Giấy phép lao động | Hướng dẫn xin Work Permit cho người nước ngoài đầy đủ 2025

Giấy phép lao động là thủ tục quan trọng bắt buộc đối với người nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Đây là loại giấy tờ thể hiện sự xác nhận của cơ quan Nhà nước về điều kiện, năng lực và tính hợp pháp của người lao động. Tuy nhiên, quá trình xin Work Permit khá phức tạp, yêu cầu nhiều tài liệu từ nước ngoài, hợp pháp hóa lãnh sự và chứng minh kinh nghiệm chuyên môn. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc chuẩn bị đúng bộ hồ sơ theo từng trường hợp. Vì vậy, lựa chọn đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý. Gia Minh luôn đồng hành cùng doanh nghiệp, hỗ trợ hoàn tất thủ tục giấy phép lao động nhanh chóng, đúng quy định.

Giấy phép lao động là gì?

Khái niệm theo Bộ luật Lao động

Giấy phép lao động (work permit) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài, cho phép họ được làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một vị trí, thời hạn, địa điểm và cho một người sử dụng lao động cụ thể.

Theo quy định của Bộ luật Lao động, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được tùy ý làm việc như công dân Việt Nam, mà phải có giấy phép lao động hoặc thuộc diện được miễn. Giấy phép lao động gắn liền với:

Doanh nghiệp/tổ chức sử dụng lao động

Chức danh, vị trí việc làm

Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận làm việc

Khi nào người nước ngoài cần giấy phép lao động?

Người nước ngoài cần xin work permit nếu:

Làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động với doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp, được tập đoàn mẹ cử sang làm việc tại chi nhánh/công ty con ở Việt Nam

Thực hiện hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ giữa đối tác nước ngoài với doanh nghiệp Việt Nam

Làm việc với vai trò chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật có hưởng lương tại Việt Nam

Nếu không có giấy phép lao động mà vẫn làm việc (trừ trường hợp được miễn), người lao động và doanh nghiệp đều có thể bị xử phạt và buộc chấm dứt hợp đồng.

Các trường hợp được miễn Work Permit

Pháp luật quy định một số trường hợp được miễn giấy phép lao động, nhưng vẫn phải làm thủ tục xác nhận thuộc diện miễn, ví dụ:

Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH, thành viên HĐQT công ty cổ phần thỏa điều kiện về tỷ lệ vốn

Trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài

Vào Việt Nam làm việc với thời gian ngắn theo điều ước quốc tế, hoặc chào bán dịch vụ, xử lý sự cố khẩn cấp…

Học sinh, sinh viên nước ngoài thực tập; luật sư nước ngoài đã có giấy phép hành nghề tại Việt Nam; một số trường hợp chuyên gia tư vấn, tình nguyện viên, thân nhân thành viên cơ quan đại diện ngoại giao…

Dù được miễn, doanh nghiệp vẫn nên thực hiện hồ sơ xin xác nhận miễn tại cơ quan có thẩm quyền để tránh rủi ro khi kiểm tra.

Điều kiện để được cấp giấy phép lao động

Điều kiện về sức khỏe

Người lao động nước ngoài phải có giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, còn giá trị trong thời hạn theo quy định. Nội dung kết luận phải thể hiện đủ sức khỏe để làm việc tại vị trí dự kiến ở Việt Nam.

Giấy khám sức khỏe có thể được cấp tại:

Cơ sở y tế ở Việt Nam thuộc danh sách được chấp nhận

Hoặc cơ sở y tế nước ngoài, sau đó thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật (nếu cần)

Đối với các ngành nghề đặc thù (xây dựng, sản xuất, môi trường độc hại…) doanh nghiệp nên lưu ý tiêu chuẩn sức khỏe phù hợp tính chất công việc.

Điều kiện về lý lịch tư pháp

Người lao động phải không có án tích hoặc không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Điều này được chứng minh qua:

Phiếu lý lịch tư pháp của Việt Nam nếu đã cư trú tại Việt Nam

Hoặc phiếu lý lịch tư pháp/giấy xác nhận không tiền án của nước ngoài nơi người đó là công dân hoặc nơi cư trú gần nhất

Giấy tờ do nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Điều kiện về trình độ chuyên môn

Tùy theo diện (chuyên gia, quản lý, kỹ thuật…), người nước ngoài phải đáp ứng yêu cầu về bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm:

Chuyên gia: có bằng đại học trở lên phù hợp với vị trí và kinh nghiệm làm việc theo số năm quy định

Nhà quản lý, giám đốc điều hành: chứng minh được vai trò quản lý, điều hành trong tổ chức

Lao động kỹ thuật: có đào tạo chuyên môn hoặc kinh nghiệm tay nghề phù hợp với công việc

Các tài liệu này nếu do nước ngoài cấp cũng cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật.

Điều kiện về vị trí công việc tại Việt Nam

Doanh nghiệp phải chứng minh:

Nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí đó (thông qua báo cáo/đề nghị sử dụng lao động nước ngoài được cơ quan chấp thuận)

Vị trí công việc phù hợp với ngành nghề đăng ký kinh doanh và điều kiện của người lao động

Ngoài ra, doanh nghiệp phải ưu tiên tuyển người Việt Nam nếu đáp ứng được yêu cầu, chỉ khi không đáp ứng mới được sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí chuyên môn, quản lý, kỹ thuật cụ thể.

Các loại giấy phép lao động tại Việt Nam

Giấy phép lao động cho chuyên gia

Áp dụng cho người nước ngoài có trình độ chuyên môn cao, thường:

Có bằng đại học trở lên phù hợp ngành nghề

Có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực dự kiến làm việc tại Việt Nam

Họ thường đảm nhận vai trò tư vấn, chuyển giao công nghệ, đào tạo, nghiên cứu, phát triển sản phẩm cho doanh nghiệp Việt Nam hoặc FDI.

Giấy phép lao động cho nhà quản lý

Đây là work permit cấp cho người đang hoặc sẽ đảm nhiệm:

Chức danh quản lý doanh nghiệp, giám đốc, phó giám đốc, trưởng bộ phận…

Hoặc vị trí có quyền quyết định, điều hành, kiểm soát một phần hoặc toàn bộ hoạt động của tổ chức

Nhà quản lý nước ngoài thường được sử dụng trong các doanh nghiệp FDI, tập đoàn đa quốc gia, dự án có yếu tố nước ngoài cần nhân sự quản lý chủ chốt.

Giấy phép lao động cho nhà đầu tư

Một số nhà đầu tư, chủ sở hữu, thành viên góp vốn nếu không đủ điều kiện miễn work permit hoặc theo yêu cầu cụ thể, có thể phải thực hiện thủ tục để được cấp giấy phép lao động khi trực tiếp điều hành hoạt động.

Trong nhiều trường hợp, nhà đầu tư đáp ứng điều kiện về vốn góp sẽ thuộc diện miễn work permit, nhưng nếu không đạt ngưỡng hoặc vị trí công việc mang tính “đi làm thuê” hơn là chỉ sở hữu vốn, cơ quan quản lý có thể yêu cầu có giấy phép.

Giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật

Lao động kỹ thuật là người có tay nghề, kỹ năng, kinh nghiệm thực tế, có thể:

Được đào tạo chuyên môn ít nhất một khoảng thời gian nhất định

Hoặc đã làm việc nhiều năm trong lĩnh vực cần tay nghề cao

Nhóm này thường làm việc tại nhà máy, công trình, dây chuyền sản xuất, lắp đặt máy móc – thiết bị, sửa chữa kỹ thuật… Work permit sẽ ghi rõ chức danh và tính chất công việc kỹ thuật.

Giấy phép lao động thời vụ

Một số dự án, công việc chỉ diễn ra trong thời gian ngắn hoặc theo mùa vụ (ví dụ: lắp đặt dự án, bảo trì thiết bị, huấn luyện, chuyển giao công nghệ ngắn hạn…). Trong trường hợp thời gian làm việc vượt quá ngưỡng được miễn, doanh nghiệp phải xin giấy phép lao động thời vụ với thời hạn phù hợp thời gian thực hiện công việc.

Loại work permit này giúp doanh nghiệp hợp thức hóa người nước ngoài vào Việt Nam làm việc ngắn ngày, tránh bị xem là “lách luật” bằng thị thực du lịch hoặc công tác mà thực tế là lao động có trả lương.

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

Hồ sơ của người lao động nước ngoài

Hồ sơ phía người lao động là “trọng tâm” để cơ quan nhà nước xem xét trình độ, kinh nghiệm và mục đích làm việc tại Việt Nam. Thông thường sẽ bao gồm:

Hộ chiếu còn thời hạn (bản sao y toàn bộ trang có thông tin).

Ảnh màu nền trắng, đúng kích thước tiêu chuẩn (thường 4x6cm, chụp không quá 6 tháng).

Bằng cấp chuyên môn: bằng đại học, cao đẳng, chứng chỉ nghề… phù hợp vị trí làm việc đăng ký.

Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm: thư xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động trước đây… (thường yêu cầu từ 3 năm trở lên đối với chuyên gia, người quản lý).

Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, còn hiệu lực trong thời hạn quy định.

Lý lịch tư pháp Việt Nam hoặc nước ngoài (tùy trường hợp), chứng minh không có án tích ảnh hưởng đến việc làm việc tại Việt Nam.

Các giấy tờ này phải được dịch và chứng thực đúng quy định, đặc biệt với hồ sơ bằng tiếng nước ngoài.

Hồ sơ của doanh nghiệp sử dụng lao động

Doanh nghiệp là bên đứng ra xin giấy phép lao động nên cũng phải chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ, bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép đầu tư/Giấy phép hoạt động chi nhánh, VPĐD.

Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (sau khi đã nộp bước đăng ký nhu cầu).

Hợp đồng lao động dự kiến ký kết, quyết định bổ nhiệm, thỏa thuận làm việc hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ (tùy hình thức làm việc).

Văn bản giải trình vị trí, chức danh công việc, địa điểm làm việc, mức lương, thời hạn làm việc của người lao động nước ngoài.

Một số giấy tờ nội bộ khác nếu cơ quan cấp phép yêu cầu (sơ đồ tổ chức, mô tả công việc…).

Tất cả giấy tờ phía doanh nghiệp phải thống nhất thông tin với hồ sơ người lao động để tránh bị yêu cầu bổ sung.

Giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự

Đối với hồ sơ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp nước ngoài…), đa số trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam, trừ các trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định song phương.

Quy trình thường là: xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước sở tại → hợp pháp hóa tại cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước đó → dịch thuật và chứng thực tại Việt Nam. Nếu không hợp pháp hóa đúng, giấy tờ có thể không được chấp nhận trong hồ sơ work permit, dẫn đến kéo dài thời gian hoặc bị từ chối.

Tài liệu cần dịch thuật và công chứng

Mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài sử dụng trong hồ sơ xin giấy phép lao động phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực/chứng nhận bản dịch theo đúng quy định (thường tại Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng công chứng).

Các giấy tờ cần dịch công chứng phổ biến:

Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.

Thư xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm.

Lý lịch tư pháp nước ngoài.

Tài liệu pháp lý của doanh nghiệp nước ngoài (nếu là bên cử người sang).

Việc dịch thuật cần chính xác tuyệt đối về họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, chức danh và nội dung chuyên môn, nếu sai có thể làm thông tin giữa bản gốc – bản dịch không trùng, phải chỉnh sửa và công chứng lại.

Quy trình xin giấy phép lao động theo quy định mới

Bước 1 – Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trước khi xin giấy phép lao động, doanh nghiệp phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý khu công nghiệp/khu chế xuất (nếu thuộc khu). Nội dung đăng ký bao gồm: vị trí công việc, số lượng, trình độ, thời gian làm việc dự kiến, lý do không tuyển được lao động Việt Nam tương ứng.

Cơ quan nhà nước sẽ xem xét và ra văn bản chấp thuận hoặc yêu cầu điều chỉnh. Đây là điều kiện tiên quyết để được tiếp tục nộp hồ sơ work permit.

Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ Work Permit

Sau khi có văn bản chấp thuận nhu cầu, doanh nghiệp tiến hành tập hợp hồ sơ từ cả phía người lao động và doanh nghiệp: hộ chiếu, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, hợp đồng dự kiến, văn bản bổ nhiệm… đồng thời thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật – công chứng đối với giấy tờ cần thiết.

Ở giai đoạn này, cần đặc biệt chú ý thống nhất thông tin giữa tất cả các tài liệu: họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, chức danh, tên doanh nghiệp, địa chỉ, thời hạn làm việc… để tránh bị trả hồ sơ do sai lệch.

Bước 3 – Nộp hồ sơ tại Sở Lao động hoặc qua mạng

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ:

Trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (hoặc Ban quản lý khu, tùy loại hình doanh nghiệp); hoặc

Nộp trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công nếu địa phương đã triển khai đầy đủ.

Khi nộp, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ kèm theo tờ khai đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu, văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và các giấy tờ liên quan. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ, nếu thiếu sẽ hướng dẫn bổ sung.

Bước 4 – Nhận kết quả và bàn giao hồ sơ

Sau khi hồ sơ được thẩm định, nếu đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, ghi rõ: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, doanh nghiệp sử dụng, chức danh, thời hạn làm việc, địa điểm làm việc.

Doanh nghiệp đến nhận kết quả theo lịch hẹn, kiểm tra lại thông tin trên giấy phép, sau đó bàn giao cho người lao động, đồng thời lưu trữ bản sao tại hồ sơ nhân sự và dùng giấy phép này để xin visa, thẻ tạm trú theo đúng quy định.

Thời gian xử lý theo từng tỉnh/thành

Thời gian xử lý thường được quy định trong khoảng 05–10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, tuy nhiên thực tế có thể nhanh hoặc chậm hơn tùy từng tỉnh/thành, tải lượng hồ sơ và mức độ phức tạp cần xác minh.

Một số địa phương xử lý rất nhanh khi hồ sơ chuẩn, trong khi nơi khác có thể yêu cầu giải trình thêm, đặc biệt với các vị trí nhạy cảm hoặc khi giấy tờ nước ngoài khó xác minh. Doanh nghiệp nên chủ động nộp hồ sơ trước ngày dự kiến làm việc chính thức một khoảng thời gian đủ rộng để tránh gián đoạn kế hoạch.

Gia hạn giấy phép lao động

Điều kiện gia hạn Work Permit

Không phải mọi trường hợp đều được gia hạn giấy phép lao động. Thông thường, để được gia hạn, phải đồng thời đáp ứng:

Giấy phép lao động còn hiệu lực, sắp hết hạn trong khoảng thời gian quy định.

Vị trí công việc, chức danh, đơn vị sử dụng, địa điểm làm việc không thay đổi bản chất; nếu thay đổi lớn thường phải xin cấp mới.

Người lao động tiếp tục đáp ứng các điều kiện về sức khỏe, lý lịch, chuyên môn phù hợp vị trí.

Doanh nghiệp vẫn còn nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí đó và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

Hồ sơ gia hạn

Hồ sơ gia hạn thường “nhẹ” hơn so với lần cấp đầu, nhưng vẫn bao gồm các nhóm chính:

Đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo mẫu.

Bản gốc hoặc bản sao giấy phép lao động còn hiệu lực.

Hợp đồng lao động/thoả thuận làm việc mới hoặc gia hạn, thể hiện thời hạn dự kiến tiếp tục làm việc.

Giấy khám sức khỏe mới trong thời hạn quy định.

Một số giấy tờ cập nhật nếu có thay đổi (ví dụ: hộ chiếu mới, thay đổi tên doanh nghiệp, thay đổi địa điểm làm việc trong cùng hệ thống…).

Tùy từng địa phương và loại hình doanh nghiệp, có thể yêu cầu bổ sung thêm văn bản chứng minh tiếp tục đáp ứng điều kiện sử dụng lao động nước ngoài.

Quy trình gia hạn

Quy trình gia hạn cơ bản gồm:

Kiểm tra thời hạn giấy phép lao động và lập kế hoạch gia hạn sớm (thường nên thực hiện trước khi hết hạn vài chục ngày).

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gia hạn theo hướng dẫn của cơ quan cấp phép.

Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý khu (tùy thẩm quyền), có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến nếu dịch vụ công hỗ trợ.

Theo dõi quá trình xử lý, bổ sung giải trình nếu được yêu cầu.

Nhận giấy phép lao động đã được gia hạn, kiểm tra thông tin và bàn giao cho người lao động.

Trong thời gian chờ gia hạn, doanh nghiệp cần chú ý không để giấy phép cũ hết hạn mà chưa được xử lý, tránh vi phạm về sử dụng lao động nước ngoài không phép.

Trường hợp không được gia hạn

Một số trường hợp không được gia hạn giấy phép lao động, ví dụ:

Giấy phép đã hết hạn quá thời gian cho phép xử lý gia hạn.

Người lao động không còn đáp ứng điều kiện (vi phạm pháp luật, sức khỏe không đảm bảo, không còn làm đúng vị trí đăng ký…).

Doanh nghiệp thay đổi bản chất vị trí, chức danh, đơn vị sử dụng, khiến hồ sơ không còn phù hợp với giấy phép cũ.

Nhà nước có chính sách điều chỉnh, siết điều kiện đối với một số vị trí, ngành nghề.

Khi rơi vào các trường hợp này, doanh nghiệp có thể phải xin cấp mới giấy phép lao động hoặc chấm dứt sử dụng lao động nước ngoài đối với vị trí đó, đồng thời thực hiện các thủ tục liên quan đến visa và thẻ tạm trú cho phù hợp.

Thu hồi giấy phép lao động – Các trường hợp và lưu ý

Các hành vi vi phạm dẫn đến thu hồi

Giấy phép lao động (work permit) có thể bị thu hồi khi người lao động nước ngoài hoặc doanh nghiệp sử dụng lao động vi phạm các điều kiện đã được ghi nhận trong giấy phép hoặc vi phạm quy định pháp luật. Các hành vi phổ biến: làm việc không đúng vị trí, chức danh, địa điểm, doanh nghiệp ghi trên giấy phép; chuyển sang công ty khác nhưng không xin lại giấy phép; thay đổi chức danh từ chuyên gia sang giám đốc, từ kỹ thuật sang quản lý… mà không thực hiện thủ tục điều chỉnh. Ngoài ra, sử dụng giấy phép lao động đã hết hạn, giả mạo hồ sơ khi xin cấp giấy phép, cho người khác “mượn” giấy phép, hoặc người lao động không còn đáp ứng điều kiện (bị thu hồi hộ chiếu, bị cấm xuất nhập cảnh, bị xử lý hình sự…) cũng là căn cứ thu hồi. Khi có quyết định thu hồi, người lao động phải chấm dứt làm việc và rời khỏi Việt Nam theo đúng thời hạn.

Trách nhiệm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc sử dụng giấy phép lao động đúng mục đích, đúng vị trí và trong thời hạn cho phép. Khi có thay đổi về hợp đồng, vị trí công việc, nơi làm việc, doanh nghiệp phải kịp thời thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc cấp lại giấy phép. Nếu người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng hoặc không còn làm việc tại doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động phải thông báo với cơ quan cấp phép, thu hồi và nộp lại giấy phép theo quy định. Việc “bỏ mặc” cho người lao động tự xử lý, hoặc tiếp tục bố trí họ làm việc dù giấy phép đã hết hiệu lực, có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt và ảnh hưởng đến việc xin giấy phép cho các lao động nước ngoài khác sau này.

Mức xử phạt hành chính

Khi bị phát hiện sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép, giấy phép hết hạn, bị thu hồi hoặc làm việc không đúng nội dung ghi trong giấy phép, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt theo số lượng lao động vi phạm và mức độ vi phạm (thường từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng, tùy thời điểm quy định). Người lao động nước ngoài cũng có thể bị xử phạt, trục xuất hoặc bị hạn chế nhập cảnh trong tương lai. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp buộc phải chấm dứt hợp đồng lao động và ngừng bố trí công việc cho người nước ngoài vi phạm, dẫn đến gián đoạn hoạt động sản xuất – kinh doanh. Vì vậy, việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về work permit là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài.

Lệ phí xin giấy phép lao động tại Việt Nam

Mức lệ phí theo từng địa phương

Lệ phí cấp giấy phép lao động do HĐND hoặc UBND cấp tỉnh quy định nên mức thu tại mỗi địa phương có thể khác nhau, nhưng thường nằm trong một khung tương đối phổ biến. Thông thường, lệ phí bao gồm: lệ phí cấp mới, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động; mức cấp mới thường cao hơn cấp lại/gia hạn. Khi lập kế hoạch chi phí, doanh nghiệp nên kiểm tra bảng lệ phí do Sở Tài chính hoặc UBND tỉnh ban hành, hoặc tham khảo trực tiếp trên website Sở LĐTBXH địa phương để cập nhật con số chính xác, tránh áp dụng theo mức của tỉnh khác.

Chi phí dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự

Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp còn phải tính đến chi phí dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ của người lao động nước ngoài. Các tài liệu như bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, giấy tờ pháp lý do cơ quan nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng. Chi phí gồm: phí nhà nước khi hợp pháp hóa, phí dịch thuật (tính theo trang, ngôn ngữ, độ chuyên ngành) và phí công chứng bản dịch. Nếu chuẩn bị sớm và dồn hồ sơ nhiều tài liệu một lần, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí tốt hơn so với làm nhỏ lẻ, manh mún.

Chi phí dịch vụ trọn gói

Để tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê đơn vị dịch vụ làm trọn gói hồ sơ work permit: tư vấn điều kiện, soạn thảo công văn giải trình, dịch thuật – hợp pháp hóa, nộp hồ sơ và nhận kết quả. Chi phí trọn gói thường được báo theo một hồ sơ/người, phụ thuộc loại vị trí (chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật), tình trạng giấy tờ gốc (đã hợp pháp hóa hay chưa) và thời gian cam kết hoàn thành (thông thường dịch vụ nhanh sẽ có giá cao hơn). Nếu doanh nghiệp có số lượng lao động nước ngoài lớn, có thể thương lượng gói chi phí ưu đãi theo lô hoặc theo năm.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối

Tài liệu không hợp pháp hóa lãnh sự

Một trong những lý do bị từ chối phổ biến là giấy tờ nước ngoài không được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp. Các tài liệu như bằng đại học, chứng chỉ chuyên môn, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam hoặc cơ quan nước sở tại xác nhận hợp lệ. Nếu bỏ qua bước này, dù nội dung đúng và bản dịch chính xác, cơ quan Việt Nam vẫn có quyền không chấp nhận vì không đảm bảo giá trị pháp lý.

Không chứng minh được kinh nghiệm

Đối tượng là chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật phải chứng minh đủ số năm kinh nghiệm theo quy định (ví dụ: 3 năm, 5 năm tùy trường hợp). Nhiều hồ sơ bị từ chối vì thư xác nhận kinh nghiệm không rõ ràng: không ghi rõ vị trí, thời gian làm việc, mô tả nhiệm vụ; xác nhận không trên giấy tiêu đề công ty; không có chữ ký, con dấu hợp lệ; hoặc chỉ cung cấp hợp đồng lao động mà không có xác nhận thời gian làm việc. Cơ quan xét duyệt có quyền yêu cầu bổ sung hoặc từ chối nếu không chứng minh được đúng tiêu chuẩn chuyên gia/kỹ thuật.

Sai vị trí công việc trong giải trình

Công văn giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và hợp đồng lao động, giấy phép lao động phải thống nhất về chức danh, vị trí, nơi làm việc, thời hạn. Nhiều hồ sơ bị lỗi do doanh nghiệp ghi chức danh quá chung chung, hoặc ghi khác nhau giữa các tài liệu (ví dụ: trong giải trình là “chuyên gia kỹ thuật”, trong hợp đồng là “cố vấn”, trong giấy phép xin là “giám đốc dự án”). Sự không đồng bộ này khiến cơ quan nhà nước nghi ngờ tính chính xác của nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và có thể yêu cầu điều chỉnh, thậm chí từ chối hồ sơ.

Thiếu giấy khám sức khỏe theo mẫu hợp lệ

Giấy khám sức khỏe là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ xin work permit. Nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ vì khám tại cơ sở y tế không đủ thẩm quyền, mẫu giấy khám không đúng quy định, hoặc giấy khám đã quá thời hạn (thường chỉ có giá trị trong vòng 6 tháng). Một số trường hợp khám ở nước ngoài nhưng không dịch, không hợp pháp hóa, hoặc nội dung không thể hiện rõ tình trạng sức khỏe đủ điều kiện làm việc. Để tránh rủi ro, nên đưa người lao động đến bệnh viện được phép khám sức khỏe cho người lao động nước ngoài và dùng đúng mẫu theo quy định hiện hành.

Dịch vụ xin giấy phép lao động trọn gói của Gia Minh

Tư vấn điều kiện phù hợp từng đối tượng

Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài xác định đúng diện, đúng điều kiện ngay từ đầu: nhà quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật, di chuyển nội bộ, nhà đầu tư… Mỗi nhóm đối tượng sẽ có yêu cầu riêng về bằng cấp, kinh nghiệm, thời gian làm việc, vị trí và loại hợp đồng. Chúng tôi phân tích hồ sơ hiện có, so sánh với quy định pháp luật, chỉ rõ điểm mạnh – điểm thiếu của từng trường hợp, từ đó đề xuất phương án tối ưu: nên xin giấy phép lao động, xin miễn work permit hay điều chỉnh lại hợp đồng, chức danh, mô tả công việc để tăng khả năng được chấp thuận.

Hỗ trợ dịch thuật – hợp pháp hóa – công chứng

Hồ sơ giấy phép lao động thường liên quan đến nhiều loại giấy tờ nước ngoài: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp… Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói: dịch thuật công chứng sang tiếng Việt, hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ cần thiết, sắp xếp hồ sơ đúng thứ tự, đúng mẫu biểu theo yêu cầu. Việc xử lý trọn chuỗi này giúp tránh các lỗi phổ biến như: bản dịch sai thuật ngữ, công chứng không đúng nơi, giấy tờ hết hạn hoặc không được công nhận, từ đó rút ngắn tối đa thời gian xử lý hồ sơ.

Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với Sở

Thay vì doanh nghiệp phải tự tìm hiểu quy trình, xếp hàng nộp hồ sơ và giải trình nhiều lần, Gia Minh đại diện trọn gói làm việc với cơ quan nhà nước: nộp hồ sơ, bổ sung, giải trình, nhận kết quả. Chúng tôi theo dõi sát tiến độ, phản hồi kịp thời nếu có yêu cầu chỉnh sửa từ Sở hoặc Ban quản lý khu chế xuất, khu công nghiệp. Doanh nghiệp và người lao động chỉ cần chuẩn bị giấy tờ theo checklist, mọi thủ tục hành chính còn lại do đội ngũ chuyên viên Gia Minh phụ trách, giúp tiết kiệm thời gian và giảm tối đa rủi ro bị từ chối.

Cam kết kết quả và không phát sinh

Gia Minh làm việc trên nguyên tắc báo giá trọn gói – cam kết rõ ràng: tư vấn trước về khả năng đạt, chỉ nhận hồ sơ khi đủ điều kiện theo quy định. Chi phí được thông báo bằng văn bản, minh bạch từng hạng mục, không thu thêm khoản “mập mờ” trong quá trình thực hiện. Trường hợp hồ sơ phải bổ sung theo yêu cầu cơ quan nhà nước, Gia Minh hỗ trợ trong phạm vi dịch vụ mà không tính thêm phí ngoài hợp đồng đã ký. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp an tâm về kết quả, chi phí và tiến độ khi sử dụng dịch vụ xin giấy phép lao động trọn gói.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Bao lâu có thể nhận Work Permit?

Thời gian xử lý thông thường từ 10–15 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, chưa tính thời gian chuẩn bị giấy tờ, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự. Với các trường hợp hồ sơ phức tạp hoặc cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài hơn. Khi sử dụng dịch vụ của Gia Minh, khách hàng được tư vấn trước về mốc thời gian dự kiến để chủ động kế hoạch làm việc, ký hợp đồng và xin visa/thẻ tạm trú.

Người nước ngoài có thể tự xin giấy phép lao động không?

Về nguyên tắc, doanh nghiệp/đơn vị sử dụng lao động là chủ thể đứng ra xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, không phải cá nhân tự nộp. Người lao động nước ngoài có thể tự chuẩn bị hồ sơ cá nhân (bằng cấp, kinh nghiệm, lý lịch tư pháp…), nhưng phần nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước phải do phía doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền thực hiện. Gia Minh có thể đại diện doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình này theo hợp đồng dịch vụ.

Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Thời hạn work permit thông thường tối đa 02 năm, nhưng còn phụ thuộc vào thời hạn hợp đồng lao động, hợp đồng cung cấp dịch vụ, quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản cử sang làm việc. Nếu giấy tờ cơ sở chỉ còn thời hạn 1 năm thì giấy phép lao động cũng sẽ được cấp tương ứng 1 năm. Trước khi hết hạn, doanh nghiệp có thể làm thủ tục gia hạn hoặc xin cấp lại theo quy định nếu vẫn có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Nếu mất giấy phép lao động phải làm gì?

Khi bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi thông tin trên giấy phép lao động (như số hộ chiếu), doanh nghiệp cần thông báo và làm thủ tục cấp lại trong thời hạn nhất định. Hồ sơ thường bao gồm: văn bản giải trình, xác nhận mất (nếu có), bản sao hộ chiếu mới, hình ảnh và một số giấy tờ liên quan khác. Trong thời gian chờ cấp lại, người lao động vẫn cần đảm bảo tình trạng cư trú và làm việc đúng quy định. Gia Minh hỗ trợ soạn toàn bộ hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả cấp lại.

Có thể chuyển đổi vị trí công việc trong Work Permit không?

Nếu thay đổi chức danh, vị trí công việc, địa điểm làm việc hoặc doanh nghiệp sử dụng lao động, thông thường phải thực hiện thủ tục cấp lại hoặc xin giấy phép lao động mới, tùy mức độ thay đổi. Việc tự ý cho người lao động nước ngoài làm công việc khác với nội dung ghi trên work permit có thể bị xem là vi phạm. Trước khi điều chỉnh vị trí, doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị tư vấn như Gia Minh để được kiểm tra trường hợp cụ thể và lựa chọn phương án thủ tục phù hợp, tránh rủi ro xử phạt.

Giấy phép lao động là yếu tố then chốt đảm bảo người nước ngoài làm việc hợp pháp và ổn định tại Việt Nam. Với sự hỗ trợ từ Gia Minh, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hạn chế tối đa yêu cầu bổ sung. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ tư vấn, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự đến đại diện nộp hồ sơ tại Sở Lao động. Việc sử dụng dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro bị từ chối và đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn ngay từ đầu. Gia Minh luôn đồng hành cùng khách hàng ở mọi giai đoạn, kể cả khi gia hạn giấy phép lao động hoặc chuyển đổi vị trí làm việc. Đây chính là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài.