Cách theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh cá thể hiệu quả và dễ áp dụng

Cách theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh cá thể là vấn đề sống còn đối với những hộ bán sỉ, cho khách nợ hoặc cho phép thanh toán chậm. Nhiều chủ hộ kinh doanh chỉ tập trung vào doanh thu và hàng nhập mà quên mất rằng số tiền bị khách nợ chính là phần vốn đang bị “giam” lại. Nếu không có sổ sách theo dõi công nợ rõ ràng, bạn dễ rơi vào tình trạng thiếu tiền quay vòng, phải vay mượn hoặc chấp nhận mất trắng một phần nợ xấu. Việc thiết lập quy trình theo dõi công nợ bài bản sẽ giúp bạn biết chính xác ai nợ, nợ bao nhiêu, nợ từ khi nào và đã nhắc nợ ra sao. Bài viết này sẽ giúp bạn từng bước xây dựng hệ thống theo dõi công nợ phù hợp với quy mô hộ kinh doanh, dễ làm và dễ kiểm soát.

Tổng quan về công nợ trong hộ kinh doanh cá thể

Trong nhiều hộ kinh doanh cá thể, chủ hộ thường nắm mọi thứ “trong đầu”: ai đang nợ mình, mình đang nợ ai, cần trả khi nào… Lúc quy mô còn nhỏ, số giao dịch ít, cách làm này có vẻ vẫn ổn. Nhưng khi khách hàng tăng lên, bán sỉ nhiều hơn, mua hàng trả chậm nhiều hơn thì việc không quản lý công nợ bài bản dễ khiến dòng tiền bị “tắc nghẽn”, lãi thành lỗ lúc nào không hay.

Công nợ về bản chất là những khoản “chưa thanh toán xong” phát sinh từ hoạt động kinh doanh: bán hàng cho khách nhưng khách chưa trả đủ tiền (công nợ phải thu), hoặc mua hàng, thuê dịch vụ nhưng mình chưa thanh toán cho nhà cung cấp (công nợ phải trả). Với hộ kinh doanh, công nợ có thể rất đa dạng: khách quen xin ghi sổ, khách sỉ lấy hàng cuối tháng trả, nợ tiền thuê mặt bằng, nợ shipper, nợ nhân viên, tạm ứng chưa quyết toán…

Việc theo dõi công nợ không chỉ giúp chủ hộ biết mình đang bị chiếm dụng bao nhiêu tiền, mà còn nhìn được khả năng thanh toán, chủ động kế hoạch nhập hàng, trả nợ. Nếu không quản lý, dễ rơi vào tình trạng: hàng bán ra nhiều, doanh thu nhìn thì đẹp nhưng tiền thực thu về lại ít, không đủ quay vòng vốn.

Quản lý công nợ tốt còn giúp hạn chế mâu thuẫn, tranh chấp với khách hàng và nhà cung cấp, vì mọi khoản nợ đều có ghi chép, đối chiếu rõ ràng. Đây cũng là một phần rất quan trọng trong công tác kế toán – tài chính nội bộ của hộ kinh doanh, dù mô hình chỉ là cá thể chứ không phải doanh nghiệp lớn.

Công nợ là gì? Phân biệt công nợ phải thu và phải trả

Công nợ là các khoản tiền phát sinh từ giao dịch mua – bán, cung cấp dịch vụ nhưng tại thời điểm hiện tại chưa được thanh toán đầy đủ. Nói đơn giản, đó là “tiền còn thiếu” giữa hộ kinh doanh với khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên hoặc các bên liên quan khác.

Công nợ chia thành hai nhóm chính:

Công nợ phải thu: là số tiền khách hàng, đối tác còn nợ hộ kinh doanh do mua hàng, sử dụng dịch vụ nhưng chưa thanh toán hoặc thanh toán chưa hết. Ví dụ: khách sỉ lấy hàng cả tuần, cuối tuần mới trả tiền; khách quen xin ghi sổ rồi trả sau. Đây là tài sản của hộ nhưng đang bị “chiếm dụng” tạm thời.

Công nợ phải trả: là số tiền hộ kinh doanh còn nợ nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, chủ nhà cho thuê mặt bằng, nhân viên, cộng tác viên… do đã nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa trả hết tiền. Đây là nghĩa vụ của hộ, cần theo dõi kỹ để trả đúng hạn, tránh mất uy tín và phát sinh lãi phạt.

Hiểu rõ hai loại công nợ này giúp chủ hộ quản lý tốt cả phía “mình nợ người ta” lẫn “người ta nợ mình”.

Vì sao cần theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh cá thể?

Nhiều chủ hộ kinh doanh nghĩ rằng “quy mô nhỏ, cứ nhớ trong đầu là được”, nhưng thực tế công nợ chính là điểm nghẽn dòng tiền nếu không quản lý chặt. Khi không theo dõi, bạn sẽ không biết chính xác khách nào đang nợ bao nhiêu, quá hạn bao lâu, có còn khả năng thanh toán hay không. Hàng hóa thì đã xuất ra, chi phí đã chi, nhưng tiền chưa về khiến vốn quay vòng chậm, phải vay mượn thêm để nhập hàng.

Ngược lại, nếu không kiểm soát công nợ phải trả, hộ dễ quên các khoản nợ nhà cung cấp, nợ nhân viên, nợ tiền mặt bằng… đến hạn mới “giật mình” không đủ tiền thanh toán, ảnh hưởng uy tín, bị siết hàng hoặc ngừng cung cấp.

Việc theo dõi công nợ còn giúp chủ hộ biết rõ lãi lỗ thực: doanh thu cao nhưng nếu khách nợ nhiều, thu không được thì lợi nhuận chỉ là “trên giấy”. Nhờ có sổ công nợ rõ ràng, bạn dễ dàng đòi nợ, thương lượng lại điều khoản thanh toán, đánh giá chất lượng khách hàng và nhà cung cấp. Đây là nền tảng để hộ kinh doanh vận hành bền vững, không bị cuốn vào vòng xoáy “bán nhiều mà vẫn thiếu tiền”.

Các loại công nợ thường gặp của hộ kinh doanh cá thể

Trong thực tế, công nợ của hộ kinh doanh không chỉ gói gọn trong “khách nợ tiền hàng” mà còn xuất hiện ở nhiều mối quan hệ khác nhau. Việc phân loại rõ giúp chủ hộ có cái nhìn đầy đủ và thiết lập cách theo dõi phù hợp cho từng nhóm.

Phổ biến nhất là công nợ với khách hàng: khách mua sỉ, mua chịu, khách quen ghi sổ, đại lý nhận hàng trước – trả tiền sau… Nhóm này nếu không quản lý chặt sẽ làm “phình to” khoản phải thu, khiến vốn bị chiếm dụng kéo dài, thậm chí thành nợ xấu.

Nhóm thứ hai là công nợ với nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ. Hộ thường được cho nợ vài ngày đến cuối tháng mới thanh toán: nợ tiền hàng, nợ nhà cung cấp bao bì, nợ tiền giao hàng, nợ tiền chủ nhà mặt bằng, tiền điện nước, internet… Đây là những khoản nếu không trả đúng hạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh đó còn có công nợ nội bộ: tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng chưa quyết toán, lương – thưởng còn nợ, tiền góp vốn của người nhà hoặc bạn bè đầu tư cùng, nhưng chưa thanh toán đủ hoặc chưa hoàn vốn. Nhóm này thường bị bỏ qua vì “người nhà với nhau”, nhưng nếu không ghi chép rõ ràng sẽ dễ phát sinh tranh chấp sau này.

Ngoài ra, tùy ngành nghề, hộ có thể phát sinh các khoản phải thu, phải trả khác như: đặt cọc – ký quỹ, tiền khách đặt cọc giữ chỗ, tiền đã trả trước cho nhà cung cấp nhưng hàng chưa giao đủ… Tất cả đều nên được đưa vào sổ công nợ. Khi có cái nhìn tổng thể về công nợ, chủ hộ mới đánh giá được khả năng thanh toán, mức độ rủi ro và lên kế hoạch dòng tiền hàng tuần, hàng tháng một cách chủ động.

Công nợ khách hàng mua chịu, mua sỉ, ghi sổ

Đây là loại công nợ phổ biến nhất. Với khách mua sỉ, thường áp dụng hình thức lấy hàng trước, cuối tuần hoặc cuối tháng mới thanh toán. Với khách quen, nhiều hộ cho “ghi sổ”, tiện cho khách mua nhiều lần nhưng không trả ngay. Một số mô hình còn cho khách trả góp, trả sau đối với các mặt hàng giá trị lớn.

Nếu không có sổ công nợ riêng cho từng khách, rất dễ quên, ghi nhầm hoặc tranh cãi “anh trả rồi – em chưa ghi”. Chủ hộ nên lập sổ công nợ khách hàng (sổ giấy, file Excel hoặc phần mềm), mỗi khách một trang/một mã riêng, ghi rõ: ngày, số hàng, số tiền, đã trả/ còn nợ. Việc theo dõi chặt giúp bạn biết khách nào uy tín, khách nào hay trễ hẹn để cân nhắc chính sách bán chịu cho phù hợp, tránh mất vốn.

Công nợ nhà cung cấp, đối tác giao hàng, thuê dịch vụ

Nhiều nhà cung cấp cho hộ kinh doanh nợ hàng trong thời gian ngắn: nhập hàng tuần này, tuần sau hoặc cuối tháng thanh toán. Ngoài tiền hàng, hộ còn nợ đơn vị vận chuyển, đơn vị ship hàng, đơn vị in ấn – quảng cáo, vệ sinh, bảo trì thiết bị… Những khoản này nếu không ghi chép, đến kỳ thanh toán dễ bị thiếu, nhầm, hoặc không xoay kịp tiền.

Chủ hộ nên lập danh sách công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tác: số tiền nợ, thời hạn phải trả, điều kiện thanh toán (trả trước, trả sau, trả từng phần). Nhờ đó bạn có thể ưu tiên trả nợ đúng hạn cho các nhà cung cấp quan trọng để không bị cắt hàng, đồng thời chủ động thương lượng gia hạn nếu gặp khó khăn. Đây cũng là cơ sở để đánh giá nhà cung cấp nào đáng tin, hỗ trợ tốt về điều khoản thanh toán.

Công nợ nội bộ: nợ nhân viên, nợ tạm ứng, nợ góp vốn

Công nợ nội bộ thường bị xem nhẹ vì “người nhà, người quen”, nhưng đây lại là nguồn gốc nhiều tranh chấp nếu không rõ ràng. Ví dụ: cho nhân viên tạm ứng tiền đi nhập hàng, đi giao hàng, sau đó không quyết toán ngay; nợ lương, thưởng, hoa hồng của nhân viên nhiều tháng; hoặc người thân, bạn bè góp vốn mở hộ kinh doanh nhưng không ghi nhận rõ số tiền, thời điểm góp, cách chia lợi nhuận.

Tất cả những khoản này đều nên đưa vào sổ công nợ nội bộ: ghi rõ ai nợ ai, số tiền, lý do, thời hạn thanh toán hoặc cách xử lý (ví dụ trừ dần vào lương, hoàn vốn theo tháng…). Làm rõ công nợ nội bộ giúp tránh hiểu lầm, giữ được quan hệ tốt với nhân viên, người góp vốn, đồng thời giúp chủ hộ nắm được thực trạng nghĩa vụ tài chính của mình, không nhầm lẫn giữa “tiền đang giữ hộ người khác” và tiền lãi thật.

Rủi ro khi không theo dõi công nợ chặt chẽ

Không theo dõi công nợ hoặc theo dõi mơ hồ là một trong những nguyên nhân khiến nhiều hộ kinh doanh “bán rất đông nhưng tiền lúc nào cũng thiếu”. Khi không biết chính xác khách nào đang nợ bao nhiêu, đã quá hạn hay chưa, chủ hộ khó lên kế hoạch thu nợ, dễ bỏ sót hoặc ngại đòi, để nợ kéo dài rồi biến thành nợ xấu. Vốn thì “nằm ở ngoài”, trong khi bên trong lại thiếu tiền nhập hàng, phải vay nóng hoặc mua hàng với điều kiện kém hơn.

Ở chiều ngược lại, nếu không kiểm soát công nợ phải trả, hộ có thể bỏ lỡ thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp, chủ nhà, đơn vị vận chuyển… dẫn đến mất uy tín, bị cắt hàng, bị phạt lãi chậm trả. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, có khi đang bán tốt lại phải tạm dừng vì không còn nguồn hàng hoặc bị đòi nợ gấp.

Không quản lý công nợ cũng làm cho việc tính lãi lỗ trở nên mù mờ. Doanh thu ghi nhận là một chuyện, nhưng nếu tiền thực thu thấp, công nợ phải thu cao, công nợ phải trả nhiều, thì lợi nhuận thực tế có thể khác rất xa so với cảm nhận. Chủ hộ dễ rơi vào tình trạng “tưởng là lãi, nhưng thực ra đang lỗ”.

Ngoài ra, công nợ không rõ ràng dễ phát sinh tranh chấp: khách hàng cho rằng đã trả, chủ hộ bảo chưa; nhà cung cấp nói nợ nhiều hơn số hộ ghi nhận; nhân viên phàn nàn lương, thưởng, tạm ứng không được quyết toán minh bạch. Những mâu thuẫn này không chỉ làm mất thời gian, công sức giải quyết mà còn ảnh hưởng đến uy tín và mối quan hệ làm ăn lâu dài. Vì vậy, theo dõi công nợ chặt chẽ không phải là việc “xa xỉ” của doanh nghiệp lớn, mà là nhu cầu sống còn của cả các hộ kinh doanh nhỏ.

Mất vốn, thiếu tiền quay vòng nhập hàng

Khi bán chịu nhiều nhưng không theo dõi công nợ, chủ hộ rất dễ mất vốn. Có những khoản nợ nhỏ, khách mua vài lần, mỗi lần nợ chút ít, cộng lại thành số lớn nhưng do không ghi chép nên bị quên. Có những khách nợ lâu, sau này không còn mua nữa, chuyển chỗ ở hoặc mất liên lạc, biến thành nợ xấu khó thu hồi.

Trong khi đó, tiền nhập hàng, chi phí vận hành lại phải trả ngay, dẫn tới thiếu tiền quay vòng. Chủ hộ buộc phải vay mượn, mua hàng với giá cao hơn, hoặc giảm số lượng nhập làm mất khách. Về lâu dài, vòng xoáy “bán chịu – thiếu vốn – vay nợ – chịu phí cao” khiến lợi nhuận bị bào mòn. Nếu có sổ công nợ rõ ràng, bạn sẽ nhận ra sớm khách nào thường xuyên trả chậm, khách nào rủi ro cao để siết lại hạn mức, yêu cầu đặt cọc hoặc chuyển sang thanh toán ngay.

Khó kiểm soát lãi lỗ thực tế của hộ kinh doanh

Không quản lý công nợ khiến sổ sách doanh thu – chi phí không phản ánh đúng tiền thực tế. Bạn có thể thấy mình bán được rất nhiều hàng, doanh thu ghi nhận cao nhưng phần lớn doanh thu vẫn nằm ở công nợ phải thu, trong khi công nợ phải trả lại không được ghi đủ. Kết quả là, khi nhìn sổ, chủ hộ tưởng rằng mình đang lãi, nhưng thực tế tiền mặt trong két rất ít, không đủ trả nợ và chi phí hằng ngày.

Ngược lại, nếu không ghi nhận công nợ phải trả, đến kỳ thanh toán nhà cung cấp, tiền mặt đột ngột giảm mạnh, chủ hộ hoang mang không hiểu vì sao “tiền cứ bay đi đâu”. Muốn biết lãi lỗ thực sự, bạn phải tính đủ cả công nợ: doanh thu đã xuất hóa đơn/ giao hàng nhưng chưa thu tiền, chi phí đã nhận hàng/ dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Chỉ khi đó, bạn mới có căn cứ ra quyết định mở rộng, cắt giảm hay chuyển đổi mô hình kinh doanh.

Nguy cơ tranh chấp, mất lòng khách hàng và nhà cung cấp

Khi mọi thứ chỉ “nhớ trong đầu” hoặc ghi chép sơ sài, rất dễ xảy ra tranh chấp công nợ. Khách hàng cho rằng đã trả đủ, nhưng chủ hộ không nhớ hoặc ghi nhầm; nhà cung cấp đòi nợ số tiền cao hơn con số hộ ghi nhận; nhân viên cho rằng lương, thưởng, hoa hồng bị tính sai… Những tình huống này không chỉ làm mất thời gian giải thích mà còn dễ mất lòng, mất uy tín.

Với khách hàng, một lần tranh cãi về tiền bạc có thể khiến họ không quay lại nữa, dù trước đó mua rất đều. Với nhà cung cấp, nợ không rõ ràng dễ khiến hai bên nghi ngờ nhau, giảm sự hỗ trợ về giá cả, hạn mức nợ. Thậm chí, nếu tranh chấp lớn, hai bên có thể phải nhờ đến pháp lý, rất mệt mỏi. Việc có sổ công nợ rõ ràng, có ký nhận, đối chiếu định kỳ sẽ giúp hạn chế tối đa những tình huống này, giữ được mối quan hệ làm ăn lâu dài, đôi bên cùng tin tưởng.

Nguyên tắc vàng trong cách theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh cá thể

Quản lý công nợ không nhất thiết phải phức tạp như doanh nghiệp lớn, nhưng hộ kinh doanh nên tuân thủ một vài nguyên tắc vàng để vừa đơn giản vừa hiệu quả. Đầu tiên, mọi giao dịch công nợ – dù là khách hàng nợ mình hay mình nợ người khác – đều cần có chứng từ hoặc xác nhận rõ ràng: phiếu bán hàng, phiếu thu – chi, giấy nợ, tin nhắn, file Excel, phần mềm… miễn sao có chỗ để tra lại khi cần.

Nguyên tắc thứ hai là ghi nhận ngay khi phát sinh, không để “chiều ghi một lượt”, “cuối tuần tổng hợp”, càng không nên chỉ nhớ tạm trong đầu. Chỉ cần vài ngày bận rộn là rất dễ quên, ghi thiếu hoặc nhầm lẫn. Hãy tập thói quen khi cho khách ghi sổ, cho nợ hàng hoặc nhận hàng nợ nhà cung cấp là lập phiếu/ ghi vào sổ ngay lúc đó.

Thứ ba, nên thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ, tối thiểu theo tháng hoặc theo chu kỳ bán hàng, với từng khách hàng và nhà cung cấp. Việc đối chiếu giúp hai bên thống nhất số liệu, kịp thời phát hiện sai sót, nhầm lẫn. Với khách hàng lớn hoặc nhà cung cấp quan trọng, có thể đối chiếu thường xuyên hơn.

Ngoài ra, hộ kinh doanh nên phân loại công nợ theo nhóm khách hàng – nhà cung cấp – nội bộ, đồng thời đánh dấu các khoản nợ sắp đến hạn, quá hạn để có kế hoạch thu hồi/ thanh toán. Có thể sử dụng sổ tay, Excel hoặc phần mềm bán hàng – kế toán đơn giản để hỗ trợ. Quan trọng nhất là chủ hộ chịu khó ghi chép, duy trì thói quen, vì chỉ một vài tháng làm đều đặn là đã thấy sự khác biệt rõ rệt: ít tranh chấp, dễ thu nợ, chủ động dòng tiền và yên tâm hơn khi mở rộng kinh doanh.

Mọi giao dịch công nợ phải có chứng từ hoặc xác nhận rõ ràng

Nguyên tắc đầu tiên là: “Không công nợ miệng”. Bất kỳ giao dịch nào mà không thanh toán ngay – dù là cho khách nợ hay mình nợ nhà cung cấp – đều cần được ghi lại hoặc có chứng từ. Với khách hàng, có thể là phiếu bán hàng ghi rõ còn nợ bao nhiêu, sổ ghi nợ có chữ ký, tin nhắn xác nhận qua Zalo. Với nhà cung cấp, cần có hóa đơn, phiếu giao hàng, biên nhận, đối chiếu công nợ.

Khi có chứng từ, nếu sau này phát sinh tranh cãi, hai bên chỉ cần lấy ra đối chiếu là rõ, tránh mất thời gian đôi co. Chứng từ cũng là cơ sở để chủ hộ tổng hợp số liệu công nợ, lên báo cáo nội bộ, tính toán dòng tiền. Dù mô hình nhỏ, việc “làm cho có giấy tờ” như vậy sẽ giúp hộ kinh doanh vận hành chuyên nghiệp hơn và bảo vệ mình trước rủi ro.

Ghi nhận công nợ kịp thời, tránh nhớ “tạm trong đầu”

Không ít chủ hộ có thói quen “để đó chiều ghi”, hoặc “nhớ trong đầu cũng được”. Nhưng thực tế, chỉ cần một ngày bán đông khách, vài cuộc gọi, vài việc phát sinh là bạn sẽ quên mất ai nợ bao nhiêu, trả chưa, còn lại bao nhiêu. Những sai sót nhỏ tích lại thành thất thoát lớn.

Vì vậy, hãy tập nguyên tắc: phát sinh công nợ là ghi ngay. Có thể dùng một quyển sổ tay cạnh quầy, một file Excel mở sẵn trên máy, hoặc một ứng dụng đơn giản trên điện thoại. Khi khách lấy hàng ghi sổ, bạn ghi ngay vào sổ công nợ; khi nhận hàng từ nhà cung cấp mà chưa trả tiền, lập phiếu nhập ghi rõ “còn nợ”. Thao tác này chỉ mất vài chục giây nhưng giúp bạn kiểm soát công nợ chặt chẽ, không phụ thuộc vào trí nhớ vốn rất dễ nhầm lẫn.

Đối chiếu định kỳ, ít nhất theo tháng hoặc theo chu kỳ bán hàng

Dù ghi chép cẩn thận đến đâu, vẫn có thể xảy ra sai sót. Vì vậy, đối chiếu công nợ định kỳ là bước không thể thiếu. Với khách hàng mua sỉ, đại lý, nên đối chiếu ít nhất mỗi tháng một lần hoặc sau mỗi đợt giao hàng lớn: in/ chụp lại bảng công nợ gửi cho khách xác nhận. Với nhà cung cấp, nên yêu cầu bảng đối chiếu công nợ định kỳ để so sánh với số liệu của mình.

Việc đối chiếu giúp phát hiện sớm các chênh lệch, nhầm lẫn, tránh để tích tụ nhiều tháng rồi rất khó kiểm tra lại. Đồng thời, khi thường xuyên đối chiếu, khách hàng và nhà cung cấp cũng thấy bạn làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng minh bạch tài chính, từ đó tăng sự tin tưởng và sẵn sàng hợp tác lâu dài, thậm chí hỗ trợ thêm về hạn mức nợ hoặc điều khoản thanh toán.

Chuẩn bị hồ sơ và công cụ theo dõi công nợ

Khi hộ kinh doanh bắt đầu bán chịu cho khách hàng hoặc mua chịu của nhà cung cấp, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ – chứng từ – công cụ theo dõi công nợ là cực kỳ quan trọng. Nếu không, chỉ sau vài tháng là bạn sẽ rơi vào “mê cung”: không nhớ ai còn nợ bao nhiêu, đã thanh toán đến đâu, đến hạn chưa… Từ đó dẫn đến mất tiền, mất khách, mất uy tín.

Về nguyên tắc, muốn quản lý công nợ tốt cần có 3 thứ:

Chứng từ gốc để ghi nhận mỗi lần phát sinh nợ và thanh toán.

Công cụ ghi chép phù hợp với quy mô (sổ tay, Excel, phần mềm).

Danh mục khách hàng – nhà cung cấp – hạn thanh toán rõ ràng để dễ đối chiếu.

Với hộ kinh doanh nhỏ, không cần phức tạp như doanh nghiệp, nhưng ít nhất nên xây dựng một bộ hồ sơ tối thiểu: hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu thu – chi, giấy ghi nợ, kèm theo sổ tay hoặc file Excel đơn giản. Khi quy mô lớn hơn, có thể nâng cấp lên phần mềm bán hàng/kế toán để tự động hóa việc ghi nhận công nợ, tránh phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ hoặc ghi chép thủ công.

Chuẩn bị hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu thu – chi, giấy ghi nợ

Đây là “xương sống” của quản lý công nợ:

Hóa đơn bán hàng/hóa đơn điện tử: ghi rõ ngày, tên khách, mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, số tiền đã thu, số còn nợ.

Phiếu giao hàng: dùng khi giao hàng cho khách, đặc biệt với khách lấy nhiều lần trong ngày/tháng; cuối kỳ dựa trên phiếu để tổng hợp công nợ.

Phiếu thu – phiếu chi: ghi nhận từng lần khách thanh toán hoặc bạn trả tiền cho nhà cung cấp (dù chuyển khoản hay tiền mặt).

Giấy ghi nợ/biên bản đối chiếu công nợ: dùng khi khách nợ lâu ngày, hoặc định kỳ cuối tháng/quý hai bên ký xác nhận số nợ.

Tất cả chứng từ nên được đánh số, kẹp thành bộ theo từng khách hàng/nhà cung cấp. Như vậy, khi cần kiểm tra hoặc tranh chấp, bạn chỉ việc lôi “hồ sơ khách A” ra là thấy toàn bộ lịch sử mua – bán – thanh toán.

Lựa chọn hình thức theo dõi: sổ tay, Excel, phần mềm bán hàng

Tùy quy mô và khả năng sử dụng máy tính, hộ kinh doanh có thể chọn một trong 3 hình thức (hoặc kết hợp):

Sổ tay:

Phù hợp hộ nhỏ, ít khách, ít phát sinh công nợ.

Dễ làm, không cần kỹ năng vi tính.

Nhược điểm: dễ sai sót, khó tổng hợp và tìm kiếm, rủi ro mất sổ.

Excel:

Phù hợp hộ có nhiều khách, nhiều đơn, muốn tổng hợp nhanh theo ngày, tháng.

Có thể dùng công thức để tự tính số dư, quá hạn, tổng nợ.

Cần biết sử dụng Excel ở mức cơ bản (công thức cộng, lọc, sắp xếp).

Phần mềm bán hàng/kế toán:

Tất cả phát sinh được ghi nhận tự động từ lúc bán hàng, in hóa đơn, thu tiền.

Tự động lên báo cáo công nợ chi tiết, tổng hợp, nhắc nợ.

Phù hợp hộ doanh thu lớn, nhiều điểm bán, muốn quản lý chuyên nghiệp.

Thiết lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hạn thanh toán

Trước khi ghi chép chi tiết từng lần bán/ mua, bạn nên lập danh mục khách hàng và nhà cung cấp:

Đối với khách hàng: ghi rõ tên (hoặc tên cửa hàng), số điện thoại, địa chỉ, người phụ trách, hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản), hạn thanh toán (trả ngay, cuối ngày, cuối tuần, 15 ngày, 30 ngày…).

Đối với nhà cung cấp: ghi tên đơn vị/cá nhân, số điện thoại, điều khoản thanh toán (trả ngay khi giao hàng, trả cuối tuần/tháng), chiết khấu nếu thanh toán đúng hạn.

Hạn thanh toán là yếu tố rất quan trọng. Nếu không quy định rõ, công nợ sẽ dễ bị “trôi” vô thời hạn. Khi nhập khách mới, hãy thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu: cho nợ tối đa bao lâu, tối đa bao nhiêu tiền, nếu trễ thì xử lý thế nào. Sau đó cập nhật thông tin này vào sổ/Excel/phần mềm để khi đến hạn hệ thống (hoặc bạn) dễ dàng kiểm soát và nhắc nợ.

Cách theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh cá thể bằng sổ tay

Với nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt ở chợ truyền thống hoặc cửa hàng nhỏ, sổ tay vẫn là công cụ quen thuộc và dễ dùng nhất để theo dõi công nợ. Nếu được thiết kế và sử dụng đúng cách, sổ tay vẫn có thể giúp quản lý công nợ khá ổn, miễn là bạn ghi chép đầy đủ và thường xuyên.

Cách làm hiệu quả nhất là: đầu tiên thiết kế mẫu sổ công nợ đơn giản, sau đó thống nhất nguyên tắc ghi chép từng lần phát sinh nợ, thanh toán và định kỳ đối chiếu. Tuy nhiên, bạn cũng cần hiểu rõ những rủi ro của sổ tay để có kế hoạch phòng tránh.

Thiết kế mẫu sổ công nợ khách hàng và nhà cung cấp

Bạn có thể dùng 1 quyển sổ lớn, chia thành 2 phần:

Phần 1: Công nợ khách hàng

Phần 2: Công nợ nhà cung cấp

Trong mỗi phần, mỗi khách/nhà cung cấp nên được dành 1–2 trang riêng. Mẫu ghi chép cơ bản gồm các cột:

Ngày

Số chứng từ (hóa đơn, phiếu giao hàng…)

Diễn giải (bán hàng, giao hàng, thu tiền, trả tiền…)

Phát sinh nợ (tăng nợ)

Thanh toán (giảm nợ)

Số dư còn nợ

Trên đầu trang ghi rõ tên khách/nhà cung cấp, số điện thoại, hạn thanh toán. Mỗi khi mở trang mới, nhớ chuyển số dư từ trang cũ sang. Cách này giúp bạn dễ dàng lật đúng trang để xem lịch sử công nợ từng đối tượng, không bị lẫn giữa các khách với nhau.

Cách ghi chép từng lần phát sinh nợ và thanh toán

Nguyên tắc là: cứ có phát sinh là ghi ngay, không đợi cuối ngày mới ghi, dễ quên.

Ví dụ với khách hàng:

Khi bán hàng cho khách nhưng chưa thu đủ tiền:

Ghi một dòng với số tiền khách còn nợ vào cột Phát sinh nợ.

Ghi diễn giải: “Bán hàng ngày… theo hóa đơn số…”.

Khi khách thanh toán một phần hoặc toàn bộ:

Ghi dòng mới với số tiền khách trả vào cột Thanh toán.

Ghi diễn giải: “Khách thanh toán nợ kỳ trước”.

Cuối trang (hoặc cuối tháng), cộng tổng Phát sinh nợ, tổng Thanh toán, và tính Số dư = Dư đầu + Phát sinh nợ – Thanh toán.

Với nhà cung cấp, cách ghi tương tự nhưng đổi chiều: khi lấy hàng chưa trả tiền thì tăng nợ, khi trả tiền thì giảm nợ. Nên dùng bút mực rõ, hạn chế tẩy xóa để khi đối chiếu, hai bên dễ thống nhất.

Lưu ý khi dùng sổ tay: rủi ro mất sổ, khó tổng hợp số liệu

Dùng sổ tay tuy đơn giản nhưng có nhiều rủi ro:

Mất sổ, ướt sổ, cháy… là mất hết lịch sử công nợ, rất khó đòi lại nợ cũ.

Ghi sai, ghi thiếu: do bận rộn bán hàng, nhiều khi quên ghi hoặc ghi nhầm số tiền.

Khó tổng hợp: khi cần xem tổng công nợ toàn bộ khách, tổng công nợ quá hạn, bạn phải ngồi cộng tay rất mất thời gian.

Để giảm rủi ro, bạn có thể:

Chụp hình từng trang sổ quan trọng định kỳ (1 tuần/lần) lưu vào điện thoại.

Dùng 2 sổ: 1 sổ tại quầy, 1 sổ tổng hợp (cuối ngày chép lại).

Khi quy mô bắt đầu lớn, nên cân nhắc chuyển dần sang Excel hoặc phần mềm, dùng sổ tay như công cụ ghi nhanh, sau đó nhập lại vào hệ thống.

Cách theo dõi công nợ bằng Excel cho hộ kinh doanh cá thể

Excel là bước nâng cấp hợp lý khi việc ghi sổ tay bắt đầu trở nên quá tải. Chỉ cần biết những thao tác cơ bản (nhập liệu, cộng trừ, lọc, sắp xếp), bạn đã có thể lập bảng công nợ chuyên nghiệp cho hộ kinh doanh: theo dõi từng khách, từng nhà cung cấp, từng lần phát sinh, và tổng hợp nhanh theo ngày/tháng.

Các cột dữ liệu cơ bản trong bảng theo dõi công nợ

Bạn có thể thiết kế 2 sheet trong file Excel:

Sheet 1: Công nợ khách hàng

Sheet 2: Công nợ nhà cung cấp

Mỗi sheet nên có các cột:

Mã khách/nhà cung cấp (nếu có)

Tên khách/nhà cung cấp

Ngày phát sinh

Số chứng từ (hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu thu/chi…)

Diễn giải (bán hàng, thu tiền, mua hàng, trả tiền…)

Phát sinh nợ (tăng nợ)

Thanh toán (giảm nợ)

Số dư công nợ

Bạn có thể dùng thêm cột: Hạn thanh toán, Ghi chú (quá hạn, khách hay trễ, khách ưu tiên…). Số dư có thể tính bằng công thức chạy từ đầu bảng xuống cuối (VD: ô số dư = số dư dòng trước + phát sinh – thanh toán). Nhờ vậy, mỗi lần nhập thêm dòng mới, số dư sẽ tự động cập nhật.

Hướng dẫn lập bảng theo dõi công nợ phải thu, phải trả trên Excel

Các bước cơ bản:

Tạo file mới đặt tên “Cong no HKD Thang…”.

Tạo 2 sheet: “Phai thu KH” và “Phai tra NCC”.

Tại mỗi sheet, tạo hàng tiêu đề với các cột như đã nêu ở trên.

Tại cột Số dư, dùng công thức:

Dòng đầu tiên: Số dư = Phát sinh nợ – Thanh toán (hoặc nhập sẵn dư đầu kỳ).

Dòng sau: Số dư = Số dư dòng trước + Phát sinh nợ – Thanh toán.

Mỗi lần có phát sinh, bạn thêm 1 dòng mới: nhập ngày, chứng từ, số tiền và để Excel tự tính số dư.

Nên cố định hàng tiêu đề, dùng định dạng số (Number) để hiển thị tiền, và có thể dùng chức năng Data Validation để chọn tên khách/nhà cung cấp từ danh sách, tránh gõ sai.

Cách lọc, tổng hợp, phân tích công nợ theo khách hàng và thời gian

Ưu điểm lớn của Excel là bạn có thể:

Lọc theo tên khách/nhà cung cấp để xem tất cả phát sinh của một đối tượng.

Lọc theo thời gian (từ ngày… đến ngày…) để xem công nợ trong một khoảng kỳ.

Dùng hàm SUMIF, SUMIFS để tính tổng phát sinh nợ, tổng thanh toán theo khách hoặc theo tháng.

Tạo PivotTable (nếu biết sử dụng) để tổng hợp công nợ theo khách, theo nhóm khách, theo tình trạng (quá hạn, chưa quá hạn).

Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng trả lời các câu hỏi: “Khách A đang nợ bao nhiêu?”, “Tổng công nợ phải thu cuối tháng là bao nhiêu?”, “Khách nào hay nợ lâu?”. Đây là những thông tin rất hữu ích để ra quyết định bán chịu hay siết nợ.

Mẹo bảo vệ file, sao lưu dữ liệu và chia sẻ cho kế toán

Để tránh mất dữ liệu, bạn nên:

Sao lưu file mỗi ngày hoặc mỗi tuần lên USB, Google Drive, Zalo PC…

Đặt mật khẩu cho file nếu trong đó có nhiều thông tin nhạy cảm.

Nếu có kế toán hỗ trợ, có thể gửi file qua email/Zalo định kỳ để họ kiểm tra, đối chiếu với sổ sách thuế.

Hạn chế để nhiều người chỉnh sửa file cùng lúc; nếu cần, hãy phân quyền: một người nhập liệu, một người chỉ xem.

Làm tốt phần này, Excel sẽ trở thành “cuốn sổ công nợ điện tử” an toàn và tiện lợi hơn rất nhiều so với sổ tay giấy.

Ứng dụng phần mềm bán hàng/kế toán để quản lý công nợ

Khi hộ kinh doanh phát triển đến mức số lượng đơn hàng lớn, nhiều khách nợ, nhiều chi nhánh hoặc bán cả offline lẫn online, việc dùng sổ tay hay Excel bắt đầu trở nên nặng nề và dễ sai sót. Lúc này, phần mềm bán hàng/kế toán là lựa chọn giúp bạn tự động hóa gần như toàn bộ quá trình quản lý công nợ.

Ưu điểm của việc dùng phần mềm theo dõi công nợ

Một số ưu điểm nổi bật:

Tự động ghi nhận công nợ: khi bạn tạo hóa đơn bán hàng, hệ thống tự động cập nhật số tiền khách còn nợ, không cần nhập lại.

Báo cáo công nợ theo thời gian thực: chỉ vài thao tác là xem được khách nào đang nợ, nợ bao nhiêu, quá hạn chưa.

Nhắc nợ tự động: một số phần mềm có chức năng gửi tin nhắn/nhắc nợ, giúp bạn đỡ ngại gọi điện đòi.

Giảm sai sót do nhập liệu thủ công: mọi số liệu bán hàng, thu tiền, trả tiền đều được liên kết.

Nhờ vậy, bạn tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro mất tiền do quên ghi, ghi sai, đồng thời quản lý chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và nhà cung cấp.

Kết nối dữ liệu bán hàng, tồn kho và công nợ trong một hệ thống

Điểm mạnh nhất của phần mềm là liên kết dữ liệu:

Khi bán hàng: hệ thống ghi nhận doanh thu, giảm tồn kho, đồng thời tăng công nợ phải thu nếu khách chưa trả tiền.

Khi nhập hàng: hệ thống tăng tồn kho, tăng công nợ phải trả cho nhà cung cấp.

Khi thu tiền/trả tiền: hệ thống tự động giảm công nợ tương ứng.

Nhờ kết nối này, bạn có thể:

Xem báo cáo lãi lỗ theo từng kỳ.

Biết được hàng tồn còn bao nhiêu, hàng nào bán chạy, hàng nào nằm lâu.

Kiểm soát được dòng tiền: bao nhiêu tiền mặt, bao nhiêu tiền trong tài khoản, bao nhiêu đang nằm ở công nợ.

Tất cả chỉ trong một hệ thống, không cần cộng tay hay nhập liệu nhiều lần.

Tiêu chí chọn phần mềm phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ

Khi chọn phần mềm, bạn có thể cân nhắc:

Đơn giản, dễ dùng: giao diện rõ ràng, nhân viên bán hàng có thể thao tác sau 1–2 buổi hướng dẫn.

Chi phí hợp lý: gói cơ bản, trả theo tháng/năm, phù hợp quy mô hộ kinh doanh.

Tính năng công nợ đầy đủ: theo dõi công nợ theo khách/nhà cung cấp, theo hóa đơn, theo hạn thanh toán.

Kết nối bán hàng – tồn kho – báo cáo: để sau này mở rộng kinh doanh vẫn dùng được.

Hỗ trợ kỹ thuật tốt: có người hỗ trợ cài đặt, đào tạo ban đầu, giải đáp khi cần.

Nếu mới bắt đầu, bạn có thể dùng thử bản demo hoặc gói miễn phí (nếu có) để trải nghiệm, sau đó mới quyết định trả phí lâu dài.

Quy trình theo dõi công nợ khách hàng từng bước

Bước 1: Thỏa thuận điều khoản thanh toán ngay từ khi bán hàng

Quản lý công nợ tốt phải bắt đầu từ trước khi phát sinh công nợ, tức là ngay lúc chốt đơn, ký hợp đồng, ra hóa đơn. Hộ kinh doanh cần nói rõ và ghi rõ điều khoản thanh toán cho khách: trả ngay, trả sau bao nhiêu ngày, thanh toán từng đợt, chuyển khoản hay tiền mặt, quá hạn có tính lãi/phạt hay không… Với khách lẻ, có thể ghi chú trên hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng hoặc tin nhắn/Zalo; với khách sỉ, nên có hợp đồng hoặc thỏa thuận công nợ đơn giản.

Nên phân loại khách ngay từ đầu: khách mới thì nên giới hạn hạn mức nợ nhỏ, thanh toán ngắn ngày; khách quen, uy tín thì có thể cho nợ dài hơn. Khi thỏa thuận, tránh nói miệng chung chung kiểu “để đó mai mốt trả”, mà cần thống nhất ngày cụ thể (ví dụ: “thanh toán trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hàng”). Điều này giúp sau này nhắc nợ dễ dàng, khách khó “quên”, và bạn có căn cứ rõ ràng khi cần đối chiếu.

Bước 2: Ghi nhận đầy đủ thông tin công nợ sau mỗi lần giao dịch

Sau mỗi lần bán hàng cho khách nợ, việc quan trọng nhất là ghi ngay thông tin vào sổ công nợ hoặc file theo dõi. Nội dung tối thiểu gồm: tên khách hàng, số điện thoại/liên hệ, ngày giao dịch, số hóa đơn/phiếu xuất, số lượng – giá trị hàng, số tiền đã trả, số tiền còn nợ, ngày hẹn thanh toán.

Hộ kinh doanh có thể sử dụng:

Sổ tay/sổ công nợ: phù hợp với hộ nhỏ, ghi chép rõ ràng, mỗi khách một trang.

File Excel: dễ lọc, sắp xếp theo ngày, theo số tiền, theo tình trạng nợ.

Phần mềm bán hàng/kế toán: tự động ghi nhận doanh thu, công nợ, nhắc hạn thanh toán.

Mỗi lần khách trả bớt tiền, đổi hàng, trả hàng… cũng phải ghi bổ sung, tuyệt đối tránh thỏa thuận miệng mà không cập nhật sổ. Một lỗi thường gặp là ghi dồn nhiều ngày mới tổng hợp, dễ quên, sai lệch, dẫn đến tranh cãi với khách. Nguyên tắc là: phát sinh lúc nào, ghi nhận lúc đó, càng chi tiết càng tốt.

Bước 3: Nhắc nợ, thu nợ theo lịch và ghi nhận việc thanh toán

Khi đã có thông tin công nợ đầy đủ, hộ kinh doanh cần lập lịch nhắc nợ định kỳ. Ví dụ: mỗi tuần một lần xem danh sách nợ sắp đến hạn và đã quá hạn, sau đó gọi điện hoặc nhắn tin cho khách. Cách nhắc nên lịch sự, mềm mỏng: “Anh/chị ơi, đơn hàng ngày … đến hạn thanh toán ngày …, em gửi lại thông tin để anh/chị sắp xếp giúp”.

Nên gửi kèm bảng đối chiếu nhỏ (ảnh chụp sổ, file Excel, hóa đơn) để khách dễ kiểm tra. Khi khách thanh toán, cần ghi nhận ngay: cập nhật số tiền đã trả, ngày trả, hình thức (tiền mặt/chuyển khoản), kèm hình ảnh chứng từ (biên nhận, sao kê). Nếu khách hẹn dời ngày, cũng ghi rõ “khách xin gia hạn đến ngày …”.

Hộ kinh doanh nên có ngày cố định trong tháng để rà soát công nợ (ví dụ: ngày 5 và 25 hằng tháng), tránh để đến khi cần tiền mới cuống cuồng đi thu. Quy trình này giúp dòng tiền ổn định, hạn chế nợ xấu phát sinh.

Quy trình theo dõi công nợ nhà cung cấp

Theo dõi thời hạn thanh toán để giữ uy tín với nhà cung cấp

Đối với nhà cung cấp, bạn chính là “khách nợ” của họ. Giữ uy tín thanh toán đúng hạn sẽ giúp hộ kinh doanh dễ được ưu đãi về giá, chiết khấu, giao hàng nhanh. Sau mỗi lần nhập hàng, cần ghi lại ngày mua, số tiền, thời hạn thanh toán theo hóa đơn hoặc thỏa thuận (ví dụ: thanh toán sau 15 ngày, hoặc cuối tháng chốt một lần).

Hộ kinh doanh nên có danh sách các nhà cung cấp cùng lịch thanh toán: ai phải trả trong tuần này, ai đến cuối tháng, khoản nào có thể dời, khoản nào bắt buộc trả đúng. Tránh để tình trạng “đến hạn mà không biết”, bị nhắc liên tục, ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh. Quản lý tốt công nợ phải trả giúp bạn chủ động dòng tiền, không bị dồn tiền vào một thời điểm.

Đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập hàng và công nợ định kỳ

Để tránh sai sót và tranh chấp với nhà cung cấp, hộ kinh doanh cần đối chiếu công nợ định kỳ (ví dụ hàng tháng hoặc theo từng đợt thanh toán). Quy trình cơ bản:

Tổng hợp phiếu nhập hàng, hóa đơn mua hàng trong kỳ.

Kiểm tra giá, số lượng, chiết khấu, hàng trả lại (nếu có).

Lập bảng công nợ gửi cho nhà cung cấp: số đầu kỳ, tăng trong kỳ, giảm trong kỳ, số còn phải trả.

Nhà cung cấp cũng có sổ theo dõi riêng của họ, nên việc đối chiếu giúp phát hiện kịp thời sai lệch (nhập thiếu, tính thừa, nhầm giá…). Khi thanh toán, cần ghi rõ nội dung chuyển khoản/phiếu chi: trả cho đơn hàng/hóa đơn nào, thời gian nào để sau này truy lại dễ dàng. Định kỳ đối chiếu công nợ là cách bảo vệ cả bạn và nhà cung cấp.

Thương lượng gia hạn, chiết khấu, thanh toán sớm khi có điều kiện

Công nợ với nhà cung cấp không chỉ là chuyện nợ – trả, mà còn là cơ hội tối ưu dòng tiền. Khi khó khăn tạm thời, hộ kinh doanh có thể thương lượng gia hạn một phần hoặc toàn bộ khoản phải trả, đặc biệt nếu là khách hàng lâu năm, uy tín. Ngược lại, khi có dòng tiền dư, bạn có thể đề nghị chiết khấu thanh toán sớm (ví dụ: thanh toán trước hạn được giảm 1–2%).

Ngoài ra, có thể thỏa thuận hình thức thanh toán linh hoạt: trả nhiều đợt, trả xen kẽ giữa hàng mới và tiền mặt. Tất cả thỏa thuận nên được ghi bằng tin nhắn, email hoặc biên bản để có căn cứ rõ ràng. Quản lý công nợ phải trả theo hướng “win-win” sẽ giúp hộ kinh doanh có nguồn cung ổn định, được ưu tiên khi thị trường thiếu hàng hoặc biến động giá.

Cách phân loại và xử lý nợ quá hạn, nợ xấu

Xác định nợ đến hạn, quá hạn và có nguy cơ mất vốn

Không phải khoản nợ nào cũng giống nhau. Hộ kinh doanh nên phân loại công nợ khách hàng thành:

Nợ chưa đến hạn: vẫn trong thời gian thanh toán như thỏa thuận.

Nợ quá hạn ngắn (dưới 30 ngày): thường do khách quên hoặc kẹt tiền tạm thời.

Nợ quá hạn dài (trên 30–60 ngày): rủi ro tăng cao, cần theo dõi sát.

Nợ có nguy cơ mất vốn: khách mất liên lạc, kinh doanh khó khăn, cố tình né tránh.

Mỗi tháng, nên in hoặc xuất danh sách công nợ theo “tuổi nợ” (0–30 ngày, 31–60 ngày, trên 60 ngày) để nhận diện sớm. Càng để lâu, khả năng thu hồi càng thấp. Việc phân loại này giúp bạn quyết định chiến lược nhắc nợ, có cần siết nợ, dừng bán chịu hay không.

Chiến lược nhắc nợ mềm mỏng nhưng kiên quyết

Nhắc nợ là việc nhạy cảm, nhưng nếu làm khéo sẽ giữ được cả tiền lẫn quan hệ. Với nợ mới quá hạn, có thể nhắc bằng tin nhắn, gọi điện nhẹ nhàng: “Anh/chị xem giúp em khoản hàng ngày … đến hạn rồi ạ”. Nếu khách chưa sắp xếp được, hẹn lại ngày cụ thể và ghi vào sổ.

Với nợ quá hạn lâu, nên nâng dần mức độ:

Gửi bảng đối chiếu công nợ chi tiết để khách không thể “quên”.

Nhắc rõ hậu quả nếu không thanh toán (dừng bán chịu, chỉ bán tiền mặt, không giữ hàng…).

Luôn giữ thái độ lịch sự nhưng kiên quyết, tránh nóng nảy, xúc phạm.

Quan trọng là không để nợ kéo dài mà không động thái. Một số hộ sợ mất khách nên ngại nhắc nợ, cuối cùng vừa mất khách, vừa mất tiền.

Khi nào cần chấp nhận giảm nợ, ghi nhận nợ khó đòi

Thực tế kinh doanh đôi khi phải chấp nhận “cắt lỗ” để bảo toàn phần còn lại. Khi khách rơi vào tình trạng quá khó khăn (phá sản, đóng cửa, mất khả năng chi trả), hoặc bỏ trốn, mất liên lạc lâu dài, hộ kinh doanh cần cân nhắc:

Nếu khách vẫn thiện chí, có thể thỏa thuận trả dần, giảm một phần nợ để thu hồi được càng nhiều càng tốt.

Nếu hoàn toàn không thể thu hồi, nên ghi nhận khoản nợ khó đòi trong sổ sách, ngừng bán chịu cho khách đó và rút kinh nghiệm.

Việc ghi nhận nợ khó đòi giúp bạn nhìn đúng kết quả kinh doanh, không ảo tưởng lợi nhuận vì doanh thu “trên sổ mà không thu được tiền”. Đồng thời, qua từng trường hợp, bạn có thêm kinh nghiệm chọn lọc khách, siết điều kiện bán chịu cho các hợp đồng sau.

Kết nối theo dõi công nợ với sổ sách kế toán và báo cáo tài chính

Liên kết công nợ với doanh thu, chi phí và lãi lỗ hộ kinh doanh

Công nợ không thể tách rời khỏi doanh thu, chi phí và lãi lỗ. Mỗi hóa đơn bán hàng nợ vừa làm tăng doanh thu, vừa tăng số tiền khách còn phải trả. Nếu chỉ nhìn doanh thu mà không coi công nợ, hộ kinh doanh dễ “lời trên giấy, lỗ ngoài thực tế” – bán nhiều nhưng tiền chưa về.

Do đó, khi làm sổ sách, cần liên kết:

Doanh thu: ghi nhận theo từng hóa đơn/phiếu bán.

Công nợ phải thu: số tiền khách chưa trả tương ứng từng hóa đơn.

Chi phí: giá vốn hàng bán, chi phí lương, thuê mặt bằng…

Cuối kỳ, khi tính lãi lỗ, nên xem thêm tỷ lệ công nợ trên doanh thu (ví dụ: công nợ chiếm 30–40% doanh thu tháng). Nếu tỷ lệ này quá cao, nghĩa là tiền đang bị “treo”, rủi ro mất vốn lớn, cần siết lại chính sách bán chịu.

Lập báo cáo tổng hợp công nợ để ra quyết định kinh doanh

Ít nhất mỗi tháng, hộ kinh doanh nên lập báo cáo tổng hợp công nợ gồm:

Tổng công nợ khách hàng (phải thu).

Tổng công nợ nhà cung cấp (phải trả).

Phân loại theo thời gian: 0–30 ngày, 31–60 ngày, trên 60 ngày.

Top khách nợ nhiều nhất, nhà cung cấp sắp đến hạn thanh toán.

Dựa vào báo cáo này, chủ hộ có thể quyết định: tháng tới có nên mở rộng bán chịu nữa không, có cần dừng cung cấp hàng cho khách nợ lâu, có cần thương lượng giãn nợ với nhà cung cấp… Khi công nợ được nhìn dưới dạng số liệu tổng hợp, việc ra quyết định sẽ chủ động và ít cảm tính hơn.

Phối hợp giữa chủ hộ và kế toán trong quản lý công nợ

Ở hộ kinh doanh, chủ hộ thường là người vừa bán hàng, vừa quyết định chính sách nợ, còn kế toán (hoặc người ghi chép) là người theo dõi số liệu. Hai bên cần phối hợp chặt chẽ:

Kế toán cập nhật sổ công nợ, báo cáo định kỳ.

Chủ hộ xem báo cáo để đưa ra quyết định bán chịu, dừng hàng, ưu đãi…

Thống nhất quy trình: ai nhắc nợ, nhắc khi nào, cách ghi nhận.

Khi chủ hộ và kế toán cùng nhìn chung một “bức tranh công nợ”, hộ kinh doanh sẽ giữ được dòng tiền khỏe, hạn chế nợ xấu và kinh doanh bền vững hơn.

Những sai lầm thường gặp khi theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh cá thể

Theo dõi công nợ nghe có vẻ “to tát”, nhưng thực tế chỉ là việc ghi chép, kiểm soát số tiền khách còn nợ mình và mình còn nợ nhà cung cấp. Tuy nhiên, rất nhiều hộ kinh doanh cá thể lại làm phần này khá cảm tính: nhớ bằng đầu, ghi tạm vào sổ tay, nhắn qua Zalo… rồi quên mất. Hậu quả là thu không đủ, trả không đúng, dòng tiền luôn trong tình trạng căng thẳng mà không hiểu vì sao.

Một trong những sai lầm lớn nhất là không xây dựng một hệ thống theo dõi công nợ thống nhất, ví dụ: không có file Excel/sổ riêng, không phân biệt rõ công nợ phải thu – phải trả, không có cột ngày đến hạn, không phân loại theo khách hàng/nhà cung cấp. Khi mọi thứ nằm rải rác, bạn rất khó biết mình đang “ôm” bao nhiêu nợ, ai còn nợ mình lâu ngày, khách nào trả đúng hẹn.

Bên cạnh đó, nhiều chủ hộ chỉ ghi chép một phần, không cập nhật kịp thời, dẫn đến số liệu công nợ luôn sai lệch so với thực tế. Thêm vào đó là thói quen tin tưởng quen biết, giao dịch bằng miệng, không lập chứng từ, không có xác nhận rõ ràng. Một khi xảy ra tranh chấp hoặc khách chây ì, bạn gần như không có cơ sở nào để đòi nợ một cách “đường hoàng”.

Việc hiểu rõ những sai lầm này là bước đầu để bạn chấn chỉnh lại cách theo dõi công nợ, giúp thu hồi tiền đúng hạn, giảm nợ xấu và giữ cho dòng tiền của hộ kinh doanh luôn khỏe mạnh hơn.

Ghi chép thiếu thông tin hoặc ghi chép không kịp thời

Sai lầm phổ biến nhất là ghi chép qua loa, thiếu thông tin quan trọng. Nhiều hộ chỉ ghi “Anh A nợ 5 triệu” mà không ghi ngày mua, số lượng, điều kiện thanh toán, đã trả được bao nhiêu, còn lại bao nhiêu, thời hạn thanh toán là khi nào. Khi nhìn lại sổ sau vài tháng, chính bạn cũng không nhớ khoản nợ đó phát sinh từ giao dịch nào, đã đối chiếu hay chưa.

Thêm vào đó, rất nhiều trường hợp bán hàng xong không ghi ngay, để vài ngày hoặc cuối tuần mới ngồi ghi một lượt. Trong thời gian đó có thể phát sinh trả bớt, chiết khấu, đổi hàng… khiến số liệu càng khó chính xác.

Giải pháp là: luôn có một quyển sổ hoặc file Excel/bảng phần mềm riêng cho công nợ, và ghi ngay khi phát sinh: ngày, nội dung, số tiền, thời hạn thanh toán, số tiền đã thu, số còn lại. Chỉ cần thói quen này được duy trì, công nợ sẽ rõ ràng hơn rất nhiều.

Không có lịch nhắc nợ, để nợ kéo dài nhiều tháng

Một lỗi khác là không có lịch nhắc nợ, để nợ “trôi” theo thời gian. Nhiều chủ hộ ngại nhắc, sợ mất lòng khách, hoặc cho rằng “khách quen sẽ tự trả”, nên không đặt ra mốc thời gian cụ thể để thu hồi. Kết quả là có những khoản nợ kéo dài 3–6 tháng, thậm chí cả năm, đến lúc nhắc lại thì khách đã khó khăn tài chính, không còn khả năng trả.

Cách khắc phục rất đơn giản: trong bảng công nợ, hãy thêm cột “Ngày đến hạn” và “Tình trạng”. Mỗi tuần hoặc mỗi tháng, bạn dành thời gian lọc ra danh sách những khoản sắp đến hạn và quá hạn, chủ động nhắn tin, gọi điện nhắc khách một cách lịch sự.

Ngoài ra, có thể chia nợ theo nhóm: dưới 30 ngày, 30–60 ngày, trên 60 ngày… để có chính sách xử lý khác nhau. Việc có lịch nhắc nợ rõ ràng giúp bạn kiểm soát được dòng tiền, không bị “nghẽn” vốn vì những khoản nợ tồn đọng quá lâu.

Tin tưởng “quen biết”, không lập chứng từ rõ ràng

Với hộ kinh doanh cá thể, việc bán chịu cho người quen, bạn bè, khách lâu năm là chuyện rất bình thường. Tuy nhiên, nhiều người vì quá tin tưởng nên không lập hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu nợ, chỉ thống nhất bằng miệng hoặc tin nhắn lẻ tẻ.

Đến khi phát sinh tranh chấp (quên, nhớ nhầm, khách khó khăn không trả…), bạn rất khó có căn cứ chứng minh. Tốt nhất, dù là khách quen, hãy lập phiếu giao hàng hoặc hóa đơn, có chữ ký hoặc xác nhận; nếu giao dịch qua online thì lưu lại tin nhắn, hình ảnh hàng giao, số tiền và thời hạn thanh toán, để bảo vệ quyền lợi của chính mình.

Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán hỗ trợ quản lý công nợ?

Không phải hộ kinh doanh nào cũng cần thuê dịch vụ kế toán ngay từ đầu, nhưng sẽ có thời điểm bạn cảm thấy tự theo dõi công nợ đã vượt quá khả năng kiểm soát. Lúc đó, việc thuê một đơn vị kế toán hỗ trợ là lựa chọn hợp lý, giúp tránh rủi ro nợ xấu và thiếu minh bạch sổ sách.

Bạn nên cân nhắc thuê dịch vụ khi: số lượng khách nợ và nhà cung cấp nợ ngày càng nhiều, giá trị công nợ tăng, các khoản nợ chồng chéo, đối chiếu hoài không khớp; hoặc khi bạn bắt đầu bán hàng đa kênh, nhiều phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, COD, ví điện tử…) khiến việc theo dõi thủ công trở nên rối rắm.

Dịch vụ kế toán có thể giúp bạn: thiết kế hệ thống theo dõi công nợ khoa học, phân loại nợ theo thời hạn, khách hàng, rủi ro; lập báo cáo công nợ định kỳ; nhắc bạn về những khoản sắp đến hạn; hỗ trợ đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp. Nếu dùng thêm phần mềm, kế toán sẽ thiết lập quy trình để bán hàng – thu tiền – ghi nhận công nợ được tự động hóa tối đa.

Ngoài ra, nếu bạn có kế hoạch mở rộng quy mô, chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, việc chuẩn hóa sổ sách công nợ ngay từ bây giờ là cực kỳ quan trọng. Lúc này, thuê dịch vụ kế toán không chỉ để “ghi chép giúp”, mà còn để định hướng hệ thống quản trị tài chính chuyên nghiệp hơn, sẵn sàng cho bước phát triển tiếp theo.

Hộ kinh doanh có doanh thu lớn, nhiều khách hàng nợ

Khi doanh thu của bạn tăng lên, đặc biệt là bán sỉ, bán cho các đại lý, cửa hàng khác, việc cho khách nợ là điều khó tránh. Lúc này, chỉ cần vài khách nợ số tiền lớn và trả chậm là dòng tiền của bạn đã bị ảnh hưởng nặng.

Nếu mỗi tháng bạn phải theo dõi hàng chục khách nợ, nhiều hóa đơn, nhiều lần thanh toán dở dang, việc tự làm trên sổ tay hoặc file Excel đơn giản sẽ rất dễ sai sót. Đó là lúc nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán: họ sẽ giúp bạn thiết lập bảng công nợ chuyên nghiệp, đối chiếu thường xuyên, cảnh báo các khoản nợ lâu ngày và đề xuất giải pháp thu hồi.

Việc đầu tư một khoản chi phí nhỏ cho dịch vụ kế toán thường rẻ hơn rất nhiều so với rủi ro mất trắng một khoản nợ lớn chỉ vì quản lý lỏng lẻo.

Hộ kinh doanh muốn chuẩn hóa sổ sách để chuẩn bị mở rộng quy mô

Nếu bạn đang có kế hoạch mở thêm chi nhánh, tăng vốn, chuyển từ hộ cá thể lên công ty, thì việc chuẩn hóa sổ sách – đặc biệt là sổ công nợ – là bước bắt buộc. Số liệu công nợ phản ánh trực tiếp khả năng thu hồi tiền, mức độ rủi ro tài chính của hộ kinh doanh, và là cơ sở quan trọng để bạn quyết định có nên mở rộng hay không.

Trong giai đoạn này, thuê dịch vụ kế toán sẽ giúp bạn:

Rà soát lại toàn bộ công nợ đang tồn: ai nợ, nợ bao lâu, khả năng thu hồi thế nào.

Thiết lập quy trình đối chiếu, nhắc nợ rõ ràng, áp dụng thống nhất cho các chi nhánh sau này.

Chuẩn hóa chứng từ, hợp đồng, điều khoản thanh toán để hạn chế rủi ro khi quy mô giao dịch tăng lên.

Ngoài ra, kế toán có kinh nghiệm còn có thể tư vấn bạn chính sách bán hàng, thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán sớm, quy định về hạn mức nợ cho từng khách hàng. Nhờ vậy, khi mở rộng quy mô, bạn không bị “vỡ trận” công nợ, mà vẫn giữ được dòng tiền ổn định.

Tham khảo: Dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh

FAQ – Câu hỏi thường gặp về cách theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh cá thể

Phần này tổng hợp một số câu hỏi phổ biến mà các hộ kinh doanh thường băn khoăn khi bắt đầu quan tâm đến việc theo dõi công nợ: hộ nhỏ có cần làm chi tiết không, có thể gộp bảng công nợ phải thu – phải trả không, nên đối chiếu công nợ bao lâu một lần…

Dù quy mô nhỏ hay lớn, việc hiểu rõ công nợ giúp bạn biết chính xác mình đang “cho vay” bao nhiêu và đang “nợ” bao nhiêu, tránh cảm giác mơ hồ về dòng tiền. Tuy nhiên, mức độ chi tiết trong theo dõi có thể linh hoạt, phù hợp với thực tế hoạt động của từng hộ.

Điều quan trọng là bạn xây dựng được một nguyên tắc nhất quán: mọi giao dịch bán chịu hoặc mua chịu đều phải có ghi chép, phải đối chiếu định kỳ, và phải có chính sách rõ ràng khi nợ quá hạn. Không nhất thiết phải dùng phần mềm phức tạp, một bảng Excel đơn giản hoặc sổ tay được tổ chức khoa học cũng có thể đủ cho nhiều hộ nhỏ.

Dưới đây là phần giải đáp một số câu hỏi cụ thể để bạn dễ áp dụng hơn.

Hộ kinh doanh nhỏ, ít khách nợ có cần theo dõi công nợ chi tiết không?

Câu trả lời là có, nhưng không cần quá phức tạp. Dù hộ kinh doanh nhỏ, mỗi tháng chỉ có vài khách nợ, bạn vẫn nên có một trang sổ hoặc một file dành riêng cho công nợ.

Chỉ cần ghi các thông tin cơ bản: tên khách, ngày phát sinh, nội dung hàng hóa/dịch vụ, số tiền, ngày dự kiến thanh toán, số đã trả, số còn lại. Như vậy, bạn dễ dàng nhìn vào là biết ngay ai còn nợ, nợ bao lâu, cần nhắc ai.

Nếu không ghi chép, bạn rất dễ quên hoặc nhầm lẫn giữa nhiều lần mua – trả, đặc biệt khi mối quan hệ là người quen, mua nhiều lần. Một bảng công nợ đơn giản sẽ giúp bạn thu đúng – thu đủ, tránh “mất tiền vì quên”.

Có thể dùng chung một bảng theo dõi cho cả công nợ phải thu và phải trả không?

Hoàn toàn có thể dùng chung một file Excel nhưng nên tách ra hai bảng hoặc hai sheet: một bảng cho công nợ phải thu (khách hàng nợ mình) và một bảng cho công nợ phải trả (mình nợ nhà cung cấp).

Việc gộp tất cả vào một bảng duy nhất dễ làm bạn nhầm lẫn giữa “nợ” và “bị nợ”, khó nhìn được bức tranh tổng thể. Khi tách thành hai bảng, bạn có thể nhanh chóng trả lời câu hỏi:

Tổng số tiền khách đang nợ là bao nhiêu?

Tổng số tiền mình còn phải trả nhà cung cấp là bao nhiêu?

Cuối cùng, bạn có thể làm một ô tổng hợp để biết ròng rã: nếu thu được hết phải thu và thanh toán hết phải trả thì mình còn dư bao nhiêu vốn.

Nên đối chiếu công nợ với khách hàng bao lâu một lần?

Tần suất đối chiếu công nợ phụ thuộc vào quy mô và tần suất giao dịch. Với hộ nhỏ, ít khách nợ, bạn có thể đối chiếu 1–2 tháng/lần. Với hộ bán sỉ, có nhiều khách mua thường xuyên, nên đối chiếu tối thiểu mỗi tháng một lần để tránh sai lệch.

Đối chiếu công nợ không cần quá phức tạp: bạn chỉ cần gửi cho khách bảng chi tiết nợ (có thể qua Zalo, email), liệt kê các lần mua – trả, số dư hiện tại và yêu cầu khách xác nhận. Khi có chênh lệch, hai bên cùng kiểm tra lại hóa đơn, chứng từ, tin nhắn.

Việc đối chiếu định kỳ giúp phát hiện sai sót sớm, tránh để đến khi nợ quá lớn, thời gian quá lâu mới tranh cãi, lúc đó rất khó xử lý và dễ mất lòng đôi bên.

Kết luận – Cách theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh cá thể hiệu quả

Để theo dõi công nợ hiệu quả, hộ kinh doanh cá thể không nhất thiết phải dùng hệ thống phức tạp, mà quan trọng là có nguyên tắc và duy trì thói quen ghi chép – đối chiếu đều đặn. Dù bạn chọn sổ tay, file Excel hay phần mềm, hãy đảm bảo ba yếu tố:

Ghi đầy đủ thông tin mỗi khi phát sinh bán chịu/mua chịu.

Cập nhật kịp thời khi khách trả bớt, khi mình thanh toán cho nhà cung cấp.

Đối chiếu định kỳ và nhắc nợ đúng lúc, không ngại trao đổi thẳng thắn nhưng lịch sự với khách.

Việc quản lý công nợ tốt không chỉ giúp bạn thu hồi tiền đúng hạn, giảm rủi ro mất trắng, mà còn cho thấy bức tranh tài chính rõ ràng: bạn đang có bao nhiêu tiền “nằm trên đường”, bao nhiêu phải chuẩn bị để trả nhà cung cấp. Đây là nền tảng quan trọng để bạn ra quyết định nhập hàng, mở rộng kinh doanh, đầu tư thêm mà không lo “vỡ trận” dòng tiền.

Nếu cảm thấy công nợ bắt đầu phức tạp, hãy cân nhắc nhờ kế toán hoặc dịch vụ chuyên nghiệp hỗ trợ thiết lập hệ thống ban đầu, sau đó bạn và nhân sự nội bộ có thể vận hành theo. Một chút đầu tư cho công nợ hôm nay sẽ giúp hộ kinh doanh của bạn vững vàng và phát triển bền vững hơn trong tương lai.

Cách theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh cá thể không chỉ là vài bảng ghi chép đơn giản mà là cả một quy trình quản lý rủi ro tài chính. Khi bạn nắm chắc thông tin về công nợ phải thu, phải trả và thường xuyên đối chiếu, nhắc nợ, dòng tiền kinh doanh sẽ trở nên chủ động hơn rất nhiều. Hạn chế nợ xấu cũng đồng nghĩa với việc bạn có thêm vốn để nhập hàng, mở rộng mặt bằng hoặc đầu tư thêm sản phẩm mới. Nếu cảm thấy khó khăn với việc lập file, sổ theo dõi, bạn có thể bắt đầu từ mẫu đơn giản hoặc nhờ kế toán hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu. Điều quan trọng là hãy bắt đầu quản lý công nợ một cách có hệ thống ngay hôm nay để bảo vệ thành quả kinh doanh của mình.