Hồ sơ xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải khi hết hạn 2026

Hồ sơ xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải khi hết hạn là thủ tục mà mọi doanh nghiệp vận tải phải đặc biệt quan tâm nếu muốn tiếp tục duy trì hoạt động hợp pháp theo quy định của Nhà nước. Giấy phép kinh doanh vận tải có thời hạn nhất định và khi hết hạn, doanh nghiệp phải chủ động chuẩn bị hồ sơ xin cấp lại để tránh gián đoạn vận hành. Nếu không kịp gia hạn hoặc để giấy phép hết hiệu lực, doanh nghiệp có thể bị xử phạt, bị dừng hoạt động hoặc không được cấp phù hiệu cho phương tiện. Nhiều đơn vị gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ do không nắm rõ yêu cầu pháp lý hoặc thiếu giấy tờ cần thiết. Do đó, việc tìm hiểu quy trình cấp lại là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính tuân thủ. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, rõ ràng và cập nhật theo quy định mới nhất 2026. Đây là nguồn thông tin hữu ích cho những đơn vị vận tải đang chuẩn bị gia hạn giấy phép.

Tổng quan về giấy phép kinh doanh vận tải và yêu cầu cấp lại 

Giấy phép kinh doanh vận tải là văn bản pháp lý do Sở Giao thông Vận tải cấp, cho phép doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh được hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vận tải bằng ô tô. Đây là điều kiện bắt buộc theo quy định pháp luật, nhằm đảm bảo các đơn vị vận tải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nhân sự, phương tiện, nơi đỗ xe, thiết bị giám sát hành trình và cơ sở vật chất phục vụ vận tải. Giấy phép vận tải không chỉ mang tính pháp lý mà còn khẳng định năng lực hoạt động minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng hợp tác với các đối tác trong lĩnh vực logistics, vận chuyển hàng hóa và vận tải hành khách.

Trong quá trình hoạt động, có nhiều trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện cấp lại giấy phép vận tải để bảo đảm tính hợp lệ và tránh bị xử phạt. Việc cấp lại không chỉ diễn ra khi giấy phép hết hạn mà còn áp dụng trong các tình huống thay đổi thông tin pháp lý, thông tin doanh nghiệp hoặc khi giấy phép bị mất, hư hỏng. Các quy định hiện hành yêu cầu doanh nghiệp phải duy trì giấy phép còn hiệu lực để tiếp tục được cấp phù hiệu, biển hiệu và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến phương tiện.

Nhìn chung, giấy phép kinh doanh vận tải là trụ cột pháp lý quan trọng giúp quản lý hoạt động vận tải trên toàn quốc. Việc hiểu rõ các trường hợp phải xin cấp lại giấy phép giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý và tuân thủ quy định, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Giấy phép kinh doanh vận tải là gì và thời hạn bao lâu? 

Giấy phép kinh doanh vận tải là giấy tờ xác nhận doanh nghiệp đủ điều kiện để thực hiện hoạt động kinh doanh vận tải theo quy định của pháp luật. Giấy phép này do Sở Giao thông Vận tải cấp sau khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện về người điều hành vận tải, phương tiện, nơi đỗ xe, nhân sự, bộ phận an toàn giao thông và thiết bị giám sát hành trình.

Theo quy định hiện hành, giấy phép kinh doanh vận tải có thời hạn 07 năm, trừ trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi do vi phạm hoặc thay đổi mô hình hoạt động. Khi giấy phép hết hạn hoặc sắp hết hạn, doanh nghiệp phải tiến hành xin cấp lại để đảm bảo tiếp tục duy trì các thủ tục liên quan như cấp phù hiệu, đăng ký phương tiện mới và chứng minh năng lực hoạt động hợp pháp.

Khi nào phải xin cấp lại giấy phép vận tải? 

Doanh nghiệp phải xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải trong các trường hợp sau:

Giấy phép hết hạn hoặc sắp hết hạn trong vòng 30 ngày.

Thay đổi thông tin doanh nghiệp như tên công ty, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật.

Giấy phép bị mất, cháy, hư hỏng hoặc không còn nguyên vẹn.

Có thay đổi về loại hình kinh doanh vận tải, bổ sung hoặc giảm loại hình hoạt động.

Giấy phép bị thu hồi nhưng doanh nghiệp được phép đăng ký lại sau khi hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý.

Việc cấp lại giấy phép là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tiếp tục được cấp phù hiệu, biển hiệu và chứng minh năng lực hoạt động hợp pháp theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP.

Lý do nên chọn dịch vụ xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải của Gia Minh

Am hiểu quy định pháp lý trong lĩnh vực kinh doanh vận tải

Hoạt động kinh doanh vận tải bằng xe ô tô chịu sự quản lý chặt chẽ của cơ quan nhà nước, đặc biệt đối với các trường hợp giấy phép bị mất, rách, thay đổi thông tin hoặc hết hiệu lực. Gia Minh có kinh nghiệm thực tế trong việc xử lý các tình huống phát sinh khi doanh nghiệp cần xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải, đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành. Đơn vị luôn rà soát toàn bộ hồ sơ pháp lý liên quan đến phương tiện, lái xe và mô hình kinh doanh để tránh rủi ro bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Hỗ trợ đồng bộ hồ sơ và thủ tục liên quan đến phù hiệu xe

Trong quá trình xin cấp lại giấy phép, nhiều doanh nghiệp đồng thời phát sinh nhu cầu đăng ký hoặc cấp lại phù hiệu xe để tiếp tục hoạt động hợp pháp. Gia Minh hỗ trợ khách hàng thực hiện đăng ký phù hiệu xe hợp đồng đúng quy trình, phù hợp với từng loại hình vận tải. Đối với các doanh nghiệp khai thác xe cho thuê tự lái, Gia Minh còn tư vấn kỹ lưỡng về điều kiện cấp phù hiệu vận tải đối với xe cho thuê tự lái, giúp phương tiện nhanh chóng đủ điều kiện lưu thông và khai thác kinh doanh.

Xử lý linh hoạt cho các mô hình taxi và vận tải hành khách

Đối với doanh nghiệp taxi, việc cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải thường gắn liền với yêu cầu rà soát lại phù hiệu, số lượng xe và hình thức hoạt động. Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục xin cấp lại giấy phép song song với việc xin cấp phù hiệu taxi, đảm bảo thống nhất thông tin pháp lý giữa giấy phép và phương tiện thực tế đang khai thác. Cách làm này giúp doanh nghiệp taxi hạn chế tối đa nguy cơ bị xử phạt do thiếu hoặc sai phù hiệu trong quá trình hoạt động.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hạn chế tối đa việc bổ sung

Một trong những nguyên nhân khiến thủ tục xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải kéo dài là hồ sơ thiếu hoặc không đúng mẫu. Gia Minh trực tiếp hỗ trợ khách hàng rà soát và hoàn thiện hồ sơ cấp giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô, đảm bảo đầy đủ thành phần theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Hồ sơ được chuẩn hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, không phải đi lại nhiều lần và sớm nhận được giấy phép hợp lệ.

Cam kết đồng hành và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp vận tải

Gia Minh không chỉ tập trung hoàn tất thủ tục xin cấp lại giấy phép mà còn định hướng đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp vận tải trong quá trình hoạt động. Mọi chi phí dịch vụ được tư vấn rõ ràng, minh bạch, phù hợp với từng loại hình vận tải và quy mô doanh nghiệp. Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, am hiểu pháp luật và kinh nghiệm xử lý thực tế, Gia Minh là lựa chọn đáng tin cậy cho doanh nghiệp khi cần xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải nhanh chóng, đúng quy định và an toàn pháp lý.

Căn cứ pháp lý liên quan đến cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải 

Hoạt động cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản lý vận tải trên cả nước. Nền tảng pháp lý chính điều chỉnh quá trình này là Nghị định 10/2020/NĐ-CP, quy định đầy đủ điều kiện cấp, cấp lại, thu hồi giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô. Các quy định này được xây dựng nhằm nâng cao trách nhiệm của doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng dịch vụ vận tải và hỗ trợ công tác quản lý bằng công nghệ số.

Ngoài Nghị định 10, các văn bản sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn thực hiện cũng được ban hành nhằm hoàn thiện quy trình cấp lại giấy phép, đặc biệt trong bối cảnh quản lý vận tải ngày càng yêu cầu minh bạch và số hóa dữ liệu. Các quy định mới tập trung vào việc đồng bộ thông tin doanh nghiệp, giám sát phương tiện, quản lý phù hiệu và áp dụng hệ thống điện tử trong xử lý hồ sơ cấp lại.

Từ năm 2026, hệ thống pháp lý tiếp tục được điều chỉnh theo hướng tăng cường giám sát bằng dữ liệu trực tuyến, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nộp hồ sơ cấp lại trực tuyến, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý của nhà nước trong lĩnh vực vận tải.

Nghị định 10/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi 

Nghị định 10/2020/NĐ-CP là căn cứ pháp lý quan trọng nhất quy định về việc cấp và cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải. Nghị định xác định rõ:

Điều kiện doanh nghiệp phải đáp ứng khi xin cấp lại giấy phép.

Hồ sơ cấp lại bao gồm những giấy tờ gì.

Thời gian giải quyết của Sở GTVT.

Các trường hợp bị thu hồi giấy phép và yêu cầu cấp lại.

Bên cạnh đó, Nghị định 47/2022/NĐ-CP sửa đổi một số quy định trong Nghị định 10, nhằm bổ sung các yêu cầu về quản lý dữ liệu giám sát hành trình, camera và tính minh bạch của doanh nghiệp khi thay đổi thông tin pháp lý. Những văn bản này tạo khung pháp lý đầy đủ để bảo đảm việc cấp lại giấy phép diễn ra đúng quy định.

Các quy định mới 2026 về cấp lại giấy phép vận tải 

Năm 2026, quy định cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải có một số điểm mới đáng chú ý:

Hỗ trợ nộp hồ sơ cấp lại trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Bộ GTVT và địa phương.

Yêu cầu đồng bộ dữ liệu doanh nghiệp – phương tiện trước khi cấp lại giấy phép.

Siết chặt điều kiện về nhân sự khi thay đổi người điều hành vận tải.

Quy định rõ thời hạn nộp hồ sơ cấp lại, tránh gián đoạn giấy phép và phù hiệu.

Tăng cường đối chiếu dữ liệu camera, hộp đen trước khi giấy phép được cấp lại.

Các quy định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vận tải, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa dữ liệu và rút ngắn quá trình cấp lại giấy phép.

Điều kiện để được cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải khi hết hạn 

Giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô có thời hạn nhất định, tùy địa phương và loại hình vận tải. Khi giấy phép hết hạn, doanh nghiệp, hợp tác xã (HTX) hoặc hộ kinh doanh phải tiến hành thủ tục cấp lại để tiếp tục hoạt động hợp pháp. Việc cấp lại giấy phép không phức tạp như cấp mới, nhưng đơn vị vận tải phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về pháp lý, phương tiện và dữ liệu giám sát hành trình. Đây là quá trình nhằm xác nhận doanh nghiệp vẫn duy trì các điều kiện kinh doanh đã được phê duyệt trước đó, đảm bảo hoạt động vận tải an toàn, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là các điều kiện chi tiết doanh nghiệp cần chuẩn bị.

Điều kiện về doanh nghiệp – HTX – hộ kinh doanh 

Đơn vị xin cấp lại giấy phép phải là doanh nghiệp, HTX hoặc hộ kinh doanh đang hoạt động hợp pháp, có đăng ký ngành nghề vận tải trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hồ sơ pháp lý của đơn vị phải còn hiệu lực: không bị thu hồi giấy phép, không trong thời gian bị đình chỉ hoặc vi phạm nghiêm trọng quy định vận tải.

Doanh nghiệp/HTX phải duy trì nhân sự điều hành vận tải đủ điều kiện, có bằng cấp hoặc kinh nghiệm theo quy định của Nghị định 10. Đồng thời, đơn vị phải có bãi đỗ xe hợp pháp, có hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất còn hiệu lực. Đây là các điều kiện pháp lý bắt buộc để cơ quan chức năng xem xét cấp lại giấy phép.

Điều kiện về phương tiện đang hoạt động vận tải 

Phương tiện thuộc quản lý của doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và an toàn giao thông. Xe đang hoạt động phải có đăng kiểm còn hạn, không vi phạm quy định về niên hạn sử dụng và không bị tạm giữ hoặc nợ phạt nguội.

Ngoài ra, phương tiện phải có đầy đủ phù hiệu tương ứng, hợp đồng thuê phương tiện (nếu xe thuê) và hồ sơ pháp lý liên quan như bảo hiểm trách nhiệm dân sự, giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật. Tất cả xe trong danh sách quản lý phải được cập nhật đầy đủ trên hệ thống của Sở GTVT. Đây là cơ sở để chứng minh doanh nghiệp vẫn duy trì điều kiện khai thác vận tải như khi được cấp phép ban đầu.

Điều kiện về dữ liệu thiết bị giám sát hành trình 

Một trong những yêu cầu quan trọng khi xin cấp lại giấy phép là dữ liệu từ thiết bị giám sát hành trình (GPS) phải truyền đầy đủ, ổn định và không bị gián đoạn kéo dài. Thiết bị GPS phải đạt chuẩn QCVN 31:2014/BGTVT và được lắp đặt đúng kỹ thuật.

Đối với xe khách, xe hợp đồng từ 9 chỗ trở lên, xe container…, camera giám sát phải hoạt động đúng quy định, lưu trữ hình ảnh đủ thời gian và truyền dữ liệu theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Nếu hệ thống báo lỗi, doanh nghiệp phải khắc phục trước khi nộp hồ sơ. Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra dữ liệu GPS để đánh giá việc tuân thủ quy định vận tải, đây là điều kiện bắt buộc khi xem xét cấp lại giấy phép.

Hồ sơ xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải khi hết hạn 

Khi giấy phép sắp hết hạn, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để xin cấp lại trước thời điểm hết hạn tối thiểu 10–15 ngày. Hồ sơ cấp lại không yêu cầu nhiều giấy tờ như cấp mới, nhưng phải chứng minh doanh nghiệp vẫn đáp ứng điều kiện kinh doanh vận tải theo quy định. Bộ hồ sơ phải được đóng dấu, ký xác nhận và gửi đến Sở Giao thông Vận tải. Dưới đây là thành phần hồ sơ cần chuẩn bị.

Thành phần hồ sơ theo quy định 

Thành phần hồ sơ xin cấp lại giấy phép bao gồm:

Đơn đề nghị cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải theo mẫu của Bộ GTVT.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/HTX/hộ kinh doanh (bản sao).

Giấy phép kinh doanh vận tải đã được cấp trước đó (bản sao hoặc bản chính nếu yêu cầu).

Báo cáo tình hình hoạt động vận tải trong thời gian giấy phép còn hiệu lực: số lượng phương tiện, lái xe, hành trình, loại hình vận tải.

Phương án kinh doanh vận tải cập nhật (nếu có thay đổi): quy mô phương tiện, phạm vi hoạt động, nhân sự điều hành.

Danh sách phương tiện hiện đang quản lý, kèm theo thông tin đăng kiểm, biển số, tải trọng và chủ sở hữu.

Tài liệu về thiết bị giám sát hành trình, xác nhận thiết bị hoạt động bình thường và truyền dữ liệu ổn định.

Trong một số trường hợp đặc biệt như thay đổi tên doanh nghiệp, thay đổi người đại diện pháp luật hoặc cập nhật mô hình hoạt động, Sở GTVT có thể yêu cầu nộp thêm tài liệu chứng minh. Việc chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ theo đúng quy định giúp quá trình cấp lại giấy phép diễn ra nhanh chóng.

Hồ sơ chứng minh quyền sử dụng phương tiện 

Để được cấp lại giấy phép, doanh nghiệp phải chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với phương tiện. Hồ sơ bao gồm: giấy đăng ký xe, giấy đăng kiểm còn hạn, bảo hiểm trách nhiệm dân sự.

Nếu xe thuộc sở hữu cá nhân ký hợp đồng với doanh nghiệp/HTX, phải có hợp đồng thuê phương tiện, giấy đăng ký xe bản sao chứng thực của chủ xe và biên bản bàn giao. Nếu phương tiện là tài sản góp vốn của thành viên HTX hoặc đối tác, hồ sơ phải có hợp đồng góp vốn và biên bản xác nhận sử dụng xe vào mục đích vận tải. Đây là yêu cầu nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ phương tiện hợp pháp để kinh doanh.

Tài liệu về nhân sự điều hành vận tải 

Doanh nghiệp phải cung cấp hồ sơ về người điều hành vận tải, bao gồm: sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, văn bằng chuyên môn hoặc chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ vận tải theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Người điều hành phải có trình độ chuyên ngành hoặc có kinh nghiệm tối thiểu 03 năm trong lĩnh vực vận tải.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải cung cấp danh sách lái xe, giấy phép lái xe, hợp đồng lao động và giấy khám sức khỏe của từng lái xe. Việc hoàn thiện hồ sơ nhân sự giúp Sở GTVT xác định doanh nghiệp vẫn duy trì đội ngũ vận hành phù hợp, đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định pháp luật trong suốt quá trình hoạt động.

Quy trình xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải khi hết hạn 

Khi giấy phép kinh doanh vận tải hết hạn, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp lại để tiếp tục hoạt động hợp pháp. Theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP, giấy phép hết hạn mà vẫn sử dụng sẽ bị xử phạt và có thể bị đình chỉ hoạt động phương tiện. Do đó, việc nộp hồ sơ cấp lại đúng thời hạn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị kinh doanh vận tải hành khách, vận tải hàng hóa, vận tải công nghệ, vận tải tuyến cố định hay vận tải hợp đồng. Quy trình cấp lại về cơ bản tương tự như cấp mới, nhưng yêu cầu doanh nghiệp cập nhật các giấy tờ đã thay đổi như thông tin phương tiện, bãi đỗ xe, cơ cấu nhân sự và hệ thống quản lý vận tải.

Dưới đây là quy trình chi tiết 4 bước doanh nghiệp cần thực hiện khi xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu mới nhất 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ cấp lại theo mẫu ban hành mới nhất của Sở GTVT, bao gồm:

– Đơn đề nghị cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô.

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký HTX.

– Báo cáo tình hình hoạt động vận tải trong thời gian giấy phép còn hiệu lực (nếu Sở GTVT yêu cầu).

– Phương án kinh doanh vận tải mới nhất hoặc phương án đã được điều chỉnh để phù hợp với mô hình hiện tại của doanh nghiệp.

– Tài liệu chứng minh quyền sử dụng bãi đỗ xe: hợp đồng thuê bãi hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất còn hiệu lực.

– Danh sách phương tiện, bao gồm xe thuộc quyền sở hữu và xe thuê; kèm theo giấy tờ xe, hợp đồng thuê xe, giấy chứng nhận kiểm định và bảo hiểm trách nhiệm dân sự.

– Danh sách nhân sự bộ phận điều hành, lái xe kèm bằng cấp và giấy tờ liên quan.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và cập nhật thông tin mới nhất sẽ giúp rút ngắn thời gian thẩm định và tránh tình trạng bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở GTVT có thẩm quyền 

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Sở Giao thông Vận tải nơi đã cấp giấy phép trước đó hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Một số địa phương cho phép nộp hồ sơ trực tuyến, tuy nhiên hồ sơ giấy vẫn cần được đối chiếu khi tiếp nhận.

Khi nộp, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn bản mềm hồ sơ để thuận tiện khi được yêu cầu gửi điện tử. Sở GTVT sẽ kiểm tra sơ bộ thành phần hồ sơ, cấp giấy biên nhận và hướng dẫn bổ sung nếu phát hiện tài liệu chưa hợp lệ.

Nộp hồ sơ đúng nơi, đúng loại hình vận tải là yếu tố quan trọng để xử lý nhanh và tránh bị chuyển hồ sơ qua lại.

Bước 3 – Thẩm định hồ sơ và yêu cầu bổ sung 

Sau khi tiếp nhận, Sở GTVT sẽ thẩm định toàn bộ hồ sơ nhằm kiểm tra tính hợp lệ và khả năng đáp ứng điều kiện kinh doanh vận tải của doanh nghiệp. Nội dung thẩm định gồm: tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, tính đầy đủ của phương án kinh doanh, sự phù hợp của bãi đỗ xe, giấy tờ phương tiện và hồ sơ nhân sự.

Nếu phát hiện thiếu giấy tờ, sai mẫu biểu hoặc hồ sơ không trùng khớp thông tin, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung trong thời gian quy định (thường 3–5 ngày làm việc). Việc bổ sung nhanh, đúng yêu cầu sẽ giúp hồ sơ tiếp tục được xử lý mà không bị kéo dài thời gian.

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi quy mô hoặc loại hình kinh doanh, Sở có thể yêu cầu thẩm định lại phương án kinh doanh.

Bước 4 – Nhận giấy phép kinh doanh vận tải cấp lại 

Sau khi thẩm định thành công, Sở GTVT sẽ cấp giấy phép kinh doanh vận tải cấp lại theo mẫu mới nhất. Giấy phép thường được cấp trực tiếp tại Sở hoặc gửi qua bưu chính nếu doanh nghiệp đăng ký nhận giấy tờ qua đường bưu điện.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin ghi trên giấy phép như tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, loại hình kinh doanh vận tải và thời hạn giấy phép. Nếu có sai sót, phải yêu cầu điều chỉnh ngay trong ngày nhận để tránh ảnh hưởng đến quá trình hoạt động.

Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ cấp lại và cập nhật thông tin cho bộ phận điều hành vận tải.

Thời gian xử lý – lệ phí cấp lại giấy phép vận tải 

Thời gian xử lý và lệ phí cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải phụ thuộc vào từng địa phương và mức độ đầy đủ của hồ sơ. Nếu chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, doanh nghiệp có thể nhận giấy phép trong thời gian ngắn, tránh gián đoạn hoạt động vận tải. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa chính xác hoặc phải bổ sung nhiều lần, thời gian có thể kéo dài đáng kể. Dưới đây là các thông tin doanh nghiệp cần nắm trước khi nộp hồ sơ cấp lại.

Thời gian giải quyết theo quy định Nhà nước 

Theo quy định, thời gian giải quyết hồ sơ cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải là 03–05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, tại các tỉnh có số lượng doanh nghiệp vận tải lớn như TP.HCM, Hà Nội, Bình Dương, Đồng Nai, thời gian có thể kéo dài 5–7 ngày, đặc biệt khi hồ sơ cần thẩm định thêm hoặc doanh nghiệp thay đổi quy mô.

Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, thời gian giải quyết sẽ tính lại từ đầu sau khi doanh nghiệp nộp đủ tài liệu. Do đó, việc chuẩn bị đúng mẫu – đầy đủ – chính xác là yếu tố quyết định tốc độ xử lý hồ sơ.

Mức lệ phí doanh nghiệp phải nộp 

Lệ phí cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải được quy định khác nhau theo từng tỉnh/thành, nhưng phổ biến trong mức 200.000 – 1.000.000 đồng/hồ sơ. Mức lệ phí này áp dụng cho cả doanh nghiệp vận tải hàng hóa, hành khách, taxi, vận tải công nghệ hoặc vận tải hợp đồng.

Một số tỉnh còn thu thêm phí thẩm định khi doanh nghiệp thay đổi thông tin lớn như thêm phương tiện, đổi trụ sở, điều chỉnh ngành nghề hoặc thay đổi phạm vi kinh doanh. Lệ phí thường nộp trực tiếp khi nộp hồ sơ hoặc qua hệ thống dịch vụ công nếu hồ sơ nộp trực tuyến.

Lưu ý về thời điểm nộp hồ sơ cấp lại 

Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ cấp lại giấy phép trước khi hết hạn ít nhất 15–20 ngày, để tránh rủi ro bị gián đoạn hoạt động. Nếu để hết hạn mới xin cấp lại, xe vẫn hoạt động trên đường sẽ bị xem là vận tải không có giấy phép, dẫn đến xử phạt theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần theo dõi hạn giấy phép của từng loại hình (hàng hóa, hành khách, taxi, hợp đồng…) để chủ động chuẩn bị hồ sơ. Trường hợp doanh nghiệp thay đổi thông tin về phương tiện hoặc bãi đỗ, cần cập nhật hồ sơ trước khi nộp xin cấp lại để tránh bị trả hồ sơ.

Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ cấp lại bị từ chối 

Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải hoặc cấp lại phù hiệu xe, các cơ quan quản lý sẽ rà soát kỹ thông tin, dữ liệu và điều kiện của phương tiện để đảm bảo việc cấp lại phù hợp với quy định pháp luật. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất nhiều hồ sơ bị trả về hoặc yêu cầu bổ sung do mắc những lỗi phổ biến mà doanh nghiệp không lường trước. Những lỗi này thường xuất phát từ việc chuẩn bị hồ sơ chưa đúng mẫu, thiếu minh chứng hoặc phương tiện không đáp ứng điều kiện kỹ thuật theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, lỗi từ dữ liệu giám sát hành trình – camera không hoạt động hoặc truyền dữ liệu không đầy đủ cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ cấp lại bị từ chối.

Việc hiểu rõ các lỗi này giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, giảm thiểu thời gian xử lý và tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh do không được cấp lại giấy phép đúng hạn. Dưới đây là ba nhóm lỗi phổ biến nhất.

Lỗi về giấy tờ thiếu hoặc không đúng mẫu 

Nhiều doanh nghiệp nộp hồ sơ cấp lại nhưng không cập nhật theo mẫu mới do Sở GTVT ban hành, dẫn đến hồ sơ không được tiếp nhận. Một lỗi phổ biến khác là thiếu giấy đăng ký kinh doanh, thiếu giấy phép vận tải cũ hoặc không cung cấp được văn bản giải trình lý do cấp lại (trường hợp mất, rách, hư hỏng). Một số hồ sơ bị từ chối do bản sao giấy tờ không có chứng thực hoặc giấy tờ đã hết hạn nhưng doanh nghiệp không kiểm tra kỹ. Ngoài ra, thiếu hợp đồng thuê xe công chứng hoặc thiếu giấy chứng minh quyền sử dụng bãi đỗ cũng khiến hồ sơ cấp lại không đạt yêu cầu. Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo đúng mẫu, cập nhật quy định mới và kiểm tra tính hợp lệ của từng tài liệu trước khi nộp.

Lỗi do phương tiện không đủ điều kiện 

Phương tiện không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật là một trong những lý do hàng đầu khiến hồ sơ cấp lại bị từ chối. Các trường hợp phổ biến gồm: xe hết hạn đăng kiểm, thông tin đăng kiểm không khớp với hồ sơ, xe chưa lắp camera hoặc camera hoạt động không đúng quy định. Một lỗi khác là doanh nghiệp chưa cập nhật thông tin xe thuộc quyền quản lý của đơn vị vận tải, dẫn đến dữ liệu không trùng khớp giữa hồ sơ và hệ thống quản lý của Bộ GTVT. Ngoài ra, xe có thiết bị giám sát hành trình hoạt động không ổn định, không truyền đầy đủ dữ liệu tốc độ – hành trình cũng khiến hồ sơ cấp lại bị từ chối. Doanh nghiệp cần bảo dưỡng định vị, camera và bảo đảm phương tiện đạt chuẩn kỹ thuật trước khi nộp hồ sơ.

Lỗi liên quan đến dữ liệu giám sát hành trình 

Dữ liệu giám sát hành trình là yếu tố quan trọng khi cấp lại giấy phép vận tải hoặc phù hiệu, vì cơ quan chức năng phải xác nhận phương tiện hoạt động đúng quy định. Nhiều hồ sơ bị từ chối vì thiết bị định vị không truyền dữ liệu liên tục, camera mất kết nối, hình ảnh không được lưu đủ thời gian hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn về góc quay – chất lượng hình ảnh. Một số trường hợp dữ liệu không khớp giữa các hệ thống quản lý khiến cơ quan cấp phép yêu cầu doanh nghiệp phải bổ sung hoặc xác minh lại. Lỗi giám sát hành trình thường gây chậm tiến độ do phải kiểm tra và khắc phục kỹ thuật. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra định vị và camera trước khi nộp hồ sơ để tránh bị trả về nhiều lần.

Vì sao nên chọn Gia Minh hỗ trợ cấp lại giấy phép vận tải nhanh nhất? 

Cấp lại giấy phép vận tải hoặc phù hiệu xe là thủ tục tưởng như đơn giản nhưng lại dễ phát sinh nhiều khó khăn khi doanh nghiệp không nắm rõ quy trình hoặc yêu cầu kỹ thuật. Chỉ cần thiếu một giấy tờ nhỏ hoặc camera – định vị không truyền dữ liệu đúng quy định, hồ sơ lập tức bị trả lại. Điều này khiến phương tiện không được phép hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lịch trình vận tải của doanh nghiệp. Vì vậy, lựa chọn một đơn vị giàu kinh nghiệm như Gia Minh là giải pháp tối ưu để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh, đúng, không bị treo nhiều lần.

Gia Minh với kinh nghiệm hơn 17 năm trong lĩnh vực pháp lý và vận tải, thấu hiểu toàn bộ quy trình cấp – cấp lại giấy phép, phù hiệu xe, giấy nhận diện và các thủ tục liên quan. Nhờ nắm rõ quy định và cập nhật liên tục yêu cầu của Sở GTVT, Gia Minh luôn đảm bảo hồ sơ được chuẩn hóa ngay từ đầu, hạn chế tối đa việc bị yêu cầu bổ sung. Dưới đây là những lý do doanh nghiệp nên chọn Gia Minh khi cần cấp lại giấy phép vận tải.

Kinh nghiệm trên 17 năm trong lĩnh vực vận tải và pháp lý

Dưới sự điều hành của bà Dương Thị Diễm Lệ, Gia Minh đã hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp xin cấp mới – cấp lại giấy phép vận tải, phù hiệu xe, đăng ký định vị – camera và xử lý các lỗi liên quan đến dữ liệu. Nhờ kinh nghiệm thực tế phong phú, Gia Minh nắm rõ từng quy định của Nghị định 10/2020/NĐ-CP, các yêu cầu kỹ thuật của Tổng cục Đường bộ và quy trình kiểm tra hồ sơ của Sở GTVT các tỉnh. Điều này giúp Gia Minh chịu trách nhiệm rà soát, phát hiện lỗi và đề xuất phương án xử lý nhanh – chính xác cho doanh nghiệp.

Quy trình chuẩn ISO 9001:2015 – đúng luật – nhanh chóng

Gia Minh là đơn vị đạt chuẩn ISO 9001:2015 – hệ thống quản lý chất lượng quốc tế, bảo đảm mọi thủ tục pháp lý được triển khai theo quy trình rõ ràng và kiểm soát nghiêm ngặt. Từ khâu tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra giấy tờ, rà soát định vị – camera, soạn hồ sơ cấp lại, đến nộp hồ sơ và nhận kết quả, mọi bước đều được thực hiện theo quy trình khoa học, giúp rút ngắn thời gian xử lý. Nhờ vậy, khách hàng luôn nhận giấy phép nhanh hơn so với tự thực hiện và hạn chế tối đa tình trạng hồ sơ bị trả về.

Chi phí minh bạch – cam kết không phát sinh

Gia Minh luôn báo giá rõ ràng ngay từ đầu, từng khoản chi phí được liệt kê minh bạch theo đúng quy định. Khi đã thống nhất báo giá, Gia Minh cam kết không phát sinh thêm chi phí trong suốt quá trình xử lý hồ sơ. Đây là điểm mạnh giúp khách hàng chủ động tài chính và tránh tình trạng bị đội giá hoặc phát sinh không rõ ràng như ở nhiều nơi khác. Với doanh nghiệp có số lượng xe lớn, Gia Minh có gói chiết khấu theo số lượng để tối ưu chi phí vận hành.

Hỗ trợ trọn gói từ hồ sơ đến kết quả

Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói gồm: kiểm tra hồ sơ, rà soát giấy phép cũ, xử lý lỗi định vị – camera, soạn hồ sơ cấp lại đúng mẫu, đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và nhận kết quả bàn giao tận nơi. Ngoài ra, Gia Minh còn hỗ trợ tư vấn các lỗi tiềm ẩn khiến hồ sơ có nguy cơ bị từ chối trong tương lai, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động vận tải ổn định. Với mạng lưới hoạt động rộng tại TP.HCM, Hà Nội, Cần Thơ và các tỉnh miền Tây, Gia Minh luôn đồng hành và hỗ trợ nhanh chóng bất cứ khi nào doanh nghiệp cần.

Hồ sơ xin cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải khi hết hạn là một thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và đúng pháp luật. Khi hiểu rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro như chậm cấp lại giấy phép, bị xử phạt hoặc bị gián đoạn hoạt động vận tải. Trong bối cảnh cơ quan Nhà nước ngày càng siết chặt quản lý vận tải, việc chủ động cấp lại giấy phép đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm hoặc gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, việc nhờ đến đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Gia Minh – với hơn 17 năm kinh nghiệm – cam kết hỗ trợ trọn gói, nhanh chóng và chính xác theo quy định. Hy vọng bài viết mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện về thủ tục cấp lại. Hãy liên hệ nếu cần tư vấn nhanh và đầy đủ nhất.