời, hồi sức ban đầu và theo dõi người bệnh ngắn hạn.

Dịch vụ được phép triển khai: tiếp nhận cấp cứu, hồi sức ban đầu, lưu người bệnh ngắn hạn

Tiếp nhận cấp cứu khẩn cấp: đánh giá, xử lý ban đầu, ổn định tình trạng bệnh nhân.

Hồi sức ban đầu: hỗ trợ hô hấp, tuần hoàn, truyền dịch, theo dõi tim mạch và các kỹ thuật cơ bản khác.

Lưu người bệnh ngắn hạn: theo dõi từ vài giờ đến tối đa 24 giờ trước khi chuyển viện nếu cần.

Vì sao hồ sơ xin phép thường bị trả? 5 điểm “đinh” trong thẩm định

Nhân sự chưa đủ tiêu chuẩn, thiếu chứng chỉ hành nghề hoặc bác sĩ hồi sức – cấp cứu.

Cơ sở vật chất không đạt chuẩn: phòng hồi sức, trang thiết bị, khu vực vệ sinh, PCCC.

Thiếu kế hoạch và quy trình cấp cứu, xử lý sự cố y tế khẩn cấp.

Hồ sơ pháp lý chưa đầy đủ: giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép cơ sở y tế tư nhân.

Thiếu cam kết an toàn môi trường, phòng chống nhiễm khuẩn và bảo vệ sức khỏe bệnh nhân.

Điều kiện pháp lý để thành lập phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân

Phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân phải tuân thủ Luật Khám chữa bệnh, Nghị định hướng dẫn và Thông tư Bộ Y tế, đảm bảo các điều kiện về chủ thể, cơ sở vật chất, nhân sự và an toàn.

Điều kiện về chủ thể và loại hình cơ sở y tế tư nhân

Cá nhân hoặc tổ chức hợp pháp được phép thành lập phòng khám tư nhân.

Phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký cơ sở y tế tư nhân hợp pháp.

Chọn loại hình cơ sở y tế tư nhân phù hợp: phòng khám tư nhân, phòng khám đa khoa có chuyên khoa cấp cứu, hoặc phòng khám hồi sức – cấp cứu độc lập.

Chủ cơ sở chịu trách nhiệm pháp lý, đảm bảo hoạt động đúng phạm vi, an toàn và tuân thủ pháp luật y tế.

Điều kiện về địa điểm, biển hiệu, phạm vi chuyên môn và trách nhiệm pháp lý

Địa điểm phù hợp quy hoạch, mặt bằng hợp pháp, đảm bảo giao thông, cứu hộ và PCCC.

Biển hiệu phòng khám phải rõ ràng, hợp pháp, niêm yết phạm vi hoạt động chuyên môn.

Phạm vi chuyên môn được cấp phép giới hạn trong hồi sức – cấp cứu ban đầu, không thực hiện kỹ thuật vượt thẩm quyền.

Chủ cơ sở và người chịu trách nhiệm chuyên môn phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, cam kết an toàn bệnh nhân và báo cáo cơ quan quản lý.

Các yêu cầu liên quan PCCC – môi trường – an toàn bức xạ (nếu có)

Phòng khám phải có biện pháp phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn, hệ thống báo động và lối thoát hiểm.

Tuân thủ quy định về xử lý chất thải y tế, vệ sinh môi trường, tránh lây nhiễm chéo.

Nếu có sử dụng thiết bị X-quang, CT, MRI cần che chắn bức xạ và tuân thủ quy định an toàn bức xạ Bộ Y tế.

Hồ sơ xin cấp phép phải trình bản vẽ cơ sở, chứng nhận an toàn PCCC và biện pháp bảo vệ môi trường để cơ quan thẩm định phê duyệt.

Điều kiện nhân sự: người phụ trách chuyên môn, kíp trực và cơ chế 24/7

Nhân sự là yếu tố cốt lõi đảm bảo hoạt động phòng khám hồi sức – cấp cứu an toàn và hiệu quả. Phòng khám phải có người chịu trách nhiệm chuyên môn, kíp trực cấp cứu và cơ chế trực 24/7, đồng thời chứng minh năng lực bằng hồ sơ hợp pháp. Chuẩn hóa nhân sự giúp cơ quan thẩm định dễ dàng đánh giá khả năng đáp ứng cấp cứu khẩn cấp và xử lý tình huống y tế nghiêm trọng.

Người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật: tiêu chuẩn và hồ sơ chứng minh

Người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật phải là bác sĩ chuyên khoa hồi sức cấp cứu hoặc bác sĩ đa khoa có chứng chỉ hành nghề phù hợp. Tiêu chuẩn năng lực bao gồm bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ hành nghề, kinh nghiệm thực hành tại khoa hồi sức/cấp cứu. Hồ sơ chứng minh gồm CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, bảng mô tả công việc. Việc chuẩn hóa hồ sơ đảm bảo cơ quan quản lý xác minh trách nhiệm chuyên môn, phạm vi giám sát và năng lực kỹ thuật trước khi cấp phép hoạt động.

Kíp trực cấp cứu: cơ cấu bác sĩ/điều dưỡng/kỹ thuật viên, phân ca trực

Kíp trực phải bao gồm bác sĩ, điều dưỡng và kỹ thuật viên hồi sức, đảm bảo số lượng đủ để đáp ứng 24/7. Phân ca trực phải được lập chi tiết theo giờ, đảm bảo luôn có nhân sự đủ năng lực trực tại cơ sở, bao gồm cả ngày lễ và cuối tuần. Hồ sơ chứng minh kíp trực gồm lịch phân ca, hợp đồng lao động, quyết định phân công, danh sách nhân sự kèm chứng chỉ chuyên môn. Việc này giúp cơ quan quản lý đánh giá năng lực đáp ứng cấp cứu tức thời và khả năng xử lý các tình huống khẩn cấp.

Quy trình đào tạo – đánh giá năng lực cấp cứu: ACLS/BLS, diễn tập tình huống

Phòng khám phải triển khai chương trình đào tạo và đánh giá năng lực cấp cứu cho toàn bộ nhân sự, bao gồm ACLS (Advanced Cardiac Life Support), BLS (Basic Life Support) và các kỹ năng hồi sức cơ bản. Ngoài ra, diễn tập tình huống khẩn cấp định kỳ giúp nhân sự làm quen với các tình huống thực tế, kiểm tra phối hợp giữa các bộ phận. Hồ sơ chứng minh bao gồm biên bản đào tạo, chứng chỉ hoàn thành khóa học, kế hoạch diễn tập, báo cáo đánh giá năng lực. Việc chuẩn hóa quy trình này là căn cứ để cơ quan quản lý xác minh chất lượng nhân sự, khả năng xử lý cấp cứu và an toàn người bệnh.

Tiêu chuẩn cơ sở vật chất: bố trí khu chức năng phòng khám hồi sức – cấp cứu

Cơ sở vật chất quyết định khả năng phòng khám thực hiện cấp cứu kịp thời, an toàn và hiệu quả. Phòng khám phải bố trí luồng bệnh nhân hợp lý, khu hồi sức, khu thủ thuật và kho lưu trữ dụng cụ, đồng thời đảm bảo tiêu chuẩn hạ tầng, điện, oxy, hút trung tâm và kiểm soát nhiễm khuẩn. Chuẩn hóa sơ đồ và hạ tầng giúp cơ quan thẩm định dễ dàng đánh giá khả năng vận hành và đáp ứng cấp cứu.

Sơ đồ bố trí “luồng cấp cứu”: tiếp nhận – phân loại – hồi sức – thủ thuật – lưu

Sơ đồ bố trí cần thiết kế luồng một chiều để tránh chồng lấn giữa bệnh nhân cấp cứu và bệnh nhân thông thường. Các khu vực gồm: tiếp nhận bệnh nhân, phân loại tình trạng nặng – nhẹ, khu hồi sức, phòng thủ thuật và khu lưu điều trị ngắn hạn. Mỗi khu vực phải được đánh dấu rõ ràng, có đường đi riêng cho xe cứu thương và đảm bảo luồng vận chuyển bệnh nhân tối ưu, an toàn và tiết kiệm thời gian cấp cứu.

Yêu cầu khu lưu người bệnh, khu thủ thuật, khu xử lý dụng cụ và kiểm soát nhiễm khuẩn

Khu lưu người bệnh phải đảm bảo không gian thoáng, giường cách nhau tối thiểu 1–1,5 m, trang bị giường có thanh chắn, hệ thống báo gọi y tá. Khu thủ thuật phải có bàn, dụng cụ, đèn chiếu sáng, bồn rửa tay, thiết bị khử khuẩn. Khu xử lý dụng cụ phải phân loại dụng cụ sạch – bẩn, tuân thủ quy trình khử khuẩn và lưu trữ. Việc bố trí khoa học giúp giảm lây nhiễm chéo, tăng hiệu quả vận hành và an toàn cho bệnh nhân.

Hạ tầng bắt buộc: điện dự phòng, oxy, hút trung tâm (nếu có), thông khí, chống nhiễm chéo

Hạ tầng cần có nguồn điện dự phòng, hệ thống oxy trung tâm, hút trung tâm (nếu có), hệ thống thông khí cơ học và kiểm soát nhiệt độ/độ ẩm. Các phòng cấp cứu và hồi sức phải đảm bảo áp suất âm hoặc luồng khí kiểm soát nhiễm khuẩn, hệ thống chiếu sáng đủ tiêu chuẩn và vật liệu dễ vệ sinh, khử khuẩn. Việc chuẩn hóa hạ tầng giúp cơ quan thẩm định xác nhận an toàn vận hành, đáp ứng nhu cầu cấp cứu và phòng ngừa lây nhiễm bệnh viện.

Trang thiết bị hồi sức – cấp cứu: danh mục tối thiểu và nguyên tắc chuẩn hóa

Trang thiết bị hồi sức – cấp cứu là yếu tố bắt buộc để phòng khám đảm bảo an toàn cho bệnh nhân, đáp ứng quy định của cơ quan y tế. Thiết bị cần được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn kỹ thuật, hiệu chuẩn định kỳ và quản lý nghiêm ngặt để vận hành trong các tình huống cấp cứu.

Thiết bị cấp cứu cơ bản: monitor, sốc điện, máy hút, bình oxy, dụng cụ đặt NKQ

Thiết bị cấp cứu cơ bản gồm:

Monitor theo dõi bệnh nhân: đo nhịp tim, huyết áp, SpO2, nhịp thở.

Sốc điện (defibrillator): dùng trong ngừng tim, sốc điện khẩn cấp.

Máy hút dịch và dịch mũi họng: đảm bảo đường thở thông suốt.

Bình oxy và mặt nạ oxy: cấp cứu thiếu oxy hoặc suy hô hấp.

Dụng cụ đặt nội khí quản (NKQ): bao gồm ống NKQ, bóng bóp, kẹp, gương soi.

Các thiết bị này phải được kiểm tra trước mỗi ca trực, bảo trì định kỳ và lập sổ nhật ký sử dụng, đảm bảo sẵn sàng vận hành 24/7.

Trang thiết bị hồi sức và theo dõi: bơm tiêm điện, máy thở (nếu phạm vi), dụng cụ truyền dịch

Ngoài thiết bị cơ bản, phòng khám có thể cần:

Bơm tiêm điện: dùng để bơm thuốc cấp cứu với liều chuẩn và tốc độ chính xác.

Máy thở (nếu phạm vi dịch vụ bao gồm hô hấp hỗ trợ): cho bệnh nhân suy hô hấp nặng, ngừng thở tạm thời.

Dụng cụ truyền dịch: đường truyền tĩnh mạch, kim truyền, dây dẫn, bình chứa.

Nguyên tắc sử dụng: sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, kiểm tra hạn sử dụng, tem kiểm định và có kế hoạch bảo trì, vệ sinh sau mỗi ca. Việc quản lý này đảm bảo an toàn bệnh nhân và tuân thủ tiêu chuẩn y tế.

Hồ sơ thiết bị: kiểm định – hiệu chuẩn – bảo trì, nhật ký sử dụng và an toàn điện y sinh

Mỗi thiết bị phải có hồ sơ quản lý đầy đủ:

Kiểm định và hiệu chuẩn định kỳ theo hướng dẫn nhà sản xuất.

Bảo trì, sửa chữa ghi nhận chi tiết ngày tháng, người thực hiện, kết quả.

Nhật ký sử dụng: mỗi ca ghi lại thiết bị đã dùng, bệnh nhân và mục đích.

An toàn điện y sinh: thiết bị phải được nối đất, định kỳ kiểm tra rò điện, đảm bảo không gây nguy cơ điện giật hoặc ảnh hưởng tín hiệu y sinh.

Quản lý hồ sơ thiết bị nghiêm ngặt giúp phòng khám sẵn sàng cho kiểm tra từ cơ quan quản lý và duy trì vận hành an toàn.

Quy trình chuyên môn bắt buộc khi vận hành phòng khám cấp cứu

Phòng khám cấp cứu phải xây dựng quy trình chuyên môn rõ ràng để xử lý bệnh nhân hiệu quả, giảm rủi ro và phối hợp kịp thời với các cơ sở y tế khác. Quy trình cần bao gồm tiếp nhận, xử trí tình huống cấp cứu thường gặp và chuyển tuyến.

Quy trình tiếp nhận – phân loại – xử trí cấp cứu ban đầu theo mức độ ưu tiên

Khi bệnh nhân nhập viện:

Tiếp nhận và ghi nhận thông tin: tên, tuổi, tình trạng sức khỏe.

Phân loại theo mức độ cấp cứu (triage): nguy kịch, khẩn cấp, ít khẩn cấp.

Xử trí ban đầu: đặt đường truyền, hỗ trợ hô hấp, đo dấu hiệu sống.

Ghi nhận vào hồ sơ y tế: thời gian nhập viện, mức độ cấp cứu, xử trí ban đầu.

Việc phân loại chính xác giúp ưu tiên điều trị cho bệnh nhân nguy kịch và sử dụng tài nguyên hiệu quả.

Quy trình xử trí các tình huống thường gặp: ngừng tim, sốc phản vệ, tai nạn, đột quỵ nghi ngờ

Các tình huống cấp cứu cần có SOP riêng:

Ngừng tim: đánh giá, hô hấp nhân tạo, sốc điện, thuốc cấp cứu.

Sốc phản vệ: tiêm adrenaline, bù dịch, theo dõi nhịp tim.

Tai nạn, chấn thương: cầm máu, cố định, chuẩn bị chuyển viện nếu cần.

Đột quỵ nghi ngờ: đánh giá thần kinh, xét nghiệm nhanh, liên hệ trung tâm điều trị.

Mỗi tình huống đều phải được ghi nhật ký, đánh giá kết quả xử trí và chuẩn bị cho các bước tiếp theo.

Quy trình chuyển tuyến và phối hợp ngoại viện: liên hệ, hồ sơ chuyển viện, bàn giao

Khi bệnh nhân cần chuyển tuyến:

Liên hệ trước với cơ sở nhận: báo cáo tình trạng, chuẩn bị phương tiện.

Hồ sơ chuyển viện: tóm tắt hồ sơ y tế, kết quả xét nghiệm, điều trị ban đầu.

Bàn giao bệnh nhân: nhân viên y tế đi kèm nếu cần, ghi biên bản bàn giao, xác nhận bên nhận.

Quy trình phối hợp chặt chẽ giúp đảm bảo an toàn bệnh nhân, giảm rủi ro pháp lý và đảm bảo sự minh bạch trong quản lý hồ sơ y tế.

Kiểm soát nhiễm khuẩn – an toàn người bệnh – quản lý chất thải y tế

Kiểm soát nhiễm khuẩn, bảo đảm an toàn người bệnh và quản lý chất thải y tế là những yếu tố then chốt để phòng khám hồi sức – cấp cứu hoạt động hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế rủi ro y tế. Phòng khám cần thiết lập các quy trình vệ sinh, khử khuẩn, tiệt khuẩn dụng cụ và quản lý rác thải y tế đầy đủ, đồng bộ với hệ thống giám sát và kiểm tra nội bộ.

Vệ sinh tay, PPE, khử khuẩn bề mặt, phòng lây nhiễm chéo

Nhân viên y tế phải tuân thủ các quy định vệ sinh tay trước – trong – sau khi tiếp xúc với bệnh nhân. Sử dụng trang phục bảo hộ cá nhân (PPE) đúng loại, khử khuẩn bề mặt định kỳ và thiết lập khu vực cách ly, phòng lây nhiễm chéo để bảo vệ bệnh nhân và nhân viên. Các quy trình này phải được chuẩn hóa, ghi nhận trong SOP và kiểm tra định kỳ để đảm bảo hiệu quả.

Tiệt khuẩn dụng cụ và quy trình xử lý đồ vải, vật tư tiêu hao

Dụng cụ y tế sử dụng trong cấp cứu và hồi sức cần được tiệt khuẩn theo tiêu chuẩn, bao gồm dụng cụ kim loại, thủy tinh, nhựa và các vật dụng tiếp xúc trực tiếp với bệnh nhân. Đồ vải, vật tư tiêu hao phải được giặt – khử khuẩn – xử lý đúng quy trình, tuân thủ SOP và quy định của Bộ Y tế. Việc tiệt khuẩn đúng cách giúp phòng khám hạn chế lây nhiễm chéo và duy trì chất lượng dịch vụ.

Phân loại – lưu chứa – bàn giao rác thải y tế; sổ theo dõi và hợp đồng xử lý

Rác thải y tế cần được phân loại theo loại nguy hại, lưu chứa riêng biệt và ghi sổ theo dõi. Việc bàn giao cho đơn vị xử lý chất thải y tế có giấy phép phải được thực hiện đúng quy định và lưu trữ hợp đồng xử lý. Theo dõi liên tục quá trình lưu giữ, vận chuyển và xử lý rác thải giúp phòng khám đảm bảo an toàn, tuân thủ pháp luật và giảm rủi ro lây nhiễm.

Hồ sơ xin giấy phép hoạt động phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân

Hồ sơ xin giấy phép hoạt động là yếu tố quyết định phòng khám được cấp phép và hoạt động hợp pháp. Hồ sơ gồm ba nhóm chính: pháp lý cơ sở, nhân sự và chuyên môn. Mỗi nhóm hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, chi tiết và tuân thủ quy định pháp luật để tránh bị trả hồ sơ.

Nhóm hồ sơ pháp lý cơ sở: đăng ký, địa điểm, biển hiệu, PCCC – môi trường

Nhóm hồ sơ pháp lý cơ sở bao gồm giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc văn bản quản lý của đơn vị chủ quản, chứng minh quyền sử dụng địa điểm, sơ đồ mặt bằng, biển hiệu phòng khám, giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy (PCCC) và các chứng nhận môi trường. Hồ sơ cần mô tả diện tích, bố trí phòng khám, khu vực cấp cứu, phòng hồi sức và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn sinh học. Chuẩn bị nhóm hồ sơ này giúp cơ quan cấp phép đánh giá cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu và rút ngắn thời gian phê duyệt.

Nhóm hồ sơ nhân sự: bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng, phân công kíp trực, mô tả công việc

Nhóm hồ sơ nhân sự gồm bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, hợp đồng lao động, phân công kíp trực, mô tả nhiệm vụ và hồ sơ đào tạo. Cơ sở phải chứng minh nhân viên có năng lực chuyên môn, được đào tạo và đánh giá theo chuẩn, đồng thời nắm rõ nhiệm vụ trong quy trình cấp cứu và hồi sức. Hồ sơ đầy đủ và minh bạch giúp cơ quan quản lý xác nhận năng lực vận hành, đảm bảo an toàn người bệnh và chất lượng dịch vụ.

Nhóm hồ sơ chuyên môn: danh mục kỹ thuật, quy trình cấp cứu, danh mục thuốc – vật tư, thiết bị

Nhóm hồ sơ chuyên môn bao gồm danh mục kỹ thuật thực hiện, SOP và quy trình cấp cứu, danh mục thuốc và vật tư tiêu hao, danh mục thiết bị y tế kèm theo chứng từ nguồn gốc và bảo trì/hiệu chuẩn. Hồ sơ cần chi tiết, mô tả cách vận hành, bảo trì và giám sát chất lượng. Chuẩn bị nhóm hồ sơ này giúp cơ quan cấp phép đánh giá năng lực chuyên môn, giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại và đảm bảo phòng khám hoạt động an toàn, hiệu quả.

Trình tự thủ tục thành lập phòng khám: từng bước từ chuẩn bị đến thẩm định

Để mở phòng khám hợp pháp, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần thực hiện đầy đủ các bước từ khảo sát, chuẩn hóa hồ sơ đến thẩm định thực tế. Quy trình bài bản giúp giảm rủi ro bị trả hồ sơ, tiết kiệm thời gian và đảm bảo cơ sở đáp ứng yêu cầu về pháp lý, nhân sự và thiết bị y tế.

Bước 1: Khảo sát hiện trạng và “chốt” phạm vi chuyên môn theo nguồn lực

Trước khi lập hồ sơ, cơ sở y tế cần khảo sát hiện trạng mặt bằng, cơ sở vật chất và năng lực nhân sự. Xác định phạm vi chuyên môn phù hợp với nguồn lực: số bác sĩ, chuyên khoa, điều kiện phòng khám, trang thiết bị và phạm vi dịch vụ (khám ngoại trú, tiêm chủng, xét nghiệm nhanh, thủ thuật nhẹ…).

Việc chốt phạm vi chuyên môn giúp cơ sở tối ưu hóa hồ sơ, chuẩn bị đúng thiết bị, nhân sự và hồ sơ pháp lý cần thiết. Đồng thời, việc này cũng giúp cơ quan quản lý thẩm định nhanh hơn và giảm rủi ro yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Bước 2: Soạn – nộp – theo dõi hồ sơ; cách phản hồi yêu cầu bổ sung

Sau khi xác định phạm vi chuyên môn, cơ sở chuẩn bị hồ sơ: giấy phép đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập, danh sách nhân sự chịu trách nhiệm chuyên môn, sơ đồ phòng khám, danh mục trang thiết bị, hợp đồng thuê mặt bằng, và công văn bảo lãnh.

Hồ sơ nộp tại cơ quan có thẩm quyền và cơ sở nhận biên nhận. Trong quá trình thẩm định, cơ quan quản lý có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc giải trình thông tin. Cơ sở cần phản hồi kịp thời, chuẩn bị sẵn hồ sơ bổ sung như chứng chỉ nhân sự, hiệu chuẩn thiết bị, hồ sơ đào tạo và tài liệu hướng dẫn vận hành. Việc theo dõi sát sao giúp rút ngắn thời gian cấp phép.

Bước 3: Thẩm định thực tế: chuẩn bị phòng, thiết bị, tài liệu, nhân sự để đạt ngay

Giai đoạn thẩm định thực tế kiểm tra phòng khám, trang thiết bị, hồ sơ kỹ thuật, nhân sự và quy trình vận hành. Để đạt yêu cầu ngay lần đầu, cơ sở cần bố trí phòng khám sạch, thiết bị đầy đủ và hiệu chuẩn, nhân sự trực tiếp chịu trách nhiệm nắm vững quy trình.

Chuẩn bị sẵn biên bản, hồ sơ chứng nhận đào tạo, hướng dẫn vận hành thiết bị, danh sách thuốc và vật tư tiêu hao giúp cán bộ thẩm định đánh giá đúng năng lực. Thực hiện đầy đủ các bước này sẽ tăng khả năng được cấp phép nhanh, giảm rủi ro bổ sung hồ sơ hoặc từ chối.

Chi phí và thời gian xin phép: dự trù, yếu tố làm chậm và cách tối ưu

Mở phòng khám đòi hỏi dự trù chi phí hợp lý và dự kiến thời gian hoàn tất thủ tục. Việc nắm rõ các yếu tố đầu tư, vận hành và rủi ro giúp cơ sở kiểm soát ngân sách, tối ưu quy trình và đảm bảo cấp phép nhanh chóng.

Nhóm chi phí đầu tư: cải tạo mặt bằng, hệ thống oxy – hút, thiết bị cấp cứu

Chi phí đầu tư ban đầu gồm cải tạo mặt bằng, lắp đặt hệ thống oxy, hút, chiếu sáng, điều hòa, mua sắm thiết bị y tế cơ bản và thiết bị cấp cứu. Cần dự trù thêm chi phí phần mềm quản lý, hệ thống lưu trữ bệnh án, và đồ bảo hộ cho nhân viên y tế.

Dự trù chính xác giúp phòng khám tránh phát sinh chi phí, tối ưu ngân sách và chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu của cơ quan quản lý. Việc đầu tư hợp lý còn giúp thẩm định đạt yêu cầu ngay lần đầu.

Nhóm chi phí vận hành: thuốc cấp cứu, vật tư tiêu hao, bảo trì – hiệu chuẩn, đào tạo định kỳ

Chi phí vận hành bao gồm thuốc cấp cứu, vật tư tiêu hao, bảo trì – hiệu chuẩn thiết bị định kỳ và đào tạo nhân sự. Đây là các khoản chi liên tục, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng khám chữa bệnh và tuân thủ quy định pháp luật.

Lập kế hoạch chi tiết giúp phòng khám duy trì hoạt động ổn định, không thiếu hụt vật tư, đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và đáp ứng các yêu cầu ngoại kiểm.

Yếu tố làm chậm hồ sơ: thiếu chứng chỉ, sơ đồ phòng không đạt, danh mục kỹ thuật không phù hợp

Một số yếu tố làm chậm quá trình cấp phép bao gồm thiếu chứng chỉ nhân sự, sơ đồ phòng khám không đáp ứng tiêu chuẩn, danh mục kỹ thuật hoặc phạm vi chuyên môn không phù hợp. Các lỗi này thường dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Khắc phục: kiểm tra hồ sơ kỹ, chuẩn hóa sơ đồ phòng, danh mục kỹ thuật, chứng chỉ nhân sự, trang thiết bị và quy trình vận hành trước khi nộp. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm rủi ro pháp lý và đảm bảo phòng khám đi vào hoạt động hợp pháp nhanh chóng.

Lý do nên chọn Dịch vụ thành lập phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân của Gia Minh

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép phòng khám

Để mở phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM hay Cần Thơ, việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ là điều kiện tiên quyết. Gia Minh hỗ trợ khách hàng hoàn thiện hồ sơ xin giấy phép phòng khám, đảm bảo tất cả tài liệu, chứng chỉ y tế và chứng nhận cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu của Bộ Y tế và cơ quan quản lý địa phương.

Đăng ký kinh doanh phòng khám đa khoa đúng quy định

Các phòng khám hồi sức và cấp cứu thường đi kèm các dịch vụ y tế khác, vì vậy đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề là rất quan trọng. Gia Minh hướng dẫn chi tiết đăng ký kinh doanh phòng khám đa khoa, giúp chủ đầu tư lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp, khai báo ngành nghề đầy đủ và tuân thủ các yêu cầu pháp luật.

Xin giấy phép phòng khám tư nhân đầy đủ và hợp pháp

Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xin giấy phép phòng khám bao gồm các thủ tục hành chính, kiểm tra cơ sở vật chất, nhân sự và hồ sơ y tế. Việc này giúp phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân đi vào hoạt động nhanh chóng, hợp pháp và an toàn, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Giấy phép phòng khám và các chứng nhận liên quan

Ngoài giấy phép kinh doanh, các phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân cần có giấy phép phòng khám và các chứng nhận về an toàn, y tế và thiết bị. Gia Minh hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện các chứng nhận này, đảm bảo phòng khám đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kỹ thuật, an toàn người bệnh và pháp lý.

Dịch vụ trọn gói, tiết kiệm thời gian và chi phí

Sử dụng dịch vụ thành lập phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân của Gia Minh, khách hàng được hỗ trợ từ tư vấn pháp lý, chuẩn bị hồ sơ, xin giấy phép và đăng ký kinh doanh, đến khi nhận kết quả cuối cùng. Dịch vụ trọn gói giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm chi phí phát sinh và đảm bảo phòng khám hoạt động hợp pháp, hiệu quả và bền vững tại địa phương.

Các lỗi thường gặp khi xin phép phòng khám hồi sức – cấp cứu và cách khắc phục

Lỗi về nhân sự/kíp trực: phân ca không đủ, thiếu chứng minh năng lực cấp cứu

Một lỗi phổ biến là kíp trực không đủ theo yêu cầu hoặc hồ sơ nhân sự thiếu chứng minh năng lực cấp cứu. Điều này làm hồ sơ bị trả lại và kéo dài thời gian cấp phép. Khắc phục nhanh là rà soát số lượng nhân sự, đảm bảo phân ca trực theo quy định, đặc biệt các bác sĩ và điều dưỡng phải có chứng chỉ chuyên môn phù hợp. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng minh năng lực, bằng cấp, chứng chỉ đào tạo cấp cứu và phân công ca trực rõ ràng giúp cơ quan cấp phép dễ dàng đánh giá. Việc chuẩn hóa nhân sự và kíp trực từ đầu giảm rủi ro bị trả lại hồ sơ và đảm bảo phòng khám hoạt động an toàn ngay sau khi được cấp phép.

Lỗi về cơ sở vật chất: luồng cấp cứu chưa hợp lý, thiếu khu xử lý dụng cụ/kiểm soát nhiễm khuẩn

Nhiều phòng khám gặp khó khăn khi luồng cấp cứu chưa được bố trí hợp lý, dẫn đến nguy cơ nhiễm chéo và gây khó khăn trong vận hành. Thiếu khu vực xử lý dụng cụ y tế hoặc kiểm soát nhiễm khuẩn cũng là lỗi phổ biến. Khắc phục nhanh là lập sơ đồ chi tiết, phân khu rõ ràng: khu tiếp nhận bệnh nhân, khu cấp cứu, khu xử lý dụng cụ và khu cách ly. Trang bị hệ thống rửa tay, khử khuẩn và luồng đi một chiều cho bệnh nhân và nhân viên y tế. Việc này vừa đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho thẩm định và cấp phép nhanh chóng.

Lỗi về hồ sơ chuyên môn: thiếu SOP, thiếu phương án chuyển tuyến, thiếu nhật ký thiết bị

Thiếu SOP, phương án chuyển tuyến và nhật ký thiết bị là nguyên nhân thường khiến hồ sơ bị trả lại. Không có SOP cho các quy trình cấp cứu, nội kiểm hoặc xử lý sự cố dẫn đến khó kiểm soát chất lượng. Khắc phục nhanh là xây dựng SOP chi tiết, lập phương án chuyển tuyến rõ ràng khi bệnh nhân cần chuyển viện, đồng thời lưu trữ nhật ký thiết bị đầy đủ. Sổ nhật ký phải ghi nhận hiệu chuẩn, bảo trì và tình trạng vận hành thiết bị. Việc chuẩn hóa hồ sơ chuyên môn giúp cơ quan thẩm định đánh giá đúng năng lực vận hành và rút ngắn thời gian cấp phép.

Checklist trước ngày thẩm định: 20 điểm phải đạt

Checklist cơ sở vật chất – hạ tầng – PCCC

Kiểm tra toàn bộ cơ sở vật chất: diện tích, phân khu phòng khám, phòng hồi sức – cấp cứu, khu vực chờ và lối đi một chiều. Đảm bảo hệ thống PCCC, bình chữa cháy, báo cháy tự động hoạt động tốt và biển báo an toàn rõ ràng. Hệ thống điện, nước, thông gió và điều hòa phải đầy đủ và ổn định. Các tiêu chuẩn này giúp phòng khám đáp ứng yêu cầu thẩm định, tăng khả năng được cấp phép nhanh.

Checklist thiết bị – thuốc – vật tư cấp cứu

Đảm bảo các thiết bị y tế, máy móc và dụng cụ cấp cứu đầy đủ, còn hiệu lực kiểm định hoặc hiệu chuẩn. Kiểm tra tồn kho thuốc cấp cứu, vật tư y tế và hóa chất liên quan. Lập danh mục thiết bị, phiếu bảo trì và nhật ký sử dụng để kèm hồ sơ thẩm định. Việc chuẩn bị này giúp cơ quan kiểm tra đánh giá nhanh, đảm bảo phòng khám đủ năng lực vận hành cấp cứu.

Checklist hồ sơ – quy trình – nhân sự trực

Hồ sơ phải đầy đủ: giấy phép hoạt động, chứng chỉ chuyên môn nhân sự, phân ca trực. Quy trình SOP, kế hoạch nội kiểm, phương án chuyển tuyến, nhật ký thiết bị phải hoàn chỉnh. Biểu mẫu tiếp nhận bệnh nhân, phiếu cấp cứu, nhật ký thuốc và vật tư phải sẵn sàng. Việc này giúp thẩm định viên kiểm tra nhanh chóng và phòng khám sẵn sàng hoạt động ngay sau khi cấp phép.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về thủ tục thành lập phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân

Có bắt buộc trực 24/7 không? Nếu chỉ trực theo khung giờ thì đăng ký phạm vi ra sao?

Phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân thường được khuyến cáo trực 24/7 để đảm bảo an toàn cho bệnh nhân. Tuy nhiên, nếu chỉ trực theo khung giờ cố định, hồ sơ đăng ký cần nêu rõ thời gian trực, kíp trực và cơ chế xử lý khi ngoài giờ. Phòng khám có thể ký hợp đồng hỗ trợ với cơ sở y tế gần nhất để xử lý cấp cứu ngoài khung giờ. Việc này phải được nêu trong hồ sơ thẩm định, giúp cơ quan quản lý đánh giá đúng phạm vi hoạt động và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Có cần xe cấp cứu không? Trường hợp nào cần hợp đồng hỗ trợ vận chuyển?

Không phải tất cả phòng khám tư nhân đều bắt buộc trang bị xe cấp cứu. Tuy nhiên, nếu phòng khám thực hiện cấp cứu có nguy cơ nguy kịch hoặc hoạt động ngoài giờ, cần có xe cấp cứu hoặc hợp đồng hỗ trợ vận chuyển với đơn vị y tế gần nhất. Hợp đồng hỗ trợ vận chuyển giúp phòng khám đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và đáp ứng yêu cầu thẩm định. Hồ sơ phải có phương án chuyển tuyến rõ ràng và các điều kiện liên quan đến trang thiết bị vận chuyển.

Có thể vừa cấp cứu vừa khám chuyên khoa khác không? Cách đăng ký để không bị vướng phạm vi

Phòng khám có thể kết hợp vừa cấp cứu vừa khám chuyên khoa khác, nhưng cần tách biệt các khu vực, luồng đi bệnh nhân và SOP riêng cho từng dịch vụ. Hồ sơ đăng ký phải nêu rõ phạm vi hoạt động: khu vực cấp cứu, khu vực khám chuyên khoa và nhân sự trực tương ứng. Điều này giúp cơ quan thẩm định phân loại hoạt động đúng, tránh bị vướng phạm vi, đồng thời đảm bảo an toàn sinh học và chất lượng dịch vụ cho bệnh nhân. Việc phân tách rõ ràng cũng giúp phòng khám vận hành hiệu quả và minh bạch.

Thủ tục thành lập phòng khám hồi sức và cấp cứu tư nhân sẽ thuận lợi hơn rất nhiều nếu bạn chuẩn hóa ngay từ đầu 4 nhóm điều kiện: pháp lý, nhân sự, cơ sở vật chất và trang thiết bị. Điểm then chốt của mô hình này là năng lực đáp ứng cấp cứu nhanh, nên kíp trực, quy trình phân loại và phương án chuyển tuyến phải rõ ràng, có bằng chứng hồ sơ. Song song, mặt bằng cần được bố trí theo “luồng cấp cứu” để giảm thời gian xử trí và hạn chế nhiễm chéo. Danh mục thiết bị phải phù hợp phạm vi chuyên môn đăng ký, kèm hồ sơ kiểm định – hiệu chuẩn – bảo trì đầy đủ. Trước ngày thẩm định, hãy chạy checklist để rà soát SOP, nhật ký thiết bị, thuốc cấp cứu, biển hiệu và hồ sơ nhân sự. Khi hồ sơ được chuẩn hóa đúng nhóm tài liệu, việc tiếp nhận và giải trình sẽ nhanh hơn và ít phát sinh bổ sung. Làm đúng ngay từ đầu giúp phòng khám vận hành an toàn, tăng uy tín và giảm rủi ro pháp lý lâu dài.