Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói – Nhanh chóng – Chính xác – Tiết kiệm

Dịch vụ khai báo hải quan đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng và đúng quy định pháp luật. Với hệ thống luật hải quan thường xuyên thay đổi, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tự khai báo, dễ dẫn đến sai sót về mã HS, thuế suất hoặc chứng từ. Đây là nguyên nhân khiến hàng hóa bị kiểm tra, trì hoãn hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Để giảm thiểu rủi ro, lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan trọn gói là giải pháp tối ưu. Gia Minh với đội ngũ nhiều năm kinh nghiệm cung cấp hỗ trợ từ A–Z cho mọi loại hình hàng hóa. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu toàn diện về quy trình và lợi ích của dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp.

Khai báo hải quan là gì? Tổng quan và vai trò 

Khai báo hải quan là bước bắt buộc trong quy trình xuất khẩu – nhập khẩu hàng hóa, nhằm cung cấp thông tin chi tiết cho cơ quan hải quan về lô hàng, mã HS, trị giá, số lượng, xuất xứ và các chứng từ liên quan. Đây là thủ tục pháp lý quan trọng giúp cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa tuân thủ đúng chính sách mặt hàng, thuế quan và các quy định chuyên ngành. Khai báo hải quan không chỉ dừng lại ở việc nộp tờ khai mà còn bao gồm toàn bộ quá trình xử lý, kiểm tra, đối chiếu chứng từ và làm việc với hải quan cho đến khi hàng hóa được thông quan.

Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển mạnh, khai báo hải quan đóng vai trò trung tâm trong chuỗi logistics và chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp thực hiện đúng và nhanh thủ tục hải quan sẽ giảm được thời gian lưu hàng, tránh phát sinh chi phí lưu kho bãi và đảm bảo tiến độ giao – nhận hàng hóa. Ngược lại, khai báo không chính xác có thể dẫn đến lỗi hệ thống, khai sai thuế, phân loại sai mã HS hoặc không đáp ứng yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, làm kéo dài thời gian thông quan. Đối với doanh nghiệp mới hoặc không có nhân sự chuyên trách, việc tự khai báo hải quan có thể gặp nhiều rủi ro bởi các quy định thường xuyên thay đổi và đòi hỏi nghiệp vụ chuyên môn cao. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp để tối ưu quy trình, đảm bảo tính pháp lý và hạn chế sai sót.

Khái niệm khai báo hải quan theo quy định pháp luật 

Theo Luật Hải quan Việt Nam, khai báo hải quan là việc người khai cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa xuất khẩu – nhập khẩu bằng hình thức điện tử hoặc giấy theo mẫu quy định, nhằm phục vụ quá trình kiểm tra, giám sát và quản lý của cơ quan hải quan. Nội dung khai báo bao gồm mã HS, trị giá hải quan, số lượng, chủng loại, xuất xứ hàng hóa, điều kiện giao hàng và các văn bản kèm theo như hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, chứng nhận xuất xứ (C/O). Khai báo hải quan là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi chủ hàng hoặc đại lý làm thủ tục hải quan. Việc khai đúng, đủ và chính xác giúp đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng và hạn chế các rủi ro pháp lý.

Tại sao doanh nghiệp cần khai báo hải quan? 

Doanh nghiệp cần khai báo hải quan để hàng hóa được xuất – nhập khẩu hợp pháp, tuân thủ đúng chính sách quản lý nhà nước và hoàn thành nghĩa vụ thuế. Khai báo hải quan giúp cơ quan chức năng kiểm soát nguồn gốc, giá trị và mục đích sử dụng của hàng hóa, qua đó hạn chế buôn lậu, gian lận thương mại và trốn thuế. Đối với doanh nghiệp, khai báo đúng giúp tránh rủi ro như bị kiểm tra luồng đỏ, bị giữ hàng, bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Ngoài ra, khai báo đầy đủ và chính xác còn góp phần rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí lưu bãi và đảm bảo kế hoạch giao hàng đúng tiến độ. Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí logistics và uy tín của doanh nghiệp.

Hệ thống VNACCS/VCIS và vai trò trong thông quan 

VNACCS/VCIS là hệ thống khai báo hải quan điện tử do Việt Nam triển khai với sự hỗ trợ của Nhật Bản, cho phép doanh nghiệp gửi tờ khai, nhận phản hồi và thực hiện thông quan tự động. VNACCS giúp rút ngắn thời gian xử lý tờ khai, hạn chế sai sót thủ công và tăng tính minh bạch. Trong khi đó, VCIS là hệ thống quản lý thông tin, hỗ trợ hải quan phân luồng kiểm tra và đánh giá rủi ro hàng hóa. Nhờ hệ thống này, quá trình thông quan trở nên nhanh chóng, chính xác và thuận tiện cho cả doanh nghiệp và cơ quan hải quan.

Dịch vụ khai báo hải quan bao gồm những gì? 

Dịch vụ khai báo hải quan hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình làm thủ tục xuất – nhập khẩu, từ kiểm tra chứng từ, phân loại mã HS, tư vấn chính sách mặt hàng đến khai báo điện tử và xử lý phát sinh. Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp không có bộ phận hải quan chuyên nghiệp hoặc muốn rút ngắn thời gian thông quan. Một đơn vị dịch vụ uy tín sẽ thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, nộp tờ khai, làm việc với hải quan và hỗ trợ xử lý các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Đồng thời, dịch vụ còn tư vấn mức thuế phải nộp, áp dụng ưu đãi thuế quan và hạn chế rủi ro bị phạt do khai sai.

Nhờ sự hỗ trợ của chuyên gia, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và tránh các lỗi thường gặp như sai mã HS, thiếu chứng từ, khai sai trị giá hoặc không đúng chính sách hàng hóa. Các nội dung cơ bản của dịch vụ khai báo hải quan thường bao gồm:

Kiểm tra – phân loại mã HS 

Kiểm tra mã HS là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong khai báo hải quan. Mã HS xác định mức thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt và chính sách quản lý mặt hàng. Dịch vụ khai báo hải quan sẽ phân tích đặc tính hàng hóa, tài liệu kỹ thuật, hình ảnh và mô tả sản phẩm để đưa ra mã HS phù hợp theo biểu thuế hiện hành. Việc phân loại sai mã HS có thể dẫn đến truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc thậm chí bị giữ hàng hóa. Do đó, chuyên gia hải quan giúp doanh nghiệp đảm bảo mã HS được xác định chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Tư vấn chính sách mặt hàng – thuế nhập khẩu 

Mỗi mặt hàng nhập khẩu có một chính sách quản lý riêng liên quan đến kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy, giấy phép nhập khẩu hoặc chứng nhận xuất xứ. Dịch vụ khai báo hải quan sẽ rà soát toàn bộ chính sách mặt hàng để tư vấn doanh nghiệp chuẩn bị giấy phép phù hợp trước khi thông quan. Đồng thời, đơn vị dịch vụ còn tính toán thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế chống bán phá giá (nếu có) và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng C/O để được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại như EVFTA, CPTPP, ATIGA… Tư vấn chính xác chính sách giúp doanh nghiệp giảm chi phí và hạn chế rủi ro khi nhập khẩu.

Chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan điện tử 

Dịch vụ khai báo hải quan hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như hợp đồng (Contract), hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và giấy phép chuyên ngành. Sau khi kiểm tra chứng từ, đơn vị dịch vụ tiến hành khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, xử lý các thông báo phản hồi từ hệ thống và hướng dẫn doanh nghiệp đóng thuế đúng hạn. Trong trường hợp hàng hóa bị phân luồng vàng hoặc đỏ, dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan hải quan, chuẩn bị hồ sơ kiểm tra và giải trình khi cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp thông quan nhanh hơn và tránh các lỗi thường gặp.

Quy trình khai báo hải quan chuyên nghiệp 

Quy trình khai báo hải quan là bước quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, quyết định tốc độ thông quan của hàng hóa và mức độ tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp. Một quy trình khai báo chuyên nghiệp giúp hạn chế sai sót, giảm thiểu rủi ro bị phạt, bị giữ hàng hoặc kéo dài thời gian thông quan. Để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chính xác, nắm rõ yêu cầu quản lý chuyên ngành và thực hiện khai báo theo đúng quy trình của hệ thống hải quan điện tử. Quy trình tiêu chuẩn thường gồm các bước: chuẩn bị chứng từ, khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS, kiểm tra luồng và xử lý phát sinh, cuối cùng là thông quan và nhận hàng. Mỗi bước đều đòi hỏi sự chính xác, am hiểu nghiệp vụ và khả năng xử lý linh hoạt khi có tình huống bất ngờ. Dưới đây là mô tả chi tiết từng bước trong quy trình khai báo hải quan chuyên nghiệp.

Chuẩn bị hồ sơ – chứng từ theo từng loại hàng 

Trước khi thực hiện khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ theo quy định. Tùy theo mặt hàng, bộ chứng từ có thể bao gồm: hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (B/L hoặc AWB), chứng nhận xuất xứ (C/O), hợp đồng mua bán, tài liệu kỹ thuật, catalog hoặc kết quả kiểm định/kiểm nghiệm. Nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành (kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy), doanh nghiệp cần hoàn tất giấy phép trước khi truyền tờ khai.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ giúp hạn chế sai sót trong quá trình khai báo và rút ngắn thời gian xử lý khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hoặc đối chiếu chứng từ. Đây là bước nền tảng quan trọng để tránh bị phân luồng đỏ hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ sau này.

Khai báo trên hệ thống điện tử 

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Người khai phải nhập đầy đủ các thông tin như mã HS, trị giá hải quan, thuế suất, số lượng, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), mã loại hình và thông tin vận chuyển.

Việc khai đúng mã HS và loại hình rất quan trọng, bởi sai sót có thể dẫn đến truy thu thuế, xử phạt hoặc phải khai lại tờ khai. Hệ thống sẽ tự động tính thuế dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp. Khi tờ khai được truyền đi, hệ thống phân luồng (xanh – vàng – đỏ) và doanh nghiệp chuyển sang bước kiểm tra tương ứng. Khai báo chính xác và nhất quán giữa các chứng từ giúp tăng khả năng được phân luồng xanh.

Kiểm tra luồng – xử lý phát sinh 

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống phân luồng để xác định mức độ kiểm tra.

Luồng xanh: Miễn kiểm tra chứng từ và hàng hóa, chỉ cần nộp thuế để thông quan.

Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ; doanh nghiệp có thể phải bổ sung hoặc giải trình thông tin.

Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa và chứng từ; thời gian xử lý dài hơn.

Trong quá trình kiểm tra, hải quan có thể yêu cầu sửa tờ khai, nộp thêm giấy phép, tài liệu kỹ thuật hoặc bổ sung thông tin. Một đơn vị khai báo chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xử lý phát sinh nhanh, hạn chế việc giữ hàng lâu hoặc bị phạt do sai lệch thông tin.

Thông quan và nhận hàng 

Khi hoàn tất kiểm tra và nghĩa vụ thuế, hải quan xác nhận thông quan, doanh nghiệp có thể đến cảng hoặc kho CFS để nhận hàng. Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục lấy container, trả vỏ và hoàn tất chứng từ nội bộ.

Hồ sơ khai báo hải quan – doanh nghiệp cần chuẩn bị 

Hồ sơ khai báo hải quan là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa, xác định chính xác số thuế phải nộp và đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện lưu thông. Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế rủi ro trong quá trình kiểm tra. Hồ sơ gồm hai nhóm chính: bộ chứng từ nhập khẩu và bộ chứng từ xuất khẩu. Mỗi bộ chứng từ đều có vai trò riêng và yêu cầu tuân thủ chặt chẽ về nội dung, tính đồng nhất và độ chính xác.

Hồ sơ nhập khẩu 

Một bộ hồ sơ nhập khẩu cơ bản bao gồm:

Invoice (hóa đơn thương mại): ghi rõ giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán.

Packing List: thể hiện quy cách đóng gói, số lượng kiện, trọng lượng.

Bill of Lading (B/L) hoặc Airway Bill: là bằng chứng vận chuyển và dùng để lấy hàng.

Chứng nhận xuất xứ (C/O): giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại.

Hợp đồng mua bán quốc tế.

Catalog hoặc tài liệu kỹ thuật đối với hàng máy móc, thiết bị.

Giấy phép chuyên ngành: nếu hàng thuộc danh mục kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm hoặc hợp quy/hợp chuẩn.

Tất cả chứng từ phải khớp nhau về mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và xuất xứ. Sai lệch nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại để kiểm tra hoặc yêu cầu sửa tờ khai. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát kỹ trước khi truyền tờ khai.

Hồ sơ xuất khẩu 

Bộ hồ sơ xuất khẩu cũng quan trọng không kém và ảnh hưởng trực tiếp đến việc thanh toán quốc tế và thông quan. Hồ sơ thường bao gồm:

Hợp đồng xuất khẩu.

Invoice và Packing List.

Vận đơn xuất khẩu (B/L hoặc AWB).

Chứng nhận xuất xứ (nếu người mua yêu cầu).

Chứng thư kiểm định hoặc kiểm nghiệm đối với hàng hóa đặc thù như nông sản, thủy sản, thực phẩm.

Giấy phép xuất khẩu nếu hàng thuộc danh mục quản lý.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần bảo đảm chứng từ trùng khớp giữa mô tả hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng và thanh toán. Việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu chính xác giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp quốc tế, nhận tiền đúng hạn và đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.

Thuế xuất nhập khẩu và cách tính thuế đúng chuẩn 

Thuế xuất nhập khẩu là nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện khi đưa hàng hóa vào hoặc ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Việc nắm rõ các loại thuế và cách tính giúp doanh nghiệp dự trù chi phí, tối ưu giá thành và hạn chế rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính. Ba loại thuế chính áp dụng cho hàng nhập khẩu gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường đối với các mặt hàng đặc thù. Cách tính thuế phụ thuộc vào mã HS, trị giá hải quan, thuế suất ưu đãi hoặc ưu đãi đặc biệt theo FTA và các quy định pháp lý hiện hành. Mã HS là yếu tố quyết định thuế suất, do đó chỉ cần phân loại sai mã HS, doanh nghiệp có thể chịu mức thuế cao hơn hoặc bị cơ quan hải quan xử lý vì khai báo sai. Đối với thuế VAT nhập khẩu, việc xác định đúng trị giá hải quan và các khoản thuế liên quan giúp doanh nghiệp kê khai chính xác và được khấu trừ thuế đầu vào nếu đủ điều kiện. Ngoài ra, một số nhóm hàng như rượu, bia, thuốc lá, ô tô hoặc nhiên liệu sẽ chịu thêm thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường, làm tăng đáng kể tổng chi phí nhập khẩu. Hiểu rõ từng loại thuế và cách tính là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp xây dựng chiến lược nhập khẩu hiệu quả, minh bạch và tuân thủ đúng pháp luật.

Thuế nhập khẩu – cấu trúc và cách tính 

Thuế nhập khẩu là khoản thuế cơ bản áp dụng cho mọi hàng hóa nhập vào Việt Nam, trừ trường hợp được miễn thuế theo quy định. Thuế suất phụ thuộc vào mã HS và xuất xứ hàng hóa. Công thức tính thuế nhập khẩu như sau:

Thuế nhập khẩu = Trị giá hải quan × Thuế suất (%)

Trị giá hải quan thường được tính theo giá CIF, bao gồm giá hàng hóa, phí vận chuyển và bảo hiểm. Nếu hàng có C/O hợp lệ từ quốc gia thuộc FTA ký với Việt Nam, doanh nghiệp có thể được hưởng mức thuế suất ưu đãi đặc biệt, thậm chí 0%. Việc phân loại đúng mã HS là yêu cầu bắt buộc để tính thuế chính xác.

Thuế VAT hàng nhập khẩu 

Thuế giá trị gia tăng (VAT) áp dụng cho phần lớn hàng hóa nhập khẩu, ngoại trừ một số nhóm được miễn theo quy định. Thuế VAT được tính dựa trên trị giá hải quan cộng thuế nhập khẩu và các loại thuế khác (nếu có). Công thức tính:

VAT = (Trị giá hải quan + Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB/BVMT) × Thuế suất VAT (%)

Thuế suất phổ biến là 10%, một số hàng áp dụng 5%. Thuế VAT nhập khẩu được khấu trừ khi doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ thuế. Việc tính đúng VAT giúp đảm bảo hồ sơ hải quan chính xác và tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Thuế tiêu thụ đặc biệt – thuế BVMT 

Một số nhóm hàng đặc biệt như rượu bia, thuốc lá, ô tô, đồ uống có cồn hoặc hàng xa xỉ phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB). Thuế này được tính trên trị giá hải quan cộng thuế nhập khẩu. Ngoài ra, các mặt hàng như xăng dầu, than đá, dung dịch HCFC… phải nộp thuế bảo vệ môi trường (BVMT). Hai loại thuế này làm tăng đáng kể tổng chi phí nhập khẩu. Doanh nghiệp cần xác định đúng nhóm hàng chịu thuế để dự trù chi phí và tránh bị truy thu trong quá trình kiểm tra sau thông quan. Đây là yếu tố quan trọng trong chiến lược chi phí của doanh nghiệp.

Kiểm tra chuyên ngành trong khai báo hải quan 

Kiểm tra chuyên ngành là bước quan trọng trong quy trình thông quan hàng hóa, áp dụng cho các mặt hàng có yêu cầu về chất lượng, an toàn, kiểm định kỹ thuật hoặc quản lý đặc thù. Việc kiểm tra này được thực hiện bởi các bộ ngành như Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ Khoa học & Công nghệ, Bộ NN&PTNT, Bộ Giao thông vận tải… tùy thuộc tính chất hàng hóa. Mục đích là đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, không gây nguy hại cho sức khỏe, an toàn kỹ thuật hoặc môi trường. Nếu doanh nghiệp không kiểm tra hoặc không có chứng từ hợp lệ, hải quan sẽ không cho thông quan. Kiểm tra chuyên ngành gồm ba nhóm chính: hàng hóa phải công bố hợp quy hoặc kiểm định kỹ thuật; hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu; và hàng hóa phải kiểm tra chất lượng trước hoặc sau thông quan. Mỗi loại kiểm tra có hồ sơ, quy trình và thời gian xử lý khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị trước để tránh phát sinh chi phí lưu bãi, lưu container. Việc tuân thủ đầy đủ kiểm tra chuyên ngành giúp đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, đồng thời hạn chế rủi ro bị xử phạt do vi phạm quy định quản lý chuyên ngành.

Hàng hóa phải công bố hợp quy – kiểm định 

Một số nhóm hàng nhập khẩu bắt buộc phải công bố hợp quy hoặc kiểm định kỹ thuật theo tiêu chuẩn Việt Nam (QCVN, TCVN). Các mặt hàng phổ biến gồm thiết bị điện – điện tử, đồ gia dụng, dây cáp điện, thiết bị chiếu sáng, đồ chơi trẻ em, đồ bảo hộ, máy móc có yêu cầu an toàn kỹ thuật và một số sản phẩm ICT. Quy trình công bố hợp quy gồm lấy mẫu, gửi kiểm nghiệm, đánh giá sự phù hợp và nộp hồ sơ công bố tại cơ quan chuyên ngành. Với hàng hóa bắt buộc kiểm định, tổ chức kiểm định sẽ kiểm tra chất lượng, an toàn và thông số kỹ thuật trước khi cấp chứng nhận. Nếu hàng hóa không đạt, doanh nghiệp buộc phải tái sản xuất, tái kiểm tra hoặc tái xuất, gây phát sinh chi phí lớn.

Hàng hóa phải xin giấy phép nhập khẩu 

Một số mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi mở tờ khai hải quan. Bao gồm: hóa chất hạn chế, tiền chất công nghiệp, thiết bị y tế, phế liệu nhập khẩu, văn hóa phẩm, thuốc bảo vệ thực vật, máy móc đã qua sử dụng, sản phẩm an ninh – quốc phòng và các loại hàng đặc thù khác. Hồ sơ xin giấy phép gồm đơn đề nghị, hợp đồng, catalog, mã HS và tài liệu kỹ thuật. Thời gian cấp phép tùy thuộc từng bộ ngành nhưng thường từ 5–15 ngày làm việc. Nếu không có giấy phép, hải quan sẽ từ chối thông quan, dẫn đến lưu kho kéo dài và phát sinh nhiều chi phí. Doanh nghiệp cần kiểm tra danh mục trước khi nhập khẩu để chủ động xin phép.

Vai trò của kiểm tra chuyên ngành trong thông quan 

Kiểm tra chuyên ngành giúp đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn và chất lượng theo quy định pháp luật. Đây là điều kiện bắt buộc để hải quan cho phép thông quan. Nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ chứng từ kiểm tra chuyên ngành, quá trình thông quan sẽ diễn ra nhanh, tránh lưu bãi và giảm chi phí logistics. Ngược lại, thiếu chứng từ sẽ khiến hàng bị giữ tại cảng, chậm giao cho khách hàng và có nguy cơ bị xử phạt. Do vậy, kiểm tra chuyên ngành đóng vai trò quan trọng trong quản lý rủi ro và tối ưu thời gian thông quan.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ khai báo hải quan trọn gói 

Khai báo hải quan là bước bắt buộc trong quy trình xuất nhập khẩu và đồng thời cũng là khâu dễ phát sinh sai sót nhất do liên quan trực tiếp đến mã HS, thuế suất, giấy phép chuyên ngành và hồ sơ vận chuyển. Một lỗi nhỏ như sai mã hàng, khai thiếu chứng từ hoặc không nắm rõ chính sách mặt hàng có thể khiến doanh nghiệp bị kiểm tra thực tế, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí lớn. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan trọn gói để đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng ngay từ đầu. Việc sử dụng dịch vụ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế rủi ro bị truy thu thuế hoặc kiểm tra sau thông quan. Đặc biệt, chuyên viên hải quan giàu kinh nghiệm có thể dự đoán các vấn đề thường gặp, đưa ra phương án tối ưu và hỗ trợ chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi hàng về. Dịch vụ trọn gói phù hợp cho doanh nghiệp mới, doanh nghiệp không có bộ phận xuất nhập khẩu nội bộ hoặc doanh nghiệp có nhiều lô hàng cần xử lý liên tục để đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành ổn định và hiệu quả.

Tiết kiệm thời gian – tránh sai sót 

Tự khai báo hải quan đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ quy định mới nhất về mã HS, trị giá tính thuế, loại hình nhập khẩu và các giấy phép chuyên ngành. Nếu không am hiểu, việc tìm tài liệu, xử lý chứng từ và chỉnh sửa lỗi có thể tốn nhiều thời gian. Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 50–70% thời gian vì toàn bộ quy trình được chuyên viên đảm nhiệm. Hồ sơ được chuẩn bị chính xác, hạn chế tối đa lỗi khai báo – yếu tố dẫn đến bị giữ hàng hoặc phạt hành chính.

Giảm chi phí lưu container, lưu bãi 

Một trong những chi phí lớn nhất khi làm hải quan là phí lưu container, lưu bãi nếu hồ sơ bị chậm hoặc bị yêu cầu bổ sung. Khi sử dụng dịch vụ trọn gói, chuyên viên sẽ theo dõi tiến độ tàu, chuẩn bị hồ sơ sớm và khai báo ngay khi hàng cập cảng. Điều này giúp rút ngắn thời gian thông quan và giảm thiểu nguy cơ phát sinh chi phí không đáng có. Việc xử lý nhanh và chính xác giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể ngân sách logistics.

Đảm bảo thông quan nhanh – đúng quy định 

Chuyên viên hải quan có kinh nghiệm sẽ rà soát hồ sơ, kiểm tra chính sách mặt hàng và phối hợp với cơ quan hải quan khi cần thiết để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh. Nhờ hiểu rõ quy trình xử lý của từng chi cục, dịch vụ trọn gói giúp giảm nguy cơ bị kiểm tra thực tế hoặc phải sửa tờ khai. Tính chuyên nghiệp này giúp doanh nghiệp duy trì tiến độ giao hàng và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Tại sao doanh nghiệp nên chọn Gia Minh? 

Gia Minh là đơn vị được nhiều doanh nghiệp tin tưởng khi cần khai báo hải quan nhờ kinh nghiệm thực tế sâu rộng, đội ngũ chuyên viên am hiểu pháp lý và quy trình làm việc chuyên nghiệp. Trong bối cảnh chính sách hải quan thay đổi liên tục, việc có một đơn vị tư vấn – đại diện thực hiện thủ tục chính xác ngay từ đầu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm rủi ro và tối ưu chi phí. Gia Minh không chỉ thực hiện khai báo mà còn tư vấn về mã HS, chính sách mặt hàng, thuế suất, miễn giảm thuế và chuẩn bị giấy phép chuyên ngành. Dịch vụ trọn gói, chi phí minh bạch và khả năng xử lý nhanh giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động xuất nhập khẩu ổn định, không bị gián đoạn chuỗi cung ứng. Ngoài ra, Gia Minh đồng hành từ lúc chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng thông quan, giúp doanh nghiệp an tâm hơn trong mọi quy trình.

Kinh nghiệm chuyên sâu trong khai báo hải quan 

Gia Minh sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đã xử lý hàng nghìn bộ hồ sơ cho các loại hình nhập khẩu – xuất khẩu khác nhau. Đơn vị am hiểu quy định tại các chi cục hải quan lớn như TP.HCM, Hải Phòng, Bình Dương, Đồng Nai… và nắm rõ quy trình kiểm tra thực tế, kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra sau thông quan. Sự hiểu biết này giúp Gia Minh dự đoán rủi ro, tư vấn chính xác và đảm bảo hồ sơ phù hợp với chính sách mặt hàng. Từ đó, doanh nghiệp tránh được lỗi khai báo, hạn chế nguy cơ bị phạt hoặc bị yêu cầu bổ sung.

Hỗ trợ đa ngành hàng – thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị… 

Mỗi mặt hàng đều có yêu cầu riêng về hồ sơ và chứng từ, đặc biệt với nhóm hàng thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, thiết bị công nghiệp hoặc hàng phải kiểm tra chất lượng. Gia Minh hỗ trợ toàn diện từ đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố sản phẩm đến chuẩn bị giấy phép nhập khẩu. Nhờ am hiểu từng ngành hàng, Gia Minh giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan và tránh bị lưu kho, lưu bãi không cần thiết. Đây là lợi thế lớn mà ít đơn vị khác có được.

Dịch vụ trọn gói – không phát sinh chi phí 

Gia Minh cam kết báo giá rõ ràng ngay từ đầu, không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng. Dịch vụ trọn gói bao gồm tư vấn chính sách, kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, làm việc với cơ quan hải quan, hỗ trợ kiểm tra chuyên ngành và theo dõi hàng đến khi thông quan. Nhờ quy trình chuyên nghiệp, thời gian xử lý hồ sơ được rút ngắn giúp giảm chi phí logistics cho doanh nghiệp. Sự minh bạch trong chi phí và hiệu quả xử lý nhanh là lý do nhiều doanh nghiệp chọn Gia Minh làm đối tác lâu dài.

Tham khảo: Sai lầm khai báo hải quan

FAQ – Câu hỏi thường gặp về khai báo hải quan 

Khai báo hải quan có bắt buộc không?

Khai báo hải quan là bước bắt buộc đối với hầu hết các lô hàng xuất khẩu và nhập khẩu vào Việt Nam, trừ một số trường hợp miễn theo quy định như hành lý cá nhân trong định mức hoặc hàng hóa có giá trị rất nhỏ theo chính sách thương mại. Thủ tục này giúp cơ quan hải quan kiểm soát loại hàng, thuế suất, trị giá và tính hợp pháp của lô hàng trước khi đưa vào lưu thông. Nếu không khai báo hoặc khai sai, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính, bị giữ hàng, thậm chí bị từ chối thông quan. Do đó, việc nắm rõ quy trình khai báo là yêu cầu bắt buộc khi tham gia hoạt động ngoại thương.

Chi phí khai báo hải quan là bao nhiêu?

Chi phí khai báo hải quan phụ thuộc vào loại hình xuất – nhập khẩu, mã HS, số lượng mặt hàng, mức độ phức tạp của hồ sơ và có hay không kiểm tra chuyên ngành. Đối với hàng hóa đơn giản, chi phí thường chỉ bao gồm phí dịch vụ khai báo và các lệ phí bắt buộc tại cảng. Với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt như mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế…, chi phí có thể cao hơn do phải thực hiện thêm bước kiểm tra chất lượng hoặc đăng ký giấy phép. Gia Minh luôn báo giá minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Mất bao lâu để thông quan hàng hóa?

Thời gian thông quan phụ thuộc vào luồng phân kiểm của hải quan và hồ sơ đi kèm. Nếu hàng vào luồng xanh, thông quan có thể hoàn tất trong vài giờ. Luồng vàng cần kiểm tra chứng từ nên thường mất 1–2 ngày. Luồng đỏ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa nên có thể kéo dài 3–7 ngày hoặc lâu hơn nếu hồ sơ bổ sung chưa đầy đủ. Việc chuẩn bị đúng chứng từ và khai báo chính xác sẽ giúp rút ngắn thời gian thông quan.

Gia Minh có hỗ trợ khai báo tại các cảng không?

Gia Minh hỗ trợ khai báo hải quan tại tất cả các cảng và cửa khẩu lớn trên cả nước, bao gồm cảng Cát Lái, Hải Phòng, Cái Mép – Thị Vải, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Cần Thơ và các cửa khẩu đường bộ, đường hàng không. Đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm sẽ đại diện doanh nghiệp làm việc với hải quan, hoàn thiện chứng từ, xử lý phát sinh và đảm bảo lô hàng thông quan nhanh – đúng quy định. Đây là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro.

Dịch vụ khai báo hải quan là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu vận hành trơn tru và đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng. Khi doanh nghiệp không nắm rõ quy định, việc tự khai báo dễ dẫn đến sai sót hoặc phát sinh chi phí không mong muốn. Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và hạn chế tối đa rủi ro. Với đội ngũ chuyên môn cao, Gia Minh cam kết đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi thủ tục hải quan phức tạp. Nếu bạn đang tìm giải pháp khai báo hải quan trọn gói, nhanh – chính xác – minh bạch, Gia Minh là lựa chọn phù hợp. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và phục vụ tốt nhất.